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檔案全流程管理范文第1篇

關鍵詞：科研項目；知識產權管理；全流程管理

中圖分類號：C931 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）33-0143-03

1 概述

2008年，國家出臺了《知識產權戰略綱要》，以提升知識產權的創造、運用、保護和管理能力，意在通過自主創新提升我國科學技術水平，提高國家的綜合競爭力，實現全面建設小康社會的目標。知識產權工作已經提升為國家戰略，與科教興國戰略、人才興國戰略一道，成為我國三大戰略之一。

國家知識產權戰略強調知識產權的創造、運用、保護和管理為一體的綜合能力提升，唯有知識產權綜合能力提升，才能有效提高科研水平，提高知識產權成果的轉化，促進經濟的發展。目前，我國眾多企業、科研機構，承擔我國絕大部分的科研項目，這些科研項目的實施，成為了我國知識產權創造的最主要途徑，成為推動科技進步的主要動力。但是，很多企業、科研機構的科研項目所開展的知識產權管理工作都還僅僅局限在知識產權的創造和保護方面，沒有有效地運用和管理知識產權，使很多知識產權成果無法得到充分利用和轉化，浪費了大量的人力物力，阻礙了我國科學技術整體水平的進步。因此，確保科研項目全過程知識產權管理工作有效開展，對于落實國家知識產權戰略、提升科技水平至關重要。

2 科研項目知識產權全流程管理的意義及科研項目管理中存在的問題

科研項目全流程知識產權管理是指將科技查新、知識產權信息的利用、科技成果保護方式的選擇，發明創造的保護、專利分析、專利預警、專利布局以及專利轉化等融入到科研項目的立項、實施、結題和轉化過程中。實施科研項目知識產權全流程管理，對于避免重復研究、規避投資風險、提高企業科研項目的研發起點、充分利用現有技術資源、提高科研成果的產出率和轉化率及最大程度地實現項目的投資價值，具有十分重要的作用。

目前，國內許多大型企業在科研項目的管理中沒有融入知識產權管理，使得許多科研成果并未轉化為知識產權成果。在科研項目的管理中主要存在以下問題：如科技查新不到位，專利信息的利用能力不足，導致一些項目重復研究，浪費研究成本；沒有建立起自己的專利數據庫，對于本企業相關領域的技術發展跟蹤能力不強，對于技術發展趨勢把握得不夠好；在科研中對于知識產權成果的保護缺乏統一的規劃，研發人員對于科研成果的知識產權保護意識不強；企業專利管理人員的管理工作沒有涉及到科研項目全流程管理工作中來。

3 大型企業科研項目全流程知識產權管理體系設計與研究

3.1 科研項目全流程知識產權管理體系設計

針對大型企業科研項目中存在的上述問題，本文設計了如下科研項目全流程知識產權管理體系。該體系將知識產權管理融入到科研項目的立項階段、實施階段、結題階段和轉化階段。科研項目全流程知識產權管理體系設計架構如圖1所示。

3.2 科研項目立項階段

立項階段包括項目的形成與科研項目的審核通過，在這兩個流程中，知識產權管理工作都起到極大的幫助

作用。

3.2.1 科技查新報告。在國內許多企事業單位，科研項目的立項審核都需要提交有科技查新資質的機構出具的科技查新報告，科技查新報告可以評估科研項目是否具有新穎性、創造性甚至可行性的依據。

3.2.2 知識產權信息跟蹤。科研項目立項時，對科研項目可能涉及的知識產權信息進行跟蹤預警，并將這些有關知識產權信息建立成為科研項目專用的數據庫，在科研項目實施階段同樣可以使用。

3.2.3 專利信息利用。專利信息利用對科研項目的立項和實施都具有巨大輔助作用，在立項階段，通過專利信息利用，可以幫助研發人員了解技術發展的現狀及可能的發展趨勢，從而幫助科研項目確定研發方向，節約研發成本和時間。

3.2.4 知識產權成果目標與規劃。科研項目立項階段，通過科技查新、專利信息利用等流程，對科研項目可能取得的成果有初步的評估，因此，根據科研項目的類型和特點，制定科研項目可能取得專利、商標、著作權或商業秘密等知識產權成果的目標，并根據科研項目的進度表規劃知識產權成果的產出規劃。

3.2.5 合同簽署與知識產權成果歸屬。對于很多科研項目，往往不是一個單位主導完成的，也不一定是自己完成的，往往是多個單位合作完成或委托他人完成的，盡管目前相關法律已經對這類科研項目的合作和成果歸屬進行了規定，但不盡人意之處比比皆是。因此，在科研項目立項階段，就應該簽訂技術開發合同，并約定權利歸屬和使用權的問題。

3.2.6 設立知識產權管理制度與機構。在科研項目立項階段，就應該建立與科研項目類型和特點相匹配的知識產權管理制度，并根據制度，設立科研項目配套的知識產權管理機構，對整個科研項目知識產權全流程進行管理，并設置專人對科研項目知識產權管理工作負責。

3.2.7 科研人員知識產權意識培養。科研人員的知識產權意識培養主要包括保密意識的培養和對知識產權的認識，關系到知識產權的創造和保護，應該在科研項目立項時就開展此項工作。

3.2.8 設立知識產權專門經費。科研項目成果的知識產權保護，是科研項目知識產權全流程管理中花費最多的部分，包括專利的申請、版權登記、商標申請等，除此之外，還有科研人員的獎勵等項目。因此，設立科研項目知識產權專門經費，對于科研項目全流程知識產權管理是必不可少的。

3.2.9 設立專家庫。目前的科研項目立項審查主要是通過專家庫和同行評議的形式，但是并不是每一個項目的審核都能找到合適的專家或同行來進行審核。因此有必要通過專利信息的利用來建立常用的專家庫。這些專家也可以在科研項目的結題驗收階段參與。

