電子檔案管理模式
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電子檔案管理模式范文第1篇
當前，我國煤炭行業的發展已成為社會發展中的一個熱點。煤炭行業中的檔案管理工作隨著社會的發展逐漸開始健全起來。但是由于煤炭企業的一些條件限制，還在采用傳統的檔案管理模式。電子信息化管理模式的提出改革了煤炭企業的檔案管理。相對于傳統的檔案管理模式而言，電子信息化管理模式針對的是信息化電子文件，改變了以往檔案資料必須呈現在紙質文件上的固有模式，借助計算機和現代辦公軟件就可以進行閱讀。同時電子信息化管理模式處理和傳遞檔案資源的效率也大大高于紙質文件，不受時間和空間的限制而實現共享，是一種簡單、高校進行檔案管理工作的現代模式。下文中主要針對電子信息化模式的基本概念和特點進行概括，探討其在煤炭行業檔案管理工作中的作用等問題。
一、電子信息化管理模式的概括
（一）電子信息化管理模式的概念
電子信息化管理模式是基于當下社會信息化、科技化發展而產生的一種模式。所謂的電子信息化管理模式往往是指在現代大中小型企業的檔案管理工作中利用計算機磁盤、硬盤、U盤或者其他化學磁性材料進行檔案材料的貯存手段，其管理的檔案材料內容主要包含了圖片、信件、報表、圖紙等。是一種相對而言的面積要求低、環境要求高的檔案管理模式。
（二）電子信息化管理模式的特點
電子信息化管理模式的特點是在計算機及其相關軟件技術的發展之下產生的。當下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開計算機以及相關現代辦公軟件的支持，整個過程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發、查閱都必須以機讀形式存在。
往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實、有價值，這就給其提出了要求，整個電子信息化管理模式是一個去偽存真的模式，是一個“去其糟粕取其精華”的模式，是一個嚴謹科學的模式。
電子信息化管理模式是在傳統檔案管理模式之上進行積極改革、更新、改善而建立的一個開放性的全新的檔案管理工作體系。是對從前傳統檔案管理工作必要補充的模式，也是以提高檔案管理工作質量和效率為目的的模式。改變了以往檔案管理不規范、管理封閉、管理銜接不嚴密等問題。
二、電子信息化管理模式在煤炭行業檔案管理工作中的具體作用
取代煤炭行業的傳統檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應用。在煤炭行業的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠將傳統的紙質文件記錄的文字、報表、信件等利用計算機的現代辦公軟件形成數字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計算機網絡來實現對于檔案管理的現代化、自動化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對于煤炭行業檔案管理工作中的具體作用表現如下。
一是電子信息化管理模式能夠促進煤炭行業檔案管理效率和質量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動化，從而省去了大量的中間人工操作環節，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時間去審核、檢查檔案信息的真實性、價值性等，使檔案工作在保證實效性的同時保證了質量。
二是通過電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動化軟件，實現了煤炭行業的檔案資源信息共享。將現代化辦公自動化軟件和檔案管理系統加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實現一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業從業人員以及社會人士查閱與煤炭檔案資源相關的信息更加便利，促進煤炭行業檔案管理工作的推進以及檔案服務工作的創新。
三是煤炭行業的檔案管理工作相當復雜，檔案內容涉及了運營、生產、技術、科技、實物等，類別相當復雜，查閱和檢索過程較為漫長。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過程中的快速性、精確性。煤炭行業在傳統檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過人工操作查找的方式在大量龐雜和類別多樣的檔案當中進行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費了大量的時間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類查找等多種檢索方法，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過程更加方便、更加高效、更加準確。
