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1.引言
教學、科研、社會服務是當代大學的三大基本職能。科研是高校人才培養的基礎,對學校學科建設、綜合實力的提升有重要的推動作用。科學、高效、規范的科研管理是促進高校科研工作可持續發展、科研實力穩步提升的重要保障。科研項目管理作為高校科研管理的重要組成部分,主要包括從項目申請、立項論證、組織實施、中期評估、驗收鑒定、成果產出到檔案入卷的全過程管理。隨著國家對科研投入力度的逐年加大,各級各類項目的資助體量和資助經費的不斷增加,高校傳統的粗放型的科研項目管理模式已經不能確保項目的申報和完成質量。為了提高項目的管理效益,保證科研計劃的圓滿完成,有必要引入精細化管理模式,以解決目前項目管理中存在的重申報輕過程、管理制度不完善、經費管理不科學等問題。從精細化的視角完善項目管理機制,細化、優化管理流程,將精細化管理理念融入項目管理工作中,這對提升高校科研項目的管理水平,促進高校科研管理的高效化、標準化和規范化,提高高校科研的整體競爭力有著重要的現實意義。如何將精細化管理具體應用到科研項目管理中?筆者談談自己的看法和思考。
2.高校科研項目管理問題分析
2.1現行管理體系不完善。隨著國家對科研投入的不斷增加,各級各類地方政府及科技部門紛紛設立如省自然科學基金、省重點研發專項等為地方經濟發展和人才培養服務的各類項目。項目種類繁多,項目管理要求不盡相同,這就要求高校在科研項目管理上要按照不同的管理辦法進行分類管理,不能一概而論,而應從粗放管理轉向分類的精細管理。目前高校科研處是科研項目管理的主要執行部門,科研項目基本由科研處進行集中管理,但科研人員的科研工作均在院系完成,導致二級院系的管理職能未能得到充分發揮,且科研處往往不能及時地了解科研人員的動態和項目的進展。另外,項目在執行過程中,涉及科研設備采購及管理、經費使用、國際交流、項目不定期審計等事宜,因科研處與財務、資產、審計、國際交流、監察等部門系統的溝通不及時和信息不通暢,導致項目執行中出現經費使用不規范、設備冗余、國際交流手續辦理不通暢等問題。二級院系的管理職能未能有效履行、高校的各個管理部門之間未能形成良性的聯動機制,是現行管理體系不完善的表現。
2.2有效的中期管理薄弱,項目執行過程中的監督力度不夠。目前國家級重大重點項目數、國家基金項目數、SCI論文數、國家級省部級獎項數等往往成為衡量高校科研水平的重要指標。項目申報數、立項數及項目產出的高質量論文數成為高校科研處的關注重點,很多高校都是“重申報、輕管理;重產出、輕過程”。在項目的過程管理中,科研處僅注重定期收集各類年度或中期檢查報告、項目任務書等,卻很少組織專家檢查評估和審核紙質材料的真實性,使得項目的中期管理流于形式[1],直接導致的問題是項目的成果質量不高,項目結題率偏低。各高校制定的校內項目管理辦法中,很少針對項目的監督管理提出明確的要求和具體、可行的操作方法,而且在項目執行過程中對科研人員的科研誠信、科研道德缺乏有力的監督。
2.3經費預算和執行不夠規范。科研經費是高校科研項目正常執行、順利完成并取得項目成果的重要保障。科研經費渠道眾多,不同來源的科研經費管理要求不一樣,但目前高校往往缺乏專門從事科研經費管理的財務人員,難以為科研項目預算編制、預算執行及財務決算等全過程提供專業的管理和服務。科研人員在編制預算時,更多是憑經驗,導致預算編制不精細,測算依據籠統,以至于到項目執行時,才發現有些預算設置不合理,又得申請調整預算,帶來諸多不便。而在預算執行過程中,雖然有些高校科研管理部門有預審,但經費報銷更多由項目負責人審核,財務部門在報銷時只是簡單審查報銷單據的合規性,一般不予核實經費支出與批復預算的匹配性,造成預算執行的不規范。
2.4科研管理隊伍水平有待提高。科研項目管理是業務性、專業性、政策性和科學性很強的工作,要求項目管理人員不僅要具備專業的管理素質和服務意識,還必須具備高度的政策敏感性、較強的科研活動組織協調能力、較高的團隊協作意識、一定的學科知識和創新性。目前由于高校現行的人才考核體系和職稱評審制度的缺陷,各高校擁有管理學學位的項目管理人員很少,管理人員的綜合能力需進一步提升。
3.高校科研項目實行精細化管理的必要性
所謂精細化管理是指基于科學規范的制度體系,運用標準化、程序化、數據化和信息化的手段,組織管理各單元精確、高效、協同和持續運行的一種管理理念和管理技術[2]。精細化管理要求注重系統意識、規則意識和細節意識。推行精細化管理要靠規章制度,通過精細化管理方法,將復雜的事情簡單化,簡單的事情流程化,流程化的事情定量化,定量的事情信息化,實現全過程管理的規范化、專業化、程序化、標準化和信息化[3]。
