檔案查詢
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檔案查詢范文第1篇
隨著信息社會的發展和電子政務在我國的不斷普及和推廣，國內許多單位都在進行信息化網絡的建設，不可避免的涉及到管理信息系統的設計與開發。檔案館是檔案保管的基地和檔案信息使用的中心，有效的保管和開發利用檔案信息資源，是檔案部門今后一段時期所面臨的重要任務。
檔案作為一種重要的信息資源，是人們鑒往知來的重要渠道。特別是近年來，檔案資源的作用越來越受到人們的重視，與此同時人們對檔案的提供利用也提出了越來越高的要求。檔案在線查詢是利用先進的internet網絡技術并結合檔案系統自身特點，實現檔案資源在線利用、管理、整合的一種現代化檔案管理模式和利用手段。其在檔案查詢利用上的方便性和檔案管理理念上的先進性代表了檔案發展的方向，現就檔案在線查詢的有關問題進行探討。
一、檔案在線查詢的建立和發展有其必然性
科學的辯證法告訴我們，任何新事物的產生都有其必然性，檔案在線查詢作為檔案利用領域的一項新方法也不例外。首先，計算機和網絡技術的飛速發展和廣泛應用為檔案在線查詢提供了可能性，技術革新是工具革新的前提。作為實現檔案在線查詢的前提，計算機和網絡技術在近年來得到了突飛猛進的發展，特別是數據倉庫、搜索引擎、網絡管理等技術的逐步成熟使得檔案在線查詢成為可能。其次，檔案在線查詢是檔案館職能轉變的內在要求。隨著政府職能的轉變和檔案事業的發展，檔案部門的職能必然會隨之發生相應的轉變，特別是要改變服務手段落后、辦事效率低下、整齊劃一的單向傳統式服務模式，建立起手段先進、服務高效的現代化服務模式，多途徑、多渠道、全天候地向民眾提供檔案資源服務。檔案在線查詢是檔案服務由落后向先進、由呆板向靈活、由政府向社會轉變的體現，是符合現代化檔案部門發展內在要求的。最后，檔案在線查詢是檔案利用者對檔案利用模式優化的外在要求。當今社會人們生活節奏加快，要求檔案部門提供便捷、及時和個性化的檔案利用服務。檔案在線查詢在利用檔案信息資源時極大地方便了利用者，其簡便及時的優點得到充分體現。
二、實現檔案在線查詢的前期準備
檔案在線查詢，作為檔案利用的一種新手段，其實現并非一觸而就的，需要一定的物質基礎和大量的前期準備，這些準備工作是檔案在線查詢得以順利實現的決定性因素。主要有：
（一）設備的配備
巧婦難為無米之炊，若想建立起在線查詢系統，必須要配備高性能的服務器和建立穩定高速的網絡體系。
（二）檔案信息資源的數字化
檔案信息資源的數字化同樣是實現檔案在線查詢的一項基礎性工作，沒有檔案信息資源的數字化就不可能實現檔案資源的在線查詢。
（三）人才的培養
無論是檔案在線查詢系統的建立和維護，都需要培養既懂網絡技術又懂檔案知識的復合人才，負責系統的建立、維護和更新。
三、實現檔案在線查詢應注意的幾個問題
檔案在線查詢是利用計算機和網絡技術實現檔案數據的查詢、檢索、借閱、安全管理等功能的系統，在其設計和實現中必須進行嚴格地需求分析，綜合考核各方面因素，完善優化各項功能，以提高檔案的利用率查全查準率、在保證檔案數據安全的前提下最大限度地方便檔案信息資源利用。在實現檔案在線查詢時應該在以下幾個方面加以注意：
