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檔案數字化范文第1篇

一、檔案數字化與數字化檔案管理

（一）檔案數字化

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術等數字技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它具有科學計算、數據處理、實時控制，輔助設計、智能模擬、文字處理等功能。檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政府網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高效率，提升檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。總之，檔案數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步依托信息技術，使檔案工作更為有效地為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務，已成為今后一個時期檔案發展的必然趨勢。

（二）數字化檔案

數字化檔案管理是對傳統檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過組織系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查閱查借閱功能。數字化檔案的特點主要有以下幾個方面。

1.數字化檔案依賴于數字化設備而存在。數字化檔案依賴于計算機的軟硬件和數據庫與網絡系統。離開了計算機及相應的軟件，數字化檔案就無法生存、傳遞、識別。

2.數字化檔案的不穩定性。數字化文件的不穩定性決定了數字化檔案的不穩定性。

3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨或相互搭配構成數字化文件的內容，使得數字化檔案的組成和結構要比紙質文件復雜得多。

二、檔案數字化與數字化檔案管理的優勢及要求

（一）檔案數字化與數字化檔案管理的優勢

檔案數字化的實質是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網上資源打下了堅實的物質基礎，其優勢包括以下幾個方面：

1.擴大經濟效益。數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復印制資料造成的紙張和人力的浪費。

2.提高辦公效率。數字化檔案管理使資料及時歸檔，并盡快提供利用。同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。

總之，檔案數字化是大勢所趨。檔案數字化從起草、修改到印發都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性。這種特性使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會各個階層提供服務。

（二）檔案數字化與數字化檔案管理的要求

檔案數字化所要實現的就是為經濟建設和社會發展提供優質、高效的服務，其主要目標：一是解決傳統檔案的存儲問題；二是檔案館創建自身網絡平臺，使有效意義的動態鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內提供最大的利用價值。其主要要求是：

1.科學性。檔案信息資源數字化應具有科學性。從實際出發，通過對檔案的分析、篩選，確定數字化范圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進行。優先對具有專業特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進行數字化。

2.系統性。在進行檔案信息資源數字化時，只有系統地、連續地將檔案信息資源數字化，才能充分發揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內容的內在邏輯，都應保持檔案外在的連貫、完整與內在的有機聯系。

三、推進檔案數字化與數字化檔案管理的對策

數字化檔案管理在具體設施過程中，必須依托高新技術的支持。數字化檔案不是在傳統檔案系統內部產生的，它的顯著特點是完全依賴現代化通訊網絡基礎而進行的管理和工作。筆者認為，在推進數字檔案化與數字化檔案管理方面，可以從以下幾個方面入手。

（一）予以科學規劃

檔案數字化是一個系統工程，必須立足于長遠的科學規劃，為此要抽調檔案、信息等部門的人員組成規劃小組，研究制定檔案數字化的近遠期目標，要明確哪些檔案需要數字化，哪些檔案需要優先數字化，哪些檔案又需要長時間實行數字化，然后按照輕重緩急分步驟實施。

（二）進行成本核算

目前，將傳統的載體進行數字化費用較高，并且傳統檔案數字化后，必須支付一定的費用，如對大量的數字文件進行管理和維護，數字化后電子文件的保存需要持續的管理，都需一定的經濟投入，所以必須思考投入產出績效。如果不加強核算，則有可能導致數字化成果在若干年以后完全無法使用，造成不必要的浪費。

（三）建立雙套制管理機制

由于目前傳統載體的檔案管理基礎相對薄弱，數字化過程中有很多問題待解決，因此在相當長的一段時間內企業的檔案保存還要堅持雙套制管理機制。在保存電子檔案的同時也保存相對應的傳統載體檔案，以確保檔案信息內容的安全、完整和真實，并最大限度地發揮檔案信息的支撐作用。

