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采購檔案管理辦法范文第1篇

Abstract： The archives are one of the assessment indicators for the final acceptance， goal realization and power generation and good quality of the power grid construction project. Faced with the new situation that power grid construction accelerating during the "Twelve-Five" period， we should further raise awareness of the project documentation management， incorporated it into the project management process， strengthen the whole process supervision to achieve standardization， standardization of file management.

關鍵詞： 電網建設；項目檔案；檔案管理

Key words： power grid construction；project files；archives management

中圖分類號：TM7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）34-0084-02

1 新形勢下國家電網建設現狀

“十二五”是國家電網公司發展的重要戰略機遇期，也是加快公司發展方式和電網發展方式轉變的關鍵階段。“十二五”期間黑龍江省電網將建成以500千伏電網為骨干網架、各地區電網聯系緊密、各級電網協調發展的堅強智能電網。其中，一是要加快推進特高壓直流輸變電工程建設，實現省內東部大型煤電化基地及風電基地的集約化開發和合理消納；二是要加強500千伏電網與特高壓工程的協調對接，完善東部500千伏送端網架結構，保證東部煤電化基地電力可靠外送，完善西部500千伏電網結構，建設西部第二個500千伏輸電通道，加速推進500千伏電網向建三江等地區延伸；三是不斷優化220千伏電網分層、分區結構；四是加大城鄉配電網改造升級力度；五是加快電力生產運行各環節的智能化建設和改造；六是加快建設荒溝抽水蓄能電站，支持風電等可再生能源發展。“十二五”期間，電網建設總投資高達300多億元。

2 新形勢下電網建設項目檔案管理的必要性

電網建設項目檔案是電網建設項目的重要組成部分，是項目建設管理過程的真實記錄，也是公司重要的國有資產。電網建設項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收，而且對于輸變電工程達標投產和優質工程評優，檔案都考核、評選的指標之一。面對著電網大建設、大發展的新形勢，為了確保電網建設項目從立項開始直至竣工驗收及試運行全過程的順利進行，必須切實加強項目檔案管理工作。在新的形勢下，為了確保電網建設項目檔案管理工作能夠適應項目建設發展的新，更好服務于公司的“兩個轉變”、服務于堅強智能電網的建設，必須在進一步提高對電網建設項目檔案管理意義認識的基礎上，采取更為有效的措施，實現項目檔案管理的規范化、標準化、系統化，達到齊全、完整、準確的要求。

3 新形勢下電網建設項目檔案管理的思考

3.1 應進一步提高對電網建設項目檔案管理的認識

3.1.1 電網建設項目檔案是指電網建設項目在立項、審批、采購（含招投標）、勘測、設計、施工、調試、監理、竣工驗收及試運行全過程中的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質、光盤等不同載體的全部文件，也就是說，電網建設項目檔案的形成牽涉到上述的各個單位或部門，確保這些文件材料全部歸檔，不僅僅是檔案管理人員的責任，而且與這些文件材料形成的單位、部門和人員密切相關，最為關鍵的應是提高相關人員對檔案管理的認識，將其納入項目管理程序，納入“項目法人制、招投標制、合同管理制、工程監理制”管理[2]。

3.1.2 為了提高相關人員對檔案管理工作的認識，各級檔案管理部門以及項目檔案管理部門有責任進行檔案管理意義的宣傳和進行電網建設項目檔案管理專業知識的培訓。這種宣傳與培訓的對象不應只限于檔案管理人員，應擴展到相關單位或部門的主管人員以及相關的工作者，使檔案意識深入到檔案管理的各個環節，貫穿檔案管理的全過程，讓大家意識到檔案管理是全員參與，人人有責；每個部門、每個工作環節都在檔案管理過程中發揮不可替代的作用，都在影響著檔案管理的質量，以更好地實現檔案管理的全過程控制和全員參與意識。

3.1.3 為了確保依法加強電網建設項目檔案管理工作，宣傳與培訓的重點內容應包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、GB/T11822-2008《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、檔發[2006]2號文《重大建設項目檔案驗收辦法》，以及國家電網辦[2010]250號文《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法（試行）》和國家電網基建[2011]146號文《國家電網公司輸變工程達標投產考核辦法》及《國家電網公司輸為優質評選辦法》（2008版）的相關條款。

