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檔案管理的原則范文第1篇

關鍵詞：醫院；檔案管理；檔案利用；保密工作

在醫院的檔案信息管理中，管理人員應該嚴格遵守職業道德，將醫院檔案利用的保密工作作為自己工作的重點，以提高醫院檔案信息的安全性。新時期，多數醫院檔案管理建立了信息化管理系統，在這個系統中，檔案信息利用中的保密工作更是非常重要。

一、影響醫院檔案利用中保密工作的因素

醫院檔案信息在管理與利用過程中，會發生泄密的情況，這是由多種因素引起的。首先，醫院檔案管理要防止檔案被損壞、丟失，被有心人士利用，避免檔案信息泄密情況的發生；其次，一些醫院在建立檔案信息化管理系統過程中，忽視了對安全軟件的更新與設計工作，致使系統中所用的安全軟件不能完全起到防范計算機病毒、黑客等的侵襲，致使信息系統受到感染，造成醫院檔案信息的丟失、損毀，影響醫院的正常工作；最后，無論是紙質檔案還是電子檔案，都需要管理人員進行管理。但是一些醫院檔案管理人員的素質參差不齊，他們對計算機網絡不熟悉，在歸檔、整理檔案信息過程中，可能出現操作失誤的情況，也可能因為某些個人利益而盜取醫院檔案信息，這也是導致醫院檔案信息泄密的因素。

根據以上分析得出，醫院檔案利用中出現泄密情況的根源在于：管理人員對檔案的安全保密工作意識不到位，忽視了檔案保密工作的重要性，致使在檔案出現安全問題時，得不到及時的解決；信息系統安全軟件更新不及時，也是造成醫院檔案泄密的根源之一；另外醫院檔案信息本身也存在著保密隱患，缺乏統一的檔案信息管理標準，造成檔案管理系統維護與保證管理效率之間出現矛盾，影響醫院檔案信息保密工作的有效實施。

二、醫院檔案利用中保密工作的原則

首先，絕密檔案絕密管理。醫院檔案的利用與管理是分不開的，所以要想提高檔案利用過程中的保密效率，就必須對檔案進行保密管理，尤其是一些涉及到醫院學術演技成果、醫療處方等檔案信息，是需要進行絕密管理的。因此，在管理人員進行檔案的管理過程中，首要注意的問題就是分清楚檔案密級數，并對絕密檔案進行絕密管理。

其次，強化日常管理。俗話說，成功都是源于小事的積累。同樣，在醫院檔案利用中的保密工作的成果也是一點一點積累起來的，這就必須依賴于醫院檔案的日常管理。因此，醫院檔案管理人員需要養成嚴格遵守保密準則的習慣，對日常中任何檔案的利用，都需要認真登記、簽字，任何人不得擅自調閱。定期對檔案進行清對、檢查，發現問題及時上報。這樣可以有效杜絕檔案因丟失而泄密的情況發生，有利于檔案保密工作的進行。

三、醫院檔案利用中保密工作實施途徑

醫院檔案利用過程中，保密工作是重中之重。因此，醫院相關管理人員積極研究保密工作中存在的問題，并針對問題找尋解決對策，以提高檔案利用效率與保密程度，保證醫院的利益，促進醫院的發展。以下，筆者將從幾個方面探討醫院檔案利用中保密工作實施途徑。

首先，醫院檔案利用中的保密工作不僅僅是需要檔案管理人員進行，同時也需要其他工作人員的監督，這樣才可以有效制止檔案利用過程中，各種不利于檔案保密工作不良行為的發生，才可能提高檔案保密工作的效率。因此，做好檔案利用過程中的監督工作是每一個醫院工作人員的責任。在此，醫院可以通過以下方式達到監督的目的。建立有效的規章制度，嚴格規范不同工作人員對檔案利用的范圍，也就是說，一些密級數較高的檔案只有在醫院相關領導的審批、簽字下，才可以調取、利用；建立完善的組織制度，提高醫院檔案管理人員的思想品德素質，使其樹立檔案利用保密意識，并能夠根據實際情況及時處理一些泄密問題；建立激勵制度，@有利于全院工作人員參與到檔案利用保密的監督工作中來，約束檔案管理人員的工作，促進各個科室的工作人員能夠規范利用檔案，提高檔案利用的安全性與保密性。

其次，醫院檔案管理人員不僅需要維護檔案的完整與安全，還需要具備專業的素質與能力，能夠對損壞的檔案進行修補、搶救工作。因此，在進行醫院檔案利用中保密工作時，需要從專業知識、能力與思想道德兩方面，提高管理人員的素養。醫院定期對管理人員進行培訓，使其能夠熱愛檔案管理工作，忠于檔案管理職責，并發揮自身的聰明才智創新檔案保密工作，提高檔案利用的保密效率。另外，醫院檔案管理人員還應該在日常管理工作之余，進行信息保密技術的學習與應用，對數據保護技術、軟件保護技術等深入研究與探討，以提高檔案保密工作的效率。

最后，醫院檔案是醫院重要信息的載體，隨著醫療事業的發展，醫院檔案信息也在不斷發展，因此，一些年代久遠的醫療信息的利用價值就會降低。醫護人員以及檔案管理人員在傳統保密觀念的影響下，產生“重視保護，忽視利用”的現象，使大批檔案得不到充分利用，致使其利用價值與保密工作之間的關系出現分裂，嚴重影響檔案價值的發揮與保密工作的進行。因此，在管理人員進行檔案保密工作的同時，也應該注重檔案的利用，使檔案的利用與保密兩項工作協調進行，共同促進醫院的發展。

四、結語

總而言之，醫院檔案信息的保密工作是檔案管理人員工作的重點，也是促進醫院檔案信息建設的重要內容。因此，醫院檔案管理人員要嚴格要求自己，提高自身安全、保密意識，改進工作方法，以積極的態度管理醫院檔案，進而提高醫院檔案的安全性、真實性、完整性。相信，隨著社會科技的不斷進步，管理人員素質的不斷提高，醫院檔案利用的保密程度也將不斷加深，檔案信息的安全性得到有效保障。

