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文件檔案管理員范文第1篇

一　院系教務檔案管理的現狀及存在的問題

1　檔案管理人員對檔案工作的重視不足，缺乏歸檔意識

目前，大多數高校院系檔案員均為兼職檔案員，從事的主要工作并不是檔案管理工作，在檔案管理方面投入的精力較少，而且較多檔案員是為了應付上級指派的任務臨時擔任兼職檔案員，并未接受過系統的檔案專業知識和技能培訓，僅能在低水平的層面上按“想當然”的辦法進行管理，對檔案管理工作缺乏一個基本的系統認識。此外，由于檔案的使用頻率不高，存放的空間有限，多數檔案因短時間內不被用到而被隨意存放，檔案管理工作者忽視了對教務文檔的積累、歸檔，管理意識較為淡薄，很大程度上限制了檔案管理的發展。

2　院系教務檔案標準化、規范化工作有待提高

調查中發現，約40％的院系教務檔案管理不規范，教務文檔資料收集不齊全，材料缺失情況嚴重，特別是遇到部門人員調動或辦公室搬遷等，往往造成有些重要資料或者有保存查考價值的資料散落丟失，導致有些該用的資料無從查證，影響了日常工作的連接性。紙質存檔材料格式不規范，缺乏分類與編目，沒有及時做好材料的銷毀工作，而電子文檔缺乏必要的鑒定與整理，無法充分發揮便捷、迅速查找和利用的功能。紙質檔案材料的存放較為凌亂，如個別院系將學生考卷按課程分類捆扎后存放，極易出現遺失遺漏的現象，保存檔案的光盤、磁碟等材料也得不到妥善的保管，容易喪失作為存檔價值的意義。

3　尚未充分利用電子檔案管理軟件資源

隨著社會的進步和科技的發展，檔案管理也逐漸智能化，較為先進的電子檔案管理軟件也相繼開發出來，具有公文管理，檔案的立卷、編目、檢索、查詢以及統計等功能，不僅可以使檔案管理人員擺脫部分繁重的手工操作，而且還能使檔案查詢更為簡便，用途更為廣泛。裝備電子檔案管理軟件后管理員只需要根據軟件提示要求將材料錄入或掃描進數據庫即可，日后查閱起來省時又省力，可以大大提高工作效率，節省了人力物力。但現階段較多高校檔案管理人員并未接受過專業培訓，對軟件使用并不熟悉，沒有認識到軟件帶來的優越性，加之部分管理員怕麻煩，缺乏耐心，認為檔案管理并不重要，而且使用頻率也不高，導致檔案管理軟件的作用的發揮在很大程度上被限制。

二　對優化檔案管理的建議

1　增強檔案管理人員的管理意識，提高檔案管理人員的綜合素質

高校應重視檔案管理工作，大力宣傳檔案管理的重要性，增強檔案管理人員的服務意識。檔案管理人員不僅要有高度的責任感，自覺意識到所從事工作的重要性，將做好檔案工作看成自己應盡的義務，還要有吃苦耐勞、樂于奉獻的精神，必須樹立一種良好的職業道德。此外，檔案管理人員還要有扎實的檔案管理的理論知識和實踐技能，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，加強對外交流，及時獲取國內外先進檔案管理動態，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好教務檔案管理工作，真正提高自身的素質和管理水平。在檔案管理人員加強自我能力提高的同時，高校應多渠道多方位地為管理人員提供各種學習和交流機會，如開展座談交流會、邀請專家開設講座、參觀并學習其他優秀院校的教務檔案管理工作，真正做到“走出去，引進來”，提高檔案管理人員的綜合素質。

有效的檔案管理工作，能夠為高校的教學創造良好的外部環境。首先，檔案管理有利于整個學校管理工作的規范，這就包括對學生學籍檔案的管理，對教師個人履歷的管理，使學生在高校學習的過程中的成長有一個明確的記錄，同時也能夠確保師資力量的優秀。學生和老師是高校教學工作中的主要參與者，通過檔案管理使得二者在高校這個環境中有歸屬感和責任感，有利于教學水準和學習興趣的提高。其次，檔案管理能夠保留大量的科研學術資料，這種專業資料的保留和歸檔，無論是對于學生還是對于教師都是一種知識的財富。通過檔案管理保留下來的這些資料，對于后來的教學工作有著重要的意義，它是一個學校構建可見科研學術氛圍的一個重要歷程。高校教學不僅僅是一般知識的傳授，它有一個更重要的職責就是引導學生勇于創新，高校教學的目的是為社會培養和輸送更多的具有創造性的人才，這就需要高校重視自身科研活動的建設，只有在濃郁的學術科研氛圍中培養出來的學生，才可能掌握更加專業和全面的學科知識。這是檔案管理服務于教學工作的另一個直接體現。