3.2 必須明確項目檔案歸檔時間 國家電網公司及下屬單位的項目建設職能部門，在完成各自職責范圍內工作后1個月內，向項目法人和建設管理單位移交項目歸檔文件。①參加項目建設的各施工、監理、調度等單位需將施工過程中形成的文件材料，按規范整理，項目檔案在竣工投產后1個月內移交到建設管理單位。②設計單位必須按項目檔案的管理和工程進度同步的要求，將通過審查、審批后的可研、初設、施工圖設計的文件材料整理組卷，1個月后向建設管理單位移交。在項目竣工投產后，設計單位根據竣工圖的編制要求進行項目的施工圖編制，并在兩個月內將竣工圖提交施工、監理單位審核簽章。③采購機構（招標機構）、物資采購供應單位在完成環評、水保、設計、監理、施工、設備（材料）等招投標及簽訂合同、技術協議、設備監造等工作后1個月內，將形成的文件材料移交到物資管理部門（招投標管理中心），由物資管理部門（招投標管理中心）按要求，組織有關單位整理、組卷并向項目法人移交或向項目法人委托的建設管理單位移交。

3.3 必須以合同保證檔案的移交

3.3.1 《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法（試行）》（以下簡稱《管理辦法》）規定：“電網建設項目檔案管理應納入電網建設管理程序、工作計劃及合同管理。在簽訂項目設計、施工及監理合同，協議時，應設立專門條款明確有關提交項目檔案的責任[2]。”，即要求在簽訂項目設計、施工及監理等合同時，應明確各方提交項目檔案的套數、整編、移交范圍、移交時間及電子文件等具體的責任。合同對于雙方或多方是一種具有法律約束力的文件，是市場經濟的主要協調手段，將檔案移交納入到合同管理中，進一步地使檔案管理走向了法制化軌道，必然對電網建設項目檔案管理發揮良好的保證作用，從另一方面來講，這也是“依法治企”的一項重要內容。

3.3.2 為了充分發揮合同的作用，除了各參與合同起草、簽訂單位應注意到對項目檔案管理、移交的責任外，應主動邀請檔案管理人員參與招投標文件、合同等關于檔案管理、移交條款的制定、審核以及合同談判，切實保證能明確規定對檔案的要求、相關條款的詳盡，同時應在罰則中明確占質量保證的比例，保證檔案管理部門參與合同支付控制。通過合同管理，制約檔案形成的主體，進而確保檔案標準的統一和檔案管理的提高。

3.4 明確責任，各負其責 電網建設項目檔案管理涉及項目建設的全過程，貫穿項目建設的始終，也就是說項目建設的全過程也是檔案管理的全過程。《管理辦法》按照“統一領導、分級管理、層層負責”的原則，明確地規定了項目法人、建設管理單位以及包括設計、監理、施工、調試、采購（含招標）、物資供應及運行等各參建單位的檔案管理職責，要求各單位建立項目檔案管理機構，明確管理職責，將項目檔案工作納有關領導、相關部門及工作人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制中[3]。

項目法人負責建設全過程的組織、協調、監督和服務性工作，管理或全權委托建設管理單位負責項目檔案管理工作。當項目范圍涉及兩個或兩個以上建設管理單位時，項目法人應明確一個建設管理單位，其他建設管理單位為配合協調方，負責其管轄范圍內的檔案工作。電網建設項目法人負責建設項目檔案全過程的組織管理，并按照統一領導、分級管理、層層負責的原則，建立自上而下的分級管理體系。建設管理單位、各參建單位及物資采購、供應部門應遵循“誰形成，誰負責”的原則，完成各自職責范圍和合同規定的整理、歸檔及項目檔案的編制、移交工作，確保項目檔案的完整、準確、系統。