（四）提高員工的素質

檔案數字化范文第2篇

一、目前檔案數字加工面臨的問題

1、數字化對象數量龐大、類型多樣

中原油田檔案館是油田檔案資源的管理服務中心，伴隨著油田的勘探開發和生產建設，形成了大量的檔案資料。目前庫藏紙質檔案約230多萬卷，錄音錄像檔案14305盤，照片檔案56116張，底圖640087張，磁帶60512盤，光盤1329張，檔案數量以每年10多萬卷的速度遞增。如果把目前館藏檔案全部數字化，將是一項經年累月的浩大工程。

2、檔案數字化效率問題

在數字化流程的各個環節，都需要進行質量控制，而這就需要大量的工作時間為保障。以紙質檔案為例，陳舊發黃的油印文件與現行的打印文件相比，識別率明顯要低很多，已損壞的文件還需要修復處理，甚至有些文件識別下來并不會比手工錄入快。

3、部門之間的協調問題

館藏檔案數字化工作是一項需要投入大量人力、物力和財力的工程，不僅僅是檔案信息部門的事情，還會涉及業務指導部門、檔案保管部門等。爭取分管領導的支持與協調，才是館藏檔案數字化工作得以順利進行的保障。

二、館藏檔案數字化的實施

1、做好檔案鑒定工作，突出重點

由于我館保管的檔案數量龐大，檔案的價值也各有不同，所以不可能將全部檔案數字化，既浪費有限的資金，又會增加檔案部門的工作量。因此，要根據館藏實際情況，先進行檔案價值鑒定，篩選重要全宗，突出重點，有選擇地對館藏檔案進行數字化。

第一，對檔案館中保存年代久遠已瀕臨損壞的珍貴老檔案進行數字化。第二，對具有長遠使用價值且不方便用戶反復翻閱的原件檔案進行數字化。第三，對利用率高、需求量大的開放檔案進行數字化。第四，針對主體服務對象，對具有油田特色的檔案進行數字化。

2、細分檔案數字化加工流程，嚴格控制精度

按照先公開后保密、先近期后歷史的原則，分步開展數字化加工工作。以紙質檔案為例，2000年以來的公文檔案、數據庫中未有的且利用率較高的勘探開發類檔案、油田生產建設項目檔案、局級科研檔案進行全文錄入。

①整理拆分：從檔案管理員處填寫《檔案領取記錄單》，并領取檔案后，以件為單位拆除檔案的裝訂線，區分出需掃描的檔案材料。對檔案進行整理，將其中夾雜的紙屑以及訂書針等金屬物全部去掉，對已破損的文件進行必要的修復，對于不清楚的文件資料在征得檔案管理員的同意后進行素描，以保障掃描圖像的質量。

在檔案整理拆分過程中，對于破損的檔案材料要做相應登記，在征得檔案管理員的同意后，用透明膠從背面粘合。破損情況嚴重、無法粘合的，可用專用紙在背面托襯進行文件的修復；也可復印后掃描。

②檔案掃描：檔案經過整理后，將需要掃描的案卷交給檔案掃描人員，紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案采用高速掃描方式以提高工作效率。

使用的數字化檔案管理系統支持任意類型的掃描儀，支持黑白、彩色、灰度圖像掃描，支持各種分辨率的掃描方式，能夠掃描從A4到A0幅面的圖紙。操作員可在系統界面上實時瀏覽、監控掃描的圖像，適時做出相應調整。

③圖像處理：系統具有去黑邊、糾偏、條碼識別等功能，還可為圖像增加數字水印。操作員可對圖像進行鏡像、任意角度旋轉，調整亮度、對比度，銳化、鈍化、模糊、腐蝕，拼接、裁邊等處理，提高影像質量。

④圖像識別：針對掃描得到的電子文件的不同文檔類型，靈活定義各種文檔的版面。使用內置OCR識別引擎，根據區域特征自動進行版面還原，對文檔中的文字信息進行識別。自動提取文檔中的文號、標題、責任者等信息。

