前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇庫房管理知識與技能范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發現更多的寫作思路和靈感。

庫房管理知識與技能范文第1篇

關鍵詞：化工企業；倉庫管理；問題；策略

中圖分類號：F715.6 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-00-01

一、引言

化工企業生產所需物資數量巨大，種類繁多，采購及庫存管理的控制環節也很多。由于企業生產對安全要求的特殊性，使物資供應責任重大，質量性能等稍有疏忽就有可能造成人員和財產的重大損失。為做好物資供應，確保生產正常進行，采購、驗收、保管、發放等都必須環環相扣層層把關，其中倉庫管理是物資管理中一個很重要的環節。

倉庫是企業存儲和保管物料的重要場所，庫房管理是企業物流管理的核心工作。庫存控制水平代表了一個企業總體的管理水平，高效的庫存控制管理是企業經營革新、降低成本的重要一步，如何改進與提高庫房管理水平，對企業保證生產供應、節約成本、提升企業競爭力具有現實意義。因此應按照科學管理原則對物料進行整體計劃協調和控制。

二、倉庫管理中存在的問題

1.計劃管理準確性預見性不強

格型號和數量不夠準確，對一些物資的消耗沒有預見性，往往造成供貨提前期不準，采購量不準，導致提前或延期交貨，造成物資積壓或者影響生產。

2.物資儲備不夠合理

庫存控制是企業物資管理核心之一，目前企業在庫存控制方面存在兩種現象：一種是企業的庫存量過大，有的物資早已淘汰，超儲積壓，占用大量庫存資金，也為盤點、清理、對賬等工作帶來不便。另一種是庫存短缺，影響到企業的生產，增加急用料，使物流成本上升。

3.估價入賬太多

估價入賬是貨到票未到時，為正確反映材料消耗的一種記賬方法；但現在廠礦單位簽訂合同協議或新品種物資要歸類編號，影響發票單據的及時開具，造成大量估價材料，給倉庫保管員和財務部門造成大量的重復勞動。

4.人員業務水平有待提高

目前大多數廠礦庫房已引進庫存管理軟件，但由于生產單位的材料員和一些保管員學歷和業務水平較低，缺乏專業的庫房管理知識和計算機技能，導致計劃批料領料還不能正常進行。

5.庫房辦公條件有待改善

廠礦很多庫房還沒有獨立的辦公室，保管員的辦公室就設在倉庫里，一些膠皮塑料等散發出有毒有害的物質和難聞的氣味，久而久之對保管員身心造成傷害，挫傷勞動的積極性。

三、提高倉庫管理水平的對策

1.提高計劃的準確性

加強物資需求計劃管理工作，提高采購效率。從物資供應部門的內外兩方面著手，提高計劃的準確性、及時性和規范性。一是建立物資計劃例會制，督促各環節及時處理計劃、接收反饋的信息、協調解決出現的問題。二是要求業務人員加強物資計劃工作，明確職責，確定相應的程序。接到物資需求計劃后，物資供應部門在了解需求特點的基礎上，保證確定性需求的及時供貨；并結合庫存情況設定安全庫存來應對儲備需求，主動對接，及時落實貨源，確保物資供應。

2.合理儲備物資，調整庫存結構

對于任何企業而言，保持一定的庫存是非常必要的。合理庫存可以使企業整體運作變得更為高效順暢。若庫存控制管理不當，將會給企業帶來缺貨率高，補貨不及時，庫存周轉不靈，或者無效庫存多，資金積壓，增加企業生產經營成本，給企業的生存與發展帶來影響。因此，對庫存進行有效的控制管理，合理安排物資品種和儲備比例尤為重要。

(1)建立對于多方有效的管理機制

對于多報不領或以領代耗的情況，應由用料單位和物資供應部門的相關人員進行溝通，建立一個對于多方都有效的約束管理機制。對于出現的缺貨、或者庫存物資過多的問題，不僅僅追究某個部門的責任，其他部門相關的人員也應承擔責任。否則用料部門多報計劃，物資供應部門全部采購，無法徹底解決庫存居高不下、物資供應部門的倉庫與用料單位的小庫并存的問題。

(2)供應與需求更緊密地聯系

物資供應單位與需求單位需要更緊密地聯系起來。物資供應部門應多了解用料單位是急用還是備用，具體什么地方用，用料單位應多了解庫存有多少，有沒有代用物資，有保障的供應時間長短等，減少供需過程中的脫節和超額采購問題。充分利庫，發揮庫存物資的作用，盡量提高庫存周轉率，減少報廢。

(3)及時處理庫房里的積壓呆廢料，減少資金占用

物資供應部門應經常對庫存需要進行調整，對于多年不動的物資、超過使用年限的物資進行處理報廢。積壓物資的處理應形成制度化和常態化，及時消化企業的不良資產，為企業減負。

(4)充分發揮倉庫在庫存控制中的作用

不能以傳統的認識認為倉儲只是存儲物資的場所，實現對物資收發料動態管理，對倉儲物資動態、周轉天數等進行統計，及時反映物資收發存動態、超儲、積壓和不合理庫存物資信息，有利于庫存資金分析，優化庫存結構，加速資金周轉，為決策提供依據。

3.做好估價工作

供應部門接到物資申請計劃后，組織貨源簽訂合同，審計科和分管領導及時審批，保證合同及時生效。對于沒有物資編號的新型物資或土產雜品等，及時申報及時編號。相關科室緊密配合，加快各個環節的運轉，以保證物資到貨時及時取得發票，減少估價物資。

4.提高人員素質和業務水平

隨著庫房步入電子化專業化管理，對庫房管理人員也提出更高的要求。保管員除了具備必須的業務知識外，還要擁有現代管理知識，按照生產與運作的管理知識，通曉現代倉儲物流理論并不斷應用到工作實踐，熟悉庫存物資的屬性，應用6S進行庫房現場管理，及時準確提供數據，充分發掘庫管物資的經濟潛力，實現倉庫管理新的飛躍。因此，要定期對庫房管理人員進行培訓，并制定激勵措施，調動員工的積極性。

5.改善辦公條件

把辦公室從庫房中獨立出來，給庫房配備必要的硬件設施，盡量減少庫存物資是有毒有害氣體傷害員工身心健康，使員工在干凈舒心的環境下愉快地工作。

庫房管理知識與技能范文第2篇

關鍵詞：煤礦；物資；庫存管理；計劃

煤礦生產所需配件材料數量巨大，種類繁雜，供應鏈和庫存管理煩亂多變，沒有一定的時序性。為很好地服務于生產，將庫房管理做到有序化采購、驗收、保管、發放、使用、維護必須相輔相成、嚴格把關。因此，庫存管理處于整個供應環節中關鍵性地位。

