前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇電子檔案管理的優勢范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發現更多的寫作思路和靈感。

電子檔案管理的優勢范文第1篇

關鍵詞：企業檔案管理工作 技術創新企業文化

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

Abstract: enterprise archives management is a part of enterprise management, we must adapt to the needs of the development of modern enterprises and the newperiod, establish new idea, establish the new system, the implementation of the new management system. Archives management system of modern enterprise itself, should make the enterprise archives management work to the needs of enterprises, foreign enterprises meet thedemand of market competition, to meet the enterprisesystem innovation, technological innovation and corporate culture demand.

Keywords: file management of enterprises technology innovation of enterprise culture

在知識經濟時代，檔案信息化技術管理作為一種知識管理先進的模式，在社會發展中具有越來越重要的作用。如今現代的信息化技術為檔案管理的發展提供了強大的技術支持。檔案管理信息化不僅可以改善檔案管理繁雜的工作，也可以沖破以往檔案管理的局限性，實現檔案管理透明化，做到部分檔案資料信息共享，從而提高企業整體的工作效率。企業檔案管理工作作為企業管理的一部分，必須適應現代企業和新時期的發展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度。現代化企業檔案管理制度的本身，應使企業檔案管理工作緊貼企業的需求，對外滿足企業市場競爭的需求，對內滿足企業制度創新、技術創新和企業文化的需求。

檔案管理應用信息化技術的優點：與紙質的檔案載體相比，檔案電子文件載體材料的壽命要長得多。檔案電子文件的形式也更多樣化，除文字、圖片以外還有錄音、影像、三維動畫等多媒體文件。有了這種新形式的電子檔案的加入，會將我們的企業檔案記錄的更加完整。電子載體，例如VCD、DVD光碟、硬盤等。這些電子載體的普遍特點是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，具有很強的穩定性。一般在監理單位的工程檔案都只停留在一張紙上，如果想看查閱其監理單位或某個工程的單位業績、工程獎項，只能靠翻閱這些紙質檔案或一些實物獎狀等資料，可如果我們加入多媒體影像的文件檔案后，檔案管理人員就可在電腦上檢索出想要查閱的資料了。

檔案管理應用信息化技術需要注意的問題：要保證檔案管理系統的網絡安全性。電子化檔案信息通過計算機網絡系統向社會公眾提供高效快捷的檔案信息服務，需要采用一套完整的安全措施，保證網絡系統安全性，防止病毒的入侵。檔案信息在傳輸的過程中，要確保重要信息不漏泄或被篡改。采用嚴格的身份證和權限管理，信息傳輸加密，安裝防病毒系統、備份與恢復系統等安全措施。

提高檔案管理人員的綜合素質：檔案管理人員要通過不斷地培訓學習獲取知識來提高自身素質，多學習和運用現代化的網絡、通訊等高科技技術手段，提高檔案管理人員的業務技能。做為新時代的檔案管理工作人員要創新思路，與時俱進，開拓電子化、數字化檔案管理的各項功能。

電子檔案管理的優勢范文第2篇

1 現代化和電子化檔案管理的特點及優點

檔案記錄了事業單位日常工作的方方面面，在提高事業單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當重要的。因此，如果能夠進一步提高檔案管理水平，推進檔案現代化和電子化進程，意味著檔案管理的水平會有突飛猛進的發展。檔案管理現代化是檔案管理水平提升的基礎。檔案管理不再是以前的單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用。檔案管理的現代化是加強檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應用等檔案功能發揮作用的時候，檔案管理的現代化也就體現出了對比傳統的檔案管理方式的優勢。檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。傳統的紙質檔案肯定不能適應當今社會發展的需要，因為紙質媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數據，而且容易損壞，電子檔案就發揮出了它的重要作用。電子檔案對比傳統檔案的優勢體現在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備就行，不會造成空間的浪費。各種檔案都可以統一進入到電子檔案進行管理，這比傳統的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優勢。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時可以從電子設備上抽調出來供工作使用，而且在選擇信息的時候只需要點擊相應的功能鍵就能處理大批量的數據，而且準確無誤，這是傳統的檔案管理方式無法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數據，隨時隨地都可以進行，而紙質檔案則沒有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統檔案不能滿足迅速發展的社會需要。