3.3 科研項目實施階段

科研項目全流程知識產權管理中實施階段的管理包括如下內容：

3.3.1 知識產權信息動態跟蹤預警。在科研項目立項階段，設立了知識產權數據庫，用于跟蹤和預警與項目有關的知識產權的動態信息，并及時預警。這么做可以幫助科研項目及時調整研發方向，防止侵犯到他人的權利，規避風險。

目前的研究沒有或很少有人提出科研項目如何“動態”跟蹤專利信息，也沒有或很少有研究探索科研項目知識產權預警的模式。

3.3.2 專利信息利用。專利信息利用在立項和項目實施階段的作用差不多，都是通過對相關專利的微觀分析，對科研項目研發做出指導，時刻關注行業的發展趨勢，以便及時挑戰研發方向，不做重復研發，不做無用研發。

3.3.3 知識產權申報登記管理。知識產權申報登記是科研項目成果得到知識產權保護的重要環節，也是知識產權創造的核心環節。在這一流程，應該處理好發表學術論文與申請專利的關系，處理好技術秘密保護與專利保護的關系。并且，還要根據企業的戰略，布局專利申請。同時要處理好知識產權申報登記的時機選擇，確保企業的優勢地位。

3.3.4 人事檔案的記錄與階段性激勵。在科研項目實施階段，應該做好知識產權人事檔案記錄，并使用知識產權專項費用對知識產權創造人員進行獎勵。研發項目組和企業可以根據詳細的人事檔案記錄，對研發人員做出評價，挖掘和培養優秀的研發人才。

3.3.5 階段性評估。在科研計劃項目中期檢查或者其他階段性評估評審時，由知識產權專員組織相關技術人員對項目研制過程中知識產權借鑒情況進行說明，對產生的發明創造和獲得的知識產權情況梳理、總結，對重要創新技術進行成果檢索和對比分析，并提出知識產權保護

方案。

3.3.6 協調與處理。知識產權專員定期將項目研制過程中申請或取得的知識產權向項目主管部門或科研計劃主管部門報告；在發生知識產權侵權或糾紛時及時向項目主管部門或科研計劃主管部門報告。

3.4 科研項目結題階段

科研項目全流程知識產權管理中結題階段的管理包括如下內容：

3.4.1 科研成果質量評估驗收。將科研項目取得的知識產權成果進行專利分析，評估科研項目取得的知識產權成果新穎性、創造性，評估其價值，從而對科研成果質量進行評估；與立項階段對比，評估項目的預期與實際的

差異。

3.4.2 知識產權再挖掘。項目結題階段，應該組織科研人員和專利人員對項目實施階段的成果再次進行分析和研究，挖掘出可能存在的專利，從而增加科研項目的投入產出比。

3.4.3 知識產權成果清單整理與轉化規劃。由知識產權專員組織相關技術人員梳理和總結項目知識產權成果，在項目驗收時提交知識產權清單，包括申請和獲得的知識產權數量、名稱、類型、法律狀態、實施轉讓情況等，并在《驗收報告》中對相關內容做出說明和分析；對具有潛在應用前景的知識產權進行實施轉化前景和實施許可方式分析；對特定目標專利進行侵權風險分析。

3.4.4 績效評估與獎勵。根據科研成果的質量評估，計算科研項目的投入產出比，評估科研項目實施的績效水平；并結合項目實施階段的人員檔案記錄，對研發人員和研發團隊進行評估和獎勵。

3.5 科研項目轉化階段

科研項目產生的知識產權成果，必須通過轉化才能體現它的價值。轉化的方式很多，但離不開知識產權管理機構對其的運營。因此，作為“后”科研項目階段，知識產權轉化管理不可或缺。

對于所取得的知識產權成果，企業知識產權部門應對成果進行評級分類，做好知識產權成果應用規劃，實現知識產權成果的最大化利用。對于知識產權成果轉化可采取以下三種模式：

3.5.1 自主模式。自主模式即企業將知識產權成果自行實施，將其產業化、商品化，以提升企業的核心競爭力和市場主動性，使核心知識產權完全掌握在本企業手中。

3.5.2 合作模式。合作模式即企業利用其擁有的知識產權成果，與擁有相應資源的其他企業合作，共同實現知識產權成果的產業化和商品化。此模式可以快速將知識產權成果產業化和商品化。

3.5.3 許可模式。許可模式即企業將其擁有的知識產權成果轉讓或有償許可給其他企業，通過此方式實現企業知識產權成果的產業化和商品化。此模式可以使企業快速收回研發成本和獲得盈利，為企業開展新一輪創新研發提供便利。

4 結語

在知識經濟的當下，將知識產權管理融入到科研項目管理全流程中來，是現代科研項目管理的必然發展趨勢。大型企業實施科研項目全流程知識產權管理是響應國家知識產權戰略、促進企業知識產權發展和提升企業核心競爭力的重要舉措。本文針對大型企業在科研項目管理中存在的知識產權問題，設計了科研項目全流程知識產權管理體系，有利于大型企業提升知識產權的創造、保護、運用和管理能力。

參考文獻

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[3] 喻影，張珂，孫劍梅，顏燕紅.企業科研開發全過程知識產權管理探討[J].中國發明與專利，2013，（4）：10-13.

[4] 李役青，胡春，姜盛芬.科研項目管理中的知識產權保護[J].科技管理研究，2002，33（8）：49-51.