倉庫是煤炭企業儲存和保管企業物資配件的重要場地。庫房的標準化、精細化管理是確保煤炭企業物資管理的重要抓手。有效的庫存控制不僅是供應管理的章程，而且還代表了煤礦企業的管理水平和精細程度。科學高效的物資庫存管理是企業經營管理的重要手段，也是企業實現降本增效的的重要一步。現階段如何改善、革新供應管理水平，是煤礦保證生產正常時序、節約維護、高效量產的根本所需，關鍵所措。因此，庫房管理是整個生產和企業管理的關鍵所在。

一、煤炭企業物資庫存管理的不足與問題分析

1.物資庫存的計劃工作不準確。一些煤炭企業物資備件的指標型號和品名不匹配，對生產現場的物資需求計劃不了解、不明確，材料配件不能依時所需，竟而平凡造成物不及時、時不奏效。

2.存在物資長期閑置和利用率不高的現象。合理的物資庫存是保證企業安全高效生產的有利保障，但是并不是說企業就必須有一定的物資庫存，也不是每一類物資都必須備用。很多煤礦企業在物資庫存方面有兩類傾向：一是一些已過期的物資長期閑置，造成大量資金占用，也給盤庫和計劃工作造成了很大的障礙。其二是專用配件成本高采購偏小，在企業應急突發事件或者搶修時，往往造成供不應求，沒有備件等現象，造成企業突擊采購、高價采購，筑高了企業的物資采購成本和運營成本。

3.規格型號和名稱模糊入賬太多。規格型號和名稱模糊入賬貨到票未到、供應商不統一，如此常往賬務煩亂復雜。為能準確依實反映材料消耗及進賬的客觀明辨手續，建議企業逐部對采購進行統一招標進貨，這樣下來不僅可以避免物料混雜，而且在工作量上大有改觀，平均每年能節約往年材料消耗的20%。在今后的工作中希望能切實做到單事一意、諸事劃一，盡可能避免往復勞動力的無私奉獻。

4.從業人員綜合素質有待提高。當前，很多煤礦企業都采用了信息化管理平臺，借助網絡信息技術實現庫存科學管理。但是我們發現，在個別煤礦企業，一些材料員和庫房管理員往往是領導介紹的關系戶、完全不懂計算機技術的老年人或者為了工作清閑到此類崗位等等，以致材料的驗收入庫和使用發放不能做到細微嚴慎、科學規范。

二、強化提高物資庫存管理水平的對策

1.提高物資需求的預見性和計劃性。物資需求是必要的，但更重要的是對物資需求的深度了解，對物資計劃的剛性控制，最大限度降低物資采購的綜合成本。生產單位和物資供銷單位要加強溝通協調，定期通告生產對物資的需求計劃。物資供銷單位要以生產需求為己任，及時主動地確定貨源，在有效的生產時間內采購予以使用維護。

2.優化物資庫存的結構。對于每一個企業來說，保證一定的物資庫存是必要的也是很重要的。適量的物資庫存可以為企業整體運營提供硬件支撐。如果物資庫存管理不完善，物資缺貨或者備件補庫不及時，庫存運轉效率低下，廢舊物資擠壓過多等等，不僅會筑高企業的綜合運營成本，而且會造成企業計劃及決策的失真和缺位。

3.建立多方映射式管理機制。對于多報不領和以領代耗的情況，盡可能的回避此類現象長時間生存，應以用料單位和物資供應部門的相關人員有效溝通，建立多方合效簡約管理機制。建于缺貨、庫存物資積壓的問題，不單單是某個部門的問題和責任，更要深入到各個部門負責人。使用部門多報計劃，而供應及相關部門全部采購，這樣長此運作無法從根本改變庫存居高不下的局面，也難以杜絕小庫多量并存的問題。

4.物資供應與維護使用相輔相成。物資供應部門與生產部門要相互協和起來。物資供應部門應盡可能的了解使用部門的所需的物料為備用還是急用，用在什么地方；使用部門較大程度的掌握庫存物資，現在庫里有多少本部門所用的各種材料，保障生產的供應維持時間長短，盡量減少供應過程中的脫節和超額采購問題。入細入微，相互協作，相互了解充分利用庫房來徹底改善不良局面。

5.及時處置庫房積壓待廢設備材料，減少資金占用。物資供應及相關部門應經常進行庫房物資調整，多年不用的物資、超過使用時限物料進行處理。要制度有序的進行積壓物資處理，及時消除不良資產，減少無功負擔。

6.有效發揮庫存控制的作用。現如今倉儲不只是存儲物資的場所。實現對物資收發料動態管理，對使用物資的當前動態及周轉效率開展定期統計，依時反映物資收發存動態、超儲、積壓和不合理庫存物資信息，有利于庫存資金分析，優化庫存結構，合理資金周轉。實踐證明：庫存的高效利用是控制物資管理成本的重要抓手，各單位有必要在這方面下大力氣和真功夫。

7.改善名稱型號模糊入賬的現狀。名稱型號模糊入賬給倉庫和財務部門都帶來了不必要的往復勞動，而且會造成實物和財務帳套數據不一致。建議建立條碼掃描設備，進行出入庫的物料確認。

8.提高相關人員職業素質和業務水平。當前，企業已經進入信息化競爭時代，管理的電子化、信息化、智能化已經成為家常便飯，在這種情況下，企業必須要提高庫房管理人員的綜合素質和業務技能――加強現代管理知識的培訓，使他們對庫存管理與控制的重要性有更為深入和透徹的了解；加強職業道德培訓，特別是要加強他們的廉潔自律意識、效率意識、服務意識和市場意識，讓他們明白每一個備件都是企業的資產，每一臺備用設備都是企業安全生產的重要保證，提醒他們不要動歪腦筋、不要不敢不能損害企業的利益。

9.實行物資全過程管理，實現材料領用零浪費。煤礦企業月度材料預算指標下達、月度材料需求計劃網上申報與審批、刷卡領料以及自動掃描入庫、出庫、盤存、記賬和統計、考核、分析材料消耗情況的一體化管理。企業各單位月度材料消耗情況，在超市管理人員作賬務處理后，由內部市場化管理系統自動生成物資收發存報表，反映礦及各單位物資消耗情況。這樣以來，各單位可隨時查尋成本信息，有利于控制消耗，節約用材。同時，經營和物資供應部門可根據物資消耗情況及時統計物資消耗軌跡，分析投入規律，為物資儲備提供科學依據，減少不必要的物資儲備。

