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1.加強源頭控制,借助ERP平臺提升企業管理
ERP系統的整體思想是將企業的整體運營流程作為一個囊括了供應商——制造商——銷售商——客戶這四個方面完整的供應鏈,實現了充分平衡企業資源的管理目的。但也正如上文中所論述的,企業財務管理在ERP系統的源頭控制上還有待加強。為了保證ERP系統在企業財務管理方面應用的準確性,企業財務管理人員需要從源頭入手,例如在錄入數據時保留紙質單據或電子掃描文檔,方便日后核對,或是在數據錄入源頭增加財務稽核環節,減少數據錄入出錯概率,降低企業經營風險。通過ERP系統全面整理公司業務和財務數據,建立真實可靠的高集成、高共享的信息平臺,通過ERP項目推動,使公司的基礎數據管理水平得到大幅的提升。
2.促進業務集成,貫穿企業財務管理基本理念
企業可以進一步促進ERP系統的業務集成,從而真正實現財務管理與實際業務的協同。其一,充分完善各業務流程的系統化程度,強化各系統對財務核心模塊數據的直接推送功能,逐步減少人為手工操作干預環節。其二,提升財務管理人員的綜合素質,如管理人員需要懂得基本的計算機技術,便于熟練操作ERP系統,熟悉公司前端業務,對業務模塊傳遞到財務模塊的異常數據具有敏感性;加強對業務前端工作人員的財務基礎知識培訓,幫助其了解簡單的財務知識,增加業務數據錄入準確性。其三,鼓勵相同或相近系統模塊的集成工作人員進行溝通交流,確保ERP財務系統能夠與企業其它系統模塊緊密結合,使得企業安排采購、生產、銷售等工作時不會因系統集成度問題產生差錯。因此,促進ERP系統的業務集成,加強前后端橫向縱向溝通,并將集成性的系統貫穿在企業財務管理的整個過程之中,將會是ERP系統提升企業財務管理水平的重要策略。
3.敏銳關注市場變化,加快財務反應速度
敏銳關注市場變化,對公司業務進行合理分割,分別建設獨立業務模塊,最大限度減少企業經濟業務發生變更時ERP系統升級所帶來的工作量。另一方面,當經濟業務發生變化時,財務應率先進行反應,公司財務管理機構需及時準確把握市場脈搏,全面預見業務變化對企業經濟業務帶來的影響,比方說針對目前全國稅制改革對企業經濟業務所帶來的沖擊,財務部門應及時建立數據模型,預測企業經濟變化走向,在系統優化后對業務數據進行比對測試,充分驗證系統升級的有效性。同時要迅速修訂各類業務、財務管理報表,保證為企業經營決策提供有力依據。ERP系統的及時響應保證了財務信息的合理、真實、準確,對規范公司管理起到較大的促進作用。
二、結束語
財務管理系統中涉及到各種各樣的信息,因此應用信息熵來評價財務管理系統中不確定性參數,具有普適意義上的適用性。在信息熵方法評價方法中,熵可以用來測量各個信息分量中的信息含量。因其中的決策矩陣涵蓋了一定數量的信息,熵也就成為用于判別屬性權重的量值。基于這一原理,本文采用基于決策矩陣的多目標信息熵模型,來實現對財務管理系統實時性的評價,其具體的數學過程如下:如果被評價的信息量一共有m個,并且最終制定了n個評價目標,這就形成了多目標評價模型的決策矩陣A,其中aij代表第i個被評價的信息量中的第j個評價目標的測量值。如果某個評價目標不是一個數值而是一個區間值,就用區間中間值加以替代。基于決策矩陣A,可以計算出被評價的信息量i的第j個評價目標的權重為rij=aiji=1maij,這里i=12m,j=12n,這樣就得到了歸一化后的決策矩陣R。接下來采用熵來計算第j個評價目標所含的信息量多少,熵定義ej=-(lgm)-1i=1mrijlgrij。基于此,對于第j個評價目標的信息含量差異可以表示為gj=1-ej,這個差異表征了第j個評價目標的各個評價數據的差異性。如果給定決策信息并沒有體現出評價目標的偏好,就假定這n個評價目標的偏好程度一致。這樣,當評價目標的權重并不充分被獲悉的情況下,可以設定第j個評價目標的權重為wj=gjj=1ngj。這時,當gj的數值很大的情況下,其第j個評價目標的差異就很大,對應的該評價目標的權重也就很大。通過對第i個被評價的信息量的所有評價目標進行加權求和,就可以獲得這一對象的最終的綜合評價值為Zi(w)=j=1naijwj。把所有的被評價信息量的綜合評價結果計算出來,并按照數值大小進行排序,就可以判斷出被評價信息量的優先級順序。相應的,根據所得到的目標權重,也就可以判斷出哪個目標更加重要。
2實證分析
2.1指標設置為了完成對財務管理系統實時性評價的實證研究,首先來構建評價財務管理系統實時性評價的總體指標體系,如圖1所示。在圖1中,將財務管理系統實時性評價的指標體系分企業管理為4大類因素,即系統成本因素、系統可靠性因素、系統適應性因素、系統完善性因素。
