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檔案管理的問(wèn)題及措施范文第1篇

【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)；檔案管理；現(xiàn)狀問(wèn)題；解決措施

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，越來(lái)越多的工程得到了建設(shè)，從而產(chǎn)生了豐富的建設(shè)資料。通過(guò)建立檔案加強(qiáng)這些資料的管理，則能了解工程的品質(zhì)狀態(tài)，并為工程的使用維護(hù)和后續(xù)工程的建設(shè)提供參考。但就目前來(lái)看，工程建設(shè)檔案管理并未得到足夠的重視，有關(guān)工作的開(kāi)展仍然存在較多問(wèn)題。因此，相關(guān)單位還要加強(qiáng)解決問(wèn)題的措施研究，以確保檔案管理工作能夠更好地開(kāi)展。

一、工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題

（一）工程建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀。目前，工程建設(shè)檔案管理已經(jīng)由完善的法律法規(guī)作為開(kāi)展工作的指導(dǎo)，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規(guī)的約束下，建設(shè)單位基本能夠履行自身職責(zé)，能夠在相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)下開(kāi)展規(guī)范的檔案管理工作。近年來(lái)，隨著檔案法律法規(guī)宣傳力度的不斷加大，建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位等參與工程建設(shè)單位都能依法開(kāi)展工程建設(shè)檔案管理工作。現(xiàn)階段，各單位已經(jīng)完成了檔案管理體制、機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，能夠使工程建設(shè)檔案的管理與工程建設(shè)保持同步。從總體上來(lái)看，有關(guān)工程建設(shè)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)大多已經(jīng)能夠在檔案管理工作中得到落實(shí)。（二）工程建設(shè)檔案管理問(wèn)題。盡管工程建設(shè)檔案工作已經(jīng)取得了規(guī)范化發(fā)展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設(shè)檔案的管理工作，在工程建設(shè)的過(guò)程中將絕大多數(shù)精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進(jìn)行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，由于缺乏對(duì)檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設(shè)的檔案材料缺乏真實(shí)性和完整性，以至于檔案的使用價(jià)值大打折扣，為后續(xù)檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補(bǔ)制檔案等問(wèn)題，以至于檔案歸檔時(shí)常出現(xiàn)不及時(shí)的情況。

二、工程建設(shè)檔案管理問(wèn)題的解決措施

（一）落實(shí)參建單位檔案管理責(zé)任。針對(duì)工程建設(shè)檔案管理存在的問(wèn)題，要通過(guò)落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度來(lái)解決問(wèn)題。為達(dá)成這一目標(biāo)，應(yīng)落實(shí)工程參建單位的檔案管理責(zé)任。具體來(lái)講，就是在參建單位進(jìn)行工程規(guī)劃許可辦理的過(guò)程中，行政主管部門(mén)應(yīng)與其簽訂工程建設(shè)檔案管理責(zé)任書(shū)，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責(zé)任，并且嚴(yán)格履行職責(zé)。在實(shí)際施工之前，主管部門(mén)還應(yīng)檢查參建單位是否按照標(biāo)準(zhǔn)和要求開(kāi)展相應(yīng)的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求下發(fā)到各部門(mén)，進(jìn)而使檔案管理工作切實(shí)得到落實(shí)。再者，在工程建設(shè)的過(guò)程中，城建檔案管理部門(mén)還應(yīng)加強(qiáng)參建單位的監(jiān)督管理，確保其能夠按照工程進(jìn)度要求完成檔案管理計(jì)劃的制定，并嚴(yán)格按照計(jì)劃落實(shí)檔案管理工作。最后，在工程結(jié)束后，相關(guān)單位要及時(shí)完成檔案資料收集、歸檔情況的調(diào)查，并確認(rèn)參建單位提供的檔案是否準(zhǔn)確和完整。針對(duì)未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)要求的單位，則要給予一定的懲處，進(jìn)而使參建單位的檔案管理意識(shí)得到提高。（二）實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)的全過(guò)程管理。為使檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和真實(shí)性得到提高，還要加強(qiáng)對(duì)檔案建設(shè)全過(guò)程的管理。首先，應(yīng)結(jié)合合同條款進(jìn)行檔案管理計(jì)劃的制定，以便對(duì)工程建設(shè)檔案進(jìn)行全過(guò)程管理，進(jìn)而使檔案的編寫(xiě)質(zhì)量得到提高。為達(dá)成這一目標(biāo)，建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等單位簽訂合同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)行檔案工作條款的制定，然后在工程結(jié)束后按照條款內(nèi)容進(jìn)行檔案的驗(yàn)收。其次，為使檔案質(zhì)量得到保證，還應(yīng)將檔案建立與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，以確保負(fù)責(zé)人員能夠認(rèn)真進(jìn)行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開(kāi)展，并且能夠與工程建設(shè)保持同步，建設(shè)單位應(yīng)聯(lián)合設(shè)計(jì)單位完成檔案管理協(xié)議的編制，并結(jié)合工程實(shí)際建設(shè)情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設(shè)的過(guò)程中，建設(shè)單位還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案建立情況的經(jīng)常性監(jiān)督和檢查，以確保檔案各項(xiàng)管理工作能夠得到落實(shí)。（三）嚴(yán)格規(guī)范檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)。為確保檔案管理質(zhì)量，還應(yīng)加強(qiáng)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，從而使檔案管理工作得以規(guī)范開(kāi)展。首先，在檔案收集環(huán)節(jié)，還應(yīng)從檔案完整性角度進(jìn)行工作的開(kāi)展，加強(qiáng)對(duì)檔案裝訂規(guī)格、紙張大小和材料字跡等內(nèi)容的管理，從而使案卷的質(zhì)量得到保證。針對(duì)不符合要求的檔案材料，則要退回要求相關(guān)單位整改。其次，在檔案鑒定工作中，還應(yīng)加強(qiáng)檔案內(nèi)容的檢查，確保其內(nèi)容齊全。為提高檔案鑒定水平，還應(yīng)加快新技術(shù)的引進(jìn)，并要求檔案管理人才加強(qiáng)新技術(shù)的學(xué)習(xí)，進(jìn)而使檔案鑒定工作能夠適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展需求。最后，參建單位還應(yīng)完成檔案管理的信息化建設(shè)，加快檔案管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和研究，并利用先進(jìn)的檔案管理軟件開(kāi)展相關(guān)工作。而利用該系統(tǒng)，則能為多方檔案管理工作的開(kāi)展提供信息交流平臺(tái)，并加強(qiáng)對(duì)各單位檔案管理情況的監(jiān)督管理，進(jìn)而使檔案管理質(zhì)量得到保證。

