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關鍵詞:勞動者;告知義務;用人單位;類型化
一、現行法律勞動者告知義務的規定與缺陷
我國《勞動合同法》第八條規定:“用人單位招用勞動者時,應當如實告知勞動者工作內容、工作條件、工作地點、職業危害、安全生產狀況、勞動報酬,以及勞動者要求了解的其他情況;用人單位有權了解勞動者與勞動合同直接相關的基本情況,勞動者應當如實說明。”這一條文對勞動合同中的雙方主體的告知義務都做了規定,其中對用人單位的告知義務做了一個類型化的說明,明確規定用人單位對于工作內容、工作條件、工作地點、職業危害、安全生產狀況及勞動報酬這六項內容有主動地告知義務,列舉之后還加了一個兜底條款,要求用人單位對于勞動者要求了解的其他情況有告知的義務。由此可知,對于用人單位的告知義務法律規定了相當嚴苛的標準,不僅僅要主動告知義務,在勞動者要求了解的事項上也應當予以告知,可以說關于告知事項的范圍除了法律行政法規規定的其他事項之外,應當都予以告知。這是一個相當寬泛的范圍,也即勞動者對于自己將要面對的工作有權進行一個全面的了解,這是勞動者的權利,用人單位不可剝奪。
第八條的第二部分是對勞動者的告知義務的規定,但是相差甚遠的是,相比用人單位的告知義務,勞動者的告知義務并沒有對應當告知的事項范圍進行一個具體的列舉或概述,甚至可以說是一筆帶過。勞動者的告知義務是在勞動單位的主動詢問之下而負的被動告知義務,而且告知的事項限定于與勞動合同直接相關的范圍內。有的學者認為還應當限定為勞動者對于違反法律或公序良俗的內容可以不告知,其實這都涉及到勞動者在訂立合同的過程中應當如何在用人單位的詢問中確定哪些內容是應當且必須告知。而且既然是勞動合同雙方的法定義務,就應當存在一個是否合理履行其義務,并將涉及到違反告知義務的認定問題,用人單位告知義務的規定,雖說也并非周密完善,但是由于條文內容更加詳細具體,對于實務中用人單位對于六項內容的告知缺位就可以直接認定為范圍告知義務。但是反觀勞動者告知義務,則不然,勞動者的告知義務是一個被動義務,在沒有被用人單位主動詢問的情況下,不負有告知義務。但是實際生活中,是否存在一些情況勞動者不告知用人單位該信息就有可能損害用人單位的利益呢?筆者認為是有的,故勞動者的告知義務應當類型化,針對不同的事項的告知義務應當分主動告知和被動告知兩種情況。
二、勞動者告知義務的真實性
勞動者告知義務的類型化修改必須建立在勞動者真實告知的前提下,否則告知義務將沒有存在的必要。所以筆者認為,首先應當對于告知義務加以真實性的要求,這是對勞動合同雙方的信息交流平衡的最好保障,只有一切信息交流都建立在真實的基礎上才能對雙方有益,才能使雙方根據現有信息的情況來對自己利益進行保護。但是現行法律規定對此完全沒有提及,不僅僅是勞動者告知義務,包括用人單位告知義務也是沒有任何真實性的要求。筆者認為勞動合同告知義務的完善與細化應當以確立勞動合同雙方的真實告知義務為前提。當然對于勞動者告知義務的真實性要求,還會牽扯到勞動者的忠誠義務,雖然目前法律對于勞動者的忠誠義務沒有規定,但是從有利于雙方良性合作與發展的角度來看,未來對于勞動者的告知義務以及忠誠義務可能都需要做一個探討。
當然此處我們探討的勞動者告知義務真實性的要求也是有邊界的,不可能要求勞動者對任何事項都盡一個真實義務,這也將于勞動者的隱私權存在沖突,筆者認為,應當僅僅只對需要勞動者主動告知的義務才可要求真實義務,其余事項只要不對對方的利益與社會公共利益和第三人利益造成傷害即可。