參考文獻：

檔案管理的原則范文第2篇

關鍵詞：綜合檔案館 質量管理 基本原則

ISO9000標準是國際化通用的質量管理體系，誕生于工業行業，在吸收各國管理經驗的基礎上，做了多番修改，形成最新的2008版《質量管理體系 要求》。標準1.2指明了其適用范圍“本標準規定的所有要求是通用的，旨在適用于各種類型、不同規模和提供不同產品的組織。”①然而綜合檔案館的質量問題一直被忽視，檔案工作者更多的是關注檔案這一客體的質量，對于其他各方面，如管理質量、服務質量等還未關心。作為黨和國家發展和建設的儲備力量，綜合檔案館更應該適時地引進先進理念完善自身發展，但是在引進先進理念之前，我們首先要明確的是標準所涉及的相關要素及基本原則，秉承“吸收、引進、借鑒、發展”的原則，制定適合綜合檔案館自身發展的質量管理體系。

一、綜合檔案館質量管理體系要素確定

質量管理體系的三大要素，即組織、產品、顧客。這三大基本要素是任何一個組織所具備的，但是綜合檔案館是科學文化事業單位，其在組織管理、輸出產品及服務用戶上與企業略有不同。

（一）關于組織的分析

組織是人們為實現同一目標、按照一定的形式、分工協作結合而成的集體或團體。《檔案法》第八條已明確指出了檔案館的性質、目的、組織形式、職責。“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。”②可見，綜合檔案館是具有自身服務職能及管理權限的組織，同樣存在著“輸入――轉化――輸出”的過程，接收、收集各歸檔單位形成的文件，經過一系列的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編研、宣傳等工作，最終形成有序的、方便利用的案卷，以達到最終為其他組織和個人利用的目的，是完全符合ISO9000標準所明示的組織體系。

（二）關于產品的分析

產品是過程的結果。檔案館為用戶提供的產品并非有形的實物產品，而是為用戶提供具有憑證及參考價值的信息及服務，二者都是無形的。

“檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。” ③從文件到檔案本身就是一組輸出的過程，檔案信息也就是這個過程的產品，檔案信息是信息的一種存在形式，檔案信息的價值是不可估量的，這取決于不同利用者對檔案信息的不同需求。

服務是檔案館為用戶提供的另一產品。檔案館所提供的服務由三個要素組成：檔案館、用戶及檔案館與用戶之間完成至少一項活動的結果。服務與服務過程都是在與用戶的接觸中發生的，不同的檔案用戶對檔案的需求是截然不同的，隨著時間的推移，檔案的價值形態及作用也在發生變化，檔案館也要及時更新服務觀念、服務方式，適應不同時期不同用戶的需求。

（三）關于顧客的分析

顧客是指享受服務的組織或者個人。檔案館的顧客就是在社會生活中需要檔案信息服務的各層次、各類型的利用者。綜合檔案館的顧客主要有以下四類：機關、企事業單位組織，查找先前的記錄，從中得到依據及參考信息，以保證各項經濟建設工作的順利進行；學術研究者，尋找古今中外可借鑒的信息以填充學術材料，以傳承歷史文化；影視、新聞工作者，借助檔案館豐富的資源制作回首往事、展現地方特色的劇作、記錄片、報道材料等；其他個體，個人利用檔案的目的很明確，就是為了解決生活中所遇到的困難，借助原始檔案以提供憑證，解決爭端及棘手事件。

二、綜合檔案館質量管理體系的基本原則

八項質量管理原則是ISO9000 標準的精華思想，是在總結質量管理實踐過程中的理念與經驗基礎上，用高度概括、精煉準確的語言所表述的、具有一般通用性質管理準則，是建立與實施ISO9000標準質量管理體系的指導思想。結合綜合檔案館質量管理體系，全面把握八項基本原則，是綜合檔案館質量管理體系必須嚴格遵循的準則。

（一）以顧客為關注點

以顧客為關注點是ISO9000標準成功運行的指導思想，也是綜合檔案館存在的動力，只 有用戶有效利用檔案，才能發揮檔案的作用，實現檔案的價值。檔案館的發展依賴于不同層次、不同類型的檔案用戶，一切工作圍繞用戶的需求展開，了解用戶眼前的及長遠的需求，明確用戶潛在的、隱含的需求，并爭取超越顧客的期望。綜合檔案館保存的大多是黨政機關形成的檔案，相對于企業檔案館、專門檔案館來說，綜合檔案館的用戶相對分散，且具有不確定性，有組織，也有個人，對檔案的需求也不盡相同。 綜合檔案館在實施本原則時， 應注意以下幾個方面：

1．運用不同方法調查、識別不同類型檔案用戶現行的及潛在的需求與期望

檔案利用群體不同，檔案所發揮的作用也是不同的，“對于各級各類機構、社會組織而言，檔案具有不可替代的資治作用；對于專家學者而言，檔案具有文化、教育作用；對于個人而言，檔案具有憑證、參考作用等等”，檔案用戶的期望主要體現為檔案的真實性、有效性、實用性。分析檔案用戶各群體的比例、查檔方式，為質量管理體系的有效運行提供依據。

2．確保檔案館的質量目標與用戶的需求和期望相一致

最高管理者在制定質量目標時要始終堅持以用戶需求為宗旨，以實現用戶滿意為最高目標，并在全館范圍內建立溝通與理解的平臺，確保用戶的利益為檔案館工作的方向。檔案用戶的需求是具有時效性的、是不斷變化的，綜合檔案館在體系運行的過程中要時刻與用戶保持聯系，了解用戶需求動態，及時更新服務方式方法，始終與用戶建立良好的合作關系。

（二）領導作用

質量管理體系運行成功的關鍵在于最高管理者及各層管理者的重視度，領導者應求真務實、以身作則，積極參與檔案工作的各個環節，確定綜合檔案館的中長期戰略目標，為確保組織的宗旨與運作方向相統一，為員工創建良好的工作氛圍。具體應做到以下幾點：

