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財務部檔案管理范文第1篇

關鍵詞:會計檔案管理 規范管理 建議

中圖分類號:F230 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2010)07-157-02

會計檔案是經濟活動的歷史記錄和經濟效果的綜合反映,也是開展經營活動、進行經濟分析研究的重要依據和參考資料,規范、完整的會計檔案,可以幫助財務人員核查歷史,為工作提供事實依據,還可以從中學到相關的業務知識,借鑒到先進的管理方法,對會計工作起到推動作用。筆者根據多年管理會計檔案的經驗,談一談企業全面規范管理會計檔案的一些體會。本文提出外部會計檔案和內部會計檔案的管理理念,旨在更有效地利用會計檔案,服務企業,提高財務工作效率。

一、會計檔案管理現狀和不足

隨著經濟的發展和會計體系的日趨完善,財務管理的重要性在企業管理中日益凸現。理論界和企業界都提出企業管理以財務管理為中心的理念,而這一理念的核心內涵就是實行財務管理規范化、標準化。會計檔案管理工作是財務管理的最后環節,也是管理的一個薄弱環節。

1.會計檔案種類不全。根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規定,提出必須保管的會計檔案為四類。這四類主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類和其他類。筆者根據檢查掌握的情況來看,第四項其他類的會計檔案中所指的“其他應當保存的會計核算專業資料”,多為銀行對賬單和調節表以及各種榮譽證書,其他諸如會計檔案移交清單以及近年來增加的風險管理、內部控制評價等有利用價值的財務資料均未按會計檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。

2.會計檔案管理質量不高。沒有使用統一的會計檔案封面,封面書寫不規范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。

3.會計檔案保管條件較差。在經濟高速發展的今天,財務管理工作在企業發展中的地位越來越重要,但會計檔案管理工作作為財務工作的最后環節,并未引起企業足夠的重視,會計資料保管條件差,有的單位未設立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。

4.會計檔案管理技術落后。由于空間的限制,很多單位的會計檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現代化管理手段,沒有利用信息化技術管理會計檔案。

5.會計檔案管理人員業務素質不高。很多單位管理會計檔案的人員不懂得會計檔案的規范管理,從接收開始至銷毀結束過程中的每一個環節,都不能按照規定建立統一的、規范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號順序由左至右、由上至下排放等等。

二、會計檔案管理內容

按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》、各企業經營管理具體情況以及財務管理特點,筆者認為將會計檔案應分為兩類分別管理,以提高會計檔案利用功效、提高財務工作效率。

1.會計檔案分類。隨著企業管理的規范化、標準化、流程化、細致化,財務工作內容和范圍也不斷延伸和細化,日后可保存利用的會計資料越來越多。

(1)外部會計檔案。是指按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規定的、定時移交檔案管理部門保管的會計檔案。這類檔案必須按規定移送至專設的檔案管理部門妥善保管。

(2)內部會計檔案。是指與財務管理和會計核算、會計監督緊密相關、由財務人員根據崗位分工,在辦理業務中形成的或搜集的(除外部會計檔外)具有連續利用價值的有關文字和數據資料,但未包括在國家規定的會計檔案管理范圍內。內部會計檔案由財務部門內部負責保管。

2.內部會計檔案管理內容。外部會計檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點對電網企業根據財務部門崗位分工提出內部會計檔案管理的一些想法,供探討。

內部會計檔案根據業務傳遞及管理要求,明確崗位責任,細化崗位歸檔內容,主要分類有:

(1)預算管理類。預算管理是以企業戰略為導向,圍繞各項經濟活動,采用價值量和實物量等形式,通過預算對公司業務流、資金流、信息流和人力資源流進行整合,分配資源,落實責任,監控執行,考核評價,實現企業戰略目標的管理活動。

財務預算依據業務預算編制,業務預算是基礎、財務預算是核心,所以編制財務預算搜集的業務預算,包括年度預算和中長期預算等;上級單位預算的批復、預算分解方案、預算執行分析報告、年度業績考核、預算管理的有關文件以及其他預算資料。

