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檔案管理信息化建設(shè)范文第1篇

1 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 信息來源分散復(fù)雜

檔案資料通常來源較為分散，難免出現(xiàn)各個相關(guān)單位或管理部門移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進(jìn)行科學(xué)的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進(jìn)行選擇、發(fā)掘，就成為了一項(xiàng)重要課題。通常情況下，囿于傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強(qiáng)，浪費(fèi)大量人力物力。

1.2 檔案管理模式陳舊滯后

隨著經(jīng)濟(jì)社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報(bào)送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據(jù)可查，難以保障當(dāng)前對檔案信息的現(xiàn)實(shí)需要。

近年來，國家大力推進(jìn)信息化辦公進(jìn)程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設(shè)施不足，檔案管理流程繁復(fù)，造成檔案信息服務(wù)效率低下。

1.3 人員心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變

在大力推動檔案信息化建設(shè)的新形勢下，檔案管理人員的心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務(wù)意識差，工作缺乏熱情和責(zé)任感，難以在實(shí)際工作中樹立正確的工作態(tài)度，無法真正積極的投入到工作當(dāng)中。很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學(xué)習(xí)新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責(zé)任、消極工作，難以很好的端正服務(wù)心態(tài)。這些思想上、專業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問題，影響了檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的順利開展。

2 檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢

2.1 提高資源利用率和工作效率

檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內(nèi)容復(fù)雜、檔案管理過程復(fù)雜繁瑣，建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠節(jié)省大量的人力和物力資源。傳統(tǒng)的檔案收集、整理以及信息服務(wù)，都需要人工方式進(jìn)行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復(fù)資源、需更新信息等等，時刻需要耗費(fèi)人力進(jìn)行及時處理，不僅工作量巨大，還極容易出現(xiàn)各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，引入自動化辦公流程，建立電子檔案管理機(jī)制，能夠彌傳統(tǒng)人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統(tǒng)后，直接通過軟件操作進(jìn)行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。

2.2 簡化操作環(huán)節(jié)，有利于服務(wù)質(zhì)量的提升

信息化檔案管理系統(tǒng)有助于簡化傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的相關(guān)環(huán)節(jié)，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案借閱管理操作復(fù)雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環(huán)節(jié)，無須各種手續(xù)、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)對所需信息進(jìn)行獲取，極大的縮減了辦事環(huán)節(jié)。

3 檔案信息化管理方法

3.1 健全檔案管理機(jī)制

檔案管理工作機(jī)制的健全，是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重中之重，決定著檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)方向。首先，要保障檔案管理制度與實(shí)際工作運(yùn)行條例的建立和健全。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時，制定相應(yīng)的電子管理制度，與其他信息化管理?xiàng)l例共同執(zhí)行，保障檔案管理各個環(huán)節(jié)的政策落實(shí)。同時，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)各部門的組織配合，形成部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動，積極應(yīng)對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發(fā)現(xiàn)問題，共同解決問題。對電子檔案文件應(yīng)制定新的政策細(xì)則，以解決可能出現(xiàn)的各種新情況。最后，有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)方面的績效評估機(jī)制應(yīng)當(dāng)予以加強(qiáng)，有意識的提高信息化建設(shè)方面所占的績效比例，以鼓勵檔案管理信息化建設(shè)的積極推進(jìn)。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，意味著對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認(rèn)清形勢、擺正心態(tài)，夯實(shí)檔案管理的專業(yè)知識。同時，信息化檔案系統(tǒng)的建立，意味著需要管理人員具備對新設(shè)備、新技能掌握。檔案人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調(diào)試，為信息化建設(shè)的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關(guān)政策的建立和改革有所了解，將工作細(xì)則落實(shí)到切實(shí)操作中。

加強(qiáng)管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責(zé)任感和服務(wù)熱情。?魍車牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側(cè)重于檔案的保管而非檔案信息的服務(wù)。隨著檔案管理信息化的建設(shè)，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質(zhì)檔案資料的管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案資源的系統(tǒng)管理，檔案信息的服務(wù)變得更加重要。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動服務(wù)意識，加強(qiáng)自身思想水平的提高，培養(yǎng)主動熱情的服務(wù)精神。

