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公文種類范文第1篇

一、選用文種問題

公文文種是公文的名稱，需要根據發文機關的權限、發文機關和收文機關的關系以及發文的具體目的和要求來確定，有13個公文種類。在擬制公文時，企業部分工作人員經常弄不清楚什么是行政公文文種，什么是上行文、平行文和下行文，以至造成文種選擇錯誤。主要體現在以下幾個方面：

（一）文種選擇不恰當。平時公文寫作中比較容易出錯的文種，比如“請示”與“報告”，都同屬于上行文。請示是適用于向上級機關請求指示和批準時所用的公文種類。在擬制請示的時候，還有一種經常犯的錯誤，擬稿人明知道要發送文件的單位是并不具有行政隸屬關系的上級機關，但還是用了請示，認為用函是不禮貌的，但是這樣就違背了公文的嚴肅性，在平時工作中也應該引起注意。報告是適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關詢問的公文文種。報告，它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這也是它與請示的重要區別之一。上級看到報告后可能根據實際情況批示或是不批示，但如果批復的話，只能用“批示”。另一類容易用錯的公文種類是規章性文種。因在行政公文文種中沒有規定、辦法、細則、方案等文種，所以在這類規章性文件時，都要采用通知的形式制發。

（二）自創公文種類。很多人在擬寫公文的時候沒有重視對公文種類的學習，憑自己的感覺，像建議、申請、總結等都作為了公文的文種，無視公文的規范性與嚴肅性。

另一類容易出錯的是“報告”與“總結”。“總結”不是行政公文文種，但在實際工作中，部分擬稿人將工作總結作為公文文種行文。其實，工作總結就是向上級機關匯報工作，可直接使用“報告”文種，主送上級機關，抄送有關部門。

（三）文種混雜。在日常行文過程中，偶爾會出現文種混雜使用的現象。例如：《××××公司關于報廢車輛的請示報告》就屬于請示報告混雜，出現了兩個文種，這是極不規范的。

二、公文格式問題

作為一種具有法定效力和規范體式的文書，公文從一出現就對格式有著嚴格的要求。常見的主要問題有：

（一）標題沒有準確、簡要地概括公文的主要內容。標題一般由：“發文機關+事由+文種”構成。如：《×××公司關于×××的通知》。有的標題只寫“報告”“通知”兩字，這樣是不規范的，使閱讀公文與收文登記人員不能一目了然的了解公文主要內容，會給工作帶來不便。還有在轉發、印發通知時，轉發、印發標題應該在“事由”中，根據實際情況，明示“轉發”或“印發”等顯示其性質的字樣，且只許保留一個“關于”與“通知”以保證標題的簡明，例如：《×××公司關于轉發×××部門關于進一步加強交通安全管理的通知的通知》，就應處理為《×××公司轉發××××部門關于進一步加強交通安全管理的通知》。如果是省級轉發國家級的文件，再次由市級轉發，標題可作這樣處理：《×××公司轉發國家××單位關于××××的通知》，可省略中間省級單位。

（二）發文字號編寫錯誤。發文字號由發文機關代字、年份、發文序號組成。聯合行文只標注主辦機關發文字號。用3號仿宋體字，年份、序號用阿拉伯數標識，年份標全稱，用六角括號“〔〕”。如〔2012〕，經常錯誤的用成【】或[ ]。序號不編虛位，如：“保煙司〔2012〕5號”，不加“第”字，也不寫成05號。

（三）文件主送單位錯誤。上報公文的主送機關使用全稱，且只能寫一個主送機關，需要同時報送其他機關的，應當用抄送的形式。不能出現直接報送上級機關處室或領導。

（四）公文中數字運用錯誤。公文結構層次序數：第1層為“一、”，第2層為“（一）”，第3層為“1.”，鍵入標點“.”時要注意切換全角。第4層為“（1）”，不能寫成“（1）、”“（2）、”。第一層標題一般用黑體三號字，第二層標題一般用楷體三號字，其余用仿宋GB2312體三號字。

公文中的數字，公文部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、具有修辭色彩的語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其余應當使用阿拉伯數字。成文日期中的數字也同樣使用阿拉伯數字，將年、月、日標全，年份應該標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），這也是2012版國家標準在99版國家標準基礎上的一個改變。

