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醫療消耗性材料管理技術方法
隨著醫療衛生改革的不斷進行,我國由計劃經濟下的醫療服務業格局逐步轉變為市場經濟下的醫療服務業格局。而醫院也開始從公有制逐漸轉變為多種所有制共存的模式,所以成本核算對于公立醫院管理來講是一個新的挑戰和機遇,由于醫院在耗材方面的支出成本逐年增加,也就成為導致群眾“看病貴”的主要原因之一。近幾年來,隨著新醫改方案的出臺及推行,切實的解決了群眾“看病貴”的一些問題,但是隨著“高藥品”的逐漸消失,“高耗材”的管理卻逐漸成為焦點問題。
現代醫療技術的發展使得醫用耗材在醫療服務中的作用越來越大,醫療耗材管理也就成為了醫院管理的重點和難點,相關研究也在不斷深入,近年來的研究主要是將“物流”的相關理念應用到了醫用耗材管理當中,在此基礎上應用信息技術、“循證數據庫”、“企業資源計劃”等解決管理中出現的問題。
四川大學華西醫學院的張志君教授首先在口腔醫學技術裝備的采購中應用了循證醫學理念,開創性地提出“循證采購”的概念。又稱實證醫學,是統一利用科學方法獲取證據,來確認醫療成效的一種嘗試。國內在相關研究中己經取得了一定進展和成果,但國內的研究與國外仍有很大差距,且理論研究的成果目前還不能在實際管理工作中完全發揮作用。而在應用循證管理較多的澳洲,英國、加拿大等地,醫療耗材的論證結果可以作為醫保支付政策制定、醫療器械耗材購買決策的依據。本文主要從消耗性材料的管理現狀及存在問題和完善耗材管理的技術方法等幾方面進行探討。
1目前醫療消耗性材料管理現狀是
(1)醫療耗材管理流程:醫院的臨床醫技等使用科室通過計算機系統向物資儲備供應中心提交請領計劃。醫院物資儲備供應中心對醫用耗材采購計劃進行匯總,并按照以往使用量及季度診療人次的特點進行適當調整,建立醫用耗材購計劃清單,經相關負責人審核批準后進行采購。庫管人員對購入的醫用耗材數量及質量進行驗收,驗收合格辦理入庫手續。根據各使用科室請領計劃配送醫用耗材,同時進行賬務處理。
(2)醫療耗材信息管理系統:醫用耗材品種多、用量大,是醫院開展日常醫療、護理工作的物質基礎。醫用耗材的管理是醫院管理工作的重要內容,關系到醫院和患者的切身利益,這就需要用現代化的技術建設、裝備和管理醫院,提高醫院的管理運作效率,以期保證醫院的與時俱進和不斷發展。
以信息化促進醫院管理現代化、以實現跨越式發展目標牽引信息化建設的思路,初步推進醫院信息化建設,體現“專科設置精細化、人員組成團隊化、資源利用最優化、經濟核算最小化”的管理思路,實現管理重心下移管理,加快醫院跨越式發展進程。通過應用一體化物資管理信息系統,與醫院多個系統進行端口對接,實現多部門多渠道的物資請領,而醫療耗材管理就是信息系統管理中的要點和難點。
(3)醫療耗材采購管理:實行“三統一”招標采購制度(統一采購,統一配送,統一價格),實施中一是取消了醫院購的中間環節,直接與生產廠家聯系,并通過企業競價,促使醫用耗材價格降低,使老百姓得到實惠;二是由政府主導,進一步規范市場競爭秩序,建立起良好的制度,保證公平公開公正,便于社會監督;三是實行100%全面覆蓋抽驗和質量公告制度,有利于激勵生產廠家提高醫用耗材的供貨質量;四是促進供貨商進一步調整結構,有利于實現醫藥資源整合;五是購、供應的程序規范,甄選嚴格,注重醫用耗材的可及性和實用性,有利于醫用耗材的合理使用。
(4)醫療耗材庫存管理:庫存一方面造成資金的積壓和庫房的占用,另一方面,為了保證臨床醫療服務及科研教學的需求又不得不保持一定的庫存。所以問題的關鍵在于庫存量的合理性。
由于過去醫用耗材品種及規格相對單一,所以根據實踐積累可以很容易的估計使用量,即可確定相應的周轉庫存和保險庫存。如今,隨著醫用耗材種類、規格、數量的增加,為每種耗材保持庫存會導致醫院總庫存量大大上升。