10.充分利用物資供應商的有利條件。高效的物資庫存管理必須有一定的物資供應商作為后盾，這是保證企業安全運作的重要保障。在確定供貨商的問題上，每一個煤炭企業要注意：分承包商供應的物資的質量必須真實可信，必須有技術質量部門出具的質量指標評價；分承包商的生產穩定、企業環境良好；分承包商的產品價格處于市場合理區間；承包商的客戶服務良好，企業誠信度高，履行合同良好，供貨時間按計劃、供貨渠道及運輸暢通；盡可能與承包商建立合作共贏、團結協作的戰略合作伙伴關系，并建立良好的付款協議制度。

三、結語

庫房管理知識與技能范文第3篇

【關鍵詞】 民營醫院； 藥房管理； 規范化建設

doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2014.18.039

近年來，因藥品引起的醫療糾紛和事故頻發，這加劇了醫患關系，損害了醫院的效益，而藥房是民營醫院中的重要組成部分，藥房管理水平的高低直接關系到藥品的優劣、用藥的安全及醫療質量，甚者會影響到整個醫院醫療工作的開展，因此，做好醫院藥房的管理工作意義重大[1]。同時，國家對醫藥事故也高度重視，還頒布了藥房管理法、用藥規范等一系列法規[2]。在這樣的大環境中，探討如何做好民營醫院的藥房管理工作，顯得尤為重要。本文中，筆者走訪了5家民營醫院，并通過對民營醫院藥房管理中存在的問題進行了分析，并探討提出針對性改進管理措施，旨在促進藥房管理工作的規范化。

1 民營醫院藥房管理中存在的問題

1.1 藥師工作者的學歷和能力偏低 民營醫院藥房工作人員的學歷普遍偏低，大部分醫院缺乏中高級藥師，職稱結構不均衡，不利于藥學專業的發展[3]。管理工作者的業務素質也不高，不利于提高藥品服務的質量。從藥學專業技術的角度分析，藥品工作者僅具備調配處方的技能，其專業能力較低，且不能很好地掌握藥品管理知識。

1.2 藥房基礎設施及硬件缺乏 在民營醫院藥房管理中突出的問題就是藥房的基礎設施落后及硬件缺乏，藥房一般占地面積小、環境條件差、通氣狀況差，有的醫院藥房沒有進行陰涼庫、常溫庫、冷庫的區域劃分，造成應在陰涼或冷凍處貯存的藥品放置在常溫下，時間長了影響了藥品的質量[4]。不少藥房藥庫未配置干濕度計，未按要求安裝調節溫度的設施，如空調、除濕機等，且對有濕度、溫度貯藏保管要求的藥品，不能采取相應的管控措施，造成部分藥品變質而被廢棄。

1.3 工作流程中藥師出現錯誤 民營醫院因工作流程不健全、不規范，藥師責任心不強，往往出現實操中的錯誤。（1）藥物調配錯誤：這種錯誤的發生與藥房工作人員的責任心不強有關，不認真負責造成藥物調配錯誤；藥房工作人員的工作量大且單調枯燥，重復性的工作也容易產生藥物調配錯誤；有的大藥方上的藥物較多，工作人員疏漏的可能性也很大，使得有的藥物漏掉，沒有配全；工作人員沒有按照標準的調配流程來操作也是重要的原因[5]。（2）藥物發放錯誤：該類錯誤的發生與藥物的名稱、劑量、劑型、包裝、過期錯誤相交叉，也會因為上述這些藥物差錯，而造成發放錯誤。還有一個重要原因是，在民營醫院患者的排隊沒有秩序，也沒有正規的電腦叫號管理系統，因此，也會造成藥物發放錯誤。藥師沒有真正履行“四查十對”等操作規范也會造成發放錯誤。（3）用藥指導及用藥咨詢錯誤：這種錯誤的發生主要與藥師的專業知識水平有關，專業知識缺乏或掌握不牢固是造成這類錯誤發生的主要原因；工作量大的情況下，藥師服務時間受限制也是其中的因素。

1.4 藥房管理制度不完善 由于藥房內部管理制度不完善，工作人員在思想上對藥品驗收沒有足夠地重視，對于購進的藥品，在驗收過程中也是敷衍了事，庫房人員僅核對藥品公司送達的藥品送貨單，填寫記錄藥品的入庫信息，對藥品的質量不關心；在藥品的運輸過程中，沒有嚴格按照藥品的貯存條件來存貯藥品[5]。有的倉庫人員對于藥品的貯存管理也不加重視，甚者不考慮基本的貯存條件，使藥效不能得到保證。

1.5 醫院監管機制不健全 有的醫院藥房建立了規章制度，但由于缺乏監管機制，使得制度沒有真正執行。藥房工作人員往往是相互扯皮，造成工作沒有秩序，還會導致藥房人員不按常規操作，如不能嚴格執行雙核對制度，單人配藥、核對現象屢禁不止。同時，不能很好地監測藥品不良反應，也不能很妥善地保管藥品，對不合格藥品的管理和報廢也沒有規范地記錄，不能對藥品質量做定期檢查，對過期的藥品沒有及時處理；在原包裝、大包裝藥品拆零分裝時，藥物的名稱、規格、劑量、有效期、生產批號等沒有標明；藥品標簽脫落者沒有及時核對處理，造成藥品的大量浪費[6]。

2 針對性規范化管理措施

2.1 強化專業人員引進和培養 提高藥房工作人員的學歷層次，做好業務培訓及人才隊伍建設。在醫院招聘及編制藥房工作人員時，要引進本科層次及以上學歷的藥學專業人員，還可以引進有扎實的理論基礎、有豐富的臨床經驗及具備較高業務素質的專業人士進入藥房，健全穩定人才隊伍。對藥房工作人員開展繼續教育培訓，來提高工作人員的業務水平。還可以定期舉辦學術交流活動，讓工作人員及時了解最新的醫藥信息及發展動態，更好地服務患者[7]。

2.2 改進藥房基礎設施及硬件配置 加大藥房的經費投入，建設現代化藥房，來完善藥房的各項設施建設。遵循必要的規范，來增添藥柜、藥櫥，實行分類定位存放，化學藥、生物制劑、外用藥與內服藥、藥品與非藥品均分開貯存，不靠墻、不倒置、不混放，離地面要保證一定的距離，保證臨床用藥安全，確保藥房的整潔規范，還要有必備的通風及保溫除濕設備，保證藥品適宜的存貯溫濕度。一般情況下，需常溫保存的藥品溫度不能超過30 ℃，需在冷處保存的藥品溫度不能超過10 ℃，需在陰涼處避光保存的藥品溫度不能超過20 ℃，保持房內相對濕度45%～75%[8]。配備計算機來實現藥品管理的信息化、網絡化，使之具有發藥、退藥、醫囑查詢、價格查詢等多種功能。