四是電子信息化有效提高了煤炭行業檔案管理過程中的檔案保存時長。煤炭行業引起工作環境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個重點環節。由于環境問題的影響，煤炭行業的檔案管理中常常會出現某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當無法使用等問題。這是因為煤炭行業的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產環境容易對檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠將檔案管理人員從加工環節中解放出來，采用計算機現代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進行保存，確保檔案貯存的安全性。
三、電子信息化管理模式在煤炭行業檔案管理工作各階段中的作用
煤炭行業檔案管理工作是分階段進行的，由于煤炭行業所涉及的科技、技術、實物等檔案管理，就涉及到很多保密環節、鑒定環節等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業檔案管理工作的每個階段都有其一定的作用，具體表現如下。
一是在煤炭行業檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計算機網絡系統就可以實現自動收集網絡電子檔案的工作，并形成一個龐大的煤炭行業的檔案資源共享數據庫。
二是利用計算機的現代辦公軟件可以在檔案管理的整理環節對電子檔案進行科學的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。
三是對于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環節是相當重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對電子檔案分級保存，加設多層防護密碼，設置使用權限，以保障檔案管理的保密階段安全。
四是鑒定環節是對電子檔案鑒定的過程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進行鑒定。
五是煤炭行業的檔案服務模式需要在檔案管理中強調利用環節，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網絡化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀方法，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業的檔案服務更上一層樓。
六是在統計環節主要依靠的是電子信息管理模式中的計算機自動系統來實現，大大降低統計環節的時間浪費和人工浪費，保障統計環節的效率以及精確。
四、結語
社會信息科技不斷發展，電子信息化管理模式在煤炭行業的檔案管理中運用是必然的趨勢，也是廣大大中小型企業的必然選擇。電子信息化管理模式的作用直接彌補了傳統檔案管理模式中的不足，為檔案管理作出了應有的貢獻。
參考文獻：
[1]任曉云.電子信息化管理模式在檔案管理中的作用[J].辦公室業務，2012（01）.
[2]和夢吉.企業檔案信息化建設對策研究[D].山東大學，2012.
[3]楊振春.信息化在檔案資源管理中的作用[J].華章，2013（06）.
電子檔案管理模式范文第2篇
[關鍵詞]檢務 檔案 管理
檔案管理，是對文件從產生到最終銷毀或移交檔案部門的全過程的管理活動，其主要目標是要將組織中的文件數量保持到一個適當的數量限度，防止不必要的或無用文件信息的干擾，簡化文件制作、傳遞、處理以及利用的程序，改進文件工作的組織、控制方法，保證文件完成現行效用后得到適當的處置，并通過經濟地保管和利用文件信息，最大限度地提高組織管理的質量和效率。
一、電子管理模式的特點和分類
1.電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔案管理的一般原則和方法對于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類型文件的特點，在其管理活動中還有其特有的原則和方法。
2.檔案館電子文件的管理模式
（1）集中式保管模式，是指將具有永久保存價值的文件（紙質或電子）送至國家指定或授權的機構、組織（通常為國家檔案部門）集中保存，該類機構對其職能范圍內的歸檔單位的檔案工作進行領導、指導和監督，對其入館檔案進行實體和信息的雙重控制。