三、勞動者告知義務的類型化
對于勞動者告知義務內容的類型化應該從兩個角度來分開探討,首先是從告知義務的主動性和被動性來類型化,其次從勞動合同的不同訂立階段來類型化。
筆者認為,勞動者告知義務應當分主動告知和被動告知兩種。主動告知是限于絕對告知義務,這是從告知內容的必要性上區分,告知義務包括絕對必要的告知義務、相對必要的告知義務和任意告知義務。所謂絕對必要的告知義務是指合同當事人應當且必須告知的內容,如果不告知則應當承擔相應的法律責任;即對用人單位重大事項或者該事項極有可能對用人單位造成傷害,而且不涉及勞動者的個人隱私。相對必要告知義務是法律中并沒有明確規定一定要向相對方告知的內容,不告知并不會產生法律責任,但如果告知對方,則要對告知內容的真實性負責;任意告知義務是指當事人對于法律明確規定的告知內容之外,可以自主決定告知的內容,告知義務人應當對告知內容的真實性負責。而且這種限于是一種嚴格格的法律規定,建議列舉規定。而勞動者的被動告知義務則不同,由于這是用人單位有需要了解的事項,所以應當是相對告知義務和任意告知義務,當然僅僅限于與工作直接相關的事項,不可是無關事項。
接下來,從勞動合同不同法人階段來對告知義務進行類型化。
(一)勞動合同訂立中的告知義務。根據我國現行的《勞動合同法》規定,勞動者在勞動合同訂立中的告知義務是建立在用人單位主動詢問的基礎上,勞動者不負有主動告知的義務。勞動者告知義務的內容被限定在與勞動合同直接相關的內容,應當告知的內容是與勞動合同直接相關的基本情況,但哪些內容可以算作直接相關并沒有具體標準,并且勞動者的告知義務有可能與勞動者的隱私權發生沖突,因此需要確定一個勞動者告知義務的邊界?!八^直接相關應當是用人單位必須知道的內容,如果不知道相當于剝奪了用人單位自主做出簽訂勞動合同的意思,但不同的用人單位基于工作性質的不同,在判斷標準上是有區別的,因此從正面確定勞動者應當告知的內容,對于《勞動合同法》而言是一個不可能完成的任務?!盵1]雖然沒法于正面窮盡勞動者告知義務的事項,但是筆者認為,應當對于勞動者需要對于哪些是直接相關的內容進行概述例如:對于特殊工作,可能對過往工作經歷的特殊要求;對身體素質的特殊要求;對現在工作有關的兼職工作的了解需要;以及更多有必要了解的事項。以上這些條款其實都是一個需要具體具體情況的分辨,所以,根據立法技術來看,我覺得應該對一些典型行業進行一個列舉,但不以該列舉窮盡,再對該主動告知義務進行一個概述,這樣方便在今后司法實踐中進行認定。而且除去以上情況,還應當對勞動者隱私可以不予告知條款的兜底。
(二)勞動合同履行中的告知義務。勞動者應當嚴格遵守用人單位的各項規章制度,對于在勞動過程中發生的問題應及時向用人單位告知,如果未能履行告知義務可能會產生不利的后果。例如,勞動者因未能遵守用人單位的請消假制度,未能及時向用人單位告知自己的情況,嚴重違反用人單位的制度而被解除勞動合同。[2]如果勞動者意圖解除合同也應將解除合同的意思告知用人單位,對于因未履行告知義務給用人單位造成損失的,基于該法第90條規定應當承擔賠償責任。
(三)勞動合同消滅后的告知義務。勞動合同消滅后,勞動者應當及時向用人單位移交工作,應當及時、充分地向用人單位告知移交工作的細節,如果未能履行應當對于造成的損失承擔賠償責任。
四、結語
