合同檔案管理方法
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合同檔案管理方法范文第1篇
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
一、建筑工程管理中創(chuàng)新模式的發(fā)展及應用
1.1 建筑企業(yè)工程管理的創(chuàng)新觀念
時代的發(fā)展，科技的進步推動了建筑行業(yè)的高速發(fā)展，為了順應時展的潮流，建筑企業(yè)就應不斷改革創(chuàng)新管理模式，采用最新的項目管理體制，確定現代化的項目管理目標，包括質量管理、成本管理、進度管理、安全管理四大目標[1]。管理過程中應該充分落實合同中的條款，確保四大管理目標得以實現，并且通過先進的項目管理思想合理的協調好四個目標之間的關系，可以通過集成管理、范圍管理來進行，并借助網絡計劃技術、掙值法等來進行控制。目前天津市在進行建筑工程管理時已經開始使用項目管理技術來進行有效的控制，并取得了顯著效果。
2.2 不斷創(chuàng)新建筑企業(yè)管理體制
為了提高企業(yè)的核心競爭力，采用科學的工程管理方法，并且在項目管理過程中應該建立明確的責任制度。合理協調工程各利益相關方之間的關系，不斷深化改革傳統的管理模式中的不足之處，不斷使用先進的、創(chuàng)新性的管理模式。除此之外，建筑企業(yè)還應加強合同管理和企業(yè)內部管理，采用SWOT分析法來提高企業(yè)自身的核心競爭力[2]。通過管理模式的創(chuàng)新來提高建筑企業(yè)的核心競爭力，降低工程成本、提高工程質量、縮短工期、降低風險。
2.3 建筑企業(yè)的技術創(chuàng)新管理
科學技術的不斷發(fā)展推動了建筑施工技術的改革創(chuàng)新，建筑企業(yè)為了更好地進行工程管理，就應不斷推進信息化管理模式來不斷提高企業(yè)的工程管理效率和質量。目前，天津市的許多建筑企業(yè)已經開始使用project軟件、夢龍軟件等信息技術來進行項目管理。因此，建筑企業(yè)應該大力使用先進的網絡技術和信息技術來促進建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應不斷加強學習，在提高技術能力、管理能力的同時應注意信息技術、管理軟件的學習，不斷提高建筑工程的信息化管理。
二、建筑工程合同檔案管理
2.1、提高合同檔案管理的重視程度
為了進一步提高建筑工程合同檔案的應用效果，首先應該提高領導的重視程度，不斷加強合同檔案管理意識。這就要求單位各部門的領導不斷強化自身的合同檔案意識，提高對合同檔案管理重要意義的認識程度。并且要求合同檔案管理部門認真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發(fā)合同檔案管理人員的工作熱情和責任意識。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開展匯報工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問題[3]。實際工作中，要對合同檔案工作做出近期和遠期的工作任務，并制定工作計劃。
2.2、配備專業(yè)的合同檔案人員
為了提高合同檔案管理效率，應該配備專職的合同檔案人員，創(chuàng)建一支專業(yè)化、職業(yè)化的合同檔案管理團隊。建立一支高素質水平、高技術水平、高素質職業(yè)修養(yǎng)的合同檔案管理團隊。與此同時，單位領導應該鼓勵合同檔案人員勤勉務實的精神，為建筑工程創(chuàng)建一支強有力的合同檔案管理隊伍。我們應當加強對合同檔案管理部門專職人員的培訓工作。讓之有充分的機會學習黨和政府部門制定的有關政策與規(guī)定、系統的學習合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關的法律法規(guī)，以此來提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識與理論來充實自己、提高自己，開闊思維，適應新世紀社會對合同檔案管理人員的高要求。在學習知識的同時，也應該培養(yǎng)工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻、嚴于律己、認真工作、保守秘密的優(yōu)良品質。
2.3、 加強對兼職人員的培訓和績效考核
單位應該定期對合同檔案兼職人員進行專業(yè)培訓和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專業(yè)技能，并且能夠將這些技能運用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應該建立健全責任制度和競爭機制，確保合同檔案管理部門充滿活力，可以通過建立考核績效制度來進行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。