（2）分布式保管模式，又稱分散式保管，是指各組織、機構中產生的文件（紙質或電子）不統一移交給特定部門，而將其留存于本機構內部（庫房或信息系統），加以保管和利用，該模式的代表就是“匹茲堡大學方案”。
二、檢驗檢疫業務檔案的介紹
1.檢驗檢疫業務檔案（以下簡稱檢務檔案）包括報檢單及所附單證、檢驗檢疫工作記錄單、證稿、證單存檔聯等紙質資料、電子數據或其組合。歸檔是檢驗檢疫工作流程的最后一個環節，即歸檔人員對通過CIQ2000出入境檢驗檢疫綜合業務計算機管理系統（以下簡稱CIQ2000系統）報檢的檢驗檢疫業務，根據報檢類別和歸檔規則在CIQ2000系統中對符合歸檔條件的報檢號逐批進行電子數據歸檔，并將報檢單等紙質資料裝訂后按歸檔順序號分類立卷存檔。由于CIQ2000系統自動將歸檔號與報檢號一一對應，通過報檢號即可根據歸檔號所在的卷宗來快速調閱需要查詢的報檢單檔案，所以，大多數檢務部門都采用上述歸檔方式。
2.由于紙質檢務檔案記述并反映了檢驗檢疫工作的全過程，為檢驗檢疫機構內部查閱出入境貨物檢驗檢疫原始記錄、了解檢驗檢疫簽證流程、確認檢驗檢疫證單的更改/重發/核查計收費情況、檢查工作質量，以及出境貨物理賠案件的調查、入境貨物重大索賠案件的處理、司法部門的訴訟調查舉證、國內外有關部門的來函查詢等發揮了一定的參考憑據作用。但是，隨著檢驗檢疫業務量的成倍增長，檢務檔案管理中歸檔過程較繁鎖、歸檔工作量較大、檔案庫房占用量較多以及檔案利用率較低等方面的問題日漸突出。
三、目前檢驗檢疫部門檢務檔案管理的做法
1.參照企業分類管理方式，對企業進行分類建檔。結合電子監管工作，對信譽好、進出口量較大且質量穩定的企業進行分類后實行簡便建檔管理，在CIQ2000系統中電子數據歸檔不需逐份錄入報檢號而實行批量歸檔。檢務部門對這類報檢單在CIQ2000系統中的數據歸檔環節，根據報檢日期、主施檢部門、單位注冊號等條件進行待歸檔查詢后，對符合歸檔條件的報檢號進行批量歸檔；對這類報檢單的紙質檔案只需按企業名稱、報檢日期簡單地建檔立卷。在條件成熟時，逐步取消部分紙質檔案，這樣不僅有利于檢驗檢疫部門和企業雙方既節省人力、物力和財力，又提高工作效率，更充分發揮了企業分類管理與電子監管有機結合的優勢，使資源得到合理配置和利用。
2.根據出入境貨物的報檢類別，貨物的不同特性、不同風險度對不同貨物進行分類建檔。例如：對電子轉單換證憑條到口岸換發通關單的“驗證”出境貨物，在CIQ2000系統中的數據歸檔環節，根據報檢日期、主施檢部門等條件將其電子數據批量歸檔，其換證憑條可隨通關單存檔聯一并存檔，需要時可根據報檢號查找通關單流水號及對應的換證憑條。而對涉及安全、衛生、環保的進出口敏感貨物，實施衛生注冊登記、質量許可管理等憑證報檢的貨物，或檢驗周期較長的大型成套設備，根據需要可較詳細地按貨物分類或主施檢部門分類建立檔案。
3.適當縮短普通紙質檢務檔案保存期限。《出入境檢驗檢疫簽證管理辦法》（國檢法[1999]386號）規定“檢務檔案保管期限：一般出境檢驗檢疫檔案為3年；入境檢驗檢疫檔案為4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發現一類有害生物的檢務紙質檔案，應作長期或永久保存。”在實際工作中，我們發現檔案室90%以上的檢務檔案都是原封不動地存放3-4年后銷毀，檔案利用率較低。
四、檢務檔案電子管理模式的可行性分析
1.據粗略統計，調閱紙質檔案的主要用途在于辦理更改手續、工作質量檢查、業務部門查閱資料和有關執法部門的來函查詢等幾個方面。如果在不違反檢務檔案管理原則和不影響檢務檔案利用的前提下，及時修訂檢務檔案管理規章制度，適當縮短普通紙質檢務檔案保存期限，一定程度上可以解決檔案庫房占用量較多的問題。
2.由于檢驗檢疫流程都經過CIQ2000系統進行處理的情況下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發現有害生物的檢務紙質檔案，應作長期或永久保存外，普通紙質檔案的角色有必要逐步向短期、精簡的方向轉變，通過分類管理的方式、利用CIQ2000系統的批量歸檔功能及修訂現行的檢務檔案管理規章制度等措施，或許是加強檢務檔案的規范有效管理、合理利用資源和提高工作效率的有效途徑之一。
3.目前電子檔案管理系統，為檔案現代化管理提供完整的解決方案，電子檔案管理系統可以自成系統，提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化設計過程管理，形成更加完善的現代化信息管理網絡。如果CIQ2000系統可以搭載《電子檔案管理系統》，建立具有系統設置、權限管理、數據載入、整編組卷、檢索利用、借閱管理、銷毀、制作標準光盤、統計報表、數據轉換等十大模塊的檢務檔案管理系統。并對檔案數據庫進行備份，設定檔案密級，按部門按專業按用戶級別設定訪問權限，日志庫自動記錄對檔案庫的所有檢索、調檔、增加、刪除、修改等操作，同時在系統中持續管理檔案文件，提供借閱、歸還、催還等功能，實現全電子化的檔案管理和檢索查詢，電子智能化處理與紙質檔案管理有機結合，既能管理文書檔案，也能管理科技檔案及其它檔案。
