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檔案管理的相關知識范文第1篇

[關鍵詞]檔案管理；知識管理；相似性

現代的知識管理可以為傳統的檔案管理創新拓展提供方向與動力，而傳統的檔案管理可以為現代的知識管理簡單實現提供路徑與基礎。

一、檔案管理與知識管理相近相通

（一）兩者管理對象重疊

檔案管理的對象是文件、檔案，知識管理的對象是知識。知識分為顯性知識和隱性知識。顯性知識可以分為外源顯性知識和內源顯性知識。中國臺灣學者楊舜仁說：“知識管理顧名思義：為知識者，才納入管理，而―般能夠納入信息系統管理的知識，不外以電子型態或書面形態存在”，因而，“知識存在的形態與文件管理之形態相同”。可見，文件、檔案是檔案管理和知識管理共同的管理對象。檔案管理與知識管理的密切聯系主要源于這種管理對象的重疊。

（二）兩者管理目的的相近

檔案界一直將“便于社會各方面的利用”作為檔案工作的根本目的和基本原則之一。為企業各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求，是企業檔案管理的根本目的，也是企業檔案管理的出發點和落腳點，“它貫穿于企業檔案工作的各個方面、各個環節，支配著企業檔案管理過程的運轉和發展。知識管理的最終目標是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，為此知識管理必須力圖將最恰當的知識在最恰當的時間傳遞給最恰當的人，以便使他們能夠做出最好的決策。

檔案管理和知識管理都將為用戶提供檔案或知識服務，實現檔案或知識的價值，作為其最終目的，正如德爾斯泰思教授所言：“文件管理的目標在許多方面都與知識管理非常相似――都是在需要的時候讓人們能夠得到所需的有關信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎。”

（三）兩者管理流程類似

長期以來，我國檔案界將傳統檔案管理業務劃分為“六個環節”(或“八個環節”)：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、(編目與檢索、編輯與研究)、統計和利用服務。實現文件、檔案一體化管理、集成管理，還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環節。知識管理的流程是知識的產生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對分散的管理對象(文件、檔案或知識)，予以收集、存儲，使之集中化；然后對其進行加工、整理，使之有序化；接著對其進行鑒定、評價，使之優化；最后將其提供利用，使之實現價值；而在利用過程中又會產生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。

（四）兩者管理技術相同

在數字化環境中，企業的文件、檔案產生、流轉于各種各樣的信息系統。對于非數字化環境下產生的文件、檔案，為了使其適應數字化環境的要求，也必須對其進行數字化處理。因此，現代企業檔案管理的全部活動――文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現代信息技術。而知識管理更是信息技術迅速發展的產物，知識管理的實現離不開計算機技術、通訊技術和網絡技術等的應用。檔案管理和知識管理都需要應用的具體技術或工具包括：元數據、數據庫、文本挖掘、搜索引擎、電子郵件、門戶系統、信息、信息推送、信息安全技術等等。可見，檔案管理與知識管理有著共同的技術支撐――現代信息技術。

二、檔案管理與知識管理相差相異

從管理層面來看，檔案管理主要是一項專業管理活動、一系列管理技術方法；而知識管理不僅是一項專業管理活動、一系列管理技術方法，還介于價值觀念、管理模式、管理理念范疇。從管理深度來看，傳統檔案管理主要是對文件、檔案實體(載體)的管理，而知識管理更重視對文件、檔案內容(信息、知識)的管理。從管理范圍來看，檔案管理的對象限于文件、檔案；而知識管理不僅要管理文件、檔案這種內源顯性知識，還要管理圖書情報之類的外源顯性知識以及員工大腦中的隱性知識。從管理側重點來看，檔案管理更側重于確保文件、檔案的完整性、真實性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價值、長遠價值與保存價值；知識管理則更關注文件、檔案及其他類型知識的可用性，關注文件、檔案及其他類型知識的情報性價值、現實價值與利用價值。從管理特點來看，檔案管理更強調對文件、檔案進行嚴格的規范化、制度化、程序化管理；知識管理則鼓勵―種較為寬松、便于創新的管理體系。“文件管理關注自身的良好定義的政策和可審視的程序，而知識管理致力于以一個不受約束的組織的創造力和知識交易的方式，從而忽視組織傳統。

