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全球經濟競爭日趨白熾化,促使企業經營的策略規劃與管理也愈來愈受到重視,在現代能源企業經營管理中,采購管理是企業總體戰略的重要組成部分,實施采購策略規劃之目的是通過策略性的規劃管理,從企業長期經營目標出發,結合外部采購環境的變動,并分析企業所處的內外環境優劣因素,以求利用自己的長處和抓住外部的機遇,使企業采購活動由被動變主動,化劣勢為優勢,從而實現企業在未來的發展中獲得良好的采購收益。
一、采購管理中存在的主要問題
1.預算編制不夠嚴謹,在安排項目支出預算時存在一定的隨意性和盲目性, 導致在預算執行過程中追加預算比較普遍,影響了預算的嚴肅性。在資金使用中, 支出控制不嚴,存在超支現象。預算調整追加變化較大,削弱了預算的約束控制力。
2.物資采購未與重點供應商建立戰略伙伴關系并向上延伸價值鏈,難以獲取以下讓渡價值:增加了使用市場帶來的額外成本;未獲得更多的產品附加值,不能把供應商的利潤轉移到企業內部;對供應商的依賴程度較高供應不穩定。
3.合作的經濟性不強,無形資源的積累不夠。同時未找到內部價值鏈的關鍵控制點,逆向物流積壓物資處理不及時等,造成物流系統的全過程優化困難。
4.電子化尤其是網絡化的采購核算和管理有許多新的風險。采購信息的安全性降低,開放的互聯網傳輸存在諸多安全隱患。采購核算系統的邏輯糾錯和綜合判斷能力下降。
二、采購物流管理的對策
1.加強采購人員的管理。要降低采購成本,關鍵是要加強對采購人員的管理。在市場經濟條件下,必須培養和造就一批熟悉現代采購管理規律、具有開拓精神的專業人才,在責權利一致的原則下,完善人才激勵機制,將個人利益與物流成本管理績效掛鉤,推行市場經濟體制下的“年薪制”,克服“月薪制”造成的人員短期行為,對貢獻突出的人員予以精神和物質獎勵。
2.建立市場調研制度,確保價格的真實性。在市場調研中,價格的浮動比率很難掌握,電話咨詢是一種價格,現場與供應商洽談又是一種價格,錢貨即時交易和期貨交易又是一種價格。掌握市場行情建立信息網絡,在市場信息中優選價格,是一項系統的工程。
3.加強供應商關系管理。企業應以降低采購成本為立足點,合理選擇供應商,充分發揮創造性采購的作用。注重與戰略主力供應商合作,著力培育主力供應商群體。以“供應走向共贏”作為其核心的供應商關系管理理念,尤其重視與主力供應商建立長期合作關系,保證主力供應商隊伍穩定。通過與主力供應商訂立長期合作協議、訂貨份額傾斜、聯合技術開發等措施,與主力供應商形成了緊密的合作關系。
4. 成立專門的驗收小組,組建專家庫。設備、材料、工器具的驗收專業性比較強,從表面看是看不出實質性的問題的,有時還要借助一些工具作一些實驗。成立驗收組,組建專家庫,成員獨立性的開展工作,物資采購部門調查供方的產品質量、生產能力、以往業績,搜集供方的相關資質材料;不受任何組織和團體的干涉,誰驗收的物資,誰對質量負責任。
三、采購管理模式改進實踐
在經濟不確定性的影響下,歐洲債務危機仍然懸而未決,全球分銷產業將呈現緩慢向上的銷售態勢。為了擴大市場機會,諸多企業開始轉戰內陸,隨著市場交易量和客戶服務范圍的不斷擴張,對于溝通供應鏈各個環節的物流服務商來說,必須積極調整策略,以應對新形勢下的物流風險。以某能源企業采購模式的改進實踐為例,確定了適應企業發展需要的采購管理制度和流程。
1.建立新的采購商品的分類模式,規范供應渠道。要利用供應商的進入和退出機制,加快培育一批戰略供應商,并實施ABC三級動態管理。同時加大電子商務采購力度,充分發揮集中采購的優勢。嚴格實行招投標、密封報價和詢比價制度,實施“障礙管理”,降低采購成本。
2.構筑有效的物資采購成本控制體系。采購成本的高低對物流總成本有著重要影響。因此,企業應設法降低物料采購的各項費用,強化采購人員的業務素質,積極采用JIT采購、供應鏈采購和網上采購、外包采購等現代采購技術,按照物項采購價值實施ABC技術分類管理,將集中采購與分散采購、現貨采購與遠期合同采購、直接采購與間接采購有機地結合起來。
3.實現物流通暢,提高市場占有率。建立協作體系。根據市場需求及時調整配置計劃,以商情信息為基礎,抓住價格調整機遇,巧妙利用時間差、價格差,適時調整配置計劃,并利用計劃、發運和結算的時間差采取靈活的結算方式實現優化運作創效。
4.供應商管理方法的改進,針對A類或B類商品或服務的供應商,出具詳細的選擇管理辦法和考評管理辦法,并在此管理辦法中也明確了企業采購管理部與需求部門之間的職責劃分。
四、結語
供應鏈的管理已成為制約企業生存與發展的核心要素,日益突顯,其中,如何有效地運用企業的物流采購供應鏈及其資源是現代企業面臨的重大難題之一,并且在企業經營戰略中占有攸關置要的地位,是全面改善和大力提升企業整體管理水平的重要環節。實行采購績效評估制度,加強采購供應鏈的科學管理, 全面改善和大力提升企業物流采購供應鏈管理水平,以降低采購物流等成本。
參考文獻:
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[2]施培闊.客戶化模式下面向產品的采購策略研究[J].工業工程,2006年01期
今天借這次大會的機會,談一談物資供應管理辦公室的工作思路,并對這一路的工作提出要求,如有不妥之處,請批評指正。
物資采購供應作為公司生產經營的重要環節,在公司生產運行中占有舉足輕重的地位。供應處自年成立以來,作為公司的物資采購供應部門,主要承擔油田物資專業化管理與供應服務工作。各二級單位設有供應部門,為本單位生產經營服務,主要業務歸屬供應處集中管理。經過多年的建設,公司物資供應系統的基礎設施和裝備初具規模,形成了本油區內物資供應的網絡體系。供應處發揮物資供應“先行軍”的作用,各二級單位供應部門利用“橋頭堡”的優勢,積極配合,有效的降低了采購成本,減少了資金占用、提高了工作效率,及時、保質、保量的為油田兩公司提供生產建設用料,保證了油田兩公司生產經營的正常運行。