(1)系統成本因素。系統成本因素又分為系統設計成本、系統運行成本兩項指標,系統設計成本是指完成財務管理系統設計所需要投入的成本,系統運行成本是指財務管理系統運行所需要投入的成本,包括投入的時間、人力、財力。
(2)系統可靠性因素。系統可靠性因素又分為系統響應時間、系統錯誤報警率、系統集成程度三項指標,其中系統響應時間是反映財務管理系統實時性的最重要指標,系統錯誤報警率反映了系統穩定工作的性能,系統集成程度體現了系統功能封裝的完備與否。
(3)系統適應性因素。系統適應性因素又分為系統可重構性、系統可擴展性兩項指標,即當企業財務需求發生一定變化時,財務管理系統有相應功能的改變和添加。
(4)系統完善性因素。系統完善性因素又分為系統業務整合性、系統策略準確性兩項指標,系統業務整合性反映了財務管理系統和企業其他信息管理系統之間的交互性能、協調性能,系統策略準確性反映了財務管理系統根據相應數據能夠為財務決策提供的判據正確程度。
2.2數據獲取
為了獲得實證分析所需的原始數據,本文選取了兩個企業進行調查和專家鑒定,其中A企業采用的是ERP框架下財務管理系統,B企業采用的是自行設計的財務管理系統。依托圖1所設計的財務管理系統實時性評價指標體系,兩個企業的財務管理工作獲得的專家鑒定評分如表1所示。表1中的數據,來自10個財務管理專家的鑒定結果,經過10個專家的協調后給出。因為各個專家知識儲備和觀察視角的區別,對于不同評價因素和評價指標的判斷分值并不能完全一致,為此最終給出的是區間值。2.3決策評價獲得了實證分析所需的原始數據后,依托本文第二節構建的基于決策矩陣的評價模型來展開后續的實證分析工作,以期評價出A企業和B企業財務管理工作的實時性情況。
第一步,根據表1中所獲得的原始數據,構造A企業和B企業財務管理工作評價的決策矩陣A,因為是兩個企業并且通過9個指標來評價,決策矩陣A應該是一個(2,9)維的二維矩陣。分別用XA、XB表示A企業和B企業,用P1、P2、P3、P4、P5、P6、P7、P8、P9表示9個評價指標,可以得到決策矩陣如表2所示。
第二步,表2中的決策矩陣里,每一個矩陣元素都是一個區間值,無法進行后續處理,因此分別求取每一個元素的區間中間值,作為該項指標的表征數據,并執行歸一化處理后,決策矩陣A變為表3的形式。
第三步,根據表3中的所示的歸一化后的決策矩陣A*,進一步求取R,可以得到如表4所示的形式。
第四步,進一步計算每項評價指標的信息熵,可以得到9個指標的信息熵為E1=0.9825,E2=0.3388,E3=0.7642,E4=0.6511,E5=0.5740,E6=0.9431,E7=0.8667,E8=0.9991,E9=0.9992。
第五步,進一步計算每項評價指標的權重,可以得到9個指標的權重為w1=0.0087,w2=0.3513,w3=0.1257,w4=0.1855,w5=0.2265,w6=0.0302,w7=0.0713,w8=0.0018,w9=0.0020。
第六步,最后計算A企業和B企業的財務管理工作實時性總體評價結果,ZA=0.6853、ZB=0.4621。通過上述步驟的實證分析工作,可以清晰地看到A企業采用了ERP模式下標準財務管理系統,各項財務管理工作規范,使得最終的財務管理工作質量和實時性能大大優于B企業。
為了進一步明確各個指標下兩個企業財務管理工作的比對情況,將相應數據列表如表5所示。從表5中的比對數據來看,A企業在系統響應時間、系統錯誤報警率、系統集成程度、系統可重構性、系統可擴展性5項指標上,全部優于B企業,而這些指標是反映財務管理工作實時性的關鍵性指標;A企業在系統業務整合性、系統策略準確性兩項指標上,和B企業相差不大;A企業在系統設計成本、系統運行成本兩項指標上,和B企業相比有較為明顯的弱勢,這說明采用和執行規范化的財務管理系統的成本投入較大,仍然是制約高性能財務管理系統在中國企業廣泛應用的重要因素。
3結論與建議
本文以企業財務管理系統的實時性評價為核心目標,構建了基于決策矩陣的評價系統,確定了評價工作的實施步驟,并分別針對A企業和B企業的財務管理工作展開實證分析和對比。實證分析的結論顯示,采用規范化財務管理系統的A企業的財務管理工作具有更好的實時性。根據實證分析過程和實證分析結論,本文對于企業財務管理工作的發展給出如下的對策建議:
(1)財務工作是企業平穩運行和企業效益提升的關鍵環節,企業在這方面應該不遺余力地加大重視程度并提高投入力度,盡可能地采用規范化的財務管理系統,提高自身的財務管理工作水平,努力實現和世界高水平財務管理工作的對接。
(2)準確性和實時性是當前財務管理工作的兩大重要需求,評價財務管理系統性能的優劣主要要考察這兩項指標。因此,企業在遴選和設計財務管理系統時,要明確此系統在確保穩定可靠的準確工作時,對于各項財務工作的處理速度。