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城建檔案館工作計劃范文第1篇

關(guān)鍵詞：城建檔案；城市記憶；城市形象

中圖分類號：G272

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

文章編號：1008-0422(2008)09-00158-03

1概述

城建檔案館功能的完善和拓展是一個事關(guān)城建檔案工作可持續(xù)發(fā)展的問題。最近幾年，長沙市城建檔案館抓住機(jī)遇，創(chuàng)新服務(wù)，立足于“讓城市記憶更清晰，城市形象更靚麗”這個宗旨，不斷探索城建檔案館多功能建設(shè)的有效途徑，充分發(fā)掘城建檔案工作內(nèi)涵，拓展城建檔案工作外延，使城建檔案館的社會功能不斷完善，職能不斷加強(qiáng)，地位不斷提升，城建檔案工作呈現(xiàn)出勃勃生機(jī)。

2創(chuàng)新服務(wù)：讓城市記憶更清晰

城建檔案是在城市建設(shè)過程中形成的記錄城市建設(shè)發(fā)展變遷歷史具有保存價值的各種載體信息的集合。每一頁文件、每一張照片、每一段錄像，都包容著城市建設(shè)的片段，印顯著城市發(fā)展的足跡，留存著城市變遷的記憶。從創(chuàng)新服務(wù)著手，我們盡可能地去維護(hù)城市記憶的真實，力求城市記憶的完整，保證城市記憶的清晰，使城建檔案工作本身得到創(chuàng)新發(fā)展。

2.1 創(chuàng)新之一：謀劃全局，胸懷記憶藍(lán)圖。

城市記憶的形成不是一蹴而就的，是一個持續(xù)的、不斷發(fā)展的過程，為了保證城市記憶的完整性、系統(tǒng)性和真實性,我們一直用“全局的思維，發(fā)展的眼光”來指導(dǎo)工作。做到有遠(yuǎn)見――不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流和教育培訓(xùn)，去深入了解城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的重點和準(zhǔn)確把握城市發(fā)展的趨勢；做到有謀劃――我們年初就與市重點辦銜接，了解市、區(qū)兩級重點、市政工程建設(shè)計劃，及時與各工程指揮部聯(lián)系，共同協(xié)商工程檔案工作計劃，并將工程指揮部負(fù)責(zé)人及工程資料人員的聯(lián)系方式等列表上墻；做到有藍(lán)圖――加強(qiáng)與建委和規(guī)劃局的聯(lián)系，參加每年的建設(shè)工作會議及建設(shè)、規(guī)劃領(lǐng)域的各項重大活動，對城市規(guī)劃、建設(shè)心中有數(shù)，對大大小小的建設(shè)工程心中有數(shù)。這樣，每項工程破土動工之前，城建檔案工作就部署到位了，城建檔案工作不再是跟在城市建設(shè)的后面，“看攤守門”，收集一點“回憶錄”，整理一點“故紙堆”，而是有了“前瞻的頭腦”，想在了城市規(guī)劃的前面，做在了城市建設(shè)的前面，走在了城市發(fā)展的前面。

2.2 創(chuàng)新之二：落實責(zé)任，維護(hù)記憶真實。

為了使城建檔案內(nèi)容更加真實，檔案編制更加規(guī)范，以維護(hù)城市記憶的真實，我們對重點、市政工程，建立了重點、市政工程項目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、收集工作專人負(fù)責(zé)制，按照市區(qū)兩級重點、市政工程計劃，把項目分配到人，要求責(zé)任人員對每項工程制定具體的工程檔案編制規(guī)范和詳細(xì)的工作計劃，并嚴(yán)格按計劃落實；對一般工業(yè)與民用建設(shè)工程則按行政區(qū)劃范圍落實到人，保證每項工程報建前即簽定《報送建設(shè)工程檔案責(zé)任書》和《建設(shè)工程檔案終身責(zé)任人登記表》，并進(jìn)行工程檔案交底；每一項工程要求至少下基層業(yè)務(wù)指導(dǎo)三次以上。還將各項制度、程序、職責(zé)張掛上墻，便于對照檢查和來館辦事人員監(jiān)督。館內(nèi)實行每月綜合考核和年度責(zé)任目標(biāo)管理，將下基層業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案接收數(shù)量與質(zhì)量、工作反饋與廉政勤政等作為重要考核事項，量化打分，績效掛鉤，使工程檔案工作責(zé)任落到實處。

2.3 創(chuàng)新之三：全程記錄，構(gòu)建記憶鏈條。

我們對建設(shè)工程實行全程跟蹤，點滴記錄。通過不同側(cè)面，不同時空，不同狀態(tài)下的多維、多載體、多方式記錄，構(gòu)建起城市記憶的鏈條，環(huán)環(huán)相扣，生動活潑。對每一項工程，我們要求動工之前、建設(shè)之中、竣工之時，都要有正面、側(cè)面、廣角和近距的照片，隱蔽工程覆土前一定要有照片；對造價在5000萬以上的工程還要有錄像資料。我館聲像工作人員深入施工現(xiàn)場，對樁基澆注、管線鋪設(shè)、路面壓實、橋梁吊裝、景觀布置及工程事故處理和搶險救災(zāi)等進(jìn)行現(xiàn)場拍攝，并制作各種工程建設(shè)專題記錄片，對于城市中某些重要地段，還進(jìn)行定點、定期的拍攝。這些工作不僅創(chuàng)新了城建檔案工作服務(wù)方式，而且全景式記錄了城市建設(shè)發(fā)展波瀾壯闊的畫面。

2.4 創(chuàng)新之四：不畏煩瑣，填補(bǔ)記憶空白。

城建檔案工作是十分復(fù)雜的，有時也是非常困難的。即使是今天，“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象也還比較嚴(yán)重，有的工程“檔案歷史欠帳”很多，工程竣工投入使用多年仍未移交檔案資料。據(jù)2001年統(tǒng)計，2000年前長沙市建設(shè)的298棟高層建筑就有189棟未向我館移交竣工檔案，其中包括省政府、省人大在內(nèi)的省級單位就占了其中的111棟。我們一方面是不畏困難，面對不理解、不支持的工程負(fù)責(zé)人，持之以恒地做好宣傳工作，將《檔案法》、《建筑法》、《規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《城建檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)和工作規(guī)范編印成冊，送發(fā)到工程負(fù)責(zé)人和資料員手上，并利用各種場合，耐心地宣傳解釋，一次不行，再來一次，不斷提高城建檔案工作意識；另一方面，不懼辛苦，對歷史欠帳，逐項清理，手把手地指導(dǎo)工程資料人員編制檔案資料。長沙市高新開發(fā)區(qū)從90年代就開始建設(shè)，至2000年基本上沒有向我館報送資料，致使工程無法辦理產(chǎn)權(quán)手續(xù)，園區(qū)建設(shè)和維護(hù)都沒有可靠的檔案做依據(jù)。我館派出3名業(yè)務(wù)骨干長駐高新區(qū)，對堆積如山，甚至是發(fā)霉變質(zhì)的文件圖紙進(jìn)行清理，對缺項工程進(jìn)行補(bǔ)繪補(bǔ)制，不畏酷暑嚴(yán)寒，歷時6 個多月，終于將所有已竣工工程檔案接收進(jìn)館，并幫他們建立起工程檔案工作制度，保證后續(xù)工程檔案及時報送。通過這些工作的開展，填補(bǔ)了城市記憶的空白，為城市記憶梳理出完整而清晰的脈絡(luò)。