2 我國目前檔案管理的現狀及不足

雖然目前我國的現代化和電子化檔案管理方法比傳統的檔案管理方式具有不可比擬的優勢，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問題。首要面臨的問題是規范化問題。我國目前的現代化和電子化檔案管理方式不具有規范性。具體表現在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規范有效地存儲電子檔案，重要數據沒有備份，這就容易造成一旦電子設備出現故障，那么電子檔案就會出現遺失的情況。而且，一旦電子存儲有電子檔案的設備遺失，就會造成檔案泄露，給事業單位和國家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質極其迫切和重要，要加強工作人員的培訓和學習，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進檔案管理的現代化和電子化進程。在這一方面，事業單位需要加強對檔案管理人員的培訓，讓他們學習新的檔案管理方法和思路，讓他們認識到檔案管理不是一項簡單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現代化和電子化檔案管理的發展趨勢，才能提高事業單位工作的效率。

上面的論述已經提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術本身存在的一些問題和漏洞。一些事業單位沒有與時俱進的思想理念，沒有及時更換老舊的電子存儲設備，這就容易導致一旦電子設備出現問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數據管理的處理效率。另外，計算機的軟件沒有更新，導致一些檔案數據出現錯誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關的事業單位能加強檔案管理意識，及時更新電子存儲設備，及時維護檔案數據，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩定進行。

3 提高檔案管理水平的途徑

首先，我們必須明確即便是再現代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數據分析。因此，事業單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應的理念，是不可能適應現代化的檔案管理模式的。因此，事業單位應該加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的檔案管理水平，轉變他們傳統的檔案管理思想和理念，讓他們學會如何應用好電子設備來處理龐大的檔案數據，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力，是事業單位提高工作效率的首要任務。

提高目前檔案管理水平的第二個方面是要確保電子檔案信息和數據的安全性。電子設備比起傳統的紙質檔案雖然方便快捷，但是電子設備一旦出現故障，對檔案信息和數據具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說必須作為基本任務來重視。首先，要想確保檔案信息和數據的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。加強對檔案管理人員的電腦技術培訓，讓他們學會如何綜合分析處理數據，如何維護檔案信息，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，提高電子檔案存儲設備的時效性。要經常及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，及時更換必要的硬件設施，保證電子設備的運營能夠配合日常的工作需要。這就需要事業單位提高工作管理意識，加強對檔案管理工作各個方面的投入，力圖改善現有的檔案存儲環境和處理數據的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數據的應用及時和有效。

電子檔案管理的優勢范文第3篇

關鍵詞：醫療 事業單位 電子檔案

信息技術的發展，使我國檔案管理技術已經進入了信息化的時代。電子檔案以其特有的優勢逐漸取代了傳統紙張檔案，成為了各大單位、企業檔案管理工作的首選。醫療事業單位服務的主要目標是病人，在工作中涉及到大量病患資料、檔案以及相關信息，使用電子檔案可以有效防止這些檔案信息在儲存、使用過程中發生遺失或損壞，是醫療事業單位檔案管理未來發展的主要趨勢。

一、醫療事業單位電子檔案發展現狀

（一）缺乏對醫療事業單位電子檔案管理工作的認識

事業單位的首要任務是為人民服務，而醫療事業單位工作中的重點就是為病人服務。醫生的天職在于治病救人，而電子檔案工作則是一項后續性的完善工作，與治病救人幾乎沒有任何關系。因此，許多醫療單位管理者、工作者以及病人患者、家屬等，對于醫療事業單位的電子檔案工作并不重視。由于對于醫療事業單位電子檔案管理工作的認知程度不足，使從事該項工作的工作人員，在一定程度上并不受單位領導部門的重視，導致工作熱情與積極性不高。

（二）管理制度有待于完善

首先由于電子檔案的管理制度不完善，許多醫療事業單位在管理病人檔案時，都是根據自身的實踐經驗以及自身對檔案管理工作的理解來進行管理的，不僅缺少科學、系統的管理方法；其次，由于單位高層領導對檔案部門不夠重視，在制定檔案管理制度時并沒有考慮事業單位自身情況，而是直接將其他現成的制度條例搬過來，導致部門無法完全按照制度條例來工作。