檔案全流程管理范文第2篇

關鍵詞：檔案服務；城市規劃；項目生命周期理論

一個城市規劃項目從立項到完成所經過的各個階段，由于項目的側重點發生改變，對應的檔案管理工作也會發生變化。基于項目生命周期理論，城市規劃項目可以分為四個階段，分別是立項期、啟動期、成熟期以及完成期，如何在不同階段，準確、高效地做好檔案管理工作，客觀地記錄項目編制過程的真實情況，更好地服務后續其他規劃項目，具有重要的意義。基于項目生命周期理論的城市規劃檔案的信息化管理是未來主流的管理模式。本文以增城市城市規劃設計室（以下簡稱設計院）的協同辦公系統為例，開展協同辦公系統的項目管理模塊在實際工作中運行情況進行分析。

一、城市規劃檔案管理工作的三個發展階段特征

隨著城市規劃檔案管理工作制度的日趨完善，對檔案的準確化、規范化、信息化、精細化、安全化的要求更加明晰，城市規劃管理工作大致可以分為三個發展階段。第一階段，以項目結題、歸檔為導向。檔案管理主要工作是收集規劃最終成果，包括紙質成果和最終電子文檔。管理流程簡單，只需按年份、按類型歸檔即可，多數設計院在初期發展時期都采用這一模式。設計師根據新的項目需求，自行搜索設計院的檔案庫，新招聘員工也可以在檔案室迅速了解、學習設計院已經完成的規劃成果。第二階段，以項目回溯為導向。在第一階段收集最終成果的基礎上，加強項目立項和項目編制中間成果的收集歸檔。項目立項包括項目建議書、項目招標文件、項目投標文件、項目開題報告等等項目在立項期主要資料。中間成果則包括了初步成果、中期成果、審查意見等項目在啟動期、成熟期的主要資料。隨著設計院規模變大，業務量上升，對檔案管理的要求更加規范化，檔案管理工作在項目立項期就已經開始介入，跟蹤管理項目編制全過程。第三階段，以項目流程、品牌延伸為導向。隨著信息化技術手段的不斷完善，檔案管理可以做得更加精細化，由最初的成果管理轉變為全流程的管理，最終成果也不再是檔案管理的最后一個步驟，評獎材料、成果的可視化宣傳展示等后續品牌管理成為新的任務。這一階段，檔案管理的內容包括項目立項、基礎資料（包括案例資料）、工作日志、最終成果、評獎材料、科研論文、成果展示等方面，全面覆蓋項目生命周期所涉及的四個時期。其中，新增的工作日志取代以往中間成果，通過時間流的方式，利用移動平臺的新一代互聯網信息技術，詳細記錄項目編制過程與甲方的交流過程，記錄每一個重要節點對方案提出的修改意見，輸出方案的時間節點，甚至是項目收款信息都可以納入工作日志中。工作日志模塊的出現，不僅解決了檔案管理中信息丟失的問題，也為工程師的工作交接產圖1城市規劃檔案管理工作的三個發展階段生積極作用，讓工程師快速了解項目的全過程。評獎材料、科研論文、成果展示三個模塊主要針對項目的品牌管理，打破以往項目管理的最終目標是一份份厚厚的紙質文檔，而是將報獎材料、科研論文、可視化成果宣傳展示作品納入城市規劃方案檔案管理的范疇。

二、協同辦公系統的項目管理模塊設計

設計院的協同辦公系統中集成了項目管理模塊。項目管理模塊是基于項目生命周期四個時期來進行設計的，由工程師和檔案管理人員同步操作，將檔案管理融入項目的全過程。項目管理模塊包括了指定參與人、辦案、項目完成、退件、一覽、統計六個子功能。其中，辦案子功能模塊是檔案管理人員與設計人員協同完成檔案管理工作的主要模塊。辦案模塊包括了項目信息、項目參與人、項目工作日志、項目文檔、付款方式等五個功能。以《新塘鎮瑤田村“三舊”改造規劃研究》項目檔案管理為例，項目信息的字段包括了：項目編號、項目年份、歷史編號、項目名稱、保密日期、項目來源、項目類型、合作項目、委托單位、承接單位、地址、項目合同、項目規模、項目負責人等信息。項目信息的每一個字段都可以作為檔案檢索字段。檔案管理員在項目啟動期主要完成該子模塊的信息內容。《新塘鎮瑤田村“三舊”改造規劃研究》項目工作日志，詳細記錄了該項目工作每個節點所面臨的問題和完成工作，項目工作日志的文字內容可以實現超鏈接，直接鏈接到文字內容所提及相關規范文件、基礎資料、階段成果等，從根本上實現了檔案管理工作由結果管理轉變為流程管理。

三、目前協同辦公系統存在的主要問題

檔案全流程管理范文第3篇

關鍵詞：藥物臨床試驗項目管理系統 受試者檢查檢驗模塊 醫院信息系統 信息化

Research of the informatization upgrade of the subject inspection module based on the drug clinical trial project management system

LAI Yao-wen LIU Ping XU Guo-fang ZHAO Yue LI Guang-hui GAO Pan LIAN Jun-ying ZHANG Si-sen HAO Yi-bin

Drug Clinical Trial Institution,People's Hospital of Henan University of Traditional Chinese Medicine , Zhengzhou People's Hospital; Beijing Nuoming Technology Co.,Ltd.;

Abstract：In this study,the support system of the subject inspection and inspection module was upgraded from the hospital information system to the drug clinical trial project management system,and the entire process of the implementation and settlement of the drug clinical trial inspection project was upgraded to realize the subject inspection. The information settlement of the project has made the management process more standardized and promoted the efficient implementation of drug clinical evaluation in hospitals.