3.3 加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)是保障檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)。只有加快檔案管理的數(shù)字化程度，彩能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化建設(shè)所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應(yīng)當(dāng)提高檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，為具體工作的開展制定相應(yīng)的計(jì)劃方案，同時建立相關(guān)監(jiān)督監(jiān)管制度。其次，對紙質(zhì)檔案資料的有效錄入和數(shù)據(jù)上傳效率應(yīng)有所提升，保障數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。同時對相關(guān)電子管理系統(tǒng)予以升級優(yōu)化，在后臺管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質(zhì)檔案的管理與電子檔案管理并重，完善二者結(jié)合管理、相互保障的相關(guān)機(jī)制。最后，在資源共享上加大力度，各檔案管理部分相互配合實(shí)施聯(lián)動，在嚴(yán)格遵守國家相關(guān)制度的基礎(chǔ)，共同建立數(shù)字化檔案資源與管理系統(tǒng)，為檔案信息化建設(shè)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

檔案管理信息化建設(shè)范文第2篇

 

1 應(yīng)用檔案管理軟件的優(yōu)點(diǎn)

 

(一)利用電子文件載體材料要比紙質(zhì)檔案的壽命要長。使用軟件，首先要做的是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)換DPF電子文件，然后掛接入庫，以往的紙質(zhì)檔案在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數(shù)據(jù)外，我們還可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞。

 

(二)極大地提高管理人員的工作效率

 

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動中解脫出來，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經(jīng)建立OA系統(tǒng)或類似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通過接口直接轉(zhuǎn)入文件管理功能;各部門文書人員可以通過使用文件管理功能，將文件錄入(轉(zhuǎn)入)文件庫;文件管理功能完成對文件的鑒定、整理和調(diào)整。不需要?dú)w檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中，需要?dú)w檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。

 

(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)又未進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的檔案時，需要花費(fèi)很長的時間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)卷號再去庫房查找，費(fèi)時、費(fèi)力。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，專職檔案人員無論是自己負(fù)責(zé)的檔案，還是他人負(fù)責(zé)的檔案，可以實(shí)現(xiàn)即時查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。另外對借閱檔案者，可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。

 

用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限對電子檔案目錄進(jìn)行檢索查詢，找到所需的檔案目錄，同時對電子原文進(jìn)行瀏覽、下載。對電子檔案進(jìn)行查詢和利用不需要經(jīng)過檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設(shè)定每個用戶的權(quán)限即可。系統(tǒng)會自動記錄網(wǎng)上對電子檔案查詢和利用的情況，隨時可以進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)。如果用戶需要借閱檔案實(shí)體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續(xù)，取走檔案實(shí)體;也可以通過網(wǎng)站提出借閱預(yù)約申請，檔案管理員批準(zhǔn)借閱預(yù)約申請后，用戶再到檔案室取走檔案實(shí)體。借閱管理可以進(jìn)行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統(tǒng)自動進(jìn)行控制。

 

(四)檔案鑒定銷毀工作也實(shí)行了可控。對過期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計(jì)算機(jī)管理，操作方便。檔案管理員可以定期進(jìn)入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng)，通過銷毀申請自動得到過期檔案的目錄，并打印銷毀申請。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請的檔案目錄和原文信息，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對鑒定銷毀申請的處理意見對其進(jìn)行處理：更改過期檔案的密級和保管期限繼續(xù)進(jìn)行保管或直接進(jìn)行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉(zhuǎn)移到已銷毀數(shù)據(jù)中供列表查詢。

 

2 應(yīng)用檔案管理軟件存在的主要問題

 

(一)檔案人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

 

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等多面，因此對于檔案人才素質(zhì)有較高的要求。網(wǎng)絡(luò)化利用要求管理人員掌握WEB技術(shù)，IP技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等計(jì)算機(jī)專門技術(shù)，還要求掌握檔案利用技術(shù)。這種專門人才在檔案系統(tǒng)內(nèi)明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識，一旦出現(xiàn)疏忽情況，網(wǎng)站就沒有人維護(hù)、更新，甚至導(dǎo)致所有的投入都化為烏有。

 

(二)對檔案信息安全不容樂觀

 

在公司檔案逐步數(shù)字化的過程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)并存，而由于我們對數(shù)字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對安全。

 

(三)電子檔案的真實(shí)性鑒別有一定的難度

 

紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光、電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。

 

(四)電子檔案的法律效力問題

 

通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

 

(五)信息化進(jìn)程有待加快

 

雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年，建立了各門類檔案數(shù)據(jù)庫，但庫存檔案還有一部分沒有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡單管理上，甚至仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。

 

3 解決問題的途徑

 

(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項(xiàng)重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。

 

(二)加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念，增強(qiáng)全社會利用檔案的意識

 

首先，檔案人員要抓住有利時機(jī)，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過舉辦檔案展覽、利用網(wǎng)絡(luò)平臺相關(guān)信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領(lǐng)導(dǎo)參加各類檔案活動，特別是參觀檔案工作比較突出的先進(jìn)單位，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。從而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，重視檔案工作，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。

 

(三)建立高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍

 

檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實(shí)做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時代的要求。有的同行認(rèn)為，信息時代的檔案管理人員應(yīng)該是“檔案信息導(dǎo)航員”，和“知識創(chuàng)新與創(chuàng)造者”。

 

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，公司檔案管理雖然也要跟上了這個“潮流”，但目前我們使用檔案管理軟件，還只停留在近十年檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案數(shù)字化利用工作還未正式啟動，離檔案信息化管理工作目標(biāo)尚有一段漫長的路要走，需要通過公司員工的共同努力，使豐富的庫藏資源得到充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，從而達(dá)到自動化、實(shí)時化、網(wǎng)絡(luò)化水平檔案管理水平。

檔案管理信息化建設(shè)范文第3篇

醫(yī)院檔案信息對醫(yī)院科研工作、臨床醫(yī)學(xué)、日常醫(yī)療服務(wù)等都有十分重要的作用，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息具有極其重要的作用。在新環(huán)境下，隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化成為檔案管理工作發(fā)展的重要方向，為全面提高醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院的健康發(fā)展提供豐富的檔案信息，必須加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：

醫(yī)院；檔案管理；信息化

前言

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在開展各種醫(yī)療活動中所形成的具有保留價值意義的原始資料，在新時期，隨著信息技術(shù)的飛速進(jìn)步，醫(yī)院的信息化程度越來越高，在醫(yī)院管理工作中，信息系統(tǒng)的作用也越來越明顯，但是對于醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，還比較落后，這就對醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和有效利用造成一定影響，因此，在新環(huán)境下，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)成為當(dāng)前醫(yī)院思考的重要問題。

1.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

對于醫(yī)院檔案資源，主要由會以、文件、報(bào)表、記錄、病歷檔案等組成，具有原始記錄、隨時查詢、價值保留等功能，同時醫(yī)院檔案信息還有資源量大、涉及面廣、種類多、使用頻率高等特點(diǎn)，醫(yī)院檔案資源是保證醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策、科研、臨床試驗(yàn)等工作順利進(jìn)行的重要資源，此外醫(yī)院檔案信息還是體現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平、醫(yī)院管理水平的重要依據(jù)，因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理有十分重要的作用。在新環(huán)境下，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化已經(jīng)成為社會各行業(yè)發(fā)展的主要方向，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化，能充分發(fā)揮醫(yī)院檔案資料的優(yōu)勢，并且還能通過檔案信息系統(tǒng)，將檔案信息分類、編目、排序、檢索等融為一體，這極大的提高了醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，這對實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的“無紙化”有極大的作用。

2.現(xiàn)階段醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1從業(yè)人員檔案信息化觀念低

長期以來，醫(yī)院一直將醫(yī)療服務(wù)放在首要位置，對檔案管理不太重視，即便在信息化建設(shè)極其重要的今天，也有很多醫(yī)院沒有從根本上改變對檔案管理的態(tài)度，部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)錯誤的認(rèn)為檔案管理并不能為醫(yī)院增加經(jīng)濟(jì)效益，因此，對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)投入的人力、財(cái)力、物力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理仍處于落后的紙張管理狀態(tài)，由于從業(yè)人員檔案信息化觀念比較差，使得醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)十分緩慢。

2.2醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)更新慢

在經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使下，有很多軟件開發(fā)企業(yè)在對醫(yī)院信息管理系統(tǒng)進(jìn)行軟件系統(tǒng)開發(fā)時，都集中在醫(yī)療、財(cái)務(wù)管理等方面，對于醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)軟件開發(fā)并不是很重視，這就導(dǎo)致醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理軟件比較落后，從而嚴(yán)重的限制了醫(yī)院檔案管理信息化水平的提高。對于當(dāng)前醫(yī)院檔案管理軟件進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理軟件的發(fā)展速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)水平的發(fā)展，加上現(xiàn)代醫(yī)院對檔案的利用率越來越高，使得現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理軟件已經(jīng)無法滿足醫(yī)院發(fā)展需求。