⑤索引錄入：經由OCR自動提取的信息在數據庫中形成索引，還可手工補充其他的圖像索引信息。這樣掃描圖像入庫后，就有索引信息支持用戶通過文號、標題、作者等屬性進行查詢。錄入人員首先檢查條碼的正確與否、圖像文件的頁數及圖像質量，然后創建索引，同時檢查索引建立的正確性，進行必要的人工修改。

⑥檔案復原：在索引錄入檢查無誤后，檔案資料以件為單位歸入檔案盒，檢查是否有缺失、遺漏的內容，填寫《掃描生產流程單》，交由檔案管理員檢查接收入庫，要保證盒內每件檔案的完整準確。

3、數字化成果的存儲

同一種檔案在數字化后可以生成不同的格式，在實際工作中，采用最多的就是TIFF和PDF兩種格式。其中TIFF格式主要用于存儲生產圖紙等輸出精度要求較高的圖像文件；而PDF格式一般用于存儲輸出分辨率要求不高或者多頁的文字內容較多的文件。

采用服務器、磁盤陣列、光盤等多種存儲方式對數字化后的文件進行安全存儲，依據檔案的類別建好相應的目錄結構，以文件的檔號為掃描后的圖像文件命名，再將文件存儲到對應的目錄下。規范文件名稱及存儲邏輯結構，便于對加工好的文件進行組織和掛接利用。

三、檔案數字化的重要意義

1、實現資源共享，提高工作效率

檔案資料經過數字化加工后，社會公眾(開放檔案)和各職能部門都能通過檔案管理系統即時查詢利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，也避免了傳統檔案利用方式對檔案實體多次輾轉造成的時間浪費和重復勞動，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

2、有效地保護檔案實體的安全

檔案因經常外借翻閱易產生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成威脅。而檔案進行數字化加工后，可通過電子方式提供利用，減少了原件的使用頻率，有效地保護了原件。

檔案數字化范文第3篇

[關鍵詞]檔案 數字化 文件級目錄管理

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）07-0055-01

在科學技術迅速發展的今天，對檔案管理實現數字化已經是時代的需要。作為高職院校，在這樣的形勢下，應該跟上時代的潮流，為此，我校對檔案數字化進行了有益的實踐與探索。

一、檔案數字化含義、作用

檔案數字化是指：對于已有的各種載體形式的檔案采用數字化技術進行處理加工，以實現不同載體形式的檔案的數字化管理和檔案信息資源的數字化共享。實現檔案的數字化意義重大，它改變了檔案存在方式和利用方式。從檔案的存在形式上看，檔案不再是紙質的檔案，不需再為紙質檔案的損壞、保管擔憂。從利用方式上看，它改變了在利用檔案過程中時空的限制。在空間上，檔案不再是“孤本”檔案，很多人可以同時通過互聯網來使用同一個檔案；在時間上，實現檔案數字化以后，使用者可以隨時根據自己的需要調用自己所需要的資料。在高職院校內部，實現了檔案的數字化，就可以使各個部門根據自己的需要，隨時隨地調用所需要的檔案資料了。

二、檔案數字化的思考

檔案數字化的建立是個復雜的過程，我們需要做好技術上的處理，又要做好全方位的管理，以保證檔案數字化的合理實現。

（一）做好館藏情況的調查

要實現檔案的數字化管理，需要引進硬件設施。而需要購置什么樣的設備，需要了解文檔的類型、館藏數量、檔案信息利用等基本情況。在充分了解的基礎上，再購置相應的設備，做好硬件設施的準備工作。

（二）在硬件設施到位以后，要進行軟件方面的建設

需要建立文件級目錄數據庫。它可以滿足一般檢索和管理的需要。目前，很多的檔案館由于沒有實現全部檔案的文件級目錄機檢，查找檔案不快、不準、不全的問題普遍存在。所以，把文件級目錄數據庫建設作為一項基礎性工作，在提高檔案的查全率、查準率的同時，利用計算機實現檔案以件數為基本單位的管理是非常必要的。在高職院校的檔案管理中，可以把檔案按照教學檔案、學生檔案、行政文件檔案進行分類，建立文件級目錄。在需要找某一類檔案時，在這一級別進行查找，以提高查找的速度。

