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檔案綜合管理分類方案范文第1篇

二十世紀八十年代末期開始，按照國家、省檔案局的有關(guān)規(guī)定，市縣檔案行政主管機關(guān)以開展檔案目標管理達標活動為主要手段，督促指導各機關(guān)、企事業(yè)單位在加強檔案行政管理、規(guī)范檔案業(yè)務、改善保管條件、開發(fā)檔案利用等方面進行整改提高，實現(xiàn)檔案室工作的規(guī)范化、制度化建

設(shè)。多年來，經(jīng)檔案行政主管機關(guān)和有關(guān)市縣級單位的共同努力，大多數(shù)單位通過了檔案目標管理等級標準驗收，全面提高了機關(guān)、企事業(yè)單位檔案綜合管理水平，形成積累了一大批保存價值大、整理質(zhì)量好的檔案資源，為檔案館豐富館藏并順利接收檔案奠定了堅實基礎(chǔ)。

然而，我們也應清醒的看到，近年來，機關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作的鞏固發(fā)展情況并不令人樂觀。從臨滄市、縣級單位檔案工作現(xiàn)狀看，新情況不斷發(fā)生，老問題又恢復重現(xiàn)，新老問題交織在一起，給檔案室工作的向前發(fā)展造成了嚴重障礙。主要表現(xiàn)在：少數(shù)單位檔案法制意識淡薄，不依法履職的現(xiàn)象在一定范圍內(nèi)不同程度存在，檔案管理混亂的落后狀況得不到及時改變；部分單位檔案目標管理達等級標準成果不能鞏固發(fā)展，檔案業(yè)務建設(shè)出現(xiàn)倒退，不能按時完成年度歸檔，檔案室工作年度考核檢查僅為基本合格或不合格；新領(lǐng)域、新單位的組織者或當事人，不明白怎樣建立并開展檔案工作，單位成立初期，文件材料收集不齊，檔案管理混亂現(xiàn)象較普遍；一些單位隨著機構(gòu)、人員的調(diào)整變更，沒有及時配備檔案人員，檔案工作出現(xiàn)了斷層現(xiàn)象。

針對上述存在問題，究其原因可能很多，但歸結(jié)起來，主要還是不了解掌握開展檔案工作的基本途徑，沒有堅持依法治檔，無章可循，無徑可行而造成的。突出表現(xiàn)在責任不落實，無人具體管；任務不明確，不知怎么做；檔案專業(yè)技能欠缺，做不好。因此，把握開展檔案工作基本途徑，堅持依法管理，認真做好檔案室工作是對各立檔單位的客觀要求。

二、做好市縣級單位檔案工作的基本途徑

確保市縣級單位檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，涉及的具體工作內(nèi)容雖然很多，但是，萬變不離其宗，只要牢牢把握住開展檔案工作的基本途徑，其他問題就能迎刃而解，抓住了關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案室工作就會得到鞏固發(fā)展。經(jīng)多年的工作實踐總結(jié)，筆者認為，做好各單位檔案室工作的基本途徑就是：建立健全檔案工作體制，堅持依法辦事；明確職責任務，切實履行職責；掌握業(yè)務技能，規(guī)范檔案管理。

（一）、健全檔案工作體制，堅持依法辦事

建立健全機關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作體制，形成開展工作的有效運行機制，提供堅強組織保證，是做好檔案工作的根本前提。當前一些單位檔案工作不能正常開展，最關(guān)鍵的一點，就是隨著單位領(lǐng)導和檔案人員的變更，檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員沒有及時調(diào)整充實，出現(xiàn)了無人管的不良狀況。綜合檔案室形同虛設(shè)，發(fā)揮不了職能作用。各級各立檔單位必須提高檔案法制意識，依照檔案法律法規(guī)，健全完善檔案工作管理體制，保證檔案工作依法開展。

《中華人民共和國檔案法》、《云南省檔案條例》都明確規(guī)定：國家機關(guān)、企事業(yè)單位應設(shè)置檔案機構(gòu)和配備檔案人員，負責管理本單位的檔案，并對下屬單位的檔案工作實施監(jiān)督指導。健全機關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作體制，實質(zhì)上就是成立檔案工作機構(gòu)，明確檔案工作有領(lǐng)導分管，有專人具體負責，這種管理體制的形式，就是要成立并健全各單位的綜合檔案室，發(fā)揮其管理職能作用。多年檔案工作實踐告訴我們，在各立檔單位內(nèi)成立綜合檔案室，明確單位分管領(lǐng)導，確定綜合檔案室主任和檔案人員，并根據(jù)內(nèi)設(shè)機構(gòu)情況配備兼職檔案人員，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是符合當前檔案室工作實際的。綜合檔案室負有集中統(tǒng)一管理本單位檔案和監(jiān)督指導所屬單位檔案工作雙重職能，既要對本單位全部檔案實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。又要切實監(jiān)督指導好下屬單位的檔案工作。

在健全檔案工作體制的基礎(chǔ)上，要堅持依法管理，實現(xiàn)檔案工作的“有法必依，執(zhí)法必嚴、違法必糾”，用法制保障檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。各單位堅持依法管理檔案工作，主要是體現(xiàn)在制定并認真執(zhí)行檔案工作制度，用制度保證各項具體任務的順利完成。一般機關(guān)、企事業(yè)單位，應建立并落實好檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員崗位職責、檔案工作綜合管理辦法、文書處理、歸檔文件整理、檔案保管、保密、利用、鑒定銷毀等制度。