落實責任，首先要明確責任，必須使有關領導、相關部門及工作人員明確自己在檔案的形成、積累、整理和歸檔工作中的責任。一提到檔案工作，人們往往單純認為這只是檔案部門或檔案管理人員份內的事，卻忽略了自身的責任。為了治療這種通病，正如前面所提到的，必須加強對有關領導、相關及工作人員的宣傳和檔案管理知識的培訓，不斷提高其對檔案管理工作的認識，只有涉及檔案管理的所有部門、所有人員明確了責任、負起了責任，才能保證順利地完成檔案的形成、收集、整理和歸檔等各項工作，才能確保項目檔案的完整、準確、系統、安全和有效保管、利用。

3.5 應建立相應的監督機制 為了確保電網建設項目檔案管理工作與項目建設同步進行，各參建單位能認真地履行自己在檔案管理方面的職責，必須建立相應的電網建設項目檔案管理工作監督機制。一方面，監理單位應切實把檔案管理工作納入到監理范疇中，承擔起對設計、施工單位的檔案管理日常監督工作；另一方面，按照《管理辦法》的規定，項目法人負責組織、協調和指導各參建單位的檔案管理工作，或委托建設管理單位債權負責檔案管理工作，項目法人或建設管理單位應對各參建單位的項目檔案工作進行監督指導；同時檔案管理部門應對項目法人或建設管理的項目檔案工作進行監督指導。

3.6 應做好項目檔案驗收工作 項目檔案驗收時項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行項目竣工驗收。①國家發展改革委組織驗收的項目，由國家發展改革委向國家檔案局提出驗收申請，并由國家檔案局組織檔案的驗收。②各區域電網公司、省電力公司組織驗收的項目，由各區域電網公司、省電力公司的檔案管理部門提出驗收申請，由省檔案局負責組織項目檔案的驗收，驗收結果報國家電網公司備案[4]。項目檔案專項驗收由建設管理單位提出申請，申請報告的主要內容應包括：①項目建設及項目檔案管理概況；②保證項目檔案的完整、準確、系統所采取的控制措施；③項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況；④竣工圖的編制情況及質量情況；⑤檔案在項目建設、管理、試運行中所起的作用；⑥存在的問題及解決措施。

項目檔案專項驗收前，項目法人或建設管理單位應組織設計、施工、監理、運行等單位的負責人及有關人員，根據國家有關項目檔案驗收的要求進行自檢，并在項目投產后3個月內向項目檔案專項驗收組織單位報送項目檔案驗收申請表。凡檔案驗收不合格的建設項目，驗收組應提請項目法人或建設管理單位于項目竣工驗收前，限期對存在問題進行整改，并安排項目檔案的復查工作。整改后復查仍不合格的，項目檔案驗收不予通過。

參考文獻：

[1]DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》.

[2]國家電網辦[2010]250號文《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法（試行）》.

采購檔案管理辦法范文第2篇

二、工作機制建立情況

（一）建立、完善各項規章制度及流程

依據政府采購管理辦法，結合醫院采購管理規定，相關科室進行政府采購時要求先申請計劃報請各主管院長批準，經采購委員會、財務部門審批，請示院長、書記同意后根據年采購計劃分期分批報省政府采購辦批準后，按省財政廳的相關規定執行政府采購。

（二）大力抓好規范化建設

相關科室都有較為完善的管理制度和運行機制，能夠建立積極有效的預防商業賄賂機制。樹立防范自律意識，建立健全自律機制，嚴格執行集中采購制度，“廉潔、陽光、綠色”采購。增強廉潔自律是對工作人員的基本要求，將廉潔自律與采購工作有機結合。

