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人事檔案建設范文第1篇

[關鍵詞]人事檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G264 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）18-0349-01

一、理解人事檔案管理的內涵

人事檔案管理，是人事管理工作的一項重要內容。人事檔案的管理者，既不能單純地理解為人員的一些就職的基本信息做好記錄，更不能理解為特別復雜、瑣碎的人事管理工作。其實，所謂人事檔案管理，廣義來講，就是將人事檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管和提供利用的平臺。這個平臺是一個整合完善的過程，需要不停的補充新的內容。同時，人事檔案管理者，還要在今后的日常工作中，隨時隨地對工作人員的實際工作情況進行考核，當然，這里面也包括業績效益、獎懲情況和德才表現等，以此作為以后人事調動的根本依據。

不難發現，人事檔案管理，涵蓋了材料歸檔制度；材料統計制度，材料轉遞制度，材料檢查核對制度，材料保衛保密制度等內容。

二、信息化建設的深遠意義

（1）充分地發揮人才優勢，實現效益最大化

作為一個，選人用人是一門很深的大學問，員工在沒有好壞之分，更沒有高低之別，存在的只有適合與不適合。身為的管理者，就像教學中的“因材施教”一樣，充分發揮人力資源的串通優勢，關鍵在于鼓勵員工找到自己的長處，找到屬于他們自己的崗位。要想達到這些內容，就必須參考一定的材料信息，而的人事檔案管理信息化建設，就可以滿足這個要求，提供這方面的相關依據，實現員工的效益最大化。當然，的人事調動更需要參考人事檔案管理，只有這樣，才能選拔出真正有能力的人，也更會讓員工心悅誠服。

（2）能夠調動員工的積極性

要想提高的經濟效益的，很大程度上取決于員工再日常工作中國的狀態、歸屬感和積極性。要想讓員工保持良好的精神風貌，就需要設置一定獎罰機制。這個獎罰機制的實施，最關鍵的地方就是的人事檔案記錄的管理。只要加強信息化的建設，就能更加科學地記錄員工的獎罰情況和績效考核，并且以保密或者公開公示的形式讓員工知道，并安于接受。員工通過自己和別人的績效對比，無形中心里就有一定的壓力，有了壓力，才會轉變成前進的動力。同時，通過人事檔案管理信息化建設，就可以充分調動員工的工作積極性，充分發揮激勵的作用。與此同時，良好的經濟效益自然就會產生。

（3）提高檔案管理的效率

在日常的工作中，傳統意義上的人事檔案管理，很難適應當前信息時代的不斷變化。工作不能落后，所以要加強的人事檔案管理信息化建設。正因為以前的檔案管理管理落后，沒有像現在的信息技術提供全面支持，一方面導致了其檔案管理的效率低下，質量不高，不能及時地更新；另一方面，由于傳統意義上的檔案管理，都是通過人工來實行操作的，苦于認識有限，很多單位往往只是做到了表面文章，即僅僅只是記錄，很少整理，更沒有專業的人來對此進行分析、對比，歸檔。當然，管理者，也很容易疏忽人事檔案管理的重要作用，正是由于多方面的原因，導致沒能充分地發揮人事檔案管理的作用。

三、當前存在的一些問題

（1）人事檔案管理的模式過于單一

在一些單位中，雖然管理者已經認識到了人事管理信息化建設的重要性，也積極組織員工進行信息化建設，但由于管理的模式過于單一，缺少創新性，更沒有根據自身的情況來進行量體裁衣。當前，我國的個別雖然運用了先進的信息化技術，但卻沒能建設處統一的人事管理系統。所為的信息化管理，也僅是跟個部門內部的合作，并且與職工層次的多樣性很難適應，更不要所相得益彰。有些的部門眾多，每個科室都有自己的人事檔案管理，但沒有統一的模式，更沒有專門的人事管理部門來打理。這樣的情況，既容易造成混亂，降低效率，還容易誘發不公，不能為員工心悅誠服。