三、結(jié)論

通過(guò)研究可以發(fā)現(xiàn)，工程建設(shè)檔案管理工作雖然已經(jīng)取得了一定的進(jìn)展，但是仍然存在較多問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)和參建單位還應(yīng)聯(lián)合進(jìn)行管理責(zé)任的落實(shí)，并加強(qiáng)檔案建立的全過(guò)程管理，同時(shí)加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，以確保檔案管理規(guī)范和要求能夠得到落實(shí)，進(jìn)而使參建單位的檔案管理水平得到提高。

【參考文獻(xiàn)】

[1]馬進(jìn)江.淺談我國(guó)水利工程檔案管理存在的問(wèn)題與解決措施[J].無(wú)線(xiàn)互聯(lián)科技,2014(04):198.

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[3]劉娟.淺談北京市建設(shè)工程招投標(biāo)檔案管理存在問(wèn)題的解決對(duì)策[J].城建檔案,2013(01):67-70.

檔案管理的問(wèn)題及措施范文第2篇

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間的"對(duì)決"問(wèn)題及解決措施

可以說(shuō)計(jì)算機(jī)的發(fā)展速度已經(jīng)達(dá)到了登峰造極的地步，最明顯的是它變得越來(lái)越薄，輔助軟件越來(lái)越豐富，在人事歸檔的角度來(lái)說(shuō)，電子檔案的確提供了十分便利的程度，僅在刑事偵查方面，到案率就在急劇攀升，這是造福人類(lèi)的一大幸事.再者說(shuō)現(xiàn)在指紋技術(shù)發(fā)展也迅速，將指紋歸檔在學(xué)生考試方面來(lái)說(shuō)，就減少了很多的舞弊案，這是提高社會(huì)公平一大幸事. 在計(jì)算機(jī)技術(shù)不發(fā)達(dá)的年代想要調(diào)檔或者更改檔案，那是相當(dāng)?shù)膹?fù)雜，中間要浪費(fèi)太多的人力物力，還不一定達(dá)到我們想要的結(jié)果.相比之下，傳統(tǒng)檔案越來(lái)越不被人接受，甚至有些公司已經(jīng)實(shí)行全電子檔案制.就像在英語(yǔ)的大力宣傳下大家已經(jīng)越來(lái)越摒棄語(yǔ)言文字的積累一樣，那么傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就沒(méi)有必要存在了嗎，答案當(dāng)然是否定的.首先計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也帶動(dòng)了黑客事業(yè)的興起，現(xiàn)實(shí)生活中我們的QQ號(hào)就經(jīng)常被盜，導(dǎo)致個(gè)人隱私泄露。電子檔案也存在著這種漏洞。相比于個(gè)人的信息遺失事件國(guó)家的機(jī)密就顯得太大了，大到?jīng)]有人能冷靜的應(yīng)對(duì)，所以健全網(wǎng)絡(luò)安全就迫在眉睫。一旦遭遇這樣的事，要重建網(wǎng)絡(luò)檔案就要依賴(lài)于紙質(zhì)檔案的存檔了。現(xiàn)在電子檔案已經(jīng)相當(dāng)普及，但是傳統(tǒng)檔案也一直沿用。協(xié)調(diào)好兩者之間的關(guān)系，給與同樣的重視是十分必要的。