2　進一步完善檔案管理制度，切實加強檔案管理

為使高校檔案管理工作有章可循，檔案管理工作必須以檔案學理論為指導，嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律、法規，并結合《普通高等學校檔案管理辦法》等規定，進一步完善檔案管理制度，確立院、系兩級檔案管理體制，明確院、系兩級管理權限與責任。另外，根據學校相關教學檔案管理規定，務必做好教務檔案的收集、整理、分類、歸檔、編研和管理工作，將教務檔案管理工作納入常規工作的范疇，保證院系教務文件資料及時、完整地歸檔，定時做好材料的鑒定、銷毀工作，嚴格執行檔案歸檔、借閱等管理制度，確保院系教務檔案材料的完整性，保證教務檔案的開發利用價值，進一步明確院系在教務檔案管理的職責，使院系教務檔案管理真正走上制度化、規范化的道路。

3　掌握現代化管理技能，運用現代化技術，充分利用高校檔案管理軟件資源

教學檔案的管理應與時俱進，重要的是將“死檔案”變成“活檔案”，將“文字檔案”變成“電子檔案”。電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，能將文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來目，而充分運用此現代化科技手段和先進操作管理技術，有效發揮其效能，都迫切需要檔案管理工作者去了解并掌握這些技能。檔案管理數字化及信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作的必然方向。檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大，而利用計算機等現代化手段，則可以收到事半功倍的效果。檔案管理人員應該克服怕麻煩的心理因素，耐心學習如何使用檔案管理軟件，這樣既豐富了檔案管理知識，又加強了現代化管理技能，更為以后更加方便快捷地服務于教學工作打下了良好的基礎。

高校檔案的現代化管理，有一個重要的內容就是高校檔案的信息化建設。信息化建設是信息科學技術革命給檔案管理工作帶來的沖擊和挑戰，傳統的檔案管理工作必須在時代的潮流下重視自身信息化的建設，高科技元素的加入是信息化建設的顯著特征。高校檔案管理工作的信息化建設，要從以下幾個方面來著手：第一，在檔案管理工作中推行計算機的使用。無論是日常的教學工作還是學校的其他管理工作，計算機已經成為使用的常見設備，檔案管理工作要做到為教學服務，在硬件設施和使用工具上首先應該與其他的教學工作和管理工作相配套。第二，自動識別技術的使用。計算機設備只是一種硬件設施的需求，信息化建設除了要對硬件設備進行完善以外，還需要技術的提升，自動識別技術是檔案管理工作今后會大范圍使用的一種技術，這種技術能夠有效地提升檔案管理的工作效率，并且使整個管理工作更加規范，查找起來更加精準，能夠更好地為廣大的學生和老師服務。現代化的檔案管理工作能夠有利于高校教學水平的進步，在新形勢下，高校教學水平的進步也必須重視對各種新技術、多媒體的教學應用，檔案管理工作的現代化，能夠提供給教學工作內容更為豐富的資料，特別是大量數字資料的提供，能夠使教學工作的開展更具有時代性。高校教學水平的提高需要多方面的共同努力，現代化的檔案管理工作能夠有效地促進這一目的的達成。

文件檔案管理員范文第2篇

在醫院工作中，醫院文化建設集中體現一個醫院的發展歷史、經驗，是一個醫院的精神靈魂集中所在，并指導著醫院各項工作的順利開展。隨著當前社會經濟環境的不斷發展，人們生活水平不斷提高，對醫院服務質量水平也有了更高的要求。為不斷提升醫院的服務質量水平，醫院相關領導，積極組織開展各項活動實施醫院文化建設工作。加強醫院檔案管理，對于推進醫院文化建設具有相當重要的作用。

1.醫院檔案促進醫院文化建設事業發展

1.1醫院檔案為醫院文化建設的一種具體表現。醫院檔案記錄了醫院的發展歷史以及經驗總結。在進行醫院文化建設時，應始終圍繞著醫院的歷史，不能脫離醫院的歷史，應充分體現醫院自身的特色、文化內涵以及歷史，始終圍繞著醫院檔案資料。

1.2在醫院文化建設中，醫院檔案為一個重要組成部分。醫院檔案一般包括醫院技術的發展，集中體現了無數醫務工作者的勞動成果；醫院檔案資料也包括醫院的經驗總結，為醫院的重要精神財富；檔案資料中也記錄了醫院發展的的整個歷程，其中有優秀醫務工作者的先進事跡。多種內容共同組成一種醫院精神，是醫院精神發展的動力。因此，醫院檔案作為醫院建設的一個重要組成部分，是一份相當重要的文化資產，推進醫院的文化建設以及發展。

1.3醫院檔案在弘揚醫院文化建設同時，宣傳先進人物

在醫院工作中，先進的醫務工作人員，他們堅持奉行醫院的行為標準以及醫院的價值觀念，為醫院文化的一種體現。在醫院檔案中，詳細記錄了先進人物的成長事跡，并將其匯編成冊，在增強員工認同感的時候，樹立其他工作人員學習的榜樣。通過學習先進人物的先進事跡行為，增強醫務工作人員之間的凝聚力，弘揚優秀文化。

