電子檔案管理規范
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電子檔案管理規范范文第1篇
電子檔案，是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的，具有保存價值并已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。它伴隨著信息技術對人類生活的滲透而產生，是檔案多元化發展的產物，正發揮著越來越重要的作用，對它的規范化管理勢在必行。本文試就在對已有實踐回顧的基礎上，對基層單位電子檔案的規范化管理提出幾點粗淺的建議。
一、我國目前電子檔案的管理現狀
1、電子檔案管理的雙套制。對于電子檔案的管理，我國目前普遍采用的是雙套制，即在獲得電子文件的同時，仍然制作保留一份同樣內容的紙質文件，以備不時之需。作為一項新生事物，電子檔案尚處于摸索階段，理論還不完善，各項制度也不成熟，還要通過實踐來驗證。因此，就目前來看，電子檔案與傳統檔案將是一個優勢互補、的局面。
2、電子檔案管理還較混亂。在一些基層單位，電子文件常常只是作為過程性文件，分散保存在其形成的部門或是具體經辦人的電腦中，隨意處置，沒有歸檔。有的即使歸檔，也只是電子數據的簡單堆砌，未經系統化的整理和鑒定，管理混亂，保管措施不到位，數據丟失隱患嚴重。
3、電子檔案管理制度缺失。電子檔案有著不同于傳統紙質檔案的特有屬性，對電子檔案的管理方式也與紙質檔案有所不同。比如說，為保證電子檔案的長期可讀性，必須保留與之相配套的軟硬件系統，并定期做好備份工作，以保證電子檔案的長期可讀性。對于這些新特點、新要求，不少單位還沒有制定專門的規章制度去規范和管理，使得電子檔案的管理工作常常呈現出一種無章可循的狀態。
二、電子檔案管理不夠規范的原因
1、現有規范無強制執行力。早在1996年，我國就出臺了《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規范性文件，對電子文件管理提出了一系列規范性要求。但作為推薦性標準，雖有參考價值，卻沒有強制執行的效力。所以在常規性的檔案檢查中，也并未將其列入評審標準，使電子檔案的管理處于失控的狀態。
2、檔案人員歸檔意識欠缺。電子文件是信息技術的產物，產生時間不長，對于不熟悉計算機操作技術的檔案人員來說還很陌生。由于管理人員的知識結構尚無法滿足電子文件管理的需要，故而很容易產生畏難心理。加之受到傳統觀念的影響，一味地側重紙質檔案的完整性，從而忽視了電子檔案的重要性，使得電子文件得不到有效管理。
3、來源過于分散增加了集中管理的難度。現代化的辦公環境離不開計算機，電子文檔的傳輸、修改、儲存又相當便捷，而一些文檔材料的讀取使用又必須依托于軟硬件系統，所以從文件的起草、收發、流轉到最后的整理歸檔等各個環節，無時無刻不在生成大量的電子文件，這些文件流轉于各個職能部門之間，呈現出雜亂無序的狀態，這給檔案人員平時及時收集整理也增加了不小的難度。
三、電子檔案規范化管理的必要性
1、有利于資料的真實有效完整。基層單位往往掌握著重要的第一手資料，其中有相當一部分以電子數據的形式存在，它們完整記錄了事件處理的全過程，反映出當時的真實情況，具有很大的參考價值。但是電子文件又極易被修改、復制，且變化不留痕跡，如果不能及時收集，很可能未及歸檔就已丟失，或者留存的已非最初版本，失去了歸檔的意義。為了保證歸檔電子文件的真實有效完整，必須對電子檔案形成的各環節進行規范化管理。