Keyword：drug clinical trial project management system; subject inspection module; hospital information system; informatization;

目前，大部分機構依靠手寫檢查檢驗申請單或在醫院信息系統(HIS)內建立藥物臨床試驗質量管理規范(GCP)零費用物價等的半信息化流程開展藥物臨床試驗[1-3]。本文以作者所在醫院為例，探索在保證受試者檢查檢驗結果可溯源、降低醫院經費投入、減少信息系統管理漏洞風險的前提下，實現受試者檢查檢驗的全流程信息化規范管理。

1 資料與方法

1.1 研究資料

受試者檢查檢驗模塊是藥物臨床試驗機構建立的支持臨床試驗受試者在醫技科室進行方案相關檢查檢驗的流程。藥物臨床試驗項目管理系統(CTMS)是藥物臨床試驗項目的常見信息化管理軟件。醫院信息系統是以HIS系統為代表的醫療機構臨床業務管理軟件。

1.2 研究方法與內容

1.2.1 問題調查

2021年3月前，本院受試者檢查檢驗流程管理用基于HIS的方式，即患者持機構辦自擬打印的特殊檢驗檢查單和研究者在HIS端開具的GCP零費用檢驗檢查單，醫技科室核對2份檢查單，為受試者執行檢查檢驗，事后醫技科室、機構辦和項目組三方人工對賬，并報銷結算。通過梳理本院原流程管理并進行分析，發現存在3類問題:財務收支不符風險、信息系統零費用權限漏洞風險、賬目結算效率低。

1.2.2 原因分析

通過對基于HIS的受試者檢查檢驗模塊進行分析，發現存在缺失藥物臨床試驗項目信息、檢查單為紙質、手工對賬流程繁瑣、信息財務風險高、人員工作量大、出錯率高、缺乏糾錯機制等問題，因此迫切需要全流程信息化。

1.2.3 對策制定

上線基于CTMS的受試者檢查檢驗模塊可以解決上述不合理的問題。流程主要包括:項目受理-倫理審批-合同簽署-項目啟動-項目實施-受試者管理-受試者篩選/入組-電子檢查單-記賬管理-自動結算，且支持電子溯源等環節。

1.2.4 對策實施

具體實施按以下步驟進行:

第1步:在醫院部署藥物臨床試驗項目管理系統。CTMS用B/S應用架構部署，內外網絡互通。從HIS系統同步的數據種類包括:患者信息(含人口學信息、醫療檔案索引號和醫療卡號)、檢驗/檢驗報告(含收費標志和單價)和醫囑信息。

第2步:CTMS系統與醫院現有醫療信息系統建立數據接口，財務處建立CTMS受試者檢查檢驗費用報表。醫院現行檢查檢驗功能涉及的醫療信息系統包括:HIS、實驗室信息管理系統(LIS)和醫學影像存檔與通訊系統(PACS)等。

第3步:向申請科室和執行科室進行功能培訓，并為相關人員建立CTMS用戶。檢查檢驗的申請科室，需登錄CTMS系統開立電子檢查單;檢查檢驗的執行科室仍在原工作系統處理CTMS檢查檢驗。臨床試驗機構每月向財務處提交CTMS檢查檢驗報表。

第4步:功能上線。

2 成效

本院建立了基于CTMS的受試者檢查檢驗模塊，在CTMS系統內建立臨床試驗項目，項目審批流轉到項目實施階段，研究者與受試者完成知情同意后，將該受試者通過CTMS-HIS接口納入CTMS受試者管理模塊。在該模塊內研究者可為篩選期和入組期的受試者開立檢查檢驗申請單，檢查單經數據接口推送至PACS系統，檢驗單經數據接口推送至LIS系統。受試者按照臨床常規完成檢查檢驗，獲得報告單。CTMS系統通過數據接口完成系統記賬，并自動扣減項目經費。

3 案例分析

3.1 受試者管理

全流程之前，醫院醫療系統無法識別受試者。醫技科室識別機構辦簽發的GCP標簽執行GCP醫囑。然而GCP標簽無法實現受試者信息的事前標記，存在誤用風險。全流程之后，CTMS系統向HIS發送受試者標記，實現受試者信息化識別。

3.2 研究者權限

全流程之前，任意醫師用戶可以在HIS系統內開具GCP零費用檢查，醫技科室通過該GCP零費用檢查單是否附GCP免費標簽來審核是否執行該醫囑。全流程之后，僅有在CTMS系統內獲得授權的研究者方可為該項目的受試者開具檢查檢驗醫囑。

3.3 經費管理

全流程之前，受試者檢查檢驗費結算周期長，工作量大，收支不符和項目經費透支的財務風險。全流程之后，支付方式方面，CTMS系統分別以項目為單位和以醫技科室為單位生成日、月報表，確保二維報表的收支一致。同時，項目經費中的受試者費實現單獨科目管理，對該科目經費不足的項目進行經費不足預警，有效降低了受試者費用超支的財務風險。

4 討論

對比基于HIS的臨床試驗免費醫囑系統，基于CTMS系統的受試者檢查檢驗模塊，在項目啟動時無需在模塊中重新維護項目信息和授權科室信息，而是直接調用受理、倫理階段的項目信息，簡化了項目啟動流程。同時，基于CTMS系統的受試者檢查檢驗模塊，能夠滿足門診和住院受試者的隨訪需要。通過引入CTMS系統，實現了受試者檢驗檢查全流程信息化，賬面結算自動化，受試者數據的分區管理，有效降低了臨床試驗機構各部門的人員工作量，最終實現了受試檢查檢驗模塊的高效運行，顯著提高GCP管理的效率。

參考文獻

[1]李婷，劉相武，李欣，等.藥物臨床試驗醫院信息系統免費醫囑系統的應用[J].中國臨床藥理學雜志，2019,35(7):712-713,717.