2.5 創(chuàng)新之五：依法治檔，保證記憶清晰。

城市記憶工程是一項浩大的系統(tǒng)工程，單靠城建檔案工作者個人的力量和孜孜以求是不夠的，只有加強(qiáng)法制建設(shè)，爭取法律地位，讓全社會都來重視、關(guān)心、支持城建檔案工作，依法治檔，才能保證城建檔案工作持續(xù)、健康、穩(wěn)步發(fā)展，保證城市記憶的持續(xù)完整與清晰。2004年，我們經(jīng)過大量艱苦細(xì)致的工作，通過市人大審議、省人大批準(zhǔn)，《長沙市城市地下管線工程檔案管理條例》頒布，并于2005年5 月1 日實施。這是我國第一部《城市地下管線工程檔案管理條例》，該《條例》以地方立法的形式，進(jìn)一步明確了城建檔案工作的職能，使長沙市城市地下管線工程檔案管理納入了法制化軌道，也為全國城市地下管線工程檔案管理法制建設(shè)積累了經(jīng)驗。自2006年以來，我們又開展了《長沙市城市建設(shè)檔案管理條例》的立法工作。通過11位人大代表聯(lián)名，2007年該立法《議案》被長沙市人大十二屆五次會議列為1號議案。2008年，新的長沙市十三屆人大選舉產(chǎn)生后正式列入了立法計劃。通過加強(qiáng)法制建設(shè)，城建檔案工作基礎(chǔ)越來越牢固，管理越來越規(guī)范，活力越來越強(qiáng)勁，城建檔案中所承載的城市記憶也愈加完整，愈加系統(tǒng)，愈加清晰。

3完善功能：讓城市形象更靚麗

城市建設(shè)的飛速發(fā)展對城建檔案功能建設(shè)提出了更高的要求，我們除了要將城市的變遷真實、完整、清晰地記錄下來，更重要的是要通過完善檔案館的功能，以達(dá)到充分利用這些信息為城市建設(shè)發(fā)展服務(wù)，為靚麗城市形象服務(wù)的目的。為此，我們廣開思路不斷完善和拓展城建檔案館功能，充分發(fā)揮城建檔案信息資源優(yōu)勢，致力于揭示歷史文化名城內(nèi)在魅力，宣傳城市建設(shè)巨大成就，塑造和展示城市的靚麗形象。

3.1思路之一：開發(fā)資源，塑造城市形象。

城建檔案是塑造城市形象的信息資源寶庫,在城市建筑進(jìn)行設(shè)計、建設(shè)、修葺時，我們竭力為其提供相應(yīng)的設(shè)計素材、規(guī)劃圖紙，為塑造靚麗的城市形象服務(wù)。2002年，長沙市建委與湖南大學(xué)建筑學(xué)院聯(lián)合進(jìn)行長沙近現(xiàn)代建筑保護(hù)研究，我館提供了大量第一手資料，包括長沙第一張規(guī)劃圖、長沙“公溝”等珍貴史料以及省委一號樓、湖南賓館、中蘇友好紀(jì)念館（現(xiàn)口腔醫(yī)院）等眾多工程的圖紙，為該課題研究起到了很大作用。2003年，長沙市規(guī)劃設(shè)計院在進(jìn)行東二環(huán)線景觀設(shè)計中，從我館調(diào)閱了大量檔案資料。2004年，長沙市和平解放55周年紀(jì)念活動中，市委宣傳部和市建委組織各大電視、報紙等媒體的記者，先后5次來我館集中查閱資料，為宣傳活動造勢，為長沙形象添彩。

3.2 思路之二：打造窗口，宣傳城市形象。

我們充分運用各種高新技術(shù)手段，大力加強(qiáng)現(xiàn)代化管理，力爭將城建檔案館打造成宣傳長沙城市形象的窗口。我們利用檔案資源，建立了城市建設(shè)成就和城建檔案工作發(fā)展歷程展室，一張張圖片，一組組數(shù)據(jù)，記錄著歷史，又昭示著未來。一個展室一扇窗，通過這個窗口，我們將長沙日益美麗的城市形象展露在世人面前。建設(shè)部和國家檔案局領(lǐng)導(dǎo)、省市領(lǐng)導(dǎo)及各兄弟單位同志觀看后，都給予了很高評價。2002年5月，我館開通了長沙市建設(shè)信息網(wǎng)站。作為長沙市建設(shè)工作的網(wǎng)上名片，該網(wǎng)站設(shè)置了《城市概況》、《名勝古跡》、《建設(shè)信息》、《重點工程》、《政策法規(guī)》、《城市新貌》、《信息園地》、《網(wǎng)上論壇》、《業(yè)務(wù)咨詢》等欄目，有專人進(jìn)行維護(hù)管理，保證資料及時上傳更新。經(jīng)過兩年多的努力，該網(wǎng)站已建設(shè)信息50G，點擊率10萬次以上，在國際互聯(lián)網(wǎng)上打造出了一個開放的、高速發(fā)展的、充滿機(jī)遇的長沙形象，成為了讓外界了解長沙、讓長沙走向全國，走向世界的一個窗口。

3.3 思路之三：借助平臺，提升城市形象。

作為城建檔案館功能完善和拓展的重大舉措，從2008年開始，長沙市城建檔案館承辦了《中外建筑》雜志，它是由國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部主管，面向國內(nèi)外公開發(fā)行的建筑文化藝術(shù)和科技創(chuàng)新類核心專業(yè)期刊，擁有國際國內(nèi)刊號。作為城建檔案工作者，我們充分利用長期從事城建檔案工作的專業(yè)背景，充分發(fā)揮多年來檔案編著工作積累的經(jīng)驗，積極吸納各城建檔案館、綜合檔案館和廣大檔案工作者參與雜志編著工作，并與長沙市檔案局（館）、上海、重慶、武漢、廣州、太原、株洲、婁底、懷化、資興等市城建檔案館建立了合作關(guān)系，共同推進(jìn)檔案編著工作發(fā)展。我們一方面積極為他們服務(wù)；另一方面，我們又充分利用城建檔案工作各種資源，先后在北京、上海、重慶、廣州、哈爾濱、廈門、西安、昆明、沈陽等城市舉行"閱讀城市、品味建筑"的巡回城市論壇活動，探討、發(fā)掘和宣傳城市性格和建筑特色，著力提升城市形象。利用《中外建筑》雜志這一高品位的工作平臺，我們有效地拓展了城建檔案功能，為城市形象的提升做出了積極貢獻(xiàn)。