2.3 建立健全規范的工作流程，加強藥師職業道德教育和業務培訓 規范制定藥房藥物的調配發放流程，并要求藥房工作人員在調配發放藥物時嚴格按照流程來操作。加強藥師的繼續教育工作，要對其定期開展思想教育工作，讓藥房工作者認識到自己部門工作的重要性，讓他們形成良好的職業道德，強化自己的責任心[9]。對藥師們要進行專業知識的培訓，或去上級醫院深造，以提高藥師的專業水平，做好患者的用藥咨詢和用藥指導工作。同時，還可以根據藥房工作量和工作性質給予適當的補貼，以提高藥房工作人員的積極性，以最大限度地減少差錯的發生，更好地發揮藥房的職能，提高患者對醫院藥房及醫院整體工作的滿意度，減少醫療糾紛的發生。

2.4 完善管理制度及監管機制 建立健全藥房的各項管理制度，在藥品的管理上可以實行定額管理、實耗實消及重點統計，在工作環節上實施精細化管理，使藥品、設備、人員管理均有章可循，填補管理漏洞。同時，對藥品采購、中西藥調劑、中藥材炮制、藥品質量檢驗等管理實行制度化，重點做好藥品的存貯、藥品的分類及藥品有效期的管理工作[10]。要完善處方管理制度、新藥審批制度、特殊藥品管理制度、藥品不良事故報告和處理制度、藥品不良反應報告登記等制度，最大限度地減少不良藥品事故的發生。對藥房工作人員實行責任制、業務考核制，以保障藥房的工作質量。還要利用微機管理系統，逐步實現藥房量化管理信息化管理，促進臨床合理用藥，提高藥房的工作水平及效率。同時，還要注意建立相配套的監管機制，真正做好藥房的管理工作。

2.5 積極探索藥房托管業務模式 《全國醫藥流通行業十二五規劃》鼓勵醫藥流通業務托管模式。早在2000年，國內就有醫院藥房托管的試行模式，自2013年年底以來，全國多地掀起醫院藥房托管，公立醫院藥房托管模式目前爭議較大，但對于民營醫院而言，藥房托管業務模式將是大趨勢[11]。民營業醫院藥房托管主要有以下幾方面的好處：首先，藥品零差率銷售后，藥房作為醫院的包袱部門通過托管使經營權讓渡變為盈利中心；其次，醫藥經營企業供應鏈及服務延伸至醫院藥品倉庫和藥房，將全面提高醫院藥事管理水平，并保證醫院的臨床用藥需求用藥安全；再次，醫院不再為藥品供應和藥房管理投入資金和精力，從而大大提高了醫院的整體效益，而醫藥藥營企業通過自身的業務優質提高了藥品采購的議價能力，從而在經營規模和價格讓利上獲利[12]。總的來說，民營醫院藥房采用的業務托管模式能夠系統高效地解決藥房管理存在的問題，是一步到位實行規范管理的有效方法，同時也可為醫院獲得藥房自我管理所無法獲得的效益[13]。

綜上所述，筆者分析了民營醫院藥房管理中存在的問題，探討了針對性規范管理措施，加強了醫院藥房各項管理，促進了藥房的規范化建設。醫院藥房是集經營、管理、技術于一體的綜合性科室，尤其是在民營醫院中，其地位顯得尤為重要。藥房作為藥品的購進、儲存及分銷主體，其管理工作更是重中之重[14]。這是轉變藥學模式、開展全面藥學服務的前提，只有這樣也才能更好地體現以人為本、以患者為中心的藥學服務理念，保證為臨床提供安全的、療效確切的藥品，促進民營醫院醫療衛生事業的可持續發展。

參考文獻

[1]池里群.我國當前社會藥房藥學服務的現狀與發展[J].中國醫藥指南，2011，9（34）：43-45.

[2]趙凱，楊光.醫院藥房管理探討[J].中國現代醫學雜志，2011，21（16）：1929-1930.

[3]陸俊杰.談醫院藥房質量管理的規范化建設[J].中國藥房，2006，17（13）：983-984.

[4]徐少平.民營醫院藥房管理存在的問題及對策[J].內科，2007，2（2）：285-286.

[5]陳勇剛，梁荊芬，周露.淺談醫院門診藥房差錯發生的原因及應對措施[J].兒科藥學雜志，2004，10（3）：41-42.

[6]祁仰海，唐娟妮，馬曉嵐.醫院門診藥房差錯分析及防范[J].北方藥學，2012，9（8）：88-90.

[7]尹明證，李善偉.醫院藥房管理探討[J].現代醫藥衛生，2007，23（5）：769-770.

[8]陳應時.藥品購進驗收常見問題及探討[J].中國執業藥師，2004，2（12）：38-39.

[9]莊海英.淺談醫院藥房管理[J].中國醫院管理，2004，24（2）：20.

[10]鄭坤.醫院藥房信息化管理探討[J].中國醫藥導報，2011，8（32）：144-145，158.

[11]趙媛媛.藥房托管模式與實例分析[J].實用醫藥雜志，2011，28（12）：1143-1145.

[12]孫燕.藥房管理中的問題及改進措施[J].中國當代醫藥，2011，18（6）：128.

[13]羅北海.抓好藥房管理促進醫院可持續發展[J].中國醫學創新，2010，7（2）：143.

庫房管理知識與技能范文第4篇

關鍵詞：應急管理 突發事件 現狀 建議

中圖分類號：F426 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）10（a）-0056-02

應急管理是為了降低災難性事件的危害，基于對造成突發事件的原因、突發事件發生和發展過程以及所產生負面影響的科學分析，有效集成社會各方面的資源，采用現代技術手段和現代管理的方法，對突發事件進行有效地應對、控制和處理的一整套理論、方法、和技術體系[1]。

石油天然氣開采行業是一個高危高風險的行業，原油易燃易爆的特點，致使采油廠原油勘探、開采、脫水、集輸、車輛拉運、儲存、凈化處理等各個生產環節都面臨各種突發事件的威脅，各類突發事件的預防、預警與緊急處置等應急管理工作在采油廠安全生產工作中至關重要。加強對應急管理工作的研究和探討，構建完善應急管理體系和機制，盡可能地減少各類突發事件造成的人員傷亡和財產損失，對強化采油廠安全管理，打造本質安全性油田意義深遠。