2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質基礎
財務部門應將合同檔案部門所需經費列入到單位的財務計劃中，并將其落實到實處。其次，單位應該抓住拆遷機會，通過合同檔案管理來加強硬件設施的配備，將合同檔案整理過程中的合同檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設施，從這些方面來落實合同檔案的管理工作。
2.5、提高合同檔案管理工作的現代化水平
城建合同檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代合同檔案管理理論與新技術的運用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對城建合同檔案實行動態(tài)化管理和維護，開發(fā)研制城建合同檔案管理軟件，建立數字合同檔案和多媒體合同檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。
2.6、 加強對建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作
加強對建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作是建筑工程業(yè)合同檔案管理工作的關鍵環(huán)節(jié)，可以確保建筑工程業(yè)合同檔案發(fā)揮其重要作用。可以通過配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業(yè)科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開發(fā)科技合同檔案的重要內容，并且通過不斷的積累經驗，更好進行建筑工程科技合同檔案的開發(fā)和利用。
2.7、 加快合同檔案信息化建設步伐
信息技術的不斷發(fā)展為建筑工程業(yè)合同檔案的信息化建設提供了堅實的基礎。建筑工程合同檔案管理應不斷引進先進的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學創(chuàng)新管理機制，并將計算機信息技術應用到建筑工程業(yè)合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業(yè)數據庫。
三、合同管理
為了確保建筑工程的順利展開，目前在進行項目管理過程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項目管理的核心環(huán)節(jié)[4]。天津市緊跟先進的工程管理發(fā)展潮流，不斷創(chuàng)新完善合同管理，逐步實現科學化、現代化的工程管理。合同管理是一項具有復雜性、動態(tài)性的系統工程，因此在合同管理過程中不應該進行程序化管理，而應該講究管理藝術，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來進行合同管理。目前，已經產生了先進的合同管理軟件，在進行合同管理時應不斷推廣使用合同管理軟件，促進工程管理的現代化水平。
合同管理貫穿建筑工程管理的全過程，在合同管理的收尾階段應認真收集、整理、分類、登記、保存、編號、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學性和規(guī)范性。除此之外，還應對合同的履行情況進行認真的分析評價，不斷總結教訓、積累經驗，為更好地進行今后的工程管理奠定基礎，不斷提高合同管理的現代化、信息化水平。
結束語：文章中筆者結合多年的工作經驗，對天津市建筑企業(yè)的工程管理的創(chuàng)新發(fā)展進行了簡要的介紹，并對合同管理以及檔案管理進行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！
參考文獻：
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[2]向大強.談我國建筑業(yè)在市場全球化條件下的發(fā)展戰(zhàn)略[J].山西建筑,2005,01:123-124.
合同檔案管理方法范文第2篇
我國在海外開展工程承包業(yè)務的主體大多為國內企業(yè)，但在這一前提下又包含著多種業(yè)務開展方式。主要有：以國內企業(yè)為主體、在國外成立分支公司并申請當地企業(yè)資質開展業(yè)務（這也是目前最主要的一種方式），以技術合作形式開展業(yè)務、以項目組為主體單獨開展業(yè)務、與當地企業(yè)或者外企合作開展業(yè)務、以勞務公司國際勞務大分包的形式以及與國內在海外開展其他國際業(yè)務的公司合作等。
二、多元化經營條件下海外工程檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