3.4 思路之四：展示風(fēng)采，謳歌城市形象。

真實、直觀的聲像檔案生動地記錄了城市建設(shè)重大活動和城市發(fā)展變遷的場景，在宣傳、展示、靚化城市形象方面具有不可替代的作用。我館一直把聲像檔案作為城建檔案工作新的發(fā)展領(lǐng)域和發(fā)展方向來抓。2002年，館里就添置了非線性編輯系統(tǒng)，配置了專門工作車輛。此后每年聲像設(shè)備投入20萬元以上，并不斷調(diào)整充實了專業(yè)技術(shù)人員，現(xiàn)有專職攝制人員4名，非線性編輯系統(tǒng)2套，攝像機(jī)6臺。為了使攝錄工作規(guī)范有序開展，我館實行了工程項目聲像檔案責(zé)任制，專題片制作專人負(fù)責(zé)制，重大建設(shè)活動隨叫隨到制，重要新聞轉(zhuǎn)錄專人負(fù)責(zé)制。近六年來，利用這些聲像資料，我們編制了40多部電視專題片。其中，《讓青山、碧水、綠洲作證！――長沙城建三年大變樣》、《一橋飛架變通途――伍家?guī)X立交橋改擴(kuò)工程紀(jì)實》等專題片，謳歌了建設(shè)工作的巨大成就，鼓舞士氣，催人奮進(jìn)。市、區(qū)兩級還專門組織觀看《讓青山、碧水、綠洲作證！――長沙城建三年大變樣》一片，召開座談會，暢談長沙建設(shè)發(fā)展；市領(lǐng)導(dǎo)還多次從我館調(diào)用相關(guān)專題片，用于對外接待。為了展示建設(shè)工作先進(jìn)人物風(fēng)采，我們深入工地，貼近生活，捕捉一個個平凡中充滿果敢、忙碌中體現(xiàn)才干的寶貴鏡頭，編制了《為了城市的美麗》；為了展示長沙改革開放形象，我們以詩化的語言，精美而宏偉的場面，愿景式的動畫，編制了《長沙?活力與希望》，在湘洽會和港交會上播放，為長沙城建招商引資工作做出了突出貢獻(xiàn)；為了展示長沙精神文明形象，我館進(jìn)一步拓展聲像檔案工作觸角，編制了《反腐倡廉顯成效城市建設(shè)創(chuàng)輝煌――長沙市建委反腐倡廉工作掠影》，充分展示了市建委“工程優(yōu)質(zhì)，干部優(yōu)秀”文明單位和黨風(fēng)廉政先進(jìn)單位形象；為了展示長沙的美麗夜色，我館直接參與長沙市特大規(guī)模夜景燈光美化、亮化建設(shè)工程，跟蹤拍攝，制作了《流金溢彩星城夜》，把星城美麗的夜色表現(xiàn)得淋漓盡致，引人入勝，受到廣泛好評。通過聲像檔案工作的開展，不僅開闊了我們的視野，擴(kuò)大了檔案工作的社會影響，更起到了謳歌成就，鼓舞人心，聚集關(guān)注，推動發(fā)展的作用。

城建檔案館工作計劃范文第2篇

【關(guān)鍵詞】聲像技術(shù)；聲像檔案；傳統(tǒng)手工管理；現(xiàn)代化管理

【中圖分類號】 C939 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】1671-1270(2012)01-0007-02

隨著人類社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人類已獲得了除文字以外，可以直接使歷史事件、自然景觀、人物音容再現(xiàn)的記錄手段、這就是聲像技術(shù)的產(chǎn)生。這一技術(shù)運用在政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各個領(lǐng)域，產(chǎn)生了與其文字并行、載體特殊的聲像檔案，使得檔案館藏在數(shù)量和性質(zhì)上發(fā)生了極大變化，尤其是使檔案館由傳統(tǒng)手工管理向以電子計算機(jī)為中心的現(xiàn)代化管理。城建聲像檔案是聲像檔案的一個分支，它是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中形成的對國家和社會有保存價值的照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像記錄為主，并輔以文字說明的歷史記錄。城建聲像檔案是城市建設(shè)檔案中最具有特色的必不可少的一項重要門類，它以其直觀形象、生動的記實方式和手段反映城市面貌，記錄城市發(fā)展歷史，是新城建設(shè)、舊城改造不可缺少的重要依據(jù)。在城市建設(shè)飛速發(fā)展的今天，城建聲像檔案資源信息受到人們前所未有的重視和利用。現(xiàn)就我館如何做好城建聲像檔案工作談點膚淺認(rèn)識。

一、城建聲像檔案管理工作存在的問題

不同地區(qū)不同館際之間城建聲像檔案工作開展情況不盡相同，就自貢市城建檔案館而言，城建聲像檔案一直是個薄弱環(huán)節(jié)，聲像檔案工作無法正常開展起來。就其原因有以下幾個方面，一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，城建檔案館的上級主管部門及分管領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強(qiáng)，對城建聲像檔案工作的重要性認(rèn)識不足，因此表現(xiàn)在對城建檔案工作的關(guān)心程度、支持力度不夠。二是經(jīng)費、人員得不到落實。聲像檔案工作的開展，需要采用專業(yè)的設(shè)備和專業(yè)的材料才能完成。經(jīng)費的投入，在很大程度上制約著聲像檔案工作的開展，而我市作為經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)的城市財政本來就困難，我館每年都沒有專門的作為城建聲像檔案的經(jīng)費投入，因此，我館面臨的經(jīng)費問題更顯嚴(yán)峻，地方財政困難對單位撥款就十分有限，我館每年的經(jīng)費安排只能維持基本的辦公費用和人頭經(jīng)費；聲像檔案工作的開展必須有專人負(fù)責(zé)所以要落實具體人員，并且既要有檔案專業(yè)知識、建筑技術(shù)專業(yè)知識，還要懂得攝影、攝像、后期編輯、計算機(jī)運用等專業(yè)知識的復(fù)合型人才，而我館由于受編制的限制，加上時有人員外借，本來人手不多只能疲于應(yīng)付日常的檔案接收、管理、利用等工作，再加上人員年齡結(jié)構(gòu)老化，現(xiàn)有人員對知識的更新、對新技術(shù)的掌握使用就顯困難；三是城建聲像檔案管理法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范不夠完善。其表現(xiàn)在沒有制定出一套針對聲像檔案行之有效的規(guī)章制度，使得各移交單位在移交聲像檔案時無依據(jù)、無約束、隨意性強(qiáng)，想交就交，愿交多少交多少，而且收到的大多又不符合要求，如照片有的無文字說明、拍攝時間、作者等，很難確認(rèn)照片表現(xiàn)的內(nèi)容，工作十分被動；四是城建聲像檔案收集管理工作難。由于城建聲像檔案主要產(chǎn)生于城市規(guī)劃、建設(shè)、管理以及城市科研和其它相關(guān)活動以及館內(nèi)人員拍攝，涉及面廣，大多數(shù)城建聲像檔案資料形成后就分散在各個部門和個人手中，他們往往出于工作便利和需要將這些聲像資料視為個人成果，隨意處置，加之有的工作人員檔案意識淡薄，致使城建聲像檔案工作停滯不前。