（一）檔案在線查詢系統的先進性
計算機技術發展日新月異，硬件、軟件系統淘汰速度驚人。為保證系統的生命周期，在實現檔案在線查詢系統時應采用符合計算機發展潮流的先進技術和標準、成熟、可靠的網絡技術，包括最新的Web服務器、應用服務器、數據庫、軟件結構以及CA認證等技術。同時注意系統的開放性和擴展性，使系統不僅是面向全國的開放的系統，同時滿足系統功能模塊式的嵌入，使得系統本身便于擴展和升級，延長系統的生命周期。
（二）檔案在線查詢系統的便捷性
檔案在線查詢系統本身就是為（下轉第36頁）（上接第34頁）了方便人們利用檔案信息資源，其在實現時特別考慮利用者的方便和舒適。可在以下幾個方面加以注意：友好的人機界面；頁面布局清晰合理，背景色彩簡潔舒適，以導航式為主，充分考慮操作的簡便性，盡量以選擇代替輸入、將系統功能入口集中，為不同身份的使用者設計方便的功能選項，方便的信息服務；建立一個動態的應用系統，使用者可隨時獲得權限范圍內的數據，并且為利用者提供多樣化、個性化的服務，包括下載、打印等基本服務，如果可能也可提供專題服務等高級服務模式；及時的信息反饋和維護更新。系統中應設置多種信息反饋渠道，建立起利用者和檔案部門之間的互動，使利用者的需求得到最快最全的滿足。同時及時定期地對系統進行維護，保證檔案數據的安全和更新。
（三）檔案在線查詢系統的安全性
任何事物都存在利和弊兩個對立的方面，檔案在線查詢也是一樣，在方便人們利用的同時也使得檔案數據安全受到威脅。如何確保檔案數據的安全成為實現檔案在線查詢中最為關鍵的一點，主要應通過檔案文件管理和用戶管理兩種途徑來保證檔案數據的安全。
1.檔案文件管理。檔案文件管理相對簡單一些，主要是我們平時的數據管理，包括檔案數據的規范化、修復、備份等日常維護。這些管理雖然看起來簡單，但至關重要，是檔案數據安全最底層的保護。
2.用戶管理。用戶管理主要包括用戶證書的發放管理和用戶具體信息的管理。用戶證書管理，主要包括證書申請、審核和發放、作廢等，這部分主要結合安全支撐平臺的CA系統實現，CA業務受理點最后以DSB實體鑒別密碼器來發放證書。用戶信息管理，包括用戶信息的創建、刪除、修改和把用戶分配到不同的查閱權限中。在用戶管理體系中，主要通過設置用戶訪問權限控制用戶訪問內容來保證檔案數據安全。用戶權限控制是針對網絡非法操作所提出的一種安全保護措施。用戶和用戶組賦予一定的權限，控制用戶和用戶組訪問一定的文件和執行一定的操作。在實現檔案在線查詢時，應根據檔案工作的特點，對不同的對象進行不同地權限分配，通過設置控制利用者對檔案數據的利用和操作，確保檔案數據的安全。
總之，在提供檔案在線查詢時必須要認清網絡的脆弱性和潛在的威脅，采取強有力的措施保障檔案數據的安全和維護檔案在線查詢系統的可持續發展。檔案在線查詢，是檔案部門通過網絡環境提供優質高效的檔案利用服務，是一種創新，它的完善和成熟還需要一定的過程。但我們相信其勢必會引起檔案提供利用的一場革命，其蓬勃的生命力代表檔案利用發展的必然方向。
參考文獻：
[1]劉宏峰，陳江波.ASP3.0網絡開發技術大全[M].北京:人民郵電出版社，2002.