在傳統的供貨過程中,當醫用耗材通過驗收、入庫手續,進入醫院庫房的同時,所有權也隨之變動。醫院請供應商在醫院或方便的位置進行醫用耗材的存儲,既可確保醫用耗材及時供應,減少了庫存資金占用,又能提高響應速度,又有利于醫院節省在庫存方面的建設投資和日常倉儲管理的費用。利用寄售庫存,醫院將維護庫存的財政負擔轉嫁給醫用耗材供應商,減輕了自己的負擔,醫院內部只需很小一部分耗材留有安全庫存。庫存是醫院醫用耗材管理的一部分,對于整個醫院來說庫存并非最小就是優化的,如果適當增加部分庫存能夠減少其他形式的成本,且節約額超過了庫存成本的增加額,那么醫院就應該選擇適當增加庫存。
2目前醫療耗材管理存在的問題主要有以下幾點
(1)管理體系運行形勢化:醫院負責醫用耗材管理的部門是物資儲備供應中心。物資儲備供應中心負責醫用耗材的招標采購、驗收入庫及醫用耗材的配送和供應;財務部門負責醫用耗材的使用收費、成本核算和賬務處理;醫務處負責對醫用耗材在使用過程中發生的不良事件進行處理;審計監察部門負責監督醫用耗材的招標采購、合同簽訂等事項。
衛生工作是關系民生的重要工作,是人民群眾和社會各界關注和關心的熱點,同時,衛生系統也是歷年行風評議的重點單位。就全社會而言,群眾“看病難、看病貴”矛盾比較突出,雖然成因錯綜復雜,但是,醫藥購銷和醫療服務中的不規范行為在一定程度上損害了群眾利益、加重了群眾的就醫負擔,也是造成“看病難、看病貴”的因素之一,作為醫院的主管部門,我們首先從自身查找原因,不斷增強工作主動性,積極探索行之有效的措施,我院2006年開始在南京市率先試行藥房托管(包括耗材托管),努力減輕患者負擔,實現了市委提出的“防腐、增效、惠民”的目標,達到了群眾得實惠、醫院得發展、公司得利潤、政府樹形象的“四贏”效果,得到了社會方方面面關注和廣泛認可,也得到了省、市、區領導的肯定,但是我們沒有滿足于過去工作所取得的成績,緊緊抓住民主評議行風工作的契機,進一步拓展藥房托管的深度和范圍,來進一步緩解群眾的看病貴,加強行風建設,建鄴醫院在以往藥房托管的基礎上進一步嘗試醫用耗材托管做了一些工作,取得了一些成效,現介紹如下:
1 傳統模式下耗材使用現狀和存在問題
醫用耗材是指臨床或醫技科室使用的外用或植入性材料以及化學試劑。各地大小醫院使用的醫用耗材品種和規格數以萬計,從而形成了品種多,價格參差不齊,如不同廠家生產合格的最常用的一次性輸液器,每付0.42-0.95元之間,價格相差大,給選擇保留了空間,為照顧關系而購進的“洋,新,貴”的耗材,增加患者負擔;耗材采購不規范容易出現嚴重浪費,如由于特殊科室和公用的耗材,采購計劃大而使用少或由于新產品出現,不用老產品,導致了壓庫,少則幾萬,多則幾十萬并不少見;由于品種多,出現了廠家促銷,醫生使用容易受利益驅使,為商業賄賂提供了條件;品種多,管理、庫存、使用工程繁、雜、亂,業務院長每月面對上千張票據的簽單無從核實,財務需化費較多的時間核對、做帳、存檔,由于核算流程繁多、無效、費時,往往出現不能及時回款,醫藥公司有意見;醫院需花費大筆資金存貨,2006年托管前建鄴醫院維持業務正常運轉需庫存耗材占用資金約120萬元左右,周轉資金約100萬元,最終導致患者不滿意、醫務人員不滿意、醫藥公司不滿意、醫院不滿意的"四不滿意",為愛護我們的醫務人員,為防止損害群眾利益,必須探索一個機制,我們有成功的藥房托管經驗,耗材托管水到渠成。
2 耗材托管的做法
耗材托管是指醫療機構通過契約形式,實行陽光操作,采用市場化運作,將院內的各項醫用耗材的供應委托給具有專業化管理水平的經營公司,對耗材進行全流程管理并與托管方實行“以領定銷,以銷定支”結算的一種改革模式。
為了保證耗材托管順利完成,醫院按計劃,著重通過邀請臨床使用人直接參與,增強臨床使用人的選擇權,克服了過去質量好差都要被動使用的現象,解決了臨床醫護人員的不滿意;通過同一耗材多家公司質量與價格競爭,選擇最佳性價比的耗材,從而降低了價格,讓利患者,提高了患者滿意度。
具體分四個步驟實施 :
第一,統一認識,堅定信心 耗材托管改革并沒有改變現有的醫療體制,所以大家易于接受;也沒有增加改革成本,所以易于操作;更沒有降低群眾、醫院、公司受益面,所以易于推行。醫院領導班子在統一認識后,又在院兩委會、院中層干部會、院支部大會作好宣傳工作,組織召開座談會,征求意見,使大家認識到實行這項工作的可行性和必要性,由于有藥房托管的成功經驗大家更加堅定信念,支持改革。