勞動合同中雙方的告知義務是一個雙方信息交流與利益保護的手段,法律對用人單位的告知義務雖然有一個列舉式的規定,但是應當看到,用人單位的告知義務雖然法律做了一個嚴格的規定,但是并不完善,所以還應進行完善。但是本文的重點是論述勞動者的告知義務的類型化完善。所以僅僅對類型化的建議作出闡述。
(作者單位:廣東財經大學)
參考文獻:
2011年末,中國勞動關系學院勞動關系系邀請中國人民大學和首都經濟貿易大學勞動關系專業學子共同舉辦了一場大學生模擬集體協商比賽。次年同期三所院校又邀請山東工商大學、河北工業大學和中南財經政法大學共6所高等院校舉辦了第二次比賽,期間還同來訪的臺灣中華文化大學勞工系學生也進行了一場比賽。這三次比賽,為勞動關系領域學生創造了一個互相交流、互相學習的平臺,也緊貼勞動關系專業實踐內容,緊跟教育部“將業務能力作為人才培養質量衡量指標”的要求,是勞動關系專業趨向工學結合、產學研結合、豐富實踐實驗教學體系的一個有益嘗試,也將會填補勞動關系專業競賽的空白,真正提升勞動科學相關專業學生的整體質量,推進學科發展和專業發展。三次比賽已過,我們可以回頭回顧比賽的同時,思考這個比賽方案的成功經驗和可改進之處。
一、方案概述
比賽方案在2011年初步確定,之后根據比賽經驗進行過微調。一般由主辦方確認比賽時間,選擇在學年上學期是考慮到三個主要參賽方學校勞動關系專業學生都會在這個學期開設《集體合同制度與集體協商談判實踐》的課程,可以即時將所學理論轉換成實際的應用。評委組由來自全國各地勞動關系研究領域內的知名專家學者組成。他們具有豐富的理論知識和實際調研經驗,其中部分老師曾有過指導企業進行集體協商的實際經驗。參加比賽的同學來自各學校勞動關系專業,大三學生為主,因為大三學生已經具備專業知識、法學基礎和經濟學等理論知識的儲備,對協商流程也有較為清楚的了解。
比賽由各個學校分別派出資方代表隊和勞方代表隊,抽簽決定比賽陣容,分別比賽。案例內容在比賽之前兩周會發至各學校,讓兩只代表隊分別根據勞方腳本和資方腳本進行準備。腳本內容只提供一個框架和協商目標作為參考,其余數據和生產相關內容都給學生自己假設和搜集。案例不局限于生產型企業,而講求多元化,涉及多種類型企業和多種協商標的物。工資獎金、休息休假和保險等作為一般性協商內容,其他還有關于工人的辭退與否、生產設備的更新一集工作場所的優化等多遠談判內容,為同學們發揮多種談判方法和技巧提供了基礎。
每場比賽控制在40分鐘左右,雙方各4位成員,如資方代表隊一般為:總經理、財務總監、人力資源總監、副總經理(一般負責生產);勞方代表隊一般為:工會主席、車間代表、女工代表、技術代表。期間由工會主席首先提出談判目標并且控制節奏,雙方進行博弈,最終達成一致或者無法達成一致。
評判時,最終能夠達成一致是主要評判標準,但是更重要的標準是:1.隊員整體表現,團隊合作情況;2.對主要信息點的掌握和把控,能否與理論相結合;3.對談判技巧的運用;4.能否爭取利益與保持相互關系兼顧。最終決出最佳勞方和最佳資方代表隊。
(二)評析
大學生集體協商比賽圍繞勞動關系專業培養方案,與專業創新建設思路相呼應,對學生主要進行了以下能力的考察:1.掌握勞動關系學、經濟學、法學和社會學等基本理論和基本知識的能力;2.通過勞動關系相關實踐明確對待勞工政策價值取向的能力;3.較強的語言、文字、表達、人際溝通、組織協調的基本能力。同時,在實戰模擬的過程中,學生更直觀得感受到勞資對立的現實存在,并且追逐各方利益的過程中調動了所有學過的學科知識,是一次難得的理論與實際結合的成功嘗試。
