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人力資源部檔案管理制度范文第1篇

關鍵詞：人事檔案管理 人力資源管理 作用

一、人事檔案管理和人力資源管理

人事檔案管理通俗的講就是管理人事檔案的活動，主要包括收集、統(tǒng)計和保管人事檔案，是專門記錄個人的經(jīng)歷的檔案，也是一個人在社會生活的記錄和反映。

人力資源管理指的是從企業(yè)的實際出發(fā)，主要是對企業(yè)員工進行招聘、培訓，然后再使用的活動，從而發(fā)揮員工的積極作用，為企業(yè)做出貢獻，創(chuàng)造價值。

二、人事檔案管理在人力資源管理中的重要性

人事檔案管理作為人力資源管理的基本內(nèi)容，是人力資源部門有效且科學的管理人事的基礎。其一，科學化的人事檔案為人力資源管理提供最基本的員工信息，方便人力資源部門的管理。其二，科學化的人事檔案管理有利于人力資源合理分配企業(yè)員工，有效發(fā)揮員工的作用，為企業(yè)做最大化的貢獻。其三，科學化的人事檔案管理可以提高人力資源管理的有效性，提高企業(yè)人力資源部門的管理水平。

三、人事檔案管理的缺陷對人力資源管理的妨礙作用

1.不真實的人事檔案材料嚴重阻礙了人力資源管理的合理配置。真實性是人事檔案管理的最基本的原則，沒有數(shù)據(jù)和信息的真實，人事檔案管理就失去了意義。在現(xiàn)在的年代，各種造假的學歷、證明和簡歷充斥著人力資源市場，這給人事資源管理工作帶來了巨大的干擾，嚴重影響企業(yè)對未來人力資源的預測和分析，導致企業(yè)失去人才，給企業(yè)帶來巨大的損失。

2.人事檔案管理方法落后。人事檔案管理的有效性影響人力資源的科學管理。如果人事檔案管理方式落后，就會導致企業(yè)花費更多的精力和人力財力去管理，降低企業(yè)管理的有效性，阻礙企業(yè)的發(fā)展進步。又加上現(xiàn)在企業(yè)員工流動性強，如果人事檔案管理不科學的話，增添企業(yè)人力資源管理的負擔，降低工作效率。

3.人事檔案管理方式簡單，材料缺失或者不集中，內(nèi)容雷同。人事檔案內(nèi)容的大同小異的話，就會阻礙企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才，影響人力資源的開發(fā)。人事檔案是一個人在社會生活上的真實反映，所以人事檔案內(nèi)容應該全面真實并且反映個人的真實面貌，這樣人力資源管理就會更有效且迅速地了解企業(yè)員工，發(fā)現(xiàn)人才。如果人事檔案內(nèi)容都大致一樣就反映不出員工的經(jīng)歷和真實面貌，看不出員工個性，對人力資源管理來說就失去了參考價值。另外，如果人事檔案內(nèi)容缺失或者零散，也同樣對人力資源分析和發(fā)現(xiàn)人才帶來嚴重影響，從而影響企業(yè)員工的晉升和發(fā)展，這樣就影響企業(yè)員工的工作積極性，導致企業(yè)發(fā)展效率不高。

四、完善人事檔案管理工作，為人力資源管理服務

1.提高人事檔案管理人員的專業(yè)化水平。企業(yè)要注重人事檔案管理人員的專業(yè)水平，聘請專業(yè)的人事檔案管理人員，提高企業(yè)人事檔案管理的水平，同樣要求人事檔案管理人員要不斷汲取專業(yè)知識，不斷發(fā)展，適應新的現(xiàn)代化人事檔案管理制度。并要積極加強與企業(yè)各部門的聯(lián)系，隨時了解員工動態(tài)。這樣就可以為人力資源管理帶來及時有效的數(shù)據(jù)，還可以滿足現(xiàn)代化企業(yè)要求，適應現(xiàn)代員工變動頻繁的要求，更好地為人力資源管理服務。

