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單位檔案管理基本情況范文第1篇

依據(jù)《中華人民共和國消防法》、《機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》規(guī)定，消防安全重點單位應(yīng)當(dāng)建立健全消防檔案。消防檔案是記載重點單位基本情況和消防工作自我管理的重要文書檔案，建立健全消防檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位消防實行安全規(guī)范管理的一項基礎(chǔ)性工作。其中消防安全管理情況部分的表、本、簿的建立又是基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，它是貫徹落實《規(guī)定》要求的各項工作的具體表現(xiàn)形式。認(rèn)真制定符合本單位實際的消防檔案內(nèi)容，規(guī)范單位的消防安全管理，對及時消除隱患，保障單位的消防安全，具有十分重要的意義。

2.適應(yīng)范圍：適用于公司及各管理部門消防檔案的管理。

3.職責(zé)

3.1消防管理員負(fù)責(zé)制定檔案的相關(guān)內(nèi)容，并每年一次對檔案規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行收集、歸檔、保存，若有修改變化的應(yīng)告知經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或?qū)徟皶r更新。

3.2辦公室負(fù)責(zé)審閱，并監(jiān)督各相關(guān)部門依規(guī)程執(zhí)行。同時負(fù)責(zé)對文件、表單、檔案內(nèi)容統(tǒng)一保管和立卷歸檔工作。

3.3各部門經(jīng)理、消防管理員為檔案管理負(fù)責(zé)人、案卷質(zhì)量審核人；監(jiān)督本部門檔案管理的實施工作。

3.4管理部檔案員職責(zé)

3.4.1熟悉公司檔案管理操作規(guī)程，掌握檔案規(guī)定的具體內(nèi)容，做好檔案的整理裝訂工作，做到檔案目錄齊全，內(nèi)容清楚，便于查找和利用；

3.4.2維護(hù)檔案的安全性、完整性、不丟失，人員若有變動應(yīng)辦好移交手續(xù)；

3.4.3每年一次按時向公司檔案室移交檔案，辦好移交手續(xù)，并將案卷目錄一同移交；

3.4.4做到文件材料年年清，無積存；

3.5各部、室檔案管理員（兼）負(fù)責(zé)日常檔案管理工作。

4.消防管理記錄

4.1消防安全管理情況記錄是反映單位消防工作開展情況，記錄管理過程的有效憑證，認(rèn)真填寫各類記錄表，是落實逐級和崗位責(zé)任制的重要手段，對規(guī)范單位消防安全管理有重要的意義。填表應(yīng)該客觀屬實，并要作為消防檔案內(nèi)容，統(tǒng)一保管、備查

4.2檔案管理員應(yīng)根椐以下提供的消防檔案樣式和內(nèi)容表單實事求是填寫、認(rèn)真整理，全面反映單位消防工作的基本情況并附有必要的圖表，后提交消防管理員審閱簽字，并歸檔。

4.2.1 單位基本概況

4.2.1.2單位總平面、道路、水源示意圖

4.2.1.3消防安全重點部位確定表

4.2.1.4消防管理組織機(jī)構(gòu)和各級消防安全責(zé)任人

4.2.1.5主要消防設(shè)施

4.2.1.6專職（義務(wù)）消防隊隊員名冊

4.2.1.7專職（義務(wù)）消防隊消防裝備配備情況

4.2.1.8與消防安全有關(guān)的重點工種人員情況

4.2.1.9消防安全協(xié)議

4.2.2 培訓(xùn)與考核

4.2.2.1培訓(xùn)記錄表

4.2.2.2考評細(xì)則

4.2.2.3會議記錄

4.2.2.4消防獎懲情況記錄

4.2.3日常運行管理與檢查

4.2.3.1火災(zāi)情況記錄

4.2.3.2消防日運行值班表

4.2.3.3樓宇消防基本情況登記表

4.2.3.4消防季檢登記表

4.2.3.5消防年檢登記表

4.2.3.6節(jié)前消防安全常規(guī)檢查表

4.2.3.7消防設(shè)施維修保養(yǎng)記錄

4.2.3.8消防設(shè)施檢測記錄

4.2.3.9消防安全隱患整改通知書

4.2.3.10臨時動火作業(yè)申請表

4.2.4演練與演習(xí)