早在“十一五”期間,精細化思想已逐步應用在國家自然科學基金委員會的基金項目管理中,為國家自然科學基金高效有序的運轉提供重要的保障,這是促進高校科研項目實行精細化管理的外因。“十二五”以來,國務院和教育部相繼頒布了《關于進一步規范高校科研行為的意見》(教監2012[6]號)、《國務院關于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見》(國發[2014]11號)、《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》等文件,針對現在科研項目及科研經費管理中的問題,提出“規范管理、改進服務”,要求按照科研活動規律,充分發揮高校在科研管理中的主體作用,建立健全項目全過程管理制度,優化管理流程,改進管理方式,以適應科研活動的實際需要。這對高校科研項目精細化管理提出內在要求。隨著國家科技體制改革和各級各類項目的整合合并,項目的精細化管理更有助于高水平成果的產生,有助于項目組科研實力的提升,有助于學校整體科研競爭力和重大項目爭取能力的提升。
4.高校科研項目全過程精細化管理舉措
4.1建立科學的管理模式、制定個性化的管理方案。在科研項目管理中,將傳統的由科技處直接面對項目負責人的粗放型項目管理模式轉向科技處-院系-項目負責人的三級精細化管理模式;建立財務、資產、審計等多部門聯動的管理體系,明確各部門的職責與任務,實現各部門之間的有效對接。在科學的管理模式和體系下,制定符合校情的科研項目管理制度,對項目全過程實施系統管理,在項目立項、實施、驗收等環節按照業務流程進行規范操作,及時有序地完成每個工作步驟,實現管理的規范化和系統化。
目前各高校自身的發展定位和承接項目特點不盡相同,如師范類高校基礎研究項目偏多,部隊院校以軍口項目為主,工科院校以應用類和橫向項目居多。高校科研處應把握精細化管理的深刻內涵,結合高校自身發展特點,制定個性化的項目管理方案,形成為本校科研項目服務的精細化管理體系。
4.2加強項目申報過程的精細化管理。2016年是國家“十三五”的開局之年,大部分項目主管部門都明確“十三五”期間的重點支持方向。高校科研管理部門應具備全局、系統意識,在全面了解各類項目的重點支持領域的基礎上系統地梳理高校自身的學科發展方向,整合優勢資源,提前布局規劃,做好申報準備。在項目申報階段,應當認真解讀國家政策,仔細理解項目申報指南,充分調動院系及項目申報人的申報積極性,并以精細化的思維關注申報形式、申報要求等細節,制定精細化的工作流程,聯合財務人員配合項目負責人精細合理地編制財務預算,確保項目申報工作高效、有序地完成。對于限項上報的項目,校內要先形成規范化的初篩標準,以篩選出更有競爭力的項目申報書。
4.3強化項目中期和結題階段的精細化管理。項目中期和結題階段的精細化管理是項目能否高質量完成的重要保障。為避免項目的中期管理流于形式,高校應組織專家檢查評估,深入了解項目的研究進展和遇到的問題,并對研究遇到困難的項目及時給予技術上、經費上的幫助;建立健全項目過程檔案,督促項目負責人及時撰寫能翔實記載項目研究工作全過程的科技報告;進一步增強項目負責人的責任意識,明確各方的監管責任,確保項目執行質量。
同時,高校應將精細化的思想充分應用到結題管理中,在確保結題工作規范有序進行的同時,加強專家驗收環節,強化項目績效考核,將項目的完成情況與項目負責人的職稱評定和崗位聘任掛鉤;規范項目結余經費的使用,確保其繼續用于科學研究的直接支出;重視科研項目完成后的歸檔工作,將已結題項目分類分期存檔,加強項目成果的后期管理,最大限度地挖掘成果的經濟和社會效益。
4.4以信息化帶動管理的科學化與精細化。在優化管理流程的基礎上,高校應升級現有的科研信息管理系統,增加項目信息資源共享模塊,實現項目信息和資源在校內管理部門之間的共享,以及項目管理與經費管理、科研設備管理、國際交流等的無縫對接,實行網上申請、一鍵推送、在線審批的模式,真正形成為科研人員服務的集成化工作模式,大幅提高科研管理工作的效率。在新的科研信息管理系統中,要細化項目周期內的過程管理,即包括申請、立項、年度或中期檢查、結題驗收、成果歸檔等全過程,以信息化帶動管理的科學化和精細化。另外,在新的科研信息管理系統中,還應增加深入統計和大數據分析功能,通過對現有項目中人員、類別、職稱分布等信息的深入挖掘和分析,為學校科技政策制定和領導層的管理決策提供支持。
5.結語
科研項目的精細化管理是高校科研良性發展的重要保障。高校的科研管理人員在平時的管理工作中應堅持精細化管理的理念,增強主動學習的意識,積極進行探索嘗試,通過項目的精細化管理實踐,以點帶面,實現對科研人員、科研經費、科研成果等的全方位、精細化管理,形成具有自身特色的科研項目精細化管理體系,促進高校整體科研實力的提升。
參考文獻:
[1]張文津.高校科研項目管理中存在的主要問題及對策研究[J].高教學刊,2016(14):148-149.
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[3]張力.國家自然科學基金精細化管理的若干做法與體會[J].中國科學基金,2012(1):52-54.
[4]岳峰.高校科研的精細化管理[J].中國高校科技,2015(08):23-25.
[5]文玉瓊.高校科研管理工作的現狀和建議[J].中國高校科技,2015(11):18-19.