2.建立科學化的人事檔案系統(tǒng)。建立科學化的人事檔案系統(tǒng)不僅可以提高企業(yè)人力資源管理水平，還可以發(fā)揮優(yōu)化配置企業(yè)員工，發(fā)揮企業(yè)人才的作用。所以一定要更新企業(yè)人事檔案管理制度，去除掉那些不符合公司實際、落后又繁瑣的制度，建立適合公司實際情況的人事檔案管理系統(tǒng)，促進企業(yè)人事檔案管理的科學化、規(guī)范化水平。此外，就是要保證員工真實的人事檔案和檔案的完整性，堅決避免雷同的人事檔案材料和內(nèi)容，發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的積極作用。

3.領導階層要樹立建立科學化的人事檔案理念。建立科學化的人事檔案管理系統(tǒng)，需要企業(yè)領導層的大力支持和高度注視。如果企業(yè)領導層沒有建立科學化的人事檔案制度的意識，甚至覺得人事檔案沒有那么重要，那么建立科學化的人事檔案制度的希望幾乎是零，所以企業(yè)領導層一定要明白建立現(xiàn)代化的、科學化的人事檔案的重要性，積極招聘專業(yè)的人事檔案管理人員，改變落后的人事檔案思想和制度。這樣就會加快企業(yè)建立科學化的人事檔案管理制度的進程，更好地為企業(yè)人力資源管理服務，提高企業(yè)管理水平和有效性，最大化地發(fā)揮企業(yè)人才的巨大作用。

綜上所述，不合理的人事檔案管理就會阻礙企業(yè)人力資源管理，阻礙企業(yè)的發(fā)展進步，完善的人事檔案管理有利于提高人力資源管理。所以本文主要提出以上建議，希望可以促進企業(yè)發(fā)展。

參考文獻

[1]任勝云，范利.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].云南檔案，2009（7）

人力資源部檔案管理制度范文第2篇

人力資源部薪酬福利工作職責

1.協(xié)助部門負責人完善公司薪酬福利制度。

2.收集、分析同業(yè)薪酬信息，保持公司薪酬福利體系的競爭力。

3.協(xié)助部門負責人清晰規(guī)劃公司崗位和任職資格體系，進行崗位評估。

4.薪酬福利核算與發(fā)放，準確計算各項費用扣除，按時完成審批報表。

5.分支機構薪酬福利總額預算與控制。

6.妥善辦理部門領導交辦的其他工作。

人力資源部工作職責(化工公司)

1.負責建立、健全公司人力資源管理系統(tǒng)，確保人力資源工作按照公司發(fā)展目標日趨科學化、規(guī)范化。

2.負責公司勞動人事管理制度的建立、實施和修訂，根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營計劃制訂人力資源計劃。

3.每年度根據(jù)公司的經(jīng)營目標及分公司人員需求計劃審核分公司的人員編制，對分公司增減人員進行歸口管理。

4.定期收集公司內(nèi)外人力資源資訊，建立公司人才庫，保證人才儲備。

5.負責辦理總部員工招聘、內(nèi)部選拔、聘用及解聘手續(xù)，參與分公司高級人才的招聘。

6.負責總部員工薪酬方案的制訂、實施和修訂，并對各分公司薪酬情況進行監(jiān)控。

7.負責總部員工的職稱評定工作，對各分公司職稱評定工作進行監(jiān)督檢查。

8.負責制訂公司年度培訓計劃，全面負責公司管理層的培訓與能力開發(fā)工作，并對各分公司培訓工作進行監(jiān)督。

9.根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃，組織公司人力資源部門進行職務分析，編制總部各職務的職務說明書。