1．確立具有創新、發展、挑戰性的戰略目標

最高管理者應在全面考慮各方（包括供方、員工、利用者、社會等）的因素，為綜合檔案館制定具有本館特色、創新發展、富于挑戰性的戰略目標，并與質量方針保持一致，策劃完備的質量管理體系，根據工作的實際情況，及時調整策略，保持質量管理體系的完整性。

2．創造適合員工發展的內部環境

為員工創造適合其發展的空間，對員工在本崗位所作出的特殊貢獻給予肯定并加以褒獎，營造競爭的氛圍，鼓勵創新，激發員工潛能的發揮，調動員工主動參與的積極性，使員工在融洽的工作環境中更好地向著既定的目標努力。協調好各部門之間的合作關系，避免各部門之間權責分化、互相推諉，各崗位員工擅離職守、工作怠慢的現象發生。

3．建立具有良好道德倫理、價值共享的管理文化

尊重人才、吸引人才是綜合檔案館現階段發展的一個重要任務，樹立良好的職業道德，創建良好的人際關系網，將綜合檔案館的管理升級為館內文化，使得員工在軟文化的影響下自覺地遵守各項規章制度，按照質量管理體系文件辦公。同時還要為員工提供可利用的相關軟硬件資源，讓員工在自范圍內發揮其創造性。

（三）全員參與

檔案工作者是檔案館創新發展的源泉，是檔案工作的具體實施者。從人力管理到人力資源管理再到人本管理，體現了以人為本的核心思想。人本管理是從人性出發來分析問題，以人性為中心，按人的基本狀況來進行管理的一種普通管理模式。綜合檔案館在進行人本管理時應采取以下措施：

1．讓檔案工作者明確自身在館中的價值

樹立檔案工作者的主人翁責任感，明確其所處崗位的重要性，對本職工作的職責、權利有所了解，勇于承擔責任，面對挑戰，按照相關要求完成本崗位的工作目標，并配合好下一步的工作，正確處理、解決工作中出現的問題。

2．讓檔案工作者主動進行自我鑒定

檔案工作者的自我鑒定主要是指檔案工作者根據各崗位的目標對其所完成工作進行鑒定，肯定其對檔案工作做出的貢獻，讓檔案工作者在完成任務與目標的同時，獲得成就感，激發繼續工作的熱情與斗志，同時也是檔案工作者發現不足并予以改進的有效措施。

3．加強檔案工作者的自我修養

自我工作意識、服務意識的提高，要比強加的責任更有成效，特別是在信息技術快速發展的今天，科技進步日新月異，單憑某一領導或組織去發現新動力是遠遠不夠的，培養檔案工作者自主思考、領悟的能力，調動全員工作的積極性，才能適應不斷變化的環境。

（四）過程方法

過程方法是將輸入轉化為輸出的活動，是將相關的資源作為過程進行管理的活動。檔案工作從接收直至利用的每一個環節都可以視為一個過程，采用過程方法進行管理，可以確保每個過程都按照最終目標組織運作，達到預期的結果。

1．必須從增值的角度考慮過程方法

增值的活動可以是有形的，也可以是無形的，實現檔案工作質量管理的增值活動，是基于對每項工作環節遵循相應的準則與方法進行有效的管理，為用戶提供超過其期望的服務。采用過程的方法，降低工作中的成本、減少失誤、控制偏差、縮短工作時間、優化工作流程，確保過程間的協調運作、實現資源的高效利用，為持續改進提供動態的循環過程，進而使檔案館的整體工作處于不斷循環上升的過程，每一次的循環都是一次增值活動，為檔案用戶提供符合需求的服務。

2．將檔案管理的所有活動及相關資源視為過程進行管理

檔案質量管理工作由用戶需求分析、立卷歸檔、收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、提供利用、過程監控、反饋、持續改進十二個環節組成，每一個環節都視為一個過程，每一個過程的輸出都是下一個過程的輸入，也可以是多個過程的輸入，將這十二個環節視為一個整體的環節，不斷循環，以達到預期的目標。檔案工作的十二個過程體現了質量管理的四大基本要素，以顧客的要求為輸入，顧客滿意度為輸出，同時也要將各種資源納入到過程控制中，包括人員、方法、設施、環境等。

（五）管理的系統方法

質量管理體系是由相互關聯的過程鏈形成的過程網體系，綜合檔案館本身就是一個龐大的系統，各個部門都是它的子系統，各個科室又是下一層次的子系統，直至每一位館員也是系統構成的一個部分，各系統之間相互制約、相互影響。利用系統的方法實施管理，以提高檔案館工作的整體效率。

1．確定分析系統內各個過程的運行狀態

系統是由相互作用和相互依賴的若干組成部分結合成具有特定功能的有機整體，過程可以說是系統的基礎，每一個過程的運行狀態都對整體的系統運作產生一定的影響，這種影響可以是積極的，也可以是消極的。在系統運行過程中，確保每個過程都處于良性運行狀態，為綜合檔案館的發展產生積極的影響，是綜合檔案館系統功能發揮的前提和保證。

2．識別與控制各過程之間的“接口”

檔案工作的每一個過程都不是獨立存在的，檔案工作質量的形成依靠每個過程的有效實施，每一個過程都有各自要實現的目標，且這些目標都是以滿足用戶為宗旨的。過程與過程之間的對接是保證系統運行的重要節點，控制、協調檔案質量管理各過程的運行，使之有效的運行，減少制約，加強合作，實現綜合檔案館質量管理的終極目標。

（六）持續改進

持續改進是綜合檔案館發展的永恒不變的目標。社會環境的不斷變化、用戶需求的更新與提高是持續改進的內在動力，持續改進的核心是提高綜合檔案館質量管理的有效性和效率，提升綜合檔案館的競爭力、迎接外界挑戰。