（三）專人管理采購項目檔案資料

在采購項目合同檔案管理上，相關科室設立專人管理。保證項目各項文檔清晰、規范、完整保存。

（四）建立內部監督制約機制

嚴格按照政府采購制度執行采購行為，由醫院采購委員會、審計部門、紀檢監察部門的共同監督。

三、資金和財務管理情況

采購檔案管理辦法范文第3篇

一、交易業績不斷增長

**年1-12月共完成交易1088項，成交金額445330.89萬元，比去年同期增幅61.25%；增加收入106031.46萬元，比去年同期增幅465.53%；節約支出31896.27萬元，比去年同期增幅102.52%。

其中：

（1）建設工程項目141項，交易金額193501.32萬元，節約支出30363.37萬元，節約率13.56%。

（2）政府采購項目845宗，交易金額9354.87萬元，節約支出1532.9萬元，節約率14.08%。

（3）土地出讓92宗，成交金額240321萬元，增加收入105413萬元，增值率78.14%。

（4）礦產出讓7宗，成交金額856萬元，增加收入106萬元，增值率14.13%。

（5）產權交易3宗，成交金額1297.7萬元，增加收入512.46萬元，增值率65.26%。

二、招投標制度不斷完善

為保證招投標交易活動有章可循、有序運作，從而用制度來實現管人管事管平臺，根據相關法律規定和樂清實際，草擬和出臺了各項招投標規章制度。我辦在充分調研的基礎上草擬了《樂清市評標專家和綜合評標專家庫管理辦法》（征求意見稿），并聯合紀委監察局、財政、規劃、交通、水利、市政園林等部門下發了《關于公開聘任樂清市綜合評標專家庫專家的通知》，進一步充實了本地專家庫；加強了與周邊縣市專家庫的連接，出臺了《樂清市招投標項目異地評標專家組合使用暫行規定》，并設計了專門的評標專家抽取申請表和異地使用專家庫聯系表，進一步避免評標專家的傾向性意見，影響評標結果的公正性。起草了樂清市國有土地使用權招拍掛操作流程和申請人參加土地招拍掛流程；草擬了《樂清市招投標業務統計工作管理辦法》，并針對建設工程、土地（產權）交易、政府采購等項目各自的交易特點結合科室的要求設計了統一的交易情況統計表式。為了規范本市機構的行為，了解機構的基本情況，制作了《樂清市機構登記表》，以便全面掌握我市招標機構的情況。另外，我們還推出了招標員制度，分兩期對各個單位的招標員近兩百人進行了業務培訓。

三、招投標工作方法不斷創新

1、綜合管理方面：規范了保證金管理。為使保證金收、退、存工作科學、有序，帳務票據齊全、日結月清，制定和出臺了《投標保證金管理辦法》，并采取向投標人發出《投標保證金辦理須知》、設計《投標保證金交、退款通知書》和《投標保證金收、退臺帳》、購置財務軟件等具體措施落實了《投標保證金日結月清管理辦法》，現在該項工作運作有序，解決了長久以來保證金工作沒有日結月清帶來的隱患。

2、建設工程方面：在監管過程中，我們發現原來實行的建設工程項目資格預審制已不適應形勢的發展，在投標過程中很容易產生串標、圍標行為，在進行了大量的考察研究后，我們會同市監察局向市政府提議實行資格后審制，除技術特別復雜或者具有特殊專業技術要求的招標項目外，一律實行網上下載招標文件，取消報名環節，不再限制潛在投標人的數量，為此市政府已于**年6月4日發文。（《關于進一步加強建設工程項目招投標工作的實施意見》樂政發[**]43號）。8月份，我們又聯合市監察局下發了《關于進一步明確建設工程項目招標投標管理有關問題的通知》（樂監[**]1號），現在，建設工程項目資格后審制已全面啟動，從初步運行來看效果較好，進一步打擊和防范了建設工程中掛靠、買標、賣標、圍標、串標等行為。

3、土地交易方面：結合各市縣的做法和我市的實際，對進入中心從事國有土地使用權、產權拍賣活動的拍賣機構引入競爭機制并實行會員制管理，建立了拍賣行會員庫，制定了《樂清市招管辦拍賣行會員制管理規定（試行）》、《樂清市拍賣機構評比標準》、《樂清市拍賣機構年度考核標準》等各種規定。其中對于會員準入的條件、會員制的管理辦法、會員獲得拍賣權的競爭辦法、傭金費率的確定辦法以及會員的考核辦法均做了詳細的規定；

