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文件檔案管理論文范文第1篇

電子文件的歸檔是一項系統化的工作，在各個方面需要相關工作人員具備細心、嚴謹的態度。在電子文件的歸檔工作過程中，具體需要完善的工作如下：

（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關鍵的。能夠反映出本機關的工作活動，并且具有利用價值的電子文件，均在收集的范圍以內。首先，對于需要保存底案的重要文件，在修改的時候需要將原文保留，在加版本號后進行積累，并把草稿與定稿同時進行歸檔。其次，對計算機輔助設計、檢測以及仿真實驗等技術進行充分利用，并形成擁有查考價值的數據文件。例如：圖形文件、模型文件以及數據庫文件等。再則，和機關制作的各類數據文件相關的各類命令文件，例如：計算程序、控制程序以及管理程序等。對于命令文件而言，有些是需要機關部門以實際需求為依據，進而進行自行編制，還有的是需要以購進的方式獲取。對于檔案室已經具備的命令文件，便不需要進行再次歸檔。最后，對于設備運行所需要的操作系統也需要歸檔。但是，檔案室已經具備的操作系統是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關的各類紙質文件也需要進行歸檔。主要包括兩大類：其一是基于電子文件使用的計算機硬件說明文件，例如計算機技術說明書、圖紙以及操作手冊等。其二是電子文件在形成中所產生與之有關的紙質文件，包括系統設計說明、程序框架圖以及技術鑒定材料等。

（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應該及時歸檔，切不可以分散的方式進行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件，應在最后定稿，若圖形文件發生了改動，那么便需要和當初產品的技術狀況相同的版本進行同時歸檔保存。對于有技術條件的機關，允許使用電子文件簽署技術，這樣能夠對電子文件的有效性進行確認。再則，對于載體形式與質量要求需實現統一性。檔案電子文件的載體規格、形式以及質量，均需要檔案室工作人員作出統一的規定，把帶有歸檔標識的電子文件進行集中，進而制定成歸檔數據集，通過拷貝的方式傳輸到具備耐久性的載體中，實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進行統一登記表，登記內容包括諸多項目，例如：硬件環境、軟件平臺、形成單位、應用軟件、形成時間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關材料是否完善等均在檢驗的范圍之內。

（三）加強電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內容，即：鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對文件內容與相關形式特征進行有效分析，而且還需要對相關文件進行技術分析。所以，對于電子文件而言，無論是技術情況，還是文件自身的真實性與可讀性，均與保存價值有著必然的聯系。由此可見，在鑒定工作當中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現出來，這樣才能充分體現出電子檔案的價值之所在。總體上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對歸檔文件進行確定，并對保管期限進行劃分。其次，在檔案室對歸檔文件進行接收時，需進行一次全面鑒定，包括內容鑒定與技術鑒定等。最后，對于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時再進行一次鑒定，對于確定已經沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。

二、加強電子檔案管理的有效策略

探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲案卷、編目”的原則及步驟。同時，在電子檔案逐漸增多的現狀之下，各級檔案管理部門便需要對電子檔案管理工作進行強化，這樣才能使檔案管理工作更具規范性與完善性。具體強化措施如下：

（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲介質需具備性能穩定、檢索方便以及顯示還原性好等特點。對于軟磁盤，不可當作長期保存的電子檔案載體進行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫房溫度、濕度需穩定；庫房應保持通風、清潔及沒有腐蝕性氣體；地面無須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無塵。最后，電子檔案歸檔需統一，并實行分庫保管。對于歸檔載體，需進行防寫處理，不可出現劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對于一些非法軟件，檔案室中的計算機需杜絕使用，以此規避病毒感染。

（二）加強電子檔案的檢測及維護工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯誤等不良情況的發生率。所以，進行定期檢測及維護是非常有必要的。在對電子檔案進行檢測與維護過程中，需對諸多特點進行綜合考慮，包括環境、設備、技術以及電子檔案自身的特點等，進而制定出更具合理性與科學性的技術方案及維護工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測及維護工作更具有效性。