2.醫院文化建設豐富醫院檔案內容

2.1醫院文化活動可對醫院檔案內容進行有效補充。在醫院正常運行的各個環節之中，文化環境建設、服務文化互動以及人文醫療精神的弘揚都是重要的表現行為。為完善這些環節，醫院相關職能部門應廣泛收集更多文字、照片以及實物資料，或到醫院職工中尋找真實的素材。之后總結這些工作，將方法、經驗總結成寶貴經驗，對醫院檔案資料進行補充。

2.2醫院文化應設立信息收集的渠道

醫院文化建設是一個關系到醫院上上下下、方方面面的工作，需要全體員工的共同參與，他們不僅扮演參與者的角色，同時他們也是信息收集者以及創造者。在一個階段工作結束后，不同的信息可按照規定的渠道，匯總到檔案管理部門。其余一些信息資料在民間，可通過醫院文化這一載體將這些檔案資料進行匯集整理。

3.醫院檔案與醫院文化之間的辯證關系

3.1醫院檔案以及文化兩者之間相輔相成

醫院檔案以及醫院文化均為醫院的基礎管理部分。兩者之間所屬管理范疇不同，但兩者之間存在必然的內在聯系。盡管醫院檔案有不同性質的載體，但均以具體的物質形態而存在，直觀、形象可見。作為醫院文化不僅通過具體的形象表現，同時也表現為一種內在的精神文化內容，體現醫院文化的獨特。作為文化的一種具體表象，醫院檔案同時記錄了醫院文化。兩者之間相互聯系，同時影響了醫院的發展以及建設。

3.2兩者互為因果

醫院檔案記錄了醫院的各項具體活動內容，集中體現了醫院的具體歷史內容。兩者之間相互依賴，一方面醫院文化是通過醫院檔案資料而體現的，一方面醫院文化同時豐富了醫院檔案資料。作為醫院建設的一項重要工作，醫院文化所形成的檔案，進一步豐富了醫院檔案。

4.醫院檔案可有效促進醫院文化建設

醫院檔案資料集中記錄了醫院各個部門的事業發展，具有較大的信息量。醫院檔案管理部門應以醫院檔案資料為基礎，進行再創造創新，發展成人們可以接受的作品內容形式，并將其作為載體，集中體現醫院的文化魅力。醫院檔案可起到宣傳教育功能。在醫院工作中，將全體員工當做教育對象，對醫務工作者進行醫院發展歷史的教育，宣傳先進優秀事跡，讓百姓對醫院檔案資料有全面的了解，改善信息滯后狀況。

5.總結

綜上所述，加強醫院檔案管理工作對于促進醫院文化建設具有相當重要的作用。充分挖掘醫院檔案優勢，發揮醫院檔案優勢，充分推進醫院的文化建設。

參考文獻：

[1]李明珠.談檔案管理工作對醫院文化建設的重要性[J].黑河學刊，2012，181（8）：23-24

[2]梁維斌.醫院檔案管理在醫院文化建設中的意義[J].中國老年保健醫學，2012，10（3）：101-102

文件檔案管理員范文第3篇

關鍵詞：醫院；會計檔案；信息化

醫院會計檔案是醫院日常業務活動的真實記錄，反映醫院經營過程中的各種經濟活動，從會計報表到財務分析，從預算資料到決算資料，從會計憑證到記賬憑證，從成本核算到工資發放，一系列的財務管理過程最終形成會計檔案。營改增后，電子發票數量逐日增加，用戶可以通過掃碼或郵箱獲取電子發票，一些建立網上報銷系統的企業，已不需要粘貼紙質發票，實現了無紙化報銷。中國電信廣東分公司2012年開始會計檔案電子化試點，每年節約成本1000萬元，每年節省庫房約400平方米，不需異地調卷，立卷環節減少，工作效率提高。在物聯網、云存儲、大數據、區塊鏈等新技術不斷推陳出新、飛速發展的背景下，醫院完善會計檔案管理信息化已迫在眉睫。