做好市政府土地項目是我們義不容辭的責任，尤其是工業用地，政策性強，情況復雜，我們高度重視，經過近一年的積極調研，充分準備，62宗工業用地的掛牌項目順利成交。

為積極調動潛在投標人，最大程度地展開競爭，保證競爭的充分性和有效性，我們采取一系列的措施進一步拓寬招投標信息管道，與省、部里網站進行銜接，堅決克服因信息管道不暢、不廣而形成的招標不足。根據每宗土地出讓地塊標的大小確定不同層次的媒體（如各級報刊和網絡媒體等）和具體的次數，并采用電話、短信、郵寄等形式將公告信息發給有關房地產開發企業，今年我們還組織了中心區A-j9部分地塊出讓推介會，吸引了來自南京、溫州、樂清的近二十家房開企業與會。在7月31日的拍賣會上，A-j9地塊經過激烈的競爭拍出了7.78億的高價，成為新地標。

4、產權交易方面：積極開展國有產權進入市場交易工作的調查研究，探索有效的監管辦法。同時積極推動國有、集體企業盤活存量資產和閑置資產，防止公有資產出現不必要的流失。對改制企業的房地產產權轉讓交易，做好產權的政策處理和招投標服務工作，為改制企業安置職工盡大可能籌措資金。今年9月份我們完成了樂清市人民政府駐杭州辦事處在杭州的兩處房產和坐落在樂成鎮湖上岙村原屬市食品公司部分房產出讓項目。

5、政府采購方面：改進了協議供貨制度，對計算機和打印機協議采購，實行了“一三一”措施，降低了采購價格，節約了采購資金，從執行效果來看比較好。對公務車協議供貨工作，我們增加了福特、五菱、豐田等品牌。改進了空調政府采購年度協議供貨，我們增加了奧克斯、松下、TCL等品牌，同時改進了采購實施辦法；在服務類政府采購工作上有了新的突破，樂清灣港區軟土地基處理原位監測工程采購在時間緊的情況下，采用競爭性談判采購，在較短的時間內完成了采購工作，取得了良好的效果。市行政管理中心的物業管理采購取得成功。

6、鄉鎮招投標方面：會同紀委聯系、指導鄉鎮招投標工作，推進招投標平臺的深入和延伸。目前全市31個鄉鎮已經建立并掛牌的招投標中心有25個，**年鄉鎮招投標中心共交易92件，交易額8055萬元。項目主要涉及水利、土地治理、房建施工、橋梁、租賃、園林綠化等等，觸角延伸到農村的方方面面，促進了增收節支，維護了公平、公正的市場秩序，提高了群眾的滿意度。同時鄉鎮招投標平臺建設，從源頭上預防和治理了腐敗。

四、監管手段不斷完善。按照《中華人民共和國招標投標法》、《浙江省招標投標條例》及溫州、樂清有關招投標活動的有關規定，對招投標各個環節嚴格把關，特別是在資格審定、標書制作、開標、評標、詢標等階段重點監管。對每一次評標活動，從開標到評標結束實行全程跟蹤監督，嚴把評標室門衛關，嚴禁無關人員進入評標室，評標時嚴禁任何人員擅自外出，對進入評標室的人數進行嚴格控制，使評標過程更加嚴肅、規范，防止評委的傾向性意見。

五、招投標門戶網站訪問量不斷上升。招投標門戶網站具有宣傳窗口、交流平臺、數據倉庫、得力助手的作用，我們做到使網站內容豐富，內外皆通，網頁特色、美觀、實用，并做好網站的宣傳工作，網站的訪問量不斷上升，今年下半年網站的訪問量是去年同期的五倍。同時完善內部辦公自動化系統，提高單位的工作效率。進一步拓寬信息管道，在溫州招標投標網，浙江省招標投標網及兄弟縣市招投標網信息，并建立了短消息平臺。對招投標相關信息進行收集、整理、完善，建立了法律法規、招標項目、采購人、供貨商、開發商、建設企業、不良行為及黑名單等電子檔案庫。