（三）電子檔案在利用過程中需注意的問題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項內容，同時電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先，提升電子檔案信息安全的意識。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復用性以及系統依賴性等特點，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹慎的態度，在有必要的情況下對利用方式進行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現象得以有效規避。其次，完善與電子檔案有關的利用制度，例如利用資格審查、利用權限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發展前景，需全面開發檔案利用方面的系統功能，同時創造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優質的服務。

三、結語

文件檔案管理論文范文第2篇

【關鍵詞】老年慢性病；社區健康檔案；生活質量；改善效果

慢性病又名慢性非傳染性病癥，它并非特指某種疾病，而是多種病癥的代名詞。像高血壓、糖尿病和冠心病等，均屬于慢性病癥[1]。由于此病癥的發病人群多以老年患者居多，再加上此類病癥具有病程時間長且易反復發作等特點，隨著患者年齡的增加，能使其腎臟、心和腦等重要器官受嚴重威脅，從而使患者的生活質量受影響[2]。社區健康檔案管理是服務設施中的一種方法，通過將患者的病情分類，并予以針對性管理方案，能有效改善其生活質量。為進一步探究對老年慢性病患者予以社區健康檔案管理，對其改善生活質量的影響，現報道如下。

1資料與方法

1.1一般資料

選取我院2013年1月前未實施社區健康檔案管理的老年慢性病患者46例為對照組，其中男27例，女19例；年齡63～81歲，平均（77.6±2.3）歲；病程1～7年，平均（2.7±1.8）年；冠心病15例，糖尿病17例，高血壓14例。另選取2013年1月后實施社區健康檔案管理的老年慢性患者46例為研究組，其中男26例，女20例；年齡64～82歲，平均（78.5±2.4）歲；病程1～8年，平均（2.9±1.7）年；冠心病14例，糖尿病19例，高血壓13例。根據上述所述，把對照組與研究組患者的臨床資料對比，差異無統計學意義（P＞0.05）。

1.2方法

為患者構建健康檔案，全面評估患者的病情及基本情況，并依照患者的具體病癥狀況予以分組。健康管理模式實施前，社區人員可以調查問卷的方式，對患者的膳食結構優良率和服藥依從性、疾病知識知曉率和生活方式優良率等進行了解，并通過與患者的實際情況相結合，予以正確合理的干預措施，其中包括：生活方式指導、健康教育和疾病治療指導等。同時，社區醫護人員還要定期對患者進行健康教育指導工作，對老年群體的活動特點予以充分利用，對活動地點及時間合理選擇，并向患者發放治療及預防宣傳手冊。對知識水平低下患者，社區醫護人員可采取模擬訓練及操作演示等方法對患者實施教育。加強教育宣傳工作，設立社區健康宣傳板，以畫報的形式將預防措施、注意事項和用藥方法等展現出來，這樣便于患者閱讀。對伴有緊張、焦慮等心理素質低下患者，社區醫護人員可通過對話交流的方式，向患者簡單介紹疾病相關知識，耐心解答患者的疑慮及擔憂，對于患者的傾訴要做到細心聆聽，時常鼓勵安撫患者，幫助患者樹立自信心。此外，社區醫護人員還應做到定期隨訪觀察，對患者的飲食控制及服藥情況予以了解，對治療過程中發生的問題采取及時處理。在走訪過程中，社區醫護人員還要監測患者的疾病指標情況并將其整理成檔案，這樣能為后期治療提供數據支持。此外，每個月社區醫護人員都會對社區居民的心率及血壓情況進行檢測，根據不同患者的具體情況，為其制定合理的家庭管理方案，同時，沒三個月都會對患者的體重、身高及血糖情況進行檢測，并對估算患者的健康指數，每隔7天對電話隨訪1次，這樣能對患者的病癥狀況及生活改善情況予以及時了解。

1.3評價標準

實施SF-36（生活質量評定表）對實施前后患者的膳食結構優良和服藥依從性、生活方式優良和疾病知識知曉等指標改善情況。生活方式優良率：患者謹遵醫囑，飲食習慣合理化、運動鍛煉適當；服藥依從良好率：定期復查、藥物服用定量定時。1.4統計學方法采用SPSS13.0統計學軟件對數據進行處理，計量資料以“x±s”表示，采用t檢驗；計數資料以百分數（%）表示，采用x2檢驗。以P＜0.05為差異有統計學意義。