1 采油廠突發事件特點

采油作業生產過程中，存在著火災、爆炸、毒性危害等多種危險、有害因素，這些危險、有害因素主要來自于油田生產過程中存在的危險物質和物料，同時，也來自于生產工藝過程、生產站場、設備設施和雷電、洪水、地震等自然災害方面[2]。采油廠突發事件，有著五個明顯的特點：一是種類多。有井噴、火災、爆炸、油氣中毒、原油泄漏、機械傷害、電氣傷害、供電事故、雨雪冰凍、雷電、洪水、泥石流等各種突發事件，涉及安全環保、公共衛生、職業危害、自然災害等各個方面。二是損失大。突發事件往往不僅造成財產損失，還造成人身損失；不僅造成眼前損失，還造成長遠損失。三是影響廣。突發事件不僅造成經濟影響，還會產生社會影響、政治影響。四是社會關注程度高。隨著社會的發展和進步，油區群眾和廣大職工對生命的珍愛、對財產的關注、對行為的預期、對秩序的渴望，比以往任何時候都要高。五是控制處置難度大，采油廠各類突發事件瞬間釋放能量大，涉及不可控因素多，突發事件應對處置難度較大，必須有大量的人力、物力投入。

2 采油廠應急管理工作現狀

（1）建立健全了應急預案體系雛形。在深入調研、分析生產過程中存在的各類事故隱患的基礎上，結合生產實際情況，先后編制了《靖邊采油廠突發事件綜合預案》、《火災事故專項應急預案》、《原油泄漏事故專項應急預案》、《井噴事故專項應急預案》、《環境突發事件專項應急預案》及《原油清理現場處置方案》、《雨雪天氣應急預案》等十多項應急預案，形成了綜合預案整體統領、各專項預案專項闡述、現場處置方案具體指導的三級應急預案體系，并通過了省安監局組織的預案評審。

（2）建立了應急管理機構體系。為加強應急管理，成立了應急工作領導小組，由廠長任組長，負責應急工作資金保障、應急物資儲備、預警信息簽發、應急演練效果評估等工作。領導小組下設應急監控中心，負責對生產過程中各類危險源特別是事故多發重點區域、重點部位及重大危險源實行24小時監控。基層各單位成立應急值班室，執行領導晝夜帶班、值班人員24小時值班制度，負責將安全管理員對本單位各類危險源進行巡查過程中發現的安全緊急情況，及時反饋給應急監控中心，認真做到早發現、早報告、早處置，把災害與危機消除在萌芽狀態。

（3）加強應急隊伍建設。為確保應急救援工作人力保障，本著專職、兼職應急隊伍相結合的原則：一是成立了1個消防中隊和2個駐站消防分隊，配置專職消防戰士40名，泡沫消防車6輛。二是抽調各單位工作人員按照民兵預備役建制成立3個應急搶險救援連，由9個排27個班組成。

（4）加大資金投入，建立健全應急物資儲備體系。累計投入800萬元，設置廠級應急物資庫1處，隊站級應急物資庫14處，單井應急物資庫300處，儲存了防毒面具、防護服、滅火氈、防爆手電、吸油索、吸油氈等各類應急物資和應急設備，建立健全了以廠級應急物資保障系統為樞紐，以隊站級應急物資保障系統為支撐的應急物資儲備體系。

（5）加強應急培訓。一是采取多種形式，廣泛開展宣傳教育活動，向廣大員工及油區群眾廣泛宣傳和普及公共安全知識、應急管理知識、各類應急預案、防災救災和自救知識，提高員工和群眾參與應急救援工作的能力和事故緊急狀態下的自救能力。二是通過外聘專家、送外培訓等方式，強化了專、兼職應急隊伍熟練應用應急設備、防護裝備等應急技能培訓，建立完善了廠級、大隊級和隊站級應急培訓機制。

（6）積極開展應急演練。建立了廠級、大隊級和隊站級三級應急演練機制，每年組織開展廠級應急演練2次，大隊級應急演練6次，隊站級應急演練50次，通過開展應急演練，完善預案、鍛煉隊伍、提高突發事故處置能力。

3 存在的問題和薄弱環節

（1）應急預案體系上下銜接性不強。采油廠在作業區設置了六個采油大隊，各采油大隊屬于生產前線指揮機構，內部機構設置精細、自成一體，獨立性較強。各采油大隊編制的應急預案與廠上編制的應急預案框架不符、格式不一、響應級別劃分模糊、預案內容銜接性不強，造成有些小型突發事件啟動廠上預案顯得牛刀殺雞，浪費資源；有些大型突發事件啟動采油大隊預案顯得力不從心，效果不佳。

（2）應急物資儲備體系覆蓋不全，應急物資管理滯后。采油廠油井布設分散，油區千秋萬壑，地理環境復雜，夏秋季炎熱多雨，冬春季低溫干旱，季節性降雨分布不均衡，應急物資儲備工作量較大，目前階段，采油廠雖然初步建立了三級應急物資儲備體系，但應急物資儲備點覆蓋面遠遠不夠，單井應急物資庫設置比例偏低，尤其是庫壩、河流附近敏感區域未設置專門應急物資儲備點，無法滿足各類突發事件的應急處置需要。

應急物資管理方面存在的問題：一是未建立專門應急物資管理制度。二是庫房內防潮、通風、防火、防盜、防鼠、防污染等設施缺乏。三是應急物資放進庫房后疏于管理，應急物資流失嚴重。

（3）應急預警機制不健全。目前采油廠應急管理工作重心仍然在事發后的應對處置，日常預警防范工作落實不到位，未做到及時預測預警、提前防范動員。

（4）應急管理反饋機制欠缺。良好的管理控制，應當表現為系統運行的穩步提高[3]。采油廠應急管理反饋機制的欠缺，制約了應急管理的持續改進。

（5）應急培訓制度缺乏。未建立專門應急培訓制度，導致應急培訓工作缺乏計劃性、針對性和系統性，培訓效果不佳。

（6）應急演練形式單一、實戰性不強。應急演練方面存在的問題：一是形式比較單一。縱觀近幾年開展的各種應急演練，有的片面追求演練層次高、場面大、綜合性強，覆蓋面廣。有的未能根據本單位實際情況，分層次、有步驟組織演練，而是照搬照抄，模式單一。比如要提高各級領導干部的組織指揮能力，不必每次都搞實兵演練，可采取以會代訓、圖上推演等方式進行。又如要加強部門之間的協調配合，不一定每次都搞場面宏大、非常熱鬧的形式，可采取桌面演練、功能演練等方式進行。二是缺乏實戰性。演練大都按預先制訂的方案組織實施，演練過程雖然齊全、順暢、圓滿，但組織計劃、演練內容、時間節點、實施流程是既定的，難以體現突然性和不確定性，影響了演練的真實性和有效性。三是評估機制不完善。沒有建立演練評估機制，對演練的效果多采取定性化點評，而不是有依據、有數據、有分析的量化評判，難以準確、客觀地反映演練的實際效果和水平，評估演練方案和應急預案的科學性、可操作性。