（2）不夠靈活，太過僵硬化

人事檔案管理工作，歸根結底還是要為的經濟效益和社會效益服務的。相比之下，市場經濟活動往往比較多變、靈活，這就需要的人正確決策，做出恰當的人事安排提供依據。

理想很豐滿，現實卻很骨干。個別的人事檔案管理與靈活的用人制度并不是特別適應，不但不能為的用人提供必要的參考依據，甚至有時還因為其僵硬的檔案管理制度，拖了的后腿，從而進一步影響了的用人制度和管理制度。在有些單位，因為要臨時地調用某一部門的一名員工，但是由于人事檔案管理要通過繁瑣的登記、審查等步驟，雙方都嫌麻煩，結果也沒征調成功。

（3）內容還不夠豐富

在日常的工作中，人事檔案管理工作的負責人，心理很清楚加強人事檔案管理信息化建設的重要性，也組織本單位的員工積極進行建設，但是，一陣風似的普及，追求到的只是一個形式。老話說的好，畫虎畫皮難畫骨，他們雖然開展了信息化建設，但沒有豐富檔案管理的內容，記錄、整理的信息內容大多照本宣科，成分單一，很難得出合理的結果，參考價值并不是太大，甚至有的就直接按照別的的檔案管理模式來進行，沒有自身的特色，還容易落下東施效顰的把柄。

四、人事檔案管理信息化建設的推進探索

（1）需要引進一批高素質的人事檔案管理者

要想建立健全科學合理的信息化人事檔案管理系統，就需要引進一批有高素質的人事檔案管理者。人才在市場經濟中發揮著至關重要的作用，在現代化程度較高的今天，人事檔案管理者，同時也要求引進高素質的現代人才，才會加快推進信息化建設。

（2）提高檔案的使用價值

之所以需要建設人事檔案管理信息化系統，就是為了充分利用檔案的價值體系，來實現經濟效益的穩步提高。與此同時，提高檔案的利用價值，也能真正地發揮檔案的關鍵作用，更能加快人事檔案管理信息化系統的建設進程。

（3）要增強服務水平

檔案管理工作者，要充分利用信息技術的作用，提高人事檔案的信息服務水平，同時還要建立人事檔案的網絡化管理模式，通過不斷的改革與創新形式，不斷加強人事檔案的信息服務，確保的運營步入健康的軌道。

參考文獻：

[1] 王艷.關于人事檔案信息化建設問題探析[J].民營科技.2014（01）.

人事檔案建設范文第2篇

【關鍵詞】檔案管理 信息化 建設 對策

一、人事檔案管理發展信息化建設的意義

在人類進化和發展的長河中，檔案記錄和管理工作有著非常悠久的歷史，而檔案的記錄媒介也已經由古代的石刻、竹簡等慢慢轉變為近代的紙張，而這種演變不僅體現了人類文明的發展和進步，同時也顯示出了歷史發展的必然趨勢；因此，在互聯網信息技術高度發達的今天，我們同樣也需要在人事檔案的管理中大膽的引入信息技術，從而有效提高當代人事檔案管理的效率和水平。

結合現代社會和經濟環境，可以看出發展人事檔案信息化建設的意義主要分為理論和現實意義兩個方面：首先，深化人事檔案管理的信息化技術改革和建設工作不僅是社會科技發展的根本趨勢，還是實現我國檔案管理達到國際先進水平的必要條件，同時更是我國未來人事檔案管理行業發展的重要基礎；其次，人事檔案信息化建設還可以有效提升檔案管理的水平和效率，同時通過科學的檔案管理還能夠讓個人檔案更為直觀和明朗，從而能夠在人事管理中真正達到人盡其才的效果，進而對維護社會的穩定發展有著重要的現實意義。

二、人事檔案管理信息化建設的制約因素分析

在檔案管理信息化建設中往往存在著諸多制約因素，以下將針對現階段我國人事檔案管理信息化建設的主要制約因素進行分析和探討：

1、人事檔案管理信息化建設發展不均

由于資金等因素的制約和限制，許多企業或地區的人事檔案信息化建設工作幾乎為零，甚至許多企業或地區由于初期認識不足而忽略了人事檔案管理部門人才的培養和發展工作，從而導致檔案管理部門不僅出現人員不足的現象，甚至有些地區檔案管理部門的生存和發展都受到嚴重的制約，而這些因素也導致其檔案信息化建設水平相對落后，而難以與其他地區或企業形成良好的對接，從而制約檔案管理信息化建設工作的開展。