2結果

2.1對比觀察患者實施前后的指標改善情況

實施前，患者的膳食結構優良和服藥依從性、生活方式優良和疾病知識知曉等指標改善情況與實施后相比，組間數據差異顯著，差異有統計學意義（P＜0.05）。見表1。

2.2對比觀察實施前后患者的生活質量情況

實施前，（74.5±8.1）分患者的生活質量評分，實施后，（82.3±11.1）分為患者的生活質量評分。經對比，實施前明顯低于實施后，差異有統計學意義（P＜0.05）。

3討論

病因復雜、易反復發作和治療時常長等，是慢性疾病的主要特點，再加上受外因因素的影響，如老年患者的年齡較高、其機體抵抗能力較低等，很容易導致患者在治療過程中出現焦慮、緊張等不良心理情緒，又或者是飲食控制不合理及不遵醫囑服藥等，從而使治療效果受影響[3]。健康管理是一門新興學科，它主要是表示，將針對性干預措施落實到患者的治療過程中，從而達到健康管理、延緩及阻礙病癥的目的。健康檔案管理是一種服務機構，通過對患者病情狀況的全面評估，并將其設置成檔案，再根據不同的患者的具體情況，為其制定針對性的指導工作，這樣不僅有助于患者的病癥的改善，而且還能使患者的生活質量得到提高[4]。從上述研究結果中可以看出，老年慢性病患者予以健康檔案管理，能使患者的的膳食結構優良和服藥依從性、生活方式優良和疾病知識知曉等指標情況得到改善，使其生活質量也明顯優于實施前，差異有統計學意義（P＜0.05）。綜上所述，健康檔案管理模式的實施，對慢性病癥的改善及生活質量的提升具有重要作用。除此之外，社區健康檔案管理的實施，還有助于醫護人員對患者治療過程及病情變化情況的全面掌握，對治療方案的調整能提供重要依據，同時還能節省醫療中開支及資源。由于現下健康檔案管理工作仍處于發展階段，為了能使其更加完善，本人提出以下幾點意見：①設立電子健康檔案，通過互聯網實施綜合干預；②健全社區健康監測網絡，對檢測實施計劃予以制定；③為每位患者制定一張健康卡，將患者的基本醫療信息輸入健康檔案內，這樣便于醫護人員的患者信息的提取，避免救治時間受延誤。

總而言之，將社區檔案管理應用到老年慢性病患者的臨床治療中，即能加快患者病癥康復，而且還能使患者的生活質量有所改善，值得臨床應用推廣。

作者:何紅球 單位:桂林市人民醫院北門社區

參考文獻

[1]陳冬雅,鐘雪花.社區老年慢性病患者在實施健康管理模式后的改善情況評價[J].深圳中西醫結合雜志,2016,26(18):192-194.

[2]彭柳媚,胡于俊,周子英.社區護理干預對老年慢性病患者生活質量的影響[J].齊齊哈爾醫學院學報,2015.36(10):1549-1551.

文件檔案管理論文范文第3篇

社會生活包括方方面面，不同領域、不同身份、不同年齡段的人所形成的檔案資料也不盡相同，因此，民間檔案數量是極為龐大的，種類也十分復雜。按不同方法可以分成不同種類。

1.從來源看，包括人民群眾形成的檔案和流失民間的原官方檔案

(1)民間個人形成的檔案。這類檔案主要是人民群眾在日常生活工作交往中形成的各種文件，包括各類證書、聘書，家庭賬目單，個人專著、手稿等等。最典型的莫屬于個人家庭檔案，一個家庭生活的歷史記錄，反映著每個家庭的經濟往來、文化娛樂、學習工作等重要情況，折射著社會的發展變化，記錄著歷史前進的步伐。家庭檔案可謂是社會的縮影，是社會公共檔案資源的重要補充。

(2)流失在民間的原官方檔案。這類檔案原屬于國家或社會機構，理應保存于國家相關部門，但因各種原因流散在民間。戰爭、制度不善、人為破壞等都對檔案的保管帶來了巨大的威脅，許多檔案因種種原因被損毀、流失。最典型的莫過于轟動檔案界及文史界的“八千麻袋”事件，被銷毀者不計其數，散落民間、下落不明者也數不勝數。