三、選擇適當的時候建立專題數據庫

在檔案數字化的過程中，只實現文件級的目錄，有的時候，是不能解決全部檢索的需要的。隨著客觀需要的變化，對某一專題檔案有集中利用的需求是經常發生的，突擊建立專題數據庫，以滿足各部門的需求。為做好這項工作，主要把握三個方面：一是根據館藏檔案內容確定專題數據庫的總體布局；二是按需求分期建立專題數據庫；三是根據文件內容和檢索需要分別設立不同的專題數據庫結構。例如：為了加強對教務管理檔案的利用，可以設立教務專題數據庫。在設立教務專題數據庫時，可以按照時間進行分類，也可以找找教務管理制度、教師教案、教學成果等進行分類。總之，可以通過細致的分類，以達到高速運用教務檔案的目標。

四、檔案數據庫的管理

對檔案數據庫的管理，首先是要提高檔案管理人員的業務素質和思想素質。檔案工作是一件非常枯燥又重要的工作，需要檔案人員具備相應的業務素質和敬業精神。例如：檔案人員要掌握數字化檔案信息壓縮及存儲的關鍵技術；數字化檔案信息安全、保密技術；數字化檔案信息的訪問形式與安全控制；數字化檔案信息知識產權等。同時，需要檔案管理人員發揮主人翁意識，做好檔案的保密工作的同時，要耐心細致地工作。

其次，加強對在建數據庫和成果數據庫的管理。所謂的在建數據庫是一個動態變化的數據庫，要進行及時維護和更新。成果數據庫是已經完成的數據整理，不需要再進行更改。但是要加強對使用權限的限制，以保證檔案信息使用的安全性。可以建立技術負責人、權限負責人，也就是設立專門的人員進行管理。一方面可以保證檔案使用部門快速使用，另一方面可以保證檔案的訪問權限，避免惡意地竊取檔案信息的行為。

總之，檔案數字化的建立是一項長期而復雜的工程，需要政策上的重視，檔案管理人員業務素質的提高，硬件設施的不斷更新。作為檔案管理人員，應該為檔案數字化的實現不斷進行探索。

【參考文獻】

[1]王萍著.電子檔案著錄標準及其應用.吉林大學出版社，2010-10-1.

檔案數字化范文第4篇

[關鍵詞] 膠片檔案;數字化;數字轉換

[中圖分類號]R197.38[文獻標識碼]B [文章編號]1674-4721(2009)07(a)-141-01

本文就醫院膠片檔案數字化進行探討分析,報道如下:

1 醫院膠片檔案數字化的形式

醫院諸多信息膠片檔案數字化的基本過程就是將許多復雜多變的信息轉變為可以度量的數字、數據,再以這些數字、數據建立起適當的數字化模型,把它們轉變為一系列二進制代碼,引入計算機內部,進行統一處理。所謂膠片檔案數字化[1],就是將以上二者結合起來,把膠片檔案中的信息在預覽情況下,選定要掃描的范圍,先調節圖片的亮度及對比度至清晰,然后進行掃描,便得到了膠片初始圖像。在圖像處理軟件Photoshop 5.0中對圖像進行對比度、亮度的調節,并根據不同的需要調整圖像的大小,最后將圖像存貯為JPG格式[2]。

膠片檔案的數字化主要有三個重要組成部分,它們是掃描設備、膠片檔案以及計算機管理軟件。通過掃描設備將膠片檔案的影像信息轉化為數字信息,再通過相應的計算機管理軟件將數字信息存儲于計算機上,以便保存、備份、維護等,并通過相應的計算機軟件查找并輸出檔案信息,以供人們利用。