二、后備人才不足問(wèn)題及解決措施

后備人才不足說(shuō)到底就是重視程度不夠。檔案管理學(xué)在許多高校中并不作為必修科目而設(shè)立。而許多學(xué)生及家長(zhǎng)都是以今后發(fā)展為名選擇金融財(cái)經(jīng)類(lèi)的科目就讀。認(rèn)為檔案管理沒(méi)前途是目前認(rèn)知上的弊病。許多家長(zhǎng)并不了解檔案管理學(xué)是什么就來(lái)盲目的下定義，從而這種口碑就流傳開(kāi)來(lái)。就像我們?nèi)ピu(píng)價(jià)一個(gè)人，你不去收集資料不去親身接觸只是從身邊人的只字片語(yǔ)中就去說(shuō)這個(gè)人這不好那不行，這是相當(dāng)狹隘的，也是對(duì)當(dāng)事人極度的不公平，真的需要拋開(kāi)有色眼鏡用平和的心態(tài)的逐步了解。那么對(duì)檔案管理學(xué)的普及也是十分必要的，從家長(zhǎng)到學(xué)生，我想我們應(yīng)該去各大高中及高校去宣傳各個(gè)專(zhuān)業(yè)，每個(gè)專(zhuān)業(yè)的存在都不是可有可無(wú)，都有其實(shí)用的意義。有些我們看似并不起眼的專(zhuān)業(yè)將來(lái)也能在社會(huì)中應(yīng)用的十分廣泛，用自身所學(xué)能夠造福社會(huì)，是中國(guó)青年之幸是中國(guó)社會(huì)之幸。要知道現(xiàn)在許多部門(mén)的人事檔案管理人員其實(shí)并不專(zhuān)業(yè)，但是他們從事的卻是重大機(jī)密的行業(yè)，不允許有絲毫的紕漏。檔案管理需要更多的有相關(guān)知識(shí)的人才來(lái)共同建設(shè)。

三、檔案管理室的條件問(wèn)題及相關(guān)解決措施

目前國(guó)內(nèi)許多小企業(yè)還無(wú)法達(dá)到中明文規(guī)定的整齊規(guī)范分類(lèi)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)龋炊s物堆積更有甚者成了公司的倉(cāng)庫(kù)，管理設(shè)備也出現(xiàn)老化過(guò)時(shí)，種類(lèi)不齊全，公司上級(jí)對(duì)檔案管理?xiàng)l例規(guī)定的不健全，下級(jí)執(zhí)行人員操作的不規(guī)范不重視，直接導(dǎo)致檔案的損壞甚至遺失，許多企業(yè)對(duì)這類(lèi)問(wèn)題的答復(fù)是“公司資金緊張沒(méi)有多余的錢(qián)去購(gòu)置單獨(dú)的檔案室”而有些有資金的公司也是找各種理由去回避這類(lèi)問(wèn)題，還有一些企業(yè)有資金也有獨(dú)立檔案室，但是對(duì)檔案管理人員的要求不到位，沒(méi)有提前進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，這就好比有資源亂揮霍，諾大的森林也會(huì)有消失的一天。所以對(duì)待企業(yè)檔案管理室的條件問(wèn)題必須有一個(gè)重視，有一個(gè)舒心的環(huán)境員工工作起來(lái)也會(huì)更加努力。這類(lèi)問(wèn)題最好的解決方式就是從上而下逐級(jí)進(jìn)行審查，將檔案管理問(wèn)題提到上層領(lǐng)導(dǎo)的議事日程里，與其他部門(mén)共同評(píng)比，優(yōu)秀的檔案管理人員可進(jìn)行各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)，并積極聘請(qǐng)相關(guān)的優(yōu)秀人員加入進(jìn)來(lái)，以此等辦法共同努力。