（五）引用文件名不規范。公文內容中引用其他文件名或文件號時應注意，文件名在前，文件號在后。如：“根據《×××公司關于下達×××項目計劃的通知》（保煙司〔2012〕××號）要求”，這就比較規范。但在日常行文中經常會出現文號在前，標題在后的現象，或者文號沒有放在括號（）里，再者就是年份的六角括號“〔〕”，錯用成【】或[ ]。

（六）用印不規范。在制發的公文落款處加蓋發文單位的印章。除會議紀要，內部明傳電報外，其他公文一律要加蓋印章。用印時要注意名稱的統一，要保證印章的端正、清晰。

用印時應注意，單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

印章不能單獨在一個頁面，當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得采取標識（此頁無正文）的方法解決。

公文種類范文第2篇

一、不該用的地方加用標點符號

包括在公文標題和文中章節標題中使用標點符號，造成標點符號多余。

（一）公文標題。標題是公文的眉目，概括公文的基本內容。按公文處理規定，標題中除法規、規章名稱用書名號，授予榮譽稱號用引號外，一般不用加標點符號，但有些公文標題卻加上逗號、頓號、引號、括號、書名號等。此種病誤除亂用逗號、頓號外，以非法規性公文加書名號居多。如：

例1：關于對2005年“條令條例學習月活動”的安排

例2：××總隊《批轉省〈關于精神文明建設的工作報告〉》

上述例子中，例1加了引號，例2加了兩個書名號，均是多余應去掉。

（二）公文中的章節標題。公文中的章節標題或某些不該用標點符號的段標題加句號或冒號。如：

例3：一、加強第四季度部隊安全管理工作。

例4：一、檢查內容：，二、檢查要求：，三、檢查方式：，四、檢查時間：

例5：（一）、嚴密組織固定目標執勤。

例6：（1）、加強分類指導，提高勤務質量和戰備水平。

例3句的句號和例4句中的四個冒號均應去掉。例5和例6在帶括號的序碼之后不能加頓號，均應去掉。

二、不該停頓的地方加用標點符號

國家語言文字工作委員會、國家新聞出版署的《標點符號用法》的規定，表示句子內部的停頓一般用逗號、頓號、分號。但在實際寫作中，常常在不該停頓的地方用標點符號。主要有：

（一）某些提示語、短語和并列連用語加標點符號。標點符號的使用規則中規定提示語、短語和并列連用語無須停頓，也不用加標點。如：

例7：……顯得重復累贅，可精煉為：“物送到基層”。

例8：五、六十人，七、八百噸

例7句中的冒號屬提示語，無須停頓，冒號應去掉。例8句中是并列連用表示概數的鄰近數字，連用的兩個數字之間不應用頓號隔開，所以句中的頓號是多余的。

（二）某些連詞前或動詞后面加標點符號。連詞起著聯接作用，中間不需停頓；動詞后一般應跟一些賓語才算完整，所以不需加標點符號。但在一些公文語句中，卻違反這些標點符號的使用規則。如：

例9：發現違反部隊條令條例、或者院校教育管理規定的應當……

例10：加強昂揚精神的培養，以及軍人氣質的塑造。

例11：它說明，時間的寶貴，在較短的時間內要提高效率。

例12：官兵們深深感到：這次任務的光榮和艱巨。

例9和例10中的“或者”和“以及”均是連詞，前面不需停頓，因此前面的頓號和逗號應去掉；例11和例12中的“說明”后的逗號和“感到”后的冒號應去掉。

（三）在標點的管轄范圍加符號。句中的標點符號有一定的提示范圍和管轄范圍，如果不注意這點，很容易造成標點符號的多余。如：

例13：公文中的下行文文種：“決定”、“通知”、“通報”、“批復”等，是機關經常使用的文種。

例14：聯合行文要嚴格遵守《辦法》：“只標明主辦機關發文字號”的規定，不允許出現“一文多號”的情況。

例13句中的冒號只能管幾個文種名稱，而不能管到“等，是……文種”；例14句中的冒號只提示《辦法》的有關規定，后面是作者的話，冒號也管不到句尾。兩句中的冒號均應去掉。

三、重復使用標點符號

每種標點符號在句中都表示停頓、語氣以及詞語的性質和作用，不能出現標點符號連用的現象，從而造成重復多余。如：

（一）在省略號前或后加逗號或句號等。省略號前后的標點符號有個正確使用問題。省略號前面若不是完整句子，說明它和省略的文字的意思緊密相連，其他點號應連同文字一起省略，否則是錯誤的。如：