在多元格局背景下，由于工程特點、業(yè)主情況、當地政策法規(guī)等不盡相同，其對檔案管理工作的要求也不一樣，海外工程檔案管理遇到了前所未有的新情況、新問題。
1．多元化特點要求對原有檔案管理方法必須進行相應調整
多元背景下不同類型的工程對檔案管理工作的要求各不相同。比如經濟援助工程、使領館工程的檔案管理不僅要符合一般工程檔案管理的特點，同時還要符合我國商務部、外交部門對工程檔案管理的特殊要求。再如，工業(yè)建筑及安裝、道路橋梁等不同類型的工程在檔案的管理方面都有著各自的特殊要求。另外，在國際工程承包檔案管理中，不同的國家和地區(qū)執(zhí)行的工程技術標準及檔案留存的種類和標準也不一樣。比如，執(zhí)行FIDIC合同的國家要求FIDIC系列合同文件都要作為合同檔案妥善保存，而援外項目和使領館項目則以國內工程承包合同為基礎依據。凡此種種，無不提出對原來檔案管理方法進行相應調整的迫切需求。
2．多元化特點要求對原有檔案管理制度必須進行改革完善
各公司檔案管理制度是檔案管理的基本依據，但從我們所接觸和了解的情況看，大多施工企業(yè)雖制定了比較健全的檔案管理制度，但以國內工程為背景出臺的管理制度對于多元背景下海外工程檔案的管理有許多不適應的地方。有的公司雖然建立了自己的工程檔案管理制度，但其中專門針對海外工程檔案管理的條款并不多，并且不能適用多元化的要求。因此，海外施工企業(yè)調整現有檔案管理制度就顯得尤為迫切
3．多元化特點要求必須加強海外工程檔案管理隊伍建設
海外工程檔案管理存在的另一個突出問題是檔案管理人員的數量需求和專業(yè)素質難以適應檔案工作需要。境外項目大多實行崗位輪換制度，從而導致檔案管理人員的不穩(wěn)定，同時還普遍存在檔案管理人員配備明顯不足、專業(yè)水平低下的情況。以中國甘肅國際經濟技術合作總公司為例，目前在海外16個國家有各種大小在建項目70多個。據統計，在這70多個項目中配有專兼職檔案管理員的只有11個，包括中國駐印度和埃塞俄比亞使領館項目，中國政府援建加納職校項目以及華隴公司承建的加納高等法院和國會大廈項目，安哥拉公司承建的TPA一期項目和國家培訓學院項目等。而其余項目的檔案管理人員要么職責不清晰、要么沒有配備專兼職檔案管理人員，這種現狀勢必嚴重影響檔案管理工作的開展。配有專兼職檔案管理人員的項目，其共同特點是重大項目，并且承接項目的公司實力強，人員充足、管理規(guī)范。
4．多元化特點要求海外工程檔案管理人員必須提高外語水平
在多元化背景下，海外工程檔案管理工作還受到語言問題的明顯影響。一般而言，作為工程企業(yè)，有限的翻譯人員多被安排在經營崗位，主要參與投標資料翻譯以及談判等工作。檔案管理人員一般由其他業(yè)務人員兼任，而這些業(yè)務人員的外語水平相對較低。檔案管理人員的語言障礙也會對檔案的分類、整理、歸檔等造成明顯影響。如在非洲開展業(yè)務，會涉及英語、法語、葡語、西班牙語等多種語言，而甘肅建投國外公司目前葡語專業(yè)人員僅有1名。復雜的語言情況和中方人員不相稱的外語水平，也明顯制約著檔案管理工作的順利開展和檔案管理水平的提高。
5．多元化特點要求必須處理好紙質檔案的收集歸檔與歸國保管問題
多元化背景下，各公司在海外開展業(yè)務的點多面廣，在海外設立的分支機構種類多樣，機構的性質、規(guī)模不同，其檔案管理水平也參差不齊。有的境外機構管理水平低，存在檔案收集范圍不清晰、收集流程不明確等問題，由此導致檔案管理分散和部分檔案流失等嚴重問題。在甘肅建投目前檔案室保管的資料當中，只有部分較為重要的技術資料，而涉及工程項目的規(guī)劃許可證、施工許可證、本工程測量成果表以及施工現場形成的機械安全備案表、材料設備出廠質量合格證書、施工日志等資料，均不齊全或者純粹沒有。另外，由于路途遙遠，許多重要的紙質檔案資料歸國保管也存在種種困難。
三、多元化經營條件下加強海外工程檔案管理的對策
1．充分認識海外工程檔案管理工作的重要性
海外工程檔案真實記錄了企業(yè)海外經營、生產、管理活動的全過程，對企業(yè)當前和今后工作都有著重要的憑證和參考作用，也是企業(yè)規(guī)避風險的重要依據。海外工程管理關乎國家形象和企業(yè)利益，從施工企業(yè)領導層面到一線員工，都要充分認識檔案的重要性。海外工程檔案管理工作應貫穿于項目的投標、報價到竣工驗收的全過程。因此，在各項技術業(yè)務開展的同時，應及時完成檔案資料的收集歸檔工作。
2．重視海外工程檔案管理人員配備和責任落實
海外施工企業(yè)應根據海外施工隊伍的實力，配備專（兼）職檔案管理人員并保持相對穩(wěn)定，在國外成立公司或者人員相對充足的施工單位更應如此。對于技術組或者項目組等人員較少的施工機構，則應酌情配備兼職檔案管理人員，將檔案管理列入相關人員的職責范圍，并積極開展檔案管理人員尤其是兼職檔案管理人員的培訓。同時，各海外工程機構要嚴格落實檔案管理責任制，健全和完善相應的考核機制，重點項目可考慮與項目經理簽訂檔案管理目標責任書。另外，對于檔案管理工作中的失職瀆職行為，要實行嚴格的責任追究制度。