10.負責辦理分公司之間員工變動手續(xù);負責協(xié)調(diào)分公司之間人力資源管理工作有關事項。

11.建立員工溝通渠道，定期收集信息，擬訂并不斷評估公司激勵機制、福利保障制度和勞動安全保護措施。

12.負責總部員工聘用勞動合同的簽訂、人事檔案及員工關系的管理，負責辦理總部員工各項社會保險手續(xù)。

13.負責總部員工日常勞動紀律、考勤、考評工作，并協(xié)助辦理員工晉升、獎懲等人事手續(xù)，對各公司中層以上干部的年度考評進行統(tǒng)計、評估。

14.逐步建立、完善員工職業(yè)生涯管理系統(tǒng)。

15.負責公司與外部各級組織、機構的業(yè)務聯(lián)系，負責對內(nèi)、對外勞資統(tǒng)計工作。

16.完成領導交辦的其他工作。

人力資源部主辦崗位職責

1.負責公司各單位人員定編、定崗的初審工作。

2.負責員工招聘資料的收集、初選并安排組織初步面試。

3.負責公司員工培訓計劃的制訂、實施，培訓教材的編寫，及培訓檔案的整理、保管。

4.負責公司企業(yè)文化建設，及員工活動的組織安排。

5.負責辦理員工社會保險，及審批員工醫(yī)療費用(專指參加社保的員工)。

6.負責員工人職、轉(zhuǎn)正、調(diào)動、續(xù)簽合同、離職等人事手續(xù)的辦理，及相關單據(jù)的發(fā)放和保管。

7.負責編制月度、季度、年度人事資料統(tǒng)計報表。

8.負責公司員工工作紀律的檢查。

9.負責子公司、控股公司員工人事檔案管理工作。

10.負責因用工引起的各種外部事務的處理。

11.負責與勞動局、社保局、人事局、公安局等政府部門的聯(lián)系和溝通。

人力資源部檔案管理制度范文第3篇

重慶市腫瘤醫(yī)院（下稱本院）創(chuàng)建于1943年，是一所集醫(yī)療、教學、科研、預防為一體的國家三級甲等腫瘤醫(yī)院。醫(yī)院設了專門的檔案室，占地150平方米。醫(yī)院領導十分重視衛(wèi)生專業(yè)技術人員個人技術考評檔案的建設。從2013年上半年開始，由人力資源部和檔案室牽頭，各業(yè)務部門和臨床科室參與協(xié)作，為全院1300余名衛(wèi)生專業(yè)技術人員建立專門的個人技術考評檔案，收集學歷、執(zhí)業(yè)、職稱、高風險技術授權、醫(yī)德醫(yī)風、進修培訓、年度考核等信息。本院實行院、科兩級管理。院級檔案由檔案室負責，留存《重慶市腫瘤醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術人員個人技術考評檔案》（主要包含學歷、執(zhí)業(yè)、職稱、高風險技術授權、醫(yī)德醫(yī)風、進修培訓、年度考核等信息）和相關資質(zhì)復印件?？萍墮n案由所在科室負責，留存《重慶市腫瘤醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術人員資質(zhì)審核評估表》（主要是記錄科室每年6、12月對衛(wèi)生專業(yè)技術人員進行考核的情況）和相關資質(zhì)復印件。檔案室負責科級檔案的指導和監(jiān)督。

2存在問題

為完善衛(wèi)生專業(yè)技術人員個人技術考評檔案體系建設，醫(yī)院于2013年下半年開展了細致的調(diào)研和抽查，發(fā)現(xiàn)實際管理中存在以下問題：

2．1檔案管理方式缺乏規(guī)范

檔案管理是一項長期工作，要責任到人并且各級嚴格把關，還須建立相應的考核管理制度。沒有制度的指引，檔案管理的規(guī)范性和效率都缺乏保障。在檢查過程中，筆者發(fā)現(xiàn)不少科室對于個人技術考評檔案的內(nèi)容、作用、體系沒有系統(tǒng)認識，對于管理的方式、流程、職責等沒有完整概念，從而降低了管理的質(zhì)量。例如有的科室未做到一人一檔；有的科室沒有序號、目錄和相應標注，不便于查找；有的科室沒有指定專人負責；有的科室采取的是醫(yī)、護分開的管理方式，但是沒有充分溝通、協(xié)調(diào)，導致資料有缺漏。