2.從內容來看，可分為經濟類、政治類和文化類

(1)經濟類。此類檔案包括各類契約、票證，家庭記賬本，各種典當記錄等等，貼近民眾，是人們日常生活中處理糾紛的憑證。此類檔案還能反映一個家庭乃至一個地區經濟變化情況。例如“世界記憶文化遺產”的僑批檔案，是研究經濟史不可多得的原始材料。摘要：民間檔案是我國檔案資源的重要組成部分，是進行學術研究的重要材料，其數量極為龐大，種類十分復雜，開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑，也是檔案館對外交往的一個手段，更是對散存民間檔案的保護，因此，開展民間檔案征集工作的意義重大。關鍵詞：民間檔案；文化遺產；征集

(2)政治類。政治類的檔案更多的為學者研究歷史事件、人物提供原始材料，它從另一個層面，從普通百姓的視角出發，記錄了社會大眾對重大歷史事件的看法，沒有宏大的敘述，有的只是普通百姓的真實感受。

(3)文化類。名人手稿、家族譜、流傳于民間的傳說、反映各地區的民俗技藝等都屬于文化類檔案，這些檔案為人們尋根問源提供了大量的線索，是歷史學家們進行研究不可多得的重要資料。

3.按載體分，有紙質檔案、照片檔案、聲像檔案等

(1)紙質檔案。紙質檔案是民間檔案的主要部分，人民在日常生活中形成的諸如手稿、日記、證書證件、合同契約、家譜族譜等等大多都是紙質形式的。如臺州首個家庭檔案館建立者——張士友，目前他家的家庭檔案中，有紙質檔案29237件，構成了家庭檔案的主要部分。

(2)照片檔案。隨著科技的發展，數碼相機的應用，照片的數量批量增長，人們也更加愿意利用這些生動形象的照片來記錄生活。如福州市檔案館珍藏的美國友人西奧多•瓊斯贈送的攝于1860年前后的48張福州老照片，反映了一百多年前福州的風貌，記錄了當時的福州城墻、民居、風景名勝、農舍、茶園、寺廟、教堂以及外國人在福州設立的領事機構、建筑物等，為我們今天認識老福州提供了形象的材料。

(3)聲像檔案。聲像檔案可以說是“活的檔案”，它不僅記錄了事件發生的過程，而且通過聲音、圖像的形式，生動的保存了活動過程，留下了歷史的記憶。各檔案館開展的口述歷史檔案征集活動中所形成的便是此類檔案，通過錄音、錄像等形式，從普通老百姓的視角再現了當時的場景。如安徽省檔案館為中國遠征軍唯一一位走出野人山的女兵劉桂英錄制了口述檔案，再現了那段不堪回首的往事。

(4)實物檔案。實物檔案以物質實體為載體，能夠直觀的反映一個事件、活動的真實面貌，真實的記載了社會實踐活動，具有一定的保存價值。例如各種獎杯、獎狀、榮譽證書、印章等等。

二、開展民間檔案征集工作的意義

數量巨大、內容豐富的民間檔案彌補了官方檔案的不足，具有極大的收藏價值，檔案館加強對民間檔案的征集開發不僅可以豐富館藏，同時也是檔案館對外交往的一個手段和平臺，有利于檔案館知名度的提高。加強對民間檔案的征集、管理具有重要的意義。

1.民間檔案是國家檔案資源的重要組成部分

檔案館是保存國家檔案資源的基地，然而從古至今由于政治、戰爭、動亂等各種原因，許多檔案被損毀或流散民間、海外，檔案館收藏的檔案數量和質量遠遠不能和悠久的中華民族文化相適應，其保管的大多為官方政府所形成的檔案資料，反映普通民眾的材料少之又少。民間檔案是反映普通民眾生活的真實記錄，內容豐富，數量龐大，例如世代相傳的勞動知識和經驗的歌謠、反映民族歷史的史詩、民間沿襲的風俗習慣、反映家族變遷的家族譜等等，這些都是民間檔案的重要組成部分，其數量之大、種類之多、內容之豐富，是我們無法想象的。我國檔案資源體系中應包括這部分，它是普通民眾對一些重大歷史事件和歷史人物的真實看法，是我們研究歷史不可或缺的重要資料，它從另一個視角佐證了歷史的發展，是人類的重要文化財富。我國著名學者鐘敬文先生曾說過：“偉大的人民，他們是人類社會、歷史的創造者，同時又是人類社會最忠實的記錄者，是不歪曲、不阿諛的史官。他們創造和傳承的歌曲、故事等，正是我們認識歷史、社會的最豐富、最可信賴的一宗檔案。”被評為“中國檔案文獻遺產”的83件國寶級檔案中，就有許多是從民間征集而來的，如清代《清漾毛氏族譜》、永州女書檔案文獻、四川自貢鹽業契約檔案、唐代開元年間檔案等。