近年來,油田公司和“兩個加快”發展目標的實施,公司奮斗目標的確立,標志著油田兩公司進入了大發展的新階段。今年是油田公司油氣勘探決勝之年,油田開發決戰之年,時間緊、工作量大,物資消耗量大幅度增加,供應處和各二級單位供應部門為保證油田兩公司生產經營的正常運行,克服原材料漲價等不利因素,積極拓寬采購渠道,緩解了主要物資緊張給油田建設帶來的不利局面,為油田兩公司的發展做出了應有的貢獻。
一、公司物資供應管理系統現狀
目前,公司的物資供應管理是依靠人工管理,受諸多因素影響,還存在以下問題:
1)采購計劃、外協計劃編制不夠合理。往往容易造成:供貨提前期不準,采購量不準,導致提前或延期交貨,物資積壓或者影響生產。
2)對物資市場的動態掌握不及時,采購前準備工作不充分。
3)對重要物資的合理儲備數量、儲備天數缺少準確的數據分析,容易造成生產缺料或物料過剩。
4)部分二級單位的自采資金未能按規定正確使用。
5)對供應廠商的產品質量、價格、供貨周期等控制不嚴,容易影響生產的正常運行。
6)各單位的數據和信息資料不能共享,數出多家,互相脫節,重復記錄,給經營決策帶來困難。
從以上存在的這些問題中不難看出物資供應管理的混亂是造成企業經濟效益不好、生產混亂的重要原因。因此,搞好物資供應管理,保證合理供應,不僅可以大大減少庫存資金占用,而且為生產合理有序地運行提供了物質保證。
二、成立物資供應管理辦公室的目的
為了進一步加強物資管理,規范物資采購行為,降低生產經營成本,提高公司的整體經濟效益,按照供管分離、專業做精的原則,公司對物資供應系統進行了調整,目的是適應油區快速發展的需要。
調整后的物資供應系統由物資供應管理辦公室、供應處和各二級單位的供應部門三部分組成。物資供應管理辦公室負責物資采購供應的管理工作,負責制(修)訂公司有關物資采購供應的管理辦法及制度,對物資供應過程進行監督、檢查、指導和服務,具體負責自采資金的管理,倉儲管理,招投標管理及市場準入管理。供應處負責各類物資的采購供應工作,代表公司簽訂物資采購合同并組織實施。各二級單位的供應部門,作為物資供應系統的基層組織,為本單位的生產經營服務,負責匯總本單位生產運行所需物資信息,及時上報供應處進行采購并協助供應處將所需物資送抵指定地點。
這個系統運行基本流暢,保證物資及時、保質、保量的到達各單位,為油田兩公司的生產建設正常運行提供了有力保障。
三、今后物資供應管理工作重點
物資供應是企業生產經營的保障,沒有通暢的物資供應服務,就會制約企業經營戰略目標的實現。面對扁平化管理的新形勢,物資供應系統要將確保供應放在首位,突出物資供應的服務職能,努力將供應向生產延伸,加強需求計劃管理,積極主動與生產經營對接,提前掌握物資需求信息,贏得物資供應的時間,全力以赴,保證生產。
1.加強代儲代銷物資管理,做好日常生產、維修物資的供應工作。
本著一切服務于生產的宗旨,積極主動與各二級單位保持密切聯系,深入現場了解和掌握生產運行狀況,及時平衡計劃,組織貨源,確保供應。在此基礎上,我們根據物資需求特點,加強對相關生產性物資月平均用量的分析,均衡組織物資采購,縮短物資占庫時間,同時利用商情分析制度,捕捉市場最佳價格供應點,及時與供應商簽訂供貨合同,使采購價格更加合理。
2.加強物資需求計劃管理工作,提高采購效率。從物資供應部門的內外兩方面著手,提高計劃的準確性、及時性和規范性。一是建立物資計劃例會制,督促各環節及時處理計劃、接收反饋的信息、協調解決出現的問題。二是要求業務人員加強物資計劃工作,明確職責,確定相應的程序,接到物資需求計劃后,主動對接,落實資金、落實項目、落實時間、落實貨源,逐步規范工程項目、委托采購等方面的物資需求計劃。
3.加強商情分析制度,把握市場脈搏。
從外部市場把握和內部管理監測兩個角度進行深化,提高分析深度,擴大參與廣度;加強通用物資的市場分析,把握價格趨勢;下大力氣加強對專用物資價格和成本分析,建立自己的價格信息庫。細化管理、優化運作,為形成學習型組織、培養專家型采購隊伍奠定基礎。
4.加強采購管理,堅持比質比價和招投標采購。
采購過程中必須嚴格執行相關的采購程序,堅持比質比價的原則,做到“公開、公正、公平”;大宗物資集中采購必須采取招投標的方式;對獨家生產、經營物資,由使用單位提出書面報告,報有關部門和領導審批后,才能實施采購;物資供應部門要做好獨家采購物資的成本構成分析,嚴格控制物資采購成本。
5.加強供應商網絡管理,著力培育主力供應商和戰略合作伙伴。
強化對供應商的動態考核,吸收有實力、重信譽的供應商加入網絡系統,排除產品質量、服務或業績不佳的供應商,保證供應商網絡有進有出競爭態勢的形成,從而進一步規范物資供應渠道,推動采購管理向資源管理邁進。
6.加強自采資金管理。
自采物資主要指生產部分急需用料及零星用料。自購單位必須依照《下放物資采購管理辦法》規定的程序,到公司審計部門審計后,經物資供應管理辦公室審核,方可核銷。自采物資價格原則上不能高于代儲代銷物資價格目錄中同類物資的價格。
7.加強庫存管理,合理安排物資品種和儲備比例。
積極開展代儲代銷工作,與供貨商簽訂代儲代銷協議,實行用后結算,減少儲備資金占用。抓好倉庫物資到貨記錄、物資驗收和物資的保管保養,加大檢查力度,實現倉庫達標。
8.加強物資采購過程中的協調與配合,強化大局意識。
各二級單位與供應處在物資采購過程中要注重協調與配合,加強信息的溝通與交流,克服各自為政,發揮團隊精神,提高工作效率。定期將當月的物資采購計劃完成情況,及下月采購計劃等相關資料報物資供應管理辦公室備案。
9.加強投資項目物資管理工作,形成專業化投資項目物資供應管理模式。