[6]岳峰,汪俊,解挺,徐進章.合肥工業大學科學基金精細化管理的實踐[J].中國科學基金,2014,28(3):236-240.
一、相關概述
近些年來,伴隨著我國對科技創新的不斷推動,科研經費投入逐年遞升。如何提升科研項目資金的使用效率和使用效益,減少資金浪費創造更大效益成為科研單位以及科研項目負責人必須面對的問題。
科研項目目標成本管理是指在科研項目實施過程中,為了進一步保障科研項目能夠在成本預算內高效地完成科研項目的各項目標,并使得科研的實際花費成本不超過預算成本,而對科研項目實施過程進行控制和管理的一系列過程。
科研項目目標成本管理有著以下幾個方面的要求:一是優化配置,合理安排。在科研項目經費管理過程中,要嚴格按照科研項目的預定計劃和既定任務,對資金預算進行合理編制和使用,減少科研資金使用的隨意性,杜絕科研經費浪費現象。二是科研項目經費在管理上要實行專款專用,獨立核算。對于所有的科研項目經費都需要納入到科研單位的財務實行統一管理,專款專用,并確保資金的獨立核算,在此基礎上強化對科研項目經費和使用的績效管理、考核。三是進一步加強科研項目經費規范化管理,并強化資金監督管理,提升使用效率。對于科研項目經費的管理要實行全額預算、成本核算以及過程管理,科研項目的資金經費要由科研項目負責人以及科研單位法定代表人雙重負責。
二、科研項目目標成本管理中存在的問題分析
1.科研項目在經費管理上規定比較多,存在著規定不統一,政出多門的問題。在科研項目開發實際中,科研項目經費大多數都是由多個部門來進行安排,并且各個部門針對自身安排的科研項目一般都出臺了相應的科研經費管理辦法,彼此之間并不完全相同。同時,即便是同一部門安排的科研項目,也會因為科研項目的不同而出臺了不同的科研經費管理辦法。從這一情況來看,正是由于我國科研經費在資金來源上渠道多元化,科研單位在進行科研項目資金管理時相互之間進行賬務調整,核算要求也彼此不一致,這就很容易使得在科研經費管理上人為對科研成本管理制度進行有意地選擇。
2.一些科研項目在經費和資金管理上存在著規定內容不全面的情況。例如科研項目中所購置的儀器設備等,盡管各項規定都明確要求對此類儀器設備列入設備費,但是在管理實踐中對于那些使用周期比較長、設備價值比較高的儀器設備,其設備購置費怎樣在各個不同的科研項目之間進行費用分攤并沒有明確作出詳細的規定。或者盡管有些法規對費用支出做出了規定,但是各個規定之間存在著不一致的情況,這種狀況很容易導致科研項目成本管理存在著混亂。
3.部分科研項目在經費和資金管理上脫離實際。比如在人員經費支出管理方面,一般的科研項目管理制度要求相關人員經費支出比例為5-10%,但是在管理實踐中不少科研單位在科研項目資金管理上基本事業費用支出嚴重不足,在人員經費支出比例控制上的各項規定并沒有嚴格執行,甚至形同虛設,這就很容易導致科研單位或者科研項目負責人在項目經費管理上不規范。
三、科研項目目標成本管理的要求
針對科研經費來源的不同,結合科研項目的具體承擔單位將科研項目劃分為政府項目、一級科研項目、一般科研項目以及對外設計實驗等,依據科研項目的不同分別核算以實現對不同資金來源科研項目的準確核算和管理,與此同時還應當將不同資金來源的科研項目統一納入到單位的科研經費進行管理,依據項目的不同實行項目管理。
同時,還需要的科研項目的成本費用進行明確的歸集和分配,并嚴格按照科研項目經費的開支范圍進行科目設置,包括設備費用、人員經費、材料費、設備租賃費、實驗外協費、差旅費、技術引進費、專家咨詢費、管理費、會議費以及其他相關科研經費等,并在此基礎上設置經費支出明細科目對科研項目成本進行核算和管理。進一步完善科研項目成本核算,對于科研項目的各項費用支出,要嚴格實行專款專用,按照計劃進行列支,不得對科研經費進行挪用和擠占。與此同時,為了切實科研資金使用效益,要嚴格劃分科研項目經費以及其他成本費用的開支,對于那些不屬于科研項目的成本費用不得在項目中進行列支。正確劃分科研項目,保障科研項目收入跟科研項目支出之間科學匹配。對于科研項目中出現的大額成本費用支出要密切跟蹤,對科研項目中研發的相關產品要進行成本計算并計價,對于其中實現的銷售收入要從科研項目成本費用中進行結轉,不得對科研經費進行擠占,要確保科研項目經費的真實性。科研單位財務主管部門在對科研費用報銷時也要嚴格依照預算批復的項目經費內容,項目負責人要按照預算批復來使用科研資金,不能夠隨意變更開支標準和開支范圍。
四、科研項目成本管理及核算完善建議措施