二、做好城建聲像檔案工作的對策

（一）廣泛宣傳城建聲像檔案的政策法規(guī)

《檔案法》明確規(guī)定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應(yīng)依法無條件地向檔案部門移交，因此，檔案部門要堅持“依法治檔’’原則，采取形式多樣的手段廣泛的宣傳有關(guān)檔案的法律法規(guī)，宣傳城建聲像檔案的重要性，增強(qiáng)全民的檔案意識，使全社會都認(rèn)識到城建聲像檔案工作，不是與己無關(guān)，而是密切相關(guān)，不是額外負(fù)擔(dān)，而是責(zé)任和義務(wù)，不是小事一樁，而是一項重要工作，從而積極配合城建檔案部門開展工作。

（二）取得領(lǐng)導(dǎo)對城建聲像檔案工作的重視

隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，城建聲像檔案的作用越來越大，它不僅記錄了城市發(fā)展的軌跡，又是城市建設(shè)的寶貴財富。因此，各級規(guī)劃建設(shè)行政主管部門要高度重視聲像檔案工作，要抱著對歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，站在全局利益看待這一問題，切實加強(qiáng)對聲像檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，并將這一工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、列入年度工作計劃，從機(jī)構(gòu)設(shè)置、人才隊伍、經(jīng)費投入等方面加大支持力度，為城建聲像檔案工作創(chuàng)造良好的物質(zhì)基礎(chǔ)條件，領(lǐng)導(dǎo)重視是城建聲像檔案工作順利開展的關(guān)鍵所在。

（三）建立健全城建聲像檔案管理制度

建立健全城建聲像檔案管理制度是開展城建聲像檔案工作的重要保障。城建聲像檔案管理技術(shù)涉及各種學(xué)科，專業(yè)性較強(qiáng)，這就更顯得必須加強(qiáng)規(guī)范化管理。完善城建聲像檔案法律法規(guī)是開展城建聲像檔案工作的法律依據(jù)，城建聲像檔案法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范的制定和完善可為開展城建聲像檔案工作提供重要的指導(dǎo)價值。城建檔案部門應(yīng)根據(jù)國家制定的《檔案法》、《科技檔案工作條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律、法規(guī)、建立健全城建聲像檔案管理制度及措施。把城建聲像檔案材料的形成、積累、整理和歸檔管理納入城市規(guī)劃、建設(shè)、管理程序。

（四）硬件建設(shè)是做好城建聲像檔案工作的必要條件

要想從根本上解決城建聲像檔案工作難的問題，沒有與之相應(yīng)的人、財、物等硬件建設(shè)，聲像檔案管理就會成為一紙空談，所以加強(qiáng)硬件建設(shè)是急切的、必要的。首先，應(yīng)當(dāng)配備具有一定專業(yè)技術(shù)的人員擔(dān)任此項工作。其次，在經(jīng)費使用上要有必要的保證。第三，購置必要的聲像檔案設(shè)備和提供特殊載體檔案保管條件。應(yīng)當(dāng)購置工作所需數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)等必要的攝錄設(shè)備，還可以通過硬盤、光盤保存聲像檔案，這樣提供的聲像檔案更便捷，保存更耐久。積極引進(jìn)先進(jìn)的聲像檔案管理軟件，加強(qiáng)軟件的應(yīng)用，使聲像檔案管理日趨規(guī)范化、科學(xué)化推動聲像檔案工作順利開展。

（五）努力做好城建聲像檔案的收集與管理工作

城建檔案館工作計劃范文第3篇

關(guān)鍵詞：規(guī)劃審批檔案 城市檔案管理 動態(tài)管理

城建檔案管理過程中，主要以規(guī)劃審批檔案和工程竣工檔案為重點，其實這二者占的館藏比重，一般均在90%以上，所以了解其特點與用途，對于城建檔案管理人員，尤為重要。相對而言，規(guī)劃審批檔案應(yīng)用性、保密性更強(qiáng)，因此解析規(guī)劃審批檔案，顯然更為迫切。

1 規(guī)劃審批檔案

1.1 規(guī)劃審批檔案的形成過程

規(guī)劃檔案形成的過程，實際上也就是規(guī)劃審批的流程：計劃部門下達(dá)前期工作計劃，相關(guān)部門審查意見核發(fā)《規(guī)劃選址意見書》，規(guī)定建設(shè)用地范圍及規(guī)劃控制線，提出建設(shè)用地規(guī)劃設(shè)計條件測繪部門對規(guī)劃用地界線及控制坐標(biāo)點、用地面積進(jìn)行測繪規(guī)劃部門組織審批前公示核發(fā)《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》審查建筑方案消防、人防等部門進(jìn)行審查核發(fā)《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》。

1.2 規(guī)劃審批檔案的特點

與建設(shè)工程竣工檔案相比，規(guī)劃審批檔案有以下特點：

1.2.1 數(shù)量較少。這里所說的數(shù)量，是指無論整體上，還是個體上，審批檔案的數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于竣工檔案，比如某城建檔案館一年進(jìn)館的審批檔案大約有600卷，而竣工檔案則在4000卷以上。這所以出現(xiàn)這種現(xiàn)象，是因為審批了一個項目，可能要蓋多棟樓，也就是說一個審批檔案，可能衍生出數(shù)個竣工檔案。另外，審批檔案立卷時，一項大多是一卷，偶爾有多卷的，但一般也不會超過5卷；而竣工檔案則恰恰相反，立卷時一項一般很少低于5卷，大多均在10卷以上，動輒20卷往上，這就造成了二者數(shù)量上的巨大差異。