六、“作風建設年”、“文明機關”、“四好科室”的創建活動不斷深入。

我辦（中心）按照“大局著眼、小處入手、抓住重點、整合載體、講求實效”的總要求，深入開展“作風建設年”、“文明機關”、“四好科室”創建活動，通過“一促”、“兩爭”、“三創”，即促進高效廉潔的政府招投標統一平臺建設，爭當全市文明機關、爭當全市優秀服務窗口，創優招投標市場環境、創新監管工作機制、創建窗口服務品牌，進一步加強機關作風建設，較好地完成了“作風建設年”的各項任務，達到了預期目的，取得了明顯成效。

七、順利通過檔案溫州市一級達標驗收。我辦（中心）高度重視檔案建設，將檔案達標工作納入年度計劃。在市檔案局的指導下，年初就成立了檔案工作領導小組和檔案鑒定小組，配備了專兼職檔案員，出臺了《檔案管理辦法》，購置了檔案管理軟、硬件設施，11月底成功通過了檔案管理溫州市一級達標驗收。

采購檔案管理辦法范文第4篇

關鍵詞：醫療設備 合同檔案 管理

中圖分類號：C939 文獻標識碼：A

醫療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對醫院的生存和發展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經濟的發展，合同檔案在醫院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經成為醫院檔案工作中的一項重要內容。

隨著許多高新技術醫療設備的引進，醫療服務質量和診斷水平的提高。醫院采購管理工作成為不可或缺的重要環節，科學、規范、標準的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經濟活動，真實地記錄了醫療設備購置的歷史，在整個醫院的檔案管理中具有重要意義。

一、醫療設備合同檔案管理的重要性

（一）現實憑證作用

分析研究《合同法》我們可以發現，合同檔案最突出也是重要的特點是要依據憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律后果[1]。醫療設備合同檔案是處理醫療設備糾紛的依據。醫療設備管理中，難免發生這樣、那樣的問題，如：技術資料的丟失、購買后質量不好或缺件、不按操作規程使用損壞設備或配件、經濟效益發揮不好等。這些問題要明確責任進行處理，就必須依據醫療設備檔案中的材料，按制度進行分析和落實責任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發生。因此，在醫療設備采購中，合同檔案不僅是對合同訂立雙方的憑據，也是醫院內部協調的憑據。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔相應的職責，在合同訂立和后期實施過程中，存在的各種矛盾和責任追究，就需要通過合同檔案來細化和評判。

（二）轉化參考作用

合同檔案可以為醫院再次購置同品牌同型號醫療設備及領導決策提供歷史依據，將合同檔案轉化為重要的經濟信息，從而降低設備購置和維護的成本，爭取在采購談判中的有利地位。在采購招標過程中，經常能遇到供應商報價高的問題，而這時合同就成為我們的有利參考。醫院采購的歷史合同、兄弟醫院的購買價格和配置，都是我們談判的有力依據，使醫院在采購過程中節約大量的資金，保證以最優的價格購置需要的設備。

（三）潛在預備作用

當醫療設備突然出現故障時，為工程師判斷出現故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時間和費用。在醫療設備招標采購時，我們會依據設備的情況，在合同中訂立相關的補充條款，例如重要零配件的價格、相關的服務、后期維保的費用等，這些對于我們今后在設備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機器的正常運行和病人的正常診療。

二、合同檔案管理中存在的風險

（一）合同的規范化

合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規范，是否能夠在現實的經濟活動或買賣過程中起到憑證作用。現在的醫療設備購置合同，很多都存在不規范、不嚴謹，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現它重要的憑證作用。醫院作為醫療設備采購活動中的強勢主體，在合同訂立時具有一定的主導作用，這往往會使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫院在訂立醫療設備采購合同時可能會存在的問題。

（二）檔案資料收集的完整性

對于醫院醫療設備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫療設備采購的合同檔案管理包括：醫療設備的申請、審批，采購的調研論證，設備招標參數及與招標有關的一切資料，采購合同，驗收單，技術資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫院大型醫療設備采購項目的合同檔案在收集方面比較重視，對于常規醫療設備合同和零星采購設備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫院根本沒有將醫療設備采購合同列入當前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫院檔案室實際的管理范圍外，也導致了醫療設備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個問題是在審核、審批、簽署的過程中，因為類別和性質的不同，各種檔案在辦理的時候經過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。

