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基建檔案的重要性范文第1篇

【關鍵詞】檔案管理；電力基建工程；重要性

經濟在快速進步，電力工程也在擴展規模。在各個行業中，都不可缺乏電力的供應。作為原始性的工程記載，電力檔案記載了各階段的電力工程進展狀態，因此檔案可以作為投產管理的參照和依據。然而日常管理中，相關人員通常就會忽視基建檔案的針對性管理，因而導致了表面化的基建檔案管理。由此可知，相關部門及內部人員都有必要更重視電力基建全過程中的檔案管理，明確電力檔案管理的必要性和價值所在。

一、管理基建檔案的重要性

在很大程度上，檔案信息都可以記載真實的工程發展狀態。作為歷史性的記載資料，電力基建檔案應當體現出自身的重要價值。電力基建涉及到多類型的電力建筑物，在基建進程的各環節中都需要配備齊全的手續，例如產權證、工程設計規劃、審批圖紙以及相關文件。基建檔案可以反映出真實的基建項目質量，在檔案中收錄了各項文件以及圖紙。依照電力基建的檔案，相關人員就可以查證項目開工和竣工對應的時間，在這種基礎上也可以明確基建項目的總體面積、建筑物總面積、預期的年限等。由此可知，妥善保管電力基建相關的項目檔案，利于后期查看檔案，同時也提供了后期工程開發以及維護的參考資料。

從基建工程來看，檔案形成于各階段的基建過程中，這種過程包含了各步驟的電力建設。實質上，電力檔案包含了聲像、圖紙以及相關的文字。相比于其他類型的項目，電力領域的基建工程通常都會耗費較長時間，參與方也較多。例如：與基建相關的部門就包含了建設單位、工程勘察單位、設計及施工單位、項目監理單位。通常情況下，電力基建都會消耗3年至5年才能夠建成。作為檔案材料，電力檔案可以用來記載全程性的建設信息和數據。

相關人員如果能夠妥善保留項目檔案，那么也更加便于后期開發新的電力設施。在后期階段中，電力設施還會繼續增值。一般來看，電力基建只是作為基礎工程，后期還會繼續拓展總的建設規模。如果能夠參照原始圖紙來決定后期擴建的具體內容，那么將會節省更多成本，同時也節省了珍貴的電力建設資源。

二、具體完善思路

如果要有序管理基建檔案，那么根本點就是健全配套性的檔案保存和管理機制。檔案部門只有設置了更完善的配套機制，才可以妥善應對電力基建檔案在具體管理中的各種問題。應當明確的是：檔案管理并非單一性的歸檔操作，這種管理涉及多樣的復雜環節，同時也包含了各環節中的技術操作。電力基建保存下來的檔案通常較多，因此需要擬定體系化的成套規定，只有這樣才可以在根本上提高基建檔案的整體質量。截至目前，相關部門已經擬定了管理檔案所需的配套規范，檔案管理人員有必要從嚴遵循這些規程。詳細而言，完善電力基建中的檔案管理應當考慮如下要點：

（一）提高整體的管理水準

最近幾年，電力體系正在深化改革，與之相應的檔案管理也不斷深入。從管理的角度看，電力基建工程中的檔案管理人員通常并不專業，因而也沒能掌握各流程的檔案管理要點。針對檔案收集、基建檔案的保存、組卷和整理等，相關人員通常也很難予以掌握。要克服這種困難，電力企業就有必要強化針對性的管理培訓，為檔案人員提供日常的培訓。在培訓過程中，檔案人員就能夠熟識現存的法規，掌握日常管理所需的技術。這樣做，可以從根本上提升整體的檔案管理水準。