2．2資質(zhì)材料信息未盡一致

衛(wèi)生專業(yè)技術人員個人技術考評檔案涉及的人員眾多，資料繁雜。如果沒有加以細致的核對和整理，很容易導致搜集的信息不全或者錯誤的情況：例如學歷是本科的，只提交大專學歷證書復印件；職稱是主治醫(yī)師的，只提供醫(yī)師職稱證書復印件。如果工作人員將錯誤信息較多的資料作為基礎信息，將會導致檔案的應用達不到預期的效果，甚至背道而馳。

2．3管理人員素質(zhì)水平不高

檔案管理人員是衛(wèi)生專業(yè)技術人員個人技術考評檔案的直接操作者，他們的能力和素質(zhì)關系著檔案的質(zhì)量。雖然醫(yī)院和科室領導對衛(wèi)生專業(yè)技術人員個人技術考評檔案的重要性和意義做了多次強調(diào)，然而由于自身綜合素質(zhì)和責任意識不盡相同，依然存在著個別人員對檔案的重要性認識不足的現(xiàn)象。例如某外科工作人員不注重原始材料的收集，在檢查過程中采取敷衍的態(tài)度。

2．4檔案信息應用有待加強

檔案管理的最終目的是應用。如果只重視檔案的收集和保管，而忽視了材料的開發(fā)利用。那么檔案存放得再整齊、有序，也無法充分挖掘出其真實價值。例如有法定執(zhí)業(yè)資格準入要求的崗位，如醫(yī)療、護理人員，須持執(zhí)業(yè)證書上崗。對于未注冊在我院者，按要求不能獨立上崗，或不具備處方權。本文搜集了執(zhí)業(yè)注冊方面的信息，但是沒有據(jù)此實施監(jiān)管，從而導致管理方面存在空白。

3改進措施

3．1建章立制，明確檔案管理的實施規(guī)范

人力資源部和檔案室于2013年10月下旬共同制定《重慶市腫瘤醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)人員個人技術考評檔案管理辦法》，明確適用人員、協(xié)助部門、歸檔范圍、管理方式、管理程序、注意事項等，要求科室指派專人管理，并且詳細規(guī)定將個人技術考評檔案作為年終考核、續(xù)聘解聘、崗位調(diào)整、獎懲晉升、職稱評聘、職務聘任等的重要依據(jù)和考查內(nèi)容。同時，要求各相關職能部門于每年2月和8月將相關材料提供給人力資源部匯總、記錄、歸檔。

3．2開展培訓，提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)

工作人員的素質(zhì)直接影響檔案工作的質(zhì)量。人力資源部和檔案室于2014年2月組織培訓，系統(tǒng)地介紹衛(wèi)生專業(yè)技術人員個人技術考評檔案的定義、作用、本院的管理現(xiàn)狀、存在問題和改進要求，同時強調(diào)了檔案的整理和存放方式，有助于提升檔案管理工作的執(zhí)行力和規(guī)范性。

3．3完善資質(zhì)，確保檔案信息的準確完善

作為檔案材料，真實性是其重要屬性之一，因此必須重視對材料的審核，尤其是對基本信息的審核。仔細核對存放的資質(zhì)復印件與醫(yī)院花名冊信息，及時通知相關人員補交缺漏的資質(zhì)材料。截止2014年5月28日，共更新學歷238份，更新職稱證書121份。此外，規(guī)定衛(wèi)生專業(yè)技術人員取得更高層次的學歷、職稱證書，以及、完成課題、參加培訓、獲得榮譽后，需在1個月內(nèi)將原件和復印件交至人力資源部和科室備案。