2.3缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

對于現(xiàn)代化檔案管理，其最重要的一個標(biāo)志就是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，不管是檔案收集，還是檔案整理，或者是檔案錄入、歸檔，都應(yīng)該有明確的目標(biāo)，這樣才能最大限度的保證檔案資料的完整，才能避免重要信息的遺漏，確保檔案資源的真正價值。但是從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理情況看，還沒有實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，醫(yī)院各個部門之間的聯(lián)系比較少，同時醫(yī)院各個部門之間都有獨(dú)特的特點(diǎn)，檔案規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)都有一定的差異，使得檔案管理難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，這就對檔案的收集、整理造成很大影響。

2.4缺乏專業(yè)性人才

對于檔案管理信息化建設(shè)，不僅要求相關(guān)管理人員能熟練的操作計(jì)算機(jī)，還需要管理人員能準(zhǔn)確的處理檔案信息，精通檔案管理的各種業(yè)務(wù)。就目前而言，醫(yī)院檔案管理人員中存在老齡化發(fā)展趨勢，醫(yī)院檔案管理人員大多是從其他后勤部門轉(zhuǎn)過來的，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，也無法熟練的操作計(jì)算機(jī)，從而嚴(yán)重的影響到醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。

3.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1強(qiáng)化從業(yè)人員檔案管理意識

對于醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，強(qiáng)化從業(yè)人員檔案管理意識是十分重要的，一般而言，領(lǐng)導(dǎo)管理者在醫(yī)院有很高的權(quán)威，因此，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)管理者要不斷提高自身對檔案管理的重視力度，要將檔案管理與醫(yī)療服務(wù)放在同一地位，并為檔案管理信息化建設(shè)提供有力的支撐，以此促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的早日完成。

3.2做好檔案管理軟件開發(fā)工作

注重醫(yī)院檔案管理軟件的更新升級是提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要工作，因此，醫(yī)院必須加強(qiáng)對檔案管理軟件的重視力度。由于檔案管理軟件更新升級需要花費(fèi)很多資金，所以醫(yī)院要適當(dāng)?shù)脑黾訉n案管理的資金投入，醫(yī)院在選擇軟件開發(fā)公司時，要盡量選擇專業(yè)性強(qiáng)、權(quán)威性高的軟件開發(fā)公司，并將檔案管理系統(tǒng)和醫(yī)院行政辦公系統(tǒng)聯(lián)系在一起，這樣才能更好的發(fā)揮檔案系統(tǒng)的作用。

3.3建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)化管理對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)有十分重要的作用，因此，醫(yī)院要結(jié)合自身的實(shí)際情況，從檔案管理出發(fā)，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，從而促使醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。在檔案利用方面，除了管理人員，只有擁有權(quán)限的人才能使用，醫(yī)院要逐步完善檔案管理機(jī)制，以此提高檔案管理質(zhì)量。

3.4提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)

人才對現(xiàn)代社會發(fā)展有十分重要的作用，對醫(yī)院而言，人才的重要性也是不言而喻，為全面提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)步伐，醫(yī)院要加強(qiáng)對從業(yè)人員的培養(yǎng)，不斷提高檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，確保從業(yè)人員能以積極的態(tài)度面對檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的全面進(jìn)行打下良好基礎(chǔ)。

4.總結(jié)

檔案管理信息化建設(shè)對醫(yī)院的全面發(fā)展有十分重要的作用，因此，在新環(huán)境下，醫(yī)院要強(qiáng)化從業(yè)人員檔案管理意識、做好檔案管理軟件開發(fā)工作、建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，以此不斷提高醫(yī)院檔案管理信息化水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]王兆學(xué).淺議醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江科技信息,2010，(07):164-165.

[2]生國棟，丁八一.淺議醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)問題與研究進(jìn)展[J]中國醫(yī)學(xué)工程,2014，(06):194-195.

[3]畢琨艷.淺談醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)[J]中國管理信息化，2015，(21):206-208.

