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檔案合同管理范文第1篇

自身的合法權益而采取的必要手段。筆者在此結合實際工作，簡要的

闡述和分析了合同檔案管理的相關問題。

關鍵詞：項目合同；合同檔案；管理

1 前 言

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。規范的合同管理是維護法人單位合法權益的有力保障。圍繞合同檔案管理，一直存在某些難點問題，如收集歸檔率低，保管期限劃分隨意性大，管理模式與利用需求存在沖突，開發利用水平低等，制約著合同檔案管理水平的進一步提升。

2 合同檔案的有效管理

2.1合同檔案的收集

合同檔案收集難是一個普遍現象。這與合同的形成方式與一般公文有所區別有關。從辦理程序看，在一個法人單位，不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦，甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環節；受內外因素的影響，合同容易出現“中途截流”和分散保管的現象，從而給歸檔部門的收集工作帶來一定困擾，直接影響合同檔案管理質量和開發編研工作的開展。

如何解決這一問題呢? 關鍵在于抓住合同流轉的中心環節。按照《合同法》第32 條規定：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。”如果在合同用印環節即注意對合同建立臺賬并進行編號登記，作為追索合同文本的憑據，有助于提高合同收集歸檔率。

對一個企業單位而言，較為科學有效的方式是建立臺賬并實行統一格式的合同審批單。待合同簽署成立后，第一聯供歸檔部門作為合同審批材料，與合同文本（原件）一并歸檔；第二聯存財務部門，作為記賬憑證；第三聯可由合同部門作為專項資料保留。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息，又使得合同管理流程更加規范嚴謹。采用這一方式，并通過制定配套的合同管理和移交制度，則合同檔案的歸檔率得以有效保證，有助于從根本上解決合同檔案收集難的現象。

2.2 合同檔案的整理

合同檔案按“先問題再時間”的原則組卷。案卷內反映同一個問題的合同文件應排列在一起。如果合同文件數量多，可按問題組成幾個卷，按時間順序或問題重要程度排列。劃分合同保存期限時，要聯系合同價值進行綜合分析。

例如，對一般經濟合同而言，合同標的、履行期限是重要參考指標；可見，盡管鑒定合同價值并無具體標準可循，劃分保管期限也不宜一概而論，只要善于綜合各方面信息，運用經濟的、法律的眼光和動態觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。

2.3 合同檔案的管理

在國家機關和企業檔案分類體系中，都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之，在立卷歸檔階段，合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特征，被分別納入不同的檔案管理門類。但是，隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發，傳統做法已無法很好地滿足對合同進行集中查詢、綜合統計以及編研開發的需要，與當前的利用需求存在一定矛盾。

另外，在保管方式上，以往不少單位出于業務工作考慮，往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案，這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先，合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業知識有限，合同檔案管理水平參差不齊；其次，合同存放于業務部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀；第三，一旦組織機構或工作人員發生調整變動，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各階段執行情況，加強對風險的控制能力，使動態管理合同成為一種新的管理形式和需求。

鑒于合同檔案所具有的特殊屬性，筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次，實現合同安全統一管理。建議由計劃部對合同檔案文本實行集中管理，統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作，避免檔案缺散流失。第二層次，開展合同執行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息，并及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。當然，機構規模較小的單位也可結合本單位機構設置情況，指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。

3 對變更、撤銷和失效合同的管理

對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點，容易被忽視。事實上，由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用，對其變更與解除也應慎而處之。

《合同法》規定，當事人協商一致的，可以變更合同。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準(解除) 登記手續的，依照其規定。必要時還需對履約執行情況作出相關書面說明，雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失，而造成不必要的經濟糾紛或損失。

4合同檔案信息資源的開發

長期以來，合同管理中存在的上述現象制約著合同信息資源的深入開發和有效利用。積極開發合同檔案資源，找準切入點，是檔案編研領域新的增長點。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分，應當與信用體系互動互惠，從而發揮更大的現實意義。