第二,成立組織,明確責任 醫院相繼成立了“醫用耗材托管工作領導小組、監督小組和質量管理小組”,確保陽光操作。由院長任領導小組組長,由書記任監督小組組長,明確職責。耗材托管后各項工作仍然納入醫院的管理和考核。
第三,強化監督、確保質量 其一,托管后耗材的管理交由托管公司負責,醫院耗材管理人員從采購員轉變為監督員,人員身份不變、崗位不變、待遇不變,使其從繁瑣的耗材采購程序中解脫出來,集中精力強化監督,確保耗材的質量。其二,價格按照市政府物價順加作價政策,由藥劑科及物價小組負責審批、調整,保證價格政策的落實。其三,規范收費和結算,每月以科室實際使用的耗材數量、金額,經審核后以協定的供貨價支付給托管方作為耗材的采購成本。
第四,有效管理,確保使用 醫院負責耗材的采集、調度以及新建品種的審批,根據醫院的庫存和品種周轉的實際情況,及時制定“配送計劃”增補貨源,在48小時內將耗材配送到位,如出現某個品種無法供應,醫院有權自行采購,直至托管方能保障耗材供給為止,此舉可確保臨床使用,避免因托管公司配貨不及時而給患者帶來不便。
3 托管成效
耗材托管工作運行幾年來,我們初步達到了政治、社會、經濟效益的同步增長。一是提高政治效益,由于信息化托管,遠離賄賂、遠離誘惑、遠離犯罪,保護了醫務人員,提升了白衣天使形象;招標保證了過程公開,程序公平,結果公正,提高了公信,增強了醫院領導班子的凝聚力、戰斗力,職工更加認可,醫患關系,黨群關系得到提升,大家更加理解,更加支持改革。二是提高了社會效益,實行耗材托管后,質優價廉的耗材使用降低了患者費用,節約了醫療費用的支出,同時通過托管擠出利潤讓利于民,醫院有50%以上品種耗材不收取患者費用,收費耗材在進價基礎上只加收10%,各項服務得到了理解和認可,患者更加信任醫院,行風的各項檢查評比中滿意度在不斷提升,群眾滿意度在97%以上。三是提高經濟效益,通過耗材托管擠壓了耗材流通環節中的不合理利潤空間,實行“以領定銷,以銷定支”的管理辦法,以各科室實際領用和使用的數量和金額,支付給托管方作為耗材的采購成本,醫院實現了零庫存,零損耗,零采購資金,零工資成本、零管理成本,提高資金利用率,提高了管理的效率,醫院能更加集中精力開展好各項醫療服務,使醫院成為當地群眾首選醫院,帶來了醫院的業務量的提升和整體收入的增加,加上其他一系列創新舉措,2009年上半年建鄴醫院總門診量達20萬余人次,維持了醫院正常運轉。
4 存在問題及建議
4.1目前醫院與托管公司的賬務來往還是傳統的計劃單、手填報表的方式,每個月都需要專職會計進行統計、核對,工作量大,還容易出錯,建議通過信息化全流程的配置,杜絕跑、冒、滴、漏,使醫院增效,每月通過信息化軟件定期核算,及時回款,充分利用耗材托管信息系統對耗材進行全流程監管,動態監測庫存數量、實時監控價格,耗材的流向、定期結算,保證公開透明,進一步解決醫院不滿意和醫藥公司不滿意的現狀,從而最終解決“四不滿意”。
【關鍵詞】衛生材料 收費 管理 對策
近年來,醫療費用持續上漲已經引起社會普遍關注,“看病貴”成為全社會亟待解決的熱點問題。有研究表明,在病人支付的醫療費用中,藥品費用一般占40%~50%、材料費用一般占20%~30%、診療費用一般占10%~20%。不難發現,材料費用占病人的醫療費用比例比較突出,已經成為繼藥品費用之后影響病人醫療費用的主要因素。
在藥品費用受到廣泛重視并逐漸得到控制的形勢下,加強一次性衛生材料特別是高耗值材料的收費管理,規范醫院收費行為,能夠起到進一步降低病人費用,同時減少醫院資源浪費的作用。本文根據衛生材料收費管理的特點與國有大型醫院的實際情況,對衛生材料收費管理中存在的問題進行分析,探討如何進行規范性管理。
一、加強衛生材料收費管理的必要性
通過對近年來對物價管理工作的分析發現,衛生材料的收費管理相對于藥品和診療項目的管理,更加容易出現問題。衛生材料種類和數量繁多、規格復雜、用途多樣,給管理上帶來一定的難度,科室物價記賬人員在實際工作中較難把握每個病人所用材料的明細,容易出現材料流失、賬實不符現象。相對于藥品和診療項目的收費管理,藥品收費可以通過藥品自身的用法用量來約束,診療項目收費可以通過醫生醫囑來約束,而對衛生材料收費行為則沒有系統的監督約束途徑,導致衛生材料收費中“少用多收”現象的發生,不能嚴格按病人實際消耗的衛生材料數量收費, 損害了病人的經濟利益。