1.2.2 利用主體不同。規(guī)劃審批檔案的利用主體是規(guī)劃局，主要是針對違法違章的查處。如超面積、違反規(guī)劃紅線的工程建設(shè)，其主要內(nèi)容有立案審批表、調(diào)查筆錄、送達(dá)證、停工通知書、復(fù)工通知書、行政處罰決定書存根等。當(dāng)然，涉及個人房屋變遷引起的法律糾紛，有時也需要審批檔案來最終確認(rèn)，不過相對而言，這部分利用量還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于規(guī)劃局的。工程竣工檔案的利用主體主要是個人，多用于房屋格局的改造，以及電路方面的維修等民生方面的用途。

1.2.3 內(nèi)容側(cè)重不同。規(guī)劃審批檔案集中記錄了建設(shè)單位或個人在工程建設(shè)前期所辦理的各種手續(xù)和所做的各項前期準(zhǔn)備工作，主要反映了建設(shè)工程的政策性和合法性。工程竣工檔案則體現(xiàn)了工程的施工情況，諸如隱蔽工程施工記錄、各種原材料的試驗試壓報告、工程質(zhì)量的驗收與評定等，它主要反映了工程建設(shè)質(zhì)量的可靠性。

1.3 規(guī)劃審批檔案的收集

城市規(guī)劃審批檔案形成于城市規(guī)劃管理活動中，涉及的部門和單位也不同，因此，應(yīng)區(qū)分不同情況，將城市規(guī)劃管理文件材料的收集與歸檔納入日常工作管理和有關(guān)的制度規(guī)定之中。首先，要加大宣傳力度，從提高社會對檔案的意識入手，依法治檔。其次，建立專門的文件歸檔制度，規(guī)定相關(guān)部門和相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限，保證各類文件材料的收集和歸檔。相關(guān)部門和單位要按照《檔案法》的要求，積極主動地將城市規(guī)劃管理文件向城市規(guī)劃管理部門移交，以確保城市規(guī)劃審批檔案的齊全、完整。

1.4 規(guī)劃審批檔案的重要意義

1.4.1 規(guī)劃審批檔案是規(guī)劃管理工作的核心

由于城市規(guī)劃管理是保證城市規(guī)劃編制和實施的手段，因此，在實施具體的城市規(guī)劃管理中，每時每刻都離不開城市規(guī)劃管理檔案。如在建設(shè)用地管理工作中，涉及建筑用地的申請、審批工程選址、施工放線等，都要以有關(guān)的批準(zhǔn)文件工程設(shè)計圖紙等文件材料為工作憑證。可以說在整個規(guī)劃管理工作各個環(huán)節(jié)中，都與規(guī)劃審批檔案有著直接或間接的聯(lián)系。規(guī)劃審批檔案是進(jìn)行規(guī)劃管理各項工作的前提和條件，沒有規(guī)劃審批檔案或規(guī)劃審批檔案不完整、不準(zhǔn)確，都將給規(guī)劃管理工作帶來困難。

1.4.2 規(guī)劃審批檔案是規(guī)劃管理成果的最終實現(xiàn)形式

開發(fā)利用城市規(guī)劃審批檔案信息資源，要圍繞城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中心工作，圍繞重點工程、重大事件、重要活動等對規(guī)劃審批檔案進(jìn)行加工，如編輯城市規(guī)劃審批檔案年度目錄、城市規(guī)劃管理數(shù)據(jù)匯編、公建住宅小區(qū)檔案匯集等文件材料，有針對性地提供給上級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，對城市的發(fā)展建設(shè)起到良好的推動作用。依照國家有關(guān)開放檔案的規(guī)定，適時公布城市規(guī)劃審批檔案信息，使社會各界都能充分利用已開放的規(guī)劃審批檔案，解決辦理產(chǎn)權(quán)證、土地證、小區(qū)環(huán)境建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等一系列關(guān)系到老百姓切身利益的問題，使規(guī)劃審批檔案起到應(yīng)有的作用。

2 規(guī)劃審批檔案的動態(tài)管理

按照《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的要求，我國實行“一書兩證”的規(guī)劃審批制度，即項目建設(shè)應(yīng)取得城市規(guī)劃主管部門核發(fā)的選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證和建設(shè)工程規(guī)劃許可證。然而一個建設(shè)項目在其完整的生命周期中會不斷發(fā)生屬性的變化，例如建設(shè)用地的用地性質(zhì)、位置和界限的變更，建設(shè)工程的擴(kuò)建、改建、翻建及道路改造，項目產(chǎn)權(quán)變更等等。這些變化客觀上要求城市規(guī)劃主管部門不斷變更原有規(guī)劃審批的結(jié)果，而從項目的成套性出發(fā)，在對規(guī)劃管理審批檔案（以下簡稱審批檔案）的管理中，就要始終保持動態(tài)跟蹤的機(jī)制，這樣才能確保審批檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確。因此，動態(tài)管理是審批檔案管理的基本方式。

所謂動態(tài)管理就是指為保證審批檔案內(nèi)容始終與其記錄的規(guī)劃審批業(yè)務(wù)的一致性，檔案內(nèi)容應(yīng)根據(jù)其記錄對象的變化而變化，其管理方式必須適應(yīng)檔案內(nèi)容不斷變化的要求，隨時反映規(guī)劃審批管理的最新狀況，提供及時、有效的檔案服務(wù)。當(dāng)前審批檔案動態(tài)管理中普遍存在兩個問題。現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用將檔案人員從繁重的撤并卷工作中解放出來，但無論是半撤并卷方式還是階段管理方式，動態(tài)管理的實現(xiàn)都僅局限于檔案管理環(huán)節(jié)，缺乏過程控制是當(dāng)前審批檔案動態(tài)管理中普遍存在的問題。

首先，缺乏有效控制檔案完整、準(zhǔn)確的措施。當(dāng)前，審批檔案的管理普遍是由規(guī)劃行政主管部門形成并移交檔案，由城建檔案館負(fù)責(zé)保管和提供服務(wù)的。這種形成、管理與利用相分離的管理體制顯示檔案部門的工作是以被動接收檔案為開端的，缺乏對文件形成過程的監(jiān)督和控制，這也就導(dǎo)致了檔案質(zhì)量缺乏保障。

其次，檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重復(fù)采集。目前，審批檔案管理系統(tǒng)存儲與檢索所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)依然是由城建檔案館工作人員以手工錄入的方式來完成的，不能有效利用規(guī)劃審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，造成大量的重復(fù)勞動，工作效率低下；同時也增加了由于著錄數(shù)據(jù)錯誤而導(dǎo)致檔案無法利用的風(fēng)險。

