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辦公檔案管理范文第1篇

辦公室檔案的管理在當前較為復雜且快節奏的辦公室工作中越來越重要，為了提高辦公室檔案的管理效率，筆者在本文中簡要介紹辦公室檔案管理的現狀和重要性，并著重提出提高檔案管理效率的幾點策略同大家共同探討。

【關鍵詞】

辦公室；檔案管理；重要性；策略

隨著我國企業單位辦公室工作的快速發展，企業工作對辦公室管理的完整性和連續性也有了更高層次的要求，而檔案管理的情況對提升企業單位內部的工作質量有著至關重要的影響，相關人員必須認識到自身工作的重要性并采取一定措施，才能確保檔案工作有序、有效進行。提高辦公室檔案管理工作效率對于提高企業工作水平和服務質量有著重要的現實意義。

一、辦公室檔案管理的現狀

隨著辦公室管理制度的不斷改善，當下企業單位辦公室工作隊伍整合度的提升，相關企業單位均較大程度地擴大了檔案資料的利用范圍，通過增加指定工作人員數量的方法切實提升檔案管理的服務水準，逐步實現辦公室人才資源的優化配置。但由于部分企業內部仍然存在工作人員素質低下、檔案管理手段陳舊以及管理信息化技術含量低的現象，企業只注重“一線”業務、忽視后勤與檔案工作的現象，企業檔案制度不健全，檔案門類較多，達不到檔案管理的基本水準，更談不上高水平的管理。因此仍然需要采取相關措施進行解決，促進檔案管理的效率提升。

二、做好辦公室檔案管理的重要性

辦公室的檔案管理工作在展現一個企業單位的成長過程以及對其單位的未來發展和決策進行有效指導等方面是很有意義的，是單位在開展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理質量直接影響著辦公室的工作效果，對于提升企業單位內部的協調工作十分有效，檔案管理對于企業單位工作模式選擇和資源配置起著決定性的作用。我們只有通過檔案管理，才能對管理者在制定企業規章制度或進行相關決策時查閱到足夠的資料，并依據檔案資料更好地了解企業狀況做出選擇，為企業其它工作部門的效率保障做好基礎，從而提升企業單位的整體工作成效。

三、辦公室檔案管理效率提高的幾點策略

在掌握辦公室檔案管理的重要性后，對當下部分企業單位存在的管理弊端，我們需要在正確認識檔案管理工作的基礎上采取相關措施，針對性地解決實際問題，便于我們更好地開展辦公室的檔案管理工作。

（一）轉變管理理念。

辦公室的管理一旦停留在舊的階段，整個企業的發展將會失去積極性與生命力。因此，我們應當轉變管理觀念，將新鮮的管理理念貫徹到每一位工作人員的身上，找到當下檔案管理的特點及規律，徹底改善傳統的管理方法，可以通過教育、宣傳等工作方法找到理念轉變的切入點，在辦公室開展日常檔案管理工作的同時，也需要積極創新檔案管理機制，通過對傳統聘任制方式的改變使辦公室檔案管理這項工作具有更好的工作動力及發展潛力。

（二）加強管理手段。

企業單位應當加強先進手段與技術的學習，定期進行現代化管理工作的交流與協調，還可以通過劃分區域、融入信息化管理手段的方法進行管理，要銘記“技術才是硬道理”的發展理念，學會用現代化的科技手段進行檔案管理的改革，還可通過建立管理中心、建立檔案管理軟件等方法來整合信息數據，通過將單位服務對象擴大到社會，則可以通過檔案資源為不同個人與組織提供更為個性化以及特殊性的服務，以此更好地發揮檔案作用。

（三）創新管理體制。

管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個好的工作體制的管理下，才能進而完善其他方面。我們應當不斷完善管理體制，增加管理手段，適當建立賞罰制度來激發工作人員的積極性與創造性，有效對管理體制進行創新，提高檔案的利用率，例如通過建立網絡檔案目錄、建立辦公室檔案服務反饋機制、開發適合本校的檔案管理軟件系統等方法對辦公室檔案實現高效管理，以便使其所具有的經濟效益與社會效益得到進一步提升，逐步改善檔案管理的規范性。