檔案全流程管理范文第4篇

關鍵詞：醫院；綜合檔案室；計算機技術；應用；管理

1引言

在醫院綜合檔案室的檔案管理工作中，利用計算機技術能夠提升醫院檔案管理工作的有序性和完善性，能夠給醫院業務工作的開展提供科學的依據和可靠的支持。作為當前醫院檔案管理工作的重要手段，計算機技術的應用能夠提高醫院檔案管理的效率以及工作質量。所以，分析計算機技術在醫院綜合檔案室檔案管理工作中的應用是非常有必要的。

2醫院綜合檔案室檔案管理工作應用計算機技術的必要性

醫院綜合檔案室主要收集管理的是文書檔案、科技檔案（技術檔案、設備檔案、基建檔案）、會計檔案、聲像檔案、其它載體檔案、實物檔案等，其中并不包括病案，病案檔案由專門的病案室保管，綜合檔案室僅掌握其庫存數據并對其進行檔案管理技術指導。在醫院綜合檔案室檔案管理工作中，應用計算機技術是很有必要的。利用計算機技術能夠更方便的進行檔案管理的各項工作，比如通過對檔案的全文收集，相關閱檔人員可通過計算機直接查看全文。應用計算機技術對檔案的收集、整理、檢索利用、鑒定、統計、上報進行全流程管理，能夠將人為干預的情況降低到最小，有效避免不必要的錯誤。利用計算機進行檔案統計工作，只需要簡單的指令就能夠完成，提高了工作效率和準確性。醫院檔案管理工作需要記錄的內容是非常龐大的，利用計算機技術能夠將這些繁雜的內容化繁為簡。檔案管理人員利用計算機能夠方便直觀的了解誰借閱了檔案資料，什么時間歸還，逾期未歸還計算機會主動提示。計算機能夠永久的保存醫院的檔案資料，不會因為長時間的翻閱造成檔案損壞。由此可見，在醫院綜合檔案室檔案管理工作中應用計算機技術是非常有必要的。

3應用計算機技術實現醫院綜合檔案室檔案管理的優勢

3.1有利于將檔案進行歸檔

在醫院綜合檔案室檔案管理工作過程中，通過應用計算機技術能夠更加方便的進行檔案信息的收集工作。醫院綜合檔案室的工作人員通過使用計算機，能夠快速的對收集到的檔案信息進行整理和核對，對收集到的各部門的文件能夠展開定期的資料采集、資料歸檔，各個部門也可以把重要的電子文件利用計算機向檔案室進行發送，省去了一些不必要的麻煩，同時也能夠保證檔案信息的完整性、齊全性、時效性。

3.2有利于各部門間的資源共享

通過應用計算機技術能夠實現醫院檔案資料的共享，綜合檔案室工作人員將已開放的檔案信息資源放到公共平臺中，例如檔案卷宗、信息數據庫、目錄等，通過建立專門的檢索入口進入到檔案信息庫中，其他有需要瀏覽的可以直接通過計算機進行查閱。

4應用計算機技術實現醫院綜合檔案室檔案管理功能

4.1醫院綜合檔案管理系統的實現

醫院綜合檔案管理系統基于IE6-IE10版本的B/S模式，采用Oracle數據庫技術，利用JavaScript和ActiveX語言實現系統開發，該系統是區檔案局數字檔案系統的一部分，融入政府政務平臺，通過客戶端電腦的瀏覽器輸入用戶名和密碼登陸該系統。在醫院綜合檔案管理系統中，主要分為七大模塊，根據前述檔案分類辦法，選擇頁面左側目錄樹中相應類別檔案，分別通過這七大模塊對其進行全流程管理，友好的界面降低了使用者的操作難度。檔案收集模塊。該模塊中，通過電子公文采集，實現對各相關單位通過政務平臺發送給醫院的相關文件資料在線抓取收集，相應目錄條自動掛接電子全文。在收發文登記功能下，通過平時的收發文管理，將數據直接轉化為檔案數據，即實現了醫院辦公收發文與檔案轉化功能的合并。各科室每年初編制的上年EXCEL格式檔案目錄，通過目錄導入項，接收入系統數據庫。同時也可導入本系統生成的相關DBF數據。最后通過全文導入功能，對電子文件進行與目錄掛接的全文導入，支持PDF、JPG、MP3、MP4、AVI等格式。檔案整理模塊。通過綜合檔案模塊，對前述檔案收集模塊收集的歸檔數據進行新增、修改、批量修改、刪除、裝盒、生成檔號、斷號查詢、加鎖、導出EXCEL等操作。而已加鎖的數據需修改操作時，點擊數據解鎖按鈕解鎖。對檔案盒進行修改、刪除、拆盒、打印盒內備考表、打印盒內文件目錄、打印盒內文件目錄封面等操作可通過盒管理功能實現。系統中已收集整理但未上報上級檔案館的數據，通過編目打印功能，選擇相應表格類型，進行相應表格的自動生成、預覽、打印、另存和修改。數據維護項，則可對系統中所有數據進行修改、重復數據檢測、批量修改等操作，已上報上級檔案館的條目不允許修改。回收站臨時存儲被刪除的文件，可進行恢復或徹底刪除。檢索利用模塊。該項功能下，可選擇采用模糊查詢方式，用支持電子全文檢索的一體化檢索查詢檔案，或者根據自定義條件進行條件檢索，還可對同時滿足多項條件的數據進行自定義檢索。利用管理模塊。此模塊通過對“借閱申請審批單”的新增、修改、刪除、標記借閱完畢、打印等功能實現對檔案借閱利用的管理。檔案鑒定模塊。對到達移交或銷毀期限的檔案，進行保管期限重新鑒定，即到期鑒定。而對檔案的公開方式，則通過開放鑒定功能實現。