醫學科學技術的發展使微創、介入等高科技含量的手術得到普遍推行,在這些手術中經常需要使用到的一次性衛生材料,如支架、球囊、導管、導絲等高值耗材的費用已經超過藥品費用而成為病人費用構成的主要部分。以某醫院為例,1995年的醫用耗材價值是604.5萬元,2006年就增加到1.6億元,11年間的醫用耗材的用量增幅是25.46倍,年平均增長速度是36.49%,這遠遠超過了同期國民生產總值(GDP)的增速。
在治療上使用一次性衛生材料,能夠保證治療效果及治療過程的安全性,減少或避免交叉感染的發生,因此,治療上需要的一次性材料逐步增多。一次性衛生材料的推廣使用從某種程度上增加了病人的醫療費用。這是治療上安全的需要所必須付出的經濟代價,但是這些都直接導致了材料費用的提高。
同時,人們生活水平的提高和醫療技術的發展,使其對健康的需求自然隨之增加,除基本的治病需求外,很多人對衛生材料全面性、多樣性的需求增加,這必然帶來就醫費用的增加。
因此,衛生材料收費管理的好壞直接關系到病人和醫院的經濟利益,規范衛生材料收費制度,做到衛生材料收費準確計價、衛生材料使用保證質量,既是病人和醫學發展的需要,也是醫院提高生存能力之道。
二、衛生材料收費管理中存在的問題
目前,大多數醫院對衛生材料的收費管理還處于相對粗放的管理狀態。一般常用的衛生材料收費多是依靠操作人員的自覺計價,隨意性較大,技術手段上無法嚴格審核價格的準確性;藥品和材料的生產廠商繁多,規格型號復雜,成本波動范圍相對較大,所以價格出新、更新速度比較快。科室記賬人員在工作中容易造成客觀上的計費錯誤。
衛生材料收費管理中存在的問題主要有:因為對衛生材料的計費單位掌握不清,造成計費數量方面的失誤,出現“多收”、“少收”現象;同類型的衛生材料數目多、規格復雜,收費時往往選擇相近的材料掛靠計費,“張冠李戴”,不能保證衛生材料收費的準確性;廠家價格變動速度較快,物價機構對材料的價格沒有及時更新入庫,該衛生材料計費時仍舊采用原來的價格,不能保證病人和醫院的經濟利益。還有,醫院實行績效工資改革后,科室為了自身的經濟利益,對于一些不可收費的衛生材料繼續收費的情況也時有發生。
對于使用數量較少但價值不菲的高耗值衛生材料來說,一般是使用該材料的科室自行通知供應商送貨,每月科室匯總醫用耗材使用情況,然后到物資、財務部門辦理付款手續。這類衛生材料的收費更為復雜,屬于事后型收費。由于收費時間方面的滯后性,該衛生材料基本信息的準確性大打折扣,收費中出現“跑、冒、漏”等不規范的現象更為頻繁。
三、衛生材料收費管理中的對策
近年來,“看病貴”日益為社會所詬病,由于醫療收費而引發的醫療糾紛呈明顯上升趨勢。國家相關部門正探索積極可行的醫改政策來切實減輕病人看病的經濟負擔。加強衛生材料收費管理,規范醫院收費行為,控制醫療費用過快增長,是物價管理工作不可忽視的重要任務。
1、提高認識,加強重視衛生材料收費管理
醫院各部門在思想上對藥品的收費管理一直高度重視,而對衛生材料收費管理的警覺性不高。各相關部門和臨床科室應該認識到衛生材料收費的重要性,特別是除藥品以外,材料的收費和管理,嚴格執行物價政策,規范收費行為。
2、完善制度
(1)嚴格衛生材料申請管理,審核衛生材料的收費許可性。醫院各科室特殊需求的一次性材料申請書,要遞交醫院物價管理機構進行審查,醫院物價管理機構及其分管院領導對所需衛生材料的合理性和必要性進行分析,并根據物價文件審核材料的收費許可性,批準合格后方可由器材科進行采購。對于不在收費范圍之內的一次材料要嚴格把關,為非收費性材料的使用和采購提供建議。這樣可以有效控制材料申請無序性化,并能為材料合理的采購提供有力的依據。
(2)加強衛生材料采購流程管理,降低衛生材料的入院價格。衛生材料的收費與衛生材料的采購價格密不可分,降低衛生材料的價格就必須加強材料采購流程的管理。可以在醫院藥品進行招標的經驗基礎上,增加衛生材料采購環節的透明度。醫院采購的材料,要積極采取社會、網上等各種形式集中招標方式,建立建全招標的各項規章制度、不斷擴大招標范圍、增加招標品種,使材料供應商之間形成自由競爭,確確實實降低材料的入院價格,使質量更為可靠,價格更為合理。據調查,通過招標采購,醫用耗材的價格可平均下降10%~15%。