1．將持續改進作為一種制度加以強化

持續改進不是一蹴而就的，是一項長期的工作，測量、分析、改進不斷循環的過程。培養檔案工作者持續改進意識，對檔案工作者進行持續改進方法的培訓，將持續改進納入到日常工作中，不斷深化理解，提高檔案工作質量。每一次循環改進都有一個設定的目標，滿足檔案用戶的需求，每一次改進都向著更好的方向發展，始終堅持不懈地貫徹持續改進，使綜合檔案館處于不斷發展和完善的進程中，提高檔案館的應變能力，提升檔案工作者的整體意識。

2．將各類評價結果納入到持續改進的范圍

持續改進是每個過程、每個系統都需不斷堅持的，因此，每一個過程的測評、每一個階段性的測評都是持續改進的動力。基于檔案館總體的質量方針與質量目標，通過對內部審核、用戶滿意度測量、第三方審核結論等相關數據進行客觀的分析與評定，并將測評的結果納入到持續改進的范圍內，這些結論是反映質量管理體系運行狀況的直觀結論，是持續改進工作最準確的數據支撐。

（七）基于事實的決策方法

有效的決策建立在數據和信息分析的基礎上。決策貫穿于綜合檔案館質量管理體系的始終，依靠決策才能持續改進每個過程的業績。可以說，沒有客觀的、基于事實的決策，質量管理體系很難取得有效的管理，最終的目標也難以實現。

1．確保信息、數據來源可靠

在信息收集、整理的過程中，要保證相關信息、數據來源、獲悉渠道、接收方式準確無誤。決策是以所采集的信息、數據為依據的，弄虛作假的信息、數據將會阻礙系統的正常運行，因此，務必要保證所采集的信息、數據源于基層工作及真實的工作記錄。

2．確保分析方法正確

對采集到的信息進行科學的統計技術分析，確保其分析結果的精確性，為改進提供憑證。科學的統計技術可以通過測量、分析、調查、取證等方法對相關信息、數據進行處理，尋找需改進的方面，防止決策失誤。

3．基于事實的分析

基于事實的分析，要求避免主觀的直覺判斷與經驗判讀。客觀的證據是支持綜合檔案館質量管理體系運行的真實性數據，完全依靠經驗或直覺得來的數據往往帶有濃郁的主觀色彩，比較片面，難以準確地說明體系在運行過程中所出現的不利因素，不利于體系的檢驗與改進。

（八）與供方的互利關系

綜合檔案館最關鍵的供方是同級黨政機關，是案卷的來源，也是資金的來源，與其他組織不同的是綜合檔案館與其供方是隸屬關系，二者雖然有互利的關系，卻存在著領導與被領導的關系。其次是相關設備的投入方。在綜合檔案館在與關鍵供方建立互利關系時要處理好以下關系：

1．權衡眼前利益與長遠利益

立檔單位形成的案卷是檔案質量的關鍵，綜合檔案館不能脫離各級政府而存在，同時，黨政機關也是為人民服務的部門，其服務理念同樣是滿足用戶需求，這與綜合檔案館的質量管理目標是一脈相承的。文書部門與檔案部門相互扶持，案卷質量的不高將嚴重阻礙綜合檔案館質量目標的實現，因此，在收集案卷的過程中，正確處理與同級政府之間的關系，深入指導立檔單位進行規范化的立卷歸檔工作，建立長期的互利共贏的工作機制。

2．與供方建立合作基礎上的互利

與供方部門所要建立的互利關系，首先是合作，只要有效的分工協作，才能保證互利。建立有效的溝通渠道，進行透明地、開放式地交流，與同級黨政機關共同理解用戶的需求與期望，肯定黨政機關在管理與控制過程中做出的貢獻，共享成果，增強雙方共同創造價值的能力，密切合作，實現成本最優化，共同取得檔案用戶的滿意。同時關注同級黨政機關的狀況，為其便民服務提供幫助，增強黨政機關提供高質量案卷的積極性，以達到互利的效果。

綜上所述，綜合檔案館具備建立與實施ISO9000標準所描述的三大基本要素，ISO9000標準適用于綜合檔案館。同時有效運用八項質量管理原則，以用戶為關注點、加強領導在組織中的作用、倡導全員參與、采用過程方法與系統方法、以事實為決策方法，堅持持續改進，是建立“公平、公開、公正、透明”的檔案館服務模式的最佳途徑。

注釋：

*本文為黑龍江大學學生學術科技創新項目(項目編號：20110282)階段性研究成果之一.

①GB/T19001-2008/ISO9001:2008質量管理體系要求[S].北京:中國國家標準化管理委員會,2008:1.2條款.

②中華人民共和國檔案法.北京:中華人民共和國主席令（第七十一號）,1996:第八條.

檔案管理的原則范文第3篇

在21世紀的今天社會正在飛速的發展，給我國事業單位的檔案管理帶來了新的挑戰，我國事業單位在我國的發展在不斷的加速，檔案管理工作也就變得越來越重要。在我國事業單位發展的過程中檔案管理工作存在一些問題，這些問題制約了我國事業單位檔案管理工作的發展，在我國事業單位檔案管路的發展中要遵循一定的原則，在新時期我國的檔案管理工作有了新的內涵。本文主要對事業單位檔案管理工作存在的問題，遵循的原則以及管理模式的創新進行了分析。

【關鍵詞】

事業單位；檔案管路；創新思考

就目前事業單位的發展情況而言，進行檔案管理是非常重要的，我國的事業單位的發展經過了轉型和改革我國事業單位的發展邁上了一個新的臺階，在我國事業單位的發展對于檔案管理的相關工作還存在著一定的問題，隨著我國事業單位的不斷發展，檔案管理工作一定可以高效協調發展，檔案管理工作在事業單位的發展中有著重要的作用和深刻的意義，在事業單位的發展中要加強檔案管理工作的重視，促進事業單位的可持續發展。