3．4實施監(jiān)管，促進檔案應用的科學高效

一是要求工作人員嚴格審核醫(yī)療和護理人員執(zhí)業(yè)資格、注冊證書、學歷和職稱等信息，通過權威網(wǎng)站、電話、信函等途徑與發(fā)證機關進行核實。若發(fā)現(xiàn)弄虛作假的情況，則取消相應錄用和任職資格。二是深入臨床科室現(xiàn)場檢查未在本院注冊的醫(yī)療和護理人員的工作情況，護理人員嚴禁獨立值班，醫(yī)療人員不得開具處方。同時，要求其注冊到本院后，須在兩周內(nèi)將執(zhí)業(yè)注冊證書原件和復印件交至科室和人力資源部審核、備案，人力資源部憑證書發(fā)放相關福利待遇。

4小結(jié)

人力資源部檔案管理制度范文第4篇

201x年，辦公室將繼續(xù)緊緊圍繞集團公司下達的各項目標任務，積極適應新形勢的要求，切實加強綜合文字處理、人事管理、制度建設、宣傳、政策調(diào)研、法務、檔案管理、辦公用品管理、行政接待等工作，提高辦文、辦事、辦會的水平。

（一）行政管理

一是要進一步提高綜合文字和公文處理能力。隨著集團公司的日益壯大，辦公室的文字綜合水平成為集團公司思想水平、管理水平和工作水平的綜合體現(xiàn),對于全公司執(zhí)行政策、制定決策、落實工作具有舉足輕重的作用。我們將堅持高標準、嚴要求，認真完成綜合性文字材料的起草工作；認真做好公司各類文件、重要資料的收發(fā)、登記、傳閱、督辦、催辦工作，嚴格按照公文登記、閱辦、傳遞、處理的工作流程規(guī)范處理各類文電，不發(fā)生積壓、拖拉、誤事現(xiàn)象，保證政令通暢；認真做好有關文稿的審核把關工作，扎實做好公文處理工作，提高工作效率。

二是要進一步加強企業(yè)宣傳報道工作。開展多種渠道的宣傳方式，不斷加強與新聞單位的聯(lián)系，進一步提高集團公司的社會形象和社會地位。

三是要進一步做好咸亨政接待、檔案、辦公用品管理。重點做好行政接待、調(diào)研、考察、會務安排、檔案管理、辦公用品管理等服務工作，進一步健全工作機制，提高工作水平，增強工作的主動性、積極性和創(chuàng)造性。

四是要進一步加大督辦工作力度，確保公司管理制度的有效性和公司決策的效益達到最大化。對各部門的執(zhí)行力和工作質(zhì)量、工作效率納入績效考核，從任務產(chǎn)生、下達、執(zhí)行、反饋、考評、獎懲等各環(huán)節(jié)加強執(zhí)行力控制和管理，努力從機制上遏制執(zhí)行不力的情況發(fā)生，確保公司各項決策、重要工作部署的貫徹落實。

五是提煉并學習企業(yè)文化，達到統(tǒng)一思想、教育員工、內(nèi)聚人心、外塑形象、激勵、穩(wěn)定的目的。認真總結(jié)梳理企業(yè)價值觀、企業(yè)精神、經(jīng)營理念，完善并明確能使員工接受的具體內(nèi)容。

六是繼續(xù)完善促使公司快速、穩(wěn)步、高效發(fā)展的各項規(guī)章制度。

（二）人事管理

201x年是集團公司快速發(fā)展的一年，為配合公司各縣工作的全面推行，加強公司人力資源工作的計劃性，辦公室依據(jù)20x年度的整體發(fā)展規(guī)劃從七個方面開展201x年度的工作：

1、完成日常人力資源招聘與配置。

根據(jù)今年總體目標首先保證滿足公司各崗位需求，然后再考慮人才儲備，實現(xiàn)梯隊建設。并且著重解決未來園區(qū)運營管理、物業(yè)管理、電子結(jié)算等方面的人才需求。。其他具體招聘崗位、工種、人數(shù)等需要根據(jù)各部門及成員單位提出用人計劃后進行合理配置，實現(xiàn)人崗匹配，用最少的人，創(chuàng)造最大的價值。