1.合理編制科研項目預算,并嚴格執行。在嚴格控制科研單位相關研究人員科研費用總額的基礎上,進一步明確在科研項目成本中所分攤的管理費用以及必要的人工經費是在扣除掉基本支出預算制后的資金余額。同時,在按照現行管理方式和核定標準進行項目預算的基礎上,允許科研單位結合項目實際執行情況對科研人員管理費用以及人員經費進行如實的項目收支核算。將原先的合同制項目管理跟預算項目管理并行的管理方式逐步向合同制項目管理方式改進演變。依據規定簽署規范的科研項目合同,并且要求項目立項單位按照預算標準對項目情況進行立項,依據合同規定對預算資金進行撥付,科研項目相關科研人員和科研單位依照合同規定進行科研任務。同時,立項單位對科研項目的監督管理主要是以是否完成關鍵性指標以及相關的科研項目為參考,并一并對科研經費預算單位是否按照會計制度的規定以及財務規定對科研資金進行安排,逐步改變原先的忽視科研項目完成情況,而只重視科研資金收支檢查的情況。切實提升科研項目預算資金的編制水平,并對科研項目預算編制執行過程進一步規范化。要明確,合理、科學的科研項目資金預算編制是科研項目成本管理的基礎和條件。在進行科研項目申請前要進行論證,財務人員應當積極協助課題負責人結合課題研究的內容、思路以及技術路線,及時對課題經費支出項目進行核實,確保科研項目資金預算編制的科學合理。
2.進一步探索科研項目成本核算機制和辦法。科研項目的核算要確保核算制度本身具有科學性,在開支劃分上由基本事業支出來進行核算,在核算上不能夠將其分攤計入科研成本項目的成本費用范圍。同時,還需要結合相關性原則確保間接費用分攤的合理性。一般來講,間接費用的分攤主要是結合相關性原則,在確定間接費用受益單位的基礎上,根據受益科研項目的直接支出、經費收入等進行科學的分攤。
3.在固定資產管理上實施跟固定資產損耗相適應的折舊制度。固定資產折舊方法比較多,主要有直線法、工作量法、年數總和法以及雙倍余額遞減法等,同時在折舊年限上既可以按照統一規定的企業折舊年限來進行固定資產折舊計提,也可以結合科研單位自身的特點對科研儀器設備進行資產折舊計提。與此同時,對于已經提足折舊并且繼續使用的科研儀器設備固定資產,可以參照土地,單獨計價并計入固定資產而不計提折舊。在折舊費用核算上采用誰使用誰負擔的原則來納入到科研項目成本進行管理,對于沒有部門和個人使用的固定資產,相關的資產管理部門應當及時進行變現和處置。同時,固定資產處置損失應當由科研項目組以及個人承擔。
按照相關會計政策規定,對于實施內部成本核算的科研單位或者是單位內部進行單獨成本核算的研究課題、研究項目、研究室、業務部等,在進行內部成本費用核算時,需要對在用的儀器設備按照3-5%的比例每年計提維修經費,并在購置相關科研設備時進行必要的列支。
4.制定健全完善的科研項目經費財務管理辦法,并落實到位。國家科技部、財政部、中科院以及國家自然科學基金委員會等相關部門需要結合我國科研項目管理的具體實際對科研項目管理進行專項清理,依據我國國家預算體制改革的基本情況,共同研究和制定一整套統一和規范的科研項目管理辦法,提高科研資金的使用效率和使用效益,強化對國家科研項目的監督和管理。除此之外,還需要相關主管部門針對橫向課題制定出一整套的資金管理辦法,切實加強對高校以及相關科研院所科研項目的監督管理。
關鍵詞:科研項目 整合管理 發展建議
改革開放以來,我國對科研項目的管理不斷加強,投入也不斷增大,其中國家級、省級科研單位以及全國重點高校在科研領域的貢獻居多,許多優秀科研項目的成果轉化也得到了全社會的高度認可。科研項目的有效管理是科研管理工作中非常重要的一環,它不僅是科研項目有效實施的保證,更是項目高質量完成的保證,科研項目管理具有至關重要的作用。現如今,我國科研項目管理工作取得了一些成績,但是問題依然存在,這些問題如果不能有效解決,將嚴重制約我國科研項目管理工作的良性運行。
1. 我國科研項目管理工作存在的問題
1.1科研項目管理人員觀念陳舊
科研項目作為科技發展的保障,是任何國家都極其重視的的工作之一,但是在我國科研項目管理依然存在較為明顯的問題,其中由于受計劃經濟影響較深,科研管理單位往往觀念陳舊,管理手段落后,機械式被動的管理理念然依然存在,部分科研項目管理人員甚至認為,項目管理不存在明顯差異,因為管理過程就是,申報-審批-立項-實施-結題的過程,完全忽視了科研項目管理中的細節管理,科研項目的創造性、創新性更是無從談起,這些問題都嚴重阻礙了科研項目管理工作的有效實施。
1.2科研項目整合管理意識較差
我國科研項目的管理工作一直都建立在對科研項目各環節的事務性管理上,各環節之間彼此割裂,缺少對項目的整體跟蹤與綜合評定,由于項目管理各關節之間缺少聯系導致“重申報、輕研究”的問題屢見不鮮,久而久之科研管理工作就變得虎頭蛇尾,缺少連續性。這不僅僅是對科研項目的不負責任,更是對國家科研經費的揮霍,對科研設備等資源的極大浪費。
1.3成果轉化率低與市場經濟相違背