(3)加強衛生材料使用環節管理,建立材料使用明細單。各科室要根據自己的實際情況,建立自己的材料使用明細單;詳細記錄每個病人的姓名、住院號(門診號)、材料的名稱、材料的數量、材料的規格、使用日期等。手術室要建立病人使用材料明細賬,對于價值較高的高值耗材,要嚴格登記,并簽術大夫和執班護士的姓名,附于手術記錄單后以備監督和檢查。同時,物價管理部門積極與門診相關科室合作,進一步清理材料亂用處方開立收費的行為,實行材料專用單據的收費。
3、加強衛生材料信息化建設,利用計算機系統完善衛生材料網絡化管理
(1)建立物價信息管理系統。加強材料的收費管理,實現倉庫材料出庫和病房、門診收費材料的信息網絡化,是保證材料收費信息完整性的重要組成部分。一次性材料的出庫和病房、門診收費分別由醫院物資管理系統、HIS系統完成,在兩者之間,建立物價信息管理系統,對物資管理和材料收費管理實行一次性材料信息無縫連接,并根據相關規定自動加成材料比例。該信息系統保證了材料出庫信息的完整、醫院收費信息的一致性,避免了因材料收費的信息不完整的掛靠收費和人工誤操作造成的材料加成錯誤。
(2)建立信息化管理“二級庫”,實現材料收費的品種化和數量化管理。在程序開發中對衛生材料實行編碼管理,設計科室領用衛生材料的“二級庫房”制度,即科室通過網絡向設備倉庫領用衛生材料,儲存在“二級庫房”中,當病人實際耗用某衛生材料后,再從“二級庫房”里調出該衛生材料,自動按進價加成一定比例后計算出零售價后向病人收費。具體程序如下:科室從倉庫領取的一次性可收費的材料,形成科室“二級倉庫”,病人記費只能從“二級庫”提取收費數據;科室醫囑記費和護士站特殊記費,一次性材料只能從“二級庫”中的品種選擇;實現材料的品種化管理;科室“二級庫”里材料的數量,隨著記費而減少,直到數量變成零為止,超出材料的總量自動停止記賬;實現一次性材料的量化管理。在“二級庫”的信息化管理手段下,科室沒有領取的材料,不進入收費系統,記費材料數量也不超出領用數量。杜絕了多記、漏記現象,保障了病人和醫院的利益。
(3)強化物價管理部門在信息化管理中的職能。物價管理部門擔負著維護衛生材料信息系統的職責,進一步規范材料收費的準入制度,并及時進行系統內容的更新工作。
衛生材料的收費在醫療服務價格中有明確的規定,一般檢查治療、醫技診療、臨床診療、手術治療等各自有明細的收費目錄;其中材料收費加成比例也都有詳細的規定。醫院物價管理機構要嚴格控制一次性材料的可收費范圍,對于不在收費許可范圍之內的材料嚴格把關;對于未經審核過關、未列入收費范圍之內的一次性材料,不得錄入物價收費目錄進行收費。對于不經入庫和出庫的材料,不準錄入計算機系統進行收費。
同時,審核材料管理部門(如器械科、總務處)的錄入信息和供應商提供信息,保證材料入庫與收費的一致性。
衛生材料收費目錄由醫院物價機構統一管理,限制其他部門對材料收費目錄的微機管理權限,除物價人員外,只能查看,其他科室和個人不得任意添加和修改。
4、發揮物價部門監督職能,加強衛生材料收費管理事后控制力度
事后控制又叫反饋控制,它是在病人出院以后即出院結算行為完畢后進行的控制。這種控制把注意力主要集中在判斷收費行為是否符合物價政策方面。物價管理部門通過對病人病案的抽樣審核、比較和分析,審核提供醫療服務時所使用的一次性衛生材料及加成比例及使用數量是否正確,一旦發現衛生材料收費偏差情況,立即采取懲罰措施,以期對今后的工作活動進行糾正。
同時,建立電子觸摸屏等病人材料費用信息查詢系統,提高醫院材料收費的透明度,使病人和醫生等人全員參與到收費行為監督過程,以達到規范收費行為的目的。
衛生材料收費管理是物價工作的重要內容,也關系到醫院和個人的切身利益。控制成本,規范使用,節約資金,讓利于民是衛生材料收費管理的關鍵之處,這也將成為經濟和管理的一個研究方向。
【參考文獻】
[1] 張瓊銀:淺析醫用耗材管理存在問題及對策[J].人人健康(醫學導刊),2008(4).