3、信息化建設成本較高

軟硬件設施作為實現人事檔案管理信息化建設的根本，其發展水平的高低將直接影響到檔案管理信息化建設的成敗，而現階段絕大多數企業或地區檔案管理部門的信息化建設工作仍處于起步階段，其軟硬件設施的建設和配置也同樣需要龐大的資金支持，而這不僅給檔案管理部門帶來了強大的壓力，同時也給信息化建設的周期和水平帶來了嚴重的制約。

4、檔案信息安全形式嚴峻

檔案作為一個人最重要的私人信息，如果發生竊取或非法利用，往往會給所有者帶來嚴重的后果，因此檔案的安全性也也是檔案管理的重要環節；然而，在現階段由于檔案管理部門的軟硬件設施的仍處于建設階段，而這也很容易讓黑客有可乘之機，其通過非法入侵檔案管理部門數據庫而造成檔案信息的泄密或損毀也將會給檔案信息化建設帶來毀滅性的災難。

三、人事檔案管理發展信息化建設對策

通過對上述制約因素的分析，可知在人事檔案管理信息化建設的道路中仍需要注意許多問題，而在實際建設中采取合理的方案和對策也顯得尤為重要：

1、加強信息化建設的投資力度

檔案管理信息化建設的基礎在于軟硬件設施的建設，而這些設施的建設離不開資金的支持，因此，相關部門應當充分認識到檔案管理信息化建設的重要性和意義，并加大信息化建設的投資力度，從而讓檔案管理系統能夠得到良好的發展，進而為企業和地區的發展帶來長久的利益和支持。

2、加強專業人才培養力度

人才作為21世紀最寶貴的財富，在進行人事檔案信息化建設中同樣也需要大量高素質的專業型人才，而這同樣也是信息時展的必然趨勢；因此，人事檔案管理部門也應當在對現有員工進行培訓和提高的同時，加強對專業型和復合型人才的培養和招募力度，從而為人事檔案管理信息化建設事業培養出一只高品質的生力軍。

3、完善檔案信息化管理的安全系統

一方面，人事檔案管理部門應當加強對檔案信息安全的重視程度，加強系統操作人員的監管和教育以及操作權限的控制，從而防止內部n案信息發生泄漏；另一方面，檔案管理部門還應當加強檔案安全系統的建設，并對電子檔案信息進行有效的加密和備份工作，從而有效杜絕檔案信息發生泄漏的情況。

四、總結與展望

總之，21世紀作為信息化時代，人類幾乎每一項生命生產活動都離不開信息的交流和傳遞，而互聯網信息技術作為這些信息的重要傳輸紐帶，它不僅扮演了連接人與人之間信息交流的紐帶，同時還對重要事件或信息起到了記錄和存儲的作用，而檔案作為一個人發展和成長中的重要信息，在對其進行傳統的紙質化記錄和管理同時，也應當敢于探索應用高科技信息技術建立數字化的檔案信息，從而讓檔案管理理念和方式更為科學合理高效。

參考文獻：

[1] 董潔. 信息時代高校人事檔案管理的研究[D].山東大學，2008.

[2] 邵海燕，陶萍. 淺論人事檔案信息化管理的現狀和發展策略[J]. 沙洲職業工學院學報，2007，02：25-26+36.

[3] 朱偉玲. 人事檔案管理的信息化建設探析[J]. 科技創新導報，2012，10：201.