四、檔案室工作人員流動(dòng)性大問(wèn)題及相關(guān)解決措施

檔案管理的問(wèn)題及措施范文第3篇

關(guān)鍵詞 ：人事檔案；管理；問(wèn)題；措施

中圖分類(lèi)號(hào)：D523.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中主要由人事、組織、勞動(dòng)等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的寶貴歷史材料,記錄個(gè)人不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程, 它能夠?yàn)閭€(gè)人求職、單位求才提供真實(shí)、動(dòng)態(tài)、有效的原始資料和數(shù)據(jù)，因此，管理好，用好人事檔案對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。

一、現(xiàn)行人事檔案管理的相關(guān)執(zhí)行政策

人事檔案管理是人事工作的重要組成部分，為了提高人事檔案管理工作水平，科學(xué)有效地利用和保護(hù)人事檔案，我國(guó)在人事檔案管理的執(zhí)行政策方面有以下要求：

（一）檔案材料要及時(shí)收集，歸檔。應(yīng)納入人事管理的相關(guān)文檔要及時(shí)收集，個(gè)別材料要及時(shí)歸檔，整理，裝訂。每年進(jìn)行一次大范圍的檢查整理。

（二）檔案材料查（借）閱

1、人事檔案一般不允許外借。特殊情況需要借閱的，必須出具有關(guān)證明，并且保證檔案材料絕對(duì)安全，在一周內(nèi)規(guī)還。

2、人事檔案除檔案管理人員外，一般不得隨意查閱，的確需要查閱的，由人事部門(mén)及管理人員在場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)查閱。

（三）檔案轉(zhuǎn)遞。按現(xiàn)行人事檔案管理政策，由人事部門(mén)和檔案管理人員整理裝入檔案袋密封以后，并且在封口處加蓋公章以后，方可以轉(zhuǎn)遞。

（四）檔案材料保管要保密，安全。

1、人事檔案材料的保管，堅(jiān)持保密，安全，便于查找的原則。檔案卷，內(nèi)容，目錄做到規(guī)格統(tǒng)一，樣式一致。

2、人事檔案管理要注意防火，防盜，防潮，防蛀。

3、人事檔案集中放在檔案專(zhuān)柜，任何人不得私自保存他人檔案。

4、按照規(guī)定利用檔案，嚴(yán)禁檔案內(nèi)容泄露。

二、人事檔案管理存在的問(wèn)題分析

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理不夠重視。多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)總是將人事檔案管理工作看成是一項(xiàng)保管工作，對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)程度不夠，認(rèn)為檔案只要不丟失，保存完好，便于查檔等就算盡到了自己的責(zé)任，不把檔案管理工作列入自己的日程安排，對(duì)檔案管理一項(xiàng)不聞不問(wèn)，影響了人事檔案管理工作的正常開(kāi)展。

（二）人事檔案管理的信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子技術(shù)的普及，數(shù)字化，信息化管理已廣泛應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)上，但在檔案管理方面，信息化程度普遍不高，多數(shù)檔案管理人員還是采取手工編輯、檢索的方法。因此導(dǎo)致一些人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理,存在檔案資料不完整的情況。還有一些單位雖然采取了信息化管理，但也僅限于把個(gè)人基本情況輸入計(jì)算機(jī)，而對(duì)于一些文字材料，比如職稱(chēng)論文，圖片等由于工作量大都沒(méi)有列入計(jì)算機(jī)管理，仍是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主。

（三）人事檔案收集工作力度不夠。要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒(méi)有這樣的制度。因而導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作不及時(shí)，被動(dòng)的現(xiàn)象出現(xiàn)。主要體現(xiàn)在收集歸檔的材料方面。經(jīng)常發(fā)現(xiàn)材料不全面，或者有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的現(xiàn)象，不能真實(shí)準(zhǔn)確地反映每個(gè)人的情況，人事檔案管理猶如擺設(shè)。

（四）檔案管理工作重保管，輕利用。多數(shù)檔案管理人員將大量的時(shí)間和精力用于檔案的接收、審核，收集、排序、分類(lèi)、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷等方面，以及做好防潮，防火防蛀、防霉變等等倉(cāng)庫(kù)保管工作，卻沒(méi)有認(rèn)真思考如此辛苦地做這些枯燥乏味的工作是為了什么。因此也就沒(méi)有幾個(gè)檔案管理者對(duì)人事檔案材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地分析研究，沒(méi)有建立人事記錄及人才技能庫(kù)，也就無(wú)法充分掌握所管范圍內(nèi)的人才信息，不能為人事檔案的開(kāi)發(fā)利用提供專(zhuān)業(yè)支持。