1我國事業單位檔案管理工作中存在的問題

1．1事業單位的對檔案管理工作不重視

檔案管理工作是事業單位正常運行的重要組成部分，在我國事業單位的發展中檔案管理工作起著非常重要的作用，但是我國的事業單位對檔案管理工作不夠重視，檔案管理工作在事業單位的發展中只是一個形式，就造成了我國事業單位的檔案泄密，給事業單位的發展造成了嚴重的打擊，阻礙了事業的單位的正常可持續發展。事業單位的檔案主要記錄了事業單位的發展情況和發展歷程以及重要的事件，但是由于檔案管理工作得不到重視，導致事業單位的檔案大量的損壞和丟失，給事業單位的發展帶來了極其嚴重的影響。

1．2檔案管理人員的水平偏低

我國事業單位的檔案管理知識一個表面的形式，在事業單位檔案管理人員的選擇上也是非常簡單的，造成檔案管理人員的綜合素質偏低，也是影響我國檔案管理工作可持續發展的一個重要因素，我國當前事業單位的檔案管理人員的工作可以說是事業單位中最悠閑的一個工作。他們對于檔案工作不了解，事業單位對檔案管理工作不中是，導致檔案管理員工對檔案管理工作經常是敷衍了事，給檔案的管理帶來了極大的影響，也是我國事業單位的資金浪費嚴重。

1．3缺少完善的檔案管理系統

檔案管理工作對于事業單位的發展來說可大可小，我國的事業單位的檔案管理工作處在一片混亂的狀態，檔案管理工作完全根據檔案管理人員主觀意愿進行管理，給我國的檔案管理工作造成的極大的影響，導致我國的檔案管理工作存在巨大的漏洞。檔案管理工作是事業單位發展的組成部分之一，在進行管理的時候要遵循一定的原則，但是在我國事業單位的檔案管理工作中檔案管理系統不完善，檔案管理的分工不明確，檔案管理工作處在一片混亂之中，給我國事業單位的發展帶來了消極的影響。

2我國事業單位的檔案管理原則

2．1在進行檔案管理過程中要遵循權責統一原則

我國事業單位的檔案管理工作要遵循一定的原則，檔案管理工作可大可小，當時原則一定不可少，檔案管理人員要按照基本的原則對檔案進行管理，明確每一個檔案管理人員的和領導的責任，如檔案管理工作的領導主要對檔案管理的相關工作負責，對檔案管理工作進行檢查和監督，但是他也要保障檔案管理人員的相關權益。如果檔案管理部門只重視檔案管理責任而忽視檔案管理人員的相關權益，將會給檔案管理員工的工作積極性性帶來消極的影響，也將影響到整個檔案管理工作的發展，因此在檔案管理工作要堅持權責統一的原則，將檔案管理人員承擔的責任和獲得的權益結合起來，推動檔案管理人員的工作積極性。

2．2在進行檔案管理工作時要遵循靈活性的原則

檔案管理工作是事業單位工作的一部分，關于檔案管理工作我國也是制訂了一些標注進行保障的，因此在檔案管理工作中要遵守國家相關部門制訂的規定，但是也不能對其他行業的檔案管理進行照搬照抄，要有自己檔案管理的獨特性，在我國不同的事業單位有著自己獨具一格的特色，因此在進行檔案管理的過程中要遵循靈活性的原則。檔案管理工作在不同的事業單位管理的情況也不同，因此進行事業單位的檔案管理一定要符合事業單位的實際情況，遵循事業單位檔案管理靈活性的原則。

2．3在管理的過程中要按規范辦事的原則

在檔案管理工作中不能根據檔案管理人員的主觀能動性進行檔案管理，要根據相關的規范進行辦事，根據檔案管理的實際情況制訂檔案管理科學，高校，合理的檔案管理制度，這些制度要符合檔案管理的實際情況，符合檔案管理的相關規定，保障檔案管理工作的順利進行。按照相關的規范進行檔案管理是我國事業單位檔案管理的基本要求，也是我國檔案管理工作健康穩定發展的重要保障。國家制訂關于檔案管理的相關規范，為事業單位的檔案管理工作提供了依據。

3我國事業單位檔案管理模式的創新

3．1完善我國的檔案管理制度

目前，我國事業單位的檔案管理存在著很大的漏洞，因此要完善我國事業單位的檔案管理制度，檔案管理制度可以對檔案管理人員的工作進行約束，檔案管理是對檔案的一種保護，通過對檔案進行管理可以減少檔案的損壞和丟失，制訂檔案管理的制度，做到我國事業單位的檔案管理有法可依，在遇到一定問題是可以依據檔案管理制度的相關規定進行解決，促進我國事業單位的檔案管理朝著科學化的方向發展，將帶動我國事業單位的健康穩定發展。

3．2深化檔案管理，提高管理人員的綜合的素質

我國的事業單位的檔案管理要不斷的進行深化，要跟上時展的步伐，提高我國事業單位的檔案管理水平。目前我國的檔案管理人員綜合素質比較低，我國的檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，我國事業單位的檔案管理要招聘具有展業知識的檔案管理人才，提高我國事業單位的檔案管理水平。對檔案管理人員進行專門的培訓，于其它事業單位的檔案管理人員進行經驗交流，找出自己的不足，及時的改進本單位檔案管理中存在的問題。對于檔案管理人員事業單位的領導要對檔案管理人員進行定期的抽查，檢查檔案管理人員的檔案管理知識，為事業單位的檔案管理的發展提供保障。

3．3將檔案管理于當代的信息技術相結合

今天事業單位的檔案管理已經不能再沿襲以前的管理辦法了，進入21世紀以來我國的信息技術處在高速發展的階段，事業單位的檔案管理要與當代的信息技術相結合，讓檔案工作更加的方便，快捷。信息化的檔案管理方法將事業單位的檔案管理帶上了一個新的臺階。

4結語

總之，事業單位要重視檔案管理工作，積極的引進先進的檔案管理技術，遵守檔案管理原則，保證事業單位檔案管理工作的有好友快進行，促進事業單位的健康穩定發展。事業單位在我國的發展中占據著非常重要的，在事業單位發展中各項工作的管理都是非常重要的，因此在事業單位的發展中要統籌安排好單位內部的各項工作，為事業單位的可持續發展打下堅實的基礎，檔案管理工作要與時俱進，發展創新型的檔案管理模式，緊緊跟上時展的步伐。