(2)工程管理類。工程財務管理是企業財務管理的重要方面,項目繁多,涉及的資金量非常大,所以財務部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項目批準立項的有關資料、工程概預算、工程投資計劃、按項目編制的材料設備領用計劃和退庫匯總清單、工程管理有關文件、工程管理報表、工程項目審計報告等。

(3)資產管理類。資產盤點報告、資產調撥手續、資產管理有關文件、資產管理報表。

(4)稅政管理類。單位納稅申報表、進項稅抵扣表、單位代扣個人所得稅申報表、稅務稽查處理等有關外部檢查決定或意見書、稅政管理有關文件、稅政管理報表。

(5)合同管理類。購售電合同、并網調度協議、其他與電價有關的協議、其他經濟合同、合同管理臺賬。

(6)電價電費(包括各種財政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報表(財務報表編制依據)、電價電費分析報告、電價電費管理文件、電價電費管理報表、電力交易電量結算單。

(7)財務稽核類。年度稽核計劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報告、被稽核單位整改報告、年度稽核工作總結。

(8)其他類。年度財務工作計劃、年度財務工作總結、財務綜合分析報告、銀行賬戶開戶和銷戶手續、銀行票據登記簿(包括作廢票據)、發票領購申請表、發票存根、年檢登記、變動等資料、會計工作移交清單、各種債權債務訴訟的有關資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發票確認單、企業年度工作報告、企業內控評價報告、企業全面風險管理報告等。

三、內部會計檔案規范管理

1.會計檔案歸檔原則。

(1)財務部門各專責根據崗位職責,在日常工作中形成具有保存利用價值的資料,必須歸檔管理。

(2)歸檔的會計資料,必須遵循其自然形成規律,保持其有機聯系,充分考慮會計檔案的業務傳遞及崗位類型特點。

(3)會計檔案按外部會計檔案和內部會計檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時間銜接性。

(4)根據財務部門崗位設置情況,篩選各崗位有關具備連續性、系統性的內部會計檔案資料。

(5)內部會計檔案具有重點性和適用性。

(6)根據需要保管的檔案,制定統一格式,實行規范化、標準化管理,便于查詢利用。

(7)會計檔案管理專責具體負責會計檔案接收、整理、存放和移交等工作。

2.建立財務部門內部會計檔案管理流程。按照財務工作崗位要求、業務傳遞順序以及工作特點,制定財務部門內部會計檔案管理標準和崗位檔案移交程序,確定會計檔案在財務部門內部的歸檔內容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進行規范,明確保管內容、保管流程和保管期限,保持會計工作的連續性和會計檔案的實用性。

3.會計檔案存放規定。不管是外部或內部會計檔案必須科學管理,要求單設庫房或柜架,排列科學、存放有序;外部會計檔案的電子檔案按照國家規定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內容、時間和姓名,貼好保護簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴防損毀、散失和泄密。

4.利用信息化平臺,積極采用會計檔案電子化、網絡化,提升科學管理會計檔案,提高會計檔案查閱速度和利用效率。

5.培養和建立一支檔案管理專業人才。會計檔案管理人員是集多種技能于一身的復合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財務專業知識,還要具備計算機信息處理技術,因此要加強業務技能培訓和職業道德教育,解決會計檔案制度化、規范化、標準化管理的根本。

6.內部會計檔案由財務部門內部指定專人負責管理,根據利用時間確定保管期限,內部會計檔案屬財務部門所有。

四、建立內部會計檔案管理的現實意義

會計檔案具有原始性和不可替代性,管理強調“及時收藏、妥善保管、充分利用”。建立內部會計檔案管理制度具有非常重要的現實意義。

1.有利于提升財務管理的整體水平。財務集約化、精細化、標準化管理,貫穿于財務工作始終,會計資料保存的越多、越細,借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會收納規定以外的會計檔案,為了財務工作整體水平的提高,財務部門必須建立本部門內部會計檔案管理規定,明確內部會計檔案管理有關事項,確定各個環節規范管理標準,體現財務管理專業化和標準化水平。