三、人事檔案管理問(wèn)題解決措施分析

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)人事檔案工作的重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的保證，單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，成立檔案管理小組，定期不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。

（二）信息化管理，擴(kuò)大電子檔收集范圍。在信息化的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進(jìn)的技術(shù)和手段管理人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)化，電子化。人事檔案管理要擴(kuò)大電子檔收集范圍。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比最大的優(yōu)勢(shì)就是用最小的空間儲(chǔ)存最大容量的信息，在個(gè)人基本信息管理方面，可以逐步將個(gè)人體貌特征等錄入計(jì)算機(jī)，建立完整的個(gè)人數(shù)據(jù)信息庫(kù)；另外將個(gè)人的譯作、科研成果，著作、學(xué)術(shù)論文，圖片，聲影像資料等全部收入電子檔案；為建立人才資源的開(kāi)發(fā)利用提供條件。

（三）注重收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。收集工作是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，隨著我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入，在干部選拔，考察，培訓(xùn)，晉升時(shí)對(duì)人事檔案的信息需求越來(lái)越多，這就需要檔案管理人員做好及時(shí)收集工作，確保檔案的權(quán)威性，真實(shí)性和有效性。

（四）人事檔案管理的重心轉(zhuǎn)向開(kāi)發(fā)利用。改變?nèi)耸聶n案管理者的保管員的觀念。領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的重要信息之源，必須投入更多的精力對(duì)人事檔案材料進(jìn)行分析研究，對(duì)人事檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，可建立人事記錄，通過(guò)審閱以往的人事記錄，可以發(fā)現(xiàn)哪些人現(xiàn)在所從事的工作是低于他們所具有的知識(shí)水平和能力水平的，發(fā)現(xiàn)哪些人具有發(fā)展?jié)摿Γ男┤艘呀?jīng)具備了從事空缺職位的能力與背景。建立人才技能庫(kù)，當(dāng)某一部門(mén)有空缺時(shí)，就將及時(shí)將具有這種能力的人都列出來(lái)，然后由人事部門(mén)直接對(duì)這些人進(jìn)行考察鑒定，并適時(shí)選出恰當(dāng)?shù)娜诉x。大大提高人事檔案的利用率和工作效率。

結(jié)語(yǔ)：在人事檔案管理工作中，只有將檔案管理者的主動(dòng)性調(diào)動(dòng)起來(lái)，讓管理者在工作中始終充滿(mǎn)激情，才能不斷發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中的各種問(wèn)題，進(jìn)而提出創(chuàng)新建議，不斷完善我國(guó)的人事檔案管理制度，為新時(shí)期的人才管理和利用提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

【1】王志麗;;淺談高校人事檔案信息化管理[J];赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版);2011年02期

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【3】譚麗珍;;和諧社會(huì)呼喚人事檔案管理制度的創(chuàng)新[J];城建檔案;2006年03期

【4】陶娟;;談高校人事檔案工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J];長(zhǎng)春理工大學(xué)學(xué)報(bào)(高教版);2008年03期

檔案管理的問(wèn)題及措施范文第4篇

【關(guān)鍵詞】檔案管理；制定規(guī)范；問(wèn)題與措施

隨著社會(huì)主義思想不斷深入人心，政府有關(guān)部門(mén)的信息收集量也在不斷增加。檔案管理工作是開(kāi)展社會(huì)活動(dòng)的主要依據(jù)，但是伴隨著各項(xiàng)檔案管理信息的增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著嚴(yán)重的漏洞與不足，對(duì)檔案信息的安全性造成一定的影響。因此檔案管理機(jī)構(gòu)想要更好地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效完善，應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，從自身的實(shí)際出發(fā)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力。由此可見(jiàn)，關(guān)于檔案管理工作的問(wèn)題與措施的探討工作顯得至關(guān)重要，下文對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了詳細(xì)分析。

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，我國(guó)在對(duì)檔案進(jìn)行管理中發(fā)現(xiàn)還存在許多不足之處，例如：方法比較落后，和實(shí)際存在差異等，下文主要從這兩個(gè)角度進(jìn)行具體分析。