其實,模擬協商在現實生活也被全國各地多個工會作為企業增強協商能力、推進集體協商的利器。作為今后建設和諧勞動關系的主力軍,勞動關系學生進行這樣的實踐就更顯得十分必要。
但是這個比賽方案還存在下列可以改進的地方:1.參加比賽的學生僅限于勞動關系相關專業,具有片面性。勞動關系專業的學生雖然具有經濟學、管理學、法學和社會學的學科專業基礎,但是實際協商過程中還是會有如人力資源管理專業、財會專業、金融專業學生作為資方出現在談判桌對面。所以我們的建議是擴大參賽學生的專業范圍,將人力資源管理專業的學生加入資方陣營,將安全工程專業的學生加入談判陣營等等,使模擬的過程更加逼真、貼近實際,從而在今后在企業工作中改變企業面對集體協商“不會談”的局面;2.4對4的比賽陣容和40分鐘的比賽時間稍短,相對實際談判不夠完整。增加比賽人員和比賽時間,讓更多的同學參與其中,而不僅僅是幾個人學習的過程,成為一個真正互動學習的平臺;3.評委老師均來自高校,可以邀請為企業集體談判做過法律援助等的律師等法律工作者以及來自政府人社部門的政策制定者參與其中,當具有多種素質的評委共同為同學們做出評判,我們就能更加真實地模擬集體協商的過程,并從中收獲更多書本上欠缺的經驗;4.缺乏反饋機制,比賽已過,能夠從中收獲并對比賽提出意見的只有選手,很難為下一屆比賽以及參賽選手之外的同學提供更多的學習和交流的平臺,即使我們將比賽實錄呈現給大家,當時參賽同學的準備情況和比賽的組織情況都無法再現,所以建議作出賽后感的整合資料讓其他學子共勉;5.實際談判過程中,能夠這樣具有專業知識背景的人員不多,更多的還是靠其他方式促進集體協商的實現。所以建議多組織學生進入企業、深入煤礦和工廠,進行實際談判的觀摩,以此讓模擬過程更具有實際應用的價值。
限于篇幅,本刊選擇3篇論文摘要。
■《美國老年人肢體殘疾患病狀況及趨勢:對中國老年階段殘疾的啟示》
發言者:美國南加利福尼亞大學社會工作學院Man Guo
背景和目標 這一研究旨在探究當前美國老年人身體殘疾的流行趨勢,調查與美國老年人相關社會政策和方案,從而對中國老年人的殘疾晚年提供潛在的借鑒指導作用。
方法根據美國國家調查數據,回顧19世紀80年代和90年代美國老年人的殘疾趨勢。根據國家2006年社區調查,提出了最近美國65歲及以上老年人的殘疾趨勢,及主要社會人口群體之間的差異。
結果現有數據表明,高齡人、婦女和只具備最低限度教育的人,身體殘疾情況相對嚴重。
結論和推論調查當前美國老年人身體殘疾流行趨勢有助于深入了解兩國老年人殘疾問題的政策和研究。
■《論澳大利亞有關殘疾人的社會政策和實踐》
發言者:澳大利亞格里菲斯大學Lesley Chenoweth
背景概述論文概述了澳大利亞有關殘疾人及家庭的社會政策和規定。作為聯邦制國家,澳大利亞分別由聯邦和國家制定政策和法律,包括直接或間接針對殘疾人及家屬和相關服務性措施。聯邦法律明確規定反對歧視殘疾人,國家法律規定應為殘疾人提供相關的服務性工作。聯邦法律及政策為殘疾人提供收入保障系統,并支付傷殘撫恤金、護理津貼,提供支持性就業服務及信息。國家負責為殘疾人提供住房支持服務、家庭支持和臨時托管照顧服務、社區咨詢及娛樂服務。這些服務通過政府相關殘疾部門承辦給非盈利組織和私立機構。
論文核心內容不同領域政策和政府的協調困難,這種協調能確保殘疾人獲得持久而適當的支持。社會福利改革對殘疾人就業的影響。為農村及偏遠地區提供服務。在勞動力短缺情況下,殘疾人服務的持續性。