（二）、明確職責任務，切實履行職責

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》和《云南省檔案條例》有關(guān)規(guī)定，機關(guān)、企事業(yè)單位檔案機構(gòu)履行下列職責：“貫徹執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)和國家有關(guān)方針政策，建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度；指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作；統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案；監(jiān)督指導所屬機構(gòu)的檔案工作。”國家對各級各立檔單位的檔案工作法定職責是十分明確的，關(guān)鍵是要認識到位，依法履職。

按照國家有關(guān)規(guī)定，機關(guān)、企事業(yè)單位要進一步明確在檔案管理方面的職責任務，增強責任心和使命感，尤其是要制定出檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員的具體職責任務，便于監(jiān)督、檢查、落實。首先要明確單位分管領(lǐng)導的職責，主要從加強領(lǐng)導，把檔案工作納入 計劃和議事日程，創(chuàng)造工作條件，督促檢查落實上加以規(guī)定。其次要明確綜合檔案室主任的職責，主要從組織學習檔案法規(guī)和業(yè)務標準，督促收集歸檔工作，對本單位檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度等進行規(guī)定。第三是要明確檔案人員的職責，主要從統(tǒng)一管理本單位全部檔案，統(tǒng)一檔案業(yè)務標準，組織開展各類檔案的歸檔整理，確保歸檔質(zhì)量，業(yè)務建設(shè)規(guī)范化、積極提供利用等進行規(guī)定。只有任務明確，職責分明，檔案管理網(wǎng)絡(luò)各崗位人員各負其責，認真履職，按制度辦事，才能保證檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（三）、掌握業(yè)務技能，規(guī)范檔案管理

市縣級單位在健全工作體制，明確職責任務的基礎(chǔ)上，關(guān)鍵就看檔案專兼職人員是否熟練掌握檔案專業(yè)技能，結(jié)合單位實際，切實做好各類檔案的收集歸檔和保管利用工作。從邊疆民族地區(qū)市縣級單位實際出發(fā)，面對檔案專兼職干部新手多，業(yè)務生疏，開展檔案工作難度大的狀況，綜合檔案室檔案人員，在學習掌握檔案工作標準的基礎(chǔ)上，應把握并做好三個環(huán)節(jié)的關(guān)鍵工作。

1、制定好全宗內(nèi)檔案實體分類與保管期限劃分方案。樹立起統(tǒng)一管理全宗內(nèi)各類檔案的觀念，結(jié)合單位實際制定出一個科學、適用的檔案分類及保管期限劃分方案，規(guī)范全宗內(nèi)各類檔案實體的歸檔整理。綜合檔案室檔案人員首先要了解掌握全宗檔案的構(gòu)成情況，分清檔案門類、明確歸檔范圍、正確判定歸檔文件保管期限。其次要制定出檔案分類及保管期限劃分方案，基本方法是：

第一，分清檔案門類。就市縣級單位一般情況看，檔案門類主要有：文書、會計、科技（基建）、音像、實物、職工檔案。少數(shù)單位還有專業(yè)（業(yè)務）檔案。第二，對每一門類檔案進行分類，合理設(shè)置類目。比如有的單位就把文書檔案分為綜合類、組織人事類、業(yè)務類（體現(xiàn)主要職能特點的類別）。第三，確定基本歸檔范圍條款，在每一門類檔案的類目之下，細分出歸檔范圍條款。第四，對歸檔范圍的文件劃定參考保管期限。把檔案門類、類目、歸檔范圍條款、保管期限等項目內(nèi)容以表格形式制作出來，就形成了檔案分類及保管期限劃分方案。示例：

某單位檔案分類及保管期限劃分方案

檔案

門類

類目

歸檔范圍條款

保管

期限

一

文

書

檔

案

┊

略

綜

合

類

┊

略

1.本單位年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計表。

2.本系統(tǒng)下屬單位年度工作總結(jié)、統(tǒng)計表、重要報告。

3．有關(guān)行政主管機關(guān)普發(fā)的就業(yè)、勞動保障、獎懲、工資政策規(guī)定。

┊

略

永久

長期

短期

二

會

計

檔

案

┊

略

會

計

憑

證

類

┊

略

1.本單位會計原始憑證、計帳憑證、傳票匯總表。

┊

略

15年

一個立檔單位的檔案分類及保管期限劃分方案，是指導并規(guī)范本單位各類檔案歸檔整理的重要業(yè)務文件，它能使檔案人員在從事檔案工作時，一目了然的進行對號入座的歸檔整理，便于較好地把握歸類合理、范圍清楚、期限判定準確、確保歸檔質(zhì)量的要求，從而保持檔案業(yè)務規(guī)范化建設(shè)的連續(xù)性。檔案分類與保管期限劃分，根據(jù)不同的檔案門類，國家檔案行政主管機關(guān)和專業(yè)主管機關(guān)有不同的規(guī)范要求，要結(jié)合實際選擇參照標準。值得注意的是，企業(yè)檔案分類還要參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》。

