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合同信息化管理范文第1篇

關鍵詞：建筑施工企業(yè)、合同管理、信息化、必要性、要點分析、優(yōu)勢

中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-00-01

進入21世紀以來，中國逐步邁進了全面信息化管理的時代，信息化技術應用廣泛，信息化管理已經(jīng)成為一個現(xiàn)代化企業(yè)管理的重要工具。為了適應現(xiàn)代化管理的需要，增強建筑施工企業(yè)的競爭實力，國有大中型企業(yè)逐步由粗放型管理向精細化管理方向轉(zhuǎn)變，在這個過程中，對企業(yè)的信息化建設提出了更高的要求。

一、合同管理信息化的必要性

1.合同管理是建筑施工企業(yè)管理的核心，承發(fā)包雙方通過施工建造過程來完成合同中約定的工作內(nèi)容、質(zhì)量目標、工期目標、安全文明施工目標和合同金額，并通過合同條件來約束和保障雙方的權利、義務，所以實現(xiàn)有效、可控的合同管理是每個建筑施工企業(yè)都要思考和解決的重點和難點，采用何種方法來解決也就至關重要。

2.合同管理具備周期長、標準高、邏輯嚴密、內(nèi)容廣泛的特點。而將合同管理過程劃分階段、劃分時段，應用網(wǎng)絡信息化技術對其不同階段、時段的信息進行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業(yè)對合同管理全過程的掌控。

3.合同的網(wǎng)上管理，極大地縮短了信息的傳遞時間，提高了信息傳遞的效率。節(jié)約了合同的管理成本，也節(jié)約了企業(yè)上下級單位業(yè)務人員異地往來簽字、蓋章的時間和精力，節(jié)省了人工成本，也減少了辦公設備的消耗和紙張的浪費。

4.以往合同管理人員要花費很多時間制作、收集和整理合同，而合同在網(wǎng)上傳遞、評審后，管理人員騰出了大塊時間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業(yè)工作中，進一步提高了管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。

5.實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的網(wǎng)上采集，便于數(shù)據(jù)收集、整理和不同數(shù)據(jù)間的對比、分析，更容易發(fā)現(xiàn)風險，總結經(jīng)驗。同時，也方便了其他業(yè)務部門查詢和使用數(shù)據(jù)，減小因數(shù)據(jù)傳遞時間長、傳遞環(huán)節(jié)多而易產(chǎn)生錯誤的概率。

6.合同在網(wǎng)上評審，加強了各業(yè)務部門之間的聯(lián)系，改變了以往只是造價人員關注合同條件的局面，加強了資金、技術、質(zhì)量、工程、材料、安全等部門對合同條件的關注，有利于合同管理的全面性、完整性。評審過程在網(wǎng)上公開，增強了合同評審的透明度，加強了過程監(jiān)管，有利于反腐倡廉、樹立良好的管理氛圍。

二、合同管理信息化的要點分析

合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標、管理制度、標準和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統(tǒng)，組織管理人員培訓，系統(tǒng)試運行，跟蹤、完善系統(tǒng)，正式運行系統(tǒng)、系統(tǒng)信息維護九個步驟。為了合同管理信息化的成功實現(xiàn)，要特別關注以下四個方面。

1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化合同管理階段；其次是制定合同管理環(huán)節(jié)標準和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網(wǎng)上評審，合同執(zhí)行過程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。

2.建立統(tǒng)一的合同管理標準。標準規(guī)范化是合同信息化建設的重要基礎之一。要求合同執(zhí)行的各級單位應充分利用統(tǒng)一的合同管理辦法，實現(xiàn)合同的集中管理。特別要注意標準錄入合同基本信息、規(guī)范上傳合同文件、避免合同評審的形式化、及時留存合同執(zhí)行過程中的記錄等。如果沒有規(guī)范的標準，合同信息資源平臺就無法建立；如果各級單位合同管理部門不按統(tǒng)一的標準去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業(yè)的合同信息化系統(tǒng)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)了。

3.通過良好的技術保障，建立穩(wěn)定、易操作的管理系統(tǒng)來實現(xiàn)軟件功能。技術人員會根據(jù)管理目標、管理辦法和標準進行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關系，確定前置事務、后置事務，明確需要輸入的信息和應該輸出的信息；對比較復雜的環(huán)節(jié)再分解，優(yōu)化處理。因為流程圖具備邏輯性強、條理清晰的特點，所以采用流程圖實現(xiàn)系統(tǒng)功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務流程和環(huán)節(jié)流程。總流程是將合同全壽命周期劃分為幾個階段，明確不同階段間的相互聯(lián)系和制約關系；事務流程反映不同合同管理階段中各項事務間的邏輯關系;環(huán)節(jié)流程則明確了某一項事務中環(huán)節(jié)活動間的流轉(zhuǎn)過程和先后時間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個活動中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。

4.建立優(yōu)秀的合同管理隊伍。優(yōu)秀人才的作用在企業(yè)中越來越重要了，同樣合同管理信息化的實施的關鍵也離不開優(yōu)秀管理人員隊伍的建設。首先要提高合同管理人員的信息化意識。由于信息化文件的錄入、上傳、評審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標準，還要掌握計算機的操作和合同信息化管理系統(tǒng)的使用，以確保合同管理各階段記錄、數(shù)據(jù)的準確性。合同管理人員要端正工作態(tài)度，立足本職崗位，強化自我學習意識，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業(yè)要積極創(chuàng)造學習氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓，分階段、有側(cè)重地提高合同管理人員的工作技能。