科研院所對科研項目的管理工作應該是全方面的,這不僅體現在對已申報項目質量的控制上,更應該體現在項目的實際市場需求上,無論自然科學項目還是社會科學項目,促進社會發展才是項目得以立項的主要原因,因此科研項目從申報、審批、具體實施最后到結題,都應圍繞著成果的社會價值最大化來實施,但是目前大部分科研課題多以理論研究為主,甚至許多項目在立項之初缺少明確的社會價值定位,甚至沒有市場分析就進行盲目申報,導致科研成果與社會發展脫節,嚴重違背了市場經濟體制的特征。
1.4科研項目只重結果忽視過程
在科研項目申報過程中,科研單位最關心的是項目能否順利審批,而申報過程中的準備、組織、學習和收獲等具體細節則普遍不被重視。科研項目無論從項目開始還是結束,都是一個系統學習的過程。除此之外,各單位在聘期科研考核中也只對科研項目的數量進行考核,而對科研項目完成的質量卻沒有具體考核辦法。這嚴重影響科學研究水平和質量的提高。
2.科研項目生命周期劃分
2.1可行性分析階段
在科研項目立項前,科研單位應對所要立的項目進行可行性分析,并綜合考慮其社會價值,在這一階段中,需要認真查閱國內外相關研究現狀及相關技術壁壘等因素,在此基礎上撰寫項目可行性方案后方可立項。
2.2項目立項階段
項目的立項階段非常重要,這是決定項目成功與否的關鍵環節,在此階段中項目委托方需要對項目承擔方進行認真篩選,對項目申報書進行仔細論證,對項目承擔方的前期科研成果以及配套設施等信息都要有詳實的掌握。本階段值得注意的是項目在達到設計預期的同時,能夠實現多大社會效益,并如何體現,這是目前科研項目管理工作中最容易被忽視的環節。
2.3項目實施階段
在項目的實施階段中,首先項目承擔方需要嚴格按照項目計劃書的要求對項目的進行研究。其次,項目的委托方應該對項目的進度進行定期或不定期的跟蹤與檢查,最大限度地避免項目截止期前的突擊行為,如果發現項目實際執行過程中與項目計劃書有明顯出入,那么必須召集項目審核小組對項目的發展趨勢進行重新評估,并判斷項目能否繼續進行。
2.4結題驗收階段
一般來講,結題驗收工作是非常繁瑣的,以國家科技項目為例,項目結題必須提交的文件有:項目合同、可行性分析報告、研究結果報告、相關成果及成果轉化說明,最后還要上交經費決算明細表等。在本階段中,工作的重點是由項目委托方組織專家組對項目進行驗收,驗收過程要保證公開透明的原則,嚴禁與承擔方私下往來,但是由于很多科研項目的驗收小組多以本省內專家為主,因此驗收環節的私密性很難保證。
3.整合管理思想在科研項目管理中的具體實施
3.1建立專家評估責任制
項目在立項之前,需要組織相關領域專家進行項目論證,并提出項目成果的社會效益,該過程重點強調專家責任制,通過建立專家責任制可以將項目的社會價值進一步明確,如果項目最終無法完成或沒有到達價值預期,需要對專家問責,并取消專家的評審資格,這樣一來可以有效的提高項目的真實性與價值性。
3.2建立全國專家人才庫管理制度
項目的評審與驗收工作與行業專家小組密不可分。在傳統科研項目管理辦法中,專家小組成員多為省內知名專家,與該研究領域內課題申報或結題人員關系密切,這嚴重違背了立項審批與結題的公平、公開的透明性原則。因此專家小組的構建不能拘泥于本省范圍以內,應該積極組建全國、跨省的專家人才庫,項目立項審批與結題驗收都采用跨省選擇選擇專家的原則,充分發揮國家人才資源優勢,堅決抵制弄虛作假、重復申報以及研究理念過時或技術落后的不良申報行為。
3.3建立科研成果轉化與社會效益評估機制
在建立專家評估責任制以及全國專家人才庫的基礎上,科研項目的管理工作在“入口”及“出口”都進行了有效的跟蹤,整合管理制度已經初步構建完成,最后一個環節是成果轉化與社會效益評估,在這個環節中長期的社會效益反饋是主要的衡量標準,產品或技術的成果轉化應該確實在社會經濟發展與建設中有所體現,這才是科研項目成果轉化與社會效益評估的重點。
3.4搭建科研項目管理網絡信息平臺
信息時代在,科研項目的管理工作應逐漸從傳統的紙質辦公、桌面辦公過渡到信息化、網絡化的辦公模式。信息化、網絡化辦公模式是科研項目實現整合管理的有效平臺,是科研項目實現生命周期管理的媒介,通過信息化、網絡化管理模式可以有效的提高科研管理工作的效率。
4.結束語
我國科研項目管理與國外發達國家相比還存在不小差距,雖然目前我國科研項目的管理存在管理模式、組織結構等問題,但是這種問題并非不可改變,只要保證科研項目從始至終都體現出整合管理思想,那么科研項目管理形式的多樣性就會得到統一。同時,結合學科的特點,在整合管理思想的引導下,運用系統的理念將科研項目的各個階段進一步明確化、條理化、科學化,真正起到為科研項目的順利實施與科技成果的轉化保駕護航的作用。
參考文獻:
關鍵詞:科研項目;項目管理;工業工程;IE
中圖分類號:F270 文獻標識碼:A 文章編號:1009-2374(2014)02-0148-03
1 概述