2、依照檔案分類方案和相關(guān)業(yè)務標準，開展認真細致的歸檔整理工作。在堅持遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管利用原則的前提下，按照各門類檔案的具體標準和分類方案，對各類歸檔文件材料進行收集、分類、鑒定、組件或組卷、裝訂、排列、編檔號、編目錄、裝盒、統(tǒng)計、上架等的規(guī)范化整理。檔案專兼職人員必須掌握并應用好如下的規(guī)范標準，即：文書檔案整理執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》；會計檔案整理執(zhí)行《會計檔案管理辦法》；科技檔案整理執(zhí)行《科學技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求》；音像檔案整理執(zhí)行《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》；電子文件歸檔整理執(zhí)行《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，等等。

同時，各立檔單位上一年度文件歸檔整理，必須在下一年的6月底前完成，并向同級檔案行政主管機關(guān)報送歸檔情況。檔案室工作年度考核檢查必須達到合格。真正建立起管理科學、業(yè)務規(guī)范、保管安全、方便利用的檔案室工作。

檔案綜合管理分類方案范文第2篇

2004年5月，安徽省在和縣開展檔案資源整合試點。到2005年10月，和縣交通局、建設(shè)局、房產(chǎn)局、國土資源管理局等部門先后向和縣檔案館移交了各自形成的專業(yè)檔案。同年11月30日，省委、省政府在和縣召開檔案管理模式改革現(xiàn)場會，向全省推廣和縣做法。此次會議將“檔案資源整合”定名為“檔案管理模式改革” (本文統(tǒng)稱“模改”)。隨后，省委、省政府辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《安徽省檔案管理模式改革方案》 (以下簡稱《方案》)。《方案》明確了改革的總體目標，即從2006年起，用2到3年的時間，在全省范圍內(nèi)建立起“歸屬明晰、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，門類齊全、結(jié)構(gòu)合理，管理科學、服務高效”的國家檔案資源管理新模式。圍繞這一目標，《方案》將整合資源、創(chuàng)新體制、強化服務確定為改革的三項任務。

《方案》的實施取得了多方面成效。第一，國家綜合檔案館館藏得到豐富和優(yōu)化，從已開展“模改”的縣(區(qū))來看，國家綜合檔案館館藏數(shù)量平均增長了5倍，專業(yè)檔案與文書檔案的比例由原來的1:6變成6:1。第二，檔案利用量大幅增長。僅2006年，“模改”后的國家綜合檔案館接待查檔人次和提供檔案數(shù)量就分別比2005年增長了4倍多和5倍多。第三，加快了國家綜合檔案館建設(shè)的步伐。專業(yè)檔案的大量進館，促進了國家綜合檔案館的新建、改建和擴建工作。2005年以前，安徽全省每年新開工建設(shè)的國家綜合檔案館不超過5座。2006年，新開工建設(shè)的國家綜合檔案館達到10座，總建筑面積3萬平方米，總投資3000萬元。2007年新建檔案館數(shù)達到17座，總建筑面積近7萬平方米，總投資9460萬元。第四，管理成本大幅下降。專業(yè)檔案由國家綜合檔案館集中保管，改變了原來多頭建館、重復投入、重復設(shè)崗等情況，管理成本由此大幅下降。第五，管理水平顯著提高。“模改”后的專業(yè)檔案管理普遍實現(xiàn)了規(guī)范化，杜絕了原先由散存導致的散失、散亂現(xiàn)象。

同時，安徽的“模改”也在全國引起強烈反響。過去兩年，計有30多個省、市、自治區(qū)以及副省級市、計劃單列市的檔案部門領(lǐng)導率員到安徽考察“模改”。甘肅等地借鑒安徽做法，開展了頗具聲勢的檔案資源整合工作。

涉檔法律法規(guī)對于“模改”的制約

“模改”的主要目的是理順關(guān)系，確立檔案管理、利用新體制。從安徽的實踐來看，新體制的核心內(nèi)容有兩點：一是變專業(yè)檔案的分散保管為國家綜合檔案館的集中保管；二是變檔案行政管理上的各自為政為檔案行政部門的一家主管。前者事關(guān)物權(quán)，后者涉及職能，二者的任何變更和調(diào)整，都應建立在法律的基礎(chǔ)上。但從目前來看，則缺少這一基礎(chǔ)。

《中華人民共和國檔案法》第八條規(guī)定：“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。”對于“中央和縣級以上地方各級各類檔案館”，作為部門規(guī)章的《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》將其分為三類，即各級國家檔案館、部門檔案館、企事業(yè)單位檔案館。對于“各級國家檔案館”，《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》又將其細分為綜合檔案館和專業(yè)檔案館。同樣，經(jīng)國務院批準的《科學技術(shù)檔案工作條例》也明確要求“國務院所屬的各專業(yè)主管機關(guān)，根據(jù)需要建立專業(yè)檔案館，收集和保管本專業(yè)需要長期和永久保存的科技檔案”。機構(gòu)是管理體制的依托，機構(gòu)形式?jīng)Q定著管理職責。檔案館的“分類”設(shè)立，由此決定了專業(yè)檔案的部門所有和分散保管。