（四）重視人員管理。

企業單位必須不斷引進高素質的應用型人才，提高管理人員的專業技術水準，不斷拓寬資金來源，建立信息系統，才能提高工作人員的法律意識和責任意識，減少工作失誤。而對于檔案管理人員來說，也需要在工作開展的同時積極地樹立服務意識，通過對自身檔案管理思想的不斷更新、對于檔案服務工作目標的正確建立將檔案管理思想同時代及本單位現實發展需求同步，以此保證檔案管理工作能夠更好地符合日常工作需求。培養一支一專多能的隊伍，能夠將工作人員的潛在工作能力和良好的工作精神開發出來，從根本上配置資源，提升檔案的利用率。

四、結束語

通過對以上內容的分析，我們對辦公室檔案管理的相關理論知識有了更深層次的了解，認識到辦公室檔案管理與辦公室各項工作密切相關，在辦公室工作中起到重要作用。只有不斷提升辦公室檔案管理的工作效率，才能滿足辦公室工作管理的需求。相信在企業單位及相關工作人員的共同努力下，辦公室檔案管理的水平必定會得到一定程度的提升，真正實現辦公室管理的規范化、科學化，促進企業單位的更高更快發展。

作者：宜玉琴 單位：陜西黃陵煤化工有限責任公司

【參考文獻】

[1]許莉莉.試析檔案資源的管理與運用[J].辦公室業務，2012.

辦公檔案管理范文第2篇

關鍵詞：辦公室 文書檔案 管理

一、文書檔案管理的概述

1.文書檔案管理的涵義

文書檔案實際上就是反映行政或者黨務等活動的檔案，主要包括布告、命令、信函、指示、決定、通知、簡報、會議記錄、批復、計劃和總結等。而文書檔案管理則是將已經發生過的事件及其具體過程記錄下來，并以電子文件或者紙質形式載體加以儲存，具體主要包括對這些文書檔案信息進行收集、整理、檢索、堅定、統計、利用以及保護等工作。同時，這些工作環節之間大都有緊密的聯系性，特別是利用環節更是文書檔案管理的核心。

2.文書檔案管理的特點

文書檔案管理工作的特點包括“一體化”和“綜合性”兩個主要特點。其中的“一體化”特點是指文書檔案整理是在文件搜集、運轉、催辦和承辦基礎上所進行的一個文書檔案管理環節，二者相輔相成，共同決定著文書檔案管理工作的質量。而“綜合性”特點是指文書檔案管理工作除了負責管理文書檔案工作外，也涵蓋了會計、人事以及科技等方面檔案的管理，內容比較豐富、復雜，所以綜合性很強。

3.文書檔案管理的重要性

在現代企事業單位管理中，文書檔案管理也是管理中一個重要的環節。文書檔案管理不僅是確保事業單位工作質量和效率得以提升的重要條件，同時也是衡量事業單位管理水平的關鍵尺度。而就文書檔案管理工作重要性的具體內容而言，其主要包括兩個方面：一方面，文書檔案的憑證作用，其可以記錄下企業的真實發展情形，具有一定法律效用，同時由于其大都是當事人的聲音文件、影響文件或者親筆手稿，所以真實性比較強；另一方面，文書檔案的參考作用，其是企業以前發展過程的完整記錄，也是企業發展的第一手資料，所以可以為企業未來的發展提供必要的參考數據，具有重要的作用。特別是隨著信息技術的迅猛發展，企業每天的發展過程中均會產生大量的文檔信息，加之人們對于文檔服務的質量提出了更高的要求，所以文書檔案管理工作急需完善、創新和改革。

二、辦公室文書檔案管理工作存在的問題

1.缺乏規范的文書檔案管理制度

當前，許多企事業單位的文書檔案管理一般都設置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務繁重，沒有及時將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔；或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識薄弱，檔案管理的制度不完善，責分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業單位發展的新形勢，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會為企事業創造極大的經濟利益，促進單位管理的科學規范。

2.文書與檔案工作在銜接上存在著問題

文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區分也有聯系，既有分工也有統一。一個“分體式”的管理體系能夠從根本上實現在現實中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數單位當中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學性，但在現實工作當中由于文書人員對于檔案的意識較為單薄以及檔案人員對于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統一。

3.檔案人員管理意識淡薄

在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質量不高，加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細鑒別檔案文件的真實性，不能區分檔案文件的原件與復印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據性不強。因此，針對上述存在的管理問題，我們必須及時采取相應的改進措施，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進行。

三、完善辦公室文書檔案管理工作的措施

現階段，我國辦公室文書檔案管理工作存在著一些問題，不利于工作的順利開展，因此需要針對問題，采取有效的措施。具體措施如下所述。

1.建立健全完善的檔案管理制度

文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規范化現代化管理水平，必須穩辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統一保管，以便查找和利用。