（一）檔案管理方法相對(duì)落后。現(xiàn)階段，政府檔案管理工作存在的管理力度較為薄弱的缺點(diǎn)，其原因在于未建立完善的檔案管理工作隊(duì)伍。在我國(guó)的事業(yè)單位中，一般情況下，檔案管理工作由辦公室的勤雜人員負(fù)責(zé)，同時(shí)勤雜人員流動(dòng)較為頻繁，且專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平低下，無(wú)法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行妥善處理，如發(fā)生某些方面的問(wèn)題，甚至?xí)霈F(xiàn)問(wèn)題拖延的現(xiàn)象，為事業(yè)單位帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。首先，檔案管理人員對(duì)檔案的目錄號(hào)和類(lèi)別號(hào)、全宗號(hào)以及案卷號(hào)未高度重視，在日常的工作中，經(jīng)常出現(xiàn)混淆的現(xiàn)象，并時(shí)常發(fā)生蓋錯(cuò)章或記錯(cuò)編號(hào)的問(wèn)題。其次，在檔案管理工作過(guò)程中，缺少相關(guān)的檔案目錄管理索引，極容易出現(xiàn)目錄索引不全面或錯(cuò)誤的狀況，甚至年代相對(duì)久遠(yuǎn)的檔案，未有相應(yīng)的索引表，致使無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的信息檢索，對(duì)檔案管理部門(mén)的工作效率造成一定的影響。最后，檔案管理工作的方法相對(duì)落后，例如：在實(shí)際的檔案管理工作中，使用紙質(zhì)檔案信息的管理方法，在管理過(guò)程中缺少相應(yīng)的安全性。但是，目前我國(guó)的大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)均采用手工式檔案管理模式，利用人工完成檔案的收集和整理、編目以及檢索等工作，未與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，錯(cuò)誤頻繁發(fā)生，不利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（二）檔案管理工作與實(shí)際理念相違背。檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案管理工作和檔案服務(wù)出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象，而開(kāi)展檔案管理工作的目的是為事業(yè)單位日常工作的開(kāi)展提供便利條件，如將檔案管理工作只停留在表面，則無(wú)法發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值。目前，我國(guó)的檔案管理工作在類(lèi)別上相對(duì)單一，僅對(duì)文書(shū)和戶(hù)籍檔案進(jìn)行有效的管理，而忽視聲像以及實(shí)物等檔案的重要性，從而使檔案管理制度的系統(tǒng)性和完整性特點(diǎn)造成一定的限制。另外，檔案管理制度不健全，也是檔案信息出現(xiàn)嚴(yán)重漏洞的主要原因，進(jìn)而無(wú)法為事業(yè)單位日常工作的開(kāi)展提供相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。

二、提高檔案管理工作的有效措施

（一）強(qiáng)化檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理方法。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速進(jìn)步，檔案管理機(jī)構(gòu)為適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，使用相關(guān)的檔案管理軟件，使檔案管理的輸入和檢索等工作更加便利，從而使檔案管理工作更加地快速化、真實(shí)化。對(duì)此檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)提升檔案管理工作的效率。其次，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)做好管理人員的專(zhuān)業(yè)能力培訓(xùn)工作，使其能夠熟練地掌握現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將高新技術(shù)運(yùn)用至檔案管理工作中。最后，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，同時(shí)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展方向和動(dòng)態(tài)進(jìn)行有效控制，確保檔案管理工作的實(shí)效性，從而才能更好地為事業(yè)單位的日常活動(dòng)開(kāi)展提供相應(yīng)的服務(wù)保障。

（二）對(duì)檔案管理工作的職能進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)和利用。檔案管理人員應(yīng)對(duì)本單位的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行充分了解，并對(duì)檔案管理工作的職能進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)和利用，從某種意義上來(lái)講，每一項(xiàng)檔案管理工作都有自身存在的價(jià)值。此外檔案管理人員應(yīng)意識(shí)到自身職責(zé)的重要性，對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行科學(xué)、合理、有序的編排，實(shí)現(xiàn)“死檔案”向“活資料”的轉(zhuǎn)化，從而更好地服務(wù)于事業(yè)單位，為各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供相關(guān)的數(shù)據(jù)參考。與此同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)還需結(jié)合先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立事業(yè)單位與檔案管理信息的共享平臺(tái)，使其能夠更好地進(jìn)行檔案管理咨詢(xún)工作，促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在信息化快速發(fā)展的今天，政府部門(mén)的檔案管理工作顯得愈發(fā)重要。但是，新階段的檔案管理工作中存在的問(wèn)題，需要政府部門(mén)工作人員高度重視，積極配合相關(guān)問(wèn)題的探討與研究，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出相關(guān)的解決措施，同時(shí)檔案管理人員應(yīng)提升自身的檔案管理意識(shí)。另外檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)提高管理人員的綜合素質(zhì)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)化的規(guī)范，促進(jìn)檔案管理工作的的順利進(jìn)行。