人事檔案建設范文第3篇

（一）人事檔案管理信息化的存在意義

人事檔案管理信息化，顧名思義，是在檔案管理中應用現代化計算機網絡技術，對資源進行管理、處置，為人事檔案的使用帶來便捷和快速，方便查閱。人事檔案的信息化管理把靜態存放變為動態管理，這不只提高了辦公的水平，也將管理理念徹底轉變，將紙變為電子，全面步入數字化操作模式。

（二）全面的信息化建設的必要性

人事檔案管理的信息化，使檔案的生成、采集、分檔、儲存等都節省了很多時間，而且區別以往的工作流程，不需要進行瑣碎的資料整理工作，通過專業化的平臺快速的將數據入庫分類，提高了人事檔案部門的工作效率。人事檔案的管理實現了檔案管理的系統化、網絡化、全面化。有機統一了薪酬管理、業績考核、人事信息、檔案檢索等各個模塊。減少了對原始檔案的接觸和破壞，有利于對檔案紙質主體的保護，而且為資源的查閱和共享提供了便利。通過人事檔案的信息化管理，對企業員工和各級干部的“德、能、勤、績、廉”能夠快速全面的了解，為晉升和獎罰提供參考依據。所以，人事檔案管理信息化建設是迫在眉睫的。

二、人事檔案信息化管理存在的問題

（一）重視程度不夠

目前、我國事業單位和各企業對人事檔案信息化建設工作缺乏重視，大多數人認為，人事檔案管理只是后勤部門，是企事業單位的輔助部門，所以，人員擴充和資金投入都是極少的，認為人事檔案部門只需要保存好資料，掌握基本工作內容就可以了，阻礙了人事檔案管理信息化建設的進程。

（二）傳統管理方式效率低下

很多企事業單位的人事檔案管理工作仍在用傳統的工作方式，依靠人力勞動，機械化的重復工作內容，工作效率低，為查閱上也帶來不便，人事檔案的數量較多，即使進行分類整理，也很難快速的找到指定目標。目前我國，人事檔案的保存與利用，還在以原始實體為主，重復性的查閱也會導致主體文件遭到破壞。

（三）人事檔案信息數據庫系統不完善，忽視信息安全建設。

目前，我國人事檔案信息化管理尚未形成統一的規劃和標準，數據庫建設缺乏整體性和系統性，數據采集不全面，部分信息不準確，信息更新不及時，導致人事信息相對紊亂。而且只是在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案傳遞等方面實現了計算機管理，信息化程度不高，難以實現資源共享。

（四）對計算機信息技術掌握程度不達標

目前人事檔案管理工作的從業者，平均年齡較大，工作內容的枯燥乏味，導致年輕的專業人才不愿意長時間從事這個行業。大部分從業人員只掌握簡單的計算機使用知識，對專業程序的操作很陌生，計算機知識的匱乏，使工作受到了局限性。

（五）缺乏高素質的復合型人才

傳統的人事檔案管理工作是依靠手工操作來完成的，裝訂、分類、查閱全部由部門的管理員手動工作，相對工作很簡單。但伴隨著人事檔案信息化改革的發展腳步，我們需要高素質的綜合性人才來為行業注入新鮮力量，將人事檔案管理工作完成的更加優秀。

三、加快人事檔案管理信息化建設的若干對策

（一）轉變觀念、健全制度、加大投入、穩定隊伍

人事檔案管理信息化建設應該從轉變觀念開始，在根本處認識到人事檔案管理的重要性，增強對數字化管理的重視程度。多渠道籌集資金，保證信息化建設和系統運行所需經費，加強軟硬件基礎設備建設及人事檔案信息網絡化的研究和開發工作。同時建立健全系統安全保密體系、信息化工作自檢自查制度，為人事檔案管理信息化建設奠定基礎。另外，重視隊伍建設，建立高效培訓機制，培養一批既具備人事檔案管理知識和技能，又熟練掌握計算機技術知識、信息化系統操作知識等的復合型人才隊伍。

（二）加強人事檔案信息數據庫建設

企事業單位在進行人事檔案管理信息化建設之前，應結合單位的實際情況，對全體的職工進行檔案信息的甄別核實，以保證錄入系統的資料是準確的，通過電子檔案和數字化的管理，建設完備的基本情況庫、干部職歷庫、工資情況庫、專業技術人員科研成果庫、表現情況庫（德能勤績廉等）干部照片庫、人事任免工作庫等。同時還要不斷的豐富人事檔案信息，將職工的工作變動，取得的成績等錄入信息庫，以保證每一份人事檔案的全面性、真實性。將信息庫進行模塊分類，需要查閱檔案資料時，分類檢索，結果快速準確，有效的促進檔案信息系統科學有序的運轉。