4.2.4.1滅火預(yù)案登記表

4.2.4.2消防技能演練記錄表

4.2.4.3消防演習(xí)記錄表

4.2.5消防器材管理

4.2.5.1樓宇消防器材缺損情況匯總表

4.2.5.2消防器材設(shè)備臺帳

4.2.5.3設(shè)備維修申請報告

5.檔案袋（技術(shù)檔案袋、資料袋）用于保管技術(shù)圖紙、業(yè)主資料、協(xié)議檔案、證照檔案等。文書、圖紙檔案應(yīng)有卷內(nèi)目錄和備考表，目錄中的內(nèi)容必須與袋中的檔案相對應(yīng)。證照檔案的目錄可直接寫于檔案袋封面。檔案袋正面應(yīng)擬寫案卷標(biāo)題。

5.1 立卷歸檔

5.1.1部門經(jīng)理和消防管理員應(yīng)支持檔案員的資料收集工作，

5.1.2將需歸檔的文件材料的正本留存公司一份，管理部副本存留一份。

5.1.3在文件的形成和收集歸檔的過程中，應(yīng)注意文件材料的規(guī)范和書寫字跡的牢固持久，一般應(yīng)采用A4紙張，書寫材料宜使用碳素或藍(lán)黑鋼筆水（黑色水筆），不宜使用圓珠筆、純藍(lán)或紅色鋼筆水、水彩筆等；重要的傳真件應(yīng)盡可能索要原件，索要不到應(yīng)將傳真件復(fù)印，用復(fù)印件存檔。

5.1.4歸檔整理時間：每年2月1日前整理上一年度文件材料。

5.1.5裝訂：永久和10年以上（含10年）定期保存的案卷，一般均應(yīng)使用檔案線裝訂成冊，不用金屬物裝訂；或采用合適的卷皮、袋、筒、盒等形式將全卷文件裝封為保管單位；裝訂必須牢固、規(guī)范。原文件上的金屬物（曲別針、大頭針、訂書釘?shù)龋┍仨毑鸪?/p>

5.1.6檔案大部分為紙質(zhì)載體檔案，若為證照、聲像或數(shù)碼電子檔案，應(yīng)在 “備注”欄別注明。

5.2照片說明的編寫方法和要求：

文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。

事由：照片影像所反映事件、事物的情由；

時間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和拍攝時間；

地點：被攝物所在的具體地點；

人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；

背景：照片影像所反映的場景；

攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

5.3 錄像內(nèi)容應(yīng)加注文字說明。

5.4 嚴(yán)禁將公務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為已有，不得拒絕向公司移交檔案。

單位檔案管理基本情況范文第2篇

關(guān)鍵詞:醫(yī)院;人事檔案管理;適應(yīng)新形勢

中圖分類號:C93文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2010)19-0192-01

1.加強(qiáng)人事檔案收集與創(chuàng)新檔案內(nèi)容:人事檔案材料的收集工作是做好人事檔案工作的基礎(chǔ),也是豐富人事檔案內(nèi)容和開展提供利用工作的根本前提。在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上,做好經(jīng)常性、定期的材料收集和補(bǔ)充工作,及時與各部門聯(lián)系,要求他們定期送交檔案材料。對缺少的材料要善于聯(lián)系溝通,變被動為主動,及時追補(bǔ)和不斷充實新的資料。

2.變“被動保管”為“主動服務(wù)”:圍繞醫(yī)院人事工作的需要,堅持“以人為本”的人力資源管理理念,樹立檔案工作的服務(wù)觀念、時效觀念、價值觀念,拓展服務(wù)領(lǐng)域,積極主動提供利用人事檔案。服務(wù)觀念即從被動坐等上門的接待方式,逐步走向主動開發(fā)檔案信息資源,努力開拓檔案利用的新途徑。時效觀念即醫(yī)院參與醫(yī)療衛(wèi)生市場競爭,歸根結(jié)底就是人才的競爭,檔案人員要樹立效率觀念,在檔案提供利用工作中,及時、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案,為醫(yī)院競爭服務(wù)。價值觀念即醫(yī)院人事檔案人員要充分認(rèn)識人事檔案的作用,特別是人才就是潛在的生產(chǎn)力,一旦發(fā)揮作用,就能為醫(yī)院創(chuàng)造效益。