3．根據多元化業(yè)務特點對海外工程檔案進行科學分類
多元化背景下的海外工程檔案管理必須有所側重，要根據多元化的業(yè)務特點科學合理地區(qū)分核心檔案與一般檔案，并根據不同業(yè)主的要求、工程來源和種類等特點區(qū)分檔案資料的重要程度，針對不同情況采取不同的檔案收集歸檔和保管措施，制定明確、簡便、實用的文件材料分類制度。同時，要建立健全規(guī)范但不失靈活的檔案管理制度，即在堅持檔案管理基本原則和基本要求的前提下，根據多元化業(yè)務特點制定不同的管理辦法，建立科學適用的檔案管理制度，提高檔案管理制度的針對性和可操作性。
4．充分借助現代信息技術做好海外工程檔案工作
計算機網絡和電子技術的發(fā)展，給檔案管理帶來革命性變化。多元業(yè)務背景下海外工程檔案管理面臨的實際問題，要求我們重視計算機網絡及電子技術在檔案管理中的應用。首先，要借助計算機做好電子版海外工程檔案的保管工作，以提高檔案管理和利用的效率。其次，要借助網絡傳輸，將檔案的電子版或掃描件通過網絡傳回總部，避免紙質檔案運輸的困難。最后，要建立各公司和各項目的電子檔案數據庫，提高海外工程檔案的現代化管理水平。
四、小結
合同檔案管理方法范文第3篇
西方有句諺語，財富的一半是合同，合同在經濟活動中扮演著重要角色。大數據時代下的經濟活動具有種類繁多、數據量大等特點，這需要企業(yè)的管理者具備更強的決策力、洞察發(fā)現力和流程優(yōu)化能力，合同管理貫穿經濟活動的整個流程，合同管理能力的高低則是管理者流程優(yōu)化能力的重要體現。合同管理具有兩個方面的作用。一是作為商務活動的集合，包括前期考察、調研、談判、擬定文本、簽訂等環(huán)節(jié)；二是對經濟活動的監(jiān)督與控制，是企業(yè)風險控制的重要環(huán)節(jié)，包括對合同履行風險的控制，以及合同各環(huán)節(jié)的參與者的監(jiān)督。利用標準化的管理方法進行企業(yè)合同管理，可以更為有效地避免簽訂對企業(yè)不利的合同、提高合同管理工作效率。
二、當前合同管理存在的主要問題
1．企業(yè)管理者對合同管理的重視程度不夠。多數企業(yè)管理者重生產、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業(yè)沒有相關的合同管理制度，有的企業(yè)沒有專門負責合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業(yè)管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。
2．合同審核不嚴，缺乏風險控制機制。由于很多企業(yè)沒有專門負責合同審核的法律事務部門或企業(yè)法律顧問，有些企業(yè)設立了法務部門，但企業(yè)法務部門的法律顧問和各有關人員在合同管理中的具體責任和權限的規(guī)定不夠明確，不能充分或有效地發(fā)揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關不嚴、合同條款表達含糊、法律或合規(guī)性審核不夠嚴格、合同履行監(jiān)督不到位等問題，將會給企業(yè)經營帶來潛在風險。
3．合同的管理和履行效率低下。企業(yè)缺乏高效、科學的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環(huán)節(jié)無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準確高效監(jiān)督及反饋程序，對企業(yè)的生產經營活動產生消極影響。
4．缺乏標準化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監(jiān)督的合同管理制度和統一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據；沒有按照一定的程序對履行合同條款的能力進行評審，對于企業(yè)常用業(yè)務合同進行文本格式化和通用條款優(yōu)化等標準化工作沒有開展。
三、合同管理標準化的必要性
合同管理也是一門科學，要尊重其內在的發(fā)展規(guī)律，在大數據時代下，合同管理亟待建立科學的標準體系，使企業(yè)合同管理標準實用可行。
1．推行合同管理標準化是經濟和時展的客觀要求。各種經濟合同客觀地反映著生產和流通的現實經濟情況，它作為聯系原材料采購、生產加工、流通消費各環(huán)節(jié)的紐帶與橋梁，在保障生產生活、經濟發(fā)展順利進行，提升企業(yè)經營管理水平，促進經濟發(fā)展方面，發(fā)揮了非常重要的作用。隨著經濟管理體制改革的進行，混合所有制和大數據引領經濟發(fā)展新時代的到來，企業(yè)改革和發(fā)展活力不斷增強，各經濟體之間的聯系愈加活躍，經濟合同的數量也隨之增加，構成了大數據時代經濟活動的重要組成元素，社會經濟和時代的發(fā)展，就客觀地向我們提出了合同管理標準化的問題。