實施方案：一是1月份開始運營管理、物業(yè)管理等崗位的招聘，通過專業(yè)網(wǎng)站招聘信息和主動進行人才搜索，以及通過現(xiàn)場招聘等挖掘和招募所需人才，盡快保證人員到位。二是利用公司現(xiàn)有的招聘網(wǎng)絡和春節(jié)后人力流動高峰期的機會，補充基層管理尤其是置業(yè)顧問或物業(yè)公司所需的基礎管理和技術技能才，作為人力資源的更替、補充和培養(yǎng)儲存。三是積極與區(qū)勞動就業(yè)局、云南人才市場、高等學校的溝通聯(lián)系，及時寒、暑期各學校舉辦的招聘會。并根據(jù)實際情況變化不定期參加各類招聘會。四是按各崗位人員配置及20xx年離職情況，保證每月的人員流動性在正常范圍內(nèi)，加強招聘的效果。五是與用人部門一起對新進員工進行面試的工作，考察基本素質(zhì)以及業(yè)務能力，以便提高招聘的時效性。六是全年做好重要和流動多的人才儲備工作，控制好今年的招聘費用。今年招聘工作的開展由各部門提交的用人計劃以及公司實際的人員需求情況決定。報刊、熟人推薦、獵頭等暫不列入時間安排。

2、建立健全人事管理的各項規(guī)范及管理制度、員工手冊等。

規(guī)范的管理制度是企業(yè)用人留人的前提條件，本年度主要工作是建立健全人力資源管理的各項規(guī)范制度：《員工手冊》（包括《獎懲制度》、《人事管理制度》、《員工培訓管理制度》、《新員工考核管理辦法》、《考勤管理制度》等）。人力資源部按照各項制度的規(guī)定和程序操作管理全體員工，采取對事不對人的原則，達到各項工作的合法性、嚴肅性。

3、積極推行績效考核管理，參考先進企業(yè)的績效考評辦法，實現(xiàn)績效評價體系的完善與正常運行。

績效考核工作的目的是有效激勵員工不斷改善工作方法，建立公平的競爭機制，提高工作效率，培養(yǎng)員工工作的個人意識和責任心，及時查找工作中的不足并加以調(diào)整改善，從而推進企業(yè)的發(fā)展。201x年，辦公室將在計劃管理的基礎上積極推進績效管理，并持之以恒地監(jiān)督貫徹和運行。

4、大力加強員工崗位知識、技能和素質(zhì)培訓，加大內(nèi)部人才開發(fā)力度。

將員工融為一個整體、形成公司文化的工作方式，是辦公室本年的培訓目標。通過完善《員工培訓制度》，并根據(jù)各部門及成員單位的培訓需求及公司的整體需要建立年度培訓計劃。

實施方案：2月份中旬建立201x年度公司員工培訓計劃。包括培訓形式、培訓內(nèi)容、培訓時間等。

5、建立以人為本的企業(yè)文化。

營造相互尊重、相互信任的氛圍、維持健康的勞動關系，不斷保持員工與管理人員之間的溝通，針對員工的建議和投訴提出合理化建議。通過不定時的舉辦一些小型活動提高員工的凝聚力。現(xiàn)初步設想201x年的活動包括各個節(jié)日的慶祝，各類運動項目的比賽，各類技能的競賽等。