2.民間檔案是進行學術研究的重要材料

民間檔案是人民生活的真實記錄，是沒有經過粉飾和刪節的“原生態”的歷史記錄，是歷史學、人類學、社會學、經濟學、政治學等學科研究的資料。它具有原始性、具體性和區域多樣性的特征，是充實和完善歷史研究不可多得的重要材料，讓呈現在人民面前的歷史更加的生動和豐滿。大量散存的民間契約對研究地方經濟史具有重要的參考作用，綿延幾千年的家族譜是人類學、社會學研究中最為珍貴的資料，與“徽州文書”相媲美的僑批檔案是研究華僑華人史、僑鄉史、家庭史乃至中國近代經濟史的“民間檔案”。重要民間檔案的發現往往掀起一陣研究狂潮，乃至形成一門新的學科，像徽州文書的發現以及“徽學”的興起，“僑批檔案”申遺掀開了新的華僑史研究的熱潮。

3.開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑

檔案館通過各種渠道向社會廣泛征集珍貴民間檔案，不僅宣傳了檔案知識，增強了民眾的檔案意識，而且在大肆宣傳的過程中也提高了檔案館的知名度。通過電視、報紙、網絡等向社會發征集通告、征集信，并進行各種形式的綜合報道，可以引起社會對檔案工作的關注和支持，形成“牽動效應”。同時，通過對征集進館的珍貴罕見民間檔案的開發利用，往往又能引起民眾的關注。如廣東省檔案館征集到的清光緒時期的“休書”、“扶正室”婚姻證明、再醮婚書和民國以來各階段的婚書、記錄“二十一條”的“國恥扇”、清朝地契、里神前村英文版族譜等等，給館藏檔案增添了生機與活力。同時還使檔案館成為媒體關注的一個熱點，《中國檔案報》《廣州日報》《羊城晚報》《南方都市報》《新快報》等相繼對檔案館進行報道，大大提高了廣東省檔案館的知名度。古語有云：“山不在高，有仙則名”，只要館藏珍品多，就會吸引不同層次的民眾前來利用、觀賞，檔案館的知名度和社會地位也就會隨之提高。因此，開展民間檔案征集工作是極為重要的一項工作。

4.開展民間檔案征集工作是檔案館對外交往的一個手段

在開展民間檔案征集工作過程中，檔案館與圖書館、博物館、文物收藏者、民間檔案持有者等都有直接的接觸和交流。由于許多民間檔案兼具有資料、文物、檔案的特性，因此在社會發展過程中，圖書館、博物館等部門也相繼收藏保管著相當一部分珍貴的檔案資料。根據館藏檔案資源建設的需要，各部門之間可進行館藏資源互換或者相互交換復制件，以實現對資源的充分利用。同時，在向文物收藏者、民間檔案持有者征集民間檔案的過程中，也促進了檔案館與民眾之間的交流與聯系，減輕了兩者之間的隔閡。民間檔案這種對外開展工作的模式，更多的保存了平民的記憶，體現了檔案的社會功能，使檔案價值的實現有更為廣泛的主體。