2．合同管理的現狀是推行合同管理標準化的潛在動力。由于非標準化合同管理帶來諸多問題，給經濟合同的審核、履行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)帶來很大困難與不便。要做到提升經濟合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實施合同管理的標準化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標準化、內容條款規(guī)范化，以及合同文本格式統一化。
3．合同管理標準化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過合同管理的標準化，可把合同管理的各項業(yè)務活動內容、業(yè)務間的銜接關系、各自承擔的責任、工作程序等用標準的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規(guī)范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。
四、合同管理標準體系的模式
企業(yè)合同管理紛繁復雜，在大體上可將標準體系劃分為管理和操作兩個層面：
1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標準》、《銷售（采購）合同管理標準》、《特殊合同類管理標準》等標準，這些管理標準分別對合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過程中的管理部門及其職責、管理方式及程序等做出明確規(guī)定。
2．操作層次包括《合同格式文本標準》、《合同要約推薦標準》等標準，格式文本是企業(yè)結合自身業(yè)務特點，一般在積累總結經濟活動實踐經驗的基礎上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護自身合法權益，還能大大提高工作效率。
五、合同管理標準化的具體措施
1．合同管理制度的動態(tài)化。制度是基礎，沒有制度，任何管理工作都是無本之木、無源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業(yè)都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒有嚴格按照合同管理制度執(zhí)行，最后要看現有的制度是否適應目前的企業(yè)合同管理，若不適應，則要對制度進行修改，將合同管理制度納入動態(tài)化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發(fā)展、管理范圍和形勢的變化而改進，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。
2．合同編碼體系的清晰化。一個企業(yè)的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個能夠清晰地表達了合同承辦的主體，一個能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業(yè)的習慣性代號作為編碼，合同分類一般按照合同的經濟性質分為銷售合同、采購合同、技術合同、擔保合同等，合同分類看似簡單，但直接關系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同管理流程帶來很多不便。
3．合同審核流程的層次化。企業(yè)的合同管理要有一個明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責權清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權限具體化，由于合同履行和監(jiān)管也大多是由合同審核的參與人負責，通過完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進而明確各層次在合同管理中的權限與職責。
4．合同檔案管理的日常化。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個與合同管理相關數據的歸集、整理的過程，在大數據時代，合同數據更加復雜，應當更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關規(guī)定主動收集合同相關數據，包括合同簽訂前的項目審批文件、考察、咨詢、談判會議記錄、法律及合規(guī)性審核等材料，合同履行過程中的標的物簽收、核驗、合同變更等材料，合同履行后的經濟效果評價、合同總結等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態(tài)化管理，做到合同管理數據隨產生、隨收集，做到洽商記錄不過夜、合同備案和審核意見表填制不過夜。