3.管理方式由靜態(tài)管理轉(zhuǎn)向全面動態(tài)管理:醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)及時補(bǔ)充體現(xiàn)個人特色和時展的新內(nèi)容,增加一些反映個人特色的內(nèi)容,可以是誠信材料,如病人滿意度,也可以是德、能、勤、績的考核材料,還應(yīng)將涉及本人的學(xué)歷材料、專業(yè)技術(shù)職稱材料、獎懲材料、黨團(tuán)材料、工資情況等及時歸檔,實現(xiàn)真正意義上的全面動態(tài)管理,即通過查閱檔案,能夠準(zhǔn)確反映當(dāng)事人所有的信息,并能查到當(dāng)事人某一階段的真實情況。

4.實現(xiàn)檔案管理信息化:近年來,隨著醫(yī)院辦公自動化、信息化程度日益提高,傳統(tǒng)的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管、輕利用”的工作思路已經(jīng)不能滿足醫(yī)院人事檔案管理工作的需要。醫(yī)院人事檔案管理信息化程度的高低,直接影響到檔案資源開發(fā)利用的水平。這就要求將現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中,利用計算機(jī)將干部檔案資料整理、分類、排序輸入電腦,使檔案據(jù)化、信息化,在檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機(jī)化操作。使人事檔案的管理實現(xiàn)數(shù)字化,充分發(fā)揮軟件的查詢、搜索、評價等功能,不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵,為醫(yī)院發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定信息基礎(chǔ)。

(1)建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),實施干部人事檔案動態(tài)管理。利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將干部檔案資料整理輸入微機(jī),通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化,在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機(jī)化操作。同時,檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后,不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息,而且可以記錄干部職級、學(xué)歷、工資、崗位變動等動態(tài)信息,一旦干部基本情況發(fā)生變化時,可以隨時準(zhǔn)確地將最新信息錄入微機(jī),保證干部檔案信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性。(2)建立干部個人電子檔案系統(tǒng),實施干部人事檔案自動化管理。適應(yīng)人才流動的需求,為便于檔案的查閱流轉(zhuǎn),可以將干部個人中能夠公開部分的內(nèi)容制成電子檔案。該檔案由主管部門制作并負(fù)責(zé)維護(hù)更改,由個人持有,用人單位只能閱讀無法更改。個人電子檔案的建立,可以有效地減少棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象。

單位檔案管理基本情況范文第3篇

關(guān)鍵詞：基本情況；發(fā)展導(dǎo)則；辦法；強(qiáng)化結(jié)合

1發(fā)展人事檔案工作的基本情況

在管理人事的行為中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)記載稱為人事檔案，從古至今，人事檔案一直是關(guān)乎著人才信息的重要依據(jù)，并隨著歷史的不斷發(fā)展逐漸細(xì)致化、實用化。演變至今它的存在已經(jīng)與人們?nèi)粘５墓ぷ鳌⑸鐣袨槊懿豢煞帧Ｔ诋?dāng)下的時局中，伴隨著工作特殊崗位的出現(xiàn)、以及各種保險待遇的出現(xiàn)還有人才流通加速、人才調(diào)度和高科技管理手段的誕生，人事檔案工作已經(jīng)得到了大部分單位及各部門的重視，其發(fā)展速度也隨之加快。（1）本著深入以人為本的原則，要想做好人事檔案管理工作其過程是非常繁瑣的，若要將人事檔案工作成效提成到更佳完美的程度也是一項耗時久、任務(wù)重的艱難旅程，本項工作不但要具備主觀的整體模式，同時也要將細(xì)部繁瑣的內(nèi)容整理的越加完善。從而讓人事檔案發(fā)揮其基本存在的意義，能夠更好的服務(wù)社會，服務(wù)人民。（2）現(xiàn)如今一批高素質(zhì)、高業(yè)務(wù)水平的管理人員加入到了檔案管理工作當(dāng)中來，他們在人事檔案管理工作中起到了關(guān)鍵性的作用。這些從業(yè)人員不但擁有嫻熟的業(yè)務(wù)知識、良好的崗位責(zé)任心，同時還能利用靈活的頭腦和高科技產(chǎn)品的結(jié)合創(chuàng)新出更加適合檔案管理工作的工作手段。這樣就體現(xiàn)了若要在一項工作中若要由突飛猛進(jìn)的成績，就要注重以人為本的理念，從而通過團(tuán)隊的每一份自完美的發(fā)揮來給團(tuán)體遞增更多的效益成果。通過改革的洗禮，現(xiàn)如今大部分從事人事檔案管理工作人員，皆可擁有良好的職業(yè)道德、國強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)、以及熱情的愛崗精神。這些需要具備的素質(zhì)與認(rèn)識檔案管理工作的發(fā)展前景是密不可分的。（3）隨著高科技管理辦法的誕生，人事檔案管理工作成效已經(jīng)得到了更佳的結(jié)果。高科技計算機(jī)及因特網(wǎng)的誕生，促進(jìn)了人事檔案管理工作的效率質(zhì)量同時提升，其能夠讓人事檔案的相關(guān)信息已網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行傳遞、備案等，加強(qiáng)了檔案保存的安全性、和互相傳遞的方便性。