（三）對電子檔案管理工作的重視程度不足

在我國醫療事業單位中，由于電子檔案管理工作的性質與其他部門存在一定不同。因此，單位的管理者對于電子檔案管理工作的工作人員的要求并沒有其他部門單位那么嚴格，尤其是在工作人員的選拔方面，不僅缺乏有效的選拔機制，也缺乏對在崗人員的考核機制，致使從事電子檔案管理的工作人員的專業素質水平較低。

對電子檔按管理工作重視程度的不足，還表現在設備的更新方面。許多醫療事業單位的電子檔案管理設備，已經使用多年，技術功能方面遠遠落后于高科技設備，在一定程度上影響了電子檔案管理工作效率與質量。

（四）其他不利于醫療事業單位電子檔案發展的因素

電子檔案管理是通過使用計算機技術、信息化技術等高科技手段，代替傳統手工檔案管理的一種科技手段，能夠提高檔案管理工作的質量和效率，確保檔案信息資料的安全。除了上述介紹的幾點問題以外，在醫療事業單位電子檔案管理的發展過程中，還存在一些明顯的誤區：有些人認為，電子檔案管理就是使用一臺電腦設備對電子檔案信息進行全方位的管理；也有的單位為了節省檔案管理工作消耗的資金，減少成本投入，使用拼湊的形式，將許多不同型號的設備進行組合，形成所謂的電子檔案管理系統，不同規格、型號的設備在使用的過程中難免會相互影響，發生故障，使檔案信息的安全難以得到保障，制約了醫療事業單位檔案管理工作的發展。

二、改變醫療事業單位電子檔案管理工作的策略及建議

（一）明確電子檔案管理工作的重要性

在醫療事業單位傳統的理念中，電子檔案管理工作并不是一項重要性的工作。因此，要使用科學合理的方法，對醫療事業單位傳統的管理觀念進行適當的更新，明確電子檔案管理在醫療事業單位工作中的重要地位，樹立現代化、電子化的檔案管理意識，對醫療事業單位實施科學化的管理方式。

（二）完善電子檔案管理制度與選拔制度

醫療事業單位的電子檔案管理工作與其他檔案管理類的工作職責一樣，在一定的意義上來講，醫療事業單位的電子檔案管理工作需要對病人從入院到出院全過程中所有資料進行存儲，為有可能產生的醫療糾紛案件提供依據。因此，加強電子檔案管理工作十分重要。在建立電子檔案管理制度時，其內容應該包括電子檔案的收集與歸檔以及電子檔案的利用與保管，并規定相應檔案的保管期限以及歸檔范圍等。對于從事電子檔案管理工作的工作人員選拔時，要嚴格規定錄用的標準、條件，對于滿足條件的才能給予錄用的機會，以免因為專業水平不足導致檔案管理工作中出現失誤，為單位帶來不必要的麻煩。

（三）提高電子檔案工作人員的專業素質

首先，不僅要建立嚴格的員工錄用選拔制度，還要加強在崗人員的專業素質培訓；其次，從事醫療事業單位檔案管理工作的工作人員，不僅要熟練的掌握計算機的相關知識與檔案管理方面的相關知識，還要熟悉醫院科學研究的相關內容。只有熟練的掌握這些相關知識，才能結合實際情況，充分發揮電子檔案管理的優勢，促進醫療事業單位的快速發展，使其能夠為病人提供更優質的服務。

（四）加大資金投入的力度

技術設備的相對落后，將會導致工作效率不斷下降。因此，醫療事業單位應該加大資金投入的力度，強化自身的基礎設施建設，使用先進的技術設備，提高醫療事業單位電子檔案管理工作的效率及質量。由于技術設備不斷更新，對電子檔案管理工作從業人員的技能水平也提出了新的要求。所以，在更新技術設備的同時也要對工作人員進行及時的培訓，使其可以將新設備的優勢最大程度的發揮出來，促進醫療事業單位電子檔案工作的不斷發展與進步。

三、結語

綜上所述，信息技術水平的不斷提升，使得電子檔案管理工作的作用不斷顯現且發揮出來，而醫療事業單位開始逐漸意識到了電子檔案管理的優勢，加大了對電子檔案管理的重視程度與資金投入力度，使得電子檔案管理工作在技術和設備方面不斷得到重視與提高。在未來的發展過程中，電子檔案管理工作要本著以自身為本，力求突破創新作為發展方向，以更好的為病人服務為核心，不斷促進醫療事業單位向著全面、和諧的方向發展。

參考文獻：

[1]⑾麗.加強事業單位檔案信息電子化的對策[J].黑龍江科技信息，2014，（27）.