以上是“分割”，再看“分治”。

按照《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案工作應由檔案行政管理部門主管。但是，同樣作為法律的《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》則另有規(guī)定，即“建設(shè)單位未在建設(shè)工程竣工驗收六個月內(nèi)向城鄉(xiāng)規(guī)劃部門報送竣工驗收資料的，由所在地城市、縣人民政府城鄉(xiāng)規(guī)劃部門責令限期補報；逾期不報的，處1萬元以上5萬元以下的罰款”。所謂“逾期不報”，用檔案界的行話來說，就是“逾期不歸檔”。對此行為， 《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法規(guī)定，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予處罰。 《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》卻將這一行為的處罰權(quán)授予城鄉(xiāng)規(guī)劃部門。按照法律規(guī)定，同一地區(qū)的同一行政行為，只能有一個執(zhí)法主體。顯然，這里出現(xiàn)了兩個執(zhí)法主體，由此造成了檔案行政管理的“分治”。類似“分治”規(guī)定在《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》等法規(guī)、規(guī)章中同樣存在。

由上可知，目前在檔案管理體制上存在的“分割”、 “分治”現(xiàn)象，均于法有據(jù)。不同的只是前者為法律法規(guī)的統(tǒng)一規(guī)定，后者系法律法規(guī)的相異規(guī)定。但不管是前者還是后者，都對“模改”形成了制約。

在安徽，“制約”的主要表現(xiàn)是少數(shù)省直部門依據(jù)于己有利的涉檔法律法規(guī)，堅持“分割”，堅守“分治”，不為“模改”所動。有的部門甚至采用下發(fā)文件、召開會議、開展專業(yè)檔案執(zhí)法檢查等方式，要求市、縣專業(yè)主管部門依法加強專業(yè)檔案機構(gòu)建設(shè)，進一步履行對專業(yè)檔案的行政管理職責。少數(shù)省直部門的阻拒和背行，使市、縣一些專業(yè)主管部門處于兩難境界。究竟是按《方案》行事，還是照上級業(yè)務主管部門的要求去做?按《方案》行事，必然會開罪于上級業(yè)務主管部門。弄得不好，還會受到通報批評。實際上有的縣(市)的專業(yè)主管部門由于參與“模改”已經(jīng)受到通報批評；反之，照上級業(yè)務主管部門要求去做，強化“分割”、“分治”，又與《方案》規(guī)定不符。“兩難”引發(fā)猶疑，猶疑造成觀望，最終影響“模改”推進。事實也是這樣。由此可見，法律規(guī)定的不一致和一些內(nèi)容的缺失，對“模改”的制約不僅是認識上的，更是實踐中的。

檔案綜合管理分類方案范文第3篇

一．領(lǐng)導的重視與大力支持，保證了檔案工作的順利開展。

自從教育中心成立以來，原單位的職能擴大，職能處室增多，需要歸檔的材料猛增。中心領(lǐng)導及時調(diào)配人員，成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機構(gòu)。并積極鼓勵、支持檔案人員參加區(qū)檔案局組織的各項專業(yè)培訓。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓且取得了上崗資格證書。對于合并后的檔案工作，中心分管領(lǐng)導多次與區(qū)檔案局領(lǐng)導協(xié)商，重新確立了《教育中心檔案分類試行方案》、《教育中心編研工作實施方案》、《教育中心20*年檔案工作試行方案》。并牽頭召開了中心檔案工作會議。組織檔案人員學習了《歸檔文件整理標準》，分析了當前中心檔案工作的形勢，布置了《20*年檔案工作的計劃》。在工作中，不論中心的資金多么緊張，保證為檔案人員訂閱檔案雜志，對檔案工作使用設(shè)備及裝具的購買也從來都是大力支持。為了促進中心檔案工作現(xiàn)代化的進程，中心領(lǐng)導還專門為檔案室配備了兩臺專用電腦、一臺復印機、一臺激光打印機；考慮到現(xiàn)在中心兩院辦公的不便，還特意購買了兩套《今易》檔案管理軟件。

二．加強培訓，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識水平。

中心成立以后，新成立的檔案工作機構(gòu)中，有不少人員從來沒接觸過檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發(fā)展，檔案工作又出臺了一系列新的法規(guī)、制度及實施方案，這就要求全體檔案人員緊跟形勢，不斷學習，不斷更新自己的專業(yè)知識，提高自己的專業(yè)技能。為此，我單位堅持從兩個渠道對檔案人員進行培訓。一是積極組織檔案人員參加區(qū)檔案局組織的所有培訓，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關(guān)信息，不斷更新自己的觀念。二是結(jié)合本單位的實際，制定我單位的學習計劃，定期組織檔案人員學習。先后學習了《歸檔文件整理標準》、《文書檔案保管期限表》、《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《20*年檔案工作要點》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類編號方案》等等材料，同時還對所有檔案人員進行了使用《今易》軟件的培訓。通過這些培訓，提高了所有檔案人員的專業(yè)知識水平。從而保證了入庫檔案的質(zhì)量，為檔案的開發(fā)利用打下了堅實的基礎(chǔ)。

檔案綜合管理分類方案范文第4篇

關(guān)鍵詞：建筑企業(yè) 企業(yè)改革 二次開發(fā) 信息化建設(shè)