以前,公司實行的是以物資類別為基礎的專業化物資供應管理模式,這種管理模式的特點是要求專和深。如何較好地實現具有綜合性特點的項目管理要求,形成以物供辦主管項目物資供應管理工作、供應處負責項目物資供應工作并設立兼職專業負責人的投資項目物資供應管理結構。要求物資項目管理人員介入項目供應的兩端,即物資采購前的建檔、計劃、分交等前期工作和項目清理、總結的后期工作以及項目進度的督促工作,從而建立了專業化管理基礎上的物資項目管理新模式。
10.加強“三基”工作,為提高職工隊伍素質狠下工夫。
把工作重點放在基層一線,落實崗位責任制,嚴格規章制度的執行,強化崗位技術練兵,提高職工隊伍素質。舉辦現代物流管理遠程網絡培訓班和專業知識講座,大力培養知識型、專家型和技能型人才。
四、對公司物資供應系統發展方向的幾點建議:
當前物資供應系統存在人員少,工作量大,生產任務急等困難。如何有效的提高物資采購工作效率,提高管理水平,加強廉政建設,確保新形式下油田生產對物資供應的更高要求,供應處在這些方面進行了有益的嘗試,組建了多功能信息化網絡平臺,建立物資進銷存管理系統。基本實現了物資采購供應業務的網上處理、信息反饋和統計分析,提高了工作效率,獲得顯著的效果。
但是為了適應油田兩公司大發展的新形勢,物資采購供應工作應該有更高的要求。在公司物資供應系統應大力推行電子商務,可以有效改善傳統物資采購管理工作中存在的一些不足。
(1)可以擴大比價范圍,提高采購效率,降低采購成本。可以突破傳統物資采購模式的各種局限,擴大采購比價范圍,由貨比三家到貨比百家、千家,大幅度降低采購費用,降低物資采購成本,同時還可以大大提高物資采購工作效率。
(2)實現物資采購過程公開化。有利于進一步公開物資采購過程,實現對物資采購過程中業務操作與結果的適時監控,使采購工作更透明更規范。
(3)物資采購業務操作程序化。采購業務操作必須按照軟件規定的流程進行,否則無法通過,可以大大減少物資采購過程中的隨意性。
(4)促使物資采購管理定量化、科學化。借助電子商務網站可以實現企業集團內部物資采購管理信息的大容量、快速傳遞,為各級物資采購決策者提供更多、更準確、更及時的量化決策信息,使我們的物資采購決策更科學、依據更充分。大大緩解和改變我們傳統物資管理決策中信息不靈、信息源不足、傳遞緩慢、無法定量化等問題。可以實現企業與供應廠商之間供需信息的及時溝通與共享,可以減少物資采購過程中的不公開性和隨意性,為供應商營造更公平、公正的競爭氛圍。
應用電子商務,可以使物資采購工作公開化、透明化;可以大大提高物資供應工作效率和科學化決策水平;可以充分利用供應商儲備,在公司范圍內進行物資儲備的實時調度調劑,最大限度地降低物資供應儲備資金占用;可以通過物資資源信息的掌握與調控,用很少的物資供應人員,確保油田生產建設的物資供應。
建立符合自身實際情況的企業供應物流配送體系。物資配送一是適應扁平化管理的大趨勢,優化物資供應、降低運營成本有效方式。二是可以增強物資供應與生產體系的聯動,使物資供應工作由計劃供應延伸到適應突發性、全天候、全方位的供應,既實現物資供應的全過程服務,又降低了物流的運作成本,提高了企業經濟效益。在充分調研的基礎上,探索充分發揮專業化倉儲優勢,引入物流配送機制的可行性。
通過管理物資采購整個過程,才能盡可能地降低物資的采購成本,從而增加企業的經濟效益,所以,擁有高素質的采購人才隊伍,對控制電力企業物資采購成本控制具有十分重要的意義。首先,電力企業開展對物資采購人員基本素質的教育和培訓,定期對物資采購工作人員進行技術知識的教授和指導,全面提升物資采購人員的整體素質和愛崗敬業、誠實守信等職業道德,使物資采購人員具備關于采購物資的基本知識、討價還價的談判能力、良好的溝通能力、吃苦耐勞誠實守信的敬業精神、對市場的判斷決策能力以及崇高的商業素質。此外,還要加強反腐倡廉工作和誠信道德教育,形成一支高效廉潔、作風正派、業務過硬、思想覺悟高的優秀物資采購管理團隊,建立一支專業型、高素質、高層次的物資人才隊伍。而作為電力物資采購的工作人員自身來說,應該自覺地提高自身的素質,遵紀守法、潔身自好、清正廉潔,不干任何違反國家和企業法紀法規的事情,絕不損害國家和企業的利益,利用自身的專業知識和對市場敏銳的洞察力在采購過程中處于主導地位,真正地為企業控制物資采購成本。其次,加強績效管理,建立專業人員的培養和選拔機制。在挑選電力物資采購工作人員時,除了要考慮到其個人的能力是否能勝任采購工作之外,最重要的是要考察一個人的品格怎么樣,根據工作實力和道德品格等各方面的綜合素質對采購工作人員進行考評,作為日后提拔的參考。同時建立績效管理考核體系,促使企業員工不斷實現自我的提升,激發物資采購工作人員的工作熱情和積極性。最后,物資采購管理工作人員必須具有高度的企業主人公精神,除了要具備專業的物資材料質量監督能力之外,還應該對企業富有高度的社會責任感,使材料的采購成本和電廠基建工程項目能夠保持控制在成本預算范圍之內。同時還要要具有掌握市場規律的能力,關注和預測市場物資材料的價格走勢,利用專業的物資知識和招標知識,與對手進行談判交流,獲得合理的價格。
規范電力物資采購的具體流程