一、醫院會計檔案信息化的現狀分析

1.醫院會計檔案管理面臨的問題。（1）檔案數量愈見增多。按照新《會計檔案管理辦法》的規定，會計檔案中數量最多的會計憑證保管期限由15年增至30年，很多年難以銷毀，銷毀檔案所騰挪的空間又不足以存放新產生的會計檔案，為庫房存儲空間帶來極大壓力。（2）紙質會計檔案查檔不便。會計檔案經移交檔案室后，財務人員及其他職工如需查閱會計檔案必須到檔案室，一旦財務人員與檔案工作人員某一方無法到場，就無法進行檔案查閱。（3）電子發票報銷未開展。自2016年開始，電子發票已被各行各業使用，而在很多醫院，仍停留在紙質載體的管理層級，甚至在電子發票日益增多的情況下，財務報銷仍需將電子發票驗證打印，電子發票的便利與現行紙質發票的管理制度已然無法對接，甚至某種程度上反而增加了職工報銷的難度。2.醫院會計檔案信息化的法律保障。信息技術得到廣泛應用，電子檔案及其法律效力逐漸得到認同。2015年，國家稅務總局《關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》（國家稅務總局公告2015年第84號），于2015年12月1日起，在全國范圍推行增值稅電子普通發票。2015年12月，財政部和國家檔案局聯合了新修訂的《會計檔案管理辦法》中，認可了電子會計檔案的地位和效力。2019年4月26日公布的《國務院關于在線政務服務的若干規定》第十二條提到：符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。2019年12月26日公布的《最高人民法院關于修改<關于民事訴訟證據的若干規定>》中提到：“電子數據包括下列信息和電子文件：……文檔、圖片、音頻、視頻、數字證書、計算機程序等電子文件；其他以數字化形式存儲、處理、傳輸的能夠證明案件事實的信息。”2020年新修訂的《檔案法》中明確提出：“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”這些法律法規的出臺與修改為電子會計檔案提供了法律保障。3.醫院現行管理系統的現實依據。醫院現有OA系統、HRP系統、電子病歷系統、醫學設備管理系統、LIS系統、檔案管理系統等，分屬各部門管理與運行，互不關聯，輸出與存儲格式不同，與檔案管理系統互不兼容。這些業務系統是醫院在信息化建設方面的進展與體現，同時是信息化未能同步規劃、同步建設所帶來的負面結果，但也為醫院信息化整體構建奠定了一定的基礎。各自業務系統的運行或多或少都在產生電子文件，如財務工作中，工作核算、績效考核、各項明細賬目等都通過財務管理系統進行分析與生成；人事工作中，職工花名冊、職務職稱任免等都在人事系統中管理。目前，醫院會計檔案信息化需要解決的是各業務系統的數據銜接、及電子文件歸檔問題。

二、頂層設計：跨系統的信息共享平臺

1.統籌協調，系統數據兼容對接。大數據、云存儲時代，數據集中、共建共享是發展趨勢，高度系統集成是會計檔案信息化的關鍵，分散式檔案管理已不適應發展需求。新修訂的《檔案法》第三十六條提到，推進電子檔案管理信息系統與辦公自動化系統、業務系統相互銜接。第四十一條，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。構建醫院信息資源服務平臺，集成辦公系統、財務管理系統、檔案管理系統等各業務工作系統，分系統內各自部門運行，并最終都與檔案管理系統關聯。對各業務系統中應歸檔的原始數據統一采集，所有系統內形成的電子檔案都可直接歸檔至檔案管理系統，并通過檔案管理系統獲取數據。2.統一標準，技術規范設計科學。在醫院層級實行統一管理流程、統一元數據管理、統一歸檔標準。財務管理系統作為重要部分，既包含前段財務業務流程，也應符合電子檔案的歸檔格式與標準要求。首先，梳理財務業務工作，確保會計憑證、賬簿、報表輸出電子格式，明確電子會計檔案的歸檔范圍及歸檔流程，確定“單套制”與“雙套制”的適用范圍。其次，制定數據接入技術規范，包括文件格式、接入頻率、背景結構、校驗規則等標準，實現數據在線歸檔。3.利用優化，歸檔與查檔流程簡化。紙質會計檔案的歸檔流程可細分為打印、組卷、編目、裝訂、裝盒、上架。實現跨系統的信息共享后，對于實行“單套制”保管的會計檔案，可以省略打印、手動組卷、裝訂、裝盒、上架等過程，將組卷、編目、移交等流程轉至系統間進行。財務人員在財務管理系統中對待移交檔案定期移交，編制目錄并根據統一設定的檔號規則生成檔號，打印移交清單，經領導審批后提交歸檔，編目信息、電子會計檔案元數據等信息一并移交。檔案管理系統接收移交數據后，對歸檔信息各項要求進行審核，確認無誤后歸檔流程完成。查檔利用流程進一步優化，電子會計檔案移交后，擁有權限的財務人員可自行查閱系統內生成的電子會計檔案，也可通過檔案查詢功能申請查閱存量會計檔案的原文“數字化”版本；普通職工查檔經由財務人員審批并提交申請（如圖1）。

三、電子會計檔案：數字化走向“單套制”