2、有利于檔案的長期保存。對于那些保管期限較長甚至是永久保存的檔案，為了延長檔案的壽命，除對庫房環境有一定要求外，有時也需要采取一定的預防性保護措施，如復制、修裱等。電子檔案的存在就可以看做是對紙質版的復制，且不會占用太多的庫房空間。在查閱利用檔案時，也可以直接調取電子檔案，進行拷貝、打印等操作，有效避免了紙質材料的二次損耗。
3、有利于檔案的編研利用。檔案的利用是檔案的生命力所在，也是文件歸檔的意義所在。在檔案的編研和利用過程中，電子檔案有著一些傳統的紙質檔案所沒有的優勢。首先，電子檔案體積小，易于攜帶。其次，在電子檔案的移動和使用過程中，對檔案制成材料的機械磨損相對較小。第三，在需要提供復制件的情況下，只要借助一定的輔助設備（如計算機的軟硬件平臺）即可將原始材料原樣再現，省時省力。第四，在對現有檔案進行編研時，電子檔案也為編纂整理和排版布局工作提供了極大的便利。
四、多管齊下，實現電子檔案的規范化管理
1、強化檔案人員歸檔意識。檔案人員是檔案工作的主體，他們的工作態度直接決定了檔案整體質量的好壞，是電子檔案制度實施的前提和基礎。因此，在規范電子檔案的工作中，首先要做的就是提高檔案管理者對電子檔案重要性的認識，時刻樹立檔案信息意識，積極主動地對可能產生的電子文件加以收集，保證歸檔電子文件的完整、有序。
2、建立電子檔案的長效管理機制。電子文件的歸檔工作尚處于摸索階段，很多單位并沒有成文的規章制度來加以明確。因此，應當在本單位現有立卷歸檔制度的基礎上，嘗試增加關于電子文件歸檔的條款，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用納入文書處理程序并列入相關人員的崗位職責，作為年度考核的標準。在實際運行過程中不斷探索完善，逐步形成行之有效的操作規程，使電子文檔的歸檔工作制度化、科學化、常態化。
3、加速檔案從業人員的知識結構調整。電子文件載體材料的特殊性，決定了其從采集、整理、鑒定、著錄直至最后歸檔的整個流程中，需要運用大量的現代化信息技術，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍至關重要。首先，檔案人員需看到自身差距，主動學習，不斷擴大知識面，更新原有知識體系，提升自己的素養，成為一名合格的檔案工作者。其次，上級檔案管理部門也應當加強對檔案人員的業務指導和培訓，比如利用好一年一次繼續教育的契機，有計劃、有目的地培養出更多高素質的復合型人才。
4、加強電子檔案的日常保管工作。鑒于電子文件的不穩定性，在電子檔案進入檔案室后，應當重視后續的保養維護工作。首先要為電子檔案提供一個適宜的保存環境，防止溫濕度、外界磁場、機械震動等各種可能的物理和化學損害；其次，對電子文件要定期進行安全性、有效性檢查，并及時備份，保證電子文件在其保管期限內的可讀取性。
電子檔案管理規范范文第2篇
關鍵詞：檔案管理;規范化水平;有效途徑
隨著社會經濟的進步和發展，不同領域的發展已經逐漸完善并且規范化和制度化。在以往的檔案管理中，檔案管理理念和檔案管理方式較為落后，檔案管理存在較多不足，給檔案管理工作帶來較大困難。作為檔案管理人員應當緊跟時展步伐，不斷完善檔案管理方式，提高檔案管理規范化水平。
一、檔案管理規范化的必要性