首先,要制定關于物資采購的管理辦法,職責分明,將任務具體落實到每一個負責采購的工作人員的身上,做到人人有任務,互相監督。一旦發現損害企業利益的違法行為要依法追究其法律責任,嚴肅處理,做到獎勵和處罰分明。其次,詢價討價,貨比三家,確定合理的物資采購價格。確定合理的物資采購價格是物資采購成本的關鍵,因此,可以和各個招標單位進行競爭式的談判,經過詢問和對比各個招標商的價格尋找合理的物資定價;也可以憑借網絡資源平臺,收集市場物資采購的報價信息,了解和掌握商品的質量、成本價和利潤等參數,對市場價格做好預測工作,做到心里知根知底,待到市場上具體購買時可以按此標準進行討價還價,尋得最低的成本支出購得質量最優的物資。再次,選擇合理的供應商。應該制定物資采購供應商的管理辦法,明確合格供應商的選擇條件,定期對物資供應商的年檢、擬供商品、供貨速度、售后服務及商品質量進行評審、復核和評價,收集和整理供應商的信息情況,建立供應商的信用檔案,進行篩選和淘汰,最終選擇信譽程度高的供應商,提高物資采購決策的正確性和科學性,真正控制好物資采購的成本。最后,選擇科學合理的物資采購方法。電力物資主要是以集中采購為主,針對不同的物資采用競爭性談判采購、定點采購、詢價采購、邀請招標、公開招標、等多種靈活的采購方式。因此,必須根據項目所需物資的規格和型號、材料品種、材料質量要求來選擇集中采購和招標采購等方式。比如,電力工程項目需要的電纜、木材、水泥、鋼材等大宗物資,應該利用集中采購或者招標采購的方式,在確定供應商的時候應該綜合考慮運輸方式和運輸線路等因素,通過供應商之間的相互比價確定最合理的價格,選擇對工程最有利的供應方式,確保各種材料能及時供應不影響和耽誤工期;而對于工程項目所需的油品油料、專用設備等特定物資,應該采用打捆投標或邀請招標等方式,但如果受到供貨時間、單一供貨商與技術條件的制約,則應該用成本分析進行直接談判采購方式,在保證工期情況下最大限度地降低物資的采購成本。此外,也可以和信譽高的供應商建立長期的合作伙伴關系,通過簽訂合同保證供貨的質量和穩定的貨源,還能在價格上得到更大的折扣和優惠。
關鍵詞:單一來源;政府采購;法律規制
一、單一來源采購方式適用情形界定
(一)什么是單一來源采購及其適用情形。根據2014年2
月開始施行的《政府采購非招標采購方式管理辦法》第二條第四款規定,單一來源采購是指采購人從某一特定供應商處采購貨物、工程和服務的采購方式。
根據我國《政府采購法》第三十一條規定,符合下列情形之一的貨物或者服務,可以采用單一來源采購方式:只能從唯一供應商處采購的;發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的;必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求,需要繼續從原供應商處添購,且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。從上述法條規定中不難看出,對于能夠采用單一來源采購的對象必須是貨物貨物服務的采購,傳統采購對象中的工程采購則不能適用單一來源采購,這是對于適用單一來源采購的第一重限制。其次是對適用單一來源采購方式的三種具體適用情形的限定。第一,供應商的唯一性。這種情形的產生,主要是由于專利技術保護或者其他特殊的專有技術等,采購人所需要的貨物或者服務的提供者只有一家。這里有一個關鍵點需要注意,即供應商唯一性的認定問題。根據《政府采購非招標采購方式管理辦法》第三十八條的規定對相關供應商具有唯一性的論證意見由專業人員出具,而不是由采購人自行決定。第二,不可預見性與緊急性。根據我國《政府采購法》第三十八條規定,采用招標方式采購貨物與服務的,從招標文件開始發出之日到投標人提交投標文件截止之日的期間不能少于二十日。在采購實踐中,常常會出現一些不能遇見的緊急性的采購,而此時如果使用普通招標程序進行采購則很難滿足采購人的需要,例如發生自然災害時搶險救災、急救物資的采購等具有緊急性的采購。這里需要注意的是不可預見性與緊急性需要同時滿足才能夠有可能采用單一來源采購,只具有緊急性而不是由于不可預見的事件導致的緊急性是不能夠采用單一來源采購方式的。例如應付上級單位的突擊檢查而進行的采購,雖具有緊急性,但不能采用單一來源采購方式采購,不能作為采購人規避正常招標程序的借口。第三,與原有采購項目一致性、服務配套性。這種情況主要是針對具有持續性的采購合同,當原采購項目需要擴充時,如果選擇原中標單位之外的其他供應商會不能滿足與原油采購項目的一致性或者服務配套性的要求。《政府采購法》也規定了這種情況下采購金額的限制,即添購資金總額不超過原合同采購金額的百分之十。同時也應避免同一采購項目多次進行添購,以免造成規避公開招標、逃避監管的情況發生。
(二)單一來源采購的特征。從單一來源采購方式的定義以及適用情形來看,單一來源采購具有以下幾項特征:
1、單一的采購來源。根據單一來源采購方式的適用條件來看,由于存在某些特殊的采購情形,例如為保證原有采購項目一致性和服務配套性而不得不從原采購中標單位處繼續采購的;或者是由于對于某一供應商的專利技術保護等原因,使得沒有其他合適的替代供應商等原因,而使得必須從某一特定的供應商處采購的。從上述規定不難看出,不管由于采用改單一來源采購方式的原因是什么,導致的最終結果就是采購來源是唯一的,不存在其他替代性方案。
2、充分競爭的非充分性。競爭的非充分性是由于采購來源的單一性所決定。正是因為單一來源采購只能從某一特定供應商處采購所以才導致單一來源采購不像普通招標采購那樣有數量較多的潛在供應商,采購人與評標專家可以針對投標人進行更為深入全面的對比,而各供應商之間也會存在相應的競爭,對于保護采購人權益有較大程度的保護。單一來源采購容易使采購方處于相對不利的地位。
3、適合緊急采購的時效性。上文中也提出,采用普通的招標程序進行采購,從招標文件開始發出之日到截止供應商投標之日之間必須有二十天的時間,這是我國采購法的明確規定,這也就使得普通的招標采購程序歷時比較長。而在現實的采購實踐中有很多緊急不可預見的情況,當發生這種情況時采用普通的招標程序無法滿足招標的緊急需要。單一來源采購的這一特性就是它能夠在特殊情況下滿足緊急采購,具有時效性,是它與普通招標采購相區別的一大特點。