檔案合同管理范文第2篇

關鍵詞：建設項目；檔案管理；管理模式；合同化

近年來，隨著建設領域的市場化和投資主體的多元化發展，項目管理變得急功近利，建設領域的“三重三輕”現象日益凸現，即重項目投資、進度和質量管理輕項目檔案管理；重檔案驗收前突擊整理輕項目建設中對檔案的過程管理；重項目檔案的齊全完整輕對項目檔案進行規范化整理。上述現象導致項目檔案管理中通常采取的“源頭控制”、“全過程管理”等措施因缺乏約束力而收效甚微。因此，亟須創新建設項目檔案管理模式，提升檔案部門“話語權”，加大對項目檔案管控力度，補上建設項目檔案管理的“短板”。筆者經過多年的建設項目檔案管理實踐和探索，認為建設項目檔案合同化管理模式有利于實現項目檔案的科學、有效管理，下面，從三個方面進行分析探討。

1 建設項目檔案合同化管理模式的可行性分析

建設項目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項目檔案的質量要求、管理職責、違約責任，通過履行合同條款實現項目檔案規范化管理的工作機制。筆者認為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：

1.1 從法定依據分析。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規定“在簽訂項目設計、施工、監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任”。[1]另外，由于合同是聯系業主和參建單位的橋梁和紐帶，項目實施的過程也是合同履行的過程，項目檔案管理作為項目管理工作的重要組成部分，理應通過合同的訂立和履行來實現。因此，通過強化合同管理來實現項目檔案的規范化管理具有法定依據。[2]

1.2 從業務需求分析。項目檔案作為項目建設的歷史見證，業主和參建單位都期望進行規范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業技能不能滿足項目檔案科學管理的需要，需要建設單位檔案部門的業務指導和培訓。而建設單位檔案部門由于工作千頭萬緒，不可能在項目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔負起項目檔案的收集、整理和歸檔責任，雙方互補性強，容易對合同中的檔案管理條款達成共識。

1.3 從預期效果分析。建設項目的合同涵蓋設計、施工、監理、采購、環保、地質勘測等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設環節，項目建設過程中產生的每一份檔案資料均可以通過合同條款的履行實現無縫管理。不會導致無主檔案或責任缺失的情況發生，有利于項目檔案的齊全、完整和有效管理。同時，因合同具有法律約束力，可以有效規避傳統管理模式缺乏管控手段的弊端，預期效果明顯。

2 建設項目檔案合同化管理模式的基本框架

2.1 規范招標文件，為建設項目檔案合同化管理打好基礎。在傳統管理模式下，因多數招標文件很少涉及檔案管理的具體內容，導致在合同中增加檔案管理條款時，遭到合同乙方的抵制。為此，經與相關部門充分溝通和協調，在項目招標書中增加了檔案管理的具體要求，投標方需對檔案管理條款進行點對點應答，作為中標單位簽訂合同的依據，避免了在合同簽訂和履行中出現推諉“扯皮”現象，為項目檔案合同化管理提供了依據，奠定了基礎。

2.2 固化參建單位職責，為建設項目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權利義務關系的載體，合同約定的內容直接影響項目檔案管理的效果，因此，合同內容既要全面，又要突出重點，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權責明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個方面：

2.2.1 質量要求。為確保項目檔案的完整、準確、系統和安全，合同條款應對項目檔案的形成、積累、整理、驗收、歸檔工作提出具體的質量要求：①項目檔案載體及字跡材料要求；②項目檔案的歸檔范圍；③項目檔案的整理規范；④項目檔案的驗收內容及評分細則；⑤項目檔案的歸檔要求。

2.2.2 管理職責。合同條款在確定參建單位的管理職責時，應總分結合，職責明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項目檔案管理網絡，便于參建單位各司其職，各負其責，共同做好項目檔案管理工作。由于監理單位負責對項目進行投資、進度和質量控制，在監理合同中明確并落實監理單位在項目檔案工作中的監管職責，是實現對文件材料實時監控和全過程管理的關鍵所在。[3]具體來講，建設單位負責前期依據性文件及竣工驗收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設計單位負責勘察設計文件的收集整理，施工單位負責竣工技術文件的收集和整理，供貨單位負責設備隨機資料、安裝調試、軟件研發、功能測試等文件的收集和整理，監理單位除負責監理文件的收集整理外，負責匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊。

2.2.3 違約責任。為提高參建單位對項目檔案的重視程度，合同應設立檔案質量保證金條款。根據投資規模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗收時檔案綜合評定分數在90分以上（含90分），竣工驗收后一個月內全額退還檔案質保金；如果檔案評定分數在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評定分數在60分以下，則沒收全部檔案質保金，將其中一部分作為聘請專業檔案服務機構進行整理的經費。