三、合同管理信息化的優(yōu)勢所在

合同管理信息化的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在四個方面：

1.實現(xiàn)了合同信息的網(wǎng)上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個信息網(wǎng)路內(nèi)循環(huán)、多次使用，實現(xiàn)了信息的共享。同時保證企業(yè)中的市場營銷、人事、行政、財務、造價、技術質(zhì)量、工程安全部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，各級管理人員在相同數(shù)據(jù)的基礎上分析、決策，避免因信息不對稱而造成的損失。

2.實現(xiàn)了合同網(wǎng)上評審。參與合同評審的上下級單位的業(yè)務部門結合自己對合同條款的理解提出修改意見和建議，并根據(jù)自身的審批權限獨立評審，評審過程并沒有受到外界的干擾。評審過程透明，評審結果受到監(jiān)督，保證了評審工作的公平、公正。評審采用分級授權，下級單位評審后再由上級單位評審，評審時間長短有嚴格的限制，從制度和流程上提高了評審工作的積極性，有效節(jié)約了評審時間，提高了工作效率。

3.由于合同管理的周期長，合同履行的過程中，在合同外部自然和社會條件的影響下，合同實施的條件不斷變化，合同內(nèi)控條件也要隨之調(diào)整，以保證合同目標的實現(xiàn)。通過合同信息的網(wǎng)上跟蹤，針對付款、變更索賠、現(xiàn)場簽證真實過程的記錄、描述和分析，實現(xiàn)合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門對合同管理過程的了解，便于集中各個部門的意見，確保合同管理在項目部及上級單位的控制下良性發(fā)展。

4.項目合同管理過程中，任何一個技術、質(zhì)量、安全或進度的風險都可能會導致施工成本費用的增加。合同管理要求合同的風險始終在可控的范圍之內(nèi)，成本的支出也在受控狀態(tài)。為了減少施工過程中風險的發(fā)生，首先應制定風險管理預案，識別不同施工過程可能產(chǎn)生的風險源，對風險產(chǎn)生的原因和狀態(tài)定義，提出處理風險的提示，并落實到人；通過合同風險的信息化管理，便于各級單位、不同部門預先掌握本業(yè)務的風險控制點，制定出風險管理預案。若出現(xiàn)了突發(fā)事件，也便于各級單位掌握真實情況、分析產(chǎn)生原因、結合預案，快速、及時地處理，避免事態(tài)的擴大。

四、結束語

為了實現(xiàn)企業(yè)合同管理的信息化不僅要擁有先進的信息化技術，也要具備與之配套的內(nèi)控管理制度。合同管理的信息化實現(xiàn)了企業(yè)合同管理水平的提升，使得企業(yè)向精細化管理大步邁進，企業(yè)良性發(fā)展的同時也減少了資源消耗，為節(jié)約型社會貢獻了一份力量。

參考文獻：

[1]姜洪艷.基于管理流程的工程項目合同管理信息化設計[J].城市建設理論研究,2011(12).

合同信息化管理范文第2篇

關鍵詞：企業(yè) 合同管理 信息化

中圖分類號：F270

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）08-260-02

一、西山煤電設備租賃公司合同管理信息化概況

西山煤電設備租賃公司是西山煤電集團公司煤炭生產(chǎn)所需租賃設備的業(yè)務職能管理部門，受集團委托負責授權范圍內(nèi)的合同管理，主要負責以下三部分業(yè)務工作：一是負責集團9個生產(chǎn)礦綜采、綜掘、巖巷作業(yè)設備、移動瓦斯抽放設備的租賃業(yè)務;負責設備的固定資產(chǎn)管理、技術選型、更新設備計劃申報、與制造廠簽訂技術協(xié)議、生產(chǎn)現(xiàn)場的技術管理和綜采工作面的設備銜接;參加租賃設備的招標和設備的出廠驗收。二是負責租賃設備的修理，其中大修部分由集團統(tǒng)一計劃管理，中小修部分由設備租賃公司按核定檢修費指標控制安排使用。三是負責集團9個礦和8個選煤廠機電配件的采購供應;負責各礦、選煤廠配件單耗指標和配件儲備資金指標的測算和考核，以及集團的配件信息化管理工作。

2007年以前，西山煤電設備租賃公司的合同管理一直采取手工和紙質(zhì)相結合的非信息化方式，由于標的物種類繁多、業(yè)務量十分龐大，傳統(tǒng)的手工、紙質(zhì)合同管理方式不但工作量大，而且無法做到統(tǒng)籌兼顧，難免發(fā)生誤差、影響決策。為切實提高合同管理的水平和效率，從2007年開始，西山煤電設備租賃公司依托西山煤電集團的配件信息化管理系統(tǒng)，逐步建立了自己的合同管理信息化系統(tǒng)，2012年對系統(tǒng)進行了技術升級。系統(tǒng)運行模式是，根據(jù)集團9個礦和8個選煤廠的配件需求計劃，生成對應的采購合同，內(nèi)容包括配件的型號規(guī)格、招標價、入庫價、供應商等，系統(tǒng)自動記錄合同的履行狀態(tài)，通過合同臺賬監(jiān)測合同的簽訂、執(zhí)行情況;系統(tǒng)憑借計劃管理、供應商管理、合同臺賬、驗收管理、合同臺賬、統(tǒng)計分析、隊組消耗控制、代儲管理等模塊和功能，基本實現(xiàn)了合同管理信息化。合同編號、軟件開發(fā)、網(wǎng)絡平臺是該合同管理信息系統(tǒng)的三個主要支撐：