檔案查詢范文第2篇
據資料顯示，行賄犯罪檔案查詢工作自2006年施行以來，已經取得了長足發展。2011年，最高人民檢察院組建行賄犯罪檔案查詢管理中心，2012年啟動全國聯網查詢平臺，對這項檢察預防專業工作起到積極的推動作用。近日，高檢院行賄犯罪檔案查詢管理中心負責人前往上海指導工作，對這項規定作了具體的解讀。
預防專刊：這次新規的出臺，是否承載著重要的意義和使命？
查詢中心：近年來，由于社會查詢需求不斷增長，檢察機關受理查詢的數量不斷攀升。2006年至2011年底，全國檢察機關共受理查詢139萬次，被處置單位1983家，個人3075人。尤其是2009年之后，查詢量劇增，2010年、2011年查詢量均比2009年增加12倍，2012年上半年同比增長35%。與此同時，社會對行賄犯罪檔案查詢工作的要求和標準更加嚴格，寄予的期望更高。為了滿足社會日益增長的查詢需求，進一步推進行賄犯罪檔案查詢制度，必須加強查詢工作制度建設，實行規范管理。2009年6月10日施行的《關于行賄犯罪檔案查詢工作規定》（下簡稱《2009年工作規定》），已無法滿足現有的工作需要，必須進行全面修訂，對信息收集、錄入，查詢受理、查詢告知，查詢期限、事由與條件，查詢結果應用與反饋，異議與投訴及其處理等作全面的規范。
《工作規定》的出臺還與誠信建設息息相關。誠實信用是人類社會文明進步和市場經濟發展的基本要素，是維系正常的經濟秩序和社會秩序的基本準則。近些年來，我國社會生活中誠信缺失問題日益凸顯，由此引發大量社會問題，社會各界和廣大群眾強烈要求采取得力措施，有效化解誠信危機，加強誠信建設勢在必行。檢察機關也應適應形勢發展的需要，對《2009年工作規定》進行全面修改，強化行賄犯罪檔案查詢工作促進誠信建設的功能，切實在誠信建設中發揮更為積極的作用。
預防?？号c《2009年工作規定》相比，新規主要在哪些方面作了修改？
查詢中心：這次對《2009年工作規定》作了大幅修改：一是由于增加條文較多，所以增列了目錄。二是刪除了四條，即第二條、第四條、第十條、第十一條，分別是關于查詢工作職責由預防部門具體負責的規定；關于行賄犯罪檔案錄入信息內容具體信息項的規定；關于查詢工作紀律、要求的規定；關于非罪行為信息的規定。三是對另外七條作了修改或進一步細化。四是增加了28條新內容。
《工作規定》明確了行賄犯罪檔案查詢制度的基本機制和各項制度，提出了六條原則性要求，厘清了人民檢察院在查詢工作中的職能定位和基本任務，確立了信息錄入制度、受理與查詢制度、應用與反饋制度、異議與投訴制度，以及違法違規行為的處理制度等，規定了查詢受理事由、涉外查詢、查詢告知函的有效期、行賄犯罪信息查詢期限、異議情形等新內容和新亮點。
預防專刊：近年來，部分基層檢察院建議將非罪行賄行為納入查詢范疇，以期進一步擴大賄檔查詢的影響力，新規在這方面持什么態度？
查詢中心：由于非罪行賄行為信息的查詢和應用十分特殊、敏感、復雜，為避免將非罪行賄行為信息和行賄犯罪信息一起規范可能引起不解、誤解和分歧，對《工作規定》所規范的信息范圍作了限制，即完全限于行賄犯罪信息，而不包括非罪行賄行為信息。非罪行賄行為信息的錄入、查詢和應用將適時作專門規定。
預防專刊：新規總則第一條，關于行賄犯罪檔案查詢工作的目的和任務似乎作了略微修改，如何理解？