5.開展民間檔案征集工作是對散存民間檔案的保護

文件檔案管理論文范文第4篇

隨著我國檔案信息化建設工作已日漸深入，加強檔案信息安全保障體系的建設尤為重要。檔案信息安全保障體系，簡單來講，就是在檔案信息系統的整個生命周期內，從技術、管理和標準法規等多方面，以積極防御、適度安全和動態保障為安全保護原則，保障檔案信息安全的保密性、完整性、可用性、真實性、可核查性、抗抵賴性和可控性屬性，并保障系統安全的持續性的體系。檔案信息安全保障體系建設，是目前檔案信息化建設中的重要工作，全國上下都高度重視，也在不斷探索有效的構建方法，并加以規范和推廣。但是，在檔案信息安全保障體系建設中還存在一些不容忽視的問題。一是檔案信息化的有關法律、法規和制度不夠健全。目前，我國在檔案信息化建設過程中還沒有專門的法律、法規來對檔案信息化建設進行保護，僅僅依靠通用的計算機法律、法規來維護檔案信息化建設的安全。這對那些刻意攻擊、竊取、毀壞檔案信息的破壞分子來說實在是微不足道，一旦他們得逞，勢必給我國的檔案事業發展造成不可估量的損失。二是檔案信息化網絡建設中信息安全技術應用不夠全面。我國的檔案信息化網絡建設目前處于內網、專網和外網同時使用階段，隨著信息技術的不斷發展，信息競爭、黑客攻擊等人為惡意破壞因素的存在，檔案信息化網絡建設中信息安全技術應用不夠全面，使得檔案信息系統變得非常脆弱，易受來自各方面的攻擊。三是各級檔案部門的安全管理體制不夠完善。有資料表明，大部分的計算機安全保密問題來自其系統內部，世界上70%信息被盜和泄密來自于內部，這主要是因為人員麻痹和安全管理體制不完善所造成的。四是缺乏法律與制度支持。檔案信息化安全保障體系建設并非是一個單純的技術層面的問題，它還涉及到管理、意識和國家法律等各個層面，因此，檔案信息安全其實是一個綜合性的問題，各個環節緊密銜接在一起。使用相關安全產品的同時，應在組織與制度上采用相應措施加以完善。因此，需要從理論上進一步加強研究，切實為檔案信息安全保障體系建設提供堅實的思想保障，進一步健全檔案信息安全保障體系。

二、加強行政執法，為檔案安全保障體系提供法制保障

《檔案法》頒布實施以來，使檔案事業有法可依，并有力地促進了檔案事業的發展。但是，目前的檔案執法還處于初級階段，還存在著一些亟待解決的問題。有的檔案部門領導和工作人員缺乏對依法治檔、依法行政重要性和必要性的認識；一些單位重視業務指導，忽視依法監管，在貫徹實施《檔案法》過程中，還帶有主觀片面性和隨意性，未獲得人們所期望達到的效果。這就要求檔案行政管理部門進一步建立健全檔案執法監督制度，強化執法監督職能。一要從思想上入手，鞏固提高依法治檔、依法行政觀念。檔案行政管理部門是代表各級政府主管本地檔案事業的部門，也是《檔案法》所確定的檔案行政執法主體和監督機構，這也使得管理檔案事業有了法律的保障。我們的各級檔案工作者特別是領導干部首先要帶頭認真學習檔案法律、法規，做到知法、懂法、守法，并嚴格執法，帶頭依法辦事、依法行政。《檔案法》和《檔案法實施辦法》規定了檔案部門是行政執法部門，要履行法律法規賦予檔案部門的這一職能，應強化執法意識。二要從立法入手，完善檔案法規體系。在建立社會主義市場經濟體制過程中，真正做到執法機構依法行政，全體公民自覺守法，尚有待于法律體系的不斷完善，而檔案執法監督必須有完善的監督法律體系作為依據，健全完善操作性強的法律規章和相關監督條例，強化制約功能，是亟待解決的重要任務，各級地方人大、政府應依照《檔案法》結合本地區實際，制定出配套性、實用性、可操作性較強的法規、規章文件，依法明確檔案執法監督的形式、程序和手段，從而能夠實行科學、合理、有效的監督，確保檔案工作方針和法律法規的得以貫徹實施。三要從規范檔案行政執法入手，加強檔案監督制約機制的建設。在加強內部監督制約機制上，將檔案工作列入本單位的目標管理責任制中，考核指標主要由貫徹《檔案法》、檔案業務等方面組成，定期對檔案工作進行檢查，以引起部門的高度重視，加大對檔案依法管理工作的監督力度，確保機關檔案的安全性；在加強外部監督制約機制上，與外部檔案行政執法檢查部門加強聯系，通過行政執法部門對檔案工作的指導和專業性的檢查，對不規范或不符合要求的地方及時進行整改，以促進機關檔案工作依法管理。通過外部監督，強化機關檔案工作的法制建設。