（三）加強人事檔案信息數據庫的網絡化建設

以事業單位網絡服務器為數據平臺，重視網絡建設和人事檔案管理信息化的輔助軟件建設，提供安全、可靠的信息網絡服務，擴大人事檔案信息化涵蓋的范圍。同時以單位各職能部門的管理權限為準劃分模塊，融合相關部門的數據資源，實現多方面的計算機網絡化管理，建立完整、多層次、智能型、安全保密的人事檔案管理信息網絡系統，為人事決策提供參考依據。

（四）對人事檔案部門人員進行計算機技術培訓

想要促進人事檔案管理信息化的轉變，基礎條件就是對計算機的掌握。當前，我們必須對人事檔案工作者進行計算機網絡技術的培訓。對軟件的使用，還有對系統的維護管理，都要依靠熟練的計算機技術來完成。由此，建議各企事業單位集中相關工作人員進行能力培養課程，掌握先進的電子技術，熟練使用辦公軟件，以提高工作水平。企事業可以定期的對相關人員進行考核，以督促人事檔案工作者不斷學習進步，實現崗位價值。

（五）加強人事檔案管理信息化網絡安全防護

加強人事檔案管理信息化網絡完全防護，應注意，第一，重視網絡安全檢測工作，將入侵檢測系統配備到共享網絡設備上，及時統計分析進出網絡數據流。第二，要指定有效的應對措施，設立安全的訪問密碼，防止出現信息平臺被惡意破壞和攻擊的情況出現。信息庫的數據要及時做好備份，一旦遭受到攻擊，通過已備份的資料進行還原。避免影響企業內部的運轉。第三，配備訪問控制軟件系統或通過防火墻技術加強訪問控制。通過以上措施的實施，以加強信息庫管理與維護。

人事檔案建設范文第4篇

關鍵詞：人事檔案 管理 信息化建設

縱觀我國人事信息管理現狀，其信息化建設仍處于初步階段，存在諸多問題，如領導及人事檔案管理人員信息化建設意識淡薄；人事檔案管理信息化建設投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術基礎薄弱等等。這些因素嚴重阻礙了人事檔案信息化建設的進度，影響了人事檔案管理工作價值和功能的發揮，必須引起相關單位的高度重視。

一、實現人事檔案管理信息化建設的對策

1.轉變觀念，從思想上重視。思想決定行動，由此可見，轉變觀念是全面推進人事檔案管理信息化建設的關鍵所在。就人事檔案管理信息化建設這項系統的工作而言，一方面，應當加強領導對其的認同及重視，這樣才能進一步加大信息化建設的扶持力度，有效協調內部組織、人事等各個部門，充分調動各個部門的積極性、主動性和創造性，優化人事檔案管理結構，為人事檔案管理信息化建設打下良好的基礎，確保各項工作的順利開展。另一方面，還應加大人事檔案管理信息化建設的宣傳力度，切實提高單位內部全體成員人事檔案管理信息化建設意識，鼓勵單位全體成員積極參與人事檔案管理信息化建設。此外，還應進一步提高人事檔案管理人員的服務意識，將人事檔案管理工作由僅具有單一服務職能轉變為具有較強綜合服務職能的管理中心。

2.加大人事檔案管理信息化建設的投入。人事檔案管理信息化建設的實現離不開思想基礎，更離不開物質基礎，只有加強對人事檔案管理信息化建設的投入，才能確保人事檔案管理信息化建設的最終實現。在這其中，資金的投入無疑是最為重要的，因此，單位應拓寬資金籌集渠道，為人事檔案管理信息化建設籌集更多的資金，提高人事檔案管理的科技程度。就高校而言，還可以根據學校自身的實際情況，充分利用各項科研成果，推進人事檔案管理信息領域中新的經濟增長點。此外，高校還應充分挖掘學校內部的科技人才，安排其從事與人事檔案管理信息化建設相關的工作，這樣一來，既可以加快高校自身人事檔案管理信息化建設的進度，又大大降低了自身的資本投入。