例15：戰士們從廣西、湖南、山東、河南，……8省區來到這里聚集在一起。

上述例句中省略號前的逗號應去掉。

（二）在“等”和“等等”前或后加省略號。比較常見的是“……等”和“……等等”，應刪去省略號；若保留省略號，則應刪去“等”和“等等”。省略號的作用和“等”、“等等”基本相同，不可同時使用。

（三）句內括號前或后加點號。句內括號由于是對句中一部分詞語的注釋或補充說明，因而前括號應緊貼這一詞語，中間用點號隔開是錯誤的。如：

例16：……共計安排警衛力量12人，（一排3人，二排5人，三排4人）……

公文種類范文第3篇

企業行政管理部門是政令，管理辦公室事務、人力資源、財產管理的部門，其在工作中會產生大量有價值的文件，這部分文件就是文書檔案的前身。其中最常見和重要的是行政公文，行政公文是行政部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。它能為企業負責人在計劃或決策時提供參考作用，能為單位或個人在訴訟、解決紛爭時提供憑證的作用，所以，它是有價值的，必須得到很好的保存。企業的行政管理部門必須將辦理完畢的、按照有關規定將確定為檔案的那部分文件向檔案部門移交，檔案部門接收后必須按檔案管理的規定進行管理。

二、檔案管理人員必須具備全面的崗位知識

檔案管理人員要做好文書檔案的收集、分類整理、利用保管等工作必須要對文件的種類、運轉和檔案整理知識有所了解，才能掌握文件的完整性、準確性、有效性，才能真正做好檔案管理工作。通常所講的文件是指公文。公文的文種有黨、政之分，黨的公文文種有14種（決議、指示、公報、條例、規定、決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等），行政公文文種有13種（命令（令）、公告、通告、議案、決定、通知、通報、意見、報告、請示、批復、函、會議紀要等）。公文的寫作都有規范、嚴謹的格式。版頭是發文機關標識，居中套以紅色的大號字體，下方是發文字號，再下方為紅色橫隔線；發文字號，由機關代字+年份+序號組成；標題，由機關名稱、內容、文種三部分組成，小標宋體2號字，引用公文應當先引標題，后引發文字號，一份公文只能用一種文種，不能同時用兩種文種，“請示報告”、“關于…的通報的通知”是兩種文種，都是錯誤的用法；正文，始于主送機關名稱下一行，采用三號仿宋體字，文件的結構層次為：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”，每頁22行，每行28字，行距為固定值26磅；附件，在正文之后，下空一行，左空2個字符；發文日期使用漢字，零寫成〇；公文生效的標志，印章是公文制發單位對公文生效負責的憑證，鄭重蓋在日期上。收文的處理，簽收、審核、批辦、承辦、催辦、歸檔；發文的處理，草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發、歸檔等程序。檔案管理人員掌握上述基本知識后，要檢查接收的文件準確性，必要時可以指導行政工作。

三、行政管理人員必須確保文件的質量

公文種類范文第4篇

應用文具有特定的語言規范、行文格式和寫作要求，即共約性、通約性與依約性。在高職應用文寫作的教學過程中，學生未能掌握應用文的寫作技巧，寫作錯誤較多。以某職業技術學院16級388份錯誤作業為例，四種錯誤最為典型（見表1）。這些問題在高職學生中具有普遍性、系統性和規律性。

1 文種混淆

應用文種類較多，學生在應用文寫作中要根據目的、內容或對象選擇合適的文種謀篇布局并組織行文。在收集的學生語料中，文種混淆的錯誤最為常見。一是類似文種錯用。例1：XX學院關于恢復XX同學學籍的公告。公告一般由高級機關，受文對象非常廣泛，是國內外都關注的大事，用在此處明顯不合適。此處發文單位是學院，受文對象是全院師生，據此文種應該選擇通知。例2：XX學院院長1633號命令。命令具有很強的權威性和約束力，使用規定很嚴，一般機關單位不能用。此處發文單位是學院院長，受文范圍只是限定在XX學院，據此文種應該選擇決定。在此二例中，公告和通知，命令和決定都屬于類似文種，但其發文單位和影響范圍是不同的。學生在行文過程中，沒有根據特點恰當選擇文種，造成文種混淆錯用。這類錯誤具有普遍性，還有“通知”與“通報”、“請示”與“報告”、 “通告”與“公告”等混淆錯用現象也屢見不鮮。二是錯誤搭配。例3：XX學院關于教師課時數量核定工作的請示報告。請示和報告屬于不同文種，二者只能選擇其一，不能隨意搭配使用。類似的錯誤還有“匯報”、“申請”、“指示”等。這類錯誤源于學生對文種概念不清晰，隨意臆造文種名稱，忽略了公文的規范性和嚴肅性。