三、加強制度建設，為檔案安全保障體系提供機制保障

1.建立組織保障體系。檔案安全保障體系建設需要有人來計劃、設計和管理，任何系統安全設施也不能完全由計算機系統獨立承擔系統安全保障的任務。一方面，各級檔案部門領導要高度重視，并積極實施有關檔案系統安全方面的各項措施；另一方面，讓工作人員和用戶對網絡安全性要有深入地了解，使他們積極地自覺地遵守各項信息系統安全制度和措施，防患于未然，就能降低檔案網絡信息系統的安全風險。檔案信息以及檔案工作者頭腦中的包括直覺知識、閱歷、情感等進行綜合、概括、提煉的知識。檔案信息專家能夠充分使用認知、自然、情感和行為各個組成部分,在顯性信息服務向隱性知識服務轉變的過程中發揮重要作用。所以,一個高水平的檔案館必須重視檔案信息專家的引進和培養,必須注重發揮檔案信息專家的作用。業務工作者也是掌握多項技能的復合型人才,要求機構中的每位員工都把信息化和檔案業務作為同等重要的基礎性工作來開展。2.建立制度保障體系。建立有效的管理制度是保障檔案信息安全的關鍵。規范檔案管理、保障檔案信息安全的永久性措施應該是建立程序化、制度化管理模式并嚴格執行、落實到位。這同樣需要分別制定相應的政策與規范,并采取必要的措施強化落實,做到制度正確,落實見效。要積極爭取上級有關部門的政策支持，根據檔案部門的實際情況，參考《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》、《中華人民共和國計算機信息網絡國際聯網管理暫行規定》、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》等法律、法規，制定出適合檔案部門的規章制度，以此約束所有用戶、系統管理員以及其他成員，保證檔案信息系統安全、可靠地正常運行。由于網絡設備和系統軟件本身存在一定的缺陷，再加上從事黑客的個人或組織技術在不斷升級，所以，檔案信息系統沒有絕對的安全，只有相對的安全。檔案信息化安全保障體系是一個動態的概念，面對檔案信息系統安全的諸多問題，必須時刻警惕，運用多種手段，不斷在技術上更新，管理體制上完善，人員素質和管理理念上緊跟網絡發展的步伐。只有時刻從檔案數據安全的方方面面出發，點滴不漏，常抓不懈，才能建立起完善的檔案信息安全保障體系，確保檔案信息系統的安全，保證檔案信息化建設順利進行。

四、加強設施建設，為檔案安全保障體系提供物質保障

一是加強檔案庫房建設。為了檔案工作的可持續發展，我們必須做好檔案實體的保護工作。因此，在檔案庫房與門窗的設計、防火材料、消防系統、庫房溫濕度、技術與管理方面，需要進一步加大投入。庫房是保管檔案的場所，檔案庫房多數是在機關辦公大樓上的，客觀上不具備建檔案庫房的條件。在這樣的情況下，首先要考慮檔案庫房的承重問題。一般作為檔案庫房，鋼筋的密度要大，數量要多，型號要粗。預防火災對機關檔案實體安全來說是頭等大事。隨著科學技術的發展，建筑材料、各種電器設備的種類日益增多，檔案庫房引起火災的危險性可能性進一步增大。火災是當今檔案部門的頭號災害，為預防火災，檔案庫房門口，必須配備消防器材，如手提滅器或手推移動滅火器等。檔案庫房要做好防火防潮的處理，保存的各種載體的檔案對溫濕度都有嚴格的要求，在技術參數范圍內，檔案能夠長久的保存。反之，溫濕度過高過低，都會影響檔案的壽命。門窗要嚴格按國家檔案局要求安裝。作為檔案實體安全的裝具，我們仍然要求采用可移動鐵皮柜和不可移動密集架，它具有防火、防鼠功能。檔案盒作為貼身裝具，制作檔案盒的牛皮紙要做去酸處理，這樣做，有利于檔案實體安全的保護。二是加強檔案數字化建設。在系統硬件設備方面，要做到：第一，內外網隔離。根據有關安全保密部門的網絡安全規定，的計算機信息系統，不得直接或間接與國際互聯網或其它公共信息網互相連接，必須實行隔離。因此，對檔案部門的內部網絡和國際互聯網，要嚴格地進行隔離，防止不宜公開的內部檔案信息通過網絡連接泄露到外部公眾網。第二，將內部網絡劃分成若干個安全級別不同的子網，實現內部一個網段與另一個網段的隔離。這樣，就能防止某一個網段的安全問題在整個網絡傳播，限制局部網絡安全問題對全局網絡安全造成的影響。第三，每個廠家的設備有它獨特的優點也有它不可克服的致命弱點，因此在選用檔案網絡設備時，盡量選用不同廠家不同型號的設備，做到優勢互補，封堵網絡漏洞，增強系統的安全性能。