■《論香港老年殘疾人照料狀況》
發言者:香港耆康老人福利會Peter Chen
師適時點撥,共同歸納創新等環節。具體來說,就是要做到一創設、二構建、三形成。
一、要創設和諧的課堂教學情境
實行雙主體教學模式,教師應是主導,但學生是主體,教師轉變觀念,摒棄傳統的教學模式,確立為學生服務的意識,努力做到凡是能讓學生自己學會的,教師不教,凡是能讓學生自己去做的,教師不代替;凡是能讓學生自己講的,教師不暗示等等,使“玩”的權利,“做”的任務,“說”的機會,“創”的使命都交給學生,這樣可以使學生由被動接受知識的地位推向自己探索獲得知識的舞臺,使學生真正成為學習的主人。而要做到這一點,教師應切實挑起“服務”重擔,當好設計者、組織者、指導者,充分發揮“點撥”的指導作用。認真為學生創設問題情景,激發學生探索欲望,充分利用教學情境,提高學生學習效益;大力培養學生的自主意識,積極鼓勵學生質疑和創新。總之,在雙主體教學模式中,教師要真正成為學生學習的指導者,為學生提供適當的幫助和指導,對學生的學習情況進行協調,對學生遇到的個別問題進行個別解決,促進學生的學習進程,學習內容告一段落后,教師應組織學生對學習情況進行評價并提出意見和想法,教師也可根據實際情況,適時進行調控并提出相關問題,以引起全體學生進行更深層次的思考。
二、構建自主,探索合作的學習方式和教學模式。
采用雙主體教學模式,在經過選材設疑,以疑導思等環節,模式就進入到核心階段――授課過程,在這一階段中,老師的角色定位是“導師”,不是“教”師。作為導師,就應注重學生的主體性,應當努力為學生創設自主學習,合作學習,創新學習的環境,既完成教師的教學任務,又完成學生的學習任務。在這里有三個方面是特別重要的:一是活動學習,構建動手實踐的學習方式;二是構建自主學習,自學探究的學習狀態;三是構建合作學習,合作互研的學習形式。如邊學習邊實踐,十分重要。在講公共道德時,聯系實際,讓學生自覺地去保護公共財物,搞好公共衛生,維護公共秩序等,學習往往收到事半功倍之效果。
三、形成師生共同歸納創新
學生經過上述各個學習環節后所得到的知識往往是感悟的、零散的,不成系統化的認識,加以鞏固提高其學習成果,這是教師的責任,也是教師對學生的一種最好的“服務”。為此,教師要利用個人的知識優勢,對感性的、零散的、不成系統的知識,進行歸納整理,提煉概括,勾勒出所授知識結構。同時,教師也應引導學生一起總結歸納尋求知識的內在聯系,構建知識網絡圖。實踐證明,引導學生歸納織網,不僅能簡潔扼要的掌握知識體系,還能培養學生系統、發散、創造思維,使學生的各科能力得以有效訓練和提升。
下面以《勞動者的權利和義務》一課為例加以說明:
1.導入新課
以復習提示的方式,讓學生回憶并概述勞動法的主要內容,懂得勞動法的頒布實施標志著我國長期缺乏基本法的落后狀態從此結束。理解我國勞動者就業于國民經濟的各行各業,他們所處的地位是主人翁的地位。而主人翁地位又是通過現實的勞動者的權利和義務體現出來的。導入課題,讓學生閱讀回答問題,營造自主學習的氛圍,引導學生積極思考。
2.講授新課
(1)簡單分析勞動者基本權利的含義和內容:主要由學生閱讀材料,老師以引導為主,以培養學生分析問題的能力,然后進行總結歸納。
(2)本課重點在于勞動者的兩個重要義務――提高職業技能;遵守職業道德,這是勞動者必須履行的義務。這是本課實現德育教育目標的重要內容。
設疑:如何提高職業技能?