2.3 強化項目法人管理義務，為建設項目檔案合同化管理提供組織保障。建設單位作為項目建設的法人代表，是項目檔案管理工作的組織核心，對整個項目檔案工作負有組織、協調和指導的總體責任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對勘察、設計、施工、監理、環保、供貨等單位進行監督、指導、培訓、檢查等，合同條款應明確項目法人的權利義務：

①審閱監理周報，建設單位檔案部門應通過監理周報對檔案管理工作進行動態監控，發現問題及時糾正。②編制項目檔案管理手冊，將有關項目檔案管理制度和業務規范編制成冊，通過多種形式對相關人員進行檔案業務培訓，提高項目專兼職檔案人員業務技能。③邀請行業主管機關檔案部門或檔案行政管理機關對項目檔案的管理情況進行檢查指導，加強過程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項目檔案竣工驗收。根據合同條款中檔案驗收評分細則，對項目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數據的準確性、編目整理情況、安全保管情況逐項打分，確定檔案驗收等級。

2.4 嚴格落實質量保證金支付會簽制度，為建設項目檔案合同化管理提供管控手段。為增強檔案質量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質保金支付會簽制度，即向參建單位支付檔案質量保證金，應履行項目主管部門、財務部門、檔案部門三方會簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進行款項支付。[4]檔案質量保證金是項目檔案管理實踐中摸索的行之有效的方法，對提高參建單位對檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識，提升檔案部門在項目建設中的話語權，提升項目檔案管理水平具有重要意義。

3 項目檔案合同化管理應注意的幾個問題

為讓合同化管理模式切實取得成效，真正體現出傳統管理模式不具有的法律約束力、經濟管控力等優勢，在實施過程中應處理好以下幾個問題：

3.1 加強溝通協調。建設項目檔案合同化管理模式的順利實施，需要同很多部門進行充分的溝通和協調，在取得理解和支持的基礎上，積極促進建設流程的再造，例如：在項目招標書的編制中增加檔案部門會審職責，在合同簽訂中增加檔案部門會簽環節，在竣工驗收中強化檔案部門的組織管理職責，在檔案質保金支付中賦予檔案部門“一票否決權”，提高檔案部門在項目管理中的話語權，以增強管控手段的有效性。

3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設工程檔案質量，容易產生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項目檔案業務規范，[5]在項目檔案的形成、收集、積累、整理、驗收、移交歸檔等工作中做到有據可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規范、有序，為合同化管理順利實施保駕護航。

3.3 量化考核指標。在項目檔案合同化管理中應改變“做多做少一個樣，做好做壞一個樣”的“大鍋飯”考評機制，完善正向激勵措施，量化考核指標。例如：將項目檔案驗收結果作為建設單位檔案部門年度績效考核的加（減）分項目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關人員盡職盡責做好項目檔案管理工作。

3.4 推行項目檔案管理后評價。建設單位檔案部門應積極推行項目檔案管理后評價制度，在竣工驗收后審視各個工作環節和做法的利弊得失，汲取經驗教訓，進一步改進工作方法，優化工作流程，完善作業模式，確保建設項目檔案管理機制的運行活力。同時，將項目檔案管理后評價同合同爭議解決結合起來，在實踐中摸索管控分歧和解決爭議的有效途徑和方法，并逐步優化、完善合同條款，促使項目檔案合同化管理模式日臻完善。

結論：實踐證明，建設項目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項目檔案管理中的話語權，通過合同管理強化項目檔案管理，目標明確、措施具體、管控有力，為項目檔案的科學、有效管理提供一種新的思路和模式。

參考文獻：

[1]DA/T28-2002，國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范[S].

[2]劉海波.合同管理強化建設項目檔案管理的做法[J].中國檔案，2010（9）：50～51.

[3]裴嵐.淺議企業重大工程建設項目檔案管理[J].云南檔案，2008（3）：25～26.

[4]李金峰.項目文檔管理納入合同管理的思考與實踐[J].檔案時空，2012（8）：25～26.