檔案管理信息化建設(shè)范文第4篇

[關(guān)鍵詞]高校；檔案管理；信息化；實(shí)施路徑

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢下，信息化建設(shè)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個行業(yè)中。高校檔案管理關(guān)系到高校各項(xiàng)工作的開展，為高校的日常運(yùn)轉(zhuǎn)提供了重要的信息資源。檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的主要趨勢，所以要對檔案管理模式進(jìn)行改革。由于各個高校的情況不同，所以在開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中還存在一些問題，影響到檔案管理改革工作的進(jìn)程，需要對其進(jìn)行深入的分析，進(jìn)而制定解決的對策，加快高校檔案管理信息化建設(shè)步伐。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案管理思想落后，管理意識淡薄

檔案管理是高校開展信息資源管理的重要組成部分，為了適應(yīng)時代的發(fā)展，就需要實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率。但是由于部分高校的領(lǐng)導(dǎo)沒有意識到檔案管理工作的重要性，缺乏全局觀念和戰(zhàn)略眼光，所以不夠重視檔案管理，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，加之從事檔案管理的工作人員管理意識淡薄，在管理手段和管理模式方面還比較落后，檔案管理創(chuàng)新意識不強(qiáng)，所以不利于高校開展檔案管理信息化建設(shè)。

（二）管理機(jī)制的不協(xié)調(diào)

檔案管理信息化建設(shè)需要對高校所有檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，制定完善的管理機(jī)制，對檔案管理進(jìn)行合理規(guī)劃，從而為信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。但是目前部分高校中，對于檔案管理不夠協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，沒有完善的管理體系，往往都是各自為政，呈現(xiàn)條塊的運(yùn)行模式，并且沒有資源共享的信息平臺，影響到信息化建設(shè)的進(jìn)程。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要是因?yàn)楦咝]有將檔案管理工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃中，在政策、資金以及技術(shù)等方面缺乏必要的支持。

（三）資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

檔案管理信息化建設(shè)需要充分的資金作為后盾，在人員與技術(shù)方面給予大力的支持。但是有些高校由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，所以在資金方面的扶持力度不夠，沒有充足的資金去購置設(shè)備，并且在技術(shù)以及人員方面不夠完善。有些高校雖然擁有基礎(chǔ)的信息化設(shè)備，但是還沒有形成網(wǎng)絡(luò)化，缺乏必要的技術(shù)支持，無法形成完整的信息網(wǎng)絡(luò)。

（四）管理人員綜合素質(zhì)不高

檔案管理人員是開展檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，一切工作的運(yùn)行都需要管理人員來操作。檔案管理信息化建設(shè)需要檔案管理人員要具有專業(yè)知識，同時還能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，會利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資源進(jìn)行管理。但是在部分高校中，從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)不高，不僅專業(yè)知識欠缺，并且計(jì)算機(jī)操作不夠熟練，不利于檔案管理信息建設(shè)。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的途徑

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)

根據(jù)現(xiàn)行檔案法要求，檔案歸檔由以往的檔案管理部門歸檔立卷轉(zhuǎn)變?yōu)橛筛餍形膯挝环謩e歸檔立卷，然后按規(guī)定時間向檔案館移交歸檔文件。在移交上，要紙質(zhì)文件和電子文件二種同時歸檔。這就要求高校要制定一整套完整切實(shí)可行的檔案管理規(guī)章制度，在制度中要明確規(guī)范各部門需要?dú)w檔的文件材料范圍，并要求各部門均安排一名兼職檔案員，兼職檔案員基本上要保證穩(wěn)定，做好本部門日常檔案收集保管工作，并由學(xué)校的檔案管理部門定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在檔案管理系統(tǒng)中給每個部門授以相應(yīng)的權(quán)限，各部門只能在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)完成本部門歸檔文件材料的網(wǎng)上著錄、查詢等。

（二）增加經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

學(xué)校要配備相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機(jī)、存儲器等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)軟件設(shè)施。檔案管理軟件要涵蓋對檔案信息的收集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能，同時還要適應(yīng)多種硬件平臺、多種操作系統(tǒng)的運(yùn)行，具有較強(qiáng)的安全控制能力，并具備同其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力等。如果說，僅僅是校園網(wǎng)與檔案館開通并相連接，而檔案館沒有相應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)軟件作支持。學(xué)校沒有相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件設(shè)備的投入，那么校園網(wǎng)對于檔案信息化管理來說就形同虛設(shè)了。

