會計檔案管理論文
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會計檔案管理論文范文第1篇
一、會計檔案管理的內容
根據最新的《會計檔案管理辦法》【中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號】，下列會計資料應該歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。從該管理辦法可以看出，會計檔案管理內容非常廣泛，涉及日常會計工作全過程，包括出納、會計、稅務、報表等全部會計人員產生的會計資料，給會計檔案管理造成很大困擾與難度。
二、會計檔案管理現狀及原因分析
目前，全國各城市軌道交通企業，除北上廣深等幾個大城市建設時間較長，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設與開通進行，能把日常工作做好，已經疲于應付。受建設工期影響，一線業務部門工作重點在現場，確保工程質量安全與進度。據筆者調查研究，目前各城市軌道交通企業連建設檔案管理尚無完善的制度與流程，會計檔案管理雖有國家法律規章規定，但實際執行情況及效果并不容樂觀。銀行余額調節表因為事務所審計，情況相對較好，會計報表，納稅報表，增值稅進項發票底聯等非日常用會計檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規定，憑證與會計報表都能完成，但時間有所滯后，延長兩三個月是常態，半年后裝訂憑證也非少數。至于辦法里規定的其他會計資料，基本無暇顧及，最終嚴重影響項目竣工財務決算與國家驗收。會計檔案管理現狀不理想，其完善程度與國家要求甚遠，經過綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內部因素影響。(一)內部原因1.領導不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規定，公司應設立專門的會計檔案管理機構，但現實情況是很多公司因各種原因，財務人員編制比較緊缺，很少設立專門的會計檔案管理人員，一般由部門文員兼會計檔案管理員。財務部門資料很多，特別是各種收款付款單據、票據量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會計檔案管理。只有會計師事務所審計、政府審計要求提交各種資料或者積壓太多時，才進行憑證裝訂等工作。這也從側面說明領導對會計檔案管理工作尚不夠重視，覺得沒必要投入專門人力資源開展會計檔案管理工作，等其他工作完成后，再來整理會計檔案也來得及。2.根據財務部門內部分工慣例，會計檔案管理一般都設有財務部會計核算模塊。會計核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業務與財務制度流程不太完善，會計核算也不太規范，財務人員平花費大量時間與業務部門進行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項溝通，如會計師事務所審計、政府審計、稅局稽查等，也需要大量溝通協調工作。這種工作現狀造成會計檔案管理工作也難以按時開展。3.大多數企業對于財務信息化投入較大，沒有信息化建設，財務管理無法有效進行對于會計檔案管理信息化建設，停留在手工時代水平。會計檔案都是各種紙質材料，包括各類憑證、原始出入庫單、發票、收據、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個月按時把憑證收集完善、整理、入盒、編號，然后做個檔案臺帳記錄，由會計檔案管理員放在個人電腦進行共享，供大家使用。整個檔案管理過程，幾乎全手工操作，很少借助現代信息技術，所以，這么多年會計檔案管理水平一直沒有很大發展與進步，越來越跟不上公司與時展。(二)外部原因1.會計師事務所審計對公司財務管理有較大約束力，但更多關注于會計報表層面，并不會過多關注會計管理細節，特別是會計檔案管理。在年報審計中，公司只要能提供會計憑證及事務所要求的會計資料即可，事務所并不會檢查會計檔案資料是來自于具體經辦會計手里，還是來自于會計檔案室。這就造成會計檔案管理沒有硬性外部約束。2.對于城市軌道交通項目，建設項目最后一環就是項目竣工驗收。目前，根據國家驗收標準有十三項專業驗收，其中就有一項檔案驗收，如果檔案驗收通不過，即整個項目竣工驗收通不過。需要關注的是，項目竣工驗收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關的招標、合同、圖紙、變更資料等，會計檔案并不是檔案驗收關注的重點，正是這點恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會計檔案管理。
三、會計檔案管理不完善造成的影響