解決當(dāng)前審批檔案動態(tài)管理中存在的問題，深化動態(tài)管理要從前端控制和過程控制入手，同時要充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用。目前，審批檔案的動態(tài)管理大都是在檔案管理環(huán)節(jié)實現(xiàn)的，即在城建檔案館的檢索系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)庫方式實現(xiàn)項目信息的關(guān)聯(lián)，以此提供利用服務(wù)。這種方式是造成檔案數(shù)據(jù)錯誤和工作效率低的主要原因。在規(guī)劃審批過程中，大多數(shù)工程項目在申請立項時首先都要進(jìn)入收件窗口。如果在窗口收件過程中自動生成條形碼，并對其信息歸屬進(jìn)行相應(yīng)的處理，這樣既能準(zhǔn)確揭示檔案內(nèi)容的歷史聯(lián)系，又有助于對項目審批過程的動態(tài)跟蹤。但是在項目審批環(huán)節(jié)利用條形碼建立的項目信息需包括：①著眼于建設(shè)項目的全程管理，揭示項目不同規(guī)劃審批過程的信息；②反映項目內(nèi)容交叉或包含、撤銷等關(guān)系的信息，如工程分期建設(shè)、地上和地下建設(shè)、建設(shè)主體加層、建設(shè)主體變更等相關(guān)信息；③與其他類別相關(guān)檔案信息的關(guān)聯(lián)信息。在完整建立以項目為核心的審批檔案信息關(guān)聯(lián)的過程中，將分散在辦文和公文管理中的審批檔案信息包含其中，這樣才能真正完整地實現(xiàn)全部審批檔案的完整揭示和便捷利用。

參考文獻(xiàn)：

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[2]鐘曉軍.從檔案利用看城建檔案管理[N].中國檔案報，2001年.

[3]應(yīng)莉華.規(guī)劃管理檔案分類初探[N].中國檔案報，2000年.

城建檔案館工作計劃范文第4篇

1我國高校基建檔案管理的現(xiàn)狀

1.1檔案意識淡薄，材料收集不齊全。檔案部門的宣傳力度不夠，導(dǎo)致高校的基建部門以及主管領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案工作重視不夠，造成一些基建管理人員檔案意識淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案”的思想，基建檔案材料收集不齊全，案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。

1.2制度不嚴(yán)，缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是，許多高校沒有制定相關(guān)基建檔案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭；有的高校的規(guī)范、制度甚至只有大致框架，沒有細(xì)則，造成基建檔案工作沒有納入年度工作計劃、崗位責(zé)任制及考核范圍。保障制度的缺失，表現(xiàn)在經(jīng)費保障問題上。基建檔案管理和其他類別的檔案管理一樣，需要專用的設(shè)備和經(jīng)費支持，但學(xué)校每年用于檔案的專項費用很少，使基建檔案管理缺少必要的設(shè)施和設(shè)備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。

1.3歸檔的基建檔案質(zhì)量不高。從已歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，基建檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍低，在已歸檔的基建檔案中，一般學(xué)校只能做到“目錄級”的管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件。還有的學(xué)校因為未能進(jìn)行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進(jìn)一步整理。

1.4檔案載體不豐富。按規(guī)定，施工過程每個階段均要留下照片或是電子文件，但實際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應(yīng)的材料，給學(xué)校造成不可彌補(bǔ)的損失。

2完善高校基建檔案管理的對策

2.1更新觀念，重視高校基建檔案管理。首先，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)意識。檔案提供利用是檔案工作的中心內(nèi)容，也是檔案管理工作最為活躍的一個環(huán)節(jié)。但基建檔案的利用率卻不是很高，其中，很大的一個原因就是基礎(chǔ)工作薄弱，被動服務(wù)，直接制約了檔案利用工作的開展。檔案部門工作人員社會競爭意識不強(qiáng)，參與意識淡薄，檔案利用工作僅僅停留在等待利用者上門查詢，停留在收集保管檔案上，缺乏主動性，從而使利用工作相對滯后。其次，廣泛宣傳營造良好的外部環(huán)境。使得大家能主動配合工作取得高校基建檔案管理的良性循環(huán)。

2.2制定和實施符合高校特點的基建檔案管理制度和保障措施

2.2.1完善日常的高校基建檔案管理制度，是做好基建檔案管理的基礎(chǔ)。首先，要制定詳盡合理的基建檔案歸檔方法。以往，各個高校的基建檔案歸檔范圍都是根據(jù)建設(shè)部門的《城建檔案管理規(guī)定》實施細(xì)則來規(guī)定，認(rèn)為這樣做，收集的材料比較齊全，但收集的材料太多，因此，高校的基建檔案管理者應(yīng)從本校的實際出發(fā)制定基建檔案歸檔范圍，這樣，既減少了歸檔收集時的工作強(qiáng)度，又使檔案能在利用范圍內(nèi)較齊全規(guī)范。其次，實行部門立卷制度是做好高校基建檔案管理的關(guān)鍵之一，可以提高部門歸檔意識，擴(kuò)大檔案宣傳力度，增強(qiáng)立卷部門的責(zé)任感，整理的案卷質(zhì)量也較高。除了部門立卷之外，進(jìn)行立卷改革也相當(dāng)重要，把檔案實體由傳統(tǒng)的以“卷”為單位改為以“件”為單位進(jìn)行歸檔，這樣做，更為靈活簡便。最后，制定基建檔案接收移交制度，可以改變檔案館對基建檔案管理的被動局面，從而主動有效地指導(dǎo)、監(jiān)督基建檔案及時規(guī)范歸檔，將工作變被動為主動。

2.2.2建立特殊時期的高校基建檔案管理辦法。除了日常的高校基建檔案管理，還有一些特殊時期（如學(xué)校的合并時期）的基建檔案管理也應(yīng)加以考慮。學(xué)校在合并期間的基建檔案管理應(yīng)從思想上重視，制度上保證。國家對合并過程中的檔案管理有明確規(guī)定，要求“堅持集中統(tǒng)管原則，確保安全保密”。遵循基建檔案實體和人財物“相對集中管理”的辦法，對于相鄰學(xué)校的合并，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造條件實現(xiàn)基建檔案實體的相對集中和人財物的高度融合；對于遠(yuǎn)距離合并的學(xué)校，可以從實際出發(fā)，按相對集中的思路進(jìn)行融合。具體做法可視情況而定，但在運行機(jī)制上應(yīng)實現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一。轉(zhuǎn)貼于

2.2.3保障制度（措施）的制定和實施。重大制度的落實，還需有配套的相關(guān)保障制度或措施，才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，保障制度的制定和實施，同樣離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持。一是經(jīng)費保障制度。二是將檔案管理納入部門考核，是一種變壓力為動力的可行辦法。三是高校檔案館參加高校基建項目的驗收。高素質(zhì)工作人員是良好的工作質(zhì)量的基本保證，基建檔案管理人員的素質(zhì)是高校基建檔案管理的關(guān)鍵點之一。