學生討論――教師引導――得出結論:作為技工學校的學生應當學好文化知識,不斷提高自己的綜合素質。勞動者職業技能的高低,直接決定著產品和服務質量的好壞,并影響勞動生產率,從某種程度上可以說,一個國家的勞動者職業技能不僅代表著這個國家的技術實力,甚至是生產力水平。因此,我們每一個勞動者或未來的勞動者,都應意識到我國提高職業技能的重要性和緊迫性,從我做起,從現在做起,努力提高自己的受教育水平和技術素質,為我國的經濟騰飛做出必要的知識儲備。
結合學生平時有遲到早退等違紀現象,提出:遵守職業道德有何重要意義?
學生討論――教師點撥――得出結論:如果一個人不具有良好的思想道德素質,就不會對所從事的本職工作表現出高度的責任感,從而被社會所淘汰。
一、3部曲10步法基層檔案集成管理模式的概念
所謂檔案集成管理,是指運用集成思想來指導檔案管理實踐,將各種管理方法、手段、工具等資源要素有機地納入到管理視野之中,綜合運用文學、美學、檔案學、管理學、計算機網絡等交叉學科理論知識的創造性融合。檔案集成管理是以全新視角建立起的多元化基層檔案管理模式,可以變被動管理為主動管理,最大限度地發揮服務功能。
集成管理模式的3部曲10步法是以檔案學原理為理論基礎而研究創設的。3部曲,即由建立體系、編研文獻、數字網絡三部分組成;10步法是指規范制度、搭建構架、建立盒號、收集分類、編輯目錄、統計數據、撰寫概況、設計裝訂上架、數字群庫、網絡檢索十項工作步驟。
二、3部曲10步法基層檔案集成管理模式的內涵
第一部曲:建立體系。建立系統化、規范化、標準化的制度是基層檔案管理走出雜亂無序,進入新型現代化管理的前提。其模式內容包括:規范制度、搭建構架、建立盒號三步法。
1.規范制度首先應根據檔案分類法,對本單位基層所產生的材料作全面梳理,為檔案管理制度的出臺提供依據。中國計量學院的《外國語學院文件資料管理制度匯編》就是在數年的實踐基礎上集成的。同時,另設各體系的構架、歸檔范圍、檔案工作領導職責、兼職檔案員職責、檔案室安全保密制度等附件。而各個子體系又可以對文件制度補充,形成層層落實的較完善的目標管理系統。如試卷規范管理、試卷歸檔質量檢查、教案講稿的編寫及管理等作為教學檔案管理制度的補充。如此,檔案管理有章可循,分門別類,歸檔有序,查閱方便。
2.搭建構架 制度是體系的目,而構架則是體系的綱。制度規范為檔案管理提供了有力保障,體系構架則為后續的收集、歸類等工作起到重要引導作用。例如:高校院系教學檔案體系主要是由綜合管理、學科專業實驗室、教學與實踐、教材、學籍管理、畢業生工作等6大板塊構成,下設數十個材料項目的金字塔式結構體系。此外,還可以搭建科研、黨政等檔案管理體系構架,形成系統的網絡化管理。
3.建立盒號建立盒號是體系構架管理的具體體現。根據檔案管理體系,中國計量學院外國語分院創造性地在盒背上研制出系列盒號。例如:教學檔案的6個體系,可在檔案盒的脊背上設置編號:JX1至JX6。再依據教學實際情況設若干子項目,例:JX1-1等;由此排序分層次制作。然后根據規范要求對收集的教學文件資料等分類歸檔。
第二部曲:編研文獻。編研文獻是提煉檔案內涵的一項艱辛且有價值的勞動,也是系統開發檔案的重要手段。將工作中產生的材料,經過系統開發整理、分類、提煉,編輯成檔案系列匯編為工作服務,可以提高檔案利用價值。中國計量學院外國語學院在開展編研工作中總結出了收集分類、編輯目錄、統計數據、撰寫概況、設計裝訂上架五步法。