中圖分類號： C29文獻標識碼： A

近年來，信息化已成為當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。然而許多中小型建筑施工企業(yè)的信息化建設(shè)仍停留在表層，特別是許多中小型企業(yè)仍在發(fā)展、改革期，企業(yè)管理體系、業(yè)務流程、業(yè)務數(shù)據(jù)分類搜集及統(tǒng)計應用仍未形成高度標準化、規(guī)范化，同時缺乏對信息化建設(shè)及建筑施工各業(yè)務專業(yè)均熟悉的專業(yè)人才，若直接引進基于成熟大型建筑施工企業(yè)設(shè)計成型、動輒上百萬元的建筑施工綜合項目管理信息化系統(tǒng)，不僅需要在一開始就投入大量人力物力去進行需求調(diào)研、業(yè)務梳理，而且往往因系統(tǒng)與企業(yè)的管理模式不一致導致水土不服、舉步維艱；另外又因為該類系統(tǒng)缺乏大幅度優(yōu)化及變更的靈活性，在企業(yè)日后的改革中跟不上改革的變化需求，反而成為企業(yè)改革的絆腳石。

2013年，陜西宏遠建設(shè)（集團）有限公司技術(shù)信息中心通過提出“梳理業(yè)務與方案實施同步進行，業(yè)務管理與信息系統(tǒng)同步優(yōu)化”的創(chuàng)新方式，即“在分層次階段進行業(yè)務情況及需求調(diào)研、業(yè)務流程梳理的同時，通過自行二次開發(fā)設(shè)計出各種量身定制的業(yè)務功能解決方案，并不斷在方案實施的實踐中與業(yè)務管理同步進行優(yōu)化”的方式，使信息化辦公系統(tǒng)建設(shè)與企業(yè)管理改革相互促進、同步優(yōu)化、逐步完善，保證了信息化建設(shè)的順利開展。一年內(nèi)從零開始，以“小步快跑”的理念，迅速實現(xiàn)了集團的機房服務器、局域網(wǎng)、行政辦公業(yè)務、項目管理業(yè)務及項目成本管理等信息化建設(shè)。并在信息化建設(shè)進程中，推動各部門業(yè)務流程審批及管理制度規(guī)范化、標準化、形象化，業(yè)務審批職責及操作明確化、具體化，業(yè)務管理數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化及統(tǒng)計分析專業(yè)化；積極促進跨部門業(yè)務流程的整合及協(xié)同，推動管理體系、業(yè)務流程的環(huán)環(huán)相扣、層層閉合，使企業(yè)內(nèi)部信息、溝通更透明，各業(yè)務決策、管理更高效，為集團進一步推進精細化管理打下堅實基礎(chǔ)。

圖1陜西宏遠建設(shè)集團協(xié)同辦公系統(tǒng)登陸界面

一、信息化辦公系統(tǒng)軟件平臺的選擇

為實現(xiàn)企業(yè)“梳理業(yè)務與方案實施同步進行，業(yè)務管理與信息系統(tǒng)同步優(yōu)化”的信息化建設(shè)思路，合理選擇信息化辦公系統(tǒng)軟件平臺是關(guān)鍵的第一步。選擇的要點是：

1、企業(yè)能自行定制表單、流程：表單和流程管理是業(yè)務管理的基本核心，而隨著業(yè)務管理的不斷優(yōu)化，表單和流程的信息化方案變更是非常頻繁的，因此企業(yè)必須能夠自行定制、修改及優(yōu)化表單、流程，而不依賴于軟件公司的技術(shù)服務支持，確保信息化方案能最真實反映企業(yè)自身的業(yè)務管理理念及需求，并以最快速度將方案試運行及同步優(yōu)化；

2、企業(yè)能自行利用流程表單產(chǎn)生的數(shù)據(jù)實現(xiàn)基本的統(tǒng)計分析：通過信息化系統(tǒng)定制的表單及流程，使業(yè)務管理信息數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化，并根據(jù)設(shè)定自動分類、積累，其價值在于利用流程表單產(chǎn)生的數(shù)據(jù)實現(xiàn)基于二維數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)計分析，提高業(yè)務管理的精細化；

3、定制的表單、流程能實現(xiàn)跨部門業(yè)務流程的整合及協(xié)同，如流程之間的相互觸發(fā)、數(shù)據(jù)信息的交互，以便推動業(yè)務流程、管理體系的環(huán)環(huán)相扣、層層閉合；

4、因中小型建筑施工企業(yè)的人員普遍信息化技能水平偏低，要求信息化系統(tǒng)軟件必須是容易上手的操作界面及方式。同時要求信息化系統(tǒng)的管理及方案定制是基于模塊化、圖表化的平臺，以降低對信息化管理人員的軟件編程能力需求。