3.以人為本，加強隊伍的培養。實現人事檔案管理信息化建設的最終落腳點還是在于人，信息只是一種媒介或者輔助工具。因此，應堅持貫徹“以人為本”的原則，建設一支專業的、具有較高職業素養的人事檔案管理信息化建設隊伍，這樣才能充分發揮人事檔案管理的價值和功能。首先，就單位自身而言，應進一步加大復合型人才的培養力度，定期組織相關技術培訓，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓的內容既要突出技術層面的內容，也要突出管理層面的內容，技術與管理兩者兼具，使培訓更具有實效性，最終使得人事檔案管理人員既懂得管理的相關知識，又精通信息化技術。此外，就人事檔案管理人員自身而言，應充分利用好工作之余的時間，不斷提高自身的職業素養和職業技能，不斷接受新知識新技術，拓寬自己的知識視野，豐富自己的邏輯思維。在此基礎上，進一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設的實現貢獻出自己的力量。

二、人事檔案管理信息化建設的發展方向

通過上述舉措，我們最終所實現的目標是“三化”，即檔案信息數據化、服務利用網絡化以及管理人員專業化。所謂檔案信息數據化，指的是人事檔案管理信息化建設的實現應改變傳統以紙質檔案為管理對象的實體管理模式，實現信息查詢以及系統設置的數據化。在現代人事檔案管理過程中，應以原始紙質檔案為依據，將其包含的信息錄入計算機，實現人事檔案的數據化。此外，為了便于查詢，還應對檔案資料規整分類，實現人事檔案信息數據的分類管理。所謂服務利用網絡化，指的是人事檔案管理信息化建設的實現應借助于計算機網絡這一媒介，進而為單位內部各項工作的順利開展提供服務。就學校而言，目前，我國大部分高校都建立了自己的校園網，校園網的建設為校園內部實現資源共享提供了很好的平臺，打下了良好的基礎。因此，就高校人事檔案管理信息化建設的實現而言，應充分利用計算機網絡這一媒介，提高信息利用率；而所謂管理人員專業化，是人事檔案管理信息化建設的又一發展目標。人事檔案管理的最終實現主體是人，因此，人事檔案管理信息化建設的實現對管理人員提出了更高的要求，不僅應掌握最基本的管理知識，同時，還應掌握先進的計算機網絡技術。因此，要想實現人事檔案管理信息化建設，必須要有一支專業的管理隊伍。

參考文獻

人事檔案建設范文第5篇

（一）安全保密意識薄弱。目前，一些單位認為人事檔案工作不是高校工作的重中之重，是一項輔工作，在思想上還沒有引起足夠的重視，安全意識往往不夠。在進行檔案信息化建設時，對電子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可識讀性、存儲材料及載體的易損毀等問題的忽視，往往會造成寶貴檔案信息資源的丟失，導致檔案信息的泄密。

（二）管理不夠規范，規章制度不健全。人事檔案記載的信息非常豐富，時間跨度也大，由于認識上淡薄， 在管理上相對滯后， 放松對人事檔案工作的管理，有些人事檔案中的信息常常會或多或少有點差錯，數據前后不一，甚至有時一種信息有幾種不同的記錄。這些問題使原始紙質檔案與數字檔案的銜接困難重重，嚴重阻礙信息化建設，直接威脅著人事檔案的安全。

（三）人事檔案數據庫系統存在安全隱患。信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。一是檔案工作人員的粗心而造成的貽誤，或是在微機管理的過程中由于技術原因，檔案信息在傳遞、加工、利用時造成的檔案缺損失真。二是網絡安全的問題。隨著網絡的發展，檔案信息的上網管理及其安全性、可靠性等問題日益突出。當前電腦病毒的橫行，黑客的肆意攻擊，再加上軟件自身的缺陷、電磁泄漏、剩磁效應等，使得檔案信息安全和保密受到嚴重威脅。

（四）人事檔案管理隊伍建設落后。目前，大部分高校人事檔案管理人員以兼職為主，接受檔案管理專業知識培訓的不多，缺乏檔案管理的基本理論知識，基本技能的掌握也差。高校人事檔案管理隊伍，十分缺乏既懂檔案管理又懂現代化科學技術的復合型人才，這樣直接影響數字化、網絡化，接收、傳遞、存儲、利用一體化等新技術、新方法在人事檔案管理中的應用，嚴重影響著人事檔案信息化建設中的安全保密問題。