4、供應商確定的特殊性。根據我國《政府采購非招標采購方式管理辦法》的相關規定,單一來源采購供應商的確定并不是由評標專家來確定的,這與普通招標采購有很大不同。根據《政府采購法》的相關規定,普通的招標程序、競爭性談判采購方式是由評標小組來確定最后的中標人,而單一來源采購是根據“專業人員”對于相關供應商因專利、專有技術等原因具有唯一性所出具的具體論證意見來確定唯一供應商的唯一性的合理性來最終確定是否能夠采用單一來源采購。不難看出,“專業人員”是單一來源采購方式所特有的人員,其他采購方式中并不存在。
(三)單一來源采購程序。根據我國《政府采購法》第四章政府采購程序第三十九條規定,采取單一來源方式采購的,采購人與供應商應當遵循本法規定的原則,在保證采購項目質量和雙方商定合理價格的基礎上進行采購。可見,對于單一來源采購方式的具體采購程序,《政府采購法》并未作出詳細的規定,而是概括的說明。《政府采購非招標采購方式管理辦法》第四章主要介紹了單一來源采購方式相對具體的采購細節。根據《政府采購非招標采購方式管理辦法》第四章的規定,如果采購人擬采用單一來源采購方式進行采購的應當遵循以下程序:
首先,采購人、采購機構應該在省級以上財政部門制定的媒體上公示擬采用單一來源采購的采購項目,公示期要求不少于5日。同時對于公示的內容也有相關的規定。然后,采購人在采購活動開始前,報經主管預算單位同意后,向設區的市、自治州以上人民政府財政部門申請批準。上述公示的情況,包括供應商、單位、個人對采用單一來源采購方式的異議情況也要向財政部門報告。最后,應由采購人、采購機構對異議進行補充論證,如果論證后認為異議成立,此時應當依法采取其他的采購方式,如果認為異議不成立,應將上述異議意見、論證意見還有公示情況共同上報相關財政部門,同時告知提出異議的供應商、單位或者個人。
二、單一來源采購方式中存在的問題
(一)信息公開不徹底。根據《政府采購非招標采購方式管理辦法》第三十八條規定,擬采用單一來源方式進行采購的公示內容主要包括采購人以及采購項目的名稱、內容;擬采購對象的說明;采用單一來源采購方式進行采購的原因;擬定供應商的名稱、地址等信息;專業人員出具的論證意見以及專業人員的相關信息;公示期限;采購人、采購機構以及相關財政部門的聯系方式等內容。根據上述規定,顯而易見,對于采購活動中更為重要的采購價格、總采購金額等信息并不在公示內容之列。《政府采購法》的基本原則之一就是公開性原則,單一來源采購的不公示價格、金額等信息明顯違背了采購法的基本原則,而且也不利于社會監督,容易滋生腐敗。另一方面,上述公示內容也是在進入采購程序之后才在相關媒體上進行的,并且時間為5天,時間相對較短,不利于社會進行徹底的監督,很可能在潛在供應商還未發現之間便已經過了公示期,無形中對潛在供應商進行了排除。
(二)專業人員產生方式沒有相關具體規定。根據《政府采購非招標采購方式管理辦法》的相關規定,是由專業人員對相關供應商具有唯一性的具體論證意見,可見專業人員在論證采購活動是否能夠采用單一來源采購方式時起到十分重要的作用。但是無論是《政府采購法》還是《政府采購法實施條例》以及《政府采購非招標采購方式管理辦法》中都并未對該采購程序中的專業人員的產生方式作出明確規定。由于單一來源采購并不存在投標以及評標活動,專業人員也就不能等同于評標專家,更不能盲目的從評標專家庫中隨機抽取,這也使得在現實采購實踐中可操作的空間更大。
(三)法律規定過于原則化。對于單一來源采購而言,其適用條件在上文中已經談到,但是在現實的采購實踐中,由于上述法律條文的規定過于原則化而使得被不少采購人惡意利用。例如,時間緊急情況下的采購,法律并未規定究竟什么情況才屬于時間緊急,即使是限定了“發生不可預見的緊急情況”這一條件,也不能夠完全避免采購人的惡意操作。比如,故意拖延時間,使得原本能夠走正常的招標程序或者是采購競爭性談判、邀請招標進行采購的,也不得不采用單一來源方式進行采購。而此時,如果審批機構同意采用單一來源采購方式,就能夠使得采購人完全規避了其他采購方式所具有的競爭機制。
(四)單一來源采購不編制采購文件,并且采購價格是采購人與供應商直接商談得出。除了單一來源采購方式的其余幾種采購方式均需要編制采購文件,對于采購人需要采購的貨物、服務的數量、標準、供貨時間等問題做出詳盡的規定。從法律角度來看,采購文件就是采購人向潛在供應商發出的要約,如果采購人不發出要約,潛在供應商就沒辦法就邀約內容作出承諾,也就無法達成采購合同。單一來源采購是我國采購法規定的正式的采購方式之一,應該與其他采購方式一樣,遵循要約-承諾這一規范程序。再者,對于其他采購方式而言,最終確定供應商是由評標專家在完整、全面考察供應商的投標文件之后,權衡利弊,優中選優,最后得出最符合采購要求的合格供應商,不僅是在質量、工期等要求上最優,也能保證在其他條件相同的情況下中標的供應商同時擁有價格優勢。但是在單一來源采購中,最終的成交價格是由采購人與供應商直接商定得出,這種情況下更容易滋生腐敗與權錢交易等問題。也就使得使用單一來源采購方式進行采購的采購價格相對較高。
三、相關對策建議
針對文中上述提出的幾個問題,為了更好的規范單一來源采購方式,更好的發揮這一采購方式在采購實踐中應當發揮的作用,維護采購人和其他潛在投標人的合法權益,筆者提出以下幾條建議:
(一)完善采購信息公開制度。根據2015年3月1日開始施行的《政府采購法實施條例》所有的采購合同均需要公開,當然包括采用單一來源采購方式進行采購所簽訂的采購合同。這是很好的事后公開,但筆者認為,事后公開固然重要,但是事前完全徹底的公開同樣重要。目前采購前的信息公開主要是指進入采購程序之后的公示,筆者認為,可以把公示公開的時間提前到采購程序開始之前,公示的內容也不僅是要包括現有的《政府采購非招標采購方式管理辦法》第三十八條所規定的七項內容,也應該包括更為重要的擬成交價格、成交金額等價格信息,使采購過程全程公開,更好的發揮潛在供應商、單位以及個人對于采購程序的全方位監督。另外采購的公示時間也可以適當延長,以更好的發揮社會監督作用。