4.2庫存傳統醫院檔案的數字化轉化

醫院檔案具有的特點為資源種類比較多、數量較多、較高的應用頻率，復雜的管理流程，在較短時間內無法將歷年庫存的傳統檔案資料進行全面的數字化掃描，因此需要按照方便查閱的原則，將檔案資源按照級別和年份進行分類，優先掃描利用率和價值高的檔案資料，有計劃有步驟地逐步實現全部檔案的數字化轉化。對于傳統醫院檔案的數字化轉化，要按照以下順序進行：確立清單—提卷—核對—拆訂—掃描—圖像處理—質檢—保存—提交數據庫—移交回檔案室。

5計算機技術在醫院綜合檔案室檔案管理工作中的應用現狀分析

5.1檔案管理的工作人員專業素質不高

當前檔案管理工作難度越來越大，檔案專業人員不僅需要有專業的檔案管理知識、保密知識，計算機和網絡知識也是必備的技能之一，如果沒有繼續學習就會很難應對當前復雜的檔案管理工作。傳統的檔案管理工作人員習慣使用紙質化的資料記錄工作，對于計算機管理的模式認識程度不夠。

5.2技術普及力度不夠

當前階段，大多數的醫院在進行檔案管理工作中，應用到的計算機技術普遍過于單一，軟件的功能也比較有限，基本上只能進行檔案資料的編目和檢索查找。當前很多醫院的檔案管理工作還是需要依賴人工完成，計算機技術只是起到了一定的輔助作用。許多醫院的檔案管理工作進展較慢，其中一個重要原因就是技術普及力度和思想觀念轉變不夠，因此，在未來一段時間內，紙質化的傳統管理方式還會存在于一些醫院當中，與計算機管理的模式并存。

5.3使用計算機管理醫院檔案的保護難度大

醫院檔案管理工作利用計算機技術，需要對檔案資料進行及時的存儲和備份。檔案資料的儲存載體一般都是磁盤和光盤，所以這會在一定程度上增加檔案文件的保護難度，一旦遭到病毒的入侵修復難度是比較大的。因此，需要加大對檔案資料的保護工作。

6醫院檔案管理工作實現計算機管理的途徑

6.1建立一支素質優良且具有專業技術水平的團隊

作為醫院管理層，應該培養一支專業水平高、素質優良的現代化人才隊伍，確保可以高效的進行醫院綜合檔案室的檔案管理工作。通過加強對檔案工作人員的日常培訓，提高檔案管理人員的綜合素質，讓檔案工作人員能夠熟練地使用現代化的辦公設備。在進行日常的培訓工作中，可以組織一些學習參觀活動、集體性的培訓與指導、外出進修、參加繼續教育、進行相應的考核管理并擇優選出更適合計算機管理檔案的員工等等。

6.2樹立新的檔案信息管理理念

作為醫院領導層，應當將傳統的管理思想進行轉變，樹立全新的檔案信息管理理念。傳統的檔案管理模式需要耗費大量的人力、物力資源，工作效率較低，利用信息化的檔案管理可以有效改善這些缺點。通過樹立新的檔案信息管理理念，提高檔案管理工作的計算機技術應用，促進醫院檔案管理工作的進步。

6.3建設醫院檔案網絡化平臺

醫院需要建立一個檔案網絡化平臺，盡量將每個科室和部門工作統籌到網絡化平臺中去，實現資源的共享。方式上不管是統一購進軟件，還是系統開發，使用前都應根據相關標準進行測評，測評包括兼容性、實用性、數據處理合理性、運行安全可靠性等，使檔案管理系統擁有后續開發力和升級能力。

7結語

在醫院檔案管理工作中應用計算機技術可以很大程度的提高醫院檔案的管理效率，能夠為醫院各項工作的開展提供最可靠的支持。雖然當前在醫院檔案管理工作中計算機技術的應用還不夠全面，作為檔案管理人員，要積極采取有效的應對措施來提高計算機技術的實用效果，提升醫院檔案管理的效率和質量。

參考文獻：

檔案全流程管理范文第5篇

電子文件管理的頂層設計是一種自上而下的設計。從涉及范圍而言，是以國家層面為起點，統領地區、行業、機構層面的電子文件管理，構建涵蓋全國范圍的電子文件管理網絡體系；從實現路徑而言，是以總體框架為起點，指導、帶動具體對策問題的研究和實施，構建全方位的電子文件管理實施方略。因此，從總體上說，頂層設計是一種戰略設計，旨在確定國家電子文件管理的發展方向、基本格局和推進步驟；頂層設計又是一種全面設計，涵蓋管理層、空間、流程、功能等諸多方面，可以提供國家電子文件管理的基本指針和發展藍圖。

一、國際借鑒

從世界范圍看，信息化整體水平比較高的國家大都重視電子文件管理工作，自20世紀90年代中期以來，不少國家開始對本國的電子文件管理進行自頂向下的戰略設計與全面規劃，實現電子文件管理從機構層面到國家層面的重大轉變，進入以頂層設計帶動總體規劃，以國家戰略帶動全面發展的新階段。

電子文件國家戰略的確定沒有固定模式，各國依據自身的管理傳統、信息化戰略、文檔管理實踐選擇適合自己的道路。如英國以搭建政策框架為先導，明確電子文件管理規范體系，強調目標管理和績效評估，為國家電子政府建設和數字檔案的在線利用服務。美國以技術研發為驅動，以ERA（電子文件檔案館）項目為龍頭，致力于研究電子文件長期保存的軟件系統，通過建立滿足文件功能需求的文件管理系統來實現電子文件的集中保管。澳大利亞則以檔案館的聯合行動為主要線索，建立與推廣電子文件形成和管理的統一標準體系。這些國家都經歷了一個從自發研究、分散探索到國家規劃、集中控制的發展歷程。雖然采取的路徑不同，但在戰略視角上具有如下共性特征：