二、人事檔案信息化建設的解決措施

（一）強化安全與保密意識。首先，重視檔案管理工作人員養成保密意識并養成保密的習慣。進一步加強對保密法規的學習，除了對《中華人民共和國保守秘密法》及《實施辦法》等有關法規學習掌握外，還要對有關行業保密法規熟悉了解，以指導規范工作。其次，根據保密人員的實際情況進行針對性的教育。應當突出保密工作的領導責任，可以通過講座、組織學習等形式來進行;涉密人員，應講清保密制度和法律責任，突出保密法規，保密人員的政治紀律、行為準則和工作習慣;新增檔案保密人員及時進行保密知識技能培訓，掌握保密技能，增強保密法制觀念。只有切切實實地增強保密意識，提高大家對保密工作重要性的認識，才能保證檔案保密工作取得成效。

（二）加強管理與完善各項規章制度雙管齊下。依法治檔是保證檔案工作健康發展的重要手段，高校黨委、人事及組織部門領導，要根據學校自身發展對人事檔案工作的需求來制定人事檔案工作發展規劃，建立健全人事檔案管理工作的各項規章制度，使人事檔案工作有章可循。1.加強內部管理體制的建設。在信息化建設初期，檔案信息的安全與保密關鍵是管理問題。有保密要求的檔案信息及信息網絡的安全是動態的、發展的，需要有完善的管理來適應。目前，信息的安全涉及網絡的安全、技術的安全、管理的安全、內容的安全、人的行為的安全等方面，顯示多層次、網絡化，因此，管理也顯得多層次、網絡化。首先，要成立檔案信息化建設協調領導小組，實行領導負責制，進行宏觀調控，負責協調各個管理層次的工作。其次，成立各專門技術小組，具體負責檔案信息內容的安全、技術安全和網絡安全等。制定崗位制度，明確崗位職責，切實把好檔案信息內容的安全關，確保人事檔案信息的安全。2.完善各項規章制度。首先，為確保系統安全運行，將各項管理規章制度固化在應用程序之中，將主觀因素影響制度落實的可能性減少到最低限度。其次，建立較全面的安全檢查機制。用戶進入系統進行各項操作，系統應用程序都能如實記錄，并有較方便的查詢功能。再次，建立檔案信息安全預警機制。根據檔案信息系統自身特點，建立檔案安全預警機制。通過增強識別威脅對象的技術，提高攻擊防御能力，改進防御系統，完善監控技術手段，定期對檔案信息系統管理情況進行監控;并根據實際情況制定應急保密安全措施，確保檔案信息系統的安全。

（三）應用信息安全技術，確保人事檔案數據庫的安全。在實際運用中，信息化檔案是很容易受到破壞和攻擊的，要實現人事檔案信息資源共享，應當采用更嚴格的身份鑒別、訪問控制、加密存儲和傳輸、審計跟蹤、防電磁泄漏等安全保密措施，加強管理。1.加強身份鑒別控制。對檔案信息系統用戶實施有效的身份鑒別控制，確保檔案信息系統及后臺數據庫的登錄口令滿足復雜性要求，如采用大小寫英文字母、數字與特殊字符相結合。此外，還可對訪問用戶進行登錄失敗次數限制，防止非法用戶入侵。2.加強網絡訪問的權限管理。在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，做好權限管理。根據使用權限對通用數據庫的數據進行系統的分類加密，讓不同用戶、不同的數據和信息授予利用單位、利用部門、利用者具有不同的使用權限。3.加強審計跟蹤。根據人事檔案信息的安全性和保密性，檔案信息管理人員要加強對服務器日志的審查，做好對越權操作的審計和控制，以便及時發現問題，采取相應的措施。4.加強外部環境的維護和管理。電子檔案對保存環境和保存方式手段的要求都很高，管理人員要注意防潮、防高溫、防輻射、防病毒工作，認真搞好電子檔案的及時備份與維護工作，確保檔案資料的安全完整。