采用掃描設備進行膠片檔案數字化的具體步驟是:首先,調出膠片。對于待掃描的CT、MRI膠片應選擇無明顯劃痕的圖像,事先應對膠片污漬進行清潔,否則會因掃描圖像的分辨率太高而使劃痕和污漬特別明顯,而影響圖像質量。第二,按照原有膠片目錄及相應的索引號碼,比如住院號、片號制作相對應電子版的目錄。第三,閱讀膠片。這是承上啟下的一步。利用閱讀器將膠片檔案的內容讀出,此時要注意將膠片檔案分類,弄清楚哪些需要全文掃描,哪些需要部分掃描,哪些只保留目錄即可。第四,膠片掃描。利用掃描儀等相關設備將膠片檔案的內容有序地掃入計算機,每張膠片都要注意檢查畫面是否放得端正、號碼是否正確,根據每個畫幅的不同對照調整,選擇適當的分辨率對比度、亮度,然后再開始掃描。第五,畫面處理。注意一定要保持檔案的真實性及原有的排列次序,不得隨意刪改,同時對一些與原檔案信息不相關的內容也要適當加以修改,如去掉不必要的黑點、麻點、黑邊、黑框等,以減小占用空間。第六,信息校對。掃描后的檔案一定要與原膠片檔案逐頁進行校對,以確保原文圖像、文件夾名稱、機讀目錄內容的一致。第七,內容掛接。由膠片檔案數字化后得到的圖像,應按件與計算機數據目錄掛接。第八,影像還原。通過模數轉換器,即A/D轉換器,將模擬信號轉換為數字信號。第九,將掃描圖像存貯為JPG圖像格式,可大大減少圖像磁盤的占用空間,方便圖像的調用和傳輸。使人們獲得相應的文、圖像、聲音,或是三者的結合體[3]。

2 膠片檔案數字化的優點

首先,膠片檔案數字化大大縮小了膠片檔案的保存空間。膠片檔案相對于紙質檔案來說,不但體積縮小了,而且記錄了更加豐富的內容,節省了保存空間。

第二,膠片檔案數字化使膠片檔案的維護更加方便、安全。目前,我們所見的膠片檔案易受鹵化銀感光介質、空氣、光線、微生物等的影響,因此維護起來也需格外謹慎小心。而數字化后的膠片檔案存于計算機或移動硬盤上,只需定期對它們進行病毒掃描等基本維護就可以達到維護膠片檔案內容的目的。

第三,膠片檔案數字化有利于膠片檔案的快速遠距離傳播。傳統的膠片檔案在提供利用時,不僅受地域限制,而且傳輸起來也相當麻煩,很費時間。膠片檔案數字化后可以在網上廣泛傳播,實現共享,大大拓寬了其內容信息的傳播范圍,更方便了醫務人員的媒體教學、遠程會診、科研、寫作和資料的積累等諸多領域。

第四,膠片檔案數字化使人們檢索查閱膠片檔案變得更加簡便。數字化的膠片檔案存儲于計算機上,可以提供多種檢索工具,只要輸入已掌握的信息,就會自動調出相關檔案,如需要即可打印出來,不僅提高了檢率,而且縮短了檢索的時間。這使得膠片檔案的利用變得更為方便,憑借軟件查詢系統,可以很方便地查找到所需的資料,無需再用閱讀器一張一張翻閱膠片了。

3 膠片檔案數字化的缺點

首先,數字化后的膠片檔案壽命縮短。它所采用的載體介質主要有磁盤、磁帶、光盤。這些介質的壽命比較短,軟盤壽命為3年,磁帶壽命為10年,光盤壽命為20～30年。再是由于數字化處理需要將信號進行模擬數字模擬的處理,必然會對膠片檔案的圖像質量、聲音質量有所損傷,使數字化后的膠片檔案的原始憑證性和膠片檔案壽命受到影響。

第二,計算機檢索系統的檢準率要低于手工檢索,而且必須要懂得一定的計算機知識才會操作,而且為了更好地保存膠片檔案的信息內容,對計算機的維護顯得尤為重要,定期的查毒與殺毒將變得必不可少。

第三,由于數字化后的膠片檔案可以在網上傳播,其法律效力低于膠片檔案,而且對于病人的某些隱私保護也就提出了更高的要求。我們可以通過劃分保密級別、限制利用權限和用戶身份驗證來做好保密工作[4]。

[參考文獻]

[1]孫新華.縮微膠片的數字化管理[J].中國檔案,2001,5:20.