2 主送對象不當

公文是應用文的一種重要類型，按照行文方向可以分為上行文、下行文、平行文。主送機關是公文的行文對象，是公文的主要受理機關。學生生活閱歷不足，不掌握主送機關與行文者的層級關系，容易出現主送對象不當的錯誤。一是層級不明，例1：學生處向資產管理處主送《關于批準增加辦公用品的批復》。批復是下行文，學生處與資產管理處是平級關系，用在此處顯然是錯誤的。二是黨政不分。例2：向學校黨委主送《關于校辦企業更名問題的請示》，學校黨委一般以抓思想政治工作為主，業務請示不宜主送。三是多頭請示。例3：向李主任、王副主任、保衛處主送《保衛處安全專項費的請示》。首先，主送機關不應為個人，而是單位名稱， 李主任、王副主任也不符合行文要求。其次，請示不能多頭請示，多頭領導的單位要確定一個為主送機關，其它機關可以用抄送的方式解決。這類錯誤較為普遍，主要是由于學生欠缺生活閱歷與經驗，對機關單位的組織結構、層級關系了解不夠造成的。

3 語言不得體

應用文一般使用書面語言，基本要求為準確、嚴謹、規范。其次，要根據不同的對象和場合，體現行文者的立場和態度，掌握好恰當的分寸，為特定的需要服務，即得體。怎樣措辭，用什么語氣，寫什么、不寫什么，都要與特定目的統一。違背了以上兩個原則，容易造成語言表達不得體的錯誤。第一種錯誤為大量使用口語表達，例1：在《關于李XX同學處分的通報》中“李XX打人引起同學的公憤，大家叫著喊著要把他送去派出所。”這樣描述性的語句欠精煉，比較粗俗，不符合應用文語言簡練、莊重、得體的要求。第二種錯誤為錯位表達。例2：以上請示當否，著即批復，切切。“切切”、“著即”的使用違背了禮貌原則，也就是語言的得體性。例2是請示，屬于上行文，語言表達應表現出行文者的謙卑和對上級的尊重。“切切”“著即”這類顯得態度強硬的詞語顯然不符合交際原則，顯得很不得體。

4 專用詞語不當

應用文由于表意和表達的需要，每一個文種都有其專用詞語。這些詞語的詞義精確、用途固定、搭配確定。專用詞語表意精當得體，可以提高應用文的質量與效率。學生由于詞匯量不夠，語言基礎薄弱，對專用詞語語義不清，用意不明，因此造成不會使用或者使用不當的錯誤。例1：請你部門盡早發送電腦配件（貴）；例2：接到縣學院辦公室通知，馬路兩旁不得亂停亂放（奉）。在此二例中，“你”、“接到”都屬于口頭表達，學生不能轉換為精煉的專用詞語，此為第一類錯誤。第二類錯誤則是使用不當。例3：對上述幾名同學的問題如何處置，請盡快裁決為宜（裁處）；例4：同意學生處的工作，請李院長審訂（審定）；在此三例中，“裁決”、“審訂”三個專用詞語的使用錯誤。學生對于語義相近的公文詞匯沒有辨析而產生誤解，不結合具體的語言環境和文種，容易產生使用不當的錯誤。

5 教學策略改革

教師教學方式的機械單一，學生寫作思維的混亂與訓練的不足，這些原因都導致了高職大學生在應用文寫作中屢屢犯錯。據此，應從以下幾個方面進行教學策略的改革。

（1）加強信息化教學。教師除了采用傳統的案例教學法、模擬教學法、項目驅動任務教學法這些常用方法外，更應加強信息化教學方法。“自互聯網吸取教學素材的方法，既能利用網絡提高學生的學習積極性，又能將學生的注意力拉回課堂，減少學生對網絡的依賴性，讓他們加倍重視“應用文寫作”這門課程[1]。”建立以信息技術和手段為依托，以翻轉課堂、MOOCS等新教學模式為導向的信息化教學模式。信息化教學可以突破時空的限制，構建在線網絡課程，實現微課學習、在線自測、在線答疑等，打造永不下課的課堂。可以綜合運用電視欄目視頻、原創漫畫視頻、趣味圖片等資源，形象直觀展示案例，幫助學生理解知識、加深印象。并能充分利用手機等移動終端的功能，使之更好地為教學服務。教師在信息化的環境中，更能鍛煉學生處理事務的能力、邏輯思維能力與應用文寫作能力。