五、加強技術建設，為檔案安全保障體系提供安全保障

網絡、計算機、存儲器和信息系統是數字化檔案信息生存的基礎,也是引發安全問題的風險基地。黑客攻擊、病毒蔓延、信息竊取、技術落后、制度不健全、管理不規范、措施不到位、治理不及時是產生不安全因素的根源,其中有客觀的因素,也有主觀的原因。因此,加強對客觀侵害行為的防范,對主管漏洞的治理,對安全事故的補救是保障網絡暢通、系統穩定、數據安全的重要措施。只有網絡和系統安全了,數字化檔案信息的安全才能得以保障。建立技術保障體系是提高網絡和系統免疫力的重要措施。1.保障網絡安全:防火墻和入侵檢測技術是常用的保障網絡安全的兩種手段,入侵檢測技術側重于監測、監控和預警,而防火墻則在內外網之間的訪問控制領域具有明顯的優勢、功能強大,效果明顯。面對網絡攻擊手段復雜度的不斷提高及融合能力的逐漸加強,要在網絡層采取安全技術的應用和安全產品的聯動啟用措施,全面提高網絡的綜合防范能力。2.保障系統安全:加強升級服務,做到無漏洞運行。目前各操作系統的開發商已經開通了專業通道,提供升級服務的補丁程序下載、安裝和檢測服務,而且大多是免費的,因此,能否做到系統的無漏洞運行,關鍵在于人們是否使用正版軟件,增強了安全意識并做到及時升級,及時打補丁，,保障每臺客戶端的無漏洞運行。3.保障檔案信息系統的安全:要做好系統用戶的安全管理,不給偷竊者以機會。

目前,保障合法用戶的做法是采取強身份認證、加密和防密碼偷竊等技術，并保證內部安全管理制度和措施的有效性實施與落實。4.保障檔案數據的安全:實行隔離、加密、備份等措施。安全管理的最終目的就是保障網絡上傳輸的、系統中存儲的、用戶訪問到的檔案數據和信息是真實、完整和有效的,并保障系統操作者能夠方便地訪問自身權限范圍內的數據,杜絕無權用戶進入系統,因此數據加密、硬盤加密、文件系統加密,增加系統存儲的復雜性等都成為保障數據安全的有效措施。5.病毒防范:建立網絡化的病毒防范體系,實現病毒庫的同步升級幾乎有網絡和計算機存在的地方,病毒都會伴隨。每臺計算機上都應安裝防病毒軟件系統,并及時更新病毒庫,而對于網絡環境下的一個組織而言,病毒殺不盡的原因則是網絡上至少有一臺機器有病毒,并在網上擴散傳播,因此購買網絡版的防病毒軟件,建立網絡化的病毒防范體系,實現病毒庫的統一管理,同步升級,是防范病毒侵害數字化檔案信息的有效措施之一。同時,加強對病毒知識的學習,提高機構中每位員工的主動防范意識和警惕性也是非常重要的保障措施。

文件檔案管理論文范文第5篇

【關鍵詞】學生；學籍檔案；檔案管理

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業生論文；（9）學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書；（10）畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。

學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。

二、完善學籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。

3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。

4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。

【參考文獻】

[1]底紅艷．對高校教學檔案管理的幾點認識[J]．晉圖學刊，2002，（3）．