由此可見，檔案管理與知識管理具有鮮明的相似性，兩者既相近相通又相差相異。

三、檔案管理與知識管理的互動性

（一）知識管理可以拓展檔案管理的領域

傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統的檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現有工作服務，脫離了價值創造過程之外，從而極大地限制了自身發揮作用的領域。

知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構―個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發展戰略、業務活動直接相結合，成為企業日常工作必不可少的組成部分。

（二）知識管理以提升檔案管理的價值

傳統的企業檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的階段，被動地提供簡單、淺層的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業各項生產、經營、管理活動服務。

知識管理強調借助先進的信息技術，通過現代化、智能化、人性化的手段，主動地為用戶提供高級、深層的信息、知識服務，最終實現知識的價值，提升核心競爭力。知識管理對知識服務的強調和價值創造的關注，使得知識管理專家能夠增強文件管理工作者對信息和知識利用的理解，促進文件、檔案的開發利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案管理機構與人員在企業組織體系中的地位。

（三）檔案管理對知識管理的促進作用

隱性知識占知識資源的大部分，而且具有相當重要的價值。但是隱性知識存儲于員工個人的大腦之中，難于管理。對于隱性知識的管理有兩種途徑：一是從隱性知識到隱性知識的“社會化”；二是從隱性知識到顯性知識的”外部化”。但是，隱性知識“社會化”之后還是隱性知識，仍處于難于管理的狀況，而且當員工流動率較大時，組織的隱性知識資源就易于流失。因此，―些學者質疑“社會化”的其次有效性和普遍適用性。檔案管理強調企業在各項活動中產生必要的文件，客觀地記錄企業各項活動的全部過程和結果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會自然地運用其隱性知識來認識問題、解決問題，對員工工作過程和結果進行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來，就實現了組織知識的沉淀。

在各項活動中都會不斷產生新的文件，如果這些文件不被集中起來，處于分散狀態，就會容易丟失。文件的丟失即是知識的流失。檔案管理強調對文件進行歸檔，使之處于組織的集中統一控制之下。這個文件歸檔的過程，就是―個積累知識的過程。由此可見，檔案管理強調產生文件、進行歸檔，強調文件、檔案的完整齊全、集中統一，有助于知識的沉淀、積累，為知識管理提供了知識資源基礎。

檔案管理的相關知識范文第2篇

法律法規對鄉鎮檔案工作的職責要求

《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及各省市的“檔案條例”，對鄉鎮檔案工作的職責要求都做了相應規定，明確了鄉鎮政府負責管理本機關的檔案和對本鄉鎮所屬單位和組織的檔案工作實行監督和指導，并為基層和群眾提供檔案利用服務。長期以來，按照檔案法律法規要求，鄉鎮的檔案工作一直作為鄉鎮黨政機關的重要工作，落實了分管領導、責任部門和檔案人員。

《中華人民共和國政府信息公開條例》已于2007年年初公布，自2008年5月1日起施行。條例要求各級人民政府“應當建立健全本行政機關的政府信息公開工作制度，并指定機構負責本行政機關政府信息公開的日常工作”。同時要求鄉(鎮)人民政府應當在其職責范圍內確定主動公開的政府信息的具體內容，明確規定了需要重點公開的八個方面的政府信息。

已經于2004年施行的《上海市政府信息公升規定》也規定了檔案部門為政府公開信息受理點，同時要求“有條件的政府機關應當設置公共查閱室或者公共查閱點，配備相應的設施，方便公眾對相關政府信息的檢索、查詢、復制”。

綜上所述，檔案相關法律法規明確的鄉鎮政府檔案工作職責歸納起來有四大任務：管理好本機關檔案；監督指導本鄉鎮所屬單位和其他組織的檔案工作；為基層單位和人民群眾提供檔案利用服務；進行政府信息公開并提供公開信息的公共服務。

鄉鎮檔案監管和服務職能分離的必要性和迫切性

檔案政府監管和檔案公共服務兩種職能的屬性小同。上述鄉鎮檔案工作四大職責任務中，管理和監督指導職責歸類為政府的監管職能；檔案利用服務(應包括檔案實體的接收、整理、保管、開發利用等工作內容)和政府信息公開及提供信息的利川服務屬于公共服務事業性質。以上兩種不同屬性的職能分類，在我國檔案行政管理體制中，縣(區)級以上的機構由于檔案局和檔案館兩個機構的同時設置已經做了明確分工。然而在鄉鎮一級未能從根本上得到解決，成為長期以來鄉鎮檔案事業發展的最大難點。