(二)嚴格規定專業人員的產生方式。由于上文中所提到的專業人員在單一來源采購方式中的重要作用,專業人員的產生方式更需要進行嚴格的限定。可以通過立法或者作出法律解釋的方式將專業人員的產生方式固定下來,這樣就會減少在采購實踐中采購人為了使某一供應商中標而串通幾位內部的所謂的專業人員進行操作。筆者認為,對于專業人員的產生方式可以參考評標專家的產生方式,將每個領域的專家分門別類錄入到政府采購專業人員庫中,依據每次采購項目的不同,隨機在不同的專業人員庫中進行抽取。但是應該注意的是,由于能夠采用單一來源采購的采購項目,有許多是由于專利技術等的限制,使得完全通曉明白這一領域的專家相對比較少,所以,在建立專業人員庫的時候,并不能夠完全照搬評標專家庫的人員名單,而是要對專家進行進一步的篩選,以使得專家庫中的專家是最了解本行業行情的人員。
(三)對于法律法規中過于原則性的規定,各地在采購實踐中可以根據不同的實際狀況,由當地財政部門頒布相關規定,并建立完善有效的審批、監督體系。財政部門可以成立針對單一來源采購方式的工作小組,當采購人向財政部門進行單一來源采購方式審批時,由工作小組對于采購程序進行全程監督,而不僅僅是對提交材料的被動審查,甚至可以派獨立的工作人員參與單一來源采購的全過程,以便時時、事事監督。
(四)完善單一來源采購方式的采購程序,要求單一來源采購也要編制采購文件。同時采購文件也應向社會公開,所有潛在供應商均可以領取采購文件,采購文件中應該同招標程序的采購文件一樣,詳盡的規定采購的對象、質量要求、時間要求等具體內容。與此同時,最后的成交價格也不應該由采購人與供應商直接商談得出。因為采購人未必是十分了解某一行業的專家,所以對于某些專業技術方面的問題就不能夠與供應商進行更好的溝通交流。再者,如果由采購人直接與供應商進行價格商定,也會存在潛在的腐敗問題,采購人代表與供應商代表進行權錢交易甚至制定制定陰陽合同,也就不能保證采購的公平公開。此時,應當成立專門的類似于由專業人員組成的談判小組,由獨立的專家與供應商進行談判,以避免采購實踐中的腐敗問題。
結語:單一來源采購確實為采購實踐中某些特殊情況下的采購提供了很好的解決方式,是一種高效、靈活的采購方式。在采購實踐中,我們應該加強對單一來源采購過程的監督和完善,以促進單一來源采購方式健康發展。
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在農歷牛年即將過去、虎年將要來臨之際,我們今天榮幸地邀請到了省級全部七位政府采購督察員,齊聚一堂共同商討我省政府采購工作,感到十分高興,在此我首先代表省財政廳向大家的到來,以及在這一年來對政府采購工作的關心、支持和幫助表示衷心的感謝!借此機會,由我先向大家簡要匯報一下我省2009年的政府采購工作情況及明年的幾項重點工作,請各位督察員批評指正:
一、2009年我省政府采購工作情況
2009年,省財政廳在省委、省政府的正確領導和省監察廳、審計廳的大力支持下,始終堅持以科學發展觀為指導,認真貫徹落實“兩創”總戰略,圍繞中心,服務大局,按照“依法治稅、為民理財、務實創新、廉潔高效”的財政總體工作思路,深化“實、穩、優”三字訣,認真做好保增長、抓轉型、重民生、促穩定等各項工作,積極推動我省政府采購制度改革向前發展,政府采購工作取得了較好成績。
(一)穩步擴大政府采購范圍和規模
2009年,我省按照政府采購法的要求,堅持“依法采購、應采盡采”工作思路,不斷擴大政府采購范圍和規模。一是結合浙江實際,統一制定全省集中采購目錄,首次將計算機等25大類通用性較高的項目列入全省統一的集中采購目錄;二是將省公安廳等6個省級部門的政府投資建設工程納入政府采購管理試點,對工程建設項目試編采購預算、采購文件備案和建設資金的國庫集中支付,探索將政府投資建設工程納入政府采購規范化管理的有效機制;三是擴大協議定點采購范圍,在原有協議定點項目基礎上,將9個品目的辦公設備耗材納入定點采購管理。
據統計,2009年全省政府采購預算金額553.11億元,實際采購合同金額483.40億元,比預算節約資金69.71億元,資金節約率達12.6%;其中省級采購合同金額61.59億元(政府集中采購為26.29億元)。全省采購合同金額占財政一般預算支出的比重達到18.21%,高于全國平均8個多百分點。
(二)充分發揮政府采購政策功能
拓展和發揮政府采購政策功能是實行積極的財政政策的重要內容,也是幫助中小企業應對國際金融危機、促進我省經濟轉型升級的應有之舉。為此,我廳積極貫徹落實國家關于政府采購支持自主創新、節能環保的政策精神,進一步加大對我省自主創新和節能環保產品的政府采購支持力度,由各級財政部門牽頭,會同發改、科技、環保等相關職能部門對我省企事業單位研制、生產的自主創新和節能環保產品進行調查,充分發掘我省境內的自主創新和節能環保產品及潛在的供應商,支持其相關產品列入國家的政府采購目錄清單。并制定出臺《浙江省政府采購招標文件范本(試行)》,在評審方法的參考標準中,規定了對該類產品的加分或價格扣除辦法,以體現政府采購對上述產品的支持。
同時,組織召開了中小企業政府采購座談會,分析中小企業參與政府采購的情況,以及如何通過政府采購手段支持中小企業共渡時艱進行討論。結合“服務企業、服務基層”為宗旨的雙服務活動,認真解答省內企業提出的有關政府采購支持中小企業發展和節能環保、自主創新的政策問題,宣講政府采購政策,為省級企業積極利用政府采購政策參與政府采購活動出謀劃策。
另外,按照中央和省委、省政府厲行節約要求,我們對車輛購置、維修保險、會議培訓等項目實行政府采購協議定點管理,并加強政府采購預算執行管理和采購程序監控,嚴控上述一般性行政支出,壓縮行政成本,并取得明顯成效。