（二）引入新式的管理技術

推行科學化的基建檔案管理，電力企業應當引入檔案管理的新式技術。這種基礎上，不斷更新現有的管理方式。信息化形勢下，電力檔案也不再停留于單一的紙質檔案，而是逐漸轉變為電子檔案。例如：在檔案管理時，可以借助計算機來加快整體的檢索速度。同時，企業也可以選擇針對性更強的檔案選編方式。在檔案管理這個領域中引入先進手段，這樣做符合了新時期的技術進步趨勢。

（三）落實配套的標準

檔案管理的全程都需要加以規范約束，電力基建相關部門需要擬定嚴格的規定，以此來約束日常的檔案管理。依照工程進展的階段性狀態，企業可以設置相應的流程規定。只有健全了配套的檔案管理規程，才能夠形成有序的約束，切實確保檔案管理活動的正常展開。

三、結論

相比于其他行業，電力行業具備獨特性，因此尤其有必要重視電力基建。針對基建工程，應當妥善保留相應的檔案信息，這樣做才可以為后期驗收以及擴展性的建設提供參照。基建檔案包含了較多層次的內容，檔案管理也應當依照特定步驟和程序。嚴格依照程序，做好各步驟的檔案存放以及日常管理。重視基建檔案管理，相關人員應當不斷摸索檔案管理的經驗，服務于電力基建項目總體質量的提升。

參考文獻

[1]王芳.規范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2012（23）：102+106.

[2]吳心紅.論檔案管理在電力基建工程中的重要性[J].經營管理者，2012（10）：283.

基建檔案的重要性范文第2篇

關鍵詞：城建檔案；城市記憶；工程建設；作用

1前言

近年來，在社會經濟飛快進步的背景下，我國城市化進程加快，這是城市建設發展的基礎。而城市記憶是承擔城市文化傳承的主要媒介，現階段城市記憶已經成為支撐我國社會整體進步的關鍵，它能夠對城市的文化、經濟以及政治等多個角度產生重要的影響，因此城市發展中需要大量地保存城市記憶。在大量的信息在保存過程中，單純依靠單獨的部門來保存海量的信息，無法實現信息的永久和完整保存，而城建檔案相關部門的協同運行，對城市記憶的保存至關重要。

2城市檔案以及城市記憶概述

2．1城建檔案

首先，城市建設方面。其中包括重要的圖表以及數據等形式，能夠詳細描述城市建設的歷史。在進行城市的整體建設和規劃過程中，一定會產生大量數據和信息，這就是城建檔案當中城市建設方面的內容［1］。其中包含城市當中的地形、地質、水文等勘測中產生的數據;城市詳細規劃過程中應用的基礎資料數據;城市土地以及建筑工程管理過程中產生的各種資料數據。其次，環境以及名勝古跡方面。這方面內容主要指的是城市綠化以及名勝古跡建設過程中產生的數據和資料內容，在對這些城建檔案進行應用的過程中，可以有效保護城市當中的歷史文物和綠化現象，如名木古樹、古建筑、環境監測和保護等。

2．2城市記憶

構成城市記憶的因素較多，通常情況下有主體和客體之分。記憶主體指的是在一座城市當中長期生活的人們。他們是創造以及傳承城市歷史的主體。記憶的客體指的是在城市長時間的存在過程中發生的一切變遷，以及因此產生的各種景物，這些事物是能夠被人們所感知的。記憶客體通常還包含兩方面內容:一方面，事物內容，譬如文化古跡以及民間藝術等可以被人們所感知的事物;另一方面，特定的文化內容，如方言、傳說以及音樂等。兩種記憶客體，一種是有形的，一種是無形的，但是在城市的發展過程中是相互作用、相互影響的，是城市記憶當中的重要組成部分［2］。