查詢中心：行賄犯罪檔案查詢工作的目的有兩個層次，第一層次是充分發揮法律監督職能作用，有效遏制賄賂犯罪，促進誠信建設?！豆ぷ饕幎ā穼Α?009年工作規定》作了兩點修改，一是將“遏制和防范職務犯罪，打擊商業賄賂違法犯罪”修改為“有效遏制賄賂犯罪”，使表述更為直接、準確；二是將“促進社會信用體系建設”修改為“促進誠信建設”，與十報告對誠信建設的要求和表述一致。第二層次是服務經濟社會科學發展?！豆ぷ饕幎ā穼ⅰ?009年工作規定》中的“服務社會主義市場經濟”，修改為“服務經濟社會科學發展”，使得服務的著眼點和范圍更為廣泛、更加準確，更能符合科學發展觀的要求。
預防?？盒乱幪岢龅牧椩瓌t性要求，可以詳細說明嗎？
查詢中心：“依法、客觀、及時、便利”原則。這是對檢察機關的要求?！耙婪ā笔侵镐浫?、修改、刪除信息要嚴格依據人民法院判決、裁定?！翱陀^”是指應當客觀、真實地記載單位和個人的行賄犯罪歷史記錄，要與判決書、裁定書所記載內容保持完全一致?！凹皶r”是指應當依據《工作規定》，在限定時間內將行賄犯罪等信息錄入行賄犯罪檔案庫?！氨憷笔侵敢獮椴樵儐挝缓蛡€人提供便利條件，提供優質、高效的查詢服務。
“正當、誠實、守信，不得濫用”原則。這是對單位和個人應用查詢結果的要求。“正當”，即要出于正當的目的，采取正當的方式應用查詢結果。“誠實、守信”，即在應用查詢結果時應當誠實、守信，完全按查詢申請提出的事由使用查詢結果，不得用于查詢申請事由之外的其它目的?！安坏脼E用”是指單位和個人不得濫用查詢結果，不得隨意改變用途，不得用于不正當競爭，不得用于非法目的。
“不參與、不干預”原則。這體現了人民檢察院在查詢工作中到位不越位、盡職不越權的職能定位。檢察機關推行行賄犯罪檔案查詢制度的目的是服務經濟建設、市場誠信和社會管理，不能借查詢工作具體地參與、干預經濟建設和市場運營。過分參與或者干預招投標或政府采購等經濟、社會活動，有越權之嫌，且效果不好。這項基本原則既是對社會、公眾作出的公開承諾，也是為了避免查詢工作中發生越權、越位的現象，以確保查詢工作的綜合效果。
“跟蹤、了解”原則。人民檢察院有權對有關部門和單位應用行賄犯罪檔案查詢結果的情況進行跟蹤，以了解情況，避免一些部門和單位對查詢結果應用情況反饋時出現遺漏、遲緩等問題，同時，也能有效制止或者糾正那些違反《工作規定》、有關法律法規及各地各部門的管理規定，對查詢結果置若罔聞，或者濫用結果，以及偽造、變造查詢結果的行為。實踐中，有關部門和單位對此予以認同，檢察機關與有關部門、單位相互之間配合默契，共同推動了查詢工作的深入開展，已建立了成熟、有效的查詢結果應用情況反饋機制。
檔案查詢范文第3篇
根據目前的社會分工，社會保險職能主要由各級社會保險經辦機構承擔，其中就包含養老保險檔案的收集、處理、存儲、及利用工作。按照檔案網上查詢的設計構想，社保經辦機構作為數據源層，直接向社區服務站和互聯網中個人的數據接收層提供數據，應用軟件要針對社區查詢和網上查詢的不同性質分別開發。同時，從開發建設成本的角度考慮，應當充分利用社保經辦機構現有的檔案服務設備及社區服務站的經辦力量及設備環境，充分發揮經辦機構門戶網站的作用，減少人、財、物的投入。在建設過程中，一是要做好紙質檔案的數字化轉換工作，并將新參加工作人員檔案直接進行數字化采集，將打印的紙質材料作為電子檔案附屬品予以保存。二是要重視電子檔案信息管理系統建設。社區查詢服務可以采取C/S架構（客戶機/服務器）。社區端開發相應的應用程序，應用范圍可以廣一些，權限可以大一些。對于互聯網上的查詢服務，可以采用B/S架構（網頁游覽器/服務器）。應用范圍要小權限，應該限定為只能查詢本人檔案信息，及提交涉及檔案相關問題咨詢、建議的申請。三是要配備高性能的小型機，作為數據服務器和獨立的WEB服務器、備份服務器。如果檔案庫數量多并且比較分散，還可以采用分布式的方法進行數據的交換。數據存儲可以采用SAN或IPSAN網絡存儲方式。四是要采用專線實現經辦機構與社區之間的數據交換，或使用VPN技術和設備，為社區每個客戶端設置獨立的密匙，從而通過互聯網自由訪問數據中心。數據中心采用專線高帶寬聯接到互聯網中供互聯網用戶查詢使用，從而形成經辦機構和社區與互聯網查詢的雙層架構。