1.合同編號。合同編號是合同管理信息化系統(tǒng)的重要基礎，直接關系到系統(tǒng)運行的效率，所以采用分級分類的編號形式。《設備租賃公司合同管理辦法》第九章規(guī)定，所有正式合同必須進行編號，編號規(guī)定如下：a、工業(yè)產(chǎn)品買賣合同編號為ZL+01+XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號。其中，ZL代表設備租賃公司，01代表工業(yè)產(chǎn)品買賣合同，XJ代表西山集團，XG代表西山股份，年份為簽訂合同年份的后兩位阿拉伯數(shù)字，合同類別包括采掘、三機、支架、電器、選煤、泵站等，合同順序號是合同簽訂的順序編號。b、設備修理合同編號為ZL+04―XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號，合同類別包括大修、中修、不保修、更新等。

2.軟件開發(fā)。合同管理信息化系統(tǒng)軟件以“先進、開放、實用”為指導思想，按照分層設計的思路，采用C++語言開發(fā)，通過通俗易懂的人機互動界面，具有良好的擴展性和交互性，使合同與業(yè)務部門的應用實現(xiàn)了數(shù)據(jù)級的共享交換，合同與業(yè)務部門的工作流程實現(xiàn)了應用級的互聯(lián)互通。

3.網(wǎng)絡平臺。合同管理信息化系統(tǒng)緊緊依托西山煤電集團的配件信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了設備租賃公司與各礦、廠機電科網(wǎng)絡互聯(lián)互通。網(wǎng)絡平臺的布局方式為三層布局：各礦、廠機電科為接入層;各礦、廠信息中心為匯聚層;西山煤電信息中心為核心層。

二、西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效

隨著信息化在合同管理中的深入，其優(yōu)越性逐漸被各礦、廠認可。以信息化為手段的規(guī)范化標準化合同管理從合同起草開始，跨越合同評審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結算，并以合同檔案的形式歸檔到系統(tǒng)，形成了一套閉合完整的合同管控資料，改變了傳統(tǒng)合同管理的復雜性和隨意性。

1.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路徑上實現(xiàn)了由過去“偏離糾偏再偏離再糾偏”的被動式控制向“調(diào)查分析決策落實跟蹤總結”的主動式控制的轉(zhuǎn)變;在管理方式上實現(xiàn)了由過去的手工經(jīng)驗式粗放型合同管理模式向以PDCA循環(huán)模式為主的精細化合同管理模式的轉(zhuǎn)變;合同管理的工作量和誤差明顯減少，質(zhì)量和效率明顯提高，促進了企業(yè)管理理念革新。

2.信息化確保合同數(shù)據(jù)真實有效。通過信息化管理，合同數(shù)據(jù)能夠利用網(wǎng)絡及時反饋，在加強合同動態(tài)管理的同時，拓寬了收集合同數(shù)據(jù)信息的渠道，確保了合同數(shù)據(jù)的真實性、有效性，為招標談判及標后預算提供了詳細數(shù)據(jù)，為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺。

3.降低管理成本，提高經(jīng)濟效益。合同管理信息化提高了公司對包括各種配件在內(nèi)的噸煤成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能，降低了庫存占用資金，優(yōu)化了庫存結構，加強了對供應商的約束和平衡，促進了公司降本增效。

三、對西山煤電設備租賃公司進一步提高合同管理信息化水平的建議

如何從操作性、事務性的傳統(tǒng)工作層面走向管理性、戰(zhàn)略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長遠問題。西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效明顯，在系統(tǒng)日常運行和維護過程中，租賃公司以及各礦、廠機電科工作人員也發(fā)現(xiàn)了某些方面存在的問題和不足，主要概括為以下方面：一是管理規(guī)范化程度有待提高，表現(xiàn)為部分合同沒有嚴格執(zhí)行招標采購價格，有的礦、廠業(yè)務科存在先使用配件、后簽訂合同的情況;二是信息化程度有待提高，表現(xiàn)為信息查詢、檢索功能尚不夠完善;三是工作效率有待提高，表現(xiàn)為系統(tǒng)登錄、人員操作速度較慢等。

以上問題的存在，既有少數(shù)工作人員認識不到位、責任心不強等主觀方面的原因，也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀方面的原因。筆者結合工作實際，對如何進一步提高合同管理信息化水平提出以下建議：

1.嚴格界定合同審批程序和權限，明確崗位職責，提高管理規(guī)范化水平。

（1）審批程序：合同由設備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業(yè)務科共同辦理，嚴格按照公司合同審批表的流程執(zhí)行。設備出租合同由管理科審核，設備科復核，公司副經(jīng)理審批：設備退租合同由管理科審核，公司副經(jīng)理復核，公司經(jīng)理審批決定承修單位：產(chǎn)品買賣合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經(jīng)理復核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行;設備修理合同由設備科科長、技術科科長審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經(jīng)理復核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行。

（2）審批權限：各業(yè)務科科長是本部門合同管理的第一責任人，對所填寫的合同內(nèi)容條款負責，對審查發(fā)現(xiàn)不符合要求的合同，有權責令重新填寫;管理科除對合同內(nèi)容進行審核外，主要負責對簽訂合同對方的企業(yè)名稱、資質(zhì)材料、經(jīng)營資格和合同內(nèi)容中的價格、數(shù)量、履行期限、地點和方式進行把關;公司法律顧問主要負責對合同文本條款內(nèi)容的規(guī)范性、合法性進行復審;公司副經(jīng)理除對合同內(nèi)容進行整體復核外，主要負責對合同的價格、質(zhì)量和產(chǎn)品技術要求進行把關;公司經(jīng)理負責對全部合同實行監(jiān)控并簽發(fā)執(zhí)行。