（三）建立檔案網(wǎng)站，開展館藏檔案數(shù)字化工作

館藏檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是信息化條件下有效利用館藏紙質(zhì)檔案信息的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化程度，直接影響著檔案信息資源的可利用性和共享性。館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)十分重大，工作量大，技術(shù)要求高。要加大人力、物力、財(cái)力保障，采用先進(jìn)信息技術(shù)和辦公手段，對館藏的紙制檔案、磁帶檔案、照片檔案等檔案進(jìn)行數(shù)字化，形成電子檔案數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)各類數(shù)據(jù)庫建設(shè)。通過檔案網(wǎng)站建設(shè)，館藏檔案的數(shù)字化工作，提高檔案的利用率并實(shí)現(xiàn)檔案館信息化建設(shè)的目標(biāo)。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)

檔案信息化建設(shè)，管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)是關(guān)鍵，對管理者的知識和能力、專業(yè)技能提出了新要求，要求管理人員要對計(jì)算機(jī)的操作技能掌握熟練，對檔案專業(yè)知識要精通，對檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)要加強(qiáng)，提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們成為既具備檔案管理專業(yè)知識，又熟練掌握現(xiàn)代化信息操作技術(shù)的復(fù)合型人才。

（五）健全檔案信息安全保護(hù)機(jī)制

一方面，高校要制定合理嚴(yán)格的檔案信息安全保密制度，不斷培養(yǎng)和強(qiáng)化從業(yè)人員的安全保密意識和安全防范技能；另一方面，高校應(yīng)采取成熟的檔案管理系統(tǒng)和邏輯嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制，責(zé)任落實(shí)到人，建立嚴(yán)格的監(jiān)控機(jī)制，引入科學(xué)實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對策略。根據(jù)電子化檔案信息數(shù)據(jù)安全性的要求，在數(shù)據(jù)管理和使用上，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限；在數(shù)據(jù)管理中，要對數(shù)據(jù)采集、編輯、審核等進(jìn)行權(quán)限規(guī)定；在數(shù)據(jù)查詢利用上，要考慮查閱者所應(yīng)具備的資格、訪問權(quán)限和查詢范圍。

三、結(jié)束語

高校檔案管理信息化建設(shè)是提高高校信息資源管理水平的重要途徑，對高校日常工作的開展具有重要的作用。為了加快高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，需要強(qiáng)化高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，加大資金的支持，制定完善的管理機(jī)制，提高管理人員的綜合素質(zhì)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造有利的條件。

參考文獻(xiàn)

[1]夏文.新時期高校檔案管理模式的電子信息化.湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（2）

檔案管理信息化建設(shè)范文第5篇

[關(guān)鍵詞]檔案管理信息化 網(wǎng)絡(luò)化 信息服務(wù)體系

檔案工作的根本任務(wù)和目的就是科學(xué)地開發(fā)管理檔案,提供檔案信息為社會服務(wù)。高校檔案信息資源是我們國家信息資源的重要組成部分。高校檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理、資產(chǎn)管理及其他各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄,是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實(shí)寫照。學(xué)校檔案對于學(xué)校推動教育教學(xué)改革、深化教育科研、創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式、提高教育教學(xué)質(zhì)量、提高管理效能、維護(hù)學(xué)校權(quán)益等方面起著不可替代的作用。衡量一所學(xué)校管理水平高低的因素有多種,而檔案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。隨著經(jīng)濟(jì)社會和高等教育的快速發(fā)展,高校檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn),同時也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。在信息化社會中,如何適應(yīng)高校改革的需要,大力做好檔案的綜合開發(fā)利用工作,為高校教學(xué)、科研、管理服務(wù),是高校檔案工作的根本目的和中心任務(wù)。為使高校檔案工作與高等教育同步發(fā)展,高校檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。因此,高校應(yīng)該積極地將信息數(shù)字化技術(shù)與檔案管理的技術(shù)方法結(jié)合起來,加快高校檔案管理信息化進(jìn)程。

一、檔案信息化的定義和內(nèi)涵

檔案管理信息化是指在檔案管理過程中,將檔案信息資料通過加工處理,應(yīng)用數(shù)字化原理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù),對檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的配置、開發(fā)和利用,以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享,提高檔案利用率。

檔案信息化可以從以下幾個方面來理解:第一,要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。第二,要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。第三,要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享。第四,要引發(fā)檔案管理模式的變革。