5．合同管理相關崗位的互控化。合同管理相關崗位的工作是一個互相銜接、聯動的體系，每個崗位雖然分工不同，但對其他崗位都有糾錯、互控的責任和義務，這樣才能相互促進，提升合同管理的水平。
6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規(guī)定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識和履行合同的自覺性，加強合同文本格式化的普及，也可大大減少經濟合同糾紛。
7．合同管理的信息化。在大數據時代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進合同管理標準化的重要保障，要應用現代化信息手段加強合同管理工作，開發(fā)適用企業(yè)自身的合同管理軟件系統，加強合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。
六、結束語
合同檔案管理方法范文第4篇
“在電力行業(yè)，從項目評審到產品出庫一般都在一兩個月以上，其間訂單變化十余次并不稀奇。” 思源電氣審計部經理金曉宇說，“從設計環(huán)節(jié)的技術條件變化，到生產時的外觀尺寸，到交貨時的交貨時間和數量……都會發(fā)生或大或小的變化。這時候如何形成一套有效應對變化、并在變化的情況下行之有效的管理體系是非常重要的。”
全程銷售管理
銷售合同是企業(yè)的最重要的信息資源，也是計劃、生產環(huán)節(jié)的源頭。對于思源電氣這樣的大型電力設備供應商而言，工程投標是行業(yè)銷售的主要渠道，絕大多數產品都是為行業(yè)客戶量身定制，具有典型的按單設計和按單生產的特點。投標報價是銷售環(huán)節(jié)中的關鍵工作，而面對客戶多變的需求，“報價慢、不準確”也成為行業(yè)內的首道難題。
“如果用戶提出的要求幾天報不出價格，或者報價趕不上用戶的變化，企業(yè)就會一直處于被動狀態(tài)。”金曉宇說，高壓電器涉及的電器元件和鈑金件比較多，用手工很難計算，一些企業(yè)往往是采用“拍腦袋”方式進行估算，再加上營銷人員對產品的技術知道的不多，報價的準確性很難保證。
“產品報價不準，將直接影響產品的競爭能力和企業(yè)生產利潤的實現。”金曉宇解釋道。有些報價完全根據用戶或設計院的電器元件明細表進行報價，造成要采購的電器元件非常分散，采購成本也降不下來，采購周期也不可能很短，給生產管理帶來諸多不便。
同時，由于報價的工作量較大，廠里的設計人員有很大一部分精力消耗在報價上，設計人員窮于對付，技術開發(fā)的力量一旦受限，就會形成一種惡性循環(huán)。
“原來在使用國內另一家知名軟件的產品時，合同管理中缺少對訂貨單位、收貨單位、結算單位的概念區(qū)分，造成了很大不便。” 財務部信息科經理楊凱介紹，在國內電力行業(yè)的招標中，銷售合同可能是跟省廳統一簽訂，但實際發(fā)貨時是分別發(fā)給各個電力站，然后有些合同與省廳結算，有些則是與電力站結算，從銷售訂單到產品出庫可能對應多個客戶，原來的軟件沒辦法做到，成為合同管理的一大難點。
通過引入K/3 ERP系統，思源電氣成功解決了這個問題，在銷售管理完善了合同檔案管理、合同預警、合同綜合查詢等應用。合同檔案不僅包括合同本身，還包括合同的收款協議、貨款的追加和處罰、圖紙交接記錄、開票記錄、發(fā)貨記錄、回款記錄和應收賬款計算，可連接合同圖片或其他資料，也可從銷售報價中導入合同清單數據，檔案過程一目了然。
思源電氣在合同預警功能中規(guī)定了9項合同異常報警的情況，并根據客戶信用等級進行相應管理，譬如預付款不到，合同不能正式投料；發(fā)貨前，若按協議規(guī)定的發(fā)貨前款不到，不允許發(fā)貨等等。
在K/3 ERP系統的幫助下，思源電氣逐步摸索出一套應對客戶訂單變化的切實可行的管理方法：設計部門根據客戶變化進行的修改信息，通過PDM接口實時、直接傳入ERP系統；生產尺寸、交貨時間和數量等變化都可以通過銷售訂單、生產任務單進行變更和改制應對，通過業(yè)務預警功能，對變化后的業(yè)務主動提示給相關人員，加快變化的業(yè)務處理效率……同時，通過銷售訂單的全程跟蹤功能，思源電氣可以完全了解到訂單的執(zhí)行進度，包括圖紙交接信息、交貨期變更信息、發(fā)貨信息、發(fā)票信息、回款信息、售后服務信息等，可以隨時查詢到與合同相關聯的生產信息，包括合同的裝配缺件信息、采購執(zhí)行情況、零部件生產情況、裝配進度等數據，及時掌握銷售訂單的成本和利潤情況，即使客戶的需求多變，也能保證訂單的按時交付。
從計劃到車間
計劃和生產的靈活性是應對客戶變化的關鍵，思源電氣通過K/3 ERP系統，將企業(yè)生產管理從以調度為中心轉移到以計劃為中心，并嚴格規(guī)范了車間管理。
“在ERP上線之前，廠里的計劃員、調度員總是非常忙碌。” 金曉宇說，從嚴格意義上講，那時廠里的生產還處于調度制生產管理的體系。