1.收集分類收集是編研的基礎,材料質量又體現著檔案價值。因此嚴把收集素材的質量,關注管理過程,才能為提煉高質量有價值的資料匯編奠定基礎。
首先要全面了解、研究基層管理的內容,堅持“三納入”、“四同步”的歸檔原則;其次要大力宣傳,鼓勵大家參與檔案建設,跟蹤材料的產生;第三要按照檔案體系制作的檔案盒,每學期將收集文件資料存放盒內,做到齊全規范;最后對收集的材料進行二次分類整理,為目錄編輯做好準備。
2.編輯目錄目錄檢索包含了二次分類方法,是編纂檔案匯編的主要工作,要求突出材料的主題、內容。目錄分為表格型――專題單行本和主題型――綜合合訂本。
3.統計數據以表格形式設計,主要體現檔案的編碼、數量頁碼、材料的特性(關鍵詞)三方面內容。分為子數據、總數據、主數據3個層次的統計。如:教學與實踐體系中的“教學日歷”數據統計由序號、學期、部門、任課教師人數、開課門數、份數、頁數、負責人等方面設計每學期的子數據,然后對該體系所有的材料項目進行匯總統計,最后統計教學檔案6個體系的主數據。
4.撰寫概況編輯撰寫是提煉檔案材料的“二度創作”,也是檔案開發成精品的最高境界。由概況―概述―綜述,從低到高,呈金字塔式的層層編寫,其方法各有不同。
概況撰寫主要對象是子體系的材料項目,對材料的提煉主要由材料的性質、意義、作用、工作的規范情況,材料收集入庫情況以及數據的簡介三大塊內容組成。概述撰寫要求對每個體系的材料項目進行綜合歸納總結,一是緊密結合本單位大環境與本部門的工作情況,二是材料存檔情況。例如:“教學與實踐”是教學檔案體系的核心和主體。編研總體要了解反映整個教學環節的運作過程,從教學計劃到畢業設計,認真解讀,歸類提煉,編纂突出重點,突出效果。綜述撰寫要求綜合歸納各項子體系的特點,對子體系的各項概述進行提煉總結,概括建立體系的意義和作用,材料項目的總體情況,介紹并闡述建立體系的理念、目的、方法等。
5.設計裝訂上架 這部分工作主要分為材料的排序、確定頁碼、設計封面和扉頁、裝訂、歸盒上架等環節。
此外,還可以根據管理需求,確定主題,提煉內涵,編纂富有特色的專題文獻。
第三部曲:數字網絡。數字網絡建設是各項管理進入現代化管理的主要途徑,為提高管理工作的效率和信息打開了方便之門。借用數字網絡對檔案進行系統管理,使之產生“信息互動”,而形成的動態開放的管理模式又為基層檔案工作注入了新的活力。主要方法:數字群庫和網絡檢索。
1.數字群庫 建立富有特色的檔案電子群庫作為紙質副本是現代化管理的必然。在檔案體系的構架下,建立檔案電子群庫,由眾多數據庫匯聚成一體,編纂數字檔案。例如:教學檔案庫、科研檔案庫、黨政檔案庫等,然后根據各大類的總庫,建立子數據庫,要求分類明晰,涵蓋面廣,方便利用。
2.網絡檢索運用網站系統軟件注入條目,建立一整套科學的檔案信息檢索體系。例如:通過學校OA網站對所有檔案的條目進行數字化管理,按體系的編號輸入所有檔案的目錄、條文。隨時可以查到材料的條目及出處,根據需要查找原文的數據庫。同時建立分院“檔案在線”網頁,按體系制作模塊,然后將可以公開的檔案資料不定時地存入增添。還可以確立主題編纂,在網上舉辦教學科研成果展,名師介紹等。此系統從不同角度揭示館藏信息資源,查閱便捷,提高了訪問率,達到資源共享的服務。