會計檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對日常財務管理及最終項目驗收均有重要影響，具體如下：（一）會計日常工作中，由于各種原因經常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時，就會造成憑證在經辦會計或出納手中積壓，時間越長、積壓越多，這時查找憑證往往需要耗費更多的人力物力進行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會計檔案不及時裝訂、歸檔，且分散在不同會計人員手中，造成憑證丟失的風險大大增加，且有些重要資料如原始發票等資料一旦丟失，給公司、個人造成的損失會更加巨大。（二）軌道行業投資巨大，是政府關注重點。所以，各種政府審計、專項審計層出不窮，為了應對各項審計，會計檔案管理不到位、不完善，就會導致提供各類資料時手忙腳亂，一來效率很低，提交資料時間較長；二來造成外部審計人員對公司不滿意，甚至認為公司不配合審計工作，故意不提供相關資料。（三）城市軌道交通項目作為關系國計民生的重大工程項目，通過國家項目竣工驗收是對國家對人民最好的答復。如果日常會計檔案管理沒有規范，到項目竣工決算時資料不全或難以查找，會極大影響項目竣工財務決算。
四、關于完善會計檔案管理的建議
針對會計檔案管理工作不完善，結合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領導重視，加大資源投入公司領導重視是做好會計檔案管理工作的重要前提，只有領導重視，這項工作開展就會順暢很多，投入到這項工作的資源將會大大加強。（二）會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化由于會計檔案管理工作是整個會計管理工作最后一個環節，所以，有必要把會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化，把流程做細，工作分配到人，前置環節定到具體時點。當然，要想把這些工作落實到具體工作來，還需要做好會計檔案管理宣傳與培訓，讓會計檔案管理思想深入每個會計人員之心。將會計檔案管理當作會計工作的最終目標，然后按流程倒推給每個環節設置時間節點，且這個時間節點作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號收齊所有銀行對賬單，每月10號收齊所有銀行余額調節表，每月15號收齊上月會計憑證等。（三）加強全過程管理，從事前規劃、事中執行跟蹤、事后檢查反饋因為會計工作日復一日，年復一年像大氣循環一樣重復，從不間斷，所以，只有把會計檔案管理工作當作標桿，上個月完成這項工作，下個月才能正常開展。否則就像駱駝背上的稻草，越來越重，最終會被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點，因為會計檔案涉及人員較多、環節較多、流程較長，設計一個良好的制度流程特別重要，且要有專人監督實際執行情況，把監督工作制度化、流程化、規范化，及時向領導反饋問題并及時跟蹤解決，方能做到萬無一失。（四）加大信息技術資源投入，利用信息技術手段提高會計檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時代，會計檔案管理工作也要跟上時代步伐，如上所述，如果技術手段還停留在紙質層面，進行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來實現。目前，全球發展趨勢是財務共享中心，其會計檔案管理是基于IT技術發展，引入了影像系統、報賬系統、ERP系統、銀企直聯系統等一系列業務財務系統，利用大數據、云存儲平臺等技術手段來提高會計檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內部、外部人員檔案使用滿意度，為項目竣工驗收打下堅實基礎。
作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團有限公司
參考文獻：
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會計檔案管理論文范文第2篇
機內數據文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。
1、現金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。
現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當日輸入計算機并打印出現金日記帳頁，審核后交現金出納人員核對現金庫存，相符后出納員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。
2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。
銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行帳頁經出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。