檔案合同管理范文第3篇

一、 甲方受乙方委托，將其聘用的__________人事檔案存入甲方。

二、 甲方管理責任

1．負責辦理人事檔案接收手續，保留存檔人員原工作身份，人事檔案調出甲方時按原工作身份介紹到新的檔案接收單位（存檔人員為非北京戶籍人員的，與乙方解除聘用關系后，檔案不得在北京市內調轉，其檔案須轉回原籍人才服務機構或變更新的委托單位，重新簽訂存檔合同）。

2．保管人事檔案，負責向有關組織、單位出具檔案中已記載的材料。

3．負責按檔案記載以及國家和北京市有關規定為乙方提供相關人事服務和管理。

4．甲方在未得到乙方的書面通知時，不得應存檔個人要求改變存檔合同、調轉人事檔案或出具有關人事證明。

5．甲方不負責其它管理及保險責任。

三、 乙方管理責任

1．應按國家有關規定為存檔人員辦理各項社會保險。

2．負責收集存檔人員在乙方工作期間形成的檔案材料，及時交甲方歸檔。

3．乙方對聘用的應屆大中專畢業生在見習期（一年）滿后應及時到甲方領取轉正定級表，做出考核鑒定意見后，送交甲方辦理轉正定級手續。

4．存檔個人到甲方辦理各種手續時，乙方應為其向甲方出具介紹信。

5．乙方應按甲乙雙方協議規定支付人事費。如發生欠費，須在甲方提供相關服務或檔案要求轉出時補齊費用。

6．乙方與存檔個人解除聘用關系后，乙方應在一個月內，按甲方規定的書面格式通知甲方，同時出具存檔人員聘用期間的工作鑒定，交回此合同并注明存檔人員存檔費繳納截至時間。

四、 本合同自雙方簽字之日起生效。

五、 本合同一式兩份，雙方各執一份，具有同等效力。

甲方：_________________

（簽字蓋章）

乙方：_________________

（簽字蓋章）

_______年_____月_____日

檔案合同管理范文第4篇

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務和業務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。由于這類檔案在其產生、內容和形式上有一定共性，因此使用這―稱謂對研究管理這類檔案的工作規律有重要意義。也有人把文書檔案作為與科學技術檔案相對而言的各類檔案的統稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術、教學等專門檔案和私人檔案。

一、系統分析階段

此階段主要解決系統應該“做什么”的問題。用戶與系統設計人員合作，確定該系統的總目標，給出系統的功能、要求和條件，經過認真地分析研究，提出解決問題的方案，并且對可以利用的資源及成本、效益和開發進度做出估計，進行費用、效果分析，然后選定最優方案，并寫出實計劃交上級管理部門進行審查。系統分析階段完成的標志是可行性研究報告和開發計劃通過審批。系統分析階段是整個系統中關鍵的一環。系統分析階段的組織者即系統分析員是計算機系統中最重要的工作人員，一般來說，他們應精通電子計算機技術，而且還要精通文書檔案管理工作，但由于這樣的人才較少，所以，系統分析階段工作應由計算機專業人員以及文書檔案管理人員共同參加，以取長補短.共同規劃出一個系統。系統分析工作由可行性研究和制定系統的總體規劃兩個部分組成。

（一）可行性研究

文書檔案管理人員要根據文書檔案工作的特點和規律對計算機系統提出要求，然后在調查研究的基礎上進行系統可行性分析、對系統提出全面的要求。這是系統分析的第一步，包括以下幾個方面的內容：系統具備什么功能，確定系統的性能和使用范圍；進行初步費用估計及進度估計；提出對安全性、可靠性、擴充性等方面的要求。可行性分析階段重點考慮和解決的問題是：

（1）本單位對文書檔案自動化管理系統的需要及其緊迫性。（2）自動化管理系統建立之后能提高工作效率多少，建立一個系統需花費多少人力、物力、財力，如何用較少的花費建立一個能獲得最大經濟效益的系統。（3）本單位及文書檔案部門現有條件如何，如文書檔案工作的基礎、資金、設備條件、人員技術條件等，能否在現有條件下順利地開發系統。（4）系統運行時將會出現哪些問題，是否具備了解決這些問題的條件。（5）對其他單位研制的系統或應用系統的軟件進行分析、評價和比較，提出適于本單位的代選方案。

（二）制定系統的總體規劃

（1）確定系統的目標和功能。系統的目標是系統設計的基礎，在此基礎上確定系統的功能。系統的功能包括服務功能、建立功能和維護功能。其中系統的服務功能是指系統的應用；建立功能包括系統初始化和建立數據文件或數據庫，并把數據裝入相應的數據庫及數據文件中，以便使用和處理；維護功能指對數據進行增加、修改、插入、刪除的功能以及數據的保密和安全方面的功能。