（3）協(xié)調(diào)機制：各業(yè)務科室負責人，對本單位業(yè)務員簽訂的合同內(nèi)容，認為不合格不合法，有權退回合同，業(yè)務員重新簽訂;對按照規(guī)定屬于復審部分的合同內(nèi)容，認為不合格不合法的，有權組織有關部門進行合同審查，提出意見后，由經(jīng)理簽發(fā);合同業(yè)務員在簽訂合同過程中，對所采購配件的價格或設備修理預算要嚴格審查，采購同單位、同品種、同規(guī)格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理同一型號設備且鑒定結果相近、修理預算高于上期的，要在簽訂合同時附調(diào)價說明書，調(diào)價說明書需由業(yè)務科科長、副經(jīng)理、經(jīng)理審批后生效。

（4）約束機制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環(huán)節(jié)，必須按照法律和專業(yè)標準的要求，對合同全部內(nèi)容進行嚴格審查，發(fā)現(xiàn)問題立即匯報領導，嚴禁不合格或無效合同的簽訂：合同的履行，必須由管理科合同管理員核對合同和發(fā)票，核對無誤后在發(fā)票上標注合同編號，加蓋審核章，財務科方可結算，未經(jīng)管理科審核及蓋章的原始發(fā)票，財務科不得辦理結算手續(xù)。同時，配件產(chǎn)品買賣合同、設備修理合同要求年履約率為95%以上，對于超過合同有效期的合同，終止履行。

2.完善擴展系統(tǒng)模塊，提高信息查詢、檢索功能。

（1）合同進度管理模塊：分為合同實施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實施控制子模塊主要對合同履行進度等方面的信息進行準確分析和實施動態(tài)管理，將配件需求計劃與合同履行情況對比，找出兩者之間存在的差異，從而及時調(diào)整工作計劃;合同變更管理子模塊可根據(jù)原合同與變更后合同的對照表，自動生成變更清單，生成變更詳情表，計算變更凈值和變更費用，并及時反映變更后的總費用變化情況;合同索賠管理子模塊包括索賠文件管理、索賠鑒別管理、索賠計算管理、索賠證據(jù)管理等，為管理人員提供有關查詢、收集有關索賠的各類數(shù)據(jù)的服務等。

（2）合同文件管理模塊：進行合同數(shù)據(jù)的輸入、修改、合同文件的檢索、查詢等，其包含的數(shù)據(jù)有：招標文件，投標書，中標通知書，配件清單，標準規(guī)范和其他有關資料、技術要求等。

（3）合同條款檢索模塊：可對各類合同條款進行檢索，以便監(jiān)督合同的履行，分為有條件檢索和無條件檢索，有條件檢索按使用者所選擇的條件進行檢索查詢，無條件檢索按合同條款的自然順序進行檢索;選擇條件可分為：合同編號檢索、主題詞檢索、條款檢索。

（4）合同查詢系統(tǒng)模塊：分為合同法律法規(guī)檢索子模塊、常用合同范本查詢子模塊、其它子模塊。合同法律法規(guī)檢索子模塊主要功能是對有關合同管理方面的合同法律法規(guī)及時更新查閱;常用合同范本查詢子模塊主要功能是檢索查詢和調(diào)用各種合同格式范本，使合同的生成更加方便、準確、快捷;其它子模塊是為了方便系統(tǒng)用戶，讓用戶自己增加功能而留的待開發(fā)模塊。

3.加強合同管理信息化培訓，提高人員素質(zhì)和工作效率。合同管理信息系統(tǒng)用戶一般可分為系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)應用管理員、申報人員、審查審批人員等，不同人員的操作界面有繁有簡，所需的專業(yè)知識和技能差別很大。系統(tǒng)維護人員和系統(tǒng)應用管理員數(shù)量少，需要具有一定的計算機操作和簡單的編程知識，一般由IT專業(yè)人員組成;因為合同的大部分內(nèi)容由申報人員在申報合同時填寫，合同信息輸入完畢后才進入審查審批流程，所以申報人員的操作比較復雜;而審查審批人員按各自負責審查的內(nèi)容查看相關選項和合同條款后，選擇通過與否，其操作相對來說比較簡單。因此要加強合同管理信息化培訓，必須針對不同對象編寫培訓教材，采取集中學習與個人自學相結合的方式，讓員工在短時間內(nèi)了解與本崗位工作有關的系統(tǒng)功能和操作方法，達到事半功倍的效果。

參考文獻：

[1] 葉麗娜（導師：王要武）.集成化建設供應鏈管理框架體系研究.哈爾濱工業(yè)大學碩士論文，2006.6

[2] 胡季英，張德群，關柯，建設工程合同管理的信息化，建筑管理現(xiàn)代化，2002（3）

[3] 李桂花.企業(yè)合同管理信息化建設.中小企業(yè)管理與科技，2007（8）

合同信息化管理范文第3篇

關鍵詞：中小企業(yè)信息化，綜合管理系統(tǒng)

 