2.快捷、便利查詢,最大限度地發揮檔案的服務功能。對于沒有集中保存在檔案管理部門的內部會計檔案,由于存放在財務部門內部,可以隨用隨查,不受時間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。

3.便于財務人員更換(包括調離、輪崗等人員變動)后即刻開展工作。財務工作具有很強的專業性、連續性和系統性,為了防范財務風險,崗位設置必須符合不相容原則,同時財務工作必須定期輪崗制度,財務工作所具有的這些特性,決定了會計檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財務人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內部會計檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長處,造成工作效率低下,影響整體財務工作。

4.適應高效配合外部監管要求。近年來,國資委和上級管理部門為了實現監督管理職責,確保國有資產保值增值,經常直接或聘請中介機構實施各種監督檢查和審計。不同的檢查和審計機構,需要提供相同的財務資料,為了高效配合檢查和審計工作的有效開展,避免不必要的重復勞動,內部會計檔案功不可沒,既減少再次查找的麻煩,又極大地降低了勞動成本。

財務部檔案管理范文第2篇

會計檔案管理規定

1范圍

本標準規定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核

。

本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準

下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。

財政部會第4號《企業財務通則》。

財政部會第5號《企業會計準則》。

財政部財工字(92)574號《工業企業財務制度》。

華中電力集團電力工業企業成本管理辦法(試行)

3管理職責

會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。

4管理內容與要求

4.1基本任務

4.1.1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統計本局形成的會計檔案，做到保

管妥善、存放有序、查閱方便。

4.1.2做好會計檔案的查閱、復制利用工作，為全局經營管理工作服務。

4.1.3負責對本局形成的財務檔案的歸檔工作進行業務指導。

4.1.4負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監銷經批

準銷毀的會計檔案。

4.2歸檔范圍

4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反

映本局經濟業務的重要史料和證據，具體包括:

1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。

3)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其

他財務報告。

4)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計

檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。

4.2.2局財務部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應當歸檔打印出的紙質會計檔

案外，還應將磁盤、光盤等磁性介質移交局檔案館保管。

4.2.3會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規定》。

4.3歸檔要求和時間

4.3.1本局每年形成的會計檔案，應由局財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成

冊(做到卷內無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。

4.3.2當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務部保管一年，期滿之后，

第二年由局財務部編制移交清冊，向局檔案館移交。

4.3.3編制會計檔案移清冊時，應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度等

內容。

4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，

交接雙方經辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，

檔案人員應會同局財務部經辦人共同拆封整理，以分清責任。

4.4會計檔案的管理

4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業檔案分類表》(試行)

、《會計檔案管理辦法》的規定進行編號、劃分保管期限。

4.4.2根據計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的

順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。

4.4.3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內容后，按“年度—

—會計名稱——案卷號”的順序排架。

4.5會計檔案的鑒定與銷毀

4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、

25年4類。

4.5.2全局職工工資表、年度財務報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊

、銷毀清冊等，定為永久保管。

4.5.3現金和銀行存款日記帳、固定資產卡片，其保管期限定為25年。

4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔

助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。

4.5.5銀行余額調節表、銀行對帳單、固定資產報廢清理后的卡片、月、度會計報表其

保管期限定為5年。

4.5.6主要財務指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

4.5.7本規定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務部提出段意見，編制會計檔案銷毀

清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期

限、銷毀時間等內容。

4.5.9局分管領導須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

4.5.10銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務部派員共同監銷，監銷人在銷毀會計 檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔

案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監銷情況向局分管領導報告。

4.5.11保管期滿后但未結清債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得

銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔

案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

4.6會計檔案的利用

4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢

索工具，積極主動地提供檔案，為全局經濟工作服務。

4.6.2歸檔保存在會計檔案只供本局財務人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經局分

管領導批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。

4.6.3查閱或復制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。

4.7會計檔案的保管

4.7.1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間

，濕度控制在45%～65%之間。

4.7.2庫房內每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕

。

5檢查與考核

財務部檔案管理范文第3篇

（一）醫院電算化會計檔案的內涵

會計電算化檔案主要指的由存儲在計算機內和通過計算機打印出來的書面文檔形式的財會數據，包括會計文檔、報表和賬簿等，另外還包括財會軟件運行編制的各種資料、文檔和表格等。實行會計電算化檔案管理工作主要內容有：保存會計檔案并保證其安全，按要求生成各種標準文檔和數據，保障財會數據的合理利用等。醫院的會計電算化檔案管理是一項十分重要的管理工作，隨著計算機和信息技術的普遍應用，醫院的會計核算工作從傳統的手工記賬向利用電算軟件進行會計記賬轉變，因此實現會計檔案的信息化管理是實現醫院信息化管理的必然趨勢。

（二）醫院電算化會計檔案管理的特點

1.現代化信息技術為載體。醫院會計電算化檔案不僅包括儲存在計算機內的電子數據，也包括打印出來的紙質財會檔案，如，藥品盤點表、醫院收費管理系統病人預交金額、庫存物資出庫單等。因此電算化會計檔案同時囊括現代化信息技術下的電子財會檔案和傳統意義上的財會紙質檔案。2.軟硬件設施為基礎。和傳統會計檔案不同的是，電算化會計檔案不具有直接可視性，而需要借助計算機的硬件和軟件設施才能查閱、保存和整理。因此電子檔案的管理受到軟件質量、機房物理條件和存儲盤有效期等多種因素的影響。3.工作人員的信息技術操作水平為前提。電算化會計背景下對相關財會人員的現代信息技術操作水平提出了更高要求，檔案管理的相關人員不僅要熟悉財會核算的專業知識，更要掌握必要的計算機和財會軟件操作技能。

二、醫院會計電算化檔案管理的有效建議

（一）提高思想重視程度，創新醫院電算化會計檔案管理理念

新醫院的電算化會計檔案管理工作和醫院領導的重視程度息息相關，醫院領導層應當加強全醫院上下對會計檔案管理的重視程度，依據國家相關法律法規嚴格執行電子會計信息的生成和保存工作，同時財會工作人員應當創新會計檔案管理理念，學習相關的會計和檔案管理法律法規以及專業知識，如《會計法》《會計檔案管理辦法》等。醫院管理層要加強對檔案和會計相關法規政策的宣傳力度，讓財會人員懂法、知法、守法。最后，要提高對財會檔案的安全和保密意識，消除過去重保管輕利用的管理理念，重視會計電子數據的保存，更要重視對電子數據和書面文檔的分析、整理和利用工作。財務部門和檔案部門要結合起來對相關工作人員進行專業知識培訓，一方面強化管理檔案意識，另一方培養信息化意識，提高計算機和電算會計軟件操作水平。

（二）完善財會電子化的軟硬件設施

加大財會檔案管理的硬件投入，加強軟件設施建設。首先，醫院可以提供專用于會計檔案管理的倉庫，保證溫度、濕度和光照等物理條件滿足檔案管理需求，并定期檢查倉庫條件，做好防塵、防潮管理。另外要為財會部門配備高質量的噴墨或激光打印機，選用符合醫院實際需求并帶有檔案管理功能的會計電算化軟件，通過醫院專業的內部局域網絡管理員強化醫院的軟件系統維護，加強電算會計軟件的補丁修補、聯網和網絡安全問題，減少計算機病毒入侵和網絡泄密。