3城建檔案在城市記憶工程建設中的作用

3．1城建檔案在城市記憶工程建設中發揮基礎性作用

在對城市記憶工程進行構建的過程中，城建檔案可以準確的提供城市發展中的第一手基礎資料。城市記憶工程中包含的城市建設方面相關資料，都是由城建檔案來保存的，其中還包含城建規劃等。在城市記憶工程施工過程中，應對城建檔案進行充分的利用，綜合了解城市在最初建設時所遵循的規律，并分析未來的規劃。城建檔案對舊建筑以及重要城市地段的標記，可以有效應用于城市記憶工程當中，同時提供的古跡環境類檔案具有重要的應用價值。例如，我國遼寧省大連市在進行城市記憶工程建設的過程中，城建檔案當中對城市建筑群進行了明確而詳細的記錄，在處理勝利橋以北的建筑群時，為了明確其性質以及建造時間，可以利用大連市城建檔案提供的信息，從而判斷出這一建筑群構建于近代，是當地最早的城區［3］。再如，城建檔案當中包含大量的城市地名，這些名稱在應用過程中不僅代表了某一地區的名稱，同時還擁有大量的內涵和文化背景，根據城市地名可以對城市的歷史發展以及便簽本進行一定的記錄和推斷。

3．2城建檔案具有資料備份的作用

近年來，我國在積極進行城市建設的過程中，城市逐漸向現代化方向發展，這一過程中拆除了大量歷史悠久、具有一定歷史內涵的建筑，損壞了重要的文物，同時嚴重破壞了周邊的環境。這種現象雖不利于我國實現長期可持續發展，但卻是積極開展城市記憶工程的關鍵［4］。這一過程中，可以充分利用城建檔案，對城市記憶工程進行引導，對重要的歷史建筑以及擁有文化內涵的建筑進行恢復，同時也可以構建縮小版的城市記憶工程，例如公園廣場等，促使城市發展過程中歷史文化、地區風俗得以傳承，并有效改善城市的周邊環境。例如，我國北京市的城建檔案管在運行過程中，就積極實施了多項胡同文化活動，將老北京胡同文化中的名人景色展現處出來，如西交民巷的“勝景再現”等活動，以檔案展的形式舉辦，促使城市記憶工程在開展的過程中更加有據可依，在傳承我國老北京文化以及保護胡同文化具有重要意義。

3．3城建檔案有利于城市記憶庫的構建

城建檔案中包含的內容能夠為城市記憶庫的構建提供大量可靠的資源，可以為城市記憶工程建設奠定良好的基礎。利用城建檔案記錄的先后順序，能夠將城市歷史發展中的脈絡縷清，在對城建檔案中包含的視頻、文字和照片進行利用的過程中，可以整合利用所有的資源，數字化技術能夠有效加工處理這些資料，促使城市記憶庫的構建得以實現［5］。例如，在城市記憶當中，各個地區的名稱是一個重要的組成成分，它在反映實際地理名稱的過程中，同時還呈現出了一定的歷史文化內涵，甚至是城市、地區發展以及變遷的真實描述。由此可見，在有效構建城市記憶庫的過程中，城建檔案的功能不容忽視。

4結語

綜上所述，城市記憶工程是現階段我國積極進行城市建設的重要內容，而該工程實施過程中，城建檔案的重要地位不容忽視。在對城市記憶檔案進行總結和編輯的過程中，應對城建檔案信息資源進行深入的挖掘和應用，促使城建檔案信息內容呈現出全新的應用價值，與此同時，還應當積極結合先進的信息和傳媒技術，大力廣泛宣傳編輯后的城市記憶工程信息，在引起相關部門的重視基礎上，確保城建檔案的功能得到最大程度的發揮。

作者:陳文朝 單位:中山市城鄉規劃局火炬開發區分局

參考文獻:

［1］李愛萍．用城建檔案銘記城市的發展與歷史———對城市記憶工程的思考［J］．城建檔案，2013，16001:23～26．

［2］黃新星．淺談城建檔案管理在城市建設中的地位和作用［J］．四川檔案，2013，17505:60～61．

［3］王亞清．再論從工程檔案到城建檔案在城市建設中的作用［J］．城建檔案，2012，15508:58～59．

基建檔案的重要性范文第3篇

關鍵詞：火電 企業檔案 檔案管理

中圖分類號: C29文獻標識碼：A

1、前言

企業檔案的內容性質可以分為行政檔案、人事檔案、技術檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業檔案管理往往被認為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，改革開放以來，特別是進入市場經濟以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，檔案越發受到企業的高度重視，并成為企業檔案管理的主要業務。創造最佳的經濟效益，促進企業科學穩定持續發展，是市場經濟條件下企業的中心工作，也就是我們常說的“經濟工作是企業的中心工作”。檔案管理盡管不是企業的核心經濟業務，但是它對于企業的核心經濟業務卻有著不可或缺的促進作用，特別是在市場經濟的大環境中，管好用好檔案，對資源開發的作用尤為明顯。

2、企業檔案管理的重要性

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學分類整理，統一管理本企業各門類、各種載體的檔案，實現檔案的有效利用。

（1）企業的檔案是企業科技發展的催化劑。

（2）企業的科技檔案是知識形態的生產力。

（3）企業檔案是企業經濟效益和社會效益的表現形式。

（4）企業檔案是企業文化的重要部分，是企業成功的金橋。

3、電火企業檔案管理存在的問題

3.1 歸檔不齊全，管理不規范由于一些電火職工對《檔案法》不甚了解，對電火檔案也不夠重視，存在重安全生產，輕管理的現象，所以電火檔案管理的檔案工作仍存在有法不依、有章不循管理不規范現象。 近年來，在企業資產重組、單位轉制、項目招投標、質量體系認證、產權登記過戶等工作中產生了各種門類的新型帳外檔案資料，而檔案人員對新型檔案資料不了解以及收集的滯后性使這些檔案在收集過程中容易遺漏，從而導致檔案資料收集不完整。

3.2 檔案管理人員素質不高由于大部分檔案員不是檔案專業畢業的， 對檔案管理比較陌生，部分檔案員由于年齡大或身體欠佳由其他部門照顧到檔案部門，致使造成知識結構不合理，年齡結構也趨于老化。 當前，電火部門實行垂直管理，工作環境較以前都已有很大的改變，在舒適的環境里工作，圖安逸，因循守舊、不思進取現象較為普遍。

3.3檔案意識不強。 在電火企業的生產經營過程中，一部分企業對檔案工作的重視程度不夠，“重經營、輕檔案”的意識還很強，認識不到檔案工作在電火企業管理中的重要性和必要性。 應該打破“輕檔案”的傳統思維模式，將檔案工作完成情況與全員績效考核掛鉤，從而強化全員的歸檔意識和責任意識， 確保公司在生產經營和管理活動中形成的，對企業具有保存價值的各種形式的文件材料及實物及時歸檔。

4、加強電火檔案管理對策

4.1提高檔案工作者的業務素質

檔案工作是一項專業性很強的企業基礎工作， 檔案人員政治、業務素質的提高，是保證檔案工作順利進行的根本保障，也是檔案管理水平得以提高的重要條件。 所以檔案人員應具有較高的、相應的專業知識，即不僅學習掌握檔案學理論知識，還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術。 對電火企業的檔案工作人員，企業應該經常把他們送出去培訓專業知識，同時也培訓相關的計算機以及企業管理知識，讓他們既懂檔案業務知識，又知道企業管理知識，更明白如何運用計算機去管理檔案。 當然，電火企業檔案工作者也應主動努力提高自身的業務素質和休養，積極主動去學習專業知識。 同時也要利用業余時間去學習相關的專業知識，完善自己的知識結構體系， 切實提高自身的整體素質和綜合能力，做到電火企業檔案分類，歸檔準確，規范、標準，同時對于檔案信息的開發和編研起到促進和推波助瀾的作用。