(三)加強政府采購制度建設和法制宣傳
2009年,我廳先后制訂出臺了浙江省《政府采購檔案管理辦法》、《政府采購供應商注冊及誠信管理辦法》、《政府采購招標文件范本(試行)》、《集中采購機構監督考核辦法》、《政府采購信息化建設和實施方案》、《加入wto〈政府采購協議〉保密工作實施細則》等制度辦法,有力地促進了政府采購的規范化、制度化。同時根據省政府2009年立法計劃,成立了以我為組長的《浙江省實施政府采購法辦法》起草小組,正式啟動浙江省政府采購立法調研和起草工作,并針對當前政府采購工作中的突出問題,組織起草小組成員到溫州、衢州等地及省本級省農科院、浙江傳媒學院、浙江圖書館等單位進行了調研,初步完成了《浙江省實施〈政府采購法〉辦法(初稿)》。
2009年,也是我省實施政府采購制度的第十個周年,為此,我們以慶祝浙江政府采購改革十周年之機,我廳聯合省采購中心、浙江財稅與會計、浙江日報合作,組織開展了一系列紀念宣傳活動,積極向社會普及政府采購法律知識,大力宣傳“依法采購、科學采購、廉潔采購、和諧采購”理念,爭取社會各界對政府采購制度改革的關心與支持。一是在全省開展浙江政府采購十周年知識競賽;二是面向全國開展浙江政府采
購十周年主題征文活動,征集與浙江政府采購成長發展有關的文章;三是在《浙江財稅與會計》、《浙江日報》設立紀念專刊,總結我省政府采購發展歷程和經驗成果。通過十周年系列宣傳活動,起到了宣傳政府采購政策法規和我省政府采購制度改革成果,鼓勵政府采購從業人員和社會各界學法懂法的良好效果。
(四)加快推進全省政府采購信息化建設
根據省政府浙政發[2006]27號和國務院辦公廳[2009]35號文件精神,統一規劃和建設全省的政府采購信息管理系統,制定出臺了《浙江省政府采購信息化建設和實施方案》和《浙江省2009-2012年政府采購信息化建設推廣計劃》,對嘉興、東陽等18個市縣列入第一批“政府采購信息管理系統”(包括內網和外網兩個系統)試點單位,全省政府采購信息化建設工作由省級逐步向市縣全面推進。同時,會同省政府采購中心完成“浙江政府采購網站”的改版和升級,豐富了網站功能和內容;以政府采購網站為平臺,制定出臺了《浙江省政府采購供應商注冊及誠信管理辦法》,加快建設全省統一、共享的供應商庫、專家庫和商品信息庫,強化對供應商誠信管理和評審專家評價考核,推動全省一體的政府采購市場誠信體系建設,并積極為下一步的全省政府采購的集中交易管理和一體化運行創造條件。
(五)強化政府采購監管,化解政府采購矛盾
2009年,我廳會同省監察廳等行政監督部門,依法履行采購監督管理職能,對金額較大、社會關注度高、技術復雜或有舉報、質疑的項目進行跟蹤監督。共對省教育廳中小學計算器招標、省司法廳執法專用車采購、省高速交警總隊電子抓拍儀器招標等數十個省本級重大政府采購項目進行了現場監督和跟蹤問效,取得了良好的經濟效益和社會效益。2009年12月,在與省監察廳聯合調研的基礎上,制定出臺了《浙江省集中采購機構監督考核辦法》,為2010年在全省全面開展集中采購機構監督考核工作提供了制度保障。
同時,依法受理和處理政府采購供應商投訴、人民來信或舉報案件。在處理投訴過程中,我們始終貫徹“和諧采購”理念,創新投訴處理工作思路,積極引入調解程序,探索化解政府采購供應商投訴的有效途徑。一種以“傾聽、解釋、和解、服務”為核心的供應商投訴處理模式已初具雛形并顯現實效。截止2009年底,共受理供應商投訴案件16起,已辦結15件,處理各類舉報和人民來信27件,大部分案件都通過投訴人撤訴或按撤訴處理結案,在維護法律尊嚴和保證投訴人滿意的前提下,經過正當程序改變了原錯誤結果,既維護了供應商權益和政府采購市場秩序,也最大程度避免了行政法律風險,有效地化解采供矛盾。
(六)全面開展我省加入gpa談判研究工作(略)
(七)抓好政府采購機構隊伍建設
隨著政府采購制度改革的深入,面對加入gpa談判的新形勢,對政府采購機構和人員隊伍建設提出了新的、更高的要求。2009年,我廳以財稅文化建設為抓手,采取培訓班、專題講座和業務研討等多種形式,加強對財政政府采購管理人員、集中采購機構工作人員、中介采購機構從業人員和評審專家的職業道德教育、法制教育和業務技能培訓,年度累計培訓1000多人次,積極營造“勤學、善思、慎言”的學習氛圍和“高效、節儉、廉潔、人本”的效能文化,努力提升政府采購隊伍的整體素質和業務能力,提高服務水平和采購效率。同時,持續深化和有效落實具有財稅特色的懲防體系建設,加大從源頭上治理腐敗工作力度,努力培養和造就一支德才兼備、業務精通、廉潔高效的政府采購人才隊伍。
在看到成績的同時,我們也清醒地認識到,當前,我省政府采購工作也面臨著不少問題。突出的是:不少建設工程和分散采購項目沒有納入到政府采購管理中來,政府采購規模仍然偏小;政府采購違規操作、供應商惡意串通,以及個別行業部門干預政府采購活動等現象還時有發生,政府采購制度建設滯后和貫徹執行不力的問題也尚未得到有效改變;政府采購結果與采購單位的期望還有較大差距,價格高、時間長,質量差的問題在個別項目中還有出現;集中采購機構和財政監管部門人員配備不足,業務素質參差不齊,工作效率和服務質量有待進一步提高。隨著我國加入wto《政府采購協議》談判的啟動,政府制度改革進度與社會可承受能力的矛盾將更加突出,財政部門和政府集中采購機構將面臨著更大的挑戰,這些都要求我們采取有效的措施,切實加以改進和完善。
二、2010年我省政府采購工作重點
2010年,是實施“十一五”規劃的最后一年,是我省應對國際金融危機、鞏固和發展經濟回升向好勢頭的關鍵一年,也是為“十二五”發展打好基礎的重要一年。我廳將繼續堅持以科學發展觀為統領,按照“依法治稅、為民理財、務實創新、廉潔高效”的財政總體工作思路,念好“實、穩、優”三字訣,牢固樹立“依法采購、廉政采購、科學采購、和諧采購”的理念,以“規范、高效、創新、服務”為目標,圍繞“深化國內改革”和“應對國際(gpa)談判”兩大任務,著重做好六項工作。