一、緒論

綜合管理信息化是將企業(yè)的生產(chǎn)過程、物料管理、市場營銷、財務管理等業(yè)務過程集成在統(tǒng)一的數(shù)字化系統(tǒng)中，通過系統(tǒng)加工、整合生成新的信息資源，提供給各層次的人們了解各類業(yè)務中的信息，以便做出有利于生產(chǎn)要素組合優(yōu)化的決策，使企業(yè)資源合理配置，從而使企業(yè)能適應瞬息萬變的市場經(jīng)濟競爭環(huán)境，求得最大的經(jīng)濟效益。

二、中小企業(yè)綜合管理信息化的意義

改革開放以來，我國的中小企業(yè)得到了迅速發(fā)展。據(jù)統(tǒng)計，到2007年底，我國中小企業(yè)數(shù)量超過4200萬家。這些中小企業(yè)的信息化存在著一定的普遍特征：員工信息化的知識基礎薄弱、企業(yè)管理和生產(chǎn)環(huán)節(jié)中缺少管理信息化支撐，導致存在著信息不充分、流程不順暢、工作效率低等問題。在市場經(jīng)濟為主導的今天，信息化管理思想在企業(yè)現(xiàn)代化管理中占有舉足輕重的地位，建立以企業(yè)行政管理、生產(chǎn)過程管理、市場客戶管理、物料設備管理等為核心的企業(yè)綜合管理系統(tǒng)已經(jīng)迫在眉梢。

三、中小企業(yè)綜合管理系統(tǒng)設計思路

本文設計的中小企業(yè)綜合管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)日常運轉(zhuǎn)中的行政事務管理，生產(chǎn)過程中的物料、設備、技術管理，以及產(chǎn)品銷售過程中的市場營銷、客戶服務管理等，并且各個業(yè)務管理在系統(tǒng)中實現(xiàn)高度集成。，中小企業(yè)信息化。通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)中心的建立，使企業(yè)工作人員的日常業(yè)務處理實現(xiàn)自動化，充分確保業(yè)務數(shù)據(jù)的及時準確流轉(zhuǎn)和共享，很好的保證了業(yè)務數(shù)據(jù)的唯一性和安全性等，進一步提高工作效率，完善業(yè)務管理手段。在設計時既考慮了系統(tǒng)本身的功能實現(xiàn)，也考慮了系統(tǒng)與第三方系統(tǒng)的關系和整合，在系統(tǒng)設計時充分體現(xiàn)以下思路：

1、 減小中小企業(yè)在信息化建設成本，做到能解決企業(yè)最急迫的信息化問題。，中小企業(yè)信息化。，中小企業(yè)信息化。

中小企業(yè)的資金是有限的，集中解決信息化的關鍵業(yè)務點是綜合管理信息系統(tǒng)的重點，旨在以信息化手段減少資源浪費、提高工作效率。，中小企業(yè)信息化。

2、 以系統(tǒng)集成為手段實現(xiàn)組織協(xié)同和信息整合

系統(tǒng)以業(yè)務表單執(zhí)行控制和管理實現(xiàn)日常業(yè)務的協(xié)同，以項目管理的方式組織實現(xiàn)各業(yè)務之間的協(xié)同。，中小企業(yè)信息化。系統(tǒng)采用面向服務架構通過標準數(shù)據(jù)交換接口與第三方系統(tǒng)交換信息，實現(xiàn)系統(tǒng)之間的集成。系統(tǒng)設計為一個綜合的信息工作平臺系統(tǒng)，讓使用者可以在同一個界面完成不同的工作，得到與他相關的任何業(yè)務的信息，成為組織協(xié)同管理的工作平臺和工具。

3、 業(yè)務狀態(tài)及時跟蹤

企業(yè)用戶可實時跟蹤一個業(yè)務流程的進展狀況，查詢錄入單據(jù)在流程中的位置，以便及時了解自己或他人的工作進展情況，另外系統(tǒng)還提供流程的可定制功能，能更好地適應企業(yè)業(yè)務流程變化。

4、 良好可擴展性、可維護性和對企業(yè)管理的適應性

系統(tǒng)全面支持XML、SOAP、WEB SERVICE等當前受到普遍支持的開放標準，這就保證了系統(tǒng)能夠與其他平臺的應用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等相互交換數(shù)據(jù)并進行應用級的互操作和互連性。

系統(tǒng)企業(yè)的實際環(huán)境具有良好的適應性，充分體現(xiàn)企業(yè)管理特色。系統(tǒng)規(guī)范企業(yè)管理的過程中，是企業(yè)適應信息化管理的過程和綜合管理系統(tǒng)適應企業(yè)管理特色的雙向過程，系統(tǒng)在設計時充分考慮模塊之間的低耦合度，使得每個業(yè)務模塊的功能即可單獨實現(xiàn)并擴展，也可與其他模塊良好集成。

四、中小企業(yè)綜合管理系統(tǒng)功能設計

綜合管理系統(tǒng)的功能體系結構整體可以分為四層: 底層平臺層、技術支持層、核心服務層、企業(yè)應用層。整個系統(tǒng)主要流程以項目為主線，將客戶、市場營銷、生產(chǎn)、物資供應等業(yè)務聯(lián)系在一起，根據(jù)項目實施的不同階段設計相應的流程以及系統(tǒng)功能。系統(tǒng)依托企業(yè)運營總體流程對功能模塊進行了合理劃分。具體功能如下：