現金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。
3、轉帳憑證的輸入、輸出與保管
轉帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。
4、科目匯總表、帳簿打印時間。
（1）現金、銀行日記帳每天打印。
（2）銀行余額調整表每月打印一次。
（3）總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。
（4）現金、銀行存款、轉帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。
（5）會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經有關財會人員審核無誤后簽字生效。
5、其他
由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。
二、數據備份管理
1、由于會計核算數據的重要性，必須經常進行備份工作。
2、在日常工作中，準備三套軟盤循環使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。
3、需要做備份的包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。
4、機內憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。
三、會計檔案管理
1、會計檔案存檔手續：打印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。
2、為保證備份數據的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。
3、由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。
4、隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。
會計檔案管理論文范文第3篇
一、目前會計檔案管理工作中存在的問題
1.缺乏會計檔案管理意識，忽略會計檔案管理工作的重要性認。現在很多單位會計檔案管理意識淡薄落后，還停留在舊觀念中對經濟業務信息不重視。會計職位的員工培訓很少有涉及到檔案基本知識和技能操作，只注重會計業務，這就導致會計工作與會計檔案管理相嚴重脫節。會計員缺乏會計檔案管理的專業知識又很容易導致檔案的整理、保管、檢索、銷毀等環節出現紕漏，特別是檔案材料制作不規范、檔案交接不及時、檔案交接手續不嚴密、檔案監交工作不嚴格等問題。同時，由于上上下下在思想上對會計檔案的重要性認識不足，工作消極，使檔案資源不能被有效利用。上述任何情況的發生都會嚴重影響著會計檔案工作的服務質量。
2.沒有專門的行政建制，會計檔案工作缺乏必要的組織保障。無論是法律規章規定還是實際工作需要都要求設置專門的財務會計檔案管理架構。然后，在實際單位中會計檔案工作沒有落到實處，許多單位時間運作過程不完善、不規范，沒有設置專門的行政建制，檔案工作也是由會計人員兼職。這些兼職的會計人員原本對檔案管理不熟悉單位又沒有專門的職業技能培訓，很容易出現會計檔案歸檔混亂等問題，檔案資源也沒有做到有效利用。這些問題嚴重阻礙了財務管理系統的完善。
3.會計檔案資料收集不全，管理不善。一個完善高效的會計檔案管理系統對會計檔案資源的信息必須完整全面真實可靠，只有收集齊全完整的資料才能充分發揮出會計檔案的作用，檔案記錄信息完整真實才能反映出單位財務現在情況，為企業單位發展方向做出正確的指導。但很多單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視會計文件材料的匯集、整理和歸檔，這就大大降低了會計檔案的完整性和齊全性，讓會計檔案的作用沒有得到起到應有的作用。另一方面，會計檔案管理除了收集資料，還需要分類、鑒定、儲存等，對于價值意義不大或過期的資料需要鑒定銷毀。很多單位對這些流程都不重視，會計憑證、會計賬簿等一直實行的是只歸檔，不鑒定，更不銷毀，長此以往檔案質料質量良莠不齊，儲存、查找統計相關資料很是冗長繁瑣，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。
4.紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。隨著時代進步，檔案儲存方式多種多樣，為適應不同需求往往紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質檔案都需要。然而兩者信息不同步，很容易造成信息紊亂，還有一些單位對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，更新不及時、光盤等毀壞等造成很多信息丟失。另外現在會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒能把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，出現一些會計電算化檔案無法調閱問題。