（三）健全檔案管理制度

首先，完善檔案借閱制度，電算化財會檔案的借閱要按照內外有別和嚴格審批的制度進行，任何人不論任何崗位借閱會計檔案都要辦理借閱手續，醫院內部員工如需用到檔案則需要財務部門管理人員的審批，醫院外部人員借閱檔案則需要出具介紹信，并有財會部門，主管領導審批。其次，建立保密制度，對電算化的會計檔案進行分權限調用和多用戶管理制度，不同的電算會計檔案采用不同的保密等級，普通會計數據可以在醫院范圍內共享；涉及到醫院機密的數據，則供小范圍內專業人員使用。另外不管是財務部門的專業人員還是其他部門員工借閱會計檔案，都不得對檔案進行篡改、偽造、涂抹、拷貝和故意毀壞軟盤等行為，一旦發現要根據檔案管理制度采取相應的懲罰措施。最后，對電算化會計檔案的銷毀工作要及時到位，建立銷毀管理條例，對超出管理年限的檔案由檔案管理部門和財務部門聯合鑒定并進行定期銷毀，銷毀后要制定銷毀清單由兩個部門負責人簽字或蓋章。總之，電算化背景下醫院的會計檔案管理工作是醫院財務管理中的重要環節，對提高醫院的財會信息化水平、檔案管理水平都有著積極意義。因此醫院財會檔案管理工作人員應當具備與時俱進的意識，通過技能培訓和制度完善加強電算化會計檔案管理工作的質量。

參考文獻

財務部檔案管理范文第4篇

一、健全檔案管理的制度和組織架構

系統建立在制度的基礎上，檔案管理有很強的制度要求。2011年，人大修訂的《檔案法》對檔案管理有明確的要求。財務檔案管理是比較特殊的一種，《會計法》規定：“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。”財政部的檔案局也制定了會計檔案管理辦法，對各類財務憑證保管期限都有具體的相關規定。因此，企業制定檔案管理制度至少要明確部門職責、流程、保管期限、銷毀、監控、懲罰等內容。

檔案管理組織架構是系統管理的重要內容。一般來講，具體單位都設有檔案管理機構，有的單位綜合辦公室是檔案管理的職能部門，但也有企業技術部門是檔案管理的職能部門，主要是技術部門的檔案文件較多。檔案管理綜合部門的職責主要有負責安排和協調檔案部門工作，配備與任務相適應的專職檔案人員。同時，有檔案儲存的各有關部門及企業分廠設相應的兼職檔案員，業務受檔案部門指導，按時完成檔案部門所交辦的有關檔案工作。

二、完善檔案管理部門的工作內容和責任

做好檔案管理的系統性工作，要明確相關部門的工作內容和責任。企業檔案工作堅持實行集中統一管理的原則。承擔負責檔案管理的職能部門要負責本單位及所屬各單位文件材料歸檔工作的指導、監督和檢查。企業要設置檔案室，檔案室的專職檔案人員負責企業檔案材料的收集、整理、歸檔、立卷工作。財務會計類檔案的管理有其獨特的地方，會計類檔案按會計檔案的歸檔范圍進行歸檔，財務部門負責整理，立卷裝訂成冊，在年度終了后，一般由財務部保管一年后，再編造清冊，歸集到專門的檔案室。財務檔案、資料的貯存基地和利用必須嚴格執行國家有關檔案工作的法規、法令和政策，維護檔案的完整與安全。

對于檔案管理人員來講，職責和責任很重要，檔案工作是企業管理基礎工作的重要組成部分，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項重要工作。搞好檔案工作是檔案人員的首要任務，應列入檔案工作的職責范圍，并有相應的經濟責任制作保證。同時要不斷提高檔案人員的素質，積極開展業務培訓。

三、完善檔案歸集的流程

檔案管理的流程非常重要，首先要確定哪些是檔案?w集的范圍，就是說什么樣的文件材料才可以作為檔案歸集。一般說來有本企業財務憑證、報表、其他財務相關資料；本企業內部形成的文件材料有利用或保存價值的；本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料；本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料并有保存和使用價值的；本企業執行、辦理的外來文件材料并有保存和使用價值的等。檔案歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。分類是可以設置二級分類科目，二級科目可以按時間進行分類。

對于檔案歸檔時間，不同企業有不同的要求，主要根據檔案的時效性來確定歸檔時間，比如科研技改和課題類的資料可以完成1～2月后歸集；文書類、管理性的文件可以在第二年進行歸檔；財務類的檔案一般在下一年再進行歸檔；有些工藝變更、新品鑒定等時間性很強的資料可以隨時歸檔；基建項目文件材料一般在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。檔案歸檔手續一般要簡潔并且完備，一般來講，歸檔資料的收集工作由單位內部各部門的兼職檔案員負責。凡屬應歸檔的各類文件材料，材料必須完整、正確、統一。