高校的部門立卷制度給檔案工作帶來了一定的成效，在進(jìn)行高校基建檔案部門立卷時，一定要確定基建檔案管理工作的兼職檔案員。在學(xué)校的基建部門設(shè)立一位基建檔案管理兼職檔案員，并建立起一個高效的基建檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。要確保基建檔案兼職檔案員具有一定穩(wěn)定性和一定的基建檔案工作時間。因為，基建檔案與別的檔案部門不同，它的難度之一，是涉及的部門和人員較多，只有確立一位盡職的基建檔案兼職檔案員，才能確保高校基建檔案得到規(guī)范的管理。配備的兼職檔案員應(yīng)具有較高的思想道德品質(zhì)、扎實深厚的文化素養(yǎng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃季S能力和熟練的專業(yè)技能。此外，基建檔案員還應(yīng)具有一定的穩(wěn)定性。學(xué)校還應(yīng)該為檔案員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會，不斷提高檔案員的理論和業(yè)務(wù)水平。

3加大基建檔案的數(shù)字化建設(shè)步伐

首先，文檔信息化給檔案事業(yè)帶來了新的變化。隨著辦公自動化和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，文檔信息化已成為近年來我國檔案界的“熱點”話題。由于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，文檔信息的存儲、加工、傳播及利用也發(fā)生了前所未有的變化，文檔信息化給檔案事業(yè)帶來了深刻的變化，文檔信息化帶來了新的檔案形式。在以往的檔案形式中，檔案的載體和信息都是一體的，信息并未獲得獨立的地位。而電子革命使檔案在本質(zhì)上取得了獨立的地位，給我們帶來了新的管理方式。傳統(tǒng)檔案管理是一種物理管理，而電子檔案是一種邏輯管理。高校應(yīng)加強(qiáng)硬件建設(shè)，努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。先進(jìn)的檔案管理條件是提高檔案利用率的基礎(chǔ)，它具有操作簡便、查詢搜索快捷、統(tǒng)計功能強(qiáng)大、存貯安全等優(yōu)點，能提高工作效率和質(zhì)量，把檔案管理從傳統(tǒng)的“手工勞動”中解放出來，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務(wù)。作為高校檔案中的重要組成部分的基建檔案管理，也應(yīng)順應(yīng)時代的需求，向信息化、數(shù)字化管理快步邁進(jìn)。

城建檔案館工作計劃范文第5篇

【關(guān)鍵詞】固定資產(chǎn)；項目歸檔；控制策略

從2010-2015年，我所承擔(dān)的多項國家重大固定資產(chǎn)投資項目進(jìn)入密集驗收階段，針對項目實施周期過長，工藝設(shè)備組成復(fù)雜的項目，我們采用了分年度、分階段、分子項、分系統(tǒng)等多種做法結(jié)合的方式控制項目文件及時歸檔，避免了突擊歸檔帶來的一系列人力、物力不足影響質(zhì)量問題，保障了項目順利通過國家竣工驗收，本文對分段控制歸檔的一些具體做法和策略進(jìn)行了闡述和總結(jié)。

一、明確收集和歸檔控制責(zé)任制

按國家重大項目建設(shè)規(guī)定，項目檔案包括工程準(zhǔn)備階段文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖和竣工驗收各階段文件。根據(jù)我院和我所情況，項目各階段由不同的單位、部門來實施管理，文件產(chǎn)生錯綜復(fù)雜。因此，根據(jù)項目管理、實施及文件產(chǎn)生情況，明確檔案工作牽頭責(zé)任單位及文件的收集歸檔責(zé)任是做好項目歸檔控制的首要任務(wù)。首先，所統(tǒng)一構(gòu)建檔案工作體系，明確檔案管理組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)。從領(lǐng)導(dǎo)決策層、管理機(jī)構(gòu)層、任務(wù)承擔(dān)單位幾個層面明確了相應(yīng)的職責(zé)，管理部門間明確分工、密切合作。同時，各部門明確設(shè)置專、兼職的檔案管理員，從事具體的日常收集和歸檔移交管理，做到了專人負(fù)責(zé)、統(tǒng)一管理，從計劃、收集、歸檔幾個執(zhí)行層面保障了檔案的管理工作的常態(tài)化運行。其次，完善制度、明確歸檔范圍。根據(jù)國家和院固定資產(chǎn)投資管理相關(guān)辦法，所辦先后組織編制了《流體物理研究所科學(xué)技術(shù)研究課題文件歸檔管理實施細(xì)則》《流體物理研究所重大科學(xué)儀器專項文件歸檔管理實施細(xì)則》《流體物理研究所檔案綜合管理實施細(xì)則》等制度，明確了我所固定資產(chǎn)投資項目和科研課題從立項、實施、竣工各階段產(chǎn)生的資料的收集、整理、歸檔范圍及具體管理。最后，項目檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，項目一旦立項，檔案管理部門即指定項目檔案管理員，制定歸檔計劃，按項目進(jìn)度分段、分項收集整理，及時檢查檔案質(zhì)量和完整性情況，并依據(jù)歸檔要求和合同進(jìn)行追溯或考評，確保項目檔案的完整性。

二、恰當(dāng)控制歸檔時間節(jié)點

正確選擇歸檔時間，對于維護(hù)項目檔案的完整與安全，確保管理部門和實施單位正常的工作次序具有重要的實際意義。歸檔時間過早，會影響管理部門和實施單位對文件的使用；后續(xù)文件的頻繁補(bǔ)充歸檔，影響項目檔案的成套性和系統(tǒng)性，也影響檔案部門正常的業(yè)務(wù)開展。歸檔時間過晚，文件長期滯留在單位或個人手中，容易散失、損壞，還會對文件形成部門造成負(fù)擔(dān)；突擊歸檔會增加檔案部門對文件接收整理的困難，影響項目檔案的質(zhì)量。熟悉項目管理的全過程，掌握從立項審批、項目管理、基建施工、設(shè)備采購、竣工驗收全流程的各項工作的重點，恰當(dāng)利用招投標(biāo)完成、子項驗收、年度考評、成果鑒定、項目驗收等時間節(jié)點組織歸檔，可保障項目歸檔工作有序進(jìn)行，提高項目檔案收集的質(zhì)量和效率。