隨著我國經濟的飛速發展,國家不斷加大科技創新的投入,使得作為科技創新重要載體的科研項目數量快速增加。承擔科研項目的企業、院校所擁有的資源,如人力、設備、資金、原料等都是有限的,在同一時間內要完成多個項目,資源利用發生沖突是不可避免的。同時,現行的科研管理體制大都實行分階段、分層次、分部門的管理模式,權責清晰,但是對于部門間信息共享、溝通協調卻加大了難度。有限的資源、弱化的協調管理,導致科研項目實施效率不高。要保證科研目標的實現,需要對科研項目的過程和結果進行全面而科學的管理。
科研項目管理是一門由一系列簡單邏輯和步驟組合而成的管理科學。若要將這些邏輯和步驟正確運用到科研項目管理中,在資源有限的前提下,保質、保量、按時完成任務,形成科技成果,實現科研活動的目標,絕非簡單的管理方法所能達到的。將工業工程的管理思想運用到科研項目管理中,可以有效配置并充分利用有限的資源,對科研項目進行運籌管理、計劃控制,來提高科研活動的效率和效果,最終更加有效地實現科研
目標。
2 工業工程專業的知識與技術
在《工業工程術語》標準(Industrial Engineering Terminology,ANSI Z94,198z)中,美國工業工程師學會(ANSI)是這樣定義工業工程的:“工業工程是對人員、物料、設備、能源和信息所組成的集成系統進行設計、改善和設置的一門學科。它綜合運用數學、物理學和社會科學方面的專門知識和技術以及工程分析和設計的原理和方法,對該系統所取得的成果進行鑒定、預測和評價。”同時,ANSI強調工業工程是一門工程學科,但又不同于一般的工程學科,它不僅包括自然科學和工程技術,還包括社會科學和經濟管理方面的知識,它是一門技術和管理有機地結合的交叉性學科。
作為一門新型學科綜合體,工業工程囊括了各類專業的方法與技術,圖1展示了工業工程的技術體系。依靠此技術體系,工業工程師才能將人、設備、物料、信息等資源有效配置、不斷改善,實現更有效率的運行,為管理活動提供技術上的支持與保證,最終達到系統效益與生產率的優化提高。
圖1 工業工程方法與技術體系示意圖
臺灣清華大學陳茂生教授曾做過一個形象的比喻(圖2):專業工程技術(A)和工業工程(B)是 “生產力水桶(D)”上的兩個提耳,C是管理。離開工業工程,生產力的潛力和效率都得不到有效開發和
提高。
圖2 工業工程、專業工程技術與管理三者間的關系
3 工業工程在科研項目管理中的應用
3.1 系統化的思想
所謂系統,是“對客觀或抽象的多個對象的性質進行研究,并對它們之間的相互關系進行分析的一門學問”。系統化的思想不僅要求對系統內部的靜態對象和動態規律進行考察,更強調對各要素間相互作用、相互關聯進行分析。系統化地思考問題是工業工程的一個特點,有利于在開發、改造和管理大規模復雜系統時,對其整體行為進行分析和控制。
現行的科研項目管理一般包括項目立項、項目實施、項目驗收三個環節。在實際工作中,一個科研項目在經歷了這三個階段后并沒有結束,后續還需要對科研成果進行事后評價和管理。因此,根據工業工程的觀點,可以將科研項目的管理看做一個開放式系統,如圖3所示。這個系統包含了五個子系統,即項目立項、項目實施、項目驗收、項目事后評價及成果管理。
圖3 科研項目管理體系
這五個子系統同時受到外部因素的影響,如國家政策、市場需求、經濟形勢、技術發展等。這些外部因素決定著投資戰略,所以在立項階段,決策者和規劃者要充分考慮外部因素,體現在項目建議書和可行性報告中。在實施過程中,執行者要根據外部環境的變化,及時調整科研計劃和目標。比如,在研發一種新型材料時,某種原材料價格上漲了,就需要及時找替代料;若市場對在研項目有更高需求時,項目管理者需要根據實際變化調整技術指標,研發人員就應考慮是否對產品進行改性或改進工藝,以提升產品性能。在驗收和事后評價階段,外部環境會對新產品、新技術、新裝備產生的效益引起波動,因此評價標準必須做出相應調整。最后,在成果管理階段,成果的鑒定、登記、報獎以及專利申請和保護等工作都要遵循行政審批流程。在項目結題完成后,企業在后續項目規劃中,根據外部環境因素,來制定新的投資戰略。因此,在項目管理中,不僅要整體考慮這五個子系統之間的相互聯系,還應將外部環境因素納入科研項目管理體系之中。
3.2 科學的分析與決策
工業工程在決策與分析技術方面包括了可靠性研究、工程經濟學、市場分析與預測等技術。這些技術在項目可靠性分析、經費預算、論證分析、成果驗收、成果應用效益分析等工作中發揮重要作用,是科研及項目管理人員必須具備的知識和能力。
以項目立項階段為例,由圖3可知,該階段由四個關鍵步驟組成,包括評審項目建議、可行性論證、商務談判及簽訂。這四個步驟是對整個科研項目的背景意義、研究內容、技術路線、技術指標、進度計劃、經濟效益分析、風險分析以及項目經費預算等內容的反復論證分析,直至合同簽訂并實施。