電子檔案管理模式范文第3篇
電子信息化管理模式的特點是在計算機及其相關軟件技術的發展之下產生的。當下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開計算機以及相關現代辦公軟件的支持，整個過程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發、查閱都必須以機讀形式存在。往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實、有價值，這就給其提出了要求，整個電子信息化管理模式是一個去偽存真的模式，是一個“去其糟粕取其精華”的模式，是一個嚴謹科學的模式。電子信息化管理模式是在傳統檔案管理模式之上進行積極改革、更新、改善而建立的一個開放性的全新的檔案管理工作體系。是對從前傳統檔案管理工作必要補充的模式，也是以提高檔案管理工作質量和效率為目的的模式。改變了以往檔案管理不規范、管理封閉、管理銜接不嚴密等問題。
二、電子信息化管理模式在煤炭行業
檔案管理工作中的具體作用取代煤炭行業的傳統檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應用。在煤炭行業的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠將傳統的紙質文件記錄的文字、報表、信件等利用計算機的現代辦公軟件形成數字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計算機網絡來實現對于檔案管理的現代化、自動化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對于煤炭行業檔案管理工作中的具體作用表現如下。
一是電子信息化管理模式能夠促進煤炭行業檔案管理效率和質量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動化，從而省去了大量的中間人工操作環節，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時間去審核、檢查檔案信息的真實性、價值性等，使檔案工作在保證實效性的同時保證了質量。
二是通過電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動化軟件，實現了煤炭行業的檔案資源信息共享。將現代化辦公自動化軟件和檔案管理系統加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實現一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業從業人員以及社會人士查閱與煤炭檔案資源相關的信息更加便利，促進煤炭行業檔案管理工作的推進以及檔案服務工作的創新。
三是煤炭行業的檔案管理工作相當復雜，檔案內容涉及了運營、生產、技術、科技、實物等，類別相當復雜，查閱和檢索過程較為漫長。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過程中的快速性、精確性。煤炭行業在傳統檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過人工操作查找的方式在大量龐雜和類別多樣的檔案當中進行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費了大量的時間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類查找等多種檢索方法，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過程更加方便、更加高效、更加準確。
四是電子信息化有效提高了煤炭行業檔案管理過程中的檔案保存時長。煤炭行業引起工作環境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個重點環節。由于環境問題的影響，煤炭行業的檔案管理中常常會出現某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當無法使用等問題。這是因為煤炭行業的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產環境容易對檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠將檔案管理人員從加工環節中解放出來，采用計算機現代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進行保存，確保檔案貯存的安全性。