二、網上查詢必須做到“便捷、安全”
從工作實踐來看，查詢養老保險檔案的人群，多數屬于年齡大、行動不便的退休人員。針對這部分特殊群體，如何實現查詢的方便、快捷是一個首要問題。同時，由于養老保險檔案記載著重要的個人資料，信息安全和檔案數據安全也同樣不容忽視。針對便捷、安全這兩個重要的建設標準，要在軟件開發前重點做好利用需求的調研、分析和論證工作。要充分發揮社區服務站接地氣的作用，讓群眾在家門口就能對檔案進行查詢，方便距離職工檔案管理保存機構較遠，年齡高、行動不便的群眾。由于我國的社會、經濟發展步入了快車道，人員流動大，很多人員已經到外地居住。在遇到涉及個人利益的問題需要查詢檔案時，來回往返于居住地和職工檔案管理保存機構之間，造成了群眾物質和時間上的很大浪費。因此，可以考慮在社保經辦機構的門戶網站增設檔案查詢欄目，群眾可以很方便地查詢到自己檔案的相關信息。在檔案數據安全方面，一是要制定機房管理制度和數據備份時間表及突發事件的應急預案。二是要責任落實到人，制定相應的獎懲制度。三是要做好防火墻等設備的安全設置，對互聯網上提交的數據做好安全檢查。四是要對個人檔案信息查詢要同時判斷個人編號、身份證號、密碼相一致，在條件允許的情況下可以與檔案所有人的手機號相綁定，在查詢信息時發送驗證碼或進行人臉和指紋的識別。同時，做好數據的備份工作，定期對數據進行異地備份。
三、加強養老保險檔案管理工作隊伍的建設
檔案查詢范文第4篇
關鍵詞：房產檔案；信息利用；注意事項
中圖分類號：G710 文獻標識碼：A 文章編號：1003-2851（2012）-10-0198-02
近年來，全國各地的城市建設取得了突飛猛進的發展，房地產事業也發生了日新月異的變化，房地產市場空前地活躍。隨著經濟建設的發展、廣大群眾法制觀念的不斷提高以及國家一批房產政策的出臺，在房地產行政管理、住房制度改革、市場規劃、司法協助、金融信貸、房地產課稅等各項工作中，房屋產權檔案的利用越來越頻繁，也越來越顯示出房屋產權檔案本身所固有的價值。房產檔案的合理利用也會給本行業帶來新的活力，給房地產行業和社會公民維護其合法權益帶來不可替代的作用。
為了發揮房屋權屬登記的公示作用，保障房屋交易安全，維護房屋交易秩序，保護房屋權利人及其相關當事人的合法權益，房屋登記檔案信息的公開查詢勢在必行。但查詢并不是無條件的，任何查詢人都必須在法律法規規定的范圍內，遵循一定的程序與規則，才能進行有限的查詢。
一、房產檔案、房屋權屬登記信息
房產檔案是登記簿記載相關信息后，申請登記的原始資料以及登記機構的內部審核文件整理歸檔而成的，是城市房屋權屬登記管理工作的重要依據，從而成為房地產產權界定的有利存證，為實施產權管理和產權保護提供了可靠的法律保障。最早對房產檔案作出較為詳盡規定的法律規范是建設部《城市房地產權屬檔案管理辦法》（第101號令，以下簡稱《辦法》）。根據該辦法的規定，權屬檔案的歸檔范圍包括以下幾個方面。
1.房地產權利人、房地產權屬登記確權、房地產權屬轉移及變更、設定他項權利等有關的證明和文件。根據登記類型的不同，具體有：（1）房地產權利人（自然人或法人）的身份（資格）證明、法人人的身份證明、授權委托書等；（2）建設工程規劃許可證、建設用地規劃許可證、土地使用權證書或者土地來源證明、房屋拆遷批件及補償安置協議書、聯建或者統建合同、翻改擴建及固定資產投資批準文件、房屋竣工驗收有關材料等；（3）房地產買賣合同書、房產繼承書、房產贈與書、房產析產協議書、房產交換協議書、房地產調撥憑證、有關房產轉移的上級批件，有關房產的判決、裁決、仲裁文書及公證文書等。（4）設定房地產他項權利的有關合同、文件等。