現代化醫院呼喚現代化物流。作為醫院四大物流之一,高值耗材占醫院10%的支出,且管理漏洞頗多。這就要求醫院借助信息化手段,不斷縫補耗材管理中的漏洞。
ERP是Enterprise Resource Planning(企業資源計劃)的簡稱,是一種利用信息技術,將企業物流、人流、資金流和信息流整合到同一信息管理平臺,以達到最佳資源組合的管理方法。
2008年,北京大學人民醫院(下稱“人民醫院”)成功上線ERP系統,開啟了醫院的精細化管理之路。
經過近4年多努力,醫院藥品、低值耗材和高值耗材ERP管理已成功上線。借助ERP系統,人民醫院實現了對高值耗材全過程、專業化和信息化的精細化管理。
強勢推進
人民醫院對高值耗材的管理,是院長王杉對醫院精細化管理設計的一部分。
在對耗材傳統管理模式改革之前,王杉對院內耗材流通和管理重點并不十分了解。為此,他還專門曾詢問負責耗材管理的人員,醫院耗材管理是否存在問題。沒想到,那位護士拍著胸脯說,“沒啥問題。”
然而,在第一遍梳理完全院耗材后,王杉驚訝地發現,全院耗材共有2.1萬個品規,每個品規又涉及藥械證、注冊證和合格證等至少4個證件,且每個證件都有效期管理。“且不說耗材質量如何,單就耗材證件的效期管理,我想任何人用傳統的管理方式都無法完成。”正是在對醫院耗材進行了全面的梳理后,王杉才意識到傳統管理模式下,耗材管理存在的諸多漏洞。
在清點各科室耗材的過程中,工作人員發現,很多科主任的柜子中,就儲存著價值上百萬元的高值耗材。“這就存在巨大安全隱患。”王杉強調,比如因為質量問題,管理部門吊銷了一批耗材資質,科主任并不知道此批耗材已被吊銷了,醫生恰巧又給患者使用了這批耗材,這就會導致嚴重的醫療質量和患者安全問題。
在王杉看來,“借助現代化信息手段,實現醫用耗材集中供應尤為必要。”
為了減少改革遇到的阻力,在改革開始推行之初,王杉曾廣泛征詢全院員工意見,并讓人負責收集和解答相關問題。不過,還是有些專家不理解,擔心改變供應流程后,增加審批步驟,最終導致臨床使用不便。“當時我就明確表示,耗材管理的前提,是要方便臨床醫生。”
為此,王杉讓工作人員專門制定了兩個供應流程:第一個日常流程,即按照現代物流的理念和流程,對高值耗材實施科學化管理,達到一物一碼,最終實現全程可溯、賬貨相符。第二個是應急流程,即患者在手術過程中遇突況,出于救命第一的原則,允許醫生使用字典外耗材,使用后補手續。同時,為此種情況也設定了很多原則和標準。
“我當時也比較強勢。我讓大家給我提意見。如果有顛覆性意見,我就改。若沒有,我就原方案推進了。”回憶起改革之初遇到的阻力,王杉表示,正是自己為追求精細化管理而表現的強勢,才順利推動了改革的進行。
分步實施
在實施之初,幾乎沒有人想到,耗材管理會有如此復雜。甚至負責人當時還曾向王杉承諾,兩周內完成對耗材的梳理和管理工作。但很顯然,兩周沒有完成。也正是出于此原因,原本在醫院黨院辦工作的張奕,被調到了設備處,成為王杉實現耗材精細化管理的具體實踐者。
“當初改革的第一件事,就是搞清各科室的耗材存量,建立全院的耗材字典。”張奕介紹,之所以如此重視耗材字典的建立,原因在于耗材字典是醫院整個耗材管理的基礎。在傳統耗材管理模式下,只要科主任同意使用,耗材便可進入醫院。而耗材字典制定后,若耗材未在字典中,將不允許在院內使用。“使用字典的目的,就是限制耗材使用的品種和范圍,為耗材的封閉式管理提供基礎。”
建立耗材字典看似簡單,但卻艱辛異常。雖然醫院常用耗材品規只有3000余種,但實際上醫院存在的品規達到兩萬余種。工作人員要將每種品規耗材的名稱、品牌、規格、生產商、供應商和單價等幾十個指標登記入冊。僅完成此項工作,4位工作人員就花費了半年時間。
字典做好后,還要將兩萬余條耗材品規,分門別類劃分至相應科室,由科室主任進行簽字確認。隨后再導入至ERP系統。經過系統編碼后,實現耗材和編碼的一一對應。此后,醫院便可對耗材在院內的流通,實現全程追蹤和監測。
而耗材管理的第二步,就是要對原有流程進行調整。在傳統耗材管理模式中,設備處只負責結賬,缺乏對耗材的質量控制和監督功能。對此,新流程進行了改善。
醫院在新老院手術室、心導管室建立了高值耗材基數庫。設備處當天驗貨后,直接送到手術室或導管室,不會在其他地方停留。基數庫中設定了庫存量,具有自動補貨生成采購單和機打四聯單功能。