2.建設“自動化”系統，實現一體化管理

在自動化環境下，將實現淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應設定的系統下得到統一的體現，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規范。在自動化系統的設計時，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應的系統之中，再通過計算機對其進行有效的管理，從而達到資源共享的作用，并且能夠實現文書、檔案工作合二為一的實現“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結合起來，從根本上實現文書處理、檔案管理的一體化。

3.加強檔案管理人員的培訓

作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力。除利用業余時間自我學習外，還可參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓，以此不斷深化自身的檔案管理專業知識與業務水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關的業務指導，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位本公司領導、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。

四、結束語

綜上所述，文書檔案工作對于我國的進一步發展有著重要的意義，雖然現階段我國的文書檔案工作還存在著一些不足，但我們已經找到了所需解決的問題，并根據問題提出了解決方案。相信在下一階段工作中認真的落實這些優化方案，文書檔案管理工作將得到很好的發展完善。

參考文獻：

辦公檔案管理范文第3篇

【關鍵詞】辦公室；檔案管理；不足；完善策略在

經年累月的管理工作中，各個崗位開展的工作都與辦公室檔案有著密切聯系。從現階段辦公室檔案管理工作的狀況來看，仍舊存在著諸多管理方面的不足，以往的辦公室檔案管理方式不能滿足企業在現代化發展形式下的需要，導致各方面工作在進展中有一定限度的阻礙。因此，有必要完善辦公室檔案管理，促進企業健康積極發展。

一、辦公室檔案管理基本概念

所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對企業中的人員情況與事件進行詳細記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時效性，因此檔案的管理人員應該對企業檔案定期進行歸納與清除。

二、辦公室檔案管理中存在的缺陷

不管企業從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因為受到不斷更新的科學技術的沖擊，以往傳統的管理方式在向新的管理方式過渡中存在諸多問題，這些問題主要表現在以下幾個方面：（一）檔案管理人員認識程度不足。因為辦公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據企業的實際發展狀況與時代變化速度轉變管理理念，不能及時吸收新的管理手段與策略。同時由于管理從業人員缺乏專業且系統的檔案知識，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會存在諸多缺陷。在實際管理工作中若管理人員的職業責任感與思想道德達不到應有高度，那么極有可能會影響整個企業的正常運轉。（二）管理人員的管理方式與企業的發展進程不相符。社會的創新與發展，使各行業的崗位分工更加精細化，對檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內容也都呈現著多元化的發展態勢。為了迎合社會發展步伐，檔案管理工作在新時代的影響下也有了新的任務與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無法真正貼合企業的實際發展需要。在具體管理中不能運用計算機軟硬件設備對檔案歸類與云端儲存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導致檔案管理工作效率無法提升，一些重要文件經常發生丟失現象，在檔案的編輯、分類、儲存中還會出現人工操作失誤、管理難度增大現象。（三）檔案管理軟硬件設施較為落后。在檔案管理中，一些具有時效性的文件要求進行自動化管理。企業引進管理軟硬件設備需要經費，在實際的管理工作中，企業能夠給檔案工作劃撥的經費有限。

三、完善辦公室檔案管理工作的對策

在企業辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業應該積極引進先進的管理設備、轉變管理人員觀念、優化管理工作，促進資源共享，對存在的不足加以改進與完善。（一）增強管理人員的管理意識，制定且完善管理制度。在眾多的企業中，大多數都存在著對管理工作認識不到位或是忽視管理工作的現象。因此企業與管理領導與員工應該增強對管理工作的重視程度，不斷汲取先進的管理方法，增強自身的管理水平，轉變適應時代與企業未來發展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質量，繼而增強企業各個部門工作效益，提升企業競爭實力，促進企業蓬勃發展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應該明確不同類別檔案的管理流程；規范檔案標準程序，使用現代化信息管理設備對檔案進行分類，優化管理工作。針對機密性文件應該做好保密工作，在軟硬件設備中做好加密處理并設置使用權限。（二）踐行先進的數字化檔案管理方法。檔案管理工作量越來越大，行業分工也越來越細致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲存等工作流程中出現的失誤頻率，極其有必要踐行先進的數字化檔案管理方法，將計算機硬件設備與軟件技術、網絡技術作為發展的基礎條件，創建不同形式的管理機制體系，進而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創建數字化檔案管理體系中，應將傳統的紙質檔案歸納到數字化管理工作中，通過不同形式的文件增強對紙質文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。企業中的各個管理部門同時還能打破時間與空間的限制，實現檔案文件的云端共享，方便調用與儲存，以此種方式來提高檔案管理工作的實用價值，并且不斷豐富檔案管理工作服務。實現辦公室檔案的數字化，企業應該將其作為重點工作來抓，也只有這樣，才能迎合時展需求，推動企業走在時代的前端，在同行業中站穩腳跟。