2.房屋及其所占用的土地使用權權屬界定位置圖；房地產分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等。
3.房地產產權登記工作中形成的各種文件材料，包括房產登記申請書、收件收據存根、權屬變更登記表、房地產狀況登記表、房地產勘測調查表、墻界表、房屋面積計算表、房地產登記審批表、房屋滅籍申請表、房地產稅費收據存根等。
4.反映和記載房地產權屬狀況的信息資料，包括統計報表、攝影片、照片、錄音帶、錄像帶、縮微膠片、計算機軟盤、光盤等。
5.其他有關房地產權屬的文件資料，包括房地產權屬凍結文件、房屋權屬代管文件，歷史形成的各種房地產權證、契證、賬、冊、表、卡等。
建設部《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》（建住房[2006]244號）規定：房屋權屬登記信息包括原始登記憑證和房屋權屬登記機關對房屋權利的記載信息。
房屋原始登記憑證包括房屋權利登記申請表，房屋權利設立、變更、轉移、消滅或限制的具體依據，以及房屋權屬登記申請人提交的其他資料。
房屋權屬登記機關對房屋權利的記載信息，包括房屋自然狀況（坐落、面積、用途等），房屋權利狀況（所有權情況、他項權情況和房屋權利的其他限制等），以及登記機關記載的其他必要信息。已建立房屋權屬登記簿（登記冊）的地方，登記簿（登記冊）所記載的信息為登記機關對房屋權利的記載信息。
原始登記憑證以及登記機構的內部審核文件收集、整理、歸檔后形成房產檔案。登記簿的信息來源于房產檔案和原始登記憑證，登記簿記載相關信息后，申請登記的原始資料以及登記機構的內部審核文件作為登記檔案歸檔。
二、房產檔案查詢的權限
根據建設部《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》（建住房[2006]244號）規定：
（一）房屋權屬登記機關對房屋權利的記載信息，單位和個人可以公開查詢；可以自己查詢，也可以委托他人查詢。即房屋登記自然狀況、權利狀況和其他必要信息可以向社會公開查詢。
（二）原始登記憑證可按照下列范圍查詢：
1.房屋權利人或者其委托人可以查詢與該房屋權利有關的原始登記憑證；
2.房屋繼承人、受贈人和受遺贈人可以查詢與該房屋有關的原始登記憑證；
3.國家安全機關、公安機關、檢察機關、審判機關、紀檢監察部門和證券監管部門可以查詢與調查、處理的案件直接相關的原始登記憑證；
4.公證機構、仲裁機構可以查詢與公證事項、仲裁事項直接相關的原始登記憑證；
5.仲裁事項、訴訟案件的當事人可以查詢與仲裁事項、訴訟案件直接相關的原始登記憑證；
6.涉及國家安全、軍事等需要保密的房屋權屬登記信息，可以在國家安全、軍事等機關同意查詢范圍內查詢有關原始登記憑證；
7.法律法規及有關規定不宜公開的房屋權屬登記信息，其查詢范圍和方式按法律法規和有關規定辦理。
三、查詢程序及要求
房屋權屬登記信息的查詢需申請。查詢機構應及時提供查詢服務，不能及時提供查詢服務或無法提供查詢的，應向查詢人說明理由。在檔案利用實踐中，通常查詢程序為：
第一，查詢申請人或人出具身份證明或其他相關證明。如房屋權利人的權利憑證；繼承人查檔的，應當提交繼承權公證書；國家安全機關、公安機關、檢察機關、審判機關、紀檢監察部門、證券監管部門應當提交本單位出具的查詢證明以及執行查詢任務的工作人員的工作證件；國家安全、軍事等機關同意查詢的證明等。