鄉鎮行政區域的成倍擴大和新農村建沒事業的發展迫切要求拓展鄉鎮檔案的公共服務職能。在農村綜合改革過程中，經過鄉鎮區劃調整，行政區域成倍擴大，使鄉鎮檔案工作的對象和工作范圍成倍增加。以上海市奉賢區為例，從2002年以來進行了兩次大的區劃調整，由原來的22個鄉鎮最后撤并為7個鎮，管轄范圍和對象是原來的3倍。如區政府所在地的南橋鎮，轄區內需要對檔案工作直接進行監管指導的行政村、居委會、直屬企事業單位就達70多家。同時新農村建設事業的發展使檔案服務的工作內容不斷增加。政府在建設親民政府，打造法制政府、責任政府、服務政府中為民做實事做好事，形成大量的涉民檔案，這些檔案材料與群眾利益密切相關，在保護群眾利益、調解群眾糾紛、提供科技信息支持等方面將會發揮不可替代的重要作用，但努力做好這些涉民檔案的收集、整理和開發利用等服務工作既是政府的責任，又是一件十分繁重而困難的事情。

現行的鄉鎮檔案管理體制檔案公共服務職能的發揮十分薄弱。我國經濟和社會各項事業越發展，對檔案公共服務的需求越廣泛，檔案工作的任務越繁重。當前，阻礙鄉鎮檔案工作健康發展的主要原因是目前的體制、機構和人員狀況與檔案事業的發展要求不相適應，鎮機關明確的檔案人員身兼數職，無法承擔起鄉鎮檔案工作的各項法定職能，檔案公共服務職能的發揮十分薄弱。在鄉鎮機構改革中，機關編制的壓縮更嚴重影響了檔案公共服務職能的發揮并制約了鄉鎮檔案事業的發展。

新出臺的鄉鎮機構編制設置方案不同程度地存在著鄉鎮檔案公共服務職能的缺失。不管是現行的鄉鎮檔案行政管理體制還是部分地區新出臺的鄉鎮機構編制設置方案，都不同程度地存在著鄉鎮檔案公共服務職能的缺失。比如在新批準的上海市奉賢區各鎮機關職能配置、內設機構和人員編制方案中，鎮黨政辦公室的主要工作職能有關檔案工作方面明確了“檔案管理和檢查、指導本鎮各類單位的檔案工作”兩大職能，這樣的原則規定從積極的意義上看體現了政府機關的職能轉變。然而，屬于公共服務事業性質的“檔案利用服務、政府信息公開和提供服務”等公共服務職能在機關和同時出臺的鄉鎮事業單位機構設置方案中，都沒有作出明確規定，這就會造成在鄉鎮這一層面上檔案公共服務職能的缺失。

強化鄉鎮檔案政府監管和拓展公共服務職能的對策

提高對鄉鎮檔案工作監管和服務職能分離重要性的認識。鄉鎮檔案監管和服務職能分離對拓展和落實鄉鎮檔案公共服務職能具有十分重要的意義。首先，鄉鎮檔案監管和服務職能分離是鄉鎮機構改革的基本方向。建設小政府大社會管理體制的要求勢必讓那些政府機關無力承擔的公共事務性工作從政府機關中分離出去，確保政府部門把有限的人員編制，集中精力加強依法行政，強化政府監管，推進各項事業的全面發展。其次，鄉鎮檔案監管和服務職能分離是發展檔案服務事業、推進新農村建設和維護群眾利益的重要保證。只有建立專門的檔案公共服務事業機構，才能有效地保障各項社會事業發展和群眾利益對檔案公共服務的各項需求。

推廣試行地區的成功經驗和做法。據了解，山東省膠州市營海鎮改革鄉鎮檔案管理模式取得新成果。該鎮建立的檔案信息中心于2006年5月投入使用，為正股級事業單位，編制4人，其職能集檔案收集與整理、檔案信息查閱、現行已公開文件利用、鎮政務信息公開、鎮情村情教育、檔案業務監督指導等多種功能為一體。150平方米的庫房集中保管鎮黨委、政府和27個鎮直部門的檔案。400平方米的展覽大廳，圍繞中心工作定期舉辦各種形式的展覽，進行愛國主義教育。湖南省雙峰縣在1989年作為全省農村機構改革試點縣，由原來的64個區、鄉、鎮合并成16個鄉鎮。他們抓住機遇，經縣委、縣政府聯合發文，由縣編委認可全部建立了鄉鎮檔案館，為股級單位，管理人員列入公務員或事業編制，檔案館的工作經費列入了鄉級財政預算。