1、高度重視電子文件管理，將其納入信息化整體戰略之中，作為信息時代政府治理與政府責任的重要內容。如英國將電子文件管理納入負責國家信息化工作的“電子特使”（e-Envoy）的職責范圍，制定并了《電子政務環境下電子文件管理的政策框架》；新加坡政府要求把電子文件管理作為電子政務建設的有機組成部分；美國將電子文件管理列入首批二十四個電子政府行動計劃；澳大利亞則將電子文件管理作為政府績效檢查與審計的內容與依據等。

2、以國家檔案館為中心，形成電子文件管理和服務的網絡體系。作為永久保管政府文件的專門機構，檔案館在電子文件管理鏈條上具有十分重要的作用。電子文件的保管模式從最初的集中式（哥倫比亞模式）和分散式（匹茲堡模式）之爭，逐步向集中管理模式靠攏。目前，集中管理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識和實踐，很多國家檔案館在集中管理政府各部門電子文件和協調全國電子文件管理系統的互聯互通方面發揮了核心和樞紐作用。比較典型的例子如美國NARA的ERA系統，該項目在經過6年之久的基礎研究階段后開始了耗資3億美元、為期6年的系統研發階段，旨在使NARA捕獲并保存聯邦政府各部門產生的各種類型、格式的電子文件，為政府部門及公眾提供便捷、有效的利用服務。ERA采用開放架構設計，軟件系統將下發給各州使用，對各州政府電子文件的管理將產生全面的示范效應。英國、澳大利亞、加拿大、西班牙、新加坡、丹麥等國國家檔案館也已經或決定接收政府部門產生的電子文件。

3、聯合攻關，大力開展基礎研究。各國的電子文件管理規劃都是在相關理論和策略研究的基礎上展開的，基礎理論、標準研究以及國際合作項目為各國電子文件戰略提供了豐富的營養。其中文件連續體和電子文件全生命周期理論為電子文件管理活動從機構層面向國家層面、從分散管理模式向集中管理模式、從環節式分離管理向無縫式流程管理的轉變提供了堅實的理論基礎。英國、美國、澳大利亞的電子文件管理戰略都基于ISO15489《信息與文獻―文件管理》、ISO14721《開放檔案信息系統參考模型》（Open Archives Information System，OAIS）等國際標準而制定。此外，類似InterPARES的國際合作項目在研究專業技術問題的同時，也致力于為國家層面電子文件管理的戰略、政策和標準提供參照框架。

二、驅動因素

隨著我國信息化的不斷深入，電子文件的數量急劇膨脹、種類不斷增加，很多地區探索電子文件管理的有效方法，一些地區如安徽、江蘇等地已經開始建設基于電子政務專網的電子文件中心，在地方層面開始了由分散管理到集中管理模式的轉變。國家檔案局在電子文件管理的宏觀引導，如制定相關標準，支持專項探索，開展示范推廣等方面已取得了一定的進展。但是從總體上看，各地區、各機關電子文件管理工作仍然具有強烈的自發性和分散性特征。國家層面整體設計、統一規劃、戰略部署與方法指導的缺失，導致我國電子文件管理整體水平提升緩慢，對電子政務的支撐力不足，檔案館實施集中管理障礙重重，信息孤島現象逐步加劇，電子文件的真實、完整與國家控制力面臨大量風險。基于已有的實踐基礎和發展需要，國家層面電子文件管理的頂層設計已是不容拖延，呼之欲出。

與傳統文件、檔案管理相比較，電子文件管理對于頂層設計要求凸顯的主要原因在于電子文件資源的控制和共享需要更加系統、全面、周密、有力、關聯的手段和全方位的保障措施，否則，由電子文件構成的社會記憶的真實性、可靠性、完整性以及國家對于電子文件資源的控制力將面臨極大的挑戰和風險。

1、電子文件管理具有更強的環境依賴，政策、法規、體制、制度、標準等對于各級政府、機關、企業及公眾認識電子文件的價值和長久保管的責任，將電子文件管理納入信息化格局之中，具有重要的導向和規范作用。頂層設計有利于構建一個協調合理的宏觀環境，展現國家電子文件管理的戰略意圖，保障國家對電子文件資源的控制能力，在電子文件管理戰略和實施路徑上獲得最大范圍的共識和約定。

2、電子文件管理具有更強的系統依賴和路徑依賴，文件管理系統性能和管理流程的優劣直接決定電子文件的存在質量和管理水平。頂層設計可以從電子文件管理的終極目標和全程管理要求出發，提供完備的系統功能需求規范，優化的系統實現方式，合理的管理流程模版，統一的技術政策以及專業的技術指導，將系統依賴的風險降到最低。

3、電子文件各管理要素之間具有更密切的聯系，構成復雜的多向網狀關聯。例如，電子文件全程管理功能需求是末端需求（滿足終極目標）向前端需求（滿足階段性目標）的層層疊加，從而使前端管理措施對于全程管理水平具有相當程度的決定意義。而前端管理者（文件生成部門）往往主要關注階段性目標的實現，如文件運行順暢、機關內部方便查詢等，對文件管理終極目標――證據價值維護和長久保存的意識并不清晰強烈。頂層設計可以統籌全局和全程，形成對于前端管理的有效約束，在電子文件生成、運行、保管和利用的全過程中筑起嚴密的安全防線，全面滿足確保電子文件證據價值和永久保存的各種要求。

4、電子文件管理節點之間的互聯互通具有更高的技術要求，低端分散管理（如文件信息在記錄、表示、關聯上的不一致，缺乏數據交換格式等）是催生信息孤島的溫床，是導致國家控制力低下、信息共享障礙的直接原因。頂層設計可以通盤應對，上下貫聯，左右兼顧，從源頭抓起，從規范起步，形成良好的聯動機制，為不同范圍電子文件的集中控制和信息共享提供良好的基礎條件。