二、通過推行行政辦公業(yè)務，培養(yǎng)使用信息系統(tǒng)的概念及習慣

有許多企業(yè)在信息化系統(tǒng)建設(shè)的時候，急于求成、希望一步到位，要求在建設(shè)初期即完成所有業(yè)務的信息化方案的制定，這是很不合理的。因為企業(yè)推行信息化的初期，企業(yè)的管理決策層、業(yè)務部門管理人員，甚至企業(yè)自身的信息化建設(shè)管理團隊，對信息化系統(tǒng)建設(shè)的概念、所采用的信息化系統(tǒng)的認識仍很模糊；而許多企業(yè)此時的管理體系、業(yè)務流程、業(yè)務數(shù)據(jù)分類搜集及統(tǒng)計應用仍未形成高度標準化、規(guī)范化，因此這時候定制出來的業(yè)務流程信息化方案對企業(yè)來說，往往缺乏可操作性、可實施性，而且大部分僅僅是把紙張工作變成電子化而已，未能真正體現(xiàn)信息化建設(shè)對業(yè)務管理提升促進功能。

因此，信息化系統(tǒng)建設(shè)初期的關(guān)鍵任務是通過逐步推行一些企業(yè)內(nèi)部各部門通用、操作頻繁、流程已相對清晰明確的日常行政辦公業(yè)務，實現(xiàn)一些基本的統(tǒng)計分析功能；并結(jié)合多輪專題培訓、跟進優(yōu)化、跟蹤指導，使企業(yè)上下掌握信息化系統(tǒng)的基本操作，提高信息化使用技能，初步認識信息化系統(tǒng)、協(xié)同工作及其便利高效的概念，接受并認可信息化系統(tǒng)建設(shè)。如2013年3月，宏遠集團技術(shù)信息中心首先在集團總部推行如請休假及考勤、費用報銷、差旅費報銷、付款申請等業(yè)務流程，大大減少了各級人員在辦理這些業(yè)務時拿著單據(jù)到各部室找人、等人簽字的情況，使信息化建設(shè)在建設(shè)初期即建立了良好口碑及群眾基礎(chǔ)。同時培養(yǎng)大家“按信息化系統(tǒng)流程辦事”的習慣、建立基于表單及流程管理業(yè)務的思想，使各級人員在隨后參與更深層次的業(yè)務流程與信息化辦公系統(tǒng)協(xié)同結(jié)合、創(chuàng)造管理新模式的企業(yè)改革成為可能。另外通過這些過程使企業(yè)自身信息化管理團隊對所采用的信息化系統(tǒng)的各種界面、功能及局限，軟件的設(shè)計思路有深入了解，并能在下一步定制業(yè)務管理的信息化方案時充分利用信息化系統(tǒng)軟件平臺的各種功能。

三、“梳理業(yè)務與方案實施同步進行，業(yè)務管理與信息系統(tǒng)同步優(yōu)化”

綜合項目管理是建筑施工企業(yè)信息化建設(shè)的核心，涉及招投標、合同、資料檔案、質(zhì)量、安全、進度、造價、物資、設(shè)備、收入、成本、人力資源等多方面的業(yè)務。要實現(xiàn)所有業(yè)務的全部功能，就要求各業(yè)務表單、業(yè)務流程、業(yè)務數(shù)據(jù)分類搜集及統(tǒng)計應用已經(jīng)達到一定的標準化、規(guī)范化；要實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，就要求對業(yè)務數(shù)據(jù)、信息的結(jié)構(gòu)、分類方法是明確的；要實現(xiàn)各業(yè)務流程、管理體系的之間環(huán)環(huán)相扣、層層閉合，就要求各表單、流程之間的邏輯因果關(guān)系、數(shù)據(jù)交互需求是明確的。顯然，在推行綜合項目管理信息化系統(tǒng)的初期，要企業(yè)先梳理并解決這些問題再行整體定制綜合項目管理方案是難以實現(xiàn)的。

然而自2013年4月起，宏遠集團技術(shù)信息中心通過“梳理業(yè)務與方案實施同步進行，業(yè)務管理與信息系統(tǒng)同步優(yōu)化”的方式，實現(xiàn)了對上述難題的分散化解，在短短半年內(nèi)即建設(shè)完成并成功推行實施了招投標聯(lián)系申請及登記、合同審批及登記、項目施工組織設(shè)計、專項施工方案、項目人員及專業(yè)工種的資質(zhì)審批、現(xiàn)場質(zhì)量安全隱患整改發(fā)放-回復-驗收-評分、工程進度管理、工程款及工程費用收支、精細化項目預算-成本-物資-資金管理等業(yè)務功能，其該解決方案的核心設(shè)計理念包括以下三方面：