而醫院的設備處人員,也從最初的兩人增加為4人。其中兩人專門負責結賬,其余兩人負責采購和驗貨等工作。醫院還在各高值耗材基數庫,配備了專門的庫管員。臨床醫生只需提出臨床使用需求,采購單由手術室庫管員根據庫存量下采購單。結賬單也不需要臨床醫生填寫任何使用耗材單據,只需要醫生在使用耗材清單中簽字確認即可。
在人員與信息系統都準備好的情況下,最為關鍵的環節,就是整合科室庫房及耗材盤點入庫。盤點入庫并非簡單地清點耗材數量,而是將庫房內的高值耗材與系統字典內的惟一編碼相對應,并錄入耗材的生產批號和有效日期,生成一對一的條碼,通過條碼完成系統中出庫、退庫及收費等其他操作。
逐層深入
在總結改革經驗時,張奕告訴記者,因為盤點工作量非常大,耗材管理一定要分批分次管理。人民醫院就是先從手術室和導管室等耗材使用大戶管起,隨后,才將管理工作推廣至門診和庫房等10余個零散使用耗材科室,最后再對醫院手術器械包進行管理。
“由于醫院不允許供應商進入手術室,對于跟臺類耗材,醫院采取了供應包模式。”張奕告訴記者,為了保證跟臺耗材的封閉式管理,醫院專門對供應包制定了四步核對法:第一步是供應商將供應包送至供應室后,由庫管員對使用前的耗材數量進行核對;第二步為進入手術室后,信息系統再次對耗材實際數量與耗材明細單進行核對;第三步在手術中,手術醫生如實填寫耗材使用數量并進行核對;第四步為手術完成后,供應室還會對使用后的數量進行核對。全部流程按要求走完后,每個步驟的負責人都需要在核對單上簽字。
手術室包含設備及使用衛生材料的復雜和多樣性,導致成本管理存在問題,成本核算所體現的內容不能真實反映實際情況。
(一)收支不配比高值耗材涉及金額較大,在醫院的日常管理中通常采用廠家備貨的模式,在實際使用時將收入計入相應的科室及手術室中,而成本計入是在結賬時依據最終發票金額計入科室或手術室成本,由于結賬時間和金額的不確定性導致科室收入與成本的不匹配,當月收入對應的可能是上月甚至之前的成本,不能真實反映科室收入與成本的實際情況。
(二)設備成本范圍不清晰手術室集中著大量的設備,主要包括兩類設備:一類為專用設備,只供給個別科室使用的設備,如耳鼻喉科手術顯微鏡,因在手術中使用,所以存放在手術室;另一類為公用設備,可供多個外科科室共同使用。成本計入時按照“誰申領,計入誰成本”,這樣就造成有些公用設備的折舊及維修成本如果由手術室申領則成本計入手術室,而由外科科室申領則計入申領科室中,但使用科室并不限于申領科室,成本并未分攤,導致手術室設備成本計入不真實。
(三)管理職責不到位手術室成本缺乏規范化的個體控制,常規的單項手術缺乏固定的耗材標準,術中耗材的使用量及類別隨意性較強,使得手術室無法控制耗材的使用成本。手術室內設備昂貴,許多設備是公用設備,手術過程中存在操作不當甚至違規操作造成設備損壞的情況,同時由于維護不到位,也會增加設備的維修及保養費用,由于這些設備缺少專人負責,也沒有針對設備損壞和維修的相應問責,沒有責任到人,致使設備管理不到位;手術過程中衛生材料的消耗較隨意,對于常規手術沒有消耗限制和規范,消耗情況難以監督和考核。
(四)使用衛生材料歸屬不清晰一般在手術過程中要消耗大量的衛生材料,這些衛生材料有些并非是手術室特有的材料,外科科室也會使用部分相同的衛生材料,在手術時有部分科室會將部分通用材料帶入手術室中,這樣,手術室衛生材料成本就不能真實反映實際消耗的情況。
(五)財務部門對于衛生材料的審批、采購參與度不夠由于醫院部門職責所限,財務部門不能有效參與衛生材料的審批采購,不能對采購的型號、數量等及時提出審核意見,甚至對于庫存是否合理也未能提出意見,只有在最終結賬時,財務部門根據所收到的發票進行賬務處理,財務很難起到監督作用。
二、加強手術室成本管理的對策
根據手術室成本管理存在的問題,財務處匯同物資器械中心等部門為加強成本管理采取了相應的措施。
(一)加強物資和設備管理在手術室設置專人管理衛生材料,對各類物資出入庫進行登記和統計,隨時了解各類耗材使用、庫存情況,并根據庫存情況及時申領,減少物資的隨意領用。禁止手術室外任何材料隨意帶入手術室,手術中使用所有耗材均由手術室提供,既保證手術質量和安全,同時清晰界定手術室成本,全面反映手術室成本的實際情況,收支逐步配比。手術室內設備設專人負責,護士長定期檢查,相對固定一名工作責任心強、經驗豐富的主管護師擔任儀器設備管理組長,全面負責儀器的安排使用、保管、維護及聯系維修,專科手術組長為各專科儀器設備管理員,負責日常、定期保養及檢查,發現問題報告組長及時聯系維修,使各種儀器處于良好狀態。同時,做好設備使用的培訓工作,護士長負責監督每名使用設備人員能夠熟練操作,遵守操作規程和注意事項,從而有效延長設備的使用壽命,減少設備的購置成本,對由于操作不當引起的設備損壞做到責任到人,并承擔由此引起的維修費用。