（三）缺乏專職檔案管理人員

基于醫療設備合同檔案的復雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對于醫療設備合同檔案的保管和維護有一定的風險，長此以往可能會導致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。

（四）檔案管理信息化程度低

目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質文件的保存要求較高，需要有專門的保存場所。有些通過對紙質文件的掃描，將文檔進行保存，方便查詢。但隨著醫院信息化的發展，紙質文件的保存已經跟不上現代化醫院發展的腳步，醫療設備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫院后期發展的需要。

三、關于醫療設備合同檔案管理的幾點建議

（一）納入正常檔案管理范疇，規范醫療設備合同檔案管理

將醫療設備的合同檔案管理納入醫院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫療設備合同檔案的特殊性，使它在整個醫院的運行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴格管理好醫療設備合同檔案是醫院發展的重要環節。

除此之外，制定完善的醫療設備合同管理制度，明確合同管理辦法和實施細則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規范管理的重要保證。醫院只有制定醫療設備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫療設備合同的合理、合法及實現合同集中管理，才能實現合同檔案齊全收集及規范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發生。

（二）合同檔案資料的收集要全面、準確、及時

通過對合同檔案形式與內容的規范性的分析， 我們可以知道， 人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關的法律法規， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關的檔案材料， 能夠準確、有力地反映當事人的合法權益[3]。醫療設備合同檔案需要了解醫療設備的相關政策法規，收集相關的資質證明材料，以保證購買醫療設備的合法性、合理性。基本醫療設備資料有醫療器械注冊證、供應商及生產商的資質、授權，特殊醫療設備還需提供計量證明、壓力證明等相關資質，這是醫療設備合同資料的特別之處。及時性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時效性的，因此合同資料的收集也需要及時，及時收集資料，及時整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據和參考。此外，檔案管理員應當加強與相關職能處室之間的溝通交流，充分發揮主觀能動性，了解不同職能處室合同檔案資料的產生情況，避免遺漏；要用發展的眼光來看待醫療設備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。

（三）運用信息化手段管理醫療設備合同檔案

運用信息技術科學地管理醫療設備合同檔案，實現醫療設備合同檔案數據采集自動化、檔案管理規范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質合同檔案收集不完整、歸檔不及時的難點問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運行的合同管理系統，是針對合同的信息化管理系統，包括合同內容、簽訂時間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統的紙質資料，更便于查詢、統計，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫療設備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進行檔案管理。

合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是

醫院管理中的一項重要內容，是維護醫院合法權益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫院的經營決策提供依據，有利于促進醫院的發展。隨著經濟生產和人們生活對醫療需求的增加，醫院合同檔案管理工作的內容不斷增多，管理工作變得越來越復雜，大大提高了醫院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學的管理措施，實現高效、完整、科學化、信息化的合同檔案管理，才能充分發揮合同檔案的重要作用，為醫院的良好發展奠定基礎。當前，新的時代給檔案事業的發展提供了新的機遇。總之，機遇與挑戰并存，基層的檔案事業發展還有很大的進步空間。我們在做好日常歸檔工作的同時，還應當積極思考，從提升檔案服務效率的角度出發，不斷地用實際行動去檢驗、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。

參考文獻：

[1] 田振英.論合同檔案管理[J].機電兵船檔案，2015（5）：49- 51.

[2] 吳鵬舉.醫院合同檔案的建立與管理探析[J].管理觀察，2014（31）：55- 56.

采購檔案管理辦法范文第5篇

關鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研

【分類號】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；

2合同檔案管理現狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發單、律師意見書、財務意見、各相關業務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。

2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業公司的物業租賃、廣告發包承包、合同、房地產開發、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業檔案管理規范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發文及聯系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發現損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。

在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發放管理等進行規范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現合同電子文件的移交歸檔做好準備。

4.4加快合同檔案信息化建設

公司目前已開發運用合同管理系統用以對合同執行情況進行跟蹤。但是合同管理系統與檔案管理系統還不能對接。檔案管理系統的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發。

通過對合同信息進行著錄，根據各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發放到相應部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統平臺合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領導層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。