實施方案：此項工作納入月度計劃來做，是一個漫長持續(xù)的過程，需全體員工積極加入到建立企業(yè)文化的工作中來。

6、人力資源部內(nèi)部建設。

人力資源部檔案管理制度范文第5篇

一、人事檔案管理對于企事業(yè)單位人力資源開發(fā)具有重大的促進作用：

1、利于充分地發(fā)揮組織人事部門的人力資源的效力。

通過人事檔案動態(tài)地分析職工的人生軌跡，可以預測其發(fā)展?jié)摿?，及時發(fā)現(xiàn)人才，避免壓制人才，埋沒人才；任何人才都是人才系統(tǒng)的組成部分，凡有利于企事業(yè)和社會發(fā)展的都是有用人才，只是行業(yè)和層次不同，作用各異。依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚其長，避其短，司其職，用其智，最大限度地發(fā)揮其“才效”。

2、促進人力資源的合理配置。

通過人事檔案能夠了解職工的相關信息，利于對其進行科學管理和使用。根據(jù)不同類人才的能力和特點，在企事業(yè)內(nèi)部進行合理配置，因事而擇人，用人以做事，將人才配置到最能發(fā)揮其作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的作用。促進部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理地流動，避免人才積壓和用非所學的現(xiàn)象，為組織和部門發(fā)展科學地配置人力資源。

3、有利于科學與規(guī)范地預測人力資源需求。

影響人力資源需求的因素主要來自于組織內(nèi)部，科學和規(guī)范的人事檔案管理對分析組織內(nèi)人力資源狀況是否適應組織的變革與發(fā)展的要求，是否有利于制定人才資源計劃發(fā)揮著重要作用；因脫離現(xiàn)實的人事檔案管理而制定的人力資源需求預測一定是不科學、不規(guī)范和片面的。最終給單位和組織部門造成很大的組織和經(jīng)濟損失?？梢?，有效的人事檔案管理和運用利于科學規(guī)范地預測人力資源管理之需求。

二、做好人事檔案管理有助于人力資源開發(fā)

1、建立科學合理的人事檔案管理制度。

在人事檔案管理活動中，對不適應新形勢下社會經(jīng)濟發(fā)展的規(guī)章制度，必須要進行改革，要建立科學合理的人事檔案管理制度，人事檔案管理工作根據(jù)人力資源需求設立相應類別檔案庫，在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；在檔案的收集上要及時、完整；要嚴格按照不同人才的特點要求建立有“特色人才型檔案”的檔案庫。對人力資源管理部門需要的檔案與其他部門應有所區(qū)別；及時、準確更新檔案， 這樣才能為人力資源部門提供合適的“人才檔案”。

2、進一步提高人事檔案在開發(fā)人力資源中發(fā)揮重要作用的認識。

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，在貫徹黨的干部路線、方針、政策，加強領導班子和干部隊伍建設及培養(yǎng)造就人才的工程中，起著難以替代的作用。因此，要把人事檔案管理工作納入領導議事日程，有關涉及干部檔案的重大問題，都應提交到領導會議研究決策。領導在研究人事安排時，要確保人事檔案人員配齊配強，人事檔案人員要站在領導決策的高度具有較高識別人才知眼界，認識到人事檔案運用對人力資源開發(fā)發(fā)揮著重要作用。

3、樹立“藏”、“用”并舉，“用”重于“藏”的人事檔案管理理念。

樹立“用”重“藏”新觀念是做好人事檔案開發(fā)利用工作的前提。人力資源管理人員不僅具備“知人、選人、用人、留人、育人”素質(zhì)，同時也要根據(jù)實際需要向人事檔案部門提出適合單位或部門發(fā)展和需求的人才方案；而人事檔案管理人員應增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，經(jīng)常深入科室和基層中，主動了解情況，收集檔案資料，如實填寫職工履歷表，客觀、準確地撰寫職工自我鑒定、自傳、個人業(yè)績材料，以展示具有自我個性特點檔案資料；既要儲備不同特色的人才，同時也要及時積極主動地為企事業(yè)人力資源管理提供有價值的人才信息。