作者：姜俐 單位：綏濱縣環境衛生管理處

參考文獻:

檔案管理的原則范文第4篇

摘要：當前，事業單位檔案管理工作逐漸呈現出越多越多的新問題，事業單位傳統的檔案管理方式已經不能滿足新時期事業單位檔案管理工作的要求。本文立足于事業單位檔案管理的原則和意義，對當前事業單位檔案管理工作中出現的問題進行分析，并在此基礎上探討新時期我國事業單位檔案管理創新的思路。

關鍵詞 ：事業單位；檔案管理；創新

伴隨著科技的發展與時代的進步，事業單位作為以社會公益為目的的重要組織，其管理工作越來越受到重視。然而，就事業單位目前的檔案管理現狀來看，其已經不能趨向于現代化，不能滿足事業單位的實際需求。因此，進一步規范和創新事業單位的檔案管理，對于新時期事業單位的建設與發展而言尤為必要和迫切。

一、事業單位檔案管理的原則及檔案管理創新意義

事業單位是國家機構的組成部分，其檔案是事業單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標準與原則下進行管理：（1）規范、靈活相統一原則，即事業單位檔案管理方法應該規范、靈活，在遵循相關規定下根據單位自身的特點對檔案檔案進行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實用性；（2）職責、權益兼顧原則，即事業單位檔案管理制度中，相關領導干部及工作人員的工作職責及權益都有明確的范圍確定，當出現檔案管理的紕漏問題，能公平處理和責任到人；（3）制定、執行并重原則，即事業單位檔案管理制度的制定要保證合理、科學和系統，并確保其執行效率，促進檔案管理制度在實踐過程中的不斷完善；（4）靜態、動態相結合原則，即事業單位檔案管理要在保持其科學穩定的同時與時俱進，與國際接軌，在時展的大背景下創新檔案管理體制與方法，提高檔案管理的科學化水平。

毋庸置疑，在社會發展的新時期對事業單位檔案管理工作進行創新，對于滿足新時期事業單位全面改革具有重大的現實意義。首先，通過對事業單位檔案管理人員的系統教育與培訓，能強化其檔案管理技巧，有利于檔案管理效率的提升；其次，通過對現代網絡檔案管理工具的使用，能夠獲得更為精準的檔案資料的詳細數據，提升了事業單位檔案管理的網絡化和系統化水平，進而大大提升了事業單位檔案管理的科學化水平；最后，通過對事業單位檔案管理工具及管理人員等方面的優化，能夠及時發現和解決檔案管理過程中的問題，能不斷的促進事業單位檔案管理體制在理論及實踐上的完善，是推進事業單位檔案管理走向現代化的重要途徑。

二、當前事業單位檔案管理存在的問題

1.檔案管理的基礎業務相對薄弱

由于有些事業單位對檔案管理工作缺乏科學的認識，對國家相關法律學習和貫徹不夠，使得單位檔案管理工作不被重視，造成檔案管理的基礎業務相對薄弱、管理混亂的局面。從目前部分事業單位檔案管理的基礎工作來看，其檔案管理工作缺乏明確的機制、工作流程及標準，即使有的單位建立了檔案管理制度，但卻在執行落實方面有待欠缺，缺少專人負責，單位領導也未真正督促落實，使得檔案整理不規范、組卷不符要求、分散的民生檔案移交受阻以及擅自銷毀應歸檔文件資料的現象比比皆是，不僅違背了事業單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費。

2.檔案管理方式陳舊，缺乏創新

通常情況下，要保證事業單位檔案管理工作的效率，就必須在檔案管理方式方面下功夫。然而，隨著社會的進步與發展，在事業單位日常檔案信息處理日漸繁瑣的情況下，檔案管理的方式卻仍停留在陳舊單一的程度上。檔案管理部門對于檔案信息的管理缺乏統一的管理機制，傳統的檔案處理流程也無法對重要的檔案信息進行及時整理、裝訂和歸檔，同時由于缺乏對現代檔案管理設備的利用，缺乏對檔案管理方式的創新，也使得檔案管理效率低下，大量重要的檔案信息資源被破壞和丟失。

3.檔案管理設施落后，檔案資源開發利用不夠

科技及時代的發展，使得現代信息化技術被廣泛的應用到各領域，但是由于我國較多的事業單位未充分的重視檔案工作，因而沒有將現代化的檔案管理設備合理的應用到檔案管理中來。有些單位的檔案管理室條件較差，設備配置不齊全，軟硬件設施更新不及時，一些現代化的光盤和電子檔案處理需求不能得到滿足。現代化的檔案管理僅對相關檔案信息實現了計算機保存，并未實現信息化的處理，造成了檔案信息資料的無形損失。正由于事業單位檔案管理設施的落后，也造成了單位檔案資源開發利用效率不高的局面。對于檔案資源的開發利用，有些事業單位并未重視起來，僅將檔案管理停留在檔案的收集、整理及保管的工作上，對于后期檔案資源的利用力度不夠，一些能為單位帶來有效參考價值及系統服務的檔案資源并未在合適的條件下發揮出作用，使得檔案管理一直處于較為被動的狀態中。

4.檔案管理人員隊伍業務素質不高

對于事業單位的檔案管理工作，檔案管理人員的業務素質對于檔案管理工作的效率有重要影響。縱觀當前事業單位的檔案管理人員隊伍現狀，一方面，部分事業單位的檔案管理人員并非專職管理人員，其身兼多職，對檔案管理工作難以應付，缺乏專業的業務素質也工作責任心，在頻繁的工作變動中，致使檔案管理工作穩定性受到消極影響。另一方面，有些事業單位中在職的檔案管理人員，其本身缺乏專業的業務素質，加之單位未進行檔案管理工作的相關業務培訓，使得有些檔案管理人員并不十分了解檔案工作的具體程序，對于檔案文件的整理、分類及劃分保管等問題出現錯誤，檔案的立卷、歸卷及移交工作也難以順利完成，進而使得單位檔案管理質量低下。