三、電子信息化管理模式在煤炭行業
檔案管理工作各階段中的作用煤炭行業檔案管理工作是分階段進行的，由于煤炭行業所涉及的科技、技術、實物等檔案管理，就涉及到很多保密環節、鑒定環節等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業檔案管理工作的每個階段都有其一定的作用，具體表現如下。
一是在煤炭行業檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計算機網絡系統就可以實現自動收集網絡電子檔案的工作，并形成一個龐大的煤炭行業的檔案資源共享數據庫。
二是利用計算機的現代辦公軟件可以在檔案管理的整理環節對電子檔案進行科學的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。
三是對于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環節是相當重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對電子檔案分級保存，加設多層防護密碼，設置使用權限，以保障檔案管理的保密階段安全。
四是鑒定環節是對電子檔案鑒定的過程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進行鑒定。
五是煤炭行業的檔案服務模式需要在檔案管理中強調利用環節，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網絡化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀方法，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業的檔案服務更上一層樓。
六是在統計環節主要依靠的是電子信息管理模式中的計算機自動系統來實現，大大降低統計環節的時間浪費和人工浪費，保障統計環節的效率以及精確。
四、結語
電子檔案管理模式范文第4篇
一、電子檔案管理的現狀
由于電子檔案事業的不斷發展，使各個單位的檔案數量都在逐漸增加，而面對與日俱增的檔案文件時，傳統的檔案模式必定無法適應當前的檔案管理工作。
檔案管理工作并不是只要簡單的填上資料，然后保存在檔案室就可以了。其實整個的工作流程相當復雜。所以面對巨大的檔案數量，只能利用電子檔案的管理模式進行工作。
由于檔案的重要性，所以在檔案管理工作中一定要一絲不茍，決不可出現問題。對每一個單位來說，檔案管理工作都是相當重要的，所以電子檔案管理模式會逐漸成為檔案管理工作中的重要模式。同時對于電子檔案管理模式需要員工具有一定的專業技術，否則會無法勝任此項工作。
二、檔案信息電子化的優缺點
1.電子檔案的優點
與傳統檔案相比，電子檔案是采用電子數據的形式對檔案的信息資料進行準確的記錄。而傳統檔案則是使用紙質材料來進行記錄工作。其中電子檔案由于是使用電子信息技術進行檔案的存儲，所以檔案會記錄在計算機上。而傳統檔案卻必須要在檔案室進行檔案的存儲，不僅要有良好的環境，還會耗費大量的成本。使用電子檔案還會避免檔案由于時間關系會出現失真或損毀等情況發生。與電子檔案相比，傳統的檔案管理模式要有相關的專業人員對檔案進行填寫和記錄工作，如果不小心填錯的話還需要重新進行填寫。對于電子檔案只要在電腦上進行編輯后，將其直接轉存到移動U盤、硬盤等媒介上交給檔案管理人員即可，這種方式對于檔案的填寫與收集工作都會較快捷的完成。因而對于電子檔案的未來發展也存在著無窮的潛力。
2.電子檔案的缺點
在電子檔案具備著一系列優點的同時也存在著一些缺點。電子檔案雖然可以較為快捷的進行存儲工作，可同時存在著被盜的風險。傳統檔案是通過在檔案室中進行檔案的存儲，犯罪分子即便可以通過某種途徑進入到檔案室，但面對大量的檔案卷宗想找出其中所需要的是有很大難度的。如果是對于電子檔案的竊取，犯罪分子通過在相關計算機中植入病毒文件就在計算機中對相關的文件進行非法的篡改。如果想徹底的避免病毒入侵電腦只有在使用電腦時盡量不執行一些未知的文件，只有做到使存儲檔案的計算機不被病毒入侵，就會有效的防止檔案信息遭到篡改。所以相關的檔案管理人員在工作期間一定要保持一絲不茍的工作態度，并正確看待檔案工作的工作性質與檔案管理的重要性。電子檔案的另一個缺點是與傳統檔案相比，電子檔案對相關的軟件設備有一定的依賴性。傳統的檔案管理方式是將紙質檔案對其分別進行存儲來即可，而電子檔案則一定要通過相關的檔案管理軟件進行操作，否則就很難進行對檔案存儲的工作。電子檔案在沒有安裝相關的檔案管理軟件的計算機上是無法進行檔案管理工作的。
三、電子檔案如何更好地普及應用
對于領導小組所制定的各項方案都應該積極的采取。因為電子化管理模式是否能夠成功的關鍵就是對其相關的管理措施是否到位。而相關領導要加強對電子檔案工作的管理并制定出相對規范的電子檔案管理章程。作為普通的檔案管理人員要做到積極的采取領導所提出的每一項建議，按照領導所指揮的工作方向與政策認真按要求完成每一項工作任務，確保在進行工作時有一絲不茍的敬業精神與責任心，才會使整個集體工作做得更好。