5、電子文件管理系統研發的科技含量更高，成本更高，難度更大，各自為戰的低起點重復研發受目標定位、專業水平、資金、技術等多方面的制約，很難產出功能完備、技術先進的管理系統，還會造成各級國家財政和社會投入的巨大浪費。頂層設計可以發揮我國集中管理體制的優勢，從滿足國家控制和信息共享，保障憑證價值和方便利用等要求出發，整合力量進行基礎性、應用性、前瞻性研究，在政策框架、規范體系、技術解決方案等方面合作攻關，集中智力資源、資金和技術力量，完成具有全國意義或示范意義的系統研發。

三、內容框架

電子文件管理頂層設計是一個全方位、立體式的戰略設計，具有多方面的屬性特征，本文分別從管理層次、流程、空間、功能等角度來描述其內容框架。

1、基于管理層次。從管理層次角度看，頂層設計的內容框架包括宏觀、中觀和微觀三個層次。其中宏觀層是政策層，旨在建立與國家信息化進程相適應的，納入各級組織信息化體系的，跨越地區和系統的，覆蓋文件生命全程的電子文件管理視角、責任和基本條件，包括國家電子文件管理的目標定位、管理方針、管理體制、總體規劃和法律框架等；中觀層是制度層，旨在建立符合和推動國家戰略實施的相互配套、科學嚴謹的，能夠貫徹執行的管理制度體系，包括管理制度、管理程序、技術標準體系等。微觀層是管理系統和數據資源層，旨在建立具有完備功能和可延展的，安全可靠、性能價格比高、互聯互通的電子文件管理系統，以及資源豐富、具有可交換性的數據庫群等。

2、基于管理范圍（空間）。從空間域角度進行頂層設計，需要規劃全國電子文件管理網絡的格局，避免各地區、各行業、各機構各行其道，保障資源共享，實現互聯互通。同時也需要正視我國條塊結合的檔案管理體制，保障不同地區、不同行業、不同業務，甚至不同種類電子文件特殊的管理需求，設計靈活的兼顧共享和個性特征的管理制度、技術標準，避免各類文件一元化的粗放管理模式。

3、基于電子文件管理流程。從流程域角度構建頂層設計內容框架的目的在于從全程著眼，規范電子文件從生成、流轉到保存的技術、方法和規則，將確保電子文件長久真實、完整、可讀、可用的措施貫穿于始終。電子文件管理是全流程各項活動按照一定聯系共同構成的，在頂層設計中加強對捕獲、鑒定、著錄、檢索、利用等主要流程及其聯系的規范控制，有利于引導、深化電子文件流程管理，有利于電子文件管理系統的構建，有利于維護電子文件及其管理活動的完整性。

4、基于功能管理1。從功能域角度進行頂層設計，需要加強在變化管理、配置管理、項目管理、質量控制、基礎研究、風險管理等方面的總體調控和組織。鑒于電子文件管理的復雜性，在總體設計時需要對主要的功能域進行專門研究，儲備相關的技術標準、管理手段和實踐經驗。

四、實施路線

借鑒國外經驗，結合我國信息化建設和電子文件管理的現實狀況，我們建議我國電子文件管理頂層設計本著總體規劃、基礎先行、穩步推進的路線，主要采取以下幾方面的措施（各類措施之間并非基于時間的線性關系）：

1、逐步構建和完善電子文件管理的政策框架和法律框架，為電子文件營造良好的管理環境。2005年4月1日開始實施的《電子簽名法》明確了電子文件生成和保存的基本要求，電子文件的證據價值得到法律意義上的認可。檔案部門應與相關法律部門、行業主管部門合作，不斷推動電子文件法律和政策環境的建設。

2、確立實施頂層設計的組織架構。國家層面的頂層設計，僅依靠檔案行業自身的力量是難以完成的，必須大量引入外部力量，形成一個組織嚴密的多層架構分工實施。其中核心層是具有戰略眼光和統籌能力的領導機構，中間層的是知識結構合理、按照項目管理方式運作的若干項目組，層由是由大量專家、各類合作伙伴組成的項目評估委員會和顧問咨詢委員會。

3、啟動國家數字檔案館核心計劃。作為國家層面頂層設計的中心項目，“國家數字檔案館計劃” 旨在為中央國家機關電子文件的科學管理和公眾服務提供全套解決方案和系統實現，為地方電子文件管理中心和數字檔案館項目提供示范，從管理體制、制度、技術、方法等方面為全國電子文件管理體系的建設奠定基礎。

4、統籌安排各專項基礎研究和方案設計。由于電子文件管理各要素之間的復雜聯系，各項基礎研究和方案設計活動之間應當保持良好的合作和溝通，保證各研究和開發項目邏輯有序，合理呼應，而不能互相掣肘。應按照頂層設計的內容框架，擬定基本的研究指南和進度安排，通過招投標、委托、尋求合作、項目或課題申報等方式開展各項基礎研究和方案設計。

電子文件管理的頂層設計是我們不可逃避的一張時代考卷，統籌全局的戰略眼光，勇于探索的創新精神，務實有效的項目管理、扎實嚴謹的基礎研究、開放包容的合作態度會幫助我們提交合格的答案。

注釋及參考文獻：

①露西婭娜?杜蘭蒂，肯尼斯?迪波多《InterPARES國際研究項目》，山西檔案 2001（3）

②美國ERA項目的Virtual workspace就是按照流程環節劃分的。

③參考美國ERA項目的functional area。

④馮惠玲、趙國俊等，電子文件管理國家戰略芻議，檔案學通訊，[0]2006(3)

⑤劉越男，我國電子文件管理國家戰略的制定與實施迫在眉睫，中國檔案報 2007.3.1

⑥ nationalarchives.gov.uk

whitehouse.gov/omb/inforeg/egovstrategy.pdf

省略

nationalarchives.gov.uk/

naa.gov.au/