【參考文獻(xiàn)】

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檔案管理的問(wèn)題及措施范文第5篇

1.社區(qū)檔案管理內(nèi)容

社區(qū)檔案管理的內(nèi)容主要包括以下六種人群的檔案：老年人健康檔案、慢性病人（高血壓和糖尿病）健康檔案、重性精神病患者健康檔案、孕產(chǎn)婦健康檔案、0～6歲兒童健康檔案、結(jié)核病患者健康檔案。社區(qū)醫(yī)院檔案主要由社區(qū)資料、社區(qū)醫(yī)療情況以及社區(qū)內(nèi)居民的健康狀況這三部分組合而成，①社區(qū)資料。社區(qū)資料中含有社區(qū)位置、社區(qū)的環(huán)境以及社區(qū)教育等。②社區(qū)醫(yī)療。社區(qū)醫(yī)療主要就是指社區(qū)內(nèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的種類(lèi)、數(shù)量以及社區(qū)居民就醫(yī)情況等。③社區(qū)居民健康。社區(qū)居民健康包括社區(qū)居民數(shù)量、性別、年齡以及職業(yè)等。

2.社區(qū)醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題分析

當(dāng)前，社區(qū)醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案管理意識(shí)淺薄。社區(qū)醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行工作的時(shí)候，沒(méi)有對(duì)工作涉及到的內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的記載，對(duì)于檔案的保存也沒(méi)有概念，不能意識(shí)到檔案管理的重要性。不僅如此，對(duì)于檔案管理中的具體要求也沒(méi)有進(jìn)行全面的了解，導(dǎo)致不管是病例的書(shū)寫(xiě)還是醫(yī)案的內(nèi)容都出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象，尤其是對(duì)原始資料的處理更是不加以重視，在進(jìn)行資料整理的時(shí)候也是敷衍了事。第二，檔案管理人員流動(dòng)性比較大。社區(qū)醫(yī)院檔案管理中的人員兼職的比較多，流動(dòng)性比較大，都沒(méi)有足夠的時(shí)間來(lái)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入的了解，也沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)性的檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，在進(jìn)行短期的檔案管理中導(dǎo)致各種問(wèn)題的出現(xiàn)。第三，缺少完善的檔案管理體制。社區(qū)醫(yī)院檔案管理中涉及到的檔案管理方面的制度是比較少的，由于沒(méi)有完善的檔案管理體制，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的不確定性。第四，對(duì)社區(qū)醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有進(jìn)行全面的了解，導(dǎo)致管理的范圍不明確，往往會(huì)出現(xiàn)許多應(yīng)該納入到檔案管理中的內(nèi)容卻沒(méi)有納入，致使資料的丟失。而歸納到檔案管理中的內(nèi)容也沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的更新，導(dǎo)致資料的陳舊。第五，檔案管理設(shè)備不先進(jìn)。居民的健康信息更新不及時(shí)。

3.社區(qū)醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施

3.1 建立社區(qū)醫(yī)院檔案管理相關(guān)體制。社區(qū)醫(yī)院的檔案管理必須要建立在完善的檔案管理相關(guān)體制之上，所以，一定要建立社區(qū)醫(yī)院檔案管理相關(guān)體制。在進(jìn)行體制建立的時(shí)候要結(jié)合社區(qū)醫(yī)院自身的特點(diǎn)，通過(guò)參考相關(guān)的法律法規(guī)來(lái)進(jìn)行制度的建立。要對(duì)病案的記載、護(hù)理日記的書(shū)寫(xiě)以及業(yè)務(wù)報(bào)告等進(jìn)行規(guī)范，完善檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、保密、庫(kù)房等管理制度，以此來(lái)保證檔案管理工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)都能夠有章可循。

3.2 加大資金投入。社區(qū)醫(yī)院在檔案管理方面要進(jìn)行資金的投入，購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備以及信息梳理設(shè)備，比如，計(jì)算機(jī)、自動(dòng)防火防盜O備等，只有這樣才可以真正的達(dá)到檔案管理現(xiàn)代化的需求。除此之外，檔案管理部門(mén)可以把紙質(zhì)檔案的保管轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮有问降姆绞絹?lái)進(jìn)行保存，這樣也方便對(duì)個(gè)人檔案的查找，省去人工翻找的時(shí)間，在一定程度上能夠有效的提升工作的效率。