[2]馮振榮.檔案保護技術基礎知識[M].北京:檔案出版社,1987:137.

[3]趙康莉,姚清華,龍平.衛生防疫業務檔案的兩級管理[J].中國醫藥導報,2006,15:313.

檔案數字化范文第5篇

1 照片檔案數字化管理的重要性

隨著社會日新月異的發展，各級政府機關、企事業單位以及群眾個體在撰寫史志、社會宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應與滿足倍增的需要，勢必要運用現代高新技術，如信息技術、掃描技術、計算機技術、存儲技術等，與傳統的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結合，建立起電子照片檔案系統，這就形成了照片檔案的數字化管理。數字化是一個系統工程，主要包括了檔案資源數字化、信息傳輸網絡化、信息資源共享化、信息利用社會化等內容。照片檔案的數字化管理具有其必然性和重要性。

首先，數字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿，并且無法提供可以進行復制的底片，因此，檔案館只能夠通過翻拍的方式來收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對照片保管不妥善，極有可能導致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來麻煩。照片檔案實現電子化管理之后，不僅可以實現照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉移，而且各歸檔單位通過網絡系統就可以直接將照片傳送到檔案部門。

其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統的照片檔案是以感光材料作為載體，對保存環境有較高的要求，耐久性不佳。無論是黑白照片，還是彩色照片，均會隨著時間的推移出現影像褪色、滲化和消失等現象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來，其所發揮的作用也會受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動硬盤等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點，而且保存與復制過程中不會存在變質、褪色等問題。同時，在照片修復上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進行修復處理，使得圖片達到較好的效果。

第三，電子化管理實行后，照片檔案的利用會變得更加靈活便捷。人們在查閱和使用照片檔案時，并不一定按內容一對一地調用照片，而是根據所需有所選擇，這給手工操作帶來許多麻煩。同時，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對照片檔案的利用可通過計算機隨時隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動強度大大降低，節省了大量的查閱時間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時使用、調看同一張照片而不必動用原件，還可通過通訊網絡以電子郵件等方式進行遠距離傳輸，充分實現檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片檔案數字化管理現狀分析

近幾年，隨著國家社會的發展和各地經濟的增長，照片檔案管理工作也進入到一個新的歷史發展階段。由于傳統的照片檔案有相應的《照片檔案管理規范》，所以在管理實施的過程中會有章可循，相對規范，但對于數碼照片檔案的管理相對而言就不是那么規范了。

2.1 管理制度不完善

國內雖然早已出臺了《照片檔案管理規范》，但這個規范只適用于傳統照片檔案的管理，具有一定的限制性，對于新興的數碼照片檔案在較長一段時間內一直沒有制定出一套相對完整的的管理規范，這給照片檔案的數字化管理帶來了嚴重的影響。直至2014年，國家出臺了《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014），使得數碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級單位在照片檔案電子化管理工作中，開始執行國家的相關規范，但由于長時間缺乏一套完整的規范，很多的檔案館（室）現行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對照片檔案的電子化管理意識還較為薄弱的現象，在管理過程中出現執行不嚴格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級管理部門仍未結合實際的具體情況，制定出相適應的電子化管理實施細則，如對數碼照片檔案歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數碼照片檔案的利用等未做出具體的規定。因此，實際上，很多單位對于數碼照片檔案管理工作仍然處在一種無章可循、無序的工作狀態，這對照片檔案電子化管理工作產生了直接影響。

2.2 收集、整理難度大

與傳統照片的管理對比而言，數碼照片檔案的收集難度更大。數碼照片具有無底片、不用沖洗的特點，無需產生購買膠卷和沖洗的費用，使得照片數量比以往大幅增加。在這些大批量的數碼照片中，質量參差不齊，也不全都具有收集價值，而且缺乏相應的收集細則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現今數碼相機的普及率很高，甚至智能手機也具有優質的攝像功能，不僅照片數量增多，收集對象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進行收集歸檔。