三、新時期事業單位檔案管理創新思路

1.創新檔案管理制度，強化檔案管理能力一項完善的管理制度通常都是保證

工作效率的重要基礎，基于當前事業單位檔案管理工作的現狀以及存在的問題，創新檔案管理制度，建立一套適合于事業單發展實際的檔案管理制度已顯得極為迫切。首先，事業單位應該在單位檔案管理的特點基礎上建立與之相適應的科學合理的管理制度，并確定好檔案管理制度的創新方向及內容，重點對單位檔案管理的機構設置及崗位設置進行制度規定，對制度中的內容進行創新，不斷與時俱進。其次，要堅持制度約束的地位平等性，在檔案管理制度的創新中，其制度既要對檔案管理人員約束，也要對單位領導進行約束，以此保證檔案管理的獨立性與規范性。最后，要在檔案管理制度中確保獎懲分明，對于檔案管理工作中高度負責的職工進行獎勵，對于為了自身利益而惡意篡改檔案信息的非法人員進行懲罰，以促進事業單位檔案管理事業的健康發展。

2.創新檔案管理信息化建設，提高檔案管理水平

在現代信息技術迅猛發展的形勢下，不斷發展的事業單位要想充分發揮出檔案信息的作用，就應該采用科學的現代信息手段對檔案信息進行高效管理。為此，事業單位應該積極引進適合自身發展與需要的現代檔案管理軟硬件設施，并在確保單位內檔案信息傳遞準確且及時的條件下，利用計算機、掃描儀等現代信息技術實現對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質化與數據格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時，事業單位還應該創新檔案管理技術，通過網絡向社會提供有用的檔案信息，實現資源共享，以此提高檔案管理的質量。

3.創新檔案管理服務手段，提高檔案利用效率

在我國各領域中，檔案利用效率低下的現象是一個極為普遍的現象，事業單位檔案同樣也不例外。因為事業單位對檔案管理工作的不重視，使得檔案利用率低，相反，又因為檔案利用率較低，而又因影響到事業單位對檔案管理工作的重視程度。因此，事業單位應該重視起檔案開發利用工作，通過檔案管理服務手段的創新，而促進檔案利用率的提升。具體而言，事業單位可以通過內部局域網，增強網站的信息檢索功能，并模仿數字化圖書館的建立方式，提高檔案服務手段。除此之外，事業單位檔案管理部門還可以建立高效的在線服務系統，為用戶提供在線服務功能，以此促進檔案利用率的提升，促進事業單位檔案管理工作水平的提升。

4.創新檔案管理人員培訓機制，強化業務能力

隨著事業單位檔案管理數字化趨勢的增強，事業單位檔案管理人員的業務素質也亟待強化。為了提升事業單位檔案管理人員的業務能力，筆者認為應該創新檔案管理人員培訓機制，結合單位自身檔案管理實施的現狀，建立以網絡培訓為主、實體培訓為輔的培訓機制，。通過對管理人員方案管理技術知識的培訓，引導其進行基礎知識學習，以及各種檔案管理理論與是實踐知識學習，不斷強化其自身專業技能，以推動檔案管理人員為檔案管理工作做出更大的貢獻。

綜上所屬，新時期事業單位檔案管理工作的重點是創新，只有從管理制度、管理方法、管理建設及管理人才等方面加大創新力度，才能改變當前事業單位檔案管理工作效率低下的現狀，也才能保證事業單位檔案管理工作更好的服務于人民大眾。

參考文獻

[1]馬文娟.新時期事業單位檔案管理之我見[J].大江周刊：論壇，2012（10）.

[2]孫鳳玲.事業單位檔案管理創新與改革探討[J].改革與開放，2012(4).

檔案管理的原則范文第5篇

事業單位是國家機構的組成部分，其檔案是事業單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標準與原則下進行管理：

（1）規范、靈活相統一原則，即事業單位檔案管理方法應該規范、靈活，在遵循相關規定下根據單位自身的特點對檔案檔案進行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實用性；

（2）職責、權益兼顧原則，即事業單位檔案管理制度中，相關領導干部及工作人員的工作職責及權益都有明確的范圍確定，當出現檔案管理的紕漏問題，能公平處理和責任到人；

（3）制定、執行并重原則，即事業單位檔案管理制度的制定要保證合理、科學和系統，并確保其執行效率，促進檔案管理制度在實踐過程中的不斷完善；

（4）靜態、動態相結合原則，即事業單位檔案管理要在保持其科學穩定的同時與時俱進，與國際接軌，在時展的大背景下創新檔案管理體制與方法，提高檔案管理的科學化水平。毋庸置疑，在社會發展的新時期對事業單位檔案管理工作進行創新，對于滿足新時期事業單位全面改革具有重大的現實意義。

首先，通過對事業單位檔案管理人員的系統教育與培訓，能強化其檔案管理技巧，有利于檔案管理效率的提升；其次，通過對現代網絡檔案管理工具的使用，能夠獲得更為精準的檔案資料的詳細數據，提升了事業單位檔案管理的網絡化和系統化水平，進而大大提升了事業單位檔案管理的科學化水平；最后，通過對事業單位檔案管理工具及管理人員等方面的優化，能夠及時發現和解決檔案管理過程中的問題，能不斷的促進事業單位檔案管理體制在理論及實踐上的完善，是推進事業單位檔案管理走向現代化的重要途徑。

二、當前事業單位檔案管理存在的問題

1.檔案管理的基礎業務相對薄弱

由于有些事業單位對檔案管理工作缺乏科學的認識，對國家相關法律學習和貫徹不夠，使得單位檔案管理工作不被重視，造成檔案管理的基礎業務相對薄弱、管理混亂的局面。從目前部分事業單位檔案管理的基礎工作來看，其檔案管理工作缺乏明確的機制、工作流程及標準，即使有的單位建立了檔案管理制度，但卻在執行落實方面有待欠缺，缺少專人負責，單位領導也未真正督促落實，使得檔案整理不規范、組卷不符要求、分散的民生檔案移交受阻以及擅自銷毀應歸檔文件資料的現象比比皆是，不僅違背了事業單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費。