在檔案工作人員進行電子檔案管理工作時，若要做到提高電子檔案的工作效率，同時要在工作中不斷紀積累經驗，做好電子檔案信息的收集工作，進而實現檔案管理工作的創新與發展。一定要正確的看待檔案管理工作，正視檔案管理工作的重要性，在做好本職工作的基礎上還要看清檔案管理工作對于全局工作的重要性，這樣也會為實現檔案管理工作的創新與發展創造了直接有效的條件。
在檔案管理工作的系統建設中，不可避免的會遇到一些過于強調其單位的特殊性或是管理方式上的嚴謹性等現象。實際上這樣無視標準化的做法或是拒絕采用標準的作法是一定要杜絕的。如果只是依靠相關的工作經驗來進行管理檔案的方法即使有效，但是不會讓更多的人進行高效的使用，目前已經跟不上社會發展的需要了。通過制定相應的標準對于電子檔案發展會是一種系統性的進步，對于檔案管理的發展也起著至關重要的作用。
對于最普通的電子檔案來說，想要對其進行安全的保存也是有一定難度的。可以采用與傳統檔案的管理辦法相結合的手段，充分利用其檔案管理的優勢。因為傳統的檔案管理模式是有一定的優勢的，所以我們在進行電子檔案的管理工作時，同時利用傳統檔案的管理方式對降低電子檔案的風險會有著顯著的效果，做到完全發揮傳統檔案的管理優勢。
電子檔案管理模式范文第5篇
一、企業檔案管理存在的主要缺陷
（一）企業對檔案管理重要性沒有足夠的認識。當前很多企業的檔案管理工作顯得相對陳舊，缺乏科學性，造成這種現象的根本原因在于企業往往將檔案管理工作邊緣化。一些企業的管理者將管理的重點放在經濟效益的獲得上，但是卻沒有意識到檔案管理在提升企業經濟效益上的推動作用，導致了很多企業檔案管理工作浮于表面、流于形式。企業的不重視導致了企業工作人員對檔案管理工作也不重視，他們對檔案管理工作缺乏熱情和責任感，通常檔案管理工作沒有專人負責。這種企業上下覺得檔案管理無用的觀念導致了企業發展嚴重失衡。
（二）企業缺乏完善的檔案管理制度。企業缺乏制度化的檔案管理模式，主要表現為以下幾個方面：首先，檔案收集過程不規范。企業沒有專門的檔案收集制度，部分企業雖然設置了相應的規章制度但也只是流于形式。其次，企業檔案收集過程不規范。企業內部一些檔案管理人員專業知識淺薄，尤其是一些新入職的工作人員缺乏相應的工作經驗，由于檔案管理人員素質良莠不一，檔案將會在立卷中會出現很大的問題。一次立卷現象的出現不僅僅會影響檔案查詢，還違反了事畢立卷的工作原則。最后，企業檔案管理綜合力度不強。當前很多企業檔案管理采取的是班組管理模式，這種管理模式在行政管理上的權限有限，在檔案管理的重大問題上不可自主決定，需要向上級主管匯報，而上級主管通常并不是檔案管理專業人員，他們很難完全顧及檔案管理工作，這導致了檔案綜合管理存在一定的障礙。
（三）企業檔案管理信息化建設不足。雖然很多企業在內部管理上已經大力推行了信息化建設，但是檔案管理在文件傳輸和資料輸入上仍然信息化程度不高，這導致了檔案管理質量一直難以提升。由于企業沒有建立完善的檔案管理信息系統，難以給予大力的技術支撐和強力的系統保障，這也是檔案管理信息化不足的一個重要原因。一些企業雖然建立了檔案管理信息系統，但是卻和檔案管理工作實際狀況相去甚遠，使得檔案管理效率低下，導致檔案管理科學化、創新化一直受到阻礙。
二、促進檔案管理科技建設和創新的對策
首先，企業要轉變檔案管理理念。企業的領導者和檔案管理工作人員應該意識到檔案管理的重要性，將管理的重點擴展到經營管理之外，把檔案管理工作納入到企業管理體系之中并將之作為管理的重點，充分意識到檔案管理工作對于企業價值提升的重要作用，企業的管理者應該加大宣傳力度，讓員工意識到檔案管理的重要性，各級領導要以身作則，與時俱進，積極運用現代化的管理手段和相應的科學技術來完善企業內部檔案管理工作。檔案管理工作效果的提升需要資金的支持，企業應該加大力進行檔案管理的基本設施建設，使得管理設備逐步完善，讓檔案管理體系走向創新化、科學化、信息化和現代化的道路。另外，檔案管理人員要不斷進行專業素質的提升，和其他工作人員進行交流和溝通，吸收先進的工作經驗和方法，在工作中責任感強烈。
其次，企業要建立完善的檔案管理制度。高質量的檔案管理工作需要健全的檔案管理制度作為依托，檔案管理欲實現科學化和創新化就必須在管制度的完善上努力。企業應該遵循《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理整理規劃》等法律法規，并在此基礎上建設檔案管理相關的制度，檔案管理制度一方面要切合企業實際，另一方面則要達到國家的制度要求，符合國家標準。另外，檔案管理制度要考慮企業生產服務的需求，企業各個部門的領導者和檔案管理人員要切實溝通，商討檔案管理需求和要點，全面討論之后起草檔案管理方案。企業制度好的檔案管理制度應該采取首先試運行，在個別部門進行試點，在運行中發現不足之處可以及時進行針對性修改，使得檔案管理走向創新和科學的道路。