二、高校檔案管理信息化的必要性

1.檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時展的要求。

實(shí)踐表明,數(shù)字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時間、空間的限制,在任何地點(diǎn)、時間只需有一網(wǎng)的電腦,就可以進(jìn)入檔案系統(tǒng)查閱所需要的檔案信息。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不僅是提高檔案利用率非常有效的手段,而且還能提高檔案的效率。

2.高校檔案信息化是高校管理管現(xiàn)代化的必然要求。

高校檔案部門為了提高工作效率,節(jié)省人力物力,普遍使用計(jì)算機(jī)管理檔案,這樣就形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,并通過光盤、磁盤存儲,不再是紙質(zhì)載體儲存,這樣一個高校檔案館幾十年、甚至上百年的全部館藏信息,通過數(shù)字化的手段,存儲在電腦里,任何個人和機(jī)構(gòu)都能很方便地進(jìn)行查閱。高校檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理是高校檔案工作發(fā)展的必由之路,是高校管理現(xiàn)代化的必然要求。

利用計(jì)算機(jī)管理檔案,通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞,不單單是為了取代手工操作,更主要的是用現(xiàn)代化管理手段改造傳統(tǒng)的管理體制,其目的是通過計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行收集、整理、編目、檢索等。實(shí)行科學(xué)管理,提供有效服務(wù),充分開發(fā)和利用檔案信息,最大限度地發(fā)揮檔案資源的作用,使檔案工作的技術(shù)水平上等級上臺階,即做到服務(wù)現(xiàn)代化、管理信息化。這是網(wǎng)絡(luò)時代、信息社會檔案工作發(fā)展的必然趨勢,是時代的呼喚。

檔案管理信息化不僅具有提供資料的存取和服務(wù)的能力,而且還能與國內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)相連。因此可以為高校內(nèi)部及社會廣大用戶提供各種文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的信息、檢索服務(wù)和咨詢服務(wù),實(shí)現(xiàn)資源共享,進(jìn)行學(xué)術(shù)交流,了解最新動態(tài)。顯然,當(dāng)今的檔案管理面臨著一場大的革新,實(shí)現(xiàn)自動化、信息化管理模式的時代潮流勢不可擋。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.強(qiáng)化檔案信息化意識

檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代化信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式進(jìn)行重新整合和定位。各級檔案工作者要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維,認(rèn)真看待檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程,樹立現(xiàn)代化檔案管理的意識,學(xué)習(xí)有關(guān)檔案的法律法規(guī),學(xué)習(xí)上級檔案部門對檔案信息化的文件要求,開展檔案信息化大討論,結(jié)合工作實(shí)際,進(jìn)行專題研究,理清發(fā)展思路,努力提高工作水平、工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

2.加快制定檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管量現(xiàn)代化和信息化的一個重要環(huán)節(jié)。各高校應(yīng)該根據(jù)自己學(xué)校的實(shí)際情況,結(jié)合一些已經(jīng)出臺的國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),來積極制定適合本校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。如網(wǎng)絡(luò)通信及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)、機(jī)讀格式標(biāo)準(zhǔn)、著錄規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)、文獻(xiàn)標(biāo)注的標(biāo)準(zhǔn)等。

3.建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫

檔案信息化首先要從相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)做起。物質(zhì)條件是高校檔案信息化的基礎(chǔ)和前提。高校檔案館要從實(shí)際出發(fā),在充分利用現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ)上,適當(dāng)購置適合的先進(jìn)設(shè)備。購置時要充分發(fā)揮專家的作用,聽取專家的意見。既保證設(shè)備的先進(jìn)性,又避免不必要的浪費(fèi)。

建立數(shù)據(jù)庫的具體做法為:要對原有館藏傳統(tǒng)載體檔案通過掃描、加工和處理,進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,形成規(guī)范化、系列化的文字、聲像等檔案數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫;還要同時做好自身館藏檔案機(jī)讀目錄建設(shè),將每年產(chǎn)生的歸檔文件目錄以機(jī)讀目錄的方式存檔,并做到齊全完整、真實(shí)有效。加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),采集文件級目錄數(shù)據(jù),建設(shè)館藏檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫,然后形成全宗目錄數(shù)據(jù)庫,進(jìn)而建立各種專門檔案目錄的數(shù)據(jù)庫;檔案的數(shù)字化工作要建設(shè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫,利用數(shù)據(jù)庫技術(shù),通過對檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行挖掘整合,最后在此基礎(chǔ)上形成檔案基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫群,同時應(yīng)根據(jù)各高校的特色與實(shí)際情況,著重推出一批具有示范性的特色數(shù)據(jù)庫,使檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)能力不斷提高、質(zhì)量日益提升。