當時思源電氣的生產管理存在重調度輕計劃的情況，每周生產人員都通過頻繁的生產調度會去解決缺件問題，調度會成了“救火方案確認會”，生產人員成了“救火隊員”，花費了大量時間和精力。由于手工編制生產主計劃不能全面考慮各個車間的實際情況，特別是客戶需求時常發(fā)生變化的時候，所以很難編制出能力均衡的生產作業(yè)計劃，就容易出現各個車間之間互相等待、總體生產部門的各個時期任務不均的情況。計劃是連接銷售、生產、供應的紐帶，“沒有統一的計劃體系，勢必造成物料之間采購和生產的不配套性，甚至造成零部件庫存“長短件“的出現，物料倉庫中有效庫存比例的下降。”
通過導入ERP系統優(yōu)化計劃體系，思源電氣將企業(yè)生產管理從以調度為中心轉移到以計劃為中心，加強需求預測工作，在編制零部件生產計劃、物料采購計劃及庫存控制上考慮客戶日常變化的需求，并充分考慮其零部件的配套性，嚴格推行限額發(fā)料及限額領件制度，消除了產生配套缺件問題的根源。
在ERP系統的流程中，思源電氣形成了零部件計劃員與調度員，采購計劃員與采購員的監(jiān)督約束機制。主生產計劃員可以在線跟蹤合同的執(zhí)行情況，穿透查詢合同的生產與采購執(zhí)行，根據零部件配套調整生產或跟催采購執(zhí)行，保證合同交貨，提高客戶滿意度。
目前，思源電氣有電抗車間與自動化車間兩個制造車間。電抗車間主要負責一次設備生產；自動化車間主要是二次設備生產及與一次設備成套。兩個車間在工藝上沒有相互制約，電抗車間完工后入自動化車間，自動化車間二次設備進行成套。
在ERP系統實施之前，思源電氣面臨的主要問題是車間排程主要根據經驗值，不能準確掌握各工序能力與負荷狀況，工作量很大。而當發(fā)生合同變更或缺料時，會對整個產銷產生影響，難以進行動態(tài)調整。當時車間的管理方式也比較粗放，譬如在電抗車間的生產中，對于制程返工以及制程實際作業(yè)時間沒有完善記錄及統計，缺少派工單與完工單的概念。
在ERP上線后，借助軟件預置的先進管理思想，思源電氣對車間制造進行了規(guī)范化，對于工序過程中的計劃數、實作數、實作工時、不合格數、報廢數等信息進行了真實反映，生產任務匯報完成后也能及時的查詢到“生產日報表”和生產情況，更符合企業(yè)的管理要求。
以自動化車間為例，目前根據客戶合同的出貨計劃由計劃科下達至自動化車間，車間主任根據出貨日期安排車間排程計劃，倉庫則根據計劃配料，領料組裝完工后進行全檢并辦理入庫手續(xù)。在整個過程中，客戶訂單上的變化通過K/3 ERP系統實時傳遞到車間調動人員，自動化車間的可根據系統中反映的客戶交期對任務優(yōu)先級進行相應調整，以滿足客戶需求變化的要求。
構筑高效企業(yè)
“與ERP應用之前的上年同期相比，我們的庫存降低了20%，資金周轉次數提升了15 %，而短缺件次數降低了30 %。“在金曉宇的工作體系中，思源電氣的審計標準不但要符合中國證監(jiān)會的各項要求，同時還要以美國薩班斯法案（SOX）為參考，打造企業(yè)全過程的內部控制。
合同檔案管理方法范文第5篇
主導型企業(yè)檔案安全管理模式是在確定安全目標和主要工作任務的基礎上，建立公司安委會、檔案室、文件現場分級管理模型并成功實施；在安全技術管理上，全面吸收國家檔案局最新安全指示、理念，貫徹執(zhí)行檔案安全法規(guī)、標準和規(guī)范，結合學習其他行業(yè)或專業(yè)先進安全管理方法，作為檔案管理人員安全技術管理的重要依據，保證檔案安全管理符合規(guī)范；對內部各部門文件場所和承包商文件場所實行精細化管理，在程序和過程控制兩個方面，實現公司主導的安全管理思想。
企業(yè)檔案安全管理目標
中海福建天然氣有限責任公司承建的福建LNG站線項目，包括接收站終端、碼頭、輸氣干線三個分項，福建LNG接收站是目前國內運營能力最大的接收站。從項目建設初期就把檔案安全納入為企業(yè)安全管理的重要組成部分，公司統籌規(guī)劃檔案安全方針和政策，承諾“致力于追求零災害、零事故、零泄密的檔案安全管理目標”，力保重大自然災害時檔案零受損，發(fā)生人為因素時零事故，采用安全可靠技術措施零泄密。
企業(yè)檔案安全工作的主要任務
檔案安全經常是多方面、多層次的問題交織在一起，集偶然性和必然性于一體。企業(yè)檔案安全風險包括自然風險、技術風險、人為風險，自然風險主要存在于火災、水災、震災、臺風、雷擊、害蟲、霉菌、灰塵、紫外線、有毒有害氣體；技術風險主要存在于計算機病毒、技術故障、載體壽命；人為風險主要存在于戰(zhàn)爭、、人為攻擊、人為竊取、大意疏忽、檔案員業(yè)務能力、團隊檔案意識。認識檔案風險，明確檔案安全工作的主要任務，可避免在日常重復出現的小事上投入太多的資源和精力而迷失工作方向。
1 健全企業(yè)檔案安全規(guī)定