4.2加強檔案的信息開發利用，為企業發展決策提供可靠依據。

電火企業檔案管理的目的就是開發利用檔案信息資源，為企業經濟建設服務。 企業檔案工作的服務由過去的封閉型轉換為開放型，改變了以往重視管理，忽視開發利用工作的弊端。 增強了信息的開發意識，積極開發檔案信息資源，真正體現檔案的實際價值，為企業發展和建設提供及時、準確、系統、全面的服務。 企業檔案打破傳統服務方式，更新觀念、轉變作風、主動出擊，把握市場動態、預測企業要求，了解捕捉市場經濟和企業所需的檔案，從而主動地、有針對性地做好服務工作。 企業檔案部門要及時了解企業各階段中心工作和重點工作開展情況，擴大充實檔案資料的信息量，為企業發展決策提供可靠依據，以增加企業的經濟效益。

4.3規范電子文檔歸檔，提高檔案信息的實效性

數字化技術的應用和普及，推動了檔案工作的數字化建設，為檔案信息管理注入了新的活力，對歷史數據更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現出來，所以對電子文檔的前期收集工作就顯得相當重要。 在工程建設過程中，施工單位對紙質檔案要按照規定統一載體、統一格式，在歸檔的同時，也需將電子文檔歸檔，才能提高檔案信息的實效性和檢索的便捷性，實現在企業各部門之間實現資源共享，對檔案編研工作也起到整合作用。 一份真實、完整的工程檔案是一個電力建設工程全過程的反映， 而工程檔案的收集工作是一項基礎性的工作，必須從一點一滴做起，以求真務實的工作作風，加強電火企業施工工程技術檔案管理工作，有效利用好檔案資源。

5、檔案案卷質量的控制

從檔案形成到檔案移交，積極、主動地尋找改進機會進行質量改進，檔案人員除了參加工程質量監督檢查、竣工驗收外，還要組織檔案案卷質量的檢查，做到“三查三整改一驗收”。

5.1在單項工程進入時，由檔案工作小組組織對各單位形成的文件、記錄、圖紙資料的格式、簽名、蓋章等是否符合規定進行全面檢查。

5.2在檔案立卷前，對照分類大綱查檔案的分類是否科學，初擬的案卷標題是否準確，卷內目錄編制是否便于日后查找，以及文件資料是否用正本、原件歸檔。

5.3檔案立卷完成準備移交前，再次抽查檔案整理立卷的案卷質量，如裝訂是否牢固，有無去釘等。每次檢查發現的問題都用檔案整改通知單發送相關單位進行整改；在下次檢查時同時檢查前次發現問題的整改情況。最后在工程竣工驗收后一個半月中，立卷全部完成并具備驗收條件時，對照案卷目錄和卷內目錄組織驗收并辦理移交手續。通過不斷循環的改進，使案卷達到高質量，從而創建出精品工程檔案。

6、火電企業工程檔案管理的突破及其實施效果

5.1工程項目文件的歸檔范圍

國家檔案管理部門出臺的相關規范是面對全國各行各業的各類工程檔案的，具有普遍的指導意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足電力建設工程項目的實際需要。所以我們應該編制從立項審批、前期準備、施工建設、竣工投產到驗收檢查各階段產生的各類應歸檔文件內容和項目文件歸檔范圍，從而解決建設項目產生哪些文件，哪些文件需要歸檔的問題，為項目文件的齊全、完整和系統提供保障。

5.2工程項目文件的整理方法

編制火電施工工程檔案管理導則，按照分類號、文件順序號的結構，詳細排列所有火電施工建設工程項目文件，為整理項目文件提供依據，為項目文件的齊全、完整提供保障，使項目檔案的分類編目更加科學合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設、施工、監理等單位整理項目檔案的效率。

《電力建設工程施工技術管理導則》的實施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監理人員、兼職檔案員的歡迎。導則實施后，項目文件的收集更加齊全、完整，整理更加規范，歸檔更加及時，查找更加方便快捷，為檔案專項驗收、達標投產驗收和創優檢查的順利通過提供了方便條件，為日后的查找利用奠定堅實的基礎。