財務類的資料比較特殊，做好財務檔案管理工作必須對財務檔案做合理的分類，從財務角度來講，可以分為會計憑證、賬簿、報表報告、其他資料等。檔案部門接收保管的會計類檔案，原則上應保持原卷冊的封裝，如果發現需要重新裝訂時，一般應當會同財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。

四、細化檔案的使用、復制及銷毀管理

資料歸集后，調取和使用是經常發生的事情，特別是經常要復制一些圖紙和復制財務數據和資料，這種情況下，應由申請部門填寫申請單，經有關部門負責人審核后方能復制，需出檔案庫房復制的文件應由責任檔案管理員負責監督復制。

檔案保管期限的確定和銷毀環節也很重要。原則上講，對企業有長遠利用價值的檔案應永久保存，對企業在一定時期內有利用價值的檔案，分別為長期或短期保存。一般管理類、科技類、人事類、特殊載體類檔案保管期限定為永久、定期兩種，定期實行標時制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各種會計檔案的保存期限，分為永久和定期保管，按國家規定定期保管可分為3年、5年、10年、15年、25年五種，各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

檔案的銷毀要有專門的流程，必要時要成立鑒定小組，對保管期限已滿，并確定無保存價值的檔案，經過鑒定小組鑒定寫出鑒定報告，由公司負責人批準后，即可銷毀。

確定銷毀的檔案，要編制銷毀清單，在檔案目錄上注明注銷并報送檔案部門備案。銷毀工作由檔案管理人員執行，銷毀時應指定專人（一般兩人以上）銷毀和監督，以防發生意外。會計檔案的銷毀按會計檔案管理制度執行。

其他方面，企業要對檔案要經常檢查、清理，并做好統計工作，確保檔案完整、齊全。檔案保管房間要保持整潔、通風，積極做好“八防”工作：防火、防盜、防塵、防光、防高溫、防潮、防有害生物和防污染等。下班前要切斷電源，關好門窗，確保檔案管理房間的安全。

財務部檔案管理范文第5篇

關鍵詞 科學管理 事業單位 會計檔案

上面說到的會計檔案是事業單位中所有檔案管理中的十分重要的一部分，它也反映事業單位的財務狀況的重要資料。對于一個比較完整的會計檔案管理制度，不僅可以對研究事業單位的各個階段的經濟和財務有很重要的作用，還是事業單位在制定相關的政策、研究存在的問題的重要的依據。到目前為止，我國在事業單位中的會計檔案管理工作還不是十分的成熟，還存在很多的問題，所以為了更好的完善事業單位中的會計檔案管理工作，我們還要針對存在的問題，作出具體的解決對策。

一、 建立并且完善會計檔案的管理規章

事業單位是我國的重要的行政管理部門，所以事業單位的所有工作的正常進行，才能保證讓國家后顧無憂。對于事業單位的會計檔案管理工作也是一樣重要的，想要做好會計檔案管理工作，我們不僅需要遵守《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關的法律規定，還要更好的結合事業單位的具體工作，建立并且完善會計檔案的管理規章制度，然后明確檔案的歸檔的范圍、檔案保管的期限、檔案的歸檔程序、知道檔案的整理方法以及檔案在歸檔時的要求等；其次是健全會計檔案的保管制度、安全保密制度等，然后采用比較先進的管理手段和科學合理的保管檔案的方法，這樣才能更好的確保檔案的不丟失、不被損壞、不被泄密等。