一是加強制度建設。明年要圍繞國務院可能出臺的《政府采購實施條例》,繼續深入開展《浙江省實施〈政府采購法〉辦法》(省政府規章)的調研工作,并研究制定政府采購合同履約監管、中介機構考核管理、政府采購評審專家管理等制度辦法。同時在依法規范的前提下,創新管理方法和手段,簡化采購流程,在省級政府采購系統全面推行首問責任制、服務承諾制、項目負責制等制度,完善內部操作流程,強化內部約束機制,進一步優化服務,切實提高采購效率和采購質量。
二是推進信息化建設。除按計劃完成今年28個市縣“政府采購信息系統”的推廣應用外,將會同省政府采購中心,重點加快以浙江政府采購網、評審專家庫、供應商庫和商品價格信息庫為主要內容的“一網三庫”建設,同時要抓緊啟動以網上招標采購和全省集中交易為內容政府采購信息系統“二期建設項目”,盡早建立形成全省統一開放、競爭有序、資源共享的區域性網上政府采購市場,實現科學采購。
三是加強監督檢查。沒有檢查就沒有規范。2010年,我廳將結合建設工程領域專項治理工作,在省紀委監察廳的領導下,牽頭開展對政府投資工程建設領域的物資采購專項檢查工作。同時針對個別項目采購價格虛高、規避監管等突出問題,要重點查處、曝光一批虛抬價格、串通采購和不誠信經營的供應商,并會同有關部門制訂出臺《政府投資建設工程政府采購管理辦法》,建立依法采購的長效機制。同時根據《浙江省集中采購機構監督考核管理辦法》的要求,在2010年上半年,集中時間開展一次對全省集中采購機構的考核工作,對全省集中采購工作進行一次客觀評價,獎優懲后,以此促進我省集中采購工作良性、快速發展。
四是落實政府采購政策。要按照省政府辦公廳《關于建立政府優先強制采購節能環保和自主創新產品制度的通知》精神,制訂和完善相關配套措施,確保政府優先采購、強制采購、首購訂購等政策制度在浙江省全面得到貫徹落實。重點是要加大對節能、環保、自主創新等產品的支持力度,以及對浙江中小企業政府采購扶持,利用政府采購的規模優勢和導向作用,充分發揮政府采購在我省建設生態文明、促進科學發展方面的積極作用,使政府采購真正“為我所用”。
五是做好gpa談判應對工作。(略)
六是加強人才隊伍建設。建設一支高素質的專業人才隊伍,是順利推進政府采購制度改革的保障。2010年要繼續以深化財稅文化建設為抓手,以學習沈浩等先進人物事跡為契機,探索建立以“采購當事人”為中心的采購服務理念,積極培育廣大政府采購從業人員“愛崗敬業、務實創新、清廉有為”的工作氛圍,以高度的責任心和無私奉獻精神,做好各項政府采購工作。同時,進一步完善政府采購從業人員培訓辦法,建立政府采購從業人員的分類、分級培訓和管理制度。結合政府采購信息化建設,加強對政府采購信息化專業人才的培訓,培養一批懂技術、精業務的復合型人才,為全省政府采購信息化建設提供人才儲備。
三、建議督察的幾項重點工作
2010年我省政府采購工作的任務十分繁重,但我們相信,在省委、省政府的正確領導和各位督察員的大力支持下,一定能夠圓滿完成各項任務。同時真誠歡迎各位督察員能參與、督察以下工作:
(一)參與《浙江省實施〈政府采購法〉辦法》調研
政府采購法于2003年出臺后,實施條例制訂一直滯后。2010年1月,《政府采購法實施條例(征求意見稿)》已正式由國務院法制辦向全國公開征求意見,預計年內將頒布。為與之相銜接,我省《政府采購法》實施辦法繼續列入省政府2010年的二類規章計劃。根據安排,我廳擬于今年7-8月份,會同省法制辦等部門深入開展對該辦法的調研,并結合浙江實際,希望我省的立法,在《政府采購法》缺失的縣級政府集中采購、部門集中采購、分散采購管理、非招標采購方式和程序規范和電子化采購管理等方面有所突破和創新,在此,也真誠希望各位督察員參與我省的政府采購立法調研和辦法起草工作,并發表真知酌見,積極諫言獻策。
(二)參與對全省政府集中采購機構的監督考核
根據《浙江省集中采購機構監督考核暫行辦法》的要求,計劃在今年4-5月,我廳將會同省監察廳、省審計廳等部門開展對全省集中采購機構的考核,這是我省實施政府采購法以來的第一次依法對政府集中采購機構進行全面考核,因此我廳已將該項工作列為今年我省政府采購的重中之重工作。希望通過考核,既能檢查發現目前我省集中采購工作中好的經驗做法或存在的問題不足,也能客觀評價集中采購機構的工作成效和服務水平,并將考核結果在全省公布,獎先促后,逐步建立一個“重服務、精業務、強素質、健機制”的政府集中采購管理體系。因此,迫切希望此項工作能有我們督察員的參與和監督,給社會一個更加客觀、信服的考核結果。
(三)參與對全省協議定點聯動采購項目的現場監督
對政府采購活動的現場監督,是最直接、最有效的督察手段之一。為探索建立“跨區委托、錯位、做專做強”的集中采購新機制,從2009年底開始,我廳已將計算機、打印機、空調、服務器、數碼相機、數碼攝像機等19類協議定點項目,統一委托省市11家集中采購機構分別組織實施采購,并實行省市縣三級聯動,以節約采購成本,共享采購結果,共擔監管職責。這次全省聯支采購,不僅是對現有協議供貨管理模式的完善,更是對我省集中采購機制的一次大膽探索和創新,并對下一步推行協議定點項目的全省集中交易提供體制基礎,意義深遠。為此,我們省市財政部門和集中采購機構已多次協溝通商,建立了工作小組,擬定工作方案,進行任務分工,目前各項目招標工作已陸續展開,并初步定于今年3月下旬依次進行開標、評標,屆時,我們將邀請各位督察員蒞臨指導,并對開評標現場進行全程監督。同時,也真誠歡迎各位督察員隨時、隨地對其他涉及民生或社會關注度高的政府采購項目進行督察、指導。