四、結語

為了有效發揮辦公室檔案管理工作的重要作用，企業應在日常的管理工作中積極汲取高效的管理經驗，對其中存在的不足合理解決，繼而保證辦公室檔案管理高效且有序開展。在此基礎上，企業應該積極采取有效辦法提升管理人員的基本素質，提高專業技能水平，汲取先進管理模式，促進檔案管理工作的自動化、信息化、創新化，促進資源共享，緊跟企業發展步伐。

作者:李軍 單位:萊州市婦幼保健院

【參考文獻】

[1]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務,2014(5):171-172.

辦公檔案管理范文第4篇

一、辦公自動化與檔案的關系

1.辦公自動化是檔案形成的過程，檔案是辦公自動化的結果。從檔案學角度看，文件實質上是一種信息，且這種信息需具備真實性和可靠性。而目前的辦公自動化技術，已經可以在信息分散處理過程中，真實記錄和反映文件產生的整個過程，并準確地將文件歸入相應的檔案數據庫。這些電子文件經過檔案管理人員的整理核對，就形成了電子檔案。辦公與檔案管理自動化，是以滿足機關各項業務工作需要為最終目的，以計算機高新技術的系統集成為手段，以安全保密為原則，以規范化、標準化的有關條例為依據，以文件的運行規律為導向，以文件、檔案信息一體化管理為主線，構成了一個與機關傳統文件、檔案管理工作并存，外延基本吻合，內涵有所擴展，相互融合又相對獨立、完整的電子文件、檔案管理系統，實現對文件、檔案紙質載體、特殊載體及其內容信息的三重管理和利用。

2.辦公自動化和檔案管理互為影響。辦公自動化決定檔案的發展方向，反之，檔案管理也影響著辦公自動化網絡技術和數據庫技術的進步，使越來越多的單位采用那些不僅能處理和存儲信息，而且能保證掌管文件的辦公自動化系統。正是這些系統的應用，使得機關的電子文件成為全部工作，而不是部分工作的準確依據。確保電子檔案的完整性和真實性，以及歷史檔案的延續可讀性，也要求辦公自動化技術必須不斷適應檔案管理的發展要求。

二、辦公自動化環境下的檔案管理的優點

1.辦公效率大幅提高。計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享。在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3.電于文件保存的穩定性。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

三、辦公自動化對檔案管理的要求

1.對檔案工作規范化，標準化要求高。利用檔案工作的辦公自動化，要求必須規范化、標準化。只有標準的文件信息才能用計算機處理，共享公共網絡交換。因此，檔案管理的基本工作必須規范化、科學化。我國電子文檔的《規范》提出4項措施：（1）建立電子文件可靠的訪問識別；（2）設置滿足運行要求的安全日志，隨時自動記錄操作人員、設備、項目、時間等；（3）通過標記避免錯誤和防止交換；（4）電子印章、數字簽名、數字加密等措施，都可以防止非法使用。

2.有助于實現文檔一體化管理。辦公自動化公文處理與檔案管理，直接表現為一個連續的過程。如辦公處理所需的要求、報告、外文文獻。當辦公室收到了一份文件，不僅要在計算機上對其的特征描述進行著錄，而且對文件的內容和主題進行分析，確定內容特征識別，完成了索引的過程，這就是文檔一體化。隨著電子檔案管理模式與以往年第二立卷歸檔，其做法大大降低了工作人員的勞動強度，簡化工作程序，提高工作效率和質量，提高查全率和檔案信息的精準度。可見，辦公自動化為文件和文件管理一體化提供了客觀條件。

3.對管理人員的素質要求更高。辦公自動化要求檔案管理人員不斷提高自身素質及科學文化水平才能勝任本職工作。檔案管理人員憑借原有的管理和保護知識是管理不好新型載體檔案的，只要及時更新自己的知識體系，學習新知識、掌握新技術，了解和熟悉新設備的工作原理、特點、功能使用芳芳，提供自身的管理水平與業務能力，才能適應現代管理工作和科學技術發展的需求。