5.保密意識淡薄。很多機關、事業單位領導和檔案工作人員，思想存在誤區，對經手的大量有密機的檔案文件保密意識淡薄，缺乏必要的保密規范和措施，很多涉密單位在保密管理工作中普遍存在重宣傳輕管理的不良傾向，沒有建立一套完善的保密機制，工作人員自身保密意識不強，相關教育培訓也是走走形式，有意無意中很容易泄露單位核心機密，使保密工作流于空泛。
6.會計檔案管理人員綜合素質有待提高。會計檔案管理工作是否能落實，是否有條不紊的進行關鍵還是在于檔案管理人員。管理人員的職業素質、業務操作水平、職業道德等個人綜合素質對檔案管理制度的完善有著重要作用。在檔案管理工作中工作人員如果違法亂紀，偽造、篡改、變換記錄憑證，開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本等將會使會計檔案形同虛設甚至產生更多的危害。這種違法行為會導致會計信息失真，從小的范圍講，會影響單位的正常工作，使少數不法分子有可乘之機；從大處講，甚至會影響國家宏觀數據的統計與決策，危害極大。
7.檔案管理的基礎設施設備落后。單位對會計檔案管理的資金投入不夠，很多單位基礎設施特別落后，保管環境差，對檔案維修不及時使一些珍貴檔案材料面臨損毀的危險。
二、完善會計檔案管理工作的對策
1.加強思想宣傳，轉變企業單位對會計檔案的根本的認識。加強宣傳完善會計檔案管理在實際工作中發揮的作用，市場經濟現代化的時代市場競爭越來越大，掌握完善的信息十分重要，而完善會計檔案管理工作可以將各種信息材料分類、儲存，是單位全面掌握信息的重要組成部分。各單位領導更應該引起重視，積極建設完善會計檔案管理體系，加大資金的投入。
2.提高會計檔案管理基層人員的綜合素質，開辦相關知識培訓課程。會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度決定了會計檔案案卷質量的高低。另外建立專門的行政機制，由專門的檔案人員對會計檔案資料進行鑒定、管理、維護等，加強檔案人員的專業素質和安全意識。檔案人員是會計檔案管理的直接操作人員，檔案人員的個人素質、學歷與會計檔案工作息息相關。檔案管理崗位需要各種高素質、高學歷、復合型人才。作為檔案管理制度的直接貫徹者，檔案人員不但要具備檔案基礎理論和專業知識還必須有較高的政治思想品德和職業道德，認真執行黨和國家的方針政策。開展相關專業知識培訓課程，提高基層人員的業務水平、操作熟練度；加強基層人員的思想教育，個人素質教育，提法律意識。嚴格按照《檔案法實施辦法》中的規定條例進行操作；對于各單位而言，應該積極開辦相關培訓課程，為基層管理人員提高良好的學習環境。企業應該依法把技能培訓作為會計人員崗前培訓的重要內容。除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。
3.建立健全會計檔案管理的規章制度。健全的制度才是保障會計檔案管理工作的核心，為檔案管理工作的順利實行提供根本保障。近年來我國會計檔案管理制度的建設取得了重大進步，如《會計檔案工作人員職責》《會計檔案保管制度》《會計檔案移交、銷毀制度》等規章制度都相繼頒發，但是我國相關制度還應該繼續完善，從法律的高度切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道，并根據實際工作情況的變化及技術的革命，不斷修訂補充，要最終使會計檔案管理工作做到有章可循，有法可依。
4.要定期進行會計檔案資料鑒定、維護、銷毀等。《會計檔案管理辦法》第十條就有相關明確的規定，單位應該按照《會計檔案管理辦法》等法律法規嚴格執行，不偷工減料、走過場走形式等，對會計檔案資料定金進行鑒定，有價值的分類，有損壞的進行及時維修，不需要的定期處理。
5.同步計算機相關系統和檔案管理文件的升級。會計電算化軟件的使用給會計檔案的利用帶來諸多便利。但在實際工作中，由于不重視同步計算機相關系統和檔案管理文件的升級，常常出現打不開檔案管理系統的事件，嚴重影響工作效率質量，妨礙了檔案工作正常進行。因此，定期同步資料等信息，特別是系統管理升級的時候。對于不同形式的資料載體進行妥善保管，比如磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方，并要采用防高溫、防塵等措施。
6.加強檔案庫房等基礎設施建設。會計檔案基礎設施建設包括庫房、檔案柜、檔案盒、等硬件基礎設計，其中庫房是保管檔案的場所，為資料的儲放提供了空間，所有檔案都是存放在庫房里，庫房的安全是重中之重。因此，無論庫房的選址還是平時防盜等都應該考慮周全， 比如防震、防火、防水、防地質災害、防污染、防強光、防塵、防高溫高濕的要求，充分考慮檔案現有數量和未來增長量，留足庫房空間等等。另外存放檔案的各類設施設備也應該補齊不全。根據需要完善相關基礎設施，比如購買分批對檔案原件進行封存的多節柜，在紙質檔案館安裝自動滅火系統等；做好庫房溫適度檢測、登記和調控。保濕庫內干凈，防止灰塵侵入。投放防蟲防鼠藥物，并定期檢查，使檔案始終處于安全、可控、有利的環境中。