以上兩種做法共同的特點是為鄉鎮檔案工作建立了專門機構，配備了人員編制，拓展了服務功能，實現了鄉鎮檔案政府監管和公共服務職能的分離。其中山東營海鎮的經驗更具有時展特點，對沿海經濟較發達地區在鄉鎮機構改革中更具有參考價值和推廣意義。

檔案管理的相關知識范文第3篇

【關鍵詞】大數據技術;數字檔案館;數字治理

20世紀90年代，我國最早在青島開始實施數字檔案館的規劃和建設。至今，數字檔案館的建設已經形成了“試點突破，全面發展”的良好局面。在數字檔案館建設發展的十余年里，通過對傳統紙質檔案的掃描、著錄、縮微和對電子檔案的接收，已形成了大量數字化檔案，而對這些數字化檔案進行保存、整理、利用的數字治理就成為了現階段數字檔案館的常規工作。大數據時代的到來，物聯網、云計算、大數據、移動互聯網等技術在數字檔案館中的應用使其對數字檔案信息的保存、管理、利用發生了“質”的變化。就目前而言，如何進行數字治理對數字檔案館來說是一個新的挑戰。

一、何為數字檔案館“數字治理”

“數字治理”這一術語最早出現在2001年10月19日倫敦舉辦的“數字治理：數字檔案、數字圖書館和科研信息化研討會”上，該研討會將“數字治理”一詞表述為數字化環境中的治理行為，其不僅包括數據收集或數據庫的保存和維持，同時還包括了一定程度上的附加價值和知識。基于此，筆者認為現階段數字檔案館數字治理是指運用物聯網、云計算、大數據、移動互聯網等技術對數字化檔案進行保存、管理、開發、利用的過程。大數據時代，也正是數字檔案館對這些物聯網、云計算、大數據、移動互聯網等采集、存儲、挖掘、傳輸等技術功能的應用使其數字治理理念和能力產生了較大變化。

二、數字檔案館數字治理理念的轉變

（一）開放包容。物聯網傳感技術在數字檔案館中的應用主要通過對檔案、庫房、設備、建筑、檔案工作者、用戶等實體狀態和內容信息的實時感知，獲取大量非結構化信息，實現對檔案館相關實體和人員的跟蹤、監控和管理。針對大數據時代物聯網技術的應用，數字檔案館不能再局限于對傳統數字化檔案、電子檔案等結構化信息或圖片、聲音、視屏等半結構化信息的存儲，數字檔案館應以一種更為開放、包容的心態采集存儲更多海量異構檔案信息，為數字檔案館服務創造更為有利的條件。

（二）積極主動。近年來，智能手機、平板電腦等移動智能終端設備的盛行，改變了傳統檔案信息的傳播方式，滿足了用戶多樣化、個性化的信息需求。檔案館依托數字化館藏檔案信息，利用信息挖掘技術、信息推送技術、無線網絡技術預測、推送、用戶所需信息。用戶通過手機客戶端就可以方便、靈活地查詢、瀏覽、獲取相關檔案信息。大數據時代，移動互聯網技術的應用將使數字檔案館改變傳統就地查詢的被動服務模式，以更為積極、主動的方式為用戶提供更為方便、快捷的服務。

三、數字檔案館數字治理能力的提升

（一）感知互聯。物聯網（Internet of Things，IOT）是一個基于互聯網、傳統電信網等信息承載體，讓所有能夠被獨立尋址的普通物理對象實現互聯互通的網絡。物聯網在數字檔案館中的應用主要是以無線射頻（RFID）技術為主，通過對檔案實體植入RFID標簽來記錄檔案的檔案號、存放地點、檔案名稱、利用狀態等相關信息，并利用紅外線傳感器、全球定位系統等信息傳感設備將檔案、設備、庫房等實體與物聯網連接，實現對實體狀態和內容信息的全面感知、互聯互通。再加之移動智能設備對感知信息的有效傳播，實現了檔案用戶對檔案信息的全面獲取。物聯網技術和移動互聯網技術在數字檔案館中的應用，全面提升了數字檔案館在檔案信息收集、服務等數字治理行為方面的能力。