單位檔案管理基本情況范文第4篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；信息化；管理；創(chuàng)新

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步，眾多行業(yè)領(lǐng)域中已經(jīng)廣泛應(yīng)用了信息管理技術(shù)。信息時代背景下，較多傳統(tǒng)的管理模式需要進(jìn)行改善，適應(yīng)新時期信息化發(fā)展的實際需求。醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，涉及檔案信息比較瑣碎，傳統(tǒng)的檔案管理工作效率比較低。因此，醫(yī)院的檔案管理工作需要通過信息化技術(shù)提高效率，同時還能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范，達(dá)到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及高效化。

一、在信息化時代下檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的必要性

在信息時代背景下，信息管理技術(shù)不斷更新，傳統(tǒng)檔案管理模式和管理方法得到了很大改善，促使醫(yī)院檔案管理能夠更加規(guī)范化。因此，研究檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展問題是十分必要的。首先，檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新與發(fā)展才能夠適應(yīng)信息時代新時期的社會需求。信息技術(shù)更新升級不斷加快，社會信息化不斷增強(qiáng)，從而醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展十分關(guān)鍵。社會信息化帶來了信息收集處理的需求。人們對于時效性強(qiáng)、具有較高價值的檔案信息的需求更高。面臨這種新的信息化需求，醫(yī)院只有做好檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，才能夠滿足信息化發(fā)展帶來的實際需求。其次，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展能有助于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷發(fā)展。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，需要大量的優(yōu)秀人才引進(jìn)。人事檔案相關(guān)材料管理工作實現(xiàn)規(guī)范管理，能夠更加有利于做好人才資源合理配置，提高人才能力資源的最優(yōu)化分配，實現(xiàn)優(yōu)秀學(xué)科人才能力能夠充分發(fā)揮，促進(jìn)醫(yī)院進(jìn)一步可持續(xù)發(fā)展。通過利用信息化，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，可以引進(jìn)和培養(yǎng)更多的優(yōu)秀學(xué)科人才加入到醫(yī)療隊伍中，還可以實現(xiàn)檔案管理的信息更加充分的開發(fā)，充分發(fā)揮檔案資源的價值。最后，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展能夠進(jìn)一步提高醫(yī)院管理水平。目前來看，多數(shù)的醫(yī)院在檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展方面確實有所關(guān)注，但是實際上效果并不十分理想，醫(yī)院的檔案管理信息化程度并不高，仍需要進(jìn)一步進(jìn)行改善和創(chuàng)新。除了要引進(jìn)更加先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，還要增強(qiáng)檔案管理工作的重視，改善檔案管理方法，利用信息化手段提高管理工作效率。

二、目前醫(yī)院檔案信息化管理的基本情況

(一)缺乏檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較弱

信息化背景下檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理要求有所不同，更多的是對檔案信息的管理。檔案管理工作人員需要具備檔案管理基礎(chǔ)知識以外，還需要熟練掌握和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息處理能力。醫(yī)院大部分檔案管理人員是由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)換而來，對網(wǎng)絡(luò)信息處理缺乏專業(yè)技術(shù)能力，專業(yè)性的檔案管理人才相對缺乏。另外，大多數(shù)醫(yī)院實行企業(yè)化管理事業(yè)單位性質(zhì)。醫(yī)院的檔案管理既有企業(yè)內(nèi)容，也有事業(yè)單位相關(guān)內(nèi)容。這種情況檔案管理往往不會得到重視，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施弱，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展受到一定程度的影響。