3.3 加強(qiáng)對(duì)個(gè)人檔案隱私的管理。社區(qū)醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中首先要取得社區(qū)居民的信任，尤其是關(guān)于社區(qū)居民個(gè)人隱私更是要加以重視，可以設(shè)立個(gè)人隱私保護(hù)制度，倘若出現(xiàn)隱私泄露的情況時(shí)，要對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行嚴(yán)厲的處罰，造成的后果比較嚴(yán)重的時(shí)候，要移交到當(dāng)?shù)氐墓矙C(jī)關(guān)進(jìn)行處置，通過(guò)建立個(gè)人隱私規(guī)定來(lái)確保社區(qū)居民個(gè)人隱私的安全性。

3.4 注重“活建活用”。社區(qū)醫(yī)院檔案管理中的“活建”主要體現(xiàn)在檔案率要活以及檔案內(nèi)容要活這兩個(gè)方面。第一，建檔率要活。針對(duì)社區(qū)內(nèi)的高危人群以及老年人群發(fā)病情況等，來(lái)建立建檔率考核指標(biāo)，在考核期間要加強(qiáng)電話(huà)核查以及走訪核查方式來(lái)進(jìn)行，從而確保檔案的真實(shí)性。第二，檔案內(nèi)容要活。社區(qū)中大部分人都處于健康狀態(tài)，所以，針對(duì)這類(lèi)人群在檔案管理中可以適當(dāng)?shù)暮?jiǎn)化，而對(duì)于患有心理疾病或者是傳染性疾病的人群要分門(mén)別類(lèi)的進(jìn)行檔案管理。“活用”主要體現(xiàn)在建立社區(qū)聯(lián)網(wǎng)檔案信息系統(tǒng)，要保證該系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化以及電子化，從而使社區(qū)醫(yī)護(hù)人員能夠通過(guò)檔案信息系統(tǒng)隨時(shí)在線(xiàn)查詢(xún)社區(qū)人員的健康狀況，不僅如此，還可以在檔案中加入新的檔案內(nèi)容。社區(qū)醫(yī)院檔案管理的主要作用便是能夠?yàn)樯鐓^(qū)人員提供服務(wù)，倘若檔案沒(méi)有進(jìn)行有效的運(yùn)用，檔案的建立自然也就失去了作用。

3.5 居民檔案的利用。社區(qū)檔案管理中一定要對(duì)居民的檔案進(jìn)行充分的利用，通過(guò)開(kāi)展社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)來(lái)防止出現(xiàn)盲目追求建檔率所進(jìn)行的建檔行為。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的科室布局和診療流程要合理，可以把居民的檔案柜放置掛號(hào)、病案室，并派專(zhuān)人進(jìn)行管理，這樣不管是提取還是管理都是比較方便的，也有利于社區(qū)居民檔案利用率的提升。

3.6 制定統(tǒng)一的社區(qū)醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。社區(qū)醫(yī)院檔案的管理一定要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)應(yīng)該歸納到檔案管理中的內(nèi)容進(jìn)行明確，這樣能夠有效的解決檔案信息不完整以及只注重形式的現(xiàn)象。除此之外，對(duì)于收入到的檔案中的文件不僅要保證文件的統(tǒng)一性，還要進(jìn)行編號(hào)的編排，這樣對(duì)于今后的查找閱讀工作能夠起到一定的協(xié)助作用，其中，需要注意的一點(diǎn)就是關(guān)于過(guò)時(shí)的檔案資料要進(jìn)行及時(shí)的銷(xiāo)毀，從而保證檔案資料的先進(jìn)行。

4.結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前的社區(qū)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展空間還是比較大的，盡管與西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比的話(huà)依然存在很多的不足，但是，這種現(xiàn)象主要取決于我國(guó)人口眾多，再加上醫(yī)療衛(wèi)生的制度的不完善，導(dǎo)致社區(qū)醫(yī)院檔案管理存在各種各樣的問(wèn)題。因此，政府部門(mén)也加大投資力度，提高檔案的利用率，從外，還要提高社區(qū)醫(yī)院檔案人員的待遇，增強(qiáng)社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的吸引力，使大批優(yōu)秀人才主動(dòng)參加社區(qū)的檔案管理工作，以此來(lái)保障社區(qū)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：