（二）智能高效。麥肯錫研究院（MGI）在其2011年5月的報告“Big data：The next frontier for innovation，competition，and productivity”中指出，大數據是指其大小超出了典型數據庫軟件的采集、存儲、管理和分析等能力的數據集。單純從技術角度看，數字檔案館應用大數據技術可以實現對其檔案資源的整合、檔案信息的挖掘、用戶特征的分析、用戶需求的預測等。就此而言，大數據技術在數字檔案館中的應用可以進一步實現其深層開發、知識服務等數字治理的“智能化”

云計算是一種可以隨時隨地方便而按需地通過網絡訪問可配置的計算資源共享池（包括網絡、服務器、存儲、應用軟件和服務），這些資源可以通過最低成本的管理或與服務器供應商交互來快速配置和提供。數字檔案館可以通過云計算服務商提供的服務器、應用軟件、網絡設備、存儲設備集成檔案云平臺，有效存儲海量異構檔案信息，實現檔案信息的共享和高效利用。對于具有保密性質的檔案信息，可以通過建立私有云的方式，實現局域范圍內的檔案信息共享和利用。就此而言，云計算技術在數字檔案館中的應用可以進一步實現數字治理過程中檔案信息利用的“高效化”。

四、結束語

大數據時代，隨著云計算、物聯網、大數據、移動互聯網等技術在數字檔案館中應用的不斷深入，數字檔案館要以開放包容、積極主動的理念使其在采集、整理、保存、利用服務等數字治理行為方面變得更加高效化、智能化。

【參考文獻】

[1]祝智庭，陳丹.數字治理：智慧學習新素養[J].電化教育研究，2014（9）：9-10.

[2]劉云浩.物聯網導論[M].北京：科學出版社，2010：4.

檔案管理的相關知識范文第4篇

關健詞：城建檔案；知識管理；創新

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

0、前言

在改革開放和社會經濟全面發展的新形勢下，城建檔案工作發生了深刻的變化。城市信息化建設和電子政務的不斷推進，深刻影響著人們的生產和生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為城建檔案工作進一步發展提供了更廣闊的空間，另一方面也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。面對機遇與挑戰，城建檔案館如何適應社會需求，開拓創新，是擺在我們面前的首要任務。

一．知識管理理念對城建檔案管理的創新

知識管理作為知識經濟催生的一種全新的管理理念與管理方法,應用的領域十分廣泛,知識管理的理論、實踐與城建檔案工作更有密不可分的關系。雖然知識管理首先是在企業管理中得到推崇和實行,但作為融合多種學科成果、富有前瞻性的學科理論,其影響已快滲透到社會的各個層面。城建檔案工作承擔著保存城市珍貴記憶、促進城市信息資源的合理利用、促進城市可持續發展的重要使命。因此,城建檔案工作要對知識管理理論有清晰的認識,將這種全新的理念融入其工作領域,在知識經濟時代提升自身工作的價值,為城市發展發揮更大的作用。

二、知識管理對城建檔案管理的理論創新

隨著經濟全球化和信息超載的涌現,知識管理必將滲透到社會的各個層面。檔案管理作為知識管理的重要組成部分,只有正面迎接知識變革所帶來的機遇和挑戰,才能擺脫固步自封的局面,真正實現檔案事業的可持續發展。

2.1城建檔案管理原則的創新

無論是國家、社會,還是個人都要遵循一定的原則,遵守特定的規矩。城建檔案的管理伴隨著城建檔案的形成而產生,其管理過程中的原則也是已被固化了的,但是,被大眾認可的或者固化的原則只有跟上時代的步伐、及時創新、查缺補漏才會不被社會所淘汰。①幵放性原則。要建立一個開放的城市建設檔案的知識管理平臺,讓參加城建檔案管理的人員能把他們獲取的新知識添加到城建檔案知識管理系統的平臺中去,與此同時城建檔案管理系統也可以吸收、利用外部的知識資源來豐富城市建設檔案管理系統的知識庫。②發掘性原則。城市建設檔案信息管理者應該意識到知識管理在城建檔案信息管理系統的產品以及其服務的價值創造中所發揮的關鍵作用,所以城建檔案管理者需要明確已有的城建檔案相關知識的價值,并挖掘出來更多有用的價值。