（2）選擇硬件。要求硬件具有足夠大的存儲量，以存儲大量的文件檔案信息。具有較高的運算速度，以滿足快速檢索的要求，特別是聯機檢索的要求，因為一般聯機檢索系統要求每一提問的響應時間應在1秒鐘之內，最多不超過5秒鐘；具有較強的比較和邏輯判斷能力；有靈活使用的漢字處理系統。此外，還要考慮計算機是否具有適應環境的能力，如維修是否方便，是否有服務支持，是否具有擴充內存、變化組合的能力。

（3）軟件設計。要求軟件具有以數據管理為中心的操作系統或管理文件；具有可靠性、簡明性、可移植性等特點；系統的應用軟件應對用戶使用語言的限制少，并且有自動引導功能，輸出格式能讓用戶自由選擇。

（4）機房設置。要求能夠防塵、防靜電、隔音；有相對穩定的濕度，一般濕度為50%―70%，室溫15―30℃。

（5）配備人員。應配備系統分析員、系統設計員、著錄標引員、操作員、硬件及軟件維護員等工作人員，要求其精通業務，對工作認真負責。

制定系統的總體規劃必須是在文書檔案部門對自動化系統的實際需要的前提下，根據本單位的經費、人員等多方面的情況，考慮國內硬件生產、引進的條件及本單位軟件設計的能力進行開發，不能不顧客觀條件盲目開發，以致造成資金的浪費。在進行系統設計時應采用培訓與調入相結合的辦法培養多層次的系統管理人員，并應進行人才儲備。

系統分析階段結束時，應產生系統說明書和可行性研究報告。系統說明書是通過系統分析員同文書檔案人員不斷交流研究而對問題的看法達成一致后形成的文件。可行性報告又可稱為實施計劃報告，它應對系統的實施方案進行粗略描述，開發進度、使用的資源、人員投入計劃及組織形式等。

二、系統設計階段

此階段主要解決系統“如何做”的問題。它是系統的應用軟件設計，內容包括數據準備、代碼設計、程序語言的選擇、輸入輸出的形式和格式、數據存儲技術的自動選擇、操作費用估算等。擔任系統設計的人員稱作系統設計員，主要由經驗豐富的軟件人員來擔任。

三、系統實現階段

又稱系統實施階段。指最終實現文書檔案自動化管理系統的階段。主要工作有：硬件購置、人員準備、軟件編制及測試、數據淮備。

檔案合同管理范文第5篇

關鍵詞：綜合檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

項目背景

我院自90年代開始進行電子文件成果整理歸檔以來，實現了以計算機數據庫技術為基礎的電子化檔案管理。目前我院通過引進和開發系統，管理著包括建筑、規劃、市政、測量、巖土以及院文書檔案等超過2000項工程、23萬個各種文件格式的電子檔案。盡管我院檔案信息化建設工作取得了不俗的成績，但仍存在兩個亟待解決的問題：

檔案的管理工作由不同的系統完成，如建筑市政專業使用建筑圖檔管理系統，規劃專業使用gzpi規劃成果數據庫管理系統，文書檔案使用超越2000文件檔案資料綜合管理系統等，數據信息被分割，無法實現共享，而且檔案管理人員在日常工作中需要切換不同的系統重復操作，工作效率低下，阻礙了檔案整體工作效率的提高。

檔案日常借閱流通管理只部分實現了以條形碼管理為核心的流通管理機制，大量的檔案借閱管理工作還停留在原始手工記錄階段，工作十分繁瑣。

以科學、規范的管理機制，利用現代化網絡技術手段管理我院海量、格式多樣的電子檔案，提升檔案管理水平，提高檔案管理效率，是十分有意義的。

1項目目標

將我院不同的檔案管理系統數據庫進行整合，以統一、規范的管理模式實現對不同專業檔案進行管理；實現以條形碼管理為核心的檔案借閱流通機制。

建設內容

我院綜合檔案管理系統項目的建設內容包括：（1）實現對科技、文書檔案進行管理；（2）對我院現有的建筑圖檔管理系統進行升級、結構重組及開放接口；（3）實現圖紙批量打印出圖功能；（4）將我院泰坦系統數據及規劃成果等歷史數據轉換導入到綜合檔案管理系統。

項目組根據我院對電子形式存在的圖紙和文檔的管理要求，以及我院各專業檔案資料的借閱流程等，在原有的建筑設計專業圖檔管理系統《智慧2000圖檔管理系統》的基礎上進行系統升級，經升級后能滿足我院的需求，具體如下：