基建檔案的重要性范文第4篇

一、高職院校基建檔案管理現狀

1、領導重視程度不夠

合并中的高職院校領導大多都把學校工作的重心放在教學管理和招生就業上，認為基建方面只要把工程的質量關把好就行了，對于基建檔案的重要性認識不足，重視程度不夠。

2、管理人員素質不高，責任心不強

大數多的基建檔案管理人員都是臨時指派的，不但沒有專業工作能力而且沒有責任心，更談不上和學院檔案館檔案管理工作的統一。

3、管理制度不規范，管理手段落后

目前基建檔案管理大多沒有明確的管理制度，多是進行最基本的材料收集、整理與保管，沒有按制度對基建檔案資料進行分類、編研，至于基建檔案的利用更是得到不保障。在高職院校合并初期，工程量大，基建檔案多，加上領導的重視程度不高，現代化的管理工具也不能及時配備，手工管理模式仍是目前管理的常態。手工管理效率低，不能完全體現基建檔案的參考價值和使用價值。

二、高職院校基建檔案管理規范化的途徑

1、提高重視程度，增強全院師生的基建檔案意識

首先要積極主動的通過學院網絡、廣播、報紙等媒體大力宣傳基建檔案在學院建設發展中的重要作用，引起全院師生對基建檔案的重視;其次，要求各部門要積極參與配合，把日常工作中接觸到的基建檔案要及時交給基建檔案管理人員讓及時歸檔;再次，要在各部門明確1名基建檔案管理工作的對接人，對這些對接人要定期實行培訓，讓其全面了解基建檔案的歸檔案范圍和近期的收集動向，以方便大家更好的為基建檔案管理工作服務。

2、做好基建檔案制度建設，強化執行力度，提高基建檔案服務水平

要根據本院的實際情況和檔案管理需求，建立起適合合并時期高職院校的基建檔案管理機制，來保障基建檔案管理工作的常態化開展。一是要做好保密制度，確保基建檔案不失密、不泄密;二是要制訂好《基建檔案工作制度》、《基建檔案借閱制度》、《基建檔案保密制度》、《基建檔案庫房管理制度》、《基建檔案利用制度》，使基建檔案歸檔有明確的范圍，立卷有嚴格的標準，借閱有特定的制度，保密有條例，庫房管理有合理的措施，開發利用有明確的方向和目標。三是各項制度要上墻，基建檔案管理工作者要嚴格按照制度辦事。只有這樣基建檔案管理人員才能做到一絲不茍，在工作中做到有的放矢。

3、完善基建檔案監督管理機制

基建檔案是學院建設過程中形成的第一手資料，在學院以后的建設發展中起著至關重要的作用，所以基建檔案的監督管理機制一定要完善。完善的監督管理機制能有效地發現、制止、糾正基建檔案使用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，以保證基建檔案的完整與安全。

4、對基建檔案管理人員要不斷進行再教育，提高其創新服務能力

學院的基建檔案管理人員基本上都是兼職的，各方面的素質都有待提高。要不斷對基建檔案管理人員進行繼續教育，提高基建管理人員的業務水平和思想境界。在新形勢下，傳統的檔案管理模式和服務方式已經不能滿足時代的需要。通過繼續教育學習使得基建檔案管理人員掌握現代化管理手段，把基建檔案管理由原來的手工管理變成現在的數字化管理。通過學習，讓基建檔案管理人員從思想深層認識到基建檔案在高職院校檔案管理中的重要性，以促使其發揮更大的潛能做好基建檔案管理工作。

5、拓展基建檔案的信息來源，提高基建檔案收集的完整性

高職院校的基建檔案管理工作由于各方的重視程度不高，這就要求我們基建檔案管理人員首先要明確出基建檔案的收集范圍，其次要依據基建檔案形成的規律和特點，有效的指導和組織各相關部門做好基建檔案的立檔工作，確保基建檔案立檔工作的順利進行。