隨著我國現代化的建設中，檔案管理工作有著重要的作用和意義，檔案管理技術也在不斷提高。檔案管理是國家、企業、個人以及社會組織等形成的各種歷史記錄。信息化時代背景下，實現檔案管理的標準化和制度化，不斷提高檔案管理的規范化水平。檔案工作不是一朝一夕形成的，它是單位或者個人在一個持續時間段內在工作和管理中的積累。它的表現形式是多元化的。對于每個單位檔案是一筆巨大的無形財富，它記錄了各種歷史性的決策以及建設方向，記錄了單位的發展以及各種成功，它是企業在市場競爭中增加的重要資本。進行檔案管理工作是所有單位發展要求，同時也在我國教育中占有重要地位。我國不斷培養技術和實用性人才，用復合型人才培養模式代替傳統專業型人才教育方法。不斷加強檔案管理工作可以使企事業單位培養更好的人才進行正確方向的提供。另外，規范化的進行檔案管理工作可以使各項工作水平得到提高，可以提供理論依據促進單位的發展，做好檔案管理工作才可以把數據庫的作用更好的發揮，使各個部門之間工作的主動性和鏈接進行提高，有利于整合各類資料，使工作量減少，工作效率得到提高。
二、加強檔案管理信息化建設，提高檔案管理規范化
信息化時代背景下，信息技術和網絡技術快速發展，在新的形勢下檔案管理需要緊跟時代步伐，促使檔案管理朝著信息化方向發展。在檔案管理信息化建設中，需要完善相關的檔案管理信息設備，改變以往紙質檔案載體模式。紙質檔案不易保存，儲存時間較短，存儲空間較大，存在比較大的浪費。借助現代化信息技術和設備，開展檔案管理工作，可以改變檔案管理工作現狀，同時借助網絡技術可以及時獲取相關資料。借助信息技術構建檔案管理信息數據庫，制定相應的登錄查詢平臺，用戶可以登錄數據庫，查閱相關的檔案資料。借助信息化管理設備可以實現檔案信息的分析和利用，保證檔案信息的安全、完整，節約檔案管理時間。
隨著網絡信息技術的發展，目前很多檔案的管理工作都開始走向信息化和數字化，原有的紙質檔案管理工作正在逐步退出歷史舞臺。所以在目前檔案的管理規范化過程中，應該做好二者的結合工作，提升檔案管理的桂芳華水平。在很多單位的檔案實際管理工作中，紙質檔案管理和電子檔案管理應當具備獨立的管理體系，同時發揮自身的優勢相互配合，促進檔案管理工作有效開展，提高檔案管理工作效率。結合紙質檔案管理工作，要保證檔案管理工作信息化建設逐步完善，同時做好紙質檔案向電子化檔案的轉型工作。在電子檔案管理開展時，可以推動紙質檔案管理的開展，促進兩者的有效融合，可以促進檔案管理更加高效的開展。電子檔案管理可以實現快速檢索，不斷完善檔案查找和利用功能，促進兩者的融合，借助電子檔案管理模式可以從紙質檔案中快速查找檔案。
三、提高檔案管理能力，優化檔案服務方式
大多數檔案管理人員對新技術和新設備操作方式掌握不足，加強檔案管理人員系統化培訓，在實際工作中靈活利用現代技術和方式。如工程類檔案管理工作中，管理人員需要掌握一定的工程基礎知識，能夠熟練掌握和操作計算機。同時檔案管理人員具備突發事件應對能力，靈活應對突發事件。隨著現代技術和現代管理理念的引入，檔案管理的服務方式也發生變化，從信息管理逐漸轉變成信息服務。檔案管理人員經過系統化的培訓工作，具有一定的檔案管理能力，同時需要改變以往的服務方式，做好檔案資料采集、整理和存儲工作的同時，同時更加注重檔案資料的開發和利用。同時借助網絡平臺構建信息服務平臺，打破空間和時間的局限性，做好各類檔案資源的共享工作。所有的檔案管理都是為實際工作做好服務的，利用好各類檔案信息，發揮出檔案的核心價值，不斷提升檔案管理工作的規范化水平，這是充分發揮出檔案信息價值的最有利保證。那么在檔案管理工作中，如何體現檔案信息的資料價值，可以說是檔案管理工作的一項重大課題。檔案資料價值開發的過程中，想要發掘檔案資料價值，注重社會公眾開發度的強化，讓大眾可以閱讀和查閱相應的檔案資料，深入發掘檔案價值。注重檔案資料和實際生活的有效結合，針對一些適當公開的檔案資料，適當增加開放程度，利用檔案資料促進社會發展。
四、結語