1、日常辦公

為日常辦公提供方便的個人日程安排與提醒、工作記錄、通訊錄等功能。

2、人事管理

提供企業(yè)各類人員的職工檔案、家庭成員、工作履歷、學歷、職稱評定、獎懲、聘用、調(diào)動、解聘辭職、離退等數(shù)據(jù)的錄入、查詢、統(tǒng)計、報表打印和圖形顯示，還提供考勤和考核管理功能。

3、設備管理

實現(xiàn)設備信息庫的建立，設備前期的選型、采購、安裝測試、轉(zhuǎn)固；設備轉(zhuǎn)固后的移裝、封存、啟封、閑置、租賃、轉(zhuǎn)讓、報廢，設備運行過程中的技術狀態(tài)、維護、保養(yǎng)情況記錄。實現(xiàn)設備全壽命周期臺賬查詢、報表功能。

4、物料管理

實現(xiàn)企業(yè)的物料需求、采購、庫存和物料供應商的有效信息化管理，規(guī)范業(yè)務用料流程，銜接好生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)，確保生產(chǎn)的順利進行，降低原材料成本和運營成本。

5、庫存管理

采用信息化手段掌握庫存量動態(tài)，實時記錄入庫、出庫的物料詳細信息，提供庫存情況查詢、盤點、報表等功能。

6、標書管理

對企業(yè)招投標書基本信息的管理、招標書相關文件的管理、招投標資料的歸檔、招投標的過程和結果記錄以及招投標過程中的費用管理。

7、合同管理

對企業(yè)多種合同分類管理、合同相關資料的歸檔、以及對合同執(zhí)行流程的控制以及合同資金計劃的管理。

8、生產(chǎn)管理

將企業(yè)的生產(chǎn)流程、生產(chǎn)任務的管理納入系統(tǒng)，及時跟蹤并及時安排生產(chǎn)任務、組織物料采購，以提高生產(chǎn)效率。

9、客戶管理

提供分類管理企業(yè)客戶，記錄客戶需求，提供售后服務管理，總結售后服務中的各種問題等功能。，中小企業(yè)信息化。

10、檔案管理和報表管理

對需要納入檔案管理的各類實物（含紙質(zhì)）及電子“檔案”實現(xiàn)信息化管理，加強檔案及相關數(shù)據(jù)管理，提高檔案管理的規(guī)范化、信息化化，對企業(yè)各業(yè)務過程產(chǎn)生的報表作統(tǒng)一管理，提供報表生成、查詢、打印等功能。

五、結語

本文以一般的中小企業(yè)的綜合管理信息化需求為出發(fā)點，以適應企業(yè)信息化需求，減少信息化成本，提高企業(yè)信息化程度和管理水平為目的，設計了適應一般中小企業(yè)的綜合管理信息系統(tǒng)，將企業(yè)的核心業(yè)務納入到系統(tǒng)中，能有效解決企業(yè)的管理過程中存在信息不及時、效率低等問題。

參考文獻

[1]狄小龍.中小企業(yè)信息化模式與實現(xiàn)途徑管見[J]2009，中國管理信息化12(2)：67

[2]李勁松.中小企業(yè)信息化建設系統(tǒng)設計方案探索[J].市場周刊·理論研究，2009.8:97-98

[3]胡遲.企業(yè)信息化建設中的策略選擇[J].中國科技投資，2009，23

合同信息化管理范文第4篇

關鍵詞 黃河通信；精細化管理；運行維護

中圖分類號TN91 文獻標識碼A 文章編號 1674-6708（2012）68-0045-02

精細化管理它是社會分工的精細化以及服務質(zhì)量的精細化對現(xiàn)代管理的必然要求，它是建立在常規(guī)管理的基礎上，并將常規(guī)管理引向深入的關鍵一步。現(xiàn)代管理認為，管理有三個層次，一是規(guī)范化，二是精細化，三是個性化；它是崗位責任人應用已優(yōu)化的崗位業(yè)務流程，全面、具體地完成崗位責任工作任務。精細化管理就是將管理責任具體化、明確化，它要求每個人都要第一次就把工作做到位，對工作負責，對崗位負責，人人都管理，處處有管理，事事見管理。

河南黃河通信精細化管理的主要工作內(nèi)容，一是在全局通信職工中貫徹學習精細化管理的核心和靈魂，培育精細文化；二是做好上級下達的目標工作任務的分解，確保全年任務的完成；三是梳理業(yè)務流程及工作流程，優(yōu)化改進核心的以及關鍵節(jié)點的流程；四是強化績效管理，提高績效管理水平。

河南黃河通信管理工作實施精細化管理，其實質(zhì)就是在日常管理工作中，做到“八化”：1）細化。即任務分解要細化；布置工作要細化；制定計劃要細化；指揮、指導要細化；2）量化。即績效衡量標準要量化或行為化；3）流程優(yōu)化。本著復雜問題簡單化，簡單問題流程化和規(guī)范化；4）協(xié)同化。即工作流程的上下游、工作單元之間、長途電路全程的銜接配合要協(xié)同；5）模板化。即核心業(yè)務流程的關鍵節(jié)點的操作程序要模板化。包括管理工作的文檔格式、數(shù)據(jù)格式、內(nèi)容結構等都要實現(xiàn)模板化；6）標準化。即統(tǒng)一通信管理標準、設備規(guī)格技術標準、業(yè)務技能操作標準、服務質(zhì)量標準；7）實證化。即績效評估實證化。以事實為依據(jù)，對照目標責任要求和績效標準進行事實結果核對比較，強調(diào)日常數(shù)據(jù)（包括日常管理、設備運行、績效考核等各種記錄）及事實的收集；8）嚴格化。即執(zhí)行的標準和控制偏差的標準要精細。