公文種類范文第5篇

. 培訓目的：使受訓人員了解公文的基本特點和一般格式，掌握常用快速的寫作方法及其變化提高日常公文的寫作能力。

．培訓內容：

1、公文的概念

2、日常公文的分類

3、公文擬寫的步驟與方法

4、電子公文

5、公文范例

6、嘗試寫作

．課程長度：6時

．培訓方式：講解法+范文欣賞+模擬練習

．教材內容：

引言

在科學技術突飛猛進，經濟競爭日趨激烈，人類社會快步走向信息時代的今天，公文在為黨政機關、人民團體和企事業單位實施領導、處理公務、溝通信息、聯系事務、傳達企業決策中發揮著越來越重要的作用，公文的寫作也正在從舊模式中解放出來，逐步走向科學化、規范化、制度化。

什么是公文？

所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

在各類企業中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等

公文擬寫的步驟與方法

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。

公文的擬寫通常按以下步驟進行：

一、 明確發文主旨

任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：

1、文件的中心內容是什么？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。

2、根據文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定性質的通知等。

3、明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。

4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見等。

總之，發文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。

二、收集有關資料，進行調查研究,

發文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。

怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。

總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識的飛躍。

三、擬出提綱，安排結構

在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。

提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。

擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。

四、落筆起草、擬寫正文

結構安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：

1、 要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。

在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。

2、 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。

五、反復檢查，認真修改

初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。

1、 關于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

2、 關于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。

3、 關于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。

4、 關于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。

5、 關于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規范的字及標點符號。

修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

請示

請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。

請示的特點 一、針對性。只有本單位權限范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批準。因而"請示"具有很強的針對性。二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"回文。三、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。四、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。

請示的分類

根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：

一、 請求指示性請示。二、 請求批準性請示。三、 請求批轉性請示。

請示的結構、內容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：

一、 首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。

1、 標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關于********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關于*******的請示》

2、 受文領導。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。

二、 正文，其結構一般由開頭、主體、結語構成。

1、 開頭。主要交代請示的理由。

2、 主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。

3、 結語。另起一段，其習慣用語有"當否，請批示"、"妥否、請批復"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核準"或"以上請示如無不妥，請批轉各部門予以執行"。

三、 尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。

請示應注意的問題

一、 一文一事的原則。

二、 材料真實，不要為得到領導批準而虛構情況。

三、 理由充分，請示事項明確。

四、 語氣平實、懇切，以引起上級的重視。

報告

報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。"報告"是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式."報告"是行政公文中的上行文種，撰寫"報告"的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據。"下情上達"是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。

報告的特點：

一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批準，便作為批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬于批轉機關。三、報告在內容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。四、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。

報告的種類

報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。寫法

報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法

一、 匯報性報告

匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：1、 綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。2、 專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。

二、 答復性報告

這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。

三、 呈報性報告

呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。

四、 例行工作報告 例行工作報告是下級向上級因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用支出報告等。

公告

公告是用于對企業內、外宣布重要事項的公文。

公告的寫法

公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。

一、 標題。

公告標題有三種：一種是完全標題，包括發文機關、事由、文種；二是發文機關和文種以上兩項，多用于政府機關；有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。

二、 正文

正文一般由主旨與說明構成。

主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內容。

說明寫出公告依據、公告事項。結尾一般用"特此公告"作為結語。

三、 落款及日期

公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除注明發文單位外，還應標明發文地點。

會議紀要

會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于各機關、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統一認識，會后全面如實的進行傳達組織開展工作的依據。同時"會議紀要"是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。

會議紀要的寫法

會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

一、 首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****公司******會議紀要》

二、 正文。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。

1、 前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。

2、 主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。

三、 尾部。包括署名和成文時間兩項內容。

電子公文

隨著網絡化的發展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統的辦公模式正在發生著革命性的變化，但現在國內缺少實現網上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業的辦公方式還無法真正實現無紙化。

電子公文的寫法

電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。

一、 收件單位/人

二、 抄送單位/人

三、 主題。相當與公文的標題，如《關于***請示》、《關于****報告》。

四、 事項。公文的主要內容，包括發文目的，事項等（與日常公文協作方法一致），若提供相關文件或報告等，可以附件方式發送（注明）。