4 建議

（1）加強預案體系的銜接和配套。一是框架體系要對接。二是格式體例要一致。三是明確響應級別劃分。四是要上下分級響應內容要銜接。

（2）規范應急物資管理，進一步健全應急物資儲備體系。一是加大投入，擴大單井應急物資庫的設置覆蓋面。二是在油區河道下游設置多個應急防控點，儲備攔河鐵架，草袋子、編織袋、吸油索等應急設備和應急物資，一旦發生河流污染事件，力求能夠及時有效構筑多道防線，控制事件影響進一步擴大。三是建立應急物資管理制度，指定專人負責應急物資庫房管理，做到應急物資“標簽、實物、臺賬”三統一。四是認真落實應急物資庫房內防潮、通風、防火、防盜、防鼠、防污染等防范措施。

（3）建立健全應急預測預警機制。建議成立應急監控中心對生產過程中各類危險源特別是重大危險源實行24小時監控制度。由各單位安全管理員對本單位各類危險源進行每日巡查，重大危險源實行每小時巡查制度，一旦發現安全緊急情況，立即反饋給應急監控中心。應急監控中心須加強預警信息的收集整理，處理預警信息主要有安全部門經過風險評估得出可能發生的重特大事故預警信息；固定生產裝置上安裝監控系統反饋情況；危運車輛安裝GPS系統反饋的情況；生產單位巡檢人員上報的異常情況；周邊群眾發現火災、爆炸、泄漏等風險后報告采油廠；通過政府新聞媒體公開公布的預警信息；政府主管部門及油田公司應急辦公室告知的預報信息。應急監控中心預警信息后，應連續跟蹤事態發展，指導風險單位采取防范控制措施，做好相應的應急準備。

（4）建立健全應急管理監督和反饋機制。一是在采油廠各單位設置意見箱，接受廣大員工對應急管理工作的意見和建議。二是定期進行第三方審核監督，邀請服務中介機構對應急管理現狀進行了專業評估，不斷改進應急管理全過程中的缺點和不足之處。

（5）建立健全應急培訓機制。一是建立應急培訓制度，實現應急培訓工作的科學化、規范化和制度化。二是制定培訓計劃，增強應急培訓工作計劃性、針對性。三是豐富培訓形式，按培訓對象工作實際可采取以崗代培、以學代培、以研代培、以會代培、以演代培等多種形式進行。四是建立應急培訓考核制度，定期組織應急管理相關人員進行應急知識的考試，確保應急培訓效果。

（6）建立健全應急演練反饋評估機制。事故應急演練是檢驗和提升安全意識的利器，是增強員工應急處理能力和自救、互救及群防意識的有效工具。

要推動采油廠應急演練向制度化、規范化、經常化方向發展，一是要提高演練針對性，根據各單位生產實際和不同季節開展有針對性的應急演練，如集輸站、聯合站、采油井場應以防火防爆為主，集輸管道工程、注水站、注水井要以防泄漏為主，春季要以防火為主，夏季以防汛、防泥石流等地質災害為主，冬季以防凍、防霧、防滑為主進行演練。二是要注重應急演練方案的科學性。在廣泛發動干部群眾出點子、獻計獻策的基礎上，認真征求專家的意見建議，經過反復修改論證，形成科學的應急演練方案。三是要緊貼實戰需要，不斷改進演練形式，提高演練的實效，真正實現由“演”到“練”的轉變。四是要認真總結經驗，不斷完善評估標準，逐漸建立演練評估的有效機制，通過演練檢驗應急預案的科學性和可操作性，并針對演練活動暴露出的問題和不足，制訂整改措施。

參考文獻

[1] 計雷，池宏，陳安，等.突發事件應急管理[M].北京：高等教育出版社，2006.

庫房管理知識與技能范文第5篇

【關鍵詞】金融檔案外包管理

隨著金融體制改革的不斷深化，金融業務迅猛發展，隨之產生了大量內容豐富、載體多樣的金融業務檔案。如何對金融檔案進行合理的管理，使其便于利用，防范和化解金融風險、金融犯罪等，成為金融檔案工作面臨的亟待解決的重要課題。

一、檔案在金融機構管理中的重要作用

金融檔案是指各金融機構在工作中形成的具有保存價值的歷史記錄。包括：各金融機構文書部門產生的文書檔案；會計、基建部門產生的各類專業檔案；信貸部門產生的信貸檔案；客戶辦理業務時留存的各類表單、資料、合同以及其他工作中產生的文字、圖表、光盤、磁盤等材料。金融機構的文書檔案中有工作計劃、目標、規章制度、會議記錄、總結、業務文件材料等等，具有一定的機密性，對金融機構的管理起著重要的指導作用。金融機構的會計檔案種類包括會計報表、會計賬簿、會計憑證及其他類，是金融機構籌措資金、發放貸款或內部財務管理產生的，真實反映了金融機構的經營管理活動的過程，反映了金融機構內部經營管理的狀況，這些重要的會計資料如發生丟失、損毀等現象，將會給國家和金融機構帶來不可彌補的損失。金融機構的信貸檔案是金融機構在辦理信貸業務過程中形成的，記錄和反映信貸業務的重要文件和憑據，它是金融機構防范信貸風險、依法收貸、化解不良資產和減少損失的重要依據。金融機構其他各類檔案也是金融機構的重要歷史資料，對金融機構的經營管理起著舉足輕重的作用。

金融是經濟的核心，金融檔案是金融機構運營發展的歷史記錄，它與金融機構的各項管理活動是緊密相連，相互作用，相互影響的。隨著金融業務的不斷發展，金融犯罪、詐騙、違約等也大量產生，而金融檔案在為防止這些不良行為給金融機構帶來的資金風險中，有著不可替代的作用。

二、金融機構檔案管理現狀

（一）基礎設施不達標

檔案庫房是保存檔案的場所和基礎設施，是一種特殊性建筑，要求具有防高溫、防潮、防光、防有害氣體等功能。庫房內還要求配備設施包括消防設施、空氣調節設施、專用檔案裝具、監控防盜設施等，這些都直接影響檔案的保管效果。而目前絕大多數金融機構沒有符合檔案管理標準的檔案庫房，而如果金融機構自行建造符合檔案管理要求的檔案庫房，需要大量的財力、物力，因此金融機構往往利用辦公用房作為檔案庫房，導致有的金融機構現有的檔案庫房面積偏小，防火、防盜、防潮等設施不全；有的金融機構檔案庫接近水源，檔案受潮、霉變情況時有發生；有的金融機構辦公、閱檔、庫房合并使用，用紙箱、麻袋來裝重要的檔案資料；有的金融機構甚至將檔案和雜物堆放在一起，導致重要的檔案資料被當作廢品賣掉等情況的出現。