(二)加強庫存管理1.高值耗材設置二級庫管理。在手術區域中心位置設立手術耗材二級庫房,由專人管理二級庫。二級庫中主要放置高值耗材及部分用量較大單價高于500元的耗材,手術前一天下午手術室護士通知二級庫管人員第二天手術所需用的高值耗材型號及數量,二級庫管人員根據通知單備貨并于手術當天將備好的高值耗材送至手術間,與巡回護士做好記錄交接工作;巡回護士記錄實際使用情況,并于手術結束后將剩余耗材帶回二級庫并與庫管員核對交接,庫管員依據出庫和收回高值耗材數量和金額確認實際耗材消耗情況。以網絡數據庫為平臺,以收費控制為主要手段,開發建立了耗材使用的流量及流向控制監督軟件,以隨時掌握耗材的使用,使有限的資源發揮最大的社會和經濟效益。2.加強低值耗材的庫存管理。財務處定期對庫存物資進行清查盤點,核實物資的實際庫存量,保證物資的安全性和完整性,并與物資器械中心的賬面記錄核對,確保賬實相符,賬賬相符。在低值耗材管理沒有完全信息化的前提下,耗材基本是“以領代銷”的模式,不能實現完全意義上的收支匹配,因此,盡量減少庫存積壓,確保收入與支出最大程度上的匹配。減少耗材申領時間限制,由原來一月領一次減少為每星期領用,庫存量也由原來的一個月,減少為一星期,只針對常用耗材備貨,對于特殊用品隨用隨領,降低庫存成本。衛生材料的庫存量采用現代化的信息管理系統,由相關部門及人員對庫存情況及衛生材料的入庫、驗收、領用、處置等過程進行監控,并按時進行盤點,在發現衛生材料積壓、超量以及快過期的現象時,物資部門與供應商進行及時地溝通與聯系,協商退貨或控制采購數量。
(三)及時準確進行收入成本核算可直接根據物價部門耗材加價原則核定的已收費記賬信息直接計提使用科室收入,再據庫房的出庫單對科室進行成本計提,實現了收入和成本的同步配比。這樣,避免由于廠商開具發票不及時導致收支不配比,另一方面也使收入和支出反映同一時期的實際情況。
(四)加強財務管理的職能加強財務管理職能,積極參與采購環節,對不同類型的衛生材料的成本做到心里有數,在采購時,保證醫療質量和技術的前提下,建議選用成本較低的耗材。協助物資部門確定最佳訂貨批量,最佳訂貨批量是指能夠使存貨的相關總成本(變動訂貨成本和變動儲存成本)達到最低點的進貨數量。醫院的耗材不能等用完再去訂貨,需要考慮保險儲備量、交貨時間等因素提前訂貨,所以醫院的醫用耗材要根據“存貨陸續供應和使用數學模型”制定最佳訂貨批量和考慮保險儲備量的再訂貨點。根據以往數據情況,計算合理采購量提供給物資部門,合理采購,減少流動資金的占用。手術室成本較高,每年成本支出都在1000萬元以上,因此,將手術室成本納入預算,年終時對實際成本與預算成本進行比較分析,針對存在的問題,深入分析,并提出意見,在下年預算時根據執行情況進行修訂。
(五)規范手術臨床路徑,規定手術基礎用量外科手術有許多手術都是常規手術,通過記錄和統計這些常規手術所消耗的材料,理順手術的環節和步驟,即可得出手術的基礎用量。對于常規手術按照手術流程嚴格控制臨床路徑并規定每一環節所使用耗材的型號和數量,做到每臺手術只提供基礎用量,對于超常規用量需特殊申請,在很大程度上減少了材料使用的隨意性。
(六)根據不同的屬性采用不同的成本計入方式為增強手術室及所有手術人員成本節約意識,將手術室成本按照“誰受益,誰分攤”方式計入各使用科室。1.低值耗材成本通過記錄消耗量計入科室。低值耗材主要通過巡回護士填寫《術中一次性耗材填寫單》將每臺手術耗費的低值耗材數量記錄下來,再按照耗材單價與數量相乘得出每臺手術的低值耗材成本,每月匯總將耗材成本計入相應手術科室。2.設備成本主要通過租借費形式計入科室。將設備折舊及維修保養成本全部納入手術室,再根據設備受益科室不同進行分攤。對于專用設備其成本全部由使用科室承擔;對于通用設備,使用設備科室需承擔租借費用,以便于設備的更新。租借費用根據科室使用頻率不同而承擔相應成本,如腔鏡設備,每臺手術應承擔的設備租用費用=(設備月折舊費用+維修保養費)/平均月使用設備手術例數,按照科室實際使用臺次與每臺手術租用費用相乘得出科室應承擔的設備折舊成本計入相應科室中。