第二，填寫《房屋權屬登記信息查詢申請表》，明確房屋坐落（室號、部位）或權屬證書編號，以及需要查詢的事項。
第三，負責對外查詢檔案的工作人員對查詢人員主體資格以及查詢房屋是否存在或是否辦理權屬登記等情況進行初步核實。
第四，符合查詢條件且查詢標的存在的，打印登記簿紙頁或者提取原始房產檔案，復印、摘抄、打印相關內容。
需要注意的是，查詢原始登記憑證的，應由查詢機構指定專人負責查詢，查詢人不能直接接觸原始登記憑證，以確保原始憑證被損壞或惡意篡改；查詢機構及其工作人員應當對房屋權屬登記信息的內容保密，不得擅自擴大登記信息的查詢范圍。
四、查詢中應注意的問題
查詢房產檔案資料，同權屬登記過程一樣，也存在擔負法律責任的風險問題，有些查閱是非法的，應嚴格禁止，如：權屬登記部門工作人員，受人之托，隨意查閱他人房產檔案，并向社會透露；個別機關執法人員，以公事為由、保密為由，不出具單位公函，隨意調閱；律師以為由，在未取得法院立案文書時，要求取證；不提供具體座落，只提權人姓名，大海撈針式的摸查“由人查房”等等。
為此，在查詢房產檔案問題上，應從加強內部管理入手，健全規章制度，進行嚴格控制，應注意以下幾個方面：
1.權屬登記工作人員和檔案管理工作人員職責明確，與檔案管理無關的人員不能隨意調閱檔案。即使有關系，也不能跨產別、跨科室調閱；
2.執法機關查詢，堅持驗收一證一信。證指查閱人員的執法證，信指單位證明信，收取后存檔，并如實進行記載、備查；
3.個別案件查詢，不易公開身份的，應報請上級領導批準、簽字后存檔備查；
4.查閱過程和取證情況應詳細記錄在案，根據查閱者的具體需要提供具體材料，而不能以部分需要提供全部材料；
檔案查詢范文第5篇
隨著計算機技術的飛速發展，計算機在企事業單位管理中應用的普及，利用計算機實現企事業單位人事管理勢在必行。人事檔案是企事業單位人事管理制度的一項重要工作，它是個人身份、學歷、資歷等方面的資料留檔，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據，針對其重要性，開發了《人事檔案管理系統》，實現了關于檔案的借閱、查詢、歸還等一系列工作的電子化管理。
【關鍵詞】人事檔案 管理制度 電子化 紙質檔案
1 人事檔案管理的目的和意義
進入二十一世紀，社會生產力迅速發展，科學技術突飛猛進，人們對信息的認識不斷提高，各種管理的信息量日益增長，對信息的處理要求越來越高，致使傳統的紙質、手工等信息處理手段和方法，遠遠滿足不了現代管理的需要。
為切實減輕人資部工作壓力，人資部要求對全局約9000人員的檔案信息實現檔案無紙化管理，自動記錄各種查閱、借閱、歸還、專遞信息。借助現代信息技術和管理理論，建立企業信息管理系統是每個企業的重要趨勢，在企業管理中，人力資源是企業最寶貴的資源，也是企業的“生命線”，因此人事管理是企業計算機信息系統的重要組成部分，而人事檔案管理又是人事管理的重要工作，實現電子化的人事檔案管理，可以讓人力資源管理人員從繁重瑣碎的案頭工作中解脫出來，去完成更重要的工作，人事檔案管理系統的實現可以減輕比較繁瑣的手工人事檔案管理工作。
2 人事檔案管理的實際功能
2.1 功能結構圖
如圖1所示。
2.2 用戶登錄
功能：用戶登錄人事檔案管理系統。系統啟動后，首先要做的就是用戶登錄。用戶在登錄系統后，根據分配好的權限，可以進行一定的操作。