1.存量會計檔案數字化。選取重要程度高、用戶利用率高、紙張損壞率高的存量會計檔案進行數字化掃描。存量會計檔案的數字化可以解決異地利用的困難，方便財務人員的查檔需求，提高工作效率，同時，在會計檔案保管期限到期銷毀后，可延長電子會計檔案保存期限，以備可能性的查考。存量會計檔案“數字化”的范圍應進行明確限定。會計檔案的利用主要集中在形成時間的近十年，形成時間越久的會計檔案，其利用率會相對越低，隨時間推移，基本呈逐步下降的趨勢。同時，醫院會計檔案的利用范圍相對集中于藥品采購、大型設備購置、“三公”經費、科研課題經費、固定資產等方面。因此，可以將數字化范圍限定在以下三個方面，建立專題數據庫，方便利用。（1）會計憑證。利用率高的原始憑證和記賬憑證進行原文掃描，甚至是保存為OCR識別后可以全文檢索的雙層PDF/OFD格式；（2）非計算機生成、手工填寫的總賬、明細賬、日記賬；（3）非計算機生成、手工填寫、永久保存的年度財務報告、部門決算。2.電子會計檔案“單套制”。電子檔案“單套制”已勢在必行，雖然目前實行全部電子會計檔案“單套制”在短期時間內難以實現，但部分會計檔案“單套制”具有現實可操作性。財務部門推進電算化后，核算、內控等業務工作都在計算機端生成、查閱，打印出的明細賬、工資冊除了保存備考外很少被財務人員查閱，極大地浪費紙張與庫房空間。實行電子會計檔案“單套制”，記賬憑證、工資發放清冊、總賬、明細賬、會計報表、固定資產卡片等經由財務管理系統生成，在財務管理系統與檔案管理系統數據對接的基礎上，都可直接歸檔至檔案管理系統，可以不打印紙質版本（如表1）。逐步擴大“單套制”適用范圍，提高電子會計檔案占比，通過條碼條、影像系統掃描等方式關聯原始憑證與記賬憑證；通過與其他業務系統信息共享，對單位內部形成的原始憑證進行數據交換，減少原始憑證打印步驟，分階段、分批次逐步推進電子會計檔案的開展。從實踐來看，“單套制”“雙套制”將會長期并存，但信息技術的應用和依賴會越來越強，因此，推進電子會計檔案“單套制”，甚至向“單軌制”管理探索勢在必行。

四、技術支撐：區塊鏈技術保障“四性”

電子會計檔案管理的風險因素主要是如何保障真實性、完整性、可用性和安全性。運用區塊鏈技術可以對“四性”進行信息檢測與安全保障。區塊鏈技術將各個區塊通過指針形成不可逆的鏈式結構，每個區塊都含有非對稱公鑰與私鑰、數字簽名、時間戳等信息，且每個區塊都含有上一個區塊的哈希值，以此來驗證信息的有效性，并允許下一區塊的生成。區塊數據存儲于節點上，節點之間再通過網絡形成共享平臺。如檔案管理系統、財務管理系統可以看作區塊鏈中兩個節點，各自系統中的每一條包含加密信息的元數據就是區塊。財務管理系統依照統一標準，對數據進行捕獲，由財務部門對元數據信息加密，提出移交存儲請求，通過區塊鏈共識機制將信息封裝成新的區塊，存儲于區塊鏈中，檔案管理系統通過區域鏈獲取此信息。由于區塊鏈技術的去中心化特點，一旦遭受網絡攻擊，必須掌握全部數據節點的51%，才可以操控修改網絡數據，篡改難度大，幾乎不可修改，從而保證檔案信息的真實性。區塊鏈智能合約機制可以按照預設的規范流程自動執行，通過時間戳等技術記錄信息狀態，可追溯信息，保障可靠性。運用區塊鏈技術收集數據信息，減少人為參與，并通過共識機制檢查文件格式、數據背景等元數據信息，各節點相互配合，保障完整性。區塊鏈技術是新型的分布式數據庫，數據存儲于財務管理系統與檔案管理系統兩個節點上，即使某一系統信息遭到篡改或丟失，只要另一系統正常運行，數據仍可恢復，并繼續更新記錄，從而保證可用性。區塊鏈技術并不是獨立的，而應與大數據、云計算等技術融合實踐，只要有利于會計檔案信息化的建設與發展，都應用辯證與發展的眼光看待。

五、人才保障：培養復合型人才

培養兼具檔案、財務、計算機三方面基礎知識的復合型人才，彌補精細化分工的弊端。無論是系統的開發運作，還是利用工作的審核批準，都無法脫離“人”的參與。現代社會，分工愈加細化，工作專業化的同時也造成復合型人才的缺失。同時，系統互聯，數據信息高度集中，對相關管理人員的要求更高。財務系統與檔案系統互聯互通，在運行過程中，必然會遇到歸檔與利用的各種問題，具備財務知識與檔案知識，可以解決歸檔的具體范圍與在線利用操作細節。同時，系統互聯構架于信息技術之上，掌握基礎的計算機技能和互聯網知識，可以自行處理簡單的系統問題，減少因計算機人員忙碌而造成的在線查檔延遲。因此，對涉及財務歸檔及利用的部門都要指定專人負責，并定期組織培訓，包括財務、檔案、計算機知識、職業道德等方面內容，由淺入深，逐步深化拓展培訓深度與廣度，為醫院會計檔案的智慧化管理儲備人才。