隨著社會經濟的發展，檔案管理工作需要采取現代化和規范化管理方式，不斷提高檔案管理規范化水平。在實際檔案管理工作中，需要借助新技術和新設備，開展綜合性培訓工作，加強檔案管理培養。檔案管理工作需要緊跟時代腳步，應當革新檔案管理理念，完善檔案管理制度，注重信息化建設，完善檔案服務方式。
參考文獻
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電子檔案管理規范范文第3篇
[關鍵詞] 檔案管理 信息化 規范化
地質檔案資料是地質勘探開發過程中取得和形成的原始地質資料、成果地質資料及信息載體,是地質工作不可缺少的重要基礎資料。它充分反映了我省礦產的發現過程、勘查規律、取得的成就、經驗教訓及地質工作的全貌,是現在和今后地質工作的重要參考。我省的地質檔案資料經過幾代地質檔案管理工作人員的辛勤工作和努力實踐,管理水平尤其是檔案管理的規范程度大大提高。
1 加強領導,增強檔案管理意識
領導重視是關鍵。任何一項工作如果領導不重視、不支持,許多具體的工作都會困難重重。地質檔案管理工作更是離不開領導的關心和重視,領導對檔案工作的概念、態度,對地質工作的發展是十分重要的。領導的檔案管理意識及對檔案的重視程度,決定著他們對檔案工作的態度。除了宣傳檔案資料的重要性外,檔案工作人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果也是決定因素。只有不斷增強檔案管理意識,愛崗敬業搞好服務,充分發揮地質檔案資料在科研、生產、二次開發中的作用,才能得到領導的重視。
我館從上世紀90年代初至今,在廳局領導的重視和支持下,投入了大量的人力物力,檔案基礎建設進展顯著,體現在:檔案管理人員人手一臺計算機;配備了服務器,建立電子閱覽室;添置了空調、除濕機;更新檔案柜、光盤柜;檔案人員隊伍也得到了充實。領導的重視為地質檔案資料管理規范化創造了良好的發展環境。
2 加強制度建設,重在基礎管理
加強制度建設,是實現檔案規范化的前提。我館從建立以來,根據地質資料的特性和工作要求不斷改進管理方法和制度,先后制定了《庫房管理制度》、《地質資料進出庫制度(借閱庫)》、《地質資料進出庫制度(備用庫)》、《地質資料保密制度》、《地質資料定期檢查制度》、《地質資料搶救修復制度》、《庫房資料管理交接制度》、《庫房溫濕度控制制度》;1997年起對館藏重要的地質資料進行數字化,制定了相應的《數字化地質資料保管制度》;2007年根據國務院《關于加強地質工作的決定》和國土資源部國家保密局《全國地質資料清理工作方案》,對全館館藏地質資料進行地質資料的清理工作,制定了《地質資料借閱制度》。從而使我館地質資料在歸檔接收、庫房管理、借閱利用等每個環節做到有章可循、有記錄可查。
3 加強信息化建設,推動地質檔案規范化
健全完善檔案管理網絡,以信息化推動檔案管理規范化。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求,也是檔案工作發展的方向。在搞好硬件建設的同時抓好基礎數據的錄入工作是實現檔案工作信息化的重要基礎工作。
從1997年國土資源大調查數字國土工程項目開展以來,我館先后使用全國地質資料目錄信息服務系統、數字化地質資料光盤綜合管理系統VIEN3.4、數字化地質資料光盤綜合管理系統VIEN3.6、成果地質資料電子文檔制作瀏覽系統(ED-Maker3.2)、中油V2.0成果地質資料制作瀏覽系統對原有和新增的重要地質資料進行了數字化處理,使我館館藏地質資料信息化水平得到很大提升。2007年,我館與福州思進辦公自動化有限公司聯合開發了福建省地質資料電子閱覽室系統,推進了我館地質資料查閱利用方式現代化的變革。該軟件通過計算機信息化處理和網絡技術,實現對數字化館藏地質資料的智能檢索、權限判別、無損調閱、選擇打印、實時統計等目標。為保證系統能夠長期、安全、穩定、可靠、高效地運行,本系統做到了系統處理的準確性和及時性,系統的開放性和可擴充性,系統的易用性和易維護性,系統的先進性。利用者可以準確、快捷地查閱與調閱各類地質資料,使我館檔案管理規范化達到了一個新的高度。