圖2陜西宏遠建設(shè)集團項目管理業(yè)務示例

（一）、建立工程項目的信息數(shù)據(jù)檔案，作為業(yè)務流程的數(shù)據(jù)信息交互中介平臺

傳統(tǒng)的綜合項目管理實施方案，采取流程與流程直接關(guān)聯(lián)來實現(xiàn)流程的閉合及數(shù)據(jù)的交互，這就要求在建立項目管理實施方案時必須嚴格按照各業(yè)務流程的上下游邏輯關(guān)系，逐個梳理及定制方案（如先要實現(xiàn)了投標申請流程、才能實現(xiàn)有開標及中標登記、然后是合同會審、合同登記等）；也因此在推行一個業(yè)務流程時，不僅要求該流程的所有上游流程都已經(jīng)定制并推行，并且要將所有上游流程的實際業(yè)務數(shù)據(jù)都整理、補充錄入系統(tǒng)完畢，該業(yè)務流程才能在使用時有相應的流程表單關(guān)聯(lián)或數(shù)據(jù)進行調(diào)用，否則無法投入使用。而業(yè)務流程的梳理、信息化方案的定制及優(yōu)化是往往無法一步到位的，一旦在已經(jīng)完成上游業(yè)務流程定制及大量人力進行數(shù)據(jù)錄入后，在下游業(yè)務流程定制時才發(fā)現(xiàn)上游業(yè)務的流程、數(shù)據(jù)信息結(jié)構(gòu)、分類存在問題或者有優(yōu)化空間時，就會出現(xiàn)需要從問題業(yè)務流程開始往后重新定制所有流程并重新錄入所有相關(guān)流程數(shù)據(jù)的尷尬局面，而且也嚴重打擊了相關(guān)業(yè)務人員配合信息化建設(shè)的積極性及信息化管理人員對于不斷優(yōu)化業(yè)務方案的主動性。

宏遠集團技術(shù)信息中心在建設(shè)綜合項目管理信息化業(yè)務功能的一開始，首先確定有哪些信息、數(shù)據(jù)是綜合項目管理的各核心業(yè)務流程都需要用到的、并作為關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)在核心業(yè)務流程之間交互的（如項目名稱、項目編號、項目經(jīng)理、工程合同價格、合同工期、分公司、地區(qū)等），迅速組織相關(guān)信息數(shù)據(jù)的首先發(fā)起部門（經(jīng)營部）整理相關(guān)信息的清單、與其他部門統(tǒng)一信息數(shù)據(jù)的分類及編碼標準及規(guī)范，并完成核對。然后以此清單為依據(jù)，在信息系統(tǒng)上建立工程項目的信息數(shù)據(jù)檔案，作為隨后定制推行的所有項目管理業(yè)務流程的數(shù)據(jù)信息交互平臺（即信息數(shù)據(jù)寫入保存及調(diào)用讀取的底表），并隨著業(yè)務流程及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、分類標準的逐個梳理、定制及不斷優(yōu)化，不斷將需要跨業(yè)務交互的數(shù)據(jù)信息項目在整理形成標準化、規(guī)范化后逐步增加至項目檔案的樣表中。

這種以項目檔案為業(yè)務流程之間的信息數(shù)據(jù)交互的中介平臺，并將同一項目的不同業(yè)務流程通過項目檔案進行中介關(guān)聯(lián)閉合的方式，使業(yè)務的梳理及信息化方案的制定僅僅需要根據(jù)流程與項目檔案表的數(shù)據(jù)交互關(guān)系的梳理明確來制定，因此企業(yè)可以根據(jù)自身需要及標準化、規(guī)范化程度，優(yōu)先選擇核心業(yè)務來逐步梳理、定制并推出信息化方案。并且在使用時，可以直接由各業(yè)務流程的使用者，在第一次發(fā)起某個項目的某個流程表單時，在發(fā)現(xiàn)當前表單讀取該項目檔案中缺少相關(guān)數(shù)據(jù)信息記錄時，才進行該項目的相關(guān)缺失數(shù)據(jù)信息整理并填寫至該業(yè)務表單中，再由該表單寫入對應項目的檔案中，并在下一次其他業(yè)務流程調(diào)用時由其他業(yè)務人員進行核對確認的方式。若在方案投入使用后，對方案重新定制優(yōu)化，則僅僅需要在項目檔案樣表修改或增加數(shù)據(jù)信息項目，然后在實際使用并調(diào)用項目檔案數(shù)據(jù)信息時，再行按需實時補充即可。這樣就實現(xiàn)了分散式業(yè)務數(shù)據(jù)的梳理并健全完善各個項目檔案上不同業(yè)務所需保留利用的交互數(shù)據(jù)信息，這樣就避免了在每個業(yè)務推行開始就要求相關(guān)部門投入大量人力進行數(shù)據(jù)梳理及整理的尷尬。

（二）、充分發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢，定制高度信息化的業(yè)務表單及流程

在各業(yè)務表單及流程的梳理及方案制定時，更需要充分利用信息化系統(tǒng)的顯示方式多元化、流程管理智能化、數(shù)據(jù)處理自動化等優(yōu)勢，深入定制業(yè)務管理功能。比如在施工質(zhì)量安全管理中的隱患整改業(yè)務功能中，宏遠集團技術(shù)信息中心將傳統(tǒng)的現(xiàn)場質(zhì)量安全隱患整改要求單、隱患整改回復單、隱患整改驗收單整合在一張隱患整改單上，確保整改要求、回復、驗收各環(huán)節(jié)的一一對應及閉合；通過圖文并茂方式增強隱患整改各階段信息描述的具體性及針對性；通過預先制定流程判斷，使表單根據(jù)表單中的項目部信息，將隱患整改自動發(fā)放至對應項目現(xiàn)場質(zhì)量、安全責任人賬號，并根據(jù)隱患整改信息是否完畢，符合要求自動判斷是否允許提交回復；通過預設(shè)列表選擇的方式進行隱患嚴重程度、隱含整改落實情況的信息錄入，及自動計算項目月檢得分，加強了月檢評分制度及項目之間比較的客觀性及有效性。