6、充分利用信息化管理手段

基建檔案的重要性范文第5篇

關鍵詞：醫院基建檔案檔案資料收集

我院是一所有著百年以上歷史的百年老院，基建檔案對醫院的發展顯得尤為重要。隨著醫院改革的進行和深入，醫療業務不斷的擴大，基建檔案也越來越體現出它的重要性

基建檔案在醫院管理中的作用如下：

1、對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義

醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料。由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。

2、為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據

基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。

3、基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院的財富

隨著醫院總體規劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。

基建檔案在醫院管理中有如上如此重要的作用。因此我們在收集醫院基建檔案資料時，必須抓住幾個關鍵環節，注意以下幾個問題：

1.明確工程檔案資料收集范圍

要做好醫院基建檔案資料收集工作，就必須對工程檔案資料的收集有一個明確的范圍。總的來說，每一個工程項目都必須經過工程準備、監理、施工、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產生不同的文件資料。所以，在訂立檔案資料收集范圍時，建設單位的資料員要事先了解清楚工程項目的規模和使用功能等情況，以便在資料收集和匯總時做到心中有數，同時對照有關文件要求，列出必須收集的檔案資料清單，并把清單印發到各有關單位和部門。

2.落實好檔案資料收集的責任

每一個工程項目都會牽涉多個單位和醫院內部多個部門(科室)。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務，所以必須落實好各單位、各部門的責任。在工程準備階段，大量的文件是由醫院即建設單位收集。但到了施工階段。就會牽涉到不同的施工單位。如果建設項目是實行總承包的，需由各分包單位負責收集、整理分包范圍內的檔案資料，然后交總承包單位匯總、整理。

此外，為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質、按范圍收集齊全，建設單位還應在各種施工合同中明確有關單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任。

3.指導好各施工單位和部門進行資料收集、整理工作

一般來說，較大的工程項目其施工單位的管理都比較規范，他們都會配備專職的檔案資料管理員。但是，醫院建設大項目畢竟不多，更多的是一些中小項目和維修項目，而這些小項目往往是由一些掛靠公司承包，這些小公司為了節約成本，很少有專職檔案資料管理人員專門從事資料收集工作，大多是由施工員兼資料管理員，他們對檔案資料管理既不很熟悉，又不大重視。因此，建設單位的檔案資料管理員一定要在工程開工前，對各有關單位的資料管理人員進行資料管理責任交底，必要時進行簡要的技術講解，提醒注意事項。我院就曾遇到過以下情況，某施工單位派駐工地的施工員(兼資料管理員)，在責任交底時，該施工員由于對資料管理的時限性和重要性認識不足，對我院檔案資料管理員提出的要求有點不以為然，結果在工程竣工后很長時間都沒有向我院提交該收集的資料，甚至把部分消防產品生產合格證都丟失了，后來花了好長時間才把資料補齊，嚴重影響了工程項目質監驗收。經此教訓之后，我們對以后的建設項目特別注意做好施工單位的資料收集整理的指導工作，除了印發資料收集范圍和清單之外，還要求施工單位備有存放資料的文件柜，用不同的文件盒分門別類把不同時期的資料保存下來，定期進行整理。

4、充分利用IT技術進行基建檔案現代化管理

隨著信息技術的發展，電子文件作為一種新型的信息載體已越來越多地出現在基建檔案領域(如設計圖、三維效果圖等)。以磁性材料和光學材料為載體的電子文檔將逐步替代傳統的紙質檔案載體，運用IT技術進行檔案現代化管理具有占用空間小、儲備信息量大、應用能力強、轉輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高工作效率，是檔案管理史上的一大突破。對此，作為醫院基建檔案管理工作者應有足夠的認識，如果條件允許，最好能利用醫院既有的信息系統，減少重復投資。