4 提高管理人員素質,加強檔案管理規范化
知識經濟的到來、科技進步所引發的檔案工作變革,給地質檔案工作人員一個新的定位。隨著改革的不斷深化,檔案工作也隨之發生了變化,以光盤、磁帶為載體的電子檔案逐步代替紙質檔案;地質檔案資料的歸檔、整編、借閱正通過網絡來實現。如何適應這些變化和滿足新時期檔案工作的需要,如何提高地質檔案的管理水平,搞好檔案管理規范化,檔案工作人員綜合素質的提高是一個不可忽視的因素。
地質檔案資料管理是一門專業性很強的工作,它不僅要求管理人員既要有良好的職業道德,又要有扎實的檔案管理知識,還要掌握一定的計算機應用知識。因此,檔案管理人員既要加強管理意識,又要掌握現代化管理技能,還必須了解一定的地質專業知識,如地質勘探、物化探、遙感、英語等,加大知識更新度,做一個既懂地質、檔案專業又熟悉信息技術的復合型人才,才能適應檔案管理現代化的要求。
電子檔案管理規范范文第4篇
一、電子檔案管理中存在的問題
與傳統檔案相比，電子檔案出現的時間并不長，雖然其在儲存空間占用相關信息處理效率等方面有很大優勢，但在對其認識、利用中仍存在一些突出問題。
1.檔案管理觀念陳舊落后
很多單位的領導對檔案管理工作的重視程度不夠，將檔案工作與保管性工作混同，認為檔案管理不會影響單位實質性發展。因此，他們對檔案工作不能及時關注和更新，對新出現的電子檔案管理方式缺乏正確認識。部分檔案管理工作者的觀念陳舊，沒有及時調整管理思維，檔案管理理念比較封閉，制約了電子檔案的發展進程。
2.檔案管理不規范
電子檔案對計算機系統依賴性強，電子檔案管理工作中規定了對重要系統、文件、數據信息進行定期備份，但是缺乏具體操作性規范。電子檔案保存工作缺乏連續性和完整性，管理工作存在很多紕漏。目前的電子檔案存儲介質主要是光盤、移動硬盤和U盤等，沒有進行備份數據檔案登記管理，缺乏規范的放置措施，另外，計算機數據檔案沒有配套的避免拷貝技術，缺乏相應的檢查機制。
3.忽視電子檔案管理安全
檔案管理工作者普遍忽視電子檔案安全性，沒有采取有效的安全防范措施。電子檔案依賴于計算機系統，因此電子信息在收發、保存、歸檔的過程中存在病毒入侵、被盜、泄密、被偽造和篡改等風險。利用電子檔案的過程也存在安全隱患，因為電子檔案和紙質檔案比，更容易被修改和覆蓋，破壞電子檔案的原稿。
二、電子檔案管理改進對策
1.制定電子檔案管理規范
電子檔案的每一個環節：建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等，都存在信息的丟失或更改的隱患，為提高電子檔案管理質量，促進電子文件管理的科學性，應該制定相關的法律法規和管理規范，對單位、檔案員進行約束，還要制定相關網絡系統保密驗收的規范、計算機和軟件兼容性要求、密級電子文件的特殊管理規定等，更好地保障電子文件的原始性和真實度。
2.統一電子檔案管理軟件
建立規范的電子檔案接收數據格式，將檔案整理軟件進行推廣和統一。首先由地方的檔案管理部門規定統一的電子文件模板，對電子文件和信息類型、格式進行規范化處理，然后發放到各單位進行參照。定期開展電子檔案培訓工作，對檔案管理工作人員進行業務和技術的繼續性教育，幫助他們進行軟件更新，格式統一，使其熟練操作和管理。檔案管理部門也可以定期對各單位檔案管理工作進行指導，委派專業技術人員幫助檔案管理人員發現工作的不足，找出解決措施，促進統一數據格式的電子檔案體系形成。