4、提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平是改善其對人力資源開發(fā)作用的有效途徑。

過去的人事檔案以其紙質(zhì)材料多為主要特點。隨著企事業(yè)單位人員結(jié)構的多樣化，以傳統(tǒng)的手工人事檔案管理，在查找檔案材料時有諸多不便，容易貽誤時機，而且出錯率高。由此看來，人事檔案管理的現(xiàn)代化、高效率已經(jīng)是目前迫切的要求，要建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)個人基本信息的微機檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，不斷豐富人事檔案信息的內(nèi)涵，以現(xiàn)代化手段管理和利用檔案，使之為人力資源部門選才、用才、育才、激才、留才發(fā)揮積極作用。

三、合理開發(fā)運用人事檔案為人力資源管理服務

現(xiàn)代企事業(yè)單位通常將人力資源管理分為幾個不同功能，人事檔案在人力資源管理的各個環(huán)節(jié)起到了十分重要的作用。

1、人力資源規(guī)劃

人力資源規(guī)劃著手于組織戰(zhàn)略確定人力資源需求的數(shù)量、質(zhì)量和結(jié)構。當戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移時，組織內(nèi)部會出現(xiàn)職位更替、工作職責變化或人員需求變化。通過查閱相關檔案資料，準確地掌握組織歷史及發(fā)展情況，如各階段的組織規(guī)模、組織機構設置、人員變化情況等并對此進行分析，通過對歷史數(shù)據(jù)研究和考察，對未來部門職責、崗位職責以及任職者要求等進行預測和謀劃提供有效的檔案資料。

2、招聘篩選

人事檔案為人力資源部門提供每位職工具有的知識、技能、能力、個性品質(zhì)乃至籍貫家庭等方面內(nèi)容，利于招聘時做到“為事?lián)袢?、任人唯賢、專業(yè)對口、事得其人”。例如在公司部門崗位出現(xiàn)空缺，需要在公司內(nèi)部進行招聘時，人力資源管理部門在了解崗位需求，接到應聘申請后，可以由檔案管理部門根據(jù)需求查閱相關職工檔案，剔除不符合基本條件人員，如年齡、學歷、專業(yè)等，核實符合基本條件人員的檔案資料。達到合理運用人事檔案，節(jié)省招聘成本，減少虛假信息，高效和準確地招聘篩選之目的。

3、職工培訓與開發(fā)

人事檔案中記錄的職工學歷教育、職業(yè)資格培訓、專業(yè)技術人員繼續(xù)教育等培訓信息可以為其進一步培訓提供信息支持與指導。通過對比職工人事檔案中的歷年參加培訓情況與不同職位內(nèi)容要求，找出二者之間的差距，進而確定是否需要繼續(xù)進行培訓，以及在哪些方面進行培訓；實施培訓后，將職工培訓過程的表現(xiàn)、培訓相關成績及時記錄在人事資料中，從而確保人事資料的及時、完整和準確。

4、薪酬福利

自職工入職之日起其薪酬福利就與職工個人檔案信息相關聯(lián)。例如，制定新職工入職定薪或轉(zhuǎn)正定級，需要考慮職工學歷、專業(yè)、能力、素質(zhì)等各方面因素是否符合崗位要求，又如，職工社會保險的參保、調(diào)轉(zhuǎn)、以及勞動保險待遇的申請等事項要以人事檔案為前提，缺少人事檔案無法辦理相關業(yè)務。

5、績效考核

人事檔案對于績效考核的意義尤為重要，考績效核是對職工工作質(zhì)量和工作效率的評價，它直接與職工個人利益掛鉤，人事檔案記錄完整與否影響績效考核公平公正與否。實施考核要有一套完善的考核材料；考核實施過程要確保各類材料填寫完整且有負責人簽署意見；考核結(jié)束后要及時整理考核材料，并將考核結(jié)果及時放入職工人事檔案。確保績效考核結(jié)果有據(jù)可查，避免不必要的爭議，確?？冃Э己斯ぷ鞯墓胶凸?/p>

6、職業(yè)生涯規(guī)劃