（二）管理機制不健全

金融機構的各項業務活動都是為金融機構的經營活動服務的，在各項業務活動中產生的檔案應該是一個不可分割的有機整體，是金融機構多方面、多層次信息的體現，反映了金融機構經營活動的全過程。如果把這些檔案分成若干塊管理，既不科學又不利于金融機構發展的需要，因此檔案的集中管理是十分必要的。但目前除少數金融機構實現了檔案的真正集中管理，大多金融機構各類檔案往往按形成部門和檔案來源分散保管，比如：文書檔案由辦公室保管，會計檔案由會計部門保管，信貸檔案由信貸部門保管，其他檔案也由產生部門自行保管，分支機構產生的各類檔案也由分支機構的內設各部門分頭保管，沒有將本單位所形成的檔案按整體來進行管理，更缺乏統一檔案管理的標準和制度。這些情況勢必造成檔案管理和使用的不便，檔案的安全性和保密性相對較弱，也容易出現人為方面的問題。因此制定統一的檔案管理發展規劃，采用統一的檔案管理模式，有利于保障檔案管理的科學化、規范化，有利于檔案的保管和保密，有利于提高檔案工作水平。

（三）制度建設滯后

檔案工作制度的建立和健全，是單位建立檔案工作的重要標志之一。金融機構制定規范的檔案工作制度，對自身檔案工作起著約束和導向作用，可以減少檔案管理的隨意性，保證自身檔案管理工作的健康、持續發展。由于金融行業的特點，目前金融機構各類檔案的具體要求各不相同，各門類檔案的管理也處于各自為政的狀況。在制度建設上，有的單位雖然制度有檔案管理辦法，但存在內容不全，沒有涉及檔案的統計、保密、利用等方面內容的情況；有的單位照抄照搬其他單位現成制度的情況，不符合本單位實際，不便于執行；有的單位長期以來沿用老的檔案管理制度，不注意對制度的完善修改，使制度的規定脫離了實際，不能起到規范行為的作用。在檔案整理上，有的金融機構檔案管理執行上級單位的標準，有的金融機構則執行地方檔案局的標準，有的金融機構則執行了長期以來形成的習慣做法，使得檔案規范化管理步履艱難。

（四）檔案人員素質不高

檔案人員的素質如何，直接影響到檔案質量的好壞。金融機構檔案管理人員大多都是身兼數職，變動頻繁，新手多，沒有經過專業培訓，缺乏專業的檔案理論知識，沒有更多的精力投入到檔案管理中,檔案管理都是一個人摸索著干，無法對檔案進行科學有效的管理，加上制度建設不完善的問題，在檔案整理上往往出現分類、整理規則前后不一致的情況，前一年度和后一年度檔案整理方法完全不同，無規律可循，檔案編號錯號、漏號、跳號現象時有發生，應該歸入上一年度的檔案卻歸入下一年度，檔案隨意查閱，只滿足于檔案不丟失，裝進袋子、鎖進柜子，停留在你查我調的階段，更不要說去對檔案進行現代化的管理，研究檔案的開發利用等了。

三、解決金融機構檔案管理困境的途徑

隨著現代經濟金融的不斷發展，金融機構檔案管理工作不斷遇到新矛盾、新問題。紙質檔案海量增長，受到場地與資金限制，檔案堆積如山,金融機構每年需花費大量的人力、物力去整理、維護;由于庫房緊張,檔案占用辦公室的面積，為此金融機構要付出昂貴的租金或同值的機會成本；由于人手不足、無專業人才等問題導致了金融機構對其自身產生的金融檔案無精力進行標準化的管理；檔案的管理不善，導致重要的檔案文件損壞、丟失，從而造成經濟損失，影響金融機構的業績和管理。而要建立一個規范的，符合檔案管理要求的檔案庫房，對于單個的金融機構來說是一項耗時、耗力且艱巨而繁瑣的工作，增加非核心業務的檔案管理人員也將直接影響金融機構的競爭能力。因此，無標準檔案庫房、整理不規范、大量積壓、查找困難，利用率低，是現階段金融機構檔案管理普遍存在的問題。

“新木桶理論”主張經濟主體要找準自己的經營優勢，也就是做你最擅長的，其余的則交給別人。追求低成本高回報是最基本的商業操作規則，國際金融業正通過金融服務外包的方式實踐著這一規則。金融服務外包作為一個新興行業，正在全球化的背景下迅猛發展。追求低成本高回報是最基本的商業操作規則，國際金融業正通過金融服務外包的方式實踐著這一規則。專業化的外包服務分工與運作可以產生規模效益，對客戶而言，從外包中得到的利益主要有成本的節約、質量的提高、服務速度的加快，以及使企業更多關注于核心業務，更有效地分配和使用資源。

金融機構可以將其非核心業務中的檔案管理業務交給專業的中介服務機構來進行集中管理，中介服務機構全面地、綜合地運用各種方法、手段、工具，將金融檔案管理中的人力、物力等軟、硬資源按照集中的模式進行整合，使得金融檔案管理規范、便于利用，使金融機構可以節約成本，集中優勢資源發展核心業務，優化其市場戰略，在市場競爭中取得優勢。金融機構檔案的外包管理，最大優勢在于通過一定的專業分工，獲得外部規模經濟效應，讓金融機構更多關注核心業務，繼而實現節約生產成本，獲得利潤最大化的目標。因此檔案外包集中管理成為解決金融機構檔案管理難題的唯一出路。

四、國內外先進經驗

在國外，檔案中介業已經發展得相當成熟，并形成了一套公認的運作規則和模式。美國的商業性文件中心就是由私人創辦的檔案寄存機構，配有現代化的文件存儲設施，專門為企業提供檔案的寄存服務，尤其可為新型載體文件提供良好的保管條件。2000年11月由美國銀行、摩根大銀行與IBM公司共同合資設立的Viewpoint Archive Service公司可以說是應運檔案管理業務外包而產生的一種新型檔案中介服務機構，它專門提供支票影像檔案的存儲與查詢服務。2002年底，美國第三大信息管理與檔案文件保管企業Guarantee公司進入中國市場，向社會提供全方位的檔案文件保管寄存服務。

在國內，也有不少檔案中介組織為社會提供檔案的整理、裝訂、保管等服務。1993就已成立的上海檔案咨詢服務中心，是我國較早的一家檔案中介機構；北京碧海蘭臺咨詢有限公司、福建省文件檔案管理服務中心、深圳市檔案寄存中心等檔案中介機構也承擔了大量的檔案勞務性工作。西安銀博科技發展公司數據信息中心是主要從事銀行、政府機構和大中型企事業單位文件檔案的數字化工程及后續維護與加工服務的機構。近年來，他們先后為多家單位提供檔案數據的掃描錄入服務，包括建行陜西省分行會計稽核中心的掃描補錄、個人住房檔案合同收件及掃描、個人貸款檔案掃描錄入等外包服務。