③激勵性原則。城市建設檔案管通過建立包括知識運行機制、績效機制及獎懲機制等知識管理激勵系統,對不同類型、不同層次的檔案管理人員實行不同的激勵方式和激勵策略。從而進一步提高城建管理工作的水平。

④共享性原則。城建檔案管理工作者在交流、共享城市建設相關知識的過程中也能更進一步深化自己的知識,獲得很多有用的、最新的城建檔案管理知識。

2.2城建檔案管理內容的創新

知識管理對城建檔案管理內容的創新即是對城建檔案知識的管理理念的創新、對城建檔案知識的獲取途徑的創新、對城建檔案知識的共享途徑的創新等。深入到知識管理領域的城建檔案管理內容會更加豐富。

①知識創新管理

知識創新管理是對人及信息資源進行動態管理的一個過程?。其目的是要尋找人的知識創新能力與信息處理能力的最好組合,以實現在管理過程中最大程度地傳播和共享知識及信息;提高組織創新及應變的能力,實現組織的發展策略。

知識創新管理主要在以下幾個方面:①城建檔案知識的規劃組織以及與城市建設有關的知識管理政策的制定;②有關城市建設的知識資源的識別、審核、信息資源體系的構建和城建檔案信息系統的維護;③城建檔案知識資源的幵發及創新,包括城建檔案知識管理系統的建設和城建檔案知識資源的潛在價值的開發;④城建檔案知識管理成果評價,即城建檔案知識信息管理系統的評價和知識信息服務體系的評價。

②知識服務管理創新

城建檔案管理在知識服務管理方面的創新主要是通過信息技術幵發使資源數字化和服務方式的網絡化;各種資源的構建使內容創新化;專業知識學科的拓展及對信息資源的廣泛了解使服務手段智能化;對不同對象的深層次了解使服務對象個性化。知識服務管理的創新有助于城建檔案管理人員深入理解城建檔案知識服務的內涵及本質,從而實現城建檔案管理由一般傳統的服務轉向知識型、先進性。

③人力資本管理創新

人力資本管理建立在人力資源管理的基礎之上,將部門中的人作為資本來進行投資與管理,并根據不斷變化的人力資本市場情況和投資收益率等信息,及時調整管理措施,從而獲得長期的價值回報。現代社會對人力資本管理體系的要求能提供最新發展的趨勢和解決問題的最新方法方面的信息。

知識管理的核心是人力資源管理,而人力資源管理的核心又是人力資本管理。人力資本管理建立于員工與企業價值最大化的基礎上的。人力資本管理更關注人員的可持續發展。其可以通過培訓及激勵等多種方法來提高他們的價值。

城建檔案在人力資本管理方面可以釆取運用招聘的內涵,如發掘人員的增值潛力和附加值;進行適合的教育培訓,提高必要專業的知識技能,使其有更好的創造能力;通過績效指標和考核的管理方式進行定期的分析來不斷調整人力資本的投資策略。

④知識產權管理創新

隨著無紙化辦公設計以及計算機技術、網絡技術在檔案領域的普遍應用,城建檔案的記錄、存儲和利用方式有了很大的改變。當前的城建檔案管理日益趨向數字化管理。城建檔案館在應用數字化檔案時,需要建立數據庫進行科學管理。我們提倡城建檔案管理信息和資源的共享,加強各地城市建檔案館之間的資源交流。與此同時,們城建檔案工作者在建設數字檔案館的同時,積極應用知識管理參城建檔案知識的產權的管理,建立新型的城建檔案信息體系。

2.3城建檔案管理職能的創新

城建檔案的管理職能不僅包括對城建檔案實體進行的一系列管理活動,而且還包括行政管理職能。對于城建檔案的管理職能的創新也必須兼顧這兩方面,缺一不可。

①城建檔案管理的內、外化

所謂城建檔案管理的內化是指城市建設的領導高層利用一切可能的資源及機會推廣知識管理的機制所在,使城建檔案建設內化?。通過向城建檔案管理人員闡明知識管理對城市建設檔案管理組織及個人的價值,使得參與城市建設管理的人員認識到知識管理對組織及他們個人的發展的幫助,從而產生運用知識管理與傳統的城建檔案管理相結合的理念。這樣才能提升城市建設檔案管理工作,知識管理內化為城建檔案管理知識。城建檔案管理知識的內化包括對城市建設相關學習的輸入、整合、分析及存儲。