(二)缺少規(guī)范的檔案管理體系

檔案管理實現(xiàn)信息化，也就是通過利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將檔案信息材料進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，進(jìn)一步整理分析，實現(xiàn)檔案資源的有效提取和管理。實行檔案信息化管理首先的要求是要建立好規(guī)范的管理體系，其中包括實用的檔案管理軟件和文字上的規(guī)范制度兩方面。實用的檔案信息處理程序能夠滿足檔案管理高效整合信息資源的需求，滿足醫(yī)院檔案管理一體化。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制度有利于檔案管理制度的落實和執(zhí)行。

三、信息時代背景下檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的措施

(一)加大對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)

在信息化檔案管理的過程中，工作人員除了要具備檔案管理的知識，還要具備良好的計算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息處理能力。因此，要加強(qiáng)對檔案管理人才的培養(yǎng)，才能使檔案管理的優(yōu)勢得到有效發(fā)揮，才能夠適應(yīng)信息化社會飛速發(fā)展需求。

(二)完善相關(guān)管理制度、法規(guī)政策

檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展需要有統(tǒng)一的管理制度以及法規(guī)政策作為規(guī)范化發(fā)展依據(jù)。如果出現(xiàn)了問題，就可以以此為依據(jù)進(jìn)行處理。在醫(yī)院檔案管理工作中，統(tǒng)一規(guī)范的制度標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)，為檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展提供了規(guī)范的法律依據(jù)，有助于促進(jìn)信息化檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。因此，在醫(yī)院檔案信息化管理中，需要不斷完善相關(guān)的管理制度和法規(guī)政策。

(三)更新檔案管理觀念

在醫(yī)院主體醫(yī)療管理業(yè)務(wù)中，包含了各個方面的管理工作，檔案管理是輔助部分之一。但是醫(yī)院管理工作在做相關(guān)決策時都需要以檔案資源為重要參考依據(jù)，它是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要組成部分。因此，醫(yī)院管理觀念需要更新，逐步傳統(tǒng)檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理從單純紙質(zhì)資料的收集整理向計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的轉(zhuǎn)變。從而，充分發(fā)揮檔案管理在整體信息化建設(shè)與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只有領(lǐng)導(dǎo)管理觀念不斷更新，才能夠更加重視信息化檔案管理，才能實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

四、小結(jié)

信息時代背景下，面臨互聯(lián)網(wǎng)+與大數(shù)據(jù)發(fā)展，較多傳統(tǒng)的管理模式需要進(jìn)行改善，適應(yīng)新時期信息化需求。醫(yī)院的檔案管理需要更多的應(yīng)用信息技術(shù)，更加有助于醫(yī)院檔案管理更加科學(xué)化，提高醫(yī)院檔案管理水平。從而有效提升醫(yī)院的市場競爭能力，提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳小莉.探析新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(03)：183.

[2]謝少云，李博.信息化時代醫(yī)院檔案工作的管理與創(chuàng)新思路[J].河北企業(yè)，2014(5)：21-22.

單位檔案管理基本情況范文第5篇

1. 社區(qū)計劃生育檔案管理的內(nèi)容

1.1社區(qū)內(nèi)常住人口計劃生育資料的填寫

社區(qū)內(nèi)常住人口的資料包括基本情況、婚姻情況、懷孕信息等，這些信息都要按照要求進(jìn)行填寫，不能夠涂改，也不能缺漏某些信息。在每一年的年初，發(fā)生變動的信息都要重新填寫，每一年的年末都要將變動的信息進(jìn)行采集、核查，保證其準(zhǔn)確性。社區(qū)每一年都要將常住人口計劃生育檔案進(jìn)行上報，包括社區(qū)內(nèi)的總?cè)丝跀?shù)、居民組的名稱等，并上報上年末本社區(qū)的計劃生育基本情況。社區(qū)生育指標(biāo)的審批要具有完備的手續(xù)與資料，夫婦申報的第一個孩子要在街道具備一套完整的資料，社區(qū)內(nèi)有一份申請表以及相關(guān)資料，申報的第二個孩子同樣也要在街道有一套完整的資料，除此之外，還要有能證明生育情況的材料和相關(guān)的特殊情況說明材料，以證明夫婦符合申請二胎指標(biāo)的條件。社區(qū)工作人員要對常住人口進(jìn)行隨訪，并做好資料的記錄和存檔，資料整理之后要按照時間的先后順序做好標(biāo)記。