根據國家檔案局《關于印發(fā)(檔案工作突發(fā)事件應急處置管理辦法)的通知》及福建省檔案局《檔案安全管理規(guī)范》兩個規(guī)定，企業(yè)檔案規(guī)定應包括應急管理和文檔場所安全管理兩個方面內容。公司全面風險管理也包括了檔案室制訂的《企業(yè)檔案應急管理細則》、《企業(yè)文檔場所安全管理細則》，并把這兩個細則列入合同檔案條款要求承包商統一執(zhí)行，從制度源頭建立了公司主導型檔案安全模式。公司檔案室組織了施工、設計、監(jiān)理、主要供應商進行安全規(guī)定宣貫和培訓，深化各參建單位對檔案安全規(guī)定的理解，提高他們檔案意識，樹立“安全第一”觀念，鼓勵各參建單位采取先進安全措施，積極防范，確保檔案安全。
2 開展檔案安全應急演練
受2011年第11號熱帶風暴“南瑪都”殘留云系影響，9月1日，福建省莆田市區(qū)突降特大暴雨，造成大范圍的洪澇災害，主城區(qū)內澇受淹，中國農業(yè)銀行莆田市分行營業(yè)部檔案室地處一層，屬低洼地帶，檔案被水浸泡受損，被淹時水深達2米以上，營業(yè)部2009年7月至今文書檔案、會計檔案、信貸檔案共計99個鐵皮箱被水浸泡數小時。應急管理不到位從某種程度上主要是安全意識不夠，思想麻痹，缺乏應急演練。福建LNG站線項目一期工程施工承包商遍布在福建省沿海福州、莆田、泉州、廈門、漳州五個地市多個地方平均每年都受到5個臺風(熱帶氣旋)的影響，自2003年到2009年，僅臺風應急預案就成功運行了24次，所有項目檔案沒有遭受損失。福建LNG站線項目所有參建單位檔案員都參加公司應急辦公室組織的多種形式的應急演練，包括臺風、水災、火災、庫房盜竊、檔案重大泄密五個方面內容，通過應急演練可提高檔案員乃至公司全體員工檔案安全意識和應對經驗。
3 承包商文件場所安全管理
企業(yè)成立初期，項目檔案數量占企業(yè)檔案85％以上，其中，承包商檔案占項目檔案90％以上，所以須先從源頭上重視承包商文件場所安全管理。主要措施包括：(1)設定檔案安全條款。公司與各承包商的安全條款，都包括文件和檔案安全要求，承包商安全經費明細也包括檔案安全經費計劃，確保承包商安全工作落到實處。(2)承包商開工審查。項目組對承包商開工報告審查時，檔案室參與對承包商文件管理人員資格、文件場所、保管設施方面審查，審查承包商文檔人員是否滿足資格要求，文件場所是否牢固、防盜，檔案經費是否投入到保管設施中。(3)業(yè)主、監(jiān)理聯合檢查。公司檔案室和監(jiān)理每季度聯合檢查承包商檔案安全管理工作，檢查承包商電子文件安全備份，檢查文件與項目同步性管理，及文件場所的“七防”措施是否落實到位。(4)廢舊文件處理。各參建單位完工后，廢舊文件統一送到當地保密局指定的造紙廠進行銷毀回收，確保廢舊文件不因流失而泄密。
以上措施，是公司進行承包商檔案安全管理的基本方法，也是抓好安全管理的中心環(huán)節(jié)，必須嚴格落實。
4 檔案安全備份
檔案數字化從某種程度上是檔案內容在載體方面另一種形式再現，檔案安全備份包括紙質備份和電子備份。(1)紙質檔案安全備份。福建LNG站線項目在2006年被列為國家重點建設項目，根據《福建省重點建設項目檔案管理辦法》，竣工后須向福建省檔案館移交一套完整竣工檔案。福建LNG站線項目所有承包合同都明確竣工圖至少3套原件、5套副本或復印件，其他的完工檔案至少1套原件、2套復印件，設備廠商檔案至少1套原件、4套復印件。工程完工驗收后，就分批將其中1套項目檔案副本或復印件移交給福建省檔案館保存。其中，輸氣干線工程竣工圖、竣工測量成果表按福建省檔案局、省住房和城鄉(xiāng)建設廳協調會要求移交給管道沿線五個地市城建檔案館和縣級以上城建檔案機構。檔案室保管項目檔案原件，其他副本和復印件移交給運行部門，供生產運行及搶維修使用。實踐證明，采用這種方式，不但能夠滿足生產需要，也加強了對檔案原件的保護，實現了公司總部辦公大樓、生產現場、檔案館三地備份，強化了檔案安全保護。(2)檔案數字化。除會計檔案、實物檔案外，公司的文書檔案、項目檔案、設備檔案、運行檔案都已經實現了數字化，公司采用了專業(yè)檔案管理軟件，錄入了所有案卷目錄和卷內目錄，基本實現了原文掛接，公司員工可按權限查閱所需的檔案，一般員工只能瀏覽而不能下載原文。檔案軟件采用局域網，不外接聯網，保證檔案不泄密。檔案軟件數據庫在福州總部辦公樓實行雙備份，并在莆田秀嶼接收站生產現場進行異地備份，公司信息工程師按制度每周使用移動硬盤對數據庫進行再備份，確保檔案數字化成果安全。
5 檔案庫房建設
根據《檔案館建筑設計規(guī)范》，檔案庫房承重要求≥12kN／m2。而辦公樓承重大多在300-500N／m2。通常情況下，企業(yè)工程管理人員和沒經驗的檔案員容易忽視檔案庫房承重、庫房面積、保管設施現代化、檔案員辦公室和工作室要求，致使庫房保管設施落后，達不到檔案安全保管要求。
目前，中海福建天然氣有限責任公司辦公大樓正在規(guī)劃設計中，檔案室已向公司高層提出了1000m2檔案庫房面積，承重滿足12kN／m2，及現代化保管、消防等設施要求，并提交給辦公樓設計承包商，保證將來辦公大樓能夠給檔案一個安全的家園。
檔案安全分級管理模型
在確定檔案安全目標和主要工作任務的基礎上，為了實行公司主導型管理，建立了分級管理模型。分級管理原則將檔案安全任務進行分解，由牽頭部門進行跟蹤落實，確立了公司全員、全過程管理辦法，是實現主導型企業(yè)檔案安全管理的基礎。