3.3 控制與管理
控制管理是工業工程研究的一個重要方向,主要包括用于生產計劃與控制、全面質量管理、成本控制以及管理信息系統控制。這些控制管理思想融入到科研項目管理中去,主要體現在以下四個方面:
3.3.1 立項論證。嚴格把關項目立項工作。在立項階段的各個環節,可以通過專家論證的方式對擬立項目的可行性進行論證。從前面的內容可知,組織專業人員對整個項目的反復討論、質疑和分析體現了科研工作的嚴謹態度,是對研發項目立項的嚴格控制與管理。
3.3.2 實施過程控制。對項目執行過程實行全面質量管理。就如圖3中所示,項目管理不僅僅是跟蹤項目的進展情況,而是要嚴格按照項目進度規劃和技術指標管控各個關鍵節點。項目管理者可以結合組織專家檢查的方式對項目進行進度推進、中期驗收、結題驗收等。除此以外,項目過程控制的另一重要內容就是根據外部環境因素的變化調整項目目標,只有把握項目目標的先進性,才能保證項目成果的實現以及投資者的利益。因此,通過嚴格的項目檢查與驗收以及對外部環境的把握,可以發現項目實施中存在的問題并及時調整,從而有效地實現科研目標。
3.3.3 項目成本控制。在項目實施過程中,經費規劃不足、花錢大手大腳是經常出現的兩個問題。為避免這兩種情況出現,在科研經費管理中,要強化成本預算過程和成本控制過程,即對項目實施全額預算管理。首先,項目負責人對項目進行科研成本預算,預算要詳細、充分、準確。然后,由項目管理部會同財務部,亦可邀請同行業專家一起對項目預算進行審核。這樣制定出的資金計劃可以避免在未來項目實施過程中出現較大的經費誤差。項目執行過程中,必須做到專款專用,每次費用報銷有專人對經費的用途、金額、票據進行審核把關,防止經費濫用等違紀行為。
3.3.4 知識產權保護。項目結題驗收并不代表整個項目周期的終點,項目的成果管理才是科研項目的最終目標。只有完成成果的轉化,才能體現該項目的真正價值,實現投資者和研發者的利益。因此,科研單位要重視科研成果的管理工作,加強對員工的知識產權保護教育。在整個項目過程中,項目負責人對與項目相關的知識產權狀況進行管控,實行專利及登記審查制度,必須完成“項目負責人-項目管理部-單位負責人”傳簽流程,才能進行專利申請或。
3.4 重視團隊建設與人才培養
工業工程將每一個任務、項目、企業看作一個系統,每個系統所包含的資源可以分為“人、機、料、法、環”五個種類。“人”排在第一位是因為“人”不僅僅是可利用的資源,更是所有資源的使用者、管理者。項目的有效實施必須依賴“人”的智慧、能力與技術。團隊建設對于項目的成功實現是至關重要的。結合工業工程專業的系統思想,可以設計出團隊建設模型,如圖4所示。團隊建設可以被看作是一個過程,這個過程包含了人員的選擇、所必須的專業培訓、合理科學的崗位部署以及人員的安全、健康保障等。相同的目標、合理的分工和必要的技術是團隊建設的三要素,因此團隊建設過程的輸入條件有項目目標與計劃、技術及管理需求以及分工和紀律。最終形成的項目團隊即是一個組織合理、技術過硬的隊伍。
圖4 團隊建設模型
4 結語
科研項目管理水平的提高是一個漫長復雜的過程,還有許多方面有待改進。工業工程思想的引入為科研管理提供了新的管理思路與工作方法。作者在多個科研項目的管理中,運用工業工程的專業知識與經驗開展工作。系統優化了項目的組織體系,促進了信息均衡與有效溝通,從而提高了工作效率。合理的管控監督機制與科學的團隊建設模式,保證了項目的順利進行與成果轉化。實踐證明,這是一種非常有效的管理模式。工業工程囊括了各類專業的方法與技術,本文是對作者在工作中運用的一部分工業工程知識的總結,將更多的工業工程方法與技術融入日常工作中,一定能持續不斷地提高項目管理水平,提升科研成果品質,加快科技創新,創造更高的社會和經濟價值。
參考文獻
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在科研管理職能中,基本職能為計劃管理,具有“龍頭”作用,因此,科研管理創新中,關鍵即為科研計劃工作的開展。科研項目計劃質量管理實施過程中,存在的不確定因素較多,導致科研計劃較易出現變動,影響管理的效果,降低科研計劃的質量。目前,科研管理隊伍首要的工作即為找出計劃質量管理中存在的問題,予以妥善的解決。
1 科研項目計劃質量管理中存在的問題
(一)未充分重視計劃管理
通過對實踐工作進行調查和分析,能夠發現各個機構尚未建立獨立的科室開展計劃管理工作,且缺少專門人員從事科研項目計劃管理工作。其中很多機構構建的質量管理體系并非自發性質,且忽略了對實際工作需求的考慮,最終導致質量管理體系構建后,科研項目實際情況與標準要求背道而馳,僅將其作為一種準入條件,導致具體工作缺乏相應的指導[1]。可見,機構領導對于計劃管理工作中的重視度普遍偏低,缺少行之有效的管理工具,且沒有按照具體的計劃管理要求開展科研工作,最終出現質量體系與計劃管理兩張皮情況的發生。