4.實(shí)現(xiàn)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

高校檔案主要包括了高校在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動中所直接形成的具有保存價值的材料,真實(shí)地記錄高校發(fā)展的歷史,具有重要的意義。作為高校信息資源服務(wù)中心的檔案管理部門,應(yīng)該充分利用校園網(wǎng),積極開發(fā)建設(shè)適合于高校檔案信息的管理系統(tǒng),即高校檔案信息綜合管理軟件的開發(fā),做好檔案信息的收集、整理、管理、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)工作,建立全校性標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫,建設(shè)數(shù)字化檔案館,實(shí)現(xiàn)檔案管理、利用網(wǎng)絡(luò)化。使檔案管理部門的管理者通過網(wǎng)絡(luò)可以共享收集到的檔案資料,從而形成檔案信息化服務(wù)的良性循環(huán)。

5.加強(qiáng)檔案信息的安全管理

提高檔案管理者的安全防范意識。高校檔案管理者要認(rèn)識到檔案信息是對高校多年來建設(shè)過程的一個歷史記載,要確保檔案的完好無損,對涂改、偽造檔案、盜竊檔案、丟失或擅自銷毀檔案等不法行為采取堅(jiān)決制止或打擊;檔案管理者要嚴(yán)格規(guī)范個人行為,以免給檔案信息安全帶來隱患;檔案管理者要加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)知識的學(xué)習(xí),及時對日常使用的殺毒軟件、防火墻進(jìn)行更新和維護(hù),最大限度地避免惡意病毒、黑客的攻擊。

加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全,一方面對網(wǎng)上公布的信息要嚴(yán)格審查,避免不當(dāng)?shù)男畔⒑捅Ｃ軆?nèi)容上網(wǎng);另一方面要保護(hù)上網(wǎng)信息的安全,從進(jìn)口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。采用防火墻、安全、權(quán)限控制等技術(shù)保護(hù)手段防止泄密和失密、數(shù)據(jù)丟失,按照公開信息、內(nèi)部信息、保密信息的不同,為不同用戶提供相應(yīng)等級的信息服務(wù)。同時要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理,數(shù)據(jù)庫服務(wù)器要采用主用和備用雙主機(jī),相互鏡像備份,并使用光盤作為檔案數(shù)據(jù)的備份,確保檔案信息的安全。

6.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作者是檔案管理的主體,是否具備極強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和相關(guān)能力是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵。為了適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要,必須加強(qiáng)檔案部門的人才儲備。因此,一方面要引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,一方面要對現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行針對性的培訓(xùn),如加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等知識和技術(shù)的培訓(xùn)。更新其知識結(jié)構(gòu),提高檔案工作者的專業(yè)水平。檔案人員要不斷提高自身素養(yǎng),恪守檔案工作紀(jì)律,認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,嚴(yán)守黨和國家、高校的機(jī)密,適應(yīng)新形勢,樹立超前的管理意識,發(fā)揮其自身的協(xié)調(diào)能力與各部門建立良好的關(guān)系,不斷提高自身綜合素質(zhì)。

四、高校檔案管理信息化建設(shè)的趨勢

高校檔案管理信息化建設(shè)是全國高校檔案建設(shè)共同的工作,對全國高校檔案今后的發(fā)展起積極的推動作用,也對高校的各項(xiàng)工作產(chǎn)生積極的影響。因此,應(yīng)把高校檔案信息化建設(shè)與發(fā)展納入高校信息化建設(shè)的重要組成部分,切實(shí)做好相關(guān)工作,適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要,爭取把檔案信息化建設(shè)與國家和地區(qū)檔案信息化同步。高校檔案信息化將會成為各高校師生查閱信息最全、最新、最方便的場所。伴隨著網(wǎng)絡(luò)與通信技術(shù)的不斷發(fā)展,高校檔案部門將會逐步趨向于數(shù)字檔案館的建設(shè),未來的數(shù)字檔案信息將會形成一個巨大的信息空間,檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被傳輸、檢索和利用。

參考文獻(xiàn):

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