在新技術飛速發展的時代，會計檔案管理信息化建設是適應技術發展的必要過程。構建電子會計檔案管理平臺，可以節約管理成本，減少資源浪費，由對會計檔案的實體管理轉向數據管理，由基礎核算工作轉向管理監督工作，發揮檔案的決策輔助作用。開展電子會計檔案與檔案管理的共建共享，實行部分會計檔案“單套制”保管，甚至向“單軌制”管理模式探索，可以有效地提高檔案利用效率，節約財務人員頻繁到檔案室查檔的時間，節省職工報銷審核來回奔波的時間。

參考文獻：

[1]孔繁杰.創新檔案管理，打造綠色賬本[J].中國檔案，2015

文件檔案管理員范文第4篇

關鍵詞：國土資源；檔案管理；存在的問題；建議

隨著市場經濟的發展，國土資源管理部門面臨著新的形勢和要求。如何科學、有效地管理好土地，提高國土資源管理的效率和水平，充分、合理和科學地利用好有限的國土資源，已成為急需解決的問題，而國土資源檔案管理工作，更需要進一步規范和提高。

一、存在的問題

當前社會逐步向信息化社會演變，及時、全面、系統、準確地獲取信息是做好各項工作的前提。檔案利用者對檔案信息的要求也是如此。檔案管理工作者如果繼續沿用低效率的傳統手工管理模式，必將在社會發展的大趨勢面前沒有立足的空間。隨著計算機的應用，電子檔案大量地出現，但與之相適應的管理缺乏經驗。電子檔案本身具有信息與載體的可分離性、信息傳遞的網絡化、信息存儲的高容量及信息的易修改等特點。國土資源檔案的管理工作者更應跟上形勢，努力適應對電子檔案的管理。

隨著檔案法規的逐步完善，依法治檔的社會環境不斷好轉，檔案管理工作正面臨難得的發展機遇。國土資源檔案對依法管地、合理開發用地、解決土地糾紛、農村土地承包、制定土地利用總體規劃及繳納土地租金、征繳國有土地使用稅等很多方面都起到了很重要的作用。隨著新的土地管理法的正式實施以來，國土資源管理制度和方式均發生了重大的變化，耕地保護、土地用途管制、國土資源執法、礦產管理等管理職能都得到了增強，基本農田保護、土地開發整理、用地報批、征地實施等各項具體工作都有了新的政策、法規、程序，由此形成的國土資源檔案數量不斷增多。如何開發和利用這部分內容豐富的國土資源檔案成為檔案管理工作的一大難題。

國土資源檔案管理工作的發展，對國土資源檔案管理工作者的素質提出了更高的要求。新技術的應用使國土資源檔案管理工作者有了施展才能的廣闊空間，但同時也對國土資源檔案管理工作者的素質提出了更高的要求。新時期的國土資源檔案管理工作者，除了要求具有檔案管理本專業的知識外，還要求具有計算機、外語、管理學等基礎知識，尤其是要求具有國土資源管理基礎業務知識。

二、建議

1.加強基礎業務建設。按照各地土地檔案管理目標認定的各業務建設要求，扎扎實實地抓好基礎業務建設。在國土資源管理工作中，檔案的形成要規范化、檔案的整理要系統化、檔案的保護要科學化、檔案的管理要現代化。

2.加強信息系統建設。隨著辦公自動化的普及，要加快檔案信息電子化建設進程，充分利用計算機存儲、網絡、計算的功能，加快檔案信息系統建設。建議建立電子影像檔案數據庫，實現對電子影像檔案的管理和維護，同時使其具備和地籍管理系統之間的數據借口，通過土地登記申請材料的掃描，在完成土地登記后，可以直接生成地籍電子影像檔案，同時形成紙質和電子兩套檔案數據。

文件檔案管理員范文第5篇

摘　要：加快檔案工作管理規范化、制度化建設的進程，是依法辦好民辦職業院校的重要基礎工作之一，也是衡量民辦職業院校教學質量和管理水平的一個重要標志。本文通過分析民辦職業院校檔案管理工作中存在的一些突出問題，提出了整改建議和對策措施，供參考研討。

關鍵詞：民辦職業院校　檔案管理　內涵建設

隨著國家大力發展高等教育事業的政策機遇和城鄉居民迫切希望獲得高等教育機會的需求劇增以及大學生就業形勢的嚴峻，民辦職業院校發展態勢和前景看好，但是由于民辦職業學校起步晚、發展快，其“速度、規模、質量、效益”，出現了發展不平衡、結構性矛盾突出等現象。民辦職業院校的制度管理和內涵建設方面問題較多，尤其是民辦職業院校檔案體系的建制和管理工作，成為影響和制約民辦高職院校發展的重要瓶頸之一。根據《中華人民共和國檔案法》及中華人民共和國教育部第27號令關于《高等院校檔案管理辦法》的明確規定“高校檔案工作是高等院校重要的基礎性工作，院校應當加強管理，將之納入院校整體發展規劃。”因此，民辦職業院校建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高檔案管理水平，是提高民辦職業院校教育水平和管理水平、加強內涵建設、促進學院發展的必由之路。