2.檔案管理方式陳舊，缺乏創新

通常情況下，要保證事業單位檔案管理工作的效率，就必須在檔案管理方式方面下功夫。然而，隨著社會的進步與發展，在事業單位日常檔案信息處理日漸繁瑣的情況下，檔案管理的方式卻仍停留在陳舊單一的程度上。檔案管理部門對于檔案信息的管理缺乏統一的管理機制，傳統的檔案處理流程也無法對重要的檔案信息進行及時整理、裝訂和歸檔，同時由于缺乏對現代檔案管理設備的利用，缺乏對檔案管理方式的創新，也使得檔案管理效率低下，大量重要的檔案信息資源被破壞和丟失。

3.檔案管理設施落后，檔案資源開發

利用不夠科技及時代的發展，使得現代信息化技術被廣泛的應用到各領域，但是由于我國較多的事業單位未充分的重視檔案工作，因而沒有將現代化的檔案管理設備合理的應用到檔案管理中來。有些單位的檔案管理室條件較差，設備配置不齊全，軟硬件設施更新不及時，一些現代化的光盤和電子檔案處理需求不能得到滿足。現代化的檔案管理僅對相關檔案信息實現了計算機保存，并未實現信息化的處理，造成了檔案信息資料的無形損失。正由于事業單位檔案管理設施的落后，也造成了單位檔案資源開發利用效率不高的局面。對于檔案資源的開發利用，有些事業單位并未重視起來，僅將檔案管理停留在檔案的收集、整理及保管的工作上，對于后期檔案資源的利用力度不夠，一些能為單位帶來有效參考價值及系統服務的檔案資源并未在合適的條件下發揮出作用，使得檔案管理一直處于較為被動的狀態中。

4.檔案管理人員隊伍業務素質不高

對于事業單位的檔案管理工作，檔案管理人員的業務素質對于檔案管理工作的效率有重要影響。縱觀當前事業單位的檔案管理人員隊伍現狀，一方面，部分事業單位的檔案管理人員并非專職管理人員，其身兼多職，對檔案管理工作難以應付，缺乏專業的業務素質也工作責任心，在頻繁的工作變動中，致使檔案管理工作穩定性受到消極影響。另一方面，有些事業單位中在職的檔案管理人員，其本身缺乏專業的業務素質，加之單位未進行檔案管理工作的相關業務培訓，使得有些檔案管理人員并不十分了解檔案工作的具體程序，對于檔案文件的整理、分類及劃分保管等問題出現錯誤，檔案的立卷、歸卷及移交工作也難以順利完成，進而使得單位檔案管理質量低下。

三、新時期事業單位檔案管理創新思路

1.創新檔案管理制度，強化檔案管理能力

一項完善的管理制度通常都是保證工作效率的重要基礎，基于當前事業單位檔案管理工作的現狀以及存在的問題，創新檔案管理制度，建立一套適合于事業單發展實際的檔案管理制度已顯得極為迫切。首先，事業單位應該在單位檔案管理的特點基礎上建立與之相適應的科學合理的管理制度，并確定好檔案管理制度的創新方向及內容，重點對單位檔案管理的機構設置及崗位設置進行制度規定，對制度中的內容進行創新，不斷與時俱進。其次，要堅持制度約束的地位平等性，在檔案管理制度的創新中，其制度既要對檔案管理人員約束，也要對單位領導進行約束，以此保證檔案管理的獨立性與規范性。最后，要在檔案管理制度中確保獎懲分明，對于檔案管理工作中高度負責的職工進行獎勵，對于為了自身利益而惡意篡改檔案信息的非法人員進行懲罰，以促進事業單位檔案管理事業的健康發展。

2.創新檔案管理信息化建設，提高檔案管理水平

在現代信息技術迅猛發展的形勢下，不斷發展的事業單位要想充分發揮出檔案信息的作用，就應該采用科學的現代信息手段對檔案信息進行高效管理。為此，事業單位應該積極引進適合自身發展與需要的現代檔案管理軟硬件設施，并在確保單位內檔案信息傳遞準確且及時的條件下，利用計算機、掃描儀等現代信息技術實現對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質化與數據格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時，事業單位還應該創新檔案管理技術，通過網絡向社會提供有用的檔案信息，實現資源共享，以此提高檔案管理的質量。

3.創新檔案管理服務手段，提高檔案利用效率

在我國各領域中，檔案利用效率低下的現象是一個極為普遍的現象，事業單位檔案同樣也不例外。因為事業單位對檔案管理工作的不重視，使得檔案利用率低，相反，又因為檔案利用率較低，而又因影響到事業單位對檔案管理工作的重視程度。因此，事業單位應該重視起檔案開發利用工作，通過檔案管理服務手段的創新，而促進檔案利用率的提升。具體而言，事業單位可以通過內部局域網，增強網站的信息檢索功能，并模仿數字化圖書館的建立方式，提高檔案服務手段。除此之外，事業單位檔案管理部門還可以建立高效的在線服務系統，為用戶提供在線服務功能，以此促進檔案利用率的提升，促進事業單位檔案管理工作水平的提升。

4.創新檔案管理人員培訓機制，強化業務能力

隨著事業單位檔案管理數字化趨勢的增強，事業單位檔案管理人員的業務素質也亟待強化。為了提升事業單位檔案管理人員的業務能力，筆者認為應該創新檔案管理人員培訓機制，結合單位自身檔案管理實施的現狀，建立以網絡培訓為主、實體培訓為輔的培訓機制。通過對管理人員方案管理技術知識的培訓，引導其進行基礎知識學習，以及各種檔案管理理論與是實踐知識學習，不斷強化其自身專業技能，以推動檔案管理人員為檔案管理工作做出更大的貢獻。

四、總結