城建檔案管理知識的外化是指內化的知識信息的應用,并與外部知識整合的過程氣包括城市建設相關知識的傳播、應用到實際的城市建設中。實質就是一個知識創新、知識資本產出的過程。城市建設檔案管理系統的知識外化包括內部的知識外化和外部的知識外化,即內部知識整合與外部知識整合。

②城建檔案管理媒介

媒介就是把與某一研究領域相關的人和知識聯系起來,通過群件、內部網、工作流和文件管理系統進行明確、固定的知識匹配和傳送氣現階段,城建檔案信息管理的資源的信息化管理出現了如電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案工作如何適應城建檔案管理系統的體制改革等一系列問題。這就要求采用電子化及網絡媒介等手段實現對城市建設檔案資源的管理,為社會提供實用的城市建設檔案資源信息査閱及咨詢服務,同時也可以通過媒介收集社會公眾提供的最新的城市建設資源和信息,從而達到城建檔案管理職能的創新,有傳統的比較單一的職能發展成互動互利的管理系統。

③城建檔案知識共享

城建檔案信息管理系統有城市建設檔案及信息的累積延續性較強、相應的前置性強、內容和數據龐大、專業技術性高及可利用性強,利用率高等特點?。而現階段的城建檔案信息資源比較分散,不利于查詢和利用及管理維護,違背了城市建設檔案集中保存管理的原則;此外,各個城市的城建檔案管理資料的不均收藏的狀況導致很多城建檔案的信息資源被壟斷、閑置或無法查詢、利用效率低下。

所以,要發展城建檔案管理工作,其有效途徑就是建立城建檔案館之間及與社會之間的信息資源的共享。在城市建設系統檔案信息分類的基礎上,建立起涵蓋城建系統全部信息流和檔案類別的數字化框架,通過整合資源、幵放信息及查詢等途徑,把城市建設檔案和信息資源結合從而達到充分收集、歸檔、保存、高效利用及資源共享的目的。

三、知識管理對城建檔案管理的實踐創新

知識管理由于其含義的針對性和適用的廣泛性,可以促進城建檔案管理工作各個方面的完善。本文著眼于知識管理對城建檔案工作的技術層面的應用,即構建“城建檔案知識管理”系統、建立“城市建設博物館”、挖掘城建檔案“隱性知識”及其檔案化、建設城建檔案工作效益“知識管理評價體系”等。

檔案管理的相關知識范文第5篇

【關鍵詞】高職院校；檔案管理工作；創新與優化

中圖分類號：G717.24

高職院校的管理工作是教育工作者關心的內容，同時也是國家相關部門關注的對象，檔案管理是管理工作的一部分，檔案管理工作的好壞同樣衡量高職院校管理職能高低的一個重要標準，隨著高職院校規模的不斷擴大，檔案管理方面的工作難度也在不斷增加，同時在信息時代的背景下，傳統的檔案管理理念和方式也受到了巨大的挑戰，可見對檔案管理進行創新和優化是很有必要的，同時也是我國高職院校重點研究方向。

1檔案管理工作的作用和優化創新的意義

檔案管理擔任著對學校各種事項的記錄工作，包括教學計劃安排、教學成果、科研成果，這些都是檔案管理工作的主要內容，同時檔案管理還有記錄歷史的作用，從最初建校開始，檔案管理工作就開始進行了，它見證了學校的不斷發展和壯大，是歷史的見證者。檔案管理工作中的對于學生工作方面的管理對于學生的個人情況進行了詳細記錄，是學生在學校的寶貴資料，同時檔案也是教學評估的重要參考資料，它通過對教學工作的記錄，對于教學評估而言屬于第一手資料。

通過對檔案管理的優化創新，能夠近一步提升高校檔案管理能力，規范高校檔案管理工作，對于現代化高校建設和發展而言有特殊意義，同時檔案管理工作屬于基礎性工作，對于穩定教學發展具有很大的作用，檔案管理的優化和創新不斷促進我國高職院校做出顯著成績