五、南京金融檔案管理中心檔案管理與利用模式

雖然上述檔案中介機構的成立解決了一些單位、部門檔案外包的需求，但專門為金融機構服務的檔案中介機構還是寥寥無幾。金融檔案由于存在著安全性、保密性、穩定性等問題，對將重要的檔案資料交給社會上一般的檔案中介機構，金融機構也還存在著擔憂與顧慮。2008年，具有金融服務職能的人民銀行南京分行營業管理部所屬南京金融票據中心為南京地區金融機構建立了金融檔案管理中心這一檔案中介服務平臺，積極主動開展金融檔案管理服務，為金融機構提供了較更完善的金融檔案外包服務。

（一）為金融機構提供多種檔案管理服務

金融檔案管理中心提供的檔案管理服務包括寄存和托管兩種模式。檔案的寄存，是指由檔案管理中心提供符合檔案管理要求的庫房和裝具進行存放，并負責庫房的日常管理，檔案的整理、調閱等由寄存者負責。檔案的托管，是指由托管單位按檔案管理要求進行裝訂后，將檔案交檔案管理中心管理，檔案檔案管理中心提供整理編號、編制目錄、檔案調閱以及日常管理等服務。

（二）檔案寄存、托管的程序

金融檔案管理中心接收寄存、托管檔案的原則一是要有保存價值，二是要自愿。接收的程序是：金融機構提出申請，檔案中心對金融機構的檔案數量、種類、寄存或托管時間以及費用等進行確認并接受申請；雙方根據國家有關法律規定，訂立檔案寄存、托管協議并簽名蓋章，明確雙方權利與義務；清點檔案數量、檔案的所屬年度、種類、保管方式、密級等進行清點檢查，生成電子目錄并注明存放的位置；根據移交方確定的檔案數量、種類、移交時間辦理交接手續。

（三）檔案的管理

1.檔案庫房硬件設施符合要求。檔案管理中心檔案庫房按照《中華人民共和國建筑工業行業標準檔案館建筑設計規范》乙級檔案館標準進行建設，配備了檔案密集架、空調機、去濕機、滅火器、溫濕度計、防蟲防霉藥物、防鼠板等設備和物品，并在庫區內設置24小時數字化視頻監控錄像系統和防盜報警裝置及消防設施，達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求。

2.建立了檔案管理各類制度。根據國家及省市各級檔案管理規定，檔案管理中心先后制定了《檔案寄存、托管服務管理辦法》、《檔案管理制度》、《檔案人員崗位責任制》、《會計檔案管理辦法》、以及《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱、利用制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案移交制度》、《庫房管理制度》、《庫區安全制度》等十幾項制度辦法；同時還在日常工作中建立了檔案查閱借閱登記簿、庫房溫濕度登記簿、庫房檢查登記簿、庫房出入登記簿等一系列工作臺賬，將工作臺賬責任到人，保證了檔案管理的規范、安全、保密。

3.注重檔案管理人員素質培養。目前檔案管理中心全部檔案管理人員均為大專以上學歷，全部取得了南京市檔案局的檔案人員上崗資格證書和會計人員從業資格證書。每年檔案管理中心還對檔案管理人員進行保密教育，簽訂保密協議書，并組織他們參觀學習具有先進管理檔案工作經驗的單位，提高檔案管理業務水平。

4.科學合理保管檔案。按金融機構行業特征，檔案管理中心將托管檔案按機構、年度、類別等要素對檔案進行整理、編號、造冊、裝盒、登記等，并生成電子目錄，檔案上架后還要將存放的位置進行登記，保證檔案能夠迅速準確地查找到檔案。對寄存的檔案，實行封箱管理。金融機構將檔案按年度分門別類分別裝入專用檔案箱內，每箱填寫四張標簽貼在箱子四面，標簽內容為寄存寄存單位名稱、檔案種類、箱號、箱內卷數，備注等內容。

（四）檔案的合理利用

寄存、托管在檔案管理中心的檔案，其所有權并未發生改變，只是將檔案暫時存放到了檔案管理中心。因此，對于寄存、托管的檔案，檔案管理中心有責任將保護好，同時也有義務保護檔案所有者的合法權益。

金融檔案管理中心為金融機構提供的檔案查閱方式有現場查閱和遠程網絡查閱兩種。現場查閱時，金融機構查閱人必須攜帶單位介紹信和本人有效證件，經檔案管理中心工作人員核驗無誤后方可查閱。檔案查閱需在安裝有監控設施的閱檔室內進行，查閱過程中，檔案管理中心的工作人員有權監督查閱人員使用檔案的全過程，查閱人員也不能隨意抽取檔案或在檔案上進行修改、涂改等。查閱、復印檔案都必須進行登記。遠程網絡查閱需要金融機構首先要向檔案管理中心提出申請，登記用戶名使用人、身份證件及號碼、經所在單位蓋章確認后由檔案管理中心為其分配用戶名和初始密碼。在進行遠程查閱時，首先填寫遠程查閱單，由檔案管理中心對需要查閱的檔案進行掃描后存入檔案管理系統并通知查閱者進行查閱，遠程查閱時需要對該份檔案的查閱有效期做出規定。已經寄存、托管的檔案一般不得帶離檔案管理中心，特殊情況需要帶離的，必須經金融機構相關負責人簽字并經單位蓋章，規定歸還時間后方可帶離。非檔案寄存、托管單位需要查閱檔案必須經過寄存、托管單位同意，開具寄存、托管單位介紹信并由寄存、托管單位人員陪同才能進行查閱，確保金融機構檔案的絕對安全。

六、建立檔案管理外包中心應注意的問題

建立統一的檔案管理中心，可以發揮規模優勢，采用高科技的檔案管理手段，降低檔案管理成本，從而使金融機構從繁瑣的檔案管理工作中解脫出來、專注于核心業務，這是南京金融票據中心最初建立檔案管理中心這一服務平臺的初衷。經過三年的發展，檔案管理中心目前已為南京地區十三家金融機構提供了檔案管理的外包服務，檔案的品種從最初的單純的金融會計憑證管理發展到了會計檔案中的會計報表、會計賬簿以及信貸檔案、客戶資料等，檔案的數量也達到了四百多萬卷。由此看來，對于檔案管理的外包，金融機構的需求量還很大。自南京金融檔案管理中心這一服務平臺建成以來，已有全國各地多家金融票據中心前來參觀學習。金融服務是人民銀行的重要職責之一，各地金融票據中心應抓住這一契機，建立統一的檔案管理外包中心，向各金融機構提供包括會計檔案在內的各種檔案管理服務，切實解決金融機構的后顧之憂，真正體現央行金融服務內涵。