圖3項目管理業(yè)務：隱患整改管理示例

2013年7月，為配合集團試點精細化項目管理需求，宏遠集團技術(shù)信息中心設(shè)計并開發(fā)了精細化項目成本管理業(yè)務解決方案，該方案同時實現(xiàn)了工程款收入及支付、項目費用付款及報銷、項目資金管理、材料工具設(shè)備進出場、出入庫、使用消耗、及盤點等精細化管理所需的表單審批及登記流程。

圖4精細化項目成本管理方案

檔案綜合管理分類方案范文第5篇

（一）區(qū)分不同價值

檔案提供利用是以館（室）藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務的一項檔案業(yè)務工作。實現(xiàn)檔案價值的邏輯起點是指檔案在滿足人們需要，體現(xiàn)其使用價值的具體實踐的邏輯行程中所經(jīng)歷的首要環(huán)節(jié)。因此，我們要依照《機關(guān)檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍不同文件價值，劃定不同保管期限。通過將不同價值的文件區(qū)別整理，可以合理使用人力，物力、財力和時間，同時不同價值的文件經(jīng)過整理后相對集中，為日后檔案進行保管利用，以及到期移交進館也提供了方便。由此可見，檔案客體一經(jīng)形成，就與未來的檔案用戶之間存在著一種潛在的價值關(guān)系。而檔案的價值只有當檔案客體獲得檔案用戶的實際利用時，其與檔案用戶主體所構(gòu)成的潛在價值關(guān)系才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的價值關(guān)系，檔案價值才得以真正實現(xiàn)

（二）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系

在整理原則中，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。因此，保存檔案并非是檔案工作的目的，而只是檔案工作的開始，遵循文件的形成規(guī)律，提供檔案為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務，并產(chǎn)生良好的社會效益和經(jīng)濟效益是一切檔案管理工作的最終目的。所以，進行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

（三）要便于保管利用

這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。執(zhí)行文件級整理，正是新形勢下對這一原則的合理發(fā)揮。從根本上說，保管和利用是相互影響，相互制約的關(guān)系，任何片面地強調(diào)某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時不強調(diào)事由，不區(qū)分保管期限。完全按歸檔文件形成時間或文號對歸檔文件進行排列，依靠計算機進行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由或問題的檔案被分散到多個檔案盒中，從長遠看，特別是對檔案移交進館之后，將會給系統(tǒng)利用檔案帶來很大困難。因此，在處理類似問題時，要堅持以便于保管利用為出發(fā)點，具體情況具體處理，才能更好地實現(xiàn)文件整理目的。

二、不斷規(guī)范文書檔案管理途徑

（一）做好分類，嚴格登記

對歸檔文件進行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對將來館室的系統(tǒng)化管理都有重要的意義。首先，在一年度下進行歸檔文件分類。這是以“件”為單位進行分類。歸檔文件的分類是整理工作中的一個非常重要的環(huán)節(jié)，分類工作的好壞直接關(guān)系到歸檔文件整理的質(zhì)量。各單位要根據(jù)自身的特點，按照科學、適用的原則，選擇分類方法，制定分類方案。其次，按“年度―保管期限”方案分類。按這種方案分類的單位，就是將一年度應歸檔的文件材料按永久、長期和短期三種保管期限分開。但在這一階段因還未對文件進行劃分保管期限，所以，按這種方案整理的單位，在此只按確定“件”的原則，將一“件”的文件材料分在一起。等到歸檔文件劃分保管期限時，再按保管期限分開。另外，要嚴格登記。對本單位的收發(fā)文件進行登記，保證本單位主要文件的系統(tǒng)齊全。本單位發(fā)文，應編號發(fā)出，單位收文應先登記后使用。通過登記，對來往行文、機關(guān)內(nèi)部文件、會議文件等逐件建帳，做到家底清楚，有據(jù)可查。

（二）提高檔案管理人員的綜合服務能力

檔案人員要練就過硬的業(yè)務技能，檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新，努力使檔案服務成為一項面向大眾的服務，讓越來越多的人能正確認識和利用檔案。

（三）要提前布置、完善機制

首先，要提前布置。檔案是反映專員辦業(yè)務工作的重要載體。因此，我們必須要求將檔案建設(shè)作為深化本單位工作、推進業(yè)務機制建設(shè)和全面提升內(nèi)部管理水平的基礎(chǔ)工作，做好整理歸檔。其次，要完善機制。重點是要按照《檔案法》規(guī)定做好文書檔案保管期限表，結(jié)合實際完善本單位的文書檔案管理規(guī)定，確保文書檔案管理規(guī)范有序。本單位檔案管理部門要及時對各檔案員進行輔導，并按照新要求做好文書檔案的整理歸檔工作，確保檔案資料歸檔及時完整、保管規(guī)范有序、調(diào)閱快捷方便。第三，注重規(guī)范整理方面。落實專人負責檔案工作，嚴格按檔案歸檔整理的要求進行歸檔和整理，并結(jié)合電子設(shè)備進行操作，確保檔案規(guī)范化、信息化；在注重檔案“收、管、用”方面。按檔案保管要求，進行專柜保管，并明確檔案管理、保管、利用、借閱等各項制度，確保檔案保密性和借閱的規(guī)范性。