3.提高電子檔案的保存質量
電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內容具有不穩定性，存儲介質易受磁場、溫度、濕度、細菌等因素影響，對電子文件“物理生命”的保護一是防磁，二是控制調節環境的溫濕度，三是防止機械損傷，四是注意環境衛生。電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備，及時更新電子檔案的文件結構，加強電子檔案的保管，確保電子檔案的長期可讀性應用。對電子文件“信息生命”的保護主要有防電腦病毒，控制網絡中電子文件系統的安全，備份處理，異處保存，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”。
4.加強電子檔案的安全
（1）建立數據備份和恢復系統。備份技術是針對電子檔案管理安全患的重要技術手段，是必不可少的安全性措施。面對網絡系統的安全隱患，應完善數據備份和恢復系統，使計算機或者網絡發生安全性事故時，關鍵、重要的信息數據能有效恢復。
（2）要加強網絡的安全管理。通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、權限，安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。
（3）對重要文件采用。“雙重“歸檔法。由于文件生效的主要標志是簽署和印章，在現代技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性及易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。
5.提高檔案工作人員素質
電子檔案管理規范范文第5篇
關鍵詞：企業單位 檔案管理 規范化
推進企業單位檔案管理工作規范化是新一輪企業單位改革的重要任務。檔案管理工作水平已經成為制約企業單位發展的重要瓶頸因素之一。企業單位應當從檔案管理的實際情況入手，對檔案管理工作進行全面系統的規劃，全面細化檔案管理各項工作，不斷提高檔案管理工作水平。
1.檔案管理規范化方面存在的問題
1.1 對檔案管理規范化重視不足
規范化是對企業單位各項工作提出的基本要求，目前企業單位檔案管理規范化方面仍存在不足，規范化水平較低是制約企業單位檔案管理水平的重要問題。首先，個別企業單位沒有認識到檔案管理規范化的重要意義，對檔案管理規范化的特殊性認識不足，沒有充分認識到制度規范與程序規范相結合的重要意義，往往在檔案管理程序上存在著混亂問題。其次，個別領導對企業單位檔案管理規范的重視程度不夠，很少過問檔案管理的規范化問題，沒有在檔案管理規范化方面投入必要的人力物力資源，普遍存在重視制度建設輕視執行問題，阻礙了企業單位檔案管理的發展。
1.2 對檔案管理制度缺乏規范化
檔案管理工作依賴嚴格的管理制度，需要較高的標準才能保證檔案管理工作的質量，目前幾乎所有的企業單位都建立了檔案管理工作制度，將檔案管理制度作為企業單位制度體系的重要組成部分，但是檔案管理制度建設水平仍有待提高。首先，制度缺乏完整性，不少企業單位檔案管理制度側重存儲，不注重檔案資料的收集，沒有在源頭上做好檔案管理工作。其次，沒有開成檔案管理規范合力，相關部門對檔案管理人員配合較少，導致檔案管理部門任務繁重，檔案管理人員不僅要負責制作檔案，還要進行檔案資料的核查工作，遇到檔案資料錯誤，還會出現相關部門的推諉扯皮現象。第三，檔案管理規范不符合實際情況，檔案管理規范的執行較弱，實際操作混亂，導致管理制度形同虛設。