1.2社區(qū)內(nèi)流動人口的計劃生育檔案填寫

社區(qū)內(nèi)流動人口的計劃生育檔案包括社區(qū)內(nèi)流入人口資料、 流出人口計劃生育檔案資料。社區(qū)內(nèi)的流入人口登記簿有三類，包括流入的已婚育齡婦女、流入的未婚女性、流入的育齡男性，流入的已婚育齡婦女要具有婚姻證明，持有準(zhǔn)生證的已婚育齡婦女，其準(zhǔn)生證每半年要驗證一次并做好記錄。社區(qū)內(nèi)流入人口離開時要在備注欄內(nèi)寫明離開的時間，資料上報時要及時進(jìn)行變更。流入人口的婚育情況發(fā)生變化時，要由本街道進(jìn)行變更，并加蓋街道計生辦的公章。社區(qū)內(nèi)的流出人口登記簿有三類，包括流出的已婚育齡婦女、未婚女性、育齡男性，填寫內(nèi)容包括其基本情況、懷孕、生產(chǎn)等信息。這些內(nèi)容都不能用鉛筆填寫，而且不能存在缺漏與涂改。

2. 做好社區(qū)計劃生育檔案動態(tài)管理的有效措施

2.1增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感和使命感

計劃生育是關(guān)系到我國人口素質(zhì)和經(jīng)濟(jì)社會進(jìn)步的大事，社區(qū)的工作人員必須要深刻認(rèn)識到計劃生育作為我國長期國策的重要性，認(rèn)識到計劃生育工作的緊迫性。作為一名計劃生育工作者，必須要充分認(rèn)識到自己的責(zé)任和使命，努力學(xué)習(xí)國家相關(guān)的法律法規(guī)，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，在基層的社區(qū)工作中總結(jié)經(jīng)驗與教訓(xùn)，認(rèn)真做好計劃生育工作。社區(qū)計劃生育檔案動態(tài)管理水平的提高離不開工作人員的辛勤勞動，只有堅守崗位，才能夠促進(jìn)我國計劃生育工作的順利開展。

2.2 配置先進(jìn)的硬件設(shè)備和軟件管理系統(tǒng)

計劃生育檔案對于計劃生育工作的開展十分重要，因此，檔案必須要實現(xiàn)完整、準(zhǔn)確、完好的保存。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在各個領(lǐng)域中得到了十分廣泛的應(yīng)用，為社區(qū)配置相關(guān)的信息管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的管理系統(tǒng)實現(xiàn)計劃生育檔案的動態(tài)管理，可以保證社區(qū)計劃生育檔案管理工作的順利開展。在配備硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)的同時，社區(qū)還要選拔高素質(zhì)的檔案管理人員工作，以實現(xiàn)計劃生育檔案的及時更新，保證檔案信息的準(zhǔn)確性，并讓檔案信息通過軟件系統(tǒng)實現(xiàn)共享。

2.3 提高對計劃生育檔案動態(tài)管理工作的重視程度

社區(qū)計劃生育檔案動態(tài)管理工作的順利開展離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視，在基層社區(qū)中，領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視計劃生育檔案管理工作，將檔案管理工作與計劃生育工作的重要性等同起來，加大人力、物力以及財力的支持。社區(qū)是我國計劃生育最小的基層單位，只有先搞好社區(qū)計劃生育檔案的動態(tài)管理工作，才能夠不斷積累經(jīng)驗，做好全國的計劃生育檔案管理工作。

2.4 做好資料錄入和檔案建立保存工作

計劃生育的資料記錄以及信息建檔必須要保證真實性和可靠性，必須要有理有據(jù)，并進(jìn)行反復(fù)核對，避免出現(xiàn)缺漏。計劃生育檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，提高自身的責(zé)任感，認(rèn)真做好每一項計劃生育資料記錄和信息建檔工作，使計劃生育檔案真實可靠，準(zhǔn)確詳實。同時，社區(qū)計劃生育檔案管理要加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，實行責(zé)任制，將責(zé)任落實到個人。

2.5 認(rèn)真做好上報工作

在計劃生育檔案建立的同時，還要進(jìn)行檔案資料的上報，上報時要保證資料的準(zhǔn)確與詳盡，上報資料應(yīng)當(dāng)與檔案資料保持一致，動態(tài)數(shù)據(jù)也要準(zhǔn)確無誤。進(jìn)行資料上報時，計劃生育的資料信息要進(jìn)行及時變更，上報材料不能弄虛作假，如果出現(xiàn)漏報的情況，在下次上報時要對資料進(jìn)行說明。