(二)缺乏科研項目計劃管理工作
一直以來,一些機構始終將基礎科研、民口科研作為主要科研項目,但當前,對于民口科研項目方面尚未構建針對性、具體性的質量衡量標準。因此原有科研項目管理模式處于粗放狀態當中,僅能夠滿足基本性能指標。通常來說,國家對于重大需求項目的質量管理要求非常高,會給予項目完成中涉及到的指標、經費等方面更多關注。但是科研機構作為實踐主體,在項目進度控制、質量控制等方面處于空白地帶,不利于科研項目計劃質量管理水平的提升。此外,一項科研項目順利完成涉及實驗室、人員及設備購置等多個方面內容,牽一發而動全身,任何一個環節出現問題,都將影響質量管理工作有序開展,因此加強對上述問題的解決迫在眉睫。
(三)存在比較大的計劃變動
在實際科研項目過程當中計劃經常會發生變動,這直接影響整體科研項目的最終效果和質量。首先科研人員為了能夠盡快完成科研結果,在研究過程當中通常會立足于某一階段的研究成果部分調整整體研究思路,同時不斷完善研究方案,雖然科研項目的質量計劃能夠獲得相應的調整與完善,但是從另一方面來說,不斷增加的用量化方法也使得控制科研項目質量的目標和要求的整體難度被不斷增加。其次,很多科研項目中缺乏明確的規范要求,特別是沒有統一的衡量標準用以管理實際科研項目,在編制時具體過程、關注重點、計劃內容等等均比較模糊[2]。最后,參與科研項目的工作人員流動性較大,科研人員隨意加入或退出研究項目,也會對整體科研項目的質量產生一定不良影響。
2 提升科研項目計劃質量管理的對策
(一)確定科學的管理原則及規范
在科研項目計劃實施過程中應開展全過程質量管理,具體內容包括人員配置、培訓教育、設備使用、采購及監測等,同時還包括相關的實驗與檢驗等,待各方面質控達標后,方可保證科研項目質量與成果。為了達成上述目標,實踐中應確定明確的管理原則、規范等,有關文件中應涵蓋科研項目計劃質量管理的要求、范圍、目的、編制及操作流程等,質量管理人員應結合文件的各項規定,充分考慮科研項目的具體狀況,此后編制具有針對性、可行性及合理性的質量管理方案,以此促進質量管理目標的達成。另外,質量管理過程中應依據科研單位的管理文件,以此指導各項工作的開展,從而提高管理的規范性,使各環節均滿足質量要求[3]。
(二)管理科研項目實施的全過程
科研項目進展過程中涉及諸多的內容,為了保證管理質量,應樹立全過程管理理念,對各控制點給予全面的監督與管理,通過嚴格的質量要求,以此保證科研項目的質量,進而利于發揮質量管理的作用,利于推動科研項目的良性開展。在管理實踐中,各個人員均要明確自身的職責,充分發揮自身的作用,以監督人員為例,其應對科研項目的各項內容進行全方位的檢查,如:研制中的記錄、文件及數據等,以及其是否滿足有關規定、標準等要求,尤其是特殊、重要及關鍵內容,應給予事前控制、事中管理及事后檢查等。如果為關鍵性實驗,應保證其各項條件符合實驗要求,有關的設施、設備等均要符合安全性要求。
(三)加強科技計劃項目的風險管理
在科研項目計劃質量管理工作中,如何做風險管理至關重要,一般來說應當從以下兩個方面著手:①信息化和動態化管理:科技項目研發是一項系統性的工程,其中涉及到眾多影響因素,在各個環節都可能產生風險,因此,應當借助先進的計算機技術和信息技術,實現對科技計劃項目風險的動態化管理,全面把握項目的風險信息,實現風險管理的信息化,為風險識別、應對及控制奠定基礎,這對于提升科技計劃項目的管理效率有著重要的意義;②提升風險防范意識:科技計劃項目管理人員是其風險管理的主體,應當積極提升管理人員的風險防范意識和管理水平,以此來提升管理成效,但需要注意的是,管理人員風險防范意識培養是一項長期的工程,需要將此項工作滲透到科研機構管理人員日常工作中,并積極開展培訓、講堂等,與相關課題負責人探討關于科技計劃項目立項、規劃以及實施等各個階段的內容,讓管理人員了解各個階段科技計劃項目可能出現的風險,以此來全面提升管理人員的風險防范意識,更好的保證風險防范和管理的工作成效,從而保證科技計劃項目管理工作的有序進行。
(四)培養高素質綜合性的專業人才
上文中提到,科技計劃項目管理工作是一項系統性的工程,其中涉及到管理內容較為復雜,這就對管理人才的素質和水平提出了更高的要求。在人才培養方面,應當積極完善科技計劃項目管理人才引進機制、培養機制以及評價激勵機制,通過資金獎勵、住房安居等方面的激勵措施來激勵管理人員,提升科技項目管理效率。
3 結論
對科研項目計劃質量管理不重視、計劃變動性大等為影響科研項目質量管理的主要因素,但通過管理原則即過飯的確定、人才培養等措施的實施,可有效的解決管理中存在的問題,提升科研項目計劃管理的質量,促進科研項目順利的發展,早日轉化為實踐成果。