一、民辦職業院校檔案管理存在的主要問題

調研發現云南省的民辦職業院校檔案工作普遍存在以下幾個方面的問題：

1、民辦職業院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、機構不健全、專業人員缺位的現象。當前，很多院校都忽略了檔案管理工作，缺乏對檔案工作管理重要性的認識，認為檔案工作屬于學校的附帶工作，不影響其長遠發展， 因此忽略了檔案管理建設。這種認識不足不僅體現在學校領導身上，更是體現在學校全體教職員工身上。在很多民辦職業學校根本沒有檔案館和專職檔案工作管理人員，即使有些民辦職業院校存在檔案館和專業人員，由于民辦院校的特殊性，出于對人力資源充分利用的考慮，專職檔案管理人員也往往身兼數職，還要承擔院校的很多其他工作。比如系部的兼職檔案人員多是教學秘書或行政秘書兼職，既有日常教學管理工作或者辦公室行政事務性工作，又要兼顧檔案管理工作，造成檔案管理工作不盡人意。

2、民辦職業院校檔案管理缺乏明確的規定責、權、利的規章制度。目前，多數民辦職業院校的發展只注重規模與速度建設，忽略了內涵建設，這對學校的檔案管理工作造成了很大的影響。由于檔案相關規章制度沒有遵守國家檔案工作要求的規范標準，甚至是缺乏相關的檔案管理制度，導致負責部門不能、不知道如何把在教學、科研等日常工作活動中產生的檔案按照檔案工作管理規定要求統一歸檔、集中管理，導致檔案材料分散，致使檔案資料收集不及時、文件材料殘缺不全，不能及時立卷和歸檔；且因為缺乏規章要求，導致各職能部門和系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺少規范的要求和長久保存檔案的考慮，存在“檔案材料幾大箱，用時要去紙箱中翻找，很多材料被丟棄”現象。這不僅直接影響了檔案整理、歸檔，而且也影響到檔案作為學校歷史憑證的作用。

3、經費投入不足，導致不能實現檔案信息電子化建設。目前很多民辦職業學校在檔案管理方面的經費投入非常有限，無法購置檔案管理工作所需的現代化設備，現代信息技術手段如高校數據庫、校園網絡等沒有切實應用到民辦職業院校的檔案管理中，導致民辦職業院校的檔案信息化建設相比于其他院校相對滯后。一些民辦職業院校的檔案管理以傳統的手工管理方式為主，書寫速度慢，工作量大，嚴重影響了案卷質量和收集時間。此外，因財力不到位，檔案人員也就得不到現代檔案管理技術的業務培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識和基本技能，無法對檔案進行現代化的科學規范管理。而對檔案管理人員繼續教育的措施乏力，直接制約著檔案信息電子化建設進程。

4、檔案材料單一，缺乏編研檔案，影響了檔案利用率。由于民辦職業院校成立的時間短，對檔案工作的認識不夠到位，平時不注意檔案的收集與整理，導致很多院校只存在教學檔案和行政檔案，黨群建設和科研建設等檔案材料缺失，檔案保存單一。由于檔案人員本身能力的局限，學校沒有編研檔案。同時，由于缺少專職檔案管理人員和對檔案工作的忽視，檔案利用率不高，不能充分發揮檔案在院校發展路程中的作用，檔案的服務職能處于被動狀態。檔案信息資源的開發利用渠道單一，僅限于發展黨員、評選三好院生、優秀畢業生等方面。在師資培養、人才選拔與考核及推薦院生就業、擴大對外交流、宣傳教育、樹立學校良好形象等方面，未能真正發揮檔案應有的作用。

二、民辦職業院校檔案工作建設的對策措施

1、加強院校領導對檔案工作的重視，提高全校職工檔案意識。一所學校能否把檔案館建立起來并制定出規范、科學的規章制度，做到館藏信息豐富、檔案工作有章可依、檔案工作真正為學院發展服務，關鍵是領導的重視程度。領導重視檔案建設，善于用檔案資料來處理和規劃院校各項工作，是做好檔案工作的根本保證；學院全體教職工的配合也是關鍵。因此，檔案管理人員不僅要爭取學院領導對檔案工作的理解與支持，讓他們意識到檔案工作的重要性，把檔案管理納入院校計劃和規劃，納入學校管理制度，納入學院工作人員的職責范圍，同時還要做到檔案工作的意識與任何一項工的布置、檢查、總結、驗收同步進行。 要強化全體教職工的檔案意識，讓他們能夠真正從思想上和行動上意識到檔案工作對于學院和個人發展的重要性，自覺配合檔案部門的各項工作，積極參與學院檔案建設，在參與檔案建設過程中，認真研究落實本部門的檔案工作任務， 做到在平時的工作中自覺收集、整理檔案資料，并交檔案室統一保管，使學院檔案工作保質保量限期完成。