與收集工作密切相關的整理工作難度也加大。上述數碼照片的收集已難以做到及時，更遑論做到及時的整理了。數碼照片檔案的數量相比傳統照片?n案的數量更加巨大，在整理數碼照片時既要鑒定篩選，又要進行重命名、刻錄光盤、編寫文字說明等一系列繁瑣的工作，數碼相片的質量參差不齊，檔案管理人員需要對這些照片進行整理、選擇，所以數碼照片的整理很難做到及時、準確。

2.3 安全隱患嚴重

數碼照片的存儲依賴于電子設備和計算機，這給數碼照片檔案的安全帶來了嚴重的隱患。當存儲設備發生故障時，數碼照片有可能就會丟失。數碼相片是數碼文件，其具有數碼文件的易損性、易改性，計算機和操作系統有被病毒感染的危險性，這會造成大量數碼照片被破壞，甚至丟失。

3 加強照片檔案數字化管理的對策

3.1 進一步完善數碼照片收集歸檔制度

數碼照片與紙質照片具有一定的區別，就形成模式和保存載體而言，數碼照片與紙質照片完全不同，數碼照片是電子靜態圖像文件，需要依靠計算機系統進行閱讀、處理。因此，制定適合本地區本單位的切實可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應當根據當前工作的實際內容以及自身部門的需要來制定一套與當前部門現狀相符合的關于數碼照片檔案管理的規章制度。上級管理部門應當明確提出數碼照片歸檔的各項指標要求，即對數碼照片的格式、分辨率等作出細致具體的規定。檔案管理人員應當專門制作歸檔照片著錄卡片，對每張照片進行逐張編號并按照編號逐張進行錄入說明，包括時間、地點、內容、主要人物和攝影者。嚴禁對拍攝影像進行加工修改，以保證歸檔數碼照片的真實性、完整性和有效性。只有責任到人，工作要求明確，形成常規才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問題，形成數碼照片檔案收集的工作網。

3.2 建立有效的照片歸檔審核機制

歸檔的數碼照片要求是真實且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時，首先要打開數碼照片文件仔細檢查，通過讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經過編輯，如添加、合成、修改、挖補等后期編輯制作處理，不允許照片有調整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數碼照片的有效性和真實性。此外，對于數量巨大的數碼照片必須嚴格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒有代表性、畫面質量清晰度高不高等，以此確定其保存的價值，才能決定能否轉化為照片檔案。對反映同一內容的若干張照片應去粗取精，將反映事件全貌的或典型細節的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對活動又具有表現力的、有重要價值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質量。

3.3 加強安全保護

各檔案館（室）對歸檔的數碼照片要嚴格按照《數碼照片歸檔與管理規范》進行管理，要加強對照片檔案電子化管理工作的執行力度。在電子計算機中建立分類整理完畢的數碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤一式兩份，進行脫機保存，遠離強磁場，數字光盤的儲存和利用方便，通用性較強，容量較大；二是移動硬盤，選用存儲容量為500-1000 GB容量的，要注意移動硬盤的存放環境，避免磁化、強光照射和磕碰；三是傳統的紙質照片，應選取一定數量比較常用的且具有代表性和有價值性的數碼照片資料在入檔案時就特殊記錄，輸出一套高質量的紙質照片進行整理存檔，方便臨時使用時閱覽參考。實行一套紙質，兩套電子，三備份制度。

電子版照片備份存檔后可放置在專用的防磁柜中保存，要定期檢查。使用數字光盤和移動硬盤儲存的數碼照片資料，都有丟失的風險，光盤和硬盤都可能因為灰塵、光照、使用過頻、磕碰等環境因素而使壽命縮短，從而造成存儲內容丟失。在數碼圖像都丟失的情況下，也可利用紙質照片進行翻拍、掃描，把丟失的數碼影像恢復過來。