1.3 對檔案管理模式缺乏規范化
我國企業單位檔案模式較為單一，檔案管理方法過于傳統，沒能根據實際情況進行有效管理，這樣不僅發揮不出檔案管理工作的實際效率，而且也不利于利用檔案為人民群眾服務。首先，企業單位檔案管理與行業聯系不緊密，沒有發揮出行業檔案的實際作用，檔案管理方式方法過于傳統。其次，檔案管理主要依靠人工管理，管理水平較為落后，管理效率十分有限，不利于檔案管理質量提升。
2.檔案管理規范化方面的幾點嘗試
2.1 統一檔案格式
統一檔案格式是檔案管理工作的前提，也是檔案管理規范化的基礎工作，企業單位檔案管理應當在統一的格式下進行。首先，嚴格統一事業企業公文用紙，排版格式，裝訂格式，以及用字規范等，做到企業單位往來公文的標準化，全面提高檔案資料的質量。其次，完善公文檔案的程序，逐步規范檔案的簽發手續，有效分配管理檔案的審核權限，進一步規范檔案資料的標題，對檔案資料施行嚴格的規范檢查制度。
2.2 科學立卷歸檔
立卷歸檔工作是企業單位檔案管理的重點工作，也是企業單位檔案管理規范化水平的基本體現。首先，應當嚴格遵照國家有關檔案立卷的基本法規，細致的做好立卷歸檔工作，嚴把立卷歸檔質量關，對不合格文檔嚴禁進入檔案。其次，重點把握好相似、重復、無序立卷問題，按照統一的標準體系，恰當的邏輯順序，分門別類的做好文件的立卷歸檔工作。第三，正確把握立卷歸檔的時間，要在文檔任務完成以后，且相關資料收集齊全后再立卷歸檔，要把握好立卷歸檔工作的主次。
2.3 有效運用檔案
檔案管理規范化的最終目的是為檔案使用的高效化服務。規范化檔案管理還應當以有效運用檔案為重要標準。首先，借助規范化的檔案管理操作手段，消除傳統檔案管理工作中存在的弊端，全面提高檔案管理工作效率。其次，利用規范化的檔案管理手段，全面建成標準化的檔案資料數據庫，為實現檔案資料的科學共享，檔案的信息化使用鋪平道路。
3.檔案管理規范化方面的主要措施
3.1 建立科學的規范體系
企業單位檔案管理規范化離不開科學的管理體系，應當運用必要的管理體系，全面實現檔案管理規范化。首先，根據企業單位實際工作情況，完善檔案管理工作制度，積極整合發揮企業單位檔案管理工作人員作用，促進管理人員規范操作檔案資料。其次，借助科學的規范體系，為檔案管理打下堅實的基礎，樹立良好的檔案保存意識，全面提高基層檔案管理質量，不斷查找制度上的漏洞和缺失，有效提高管理水平。第三，建立科學的檔案管理系統，依靠現代信息技術，實現檔案管理的規范化，逐步使企業單位檔案管理適應信息化社會發展的實際需要。
3.2嚴格履行各種制度規范
制度規范只有通過全面履行才能發揮出實效，為了提高企業單位檔案管理工作水平，應當發揮事業單位檔案管理工作各種制度規范的實際作用。首先，要按照檔案資料的內容，檔案的先后順序，根據檔案的實際情況，在做好分類的基礎上，做好w檔工作。其次，根據檔案的調閱程序，嚴格把好檔案調閱關，嚴格防止檔案資料丟失，切實減少檔案管理過程中存在的問題，實現穩定科學的檔案管理，發揮出檔案管理的實效性。
3.3 加強做好檔案保密工作
檔案不僅是企業單位主要數據信息的匯總，而且還涉及到單位工作人員的隱私，因此在檔案管理的過程中，要對檔案管理工作給予足夠的重視，避免檔案管理出現隱私泄露問題。
4.結論
做好檔案管理規范是企業單位發展的重要前提，只有不斷提高檔案管理效率，才能有效應對各種挑戰，做到與時俱進，為人民群眾更好的提供服務。目前，應當圍繞完善保密制度，在保證檔案資料安全的前提下，建立電子檔案，發揮檔案實際作用，進一步提高檔案管理質量。
參考文獻：