二、事業單位的會計檔案要遵循標準化、規范化的管理方針

1、我們要規范好會計檔案的合理立卷。在裝訂會計檔案的憑證時，我們必須保證使用的是規定的會計檔案裝訂的封皮、然后再封裝粘貼裝訂線，一定要注意的是必須在封粘的地方蓋上會計人員的印章，對于封皮的要求就是要保證封皮外要求填寫的內容都要填寫好，然后按照裝訂結束的日期的先后順序進行排序方案會計檔案的保管盒中，并且要認真填寫會計檔案保管盒上面的內容，在每一年的年末都要進行封賬，必須把活頁的空白賬簿拿出來，把已經設置好的會計科目但沒有業務往來的賬頁保存好，然后按照賬頁的編號進行填寫好目錄以及賬簿的使用登記表，將這些都一并與財務賬簿裝訂在一起，然后進行封裝粘貼，由相關的會計工作人員在粘貼處蓋上印章，最后在年末的時候把賬簿按照編號排序，分別貼上會計檔案卷內目錄和會計檔案備考表。

2、我們還應該規范會計檔案的移交工作。事業單位的會計檔案都是有單位的檔案管理部門在做管理工作的，然后再由財務部門將本單位的會計檔案整理規范，在事業單位的財務部門暫時保管1年，在保管期限滿后財務部門會編制會計檔案案卷的目錄，移交到事業單位的檔案管理部門；如果還沒有建立會計檔案管理部門的單位，需要由財政部門暫時的保管，但是必須強調的是需要有專人負責這些檔案的管理.

三、要加強對會計檔案的管理人員的在培訓學習，更好的提高會計檔案管理人員的自身素質

1、我們要更加重視檔案管理人員的培訓工作。現在，隨著我國社會的快速發展和綜合國力的提高，越來越多的單位的財務管理工作已經與時代接軌，不再是原來的手動記賬的方式，而是已經實現了會計電算化，這就意味著事業單位的會計檔案也會越來越多的以電子版的形式所存在著，這也將使得事業單位的會計檔案管理的工作越來越走向正規化、網絡化、信心化，會計檔案的管理工作也迎來了資源共享的美好時代。

2、我們還要重視那些高素質、復合型的人才的引進。會計檔案的管理人員應該具備那些素質呢？我認為他們應該有思想上的素質、業務素質以及職業道德的素質。而且作為會計檔案的管理人員，首先，他們必須要嚴格律己、清明廉潔、奉公執法、能夠時刻保持清醒的頭腦，不被利益所誘惑，有一定的自己的公正的立場，能夠使用好自己手里的權力；其次呢，對于會計檔案的資料是十分廣泛的，這些資料都有很強的專業性、廣泛性和嚴密性。現在作為一個專門的檔案在做管理，那么就不能輕視它，我們還是應該按照專業的管理手段去管理會計檔案。所以，這就要求會計檔案的管理人員不僅要有會計檔案管理的相關專業知識，還應該具備更高的專業素質，這樣才能使得會計檔案的管理工作更好地、更科學的進行。

四、目前會計檔案管理工作存在的問題

由于會計檔案管理部門不夠重視，所以在進行會計檔案的管理工作中還存在著許多的問題，首先是管理人員的編制不充足，文化程度不高，專業素質不高，特別是上級領導認為檔案管理工作不重要，檔案管理得不到重視，這就造成了管理人員的參差不齊，很難適應這樣的工作；其次是檔案管理的方式比較落后，檔案的保管條件比較差，有些地方還在采用手工方式，沒有與現代的高科技技術相接軌，這就導致了檔案保管的比較凌亂，不統一。因此，為了做好會計檔案的管理工作，還需要通過更多的途徑。比如說我們要增強領導對檔案管理工作的重視程度，切實的處理好在會計檔案管理工作中存在的問題。

五、結束語

通過以上對事業單位的會計檔案的管理工作存在問題以及我們研究出的解決這些問題的對策，就是為了更好的做好事業單位的會計檔案管理工作，這樣才能保證事業單位正常的財務運轉，只有做好會計檔案的管理，提高管理人員的素質，加強對檔案管理的監督，才能更好的為我國的經濟發展做好堅實的鋪墊。

參考文獻

[1]韓愛國.對會計檔案保管工作的難點及解決方案的探討.中國總會計師2011（03）.