系統用戶

綜合檔案管理系統面向全院工作人員開放，權限設置參考下表所示：

軟件安全控制

綜合檔案是我院寶貴財富，為保證數據安全，采取如下手段對數據進行保護：

1、角色權限控制，按照角色級別對用戶劃分“下載”、“修改”、“上傳”權限，防止檔案信息被盜取或篡改。

2、對檔案數據每月備份一次，保證遇到意外事故能迅速恢復。

3、對所有下載、修改、刪除等敏感操作進行日志記錄，便于追溯。

系統維護方案

根據工作計劃安排，綜合檔案管理系統運行后，檔案資料室、信息辦及其它相關職能生產部門共同參與綜合檔案管理系統的更新與維護工作，建議如下：

檔案資料室：對現存檔案室的資料進行系統管理，及時添加、更新綜合檔案管理系統中的案卷級、卷內級條目；指導并督促各生產部門及相關職能部門按要求進行電子文件上傳歸檔工作。

信息辦：協助配合檔案資料室收集反饋的系統技術問題并加以解決；對數據庫安全備份，并對系統進行維護。

相關職能生產部門：按照我院電子文件歸檔的要求（具體見《關于實施《技術資料歸檔實施辦法》（修訂版）暨啟用電子文件歸檔的通知》，及時上傳應歸檔的電子文件至綜合檔案管理系統；系統技術問題反饋給信息辦。

系統總體設計模式

由于系統用戶覆蓋面較廣，客戶端點數較多，同時，從系統維護的簡易性角度出發，也考慮到與現有的信息大廳的整合，采用了B/S的設計模式。首先登錄到信息大廳，再通過菜單鏈接進入本系統。

系統數據庫選型

系統采用主流的MSSQL2005數據庫，具有良好的數據處理及響應速度，適合B/S模式開發。

開發平臺選型

系統采用JAVA平臺進行開發，開發效率高，安裝部署容易，系統維護簡便。

技術亮點

1、描述：由于我院各生產專業科技檔案以及院內文書檔案的成果電子文件歸檔方式不統一，文件格式也不統一，電子文件的存放介質也是多樣的，造成檔案資料室對電子文件的系統管理上的困難。

技術亮點：增加了在線電子文件歸檔方式，明確了歸檔電子文件格式和命名規則，并通過生成模板進行了電子文件歸類。

解決方法：通過對我院相關生產部門、職能部門放開上傳電子文件的權限，由相關部門直接向系統進行電子文件的上傳工作，并通過生成模板按內容進行電子文件的分類，由檔案室進行審核。電子文件格式和命名規則參照全質辦的《歸檔電子文件數字化標準》。

2、描述：我院的檔案資料借閱流程是通過手寫登記進行的，不利于統計，工作效率也較低。

技術亮點：利用工作卡號識別我院職工姓名、所屬部門等屬性，利用條形碼功能提取檔案資料的目錄號、案卷題名等屬性。

解決方法：在檔案資料人員立卷過程中，打印案卷封面時，系統自動生成條形碼并打印在封面上。日常借閱中，通過條形碼掃描，能在系統中生成對應案卷的借閱記錄。條形碼掃描識別的功能，能提高檔案管理人員的工作效率，減少失誤，也更方便了借閱記錄的統計與查詢。另外，通過與我院人事部門的全院職工人員數據庫對接，在系統的用戶數據庫中錄有職工工作卡號，在借閱過程中，通過輸入卡號進行人員識別。

項目總體評價

項目按預期完成，建立院內各專業、不同文件格式數據庫及系統，實現電子文件的在線歸檔以及院內共享；

軟件分別在檔案資料室、信息辦及建筑專業進行了功能驗證（其中建筑專業圖檔系統已在第一期驗收完畢，并投入了使用），共有9位檔案管理人員、系統管理員參與，其中通過驗證人員數為9人，通過率為100%，所發來書面意見同意使用該軟件；

軟件的設計總體上符合我院對電子文件資料的歸檔要求，為多專業、不同文件格式的電子文件歸檔利用提供了方便，保證了實物資料與電子文件資料的一致性。上傳的模塊設置基本符合電子文件的歸類要求，在一定程度上提高了我院電子文件歸檔的效率，達到了成果管理的目標；