根據(jù)河南黃河通信的現(xiàn)狀和具體情況，結合精細化常規(guī)管理工作的三個層次以及日常管理工作中的“八化”措施，對河南黃河通信系統(tǒng)實施精細化管理，其具體實施步驟是：

1 通信管理及設備運行維護工作

1.1通信網(wǎng)實行統(tǒng)一調(diào)度、分級管理

河南黃河通信網(wǎng)的資源和運行管理實行“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一調(diào)度、分級管理、下級服從上級、局部服從整體”的原則。在日常的管理工作中，要突出全程全網(wǎng)、聯(lián)合作業(yè)、協(xié)同配合的工作特點。河南黃河通網(wǎng)的調(diào)度由河南局信息中心負責統(tǒng)一調(diào)度。

1.2落實通信設備運行維護崗位責任制

河南黃河通信網(wǎng)由多種通信設備、設施構成，為確保通信網(wǎng)可靠的運行，必須對運行的通信設備、設施實行定崗定人。

1）河南局所轄的通信設備（施）由河南局信息中心負責運行維護，責任部門為河南局信息中心通信管理科；

2）局屬各河務局所轄的通信設備（施）由該局信息中心負責運行維護。

1.3對通信設備實行檢測檢修

通信設備（施）的檢修是提高通信質(zhì)量，確保電路正常運行的重要手段，各責任部門應按通信設備（施）運行管理規(guī)程對所轄電路或設備（施）進行檢測；對所轄線路要定期巡視檢查和汛前檢修及雷雨季檢修。

1.4制訂年度防汛通信工作意見

為落實通信為防汛服務是第一要務這一宗旨，保證黃河水、雨、工、險情及防汛信息準確及時傳遞，確保汛期通信暢通，每年4月底前擬《xxxx年汛期通信工作意見》的專題文件，部署全局年度汛期通信工作。

1.5修訂完善各級《黃河防汛通信保障預案》

為確保汛期各級防汛部門《黃河防汛通信保障預案》的實施啟動運作，使其更具有針對性、實用性、可操作性，各單位根據(jù)黃河通信網(wǎng)絡、通信設備的現(xiàn)狀以及充分利用地方通信資源的前提下，每年4月底前認真做好《黃河防汛通信保障預案》的修訂完善工作。

1.6加強汛期通信值（帶）班工作

每年6月前擬《關于加強汛期通信值班帶班工作的通知》專題文件，部署汛期全局各級通信值帶班工作，實時了解所轄黃河防汛電路的通阻情況，出現(xiàn)問題及時處理。

1.7落實年終通信考核及標準化通信站復驗工作

每年5月底前，對全局各級通信部門汛前通信設備檢修及檢查初驗收工作進行檢查驗收。

每年12月底前，對各級通信部門落實規(guī)章制度情況、通信設備維護、管理和運行情況的考核及標準化通信站的抽查復驗工作。

2 建立健全通信工作管理制度

實施精細化管理，明確細化各部門、各崗位的管理職責和工作流程是規(guī)范、創(chuàng)新管理制度的核心。要做到 “凡事有人管、凡事有人監(jiān)督、凡事有章可循、凡事有據(jù)可查”的原則，做到崗位人員管理職責明確、辦事程序清晰、業(yè)績便于考核。

2.1建立健全崗位職責制

落實通信為防汛服務是第一要務，保證黃河各種防汛信息準確及時傳遞，確保汛期通信暢通，各級通信部門要于每年6月10前落實并制定《通信人員抗御大洪水全員崗位責任制》。

2.2建立健全機房管理制度

修訂完善程控機房、電源機房、話務機房、監(jiān)控機房等各項機房管理制度。

2.3建立健全交接班制度

交接班工作是保持電路和設備連續(xù)穩(wěn)定運行的重要手段，交接班工作必須準時、嚴肅、認真、詳細，做到手續(xù)清楚、前后銜接、責任分明，防止錯交、漏交。

2.4上崗考核及人員培訓制度

通信管理和運行維護人員均須經(jīng)上崗前考核合格后方可上崗；通信運行維護及管理人員須具有通信專業(yè)理論及業(yè)務技能；通信人員的培訓工作應堅持統(tǒng)一規(guī)劃、分級負責的原則；對業(yè)務技術骨干新技術培訓要保證經(jīng)常性的培訓。

2.5通信報表制度

1）月報以責任班組為單位編報，主要對運行的通信設備分析為主，統(tǒng)計范圍為責任班組所管轄的通信設備、電路的運行情況；

2）年報以統(tǒng)計為主。內(nèi)容包括報表目錄、表式、填表說明、有關建議、年終小結及下一年度工作計劃和要點。

老子說的好：“天下難事必做于易，天下大事必做于細”。凡事都是由許多細節(jié)組成，我們要提倡扎扎實實做好每一件事的精細作風，只要把細節(jié)做好了，把每一件小事做好了，大事也就很容易完成了。