操作：系統啟動后，要求輸入用戶的登錄名及口令，只有登錄名和口令完全正確，才能登錄人事檔案管理系統。系統會根據為用戶分配的權限，顯示對應的功能菜單，用戶可以操作該功能。
2.3 檔案管理
檔案管理模塊中有5個子模塊，包括人員建檔、檔案查閱、檔案借閱、檔案歸還以及借閱延期等功能。這些功能因管理員的權限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理員沒有數據修改及刪除的權利。在這些功能里詳細的記錄了所有單位員工的資料。
檔案的電子化查閱，去年省公司已經組織將在職人員檔案進行了電子化掃描，本次制作系統時計劃將系統與掃描件進行關聯，對于簡單的檔案查閱可無需調用檔案，直接在系統中查閱復印件。
2.3.1 人員建檔
建立及維護人員檔案信息，包括增加、刪除、修改及導入檔案信息的功能。系統可以上傳掃描件，一個人員的檔案信息可以關聯多個掃描件。
2.3.2 檔案查閱
將所有人員建檔后，可以進行檔案查閱；提供靈活方便的查詢方式，實現在系統中查看掃描件的功能（可以上下翻頁查看各種電子檔案），記錄查詢人員信息，包括查詢人、查詢時間、備注信息等。
2.3.3 檔案借閱
檔案借閱與檔案查閱不同，用戶可以在電腦上查看檔案的掃描件（查閱），也可以把紙質檔案借出使用（借閱），需要記錄借閱信息，包括借閱人，借閱時間，預計歸還時間，借閱人聯系電話等。
檔案借閱除管理員賬號權限外，還需輸入借閱密碼方可進行操作。
2.3.4 檔案歸還
管理員拿到歸還的紙質檔案后，需要在系統中進行檔案歸還。先根據ERP編號，檔案號，姓名等信息查詢出借閱記錄，選中記錄進行歸還操作。需要記錄歸還時間、歸還人、備注等歸還信息，并更新檔案狀態
檔案歸還除管理員賬號權限外，還需輸入歸還密碼方可進行操作。
2.3.5 借閱延期
借出檔案逾期未還時，系統可以進行借閱延期，延期需要有負責人審批。
2.4 檔案查詢
檔案查詢模塊中有5個子模塊，包括檔案查詢、查閱記錄查詢、借閱記錄查詢、歸還記錄查詢以及借閱延期查詢等功能，分別對應檔案管理中的各個模塊。
2.4.1 檔案查詢
功能：人員檔案的快速檢索，通過姓名及編號等信息進行快速查詢。
在查詢框中輸入規定的范圍即可查到相關的人事信息，當查詢的條件填寫完畢，點擊查詢按鈕，頁面會顯示用戶所要查詢的符合條件的所有員工的資料。查出的記錄默認為員工檔案基礎信息列表方式瀏覽，雙擊表格可以顯示該員工的檔案卡片、個人簡歷等掃描資料。
2.4.2 查閱記錄查詢
功能：檔案查閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號及查閱時間等信息進行快速查詢。
在查詢框中輸入查詢條件，點擊查詢按鈕，頁面會顯示符合條件的查閱記錄，雙擊查閱記錄可以進入人員檔案的詳細信息頁面，顯示被查閱的員工的詳細資料。
2.4.3 借閱記錄查詢
功能：檔案借閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號及借閱時間等信息進行快速查詢。
2.4.4 歸還記錄查詢
功能：檔案歸還記錄的快速檢索，通過姓名、編號及歸還時間等信息進行快速查詢。
2.4.5 借閱延期查詢
功能：檔案借閱延期記錄的快速檢索，通過姓名、編號及延期時間等信息進行快速查詢。
3 結語
通過開展人事檔案管理系統的研究與應用，建立了一套科學的、先進的人事檔案管理系統，此軟件將公司約9000多名員工檔案信息納入其中，實現了以個人檔案為管理單位的電子化檔案查詢、檔案借閱、檔案歸還等功能，并在查詢、借閱、歸還等過程中自動形成記錄信息。該軟件的推廣應用簡化了工作流程，提高了工作效率和精益化管理水平。