辦公檔案管理范文第5篇

一、辦公自動化與檔案的關系

(一)辦公自動化是檔案形成的過程，檔案是辦公自動化的結果

從檔案學角度看，文件實質上是一種信息，且這種信息需具備真實性和可靠性。而目前的辦公自動化技術，已經可以在信息分散處理過程中，真實記錄和反映文件產生的整個過程，并準確地將文件歸入相應的檔案數據庫。這些電子文件經過檔案管理人員的整理核對，就形成了電子檔案。辦公與檔案管理自動化，是以滿足機關各項業務工作需要為最終目的，以計算機高新技術的系統集成為手段，以安全保密為原則，以規范化、標準化的有關條例為依據，以文件的運行規律為導向，以文件、檔案信息一體化管理為主線，構成了一個與機關傳統文件、檔案管理工作并存，外延基本吻合，內涵有所擴展，相互融合又相對獨立、完整的電子文件、檔案管理系統，實現對文件、檔案紙質載體、特殊載體及其內容信息的三重管理和利用。

(二)辦公自動化和檔案管理互為影響

辦公自動化決定檔案的發展方向，反之，檔案管理也影響著辦公自動化網絡技術和數據庫技術的進步，使越來越多的單位采用那些不僅能處理和存儲信息，而且能保證掌管文件的辦公自動化系統。正是這些系統的應用，使得機關的電子文件成為全部工作，而不是部分工作的準確依據。確保電子檔案的完整性和真實性，以及歷史檔案的延續可讀性，也要求辦公自動化技術必須不斷適應檔案管理的發展要求。

二、傳統辦公信息與檔案管理暴露的問題

(一)文件管理水平落后，丟失嚴重

在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，給檔案人員歸檔和其他人員利用造成很多不便。

(二)文件流轉過程不規范

由于一些人為的因素，造成文件辦理不按照業務程序執行，給辦理部門造成文件信息不清楚，不能跟蹤和督辦，最終造成不能及時向領導反饋辦理結果。

(三)文件和文字信息不能交流和共享

機關單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找的困難。

(四)文件與檔案管理相互孤立，不能形成一個有機的整體

傳統的文件處理和檔案管理屬于兩個不同的部門――辦公室和檔案室，如果業務銜接不好，文件組卷歸檔工作將非常困難，檔案的準確性和完整性會受到很大影響。同時，傳統的文件組卷工序繁瑣，檔案工作效率低下。

(五)文件傳遞技術落后

傳統文件傳遞依靠郵政系統，傳送時間受距離長短的制約，而且往往因為多種原因，造成文件丟失或時間延誤。

三、計算機技術促進了檔案信息的開發利用

檔案信息作為國家和社會從事各項活動的原始記錄，是社會信息源的重要方面，對它的開發利用，受到社會各界的廣泛關注。而計算機技術的發展，將建立起檔案現代化管理體系。利用計算機技術取代傳統的檔案利用，一是節省時間，幾分鐘甚至幾秒鐘便可解決傳統檔案管理辦法需幾小時甚至數天才能解決的問題，二是節省空間，通過檔案信息的數字化及其他先進的存檔技術手段，可大大減少檔案庫房面積：三是節省人力資源。

四、做好辦公自動化工作應注意的問題

辦公自動化是一項復雜的系統工程。在進行此項工作時，需將先進的計算機及其數據庫技術應用、安全保密法規及措施、單位內部的各項規章制度、文檔一體化實現方案、本單位業務需求和人員培訓等方面統籌考慮，綜合平衡。

辦公自動化管理工作的難度在于各方面的工作必須同時做好，否則，一個方面存在薄弱環節或沒做好，就會影響全系統各個環節工作的正常運行和整體作用的發揮。鑒于這種情況，在肯定近年來辦公自動化工作取得成績的同時，還應當看到其存在的一些需要改進和完善的問題。

(一)管理認識問題

這是辦公自動化工作的核心問題。辦公自動化是一門綜合性學科，一個好的辦公自動化系統，可以處理機關內各方面的工作信息，并在此基礎上進行高度綜合。如果要實現辦公自動化工作在單位內全面而穩定地運轉，需要有更強的管理方法。因為一個系統要真正全面運轉起來，并取得預定目標，需要各環節的人員都按統一的要求去工作。這樣，辦公自動化的優勢才能充分發揮出來，有限的信息才能充分共享。

(二)管理體制上的問題

辦公自動化工作，涉及的部門多、因素多，需要較強的綜合協調管理能力。但目前各單位只把其作為一種單純的技術行為來認識和管理，忽視了其系統性、綜合性和復雜性，于是便產生了管理部門該管而不愿管，服務部門想管又管不好的現象。

(三)技術方面的問題