（一）招投標(biāo)完成后收集工程準(zhǔn)備階段文件。根據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28）和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）的要求，工程準(zhǔn)備階段文件包括：立項文件、建設(shè)用地征地拆遷文件、勘察測繪和設(shè)計文件、招投標(biāo)文件和相關(guān)的管理（計劃、財務(wù)、審批和單位）文件。該階段文件涉及到的單位、管理部門多，產(chǎn)生的文件跨度時間長，類型復(fù)雜，使用頻繁，文件的保密性也很強(qiáng)，是項目檔案收集中的難點，適時控制收集時間是關(guān)鍵。在項目招投標(biāo)完成后是收集工程準(zhǔn)備階段文件的較好機(jī)會。第一，通常情況下，招投標(biāo)前已完成各種審批，具備施工條件，建議書、可研、勘察、設(shè)計、拆遷各階段文件已基本成套，較為齊全完整。第二，招投標(biāo)完成后，招標(biāo)、評標(biāo)、投標(biāo)文件齊全、完整。此時，除中標(biāo)單位文件外，其他文件較少使用，招標(biāo)單位可及時整理移交建設(shè)單位，如不及時收集歸檔，極易造成文件缺失。第三，此時即將進(jìn)入施工階段，與施工單位簽訂合同，項目重點移到現(xiàn)場的施工、監(jiān)理管理，管理部門可對整個項目進(jìn)行梳理，便于工程準(zhǔn)備階段文件的歸檔整理。

（二）子項工程竣工驗收后收集施工文件、監(jiān)理文件和竣工圖。重大項目的基建施工通常按子項進(jìn)行施工、驗收和交付使用。目前基建施工單位多數(shù)采用項目負(fù)責(zé)制方式組織施工，有項目時組建，項目完成后即解散。通常在驗收階段，相關(guān)行政管理部門、行業(yè)對城建檔案整理規(guī)范和歸檔責(zé)任有明確要求（如：建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范GB/T50328）。對于涉及子項較多的項目，建設(shè)單位需抓住項目驗收節(jié)點收集各子項的施工文件、監(jiān)理文件和竣工圖，按子項收集可提高項目檔案管理的效率和質(zhì)量。此階段由于施工產(chǎn)生的文件資料較多，案卷內(nèi)文件的整理工作多在施工單位和監(jiān)理單位，由當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行業(yè)或檔案主管部門規(guī)定，一些具體要求，如審批流程、原件存址、歸檔范圍、卷內(nèi)文件排序、保管期限等各地稍有不同，施工單位和監(jiān)理單位之間有交叉或職責(zé)不同之處。此時進(jìn)行施工階段文件的歸檔工作便于各方之間的溝通交流，落實具體文件規(guī)范性整理工作，如文件的有效性、施工圖的制作、驗收會議資料整理、單項審計資料歸檔、缺失文件的追溯等，保障子項施工文件的齊全完整。

（三）年度考評和成果鑒定階段收集科技文件。我所承擔(dān)的國家固定資產(chǎn)建設(shè)項目還有一塊投資比例較重的部分是主工藝設(shè)備的研制，涉及到各項子系統(tǒng)，其研制方式包括自主研制、委托研制、進(jìn)口、物資采購等多種，涉及面廣，程序多，通常由所屬科研領(lǐng)域（研究室）按課題來執(zhí)行。該部分內(nèi)容按課題、系統(tǒng)、單臺套設(shè)備進(jìn)行收集整理，可利用年度考評、成果鑒定時間節(jié)點收集歸檔。2012年開始，我所制定了《流體物理研究所科學(xué)技術(shù)研究課題文件歸檔管理實施細(xì)則》《流體物理研究所重大科學(xué)儀器專項文件歸檔管理實施細(xì)則》，對按課題管理的設(shè)備研制項目文件歸檔考核辦法做了相關(guān)規(guī)定，每年的第一季度結(jié)束，科研技術(shù)處提供上一年度的年度科研課題計劃歸檔清單，所辦公室制定歸檔時間計劃進(jìn)度，各領(lǐng)域（研究室）按照時間進(jìn)度組織科技文件材料歸檔。課題負(fù)責(zé)人要對全套材料進(jìn)行把關(guān)，并按要求初步整理成卷，填報歸檔文件清單，匯總并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審查通過后，移交檔案室。原則上要求每年第三季度前完成上一年度的科研課題的歸檔工作，歸檔完成情況納入年度目標(biāo)考核、成果鑒定及科研人員職稱申報。

（四）驗收結(jié)論下達(dá)實時歸檔。項目驗收前，由檔案部門對項目檔案進(jìn)行單項驗收，保障了項目檔案的規(guī)范性、齊全性和完整性。此時，可抓緊補(bǔ)充變更、調(diào)整、整改、單項驗收等文件，管理部門完成環(huán)評、職業(yè)安全衛(wèi)生、審計、檔案等單項自查情況報告、單項驗收申請及相關(guān)驗收總結(jié)。驗收會上，還會產(chǎn)生技術(shù)總結(jié)報告、項目管理總結(jié)報告、專題影像片、會議驗收結(jié)論等文件，此時應(yīng)加強(qiáng)與管理部門溝通，實時歸檔，文件成形或處理完畢后即歸檔，可保障項目檔案的完整性，利于后評價管理工作。

三、制定歸檔計劃、業(yè)務(wù)指導(dǎo)歸檔進(jìn)程

根據(jù)以上歸檔時間節(jié)點和項目工作計劃，檔案管理部門及時制定項目的歸檔及驗收計劃，對歸檔單位進(jìn)行及時的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過前、中、后期工作的介入，減少了整改的反復(fù)次數(shù)，從整體上提升歸檔文件的完整性，保障項目檔案管理工作的有序進(jìn)行，提高了工作效率。（一）前期：通過完善規(guī)章制度、簽訂合同時明確歸檔要求、加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)等幾個方面介入項目檔案管理工作。（二）中期：主要是加強(qiáng)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的溝通，掌握項目進(jìn)展情況，對承擔(dān)單位進(jìn)行收集指導(dǎo)，對科研、基建、設(shè)備、軟件等進(jìn)行分類收集指導(dǎo)工作，通過這些方法，及時有效地解決了收集過程中出現(xiàn)的問題，掌握了項目資料收集狀況，避免不清楚是否該歸檔、保存不好等原因造成階段性缺失文件。（三）后期：主要是通過制定驗收計劃，參加驗收，歸檔過程中加強(qiáng)重要、關(guān)鍵檔案的質(zhì)量檢查、請檔案館幫助預(yù)驗收檢查等方面加強(qiáng)了監(jiān)督檢查工作，督促完成歸檔，保障了歸檔文件的規(guī)范、齊全和完整。

四、總結(jié)

通過以上辦法的靈活運用，四年時間，我所完成了13個（總投資20多億元）固定資產(chǎn)投資項目的檔案的歸檔和驗收工作。總之，要提高項目檔案管理質(zhì)量，檔案人員必須跟蹤項目，從源頭開始，明確歸檔職責(zé)，抓住各個有利時機(jī)，制定計劃，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理，靈活運用各種策略。只有將檔案工作控制到文件產(chǎn)生的各個環(huán)節(jié)，具體到每一份文件的掌控，每一次合同的交付，每一項驗收中資料的審查，才能從根本上提高項目檔案的整體質(zhì)量，確保項目檔案收集的高效、系統(tǒng)和完整，確保順利通過驗收。

【參考文獻(xiàn)】

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