2目前高職檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理觀念落后

在信息時代，檔案管理工作統統信息技術全面結合，已經發展成為了依靠信息技術的檔案管理模式，但是對于部分的高校檔案管理工作而言，工作人員仍保留著落后的觀念，雖然配備了相應的設備，但是工作人員卻很難做到熟練使用，仍喜歡采用傳統的檔案管理工作方式進行檔案管理。

2.2高職院校不重視檔案管理

對于高職院校而言，部分管理者認為學校的重要任務是傳授學生技能，將更多的精力放在了教學以及效益上，對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，導致檔案管理工作在學校的地位較低，由于檔案管理工作主要體現在服務性上，和教學的聯系不大，很難為學校產生突出作用，只有在特殊情況下才會用到檔案管理，但是我們應該認識到檔案管理工作屬于基礎性的工作，只有注重基礎才能使學校向好的方向發展。

2.3缺乏人才和資金上的投入

檔案管理作為服務性工作，尤其是和信息技術相結合后，對于工作人員以及工作設備的要求在不斷提升，但是由于其學校的地位較低，相關領導的不重視，在人才和資金的分配上受到了很大的制約，從而嚴重影響了檔案管理工作的發展，工作人員缺乏相應的技術和經驗，在工作過程中很難做到創新和發展，僅僅是以應付的態度對待工作，設備上的問題使得檔案管理工作和目前的先進模式存在巨大的差距，在這種沒有人才和資金的情況下，要想快速發展是不可能的。

3檔案管理工作的創新與優化

3.1提高對檔案管理工作的重視

檔案管理工作作為學校教育管理工作的重要組成部分，具有著重要的意義，高職院校的管理者應該提高對檔案管理工作的認識，重視檔案管理工作。要知道，檔案管理關系到每一個學生的在校情況，檔案是學生的個人信息的可靠依據，同時也是畢業找工作的重要依據。管理者要采取切實措施，提升全校師生對檔案管理的認識，可以定期召開專題講座，介紹檔案管理的相關知識，通過國家針對檔案管理的法律法規的宣傳，能夠更好的提升學校整體對于檔案管理工作的認識，為檔案管理工作的開展營造良好氛圍。

3.2加大資金和人才的投入

任何工作的創新和發展都離不開人才和資金，對于檔案管理工作而言更是如此，資金是保證，而人才則是關鍵點，人才是非常重要的，要具備相應的知識，同時還要富有創新精神，這樣才能在發展優化的過程中取得重大突破。要定期對工作人員進行相關知識的培訓，確保其掌握最新的技術和手段，拓寬工作人員的眼界，這是高速發展的社會中迎接檔案管理工作挑戰的必要條件。資金的投入主要用于先進設備的配備以及對工作人員的培養上，資金上的支持同樣也是發展的硬性條件。

3.3不斷優化創新目前檔案管理體系

一個科學全面的檔案管理體系是做好檔案管理工作所必需的，包括工作人員的任務分配、管理模式、資料存取等，這一系列工作都需要不斷進行優化創新。首先在工作人員任務分配上，我們知道隨著檔案管理工作的復雜化程度的不嗵嶸，任務的分配變的越來越困難，不同工作人員的能力是不同的，在任務分配時既要考慮到任務量，又要考慮到其合適程度，這些都是分配過程中需要重點關心的問題。其次在管理模式上需要進行創新，在創新的過程中我們可以借鑒其它行業檔案管理的模式，取其精華，結合高職院校自身的特點進行改革創新，對于檔案管理中的一些規則的制定要和目前時代的發展密切結合。最后在檔案存取上加強重視程度，在檔案的錄入時，要進行多次核對，確保資料正確完成，因為只有這樣檔案管理工作才有意義，同時對于往年的檔案，要定期檢查，對于一些紙質檔案要將其轉化成電子檔案并存有備份，保證檔案的安全。同時在檔案的存取時要進行準確記錄，確保檔案在節約過程中不出現問題。

4總結

檔案管理工作對高校的發展很重要，具有優化和創新的必要性，在優化和創新時要明確檔案管理工作的本質目的，把握我國高職院校在檔案管理中的存在的問題，深入問題的本質，提升對檔案管理的重視程度，從資金、人才、管理體系等方面著手，不斷進行優化創新，切實提高檔案管理能力和水平。

參考文獻

[1]張艷. 淺談高職檔案管理的創新與優化[J]. 職業，2016，05：153-154.