合同信息化管理范文第5篇

關鍵詞：內(nèi)部控制；合同管理；信息化建設；績效評價

一、實現(xiàn)合同模板化，降低風險，確保經(jīng)費安全

1．中小學校訂立合同易出現(xiàn)問題現(xiàn)狀分析

中小學校日常工作中常見合同包括商品買賣合同、勞務服務合同及建設合同。其中建設部門對建設類合同有合同范本，各單位可以填空式操作執(zhí)行。而買賣合同和勞務服務類合同則因各中小學校沒有成熟的合同范本參考，訂立買賣合同或勞務服務合同時經(jīng)常遇到不平等條款或陷阱，以及缺乏內(nèi)部有效控制而遭受損失。課題組經(jīng)過調(diào)研，發(fā)現(xiàn)各中小學校常見問題主要體現(xiàn)在:一是同類商品或服務比同類單價高，存在浪費經(jīng)費或舞弊行為；二是只重視合同單價，忽視保質(zhì)期或服務期限事項；三是購買的商品違反國家或地方規(guī)定，存在超標準采購行為；四是購買的商品與年初預算不符，存在違規(guī)采購行為；五是采購的商品或服務是否達到了預期目標，缺乏相應績效評價。

2.中小學校訂立合同實現(xiàn)模板化后的意義

辛集市中小學應用《辛集市教育合同管理軟件》后，中小學校訂立合同實現(xiàn)了模板化，填空后合同自動生成，簽署合同方便快捷，從根本上解除了中小學校相關負責人的煩惱。中小學校租車類服務合同屬于常見合同，有了合同模版后，各相關學校只需要進行填空即可，填空部分即為需要重點核對及控制部分。這一做法為各中小學校簽署合同節(jié)省了時間，解除了困惑，降低了風險，獲得了各中小學校相關人員的稱贊，確保了教育經(jīng)費的安全。

二、合同的分級查詢及分類對比，杜絕經(jīng)費浪費，預防腐敗

辛集課題組在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)：部分中小學日常小型采購（政府集中采購限額以內(nèi)）的同類同型號商品或相同要求的服務單價高于其他學校，造成這一現(xiàn)狀的主要原因是中小學校相關采購人員消息閉塞，極個別單位是存在相關人員舞弊行為。解決個別學校采購單價偏高問題，課題組研發(fā)的《辛集市教育合同管理軟件》添加了分級查詢及分類對比功能，即各學區(qū)中心校和縣級教育主管部門對相同類別的商品或相同類型的服務單價可以進行查詢對比，對比中發(fā)現(xiàn)單價較高的單位及時溝通聯(lián)系。通過這一做法的推廣，切實杜絕了中小學校經(jīng)費浪費現(xiàn)象。據(jù)統(tǒng)計，應用該軟件，辛集市中小學校一年可以節(jié)約教育經(jīng)費80萬元以上；同時更重要的是預防了職務犯罪，真正做到了“把權力關進制度的籠子”，保護了中小學校干部，為中小學校穩(wěn)定健康發(fā)展奠定了基礎。

三、關聯(lián)預算編制與績效目標，確保經(jīng)費使用合規(guī)合法，加強績效評價

新《預算法》規(guī)定，單位所有收支必須納入預算管理，編制績效目標，納入績效考核管理。課題組調(diào)研發(fā)現(xiàn)，以前年度，因為采購部門和財務預算編制部門缺乏有效內(nèi)部控制，個別單位出現(xiàn)預算編制與采購兩張皮現(xiàn)象，績效評價很難有效推動。為切實解決以上問題，辛集課題組進行了以下有效嘗試，并取得了理想效果。

1.加強合同與預算編審關聯(lián)控制

所有需要簽訂的合同，首先由財務人員進行預算審核，財務人員根據(jù)年初預算把關審核后，簽訂的合同才能成立。這一做法的應用確保了簽訂合同行為符合預算的規(guī)定，保證了行為的合規(guī)合法。

2.加強合同實施與預算績效目標關聯(lián)及考核

為提高教育經(jīng)費使用效益，近幾年，各級財政、教育主管部門一直在推行教育經(jīng)費績效評價。但就合同簽訂與執(zhí)行對教育預算績效目標的關聯(lián)考核尚無監(jiān)督機制，造成監(jiān)管缺失，績效評價效果不佳。為解決這一難題，辛集課題組就如何加強合同與預算績效目標的關聯(lián)考核進行了有益探索。績效考核設計分三部分：一是績效考核目標管理；二是績效評價考核評定；三是績效評價復核評價。（1）績效考核目標管理。源于預算編制的績效目標，主要分考核方式編號、考核方式名稱和考核結果的區(qū)分。此目標由基層學校設定，鄉(xiāng)鎮(zhèn)學區(qū)中心校及縣級教育主管部門最終審核確定。（2）績效評價考核評定。與預算關聯(lián)的相關合同履行完畢后，合同軟件平臺會自動顯示“履行完畢”，進行績效評價狀態(tài)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)學區(qū)中心校可以根據(jù)合同編號、合同名稱對所屬基層學校進行對比評價，并根據(jù)學校提供的相關資料進行考核。（3）績效評價復核評價。為加強績效評價內(nèi)部控制，辛集課題組引進了合同管理中的績效評價復核評價，即鄉(xiāng)鎮(zhèn)學區(qū)中心校對所屬中小學校有關合同執(zhí)行進行評價后，縣級教育主管部門可以看到績效評價結果，為確保績效評價客觀公正，可以進行復核評價（抽檢）,即縣級教育主管部門根據(jù)學校編號、合同編號等信息，調(diào)閱相關資料及初步考核結果，復核評價后，軟件顯示復核結果。以上軟件的實踐應用，在一定程度上有效堵塞了管理漏洞，對教育經(jīng)費績效評價產(chǎn)生了積極影響。