2、檔案工作管理做到科學化、規范化、制度化。針對民辦職業院校實際，建議制定規章制度，《民辦職業院校檔案資料分類編碼及歸檔范圍》、《各系、部檔案歸檔范圍和保管期限》、《系部教學檔案資料分類編目格式及類目代碼表》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等各項制度要健全。要做到教學檔案、行政檔案、黨群建設檔案、學籍管理檔案、教師業務檔案和其它聲像檔案等等及時歸檔，對檔案管理實施細則，檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則以及立卷歸檔的程序等做出明確的規定，對檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求，從制度上保證檔案資料能長期有效地收集和保存。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。

3、設置檔案室或者檔案館，配備專職檔案人員并注意對專職檔案人員的培訓，增強檔案管理人員的服務意識。要針對民辦職業院校實際情況設立檔案室或者檔案館，配備專職檔案管理人員，盡量做到檔案管理人員的穩定，即使出現人員流動也要做好檔案資料的交接工作，防止人員變動便出現資料丟失的現象。同時，要求專職檔案管理人員強化檔案知識學習，做到職責明確，歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，在細節上保證檔案工作管理的順利進行。專職檔案管理人員要順應現代教育發展要求，做好從被動的傳統檔案的管理到利用檔案為學校發展和社會發展服務的過渡。過去，檔案人員往往以自身為中心來開展工作，片面注重檔案工作的收集與管理，較少做到主動利用檔案為學校發展服務。針對社會發展和民辦院校的實際，檔案管理人員不能按照自身的認識、理解、思維甚至是想象去收集、整理、保管檔案和提供檔案服務，更不能憑想象、圖方便，必須改變觀念，重新審視檔案管理的全過程，以適應民辦職業院校的教育教學，為社會各界對民辦職業院校的教育評估提供翔實可靠的檔案資料，在服務理念、服務目的、服務主體、服務方式、服務手段、服務策略、服務過程等方面進行創新、拓展和提升。

4、針對民辦職業院校實際，重視檔案材料收集，做好檔案編研工作。做到文件材料完整收集是確保檔案材料完整的前提和基礎，也能直接反映出院校平時的工作成績。因此，要做到定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；強化文書管理，抓好院校活動所形成的文件材料的收集。對有請示沒批復或有批復沒請示的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的完整歸檔。檔案人員在復印文件材料時，對有價值、需要歸檔的文件材料應留下原件，以備日后歸檔。針對有些院校存在資料積壓多年未歸檔、檔案管理工作缺乏延續性和完整性的問題，應建立長效管理機制，保障檔案資料收集的連續性和完整性。比如，各系部的教改實驗課題，針對其周期長的特性，要注意材料收集的連續性，保證每院期、每院年的階段性實驗報告和終結性的實驗成果報告收集齊全。某項活動材料的收集要有頭有尾、善始善終，防止檔案材料收集的缺失與不完整。

檔案工作的基本任務在于及時、準確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息材料，而檔案的編研工作，是達成這一基本任務的保證，例如民辦職業院校教學、科研檔案材料的編研。這些編研材料不僅是教學、科研的最新成果，也是師生學習知識的鮮活教材。尤其是科研，它是教師每個時期完成的最新研究，許多教師會把科研成果寫入教案，形成了比書本知識更新的內容，同學們可以從這些編研檔案中學習到最新的知識。在知識更新換代飛速的今天，編研檔案彌補了書籍知識傳播速度不快的不足，成為師生學習知識的鮮活教材。因此，依照檔案編研工作“存真、求實”的原則，根據民辦院校發展要求和教學評估要求，做好學校檔案材料的新編、續編、開發等編研工作，編研出《教學規章制度匯編》、《教育改革成果匯編》、《教學論文集》以及《相關課題研究匯編》、《特色教學成果匯編》等資料，以滿足師生對檔案資料的需求和教育督導評估對檔案資料的需求，是民辦職業院校檔案編研工作的基本任務。

5、強化檔案建設信息化的設施投入與現代化管理水平。要采取切實措施，把檔案工作需要的經費納入學校經費預算；要為檔案部門添置必要的設備，以便開展工作。檔案館（室）的庫房建設，應列為學校基本建設規劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。促進檔案信息化建設，應當把檔案信息化建設納入學校信息化建設總體規劃，與數字化校園建設同步發展。要設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案建設信息化所需的設備實施，采用先進設備充實檔案工作。要盡快做好庫藏目錄的整理、錄入規范工作，編制檢索工具，充分利用網絡化環境，快捷、準確、廣泛地為院校的教學、科研、管理等工作服務，提高檔案服務質量和服務效率。

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