電子檔案管理的優勢范文第4篇

在我國目前的事業單位檔案管理中，電子檔案管理已經漸漸取代紙質檔案管理的模式，并占據著越來越重要的地位。它的高效便捷等優越性給檔案管理工作帶來了進步，然而它的優越性背后也必然伴隨了一定的缺陷。本文通過闡述事業單位電子檔案管理的優勢，淺談其背后的不足，提出建議和改進方案，使電子檔案管理在事業單位的應用中更大程度的發揮自身優勢。

一、事業單位使用電子檔案管理的優勢

電子檔案不僅涵蓋了紙質檔案存儲記錄的一切優點，它還開辟了許多其他領域的存儲功能，例如儲存音頻，視頻，圖像等更全面地檔案信息。它省時省力，便于查找，信息的綜合性強，在很大程度上提升了檔案信息的利用率，減輕了管理人員的工作強度。具體說來，事業單位使用電子檔案管理的優勢主要有以下幾點：

（一）方便、高效、快捷

事業單位使用電子檔案管理，電腦工作替代了人力勞動，從而大大減少了從事檔案管理人員的勞動量，降低了檔案管理人員的工作強度，同時又提高了工作效率。利用網絡進行傳輸，又降低了傳遞成本。不僅如此，電子檔案管理也提高了信息的集中性，綜合各類相關信息集一體，避免信息查詢時出現遺漏。大多電子檔案存儲都是依托于表格的形式，這樣繁瑣的資料檢索就變得一目了然，方便快捷。此外，電子檔案信息存入電腦，這樣就不易丟失，也不容易被他人更改，提升了檔案信息的保密性和安全性。

（二）提高了檔案信息的利用率

檔案存儲的目的就在于對其信息的使用。而要提供有充分利用價值的檔案，就必須要有信息量充足完善的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的利用紙張進行立卷，立卷人根據自己對信息的理解來進行操作，這就使得各份文檔卷宗的標準很難達到完全的統一，從而影響了文檔信息的質量和使用價值，給以后的使用工作帶來很大不便。文書檔案管理進行微機管理，使得立卷工作有了統一的標準，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的減少，給立卷人員提供了更多的時間來進行立卷工作的探索和研究。

二、我國事業單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題

過分依賴電腦等電子設備，忽視其不安全因素。事業單位中常見的情況有，電腦等存儲設備陳舊，硬件設施落后，無法適應當前的網絡狀態，不能很好的進行存儲和網絡傳輸。其次是一些配套軟件的質量落后，不及時安裝更新，對于一些新型病毒不能有效抵御。電子檔案管理人員安全意識淡薄，不注重電腦加密，不注重對檔案信息的保密和保護。電子檔案管理工作沒有特殊的工作區域，與其他部門工作人員混雜在一起，不做工作分區。不僅如此，電子檔案管理立卷人員還沒有從紙質立卷的工作模式中解放出來，不適應新的電子檔案管理模式，不能合理立卷。另外，目前還沒有明確健全的管理制度，對電子檔案管理工作人員沒有明確的制度約束，不能確保信息的安全性。

三、電子檔案管理的方法及建議

（一）確保電子檔案管理工作的安全性

電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩定性，電腦自身硬件問題，斷電，網絡病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會對電子檔案的生成、存儲、共享帶來損壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識。及時對辦公軟件修護和升級，對電腦硬件及時檢修，輸入信息之后養成及時保存的習慣，加大對網絡安全建設的投入，引進先進的技術管理，做到網絡安全的建設，做到計算機的定期更新和升級，防止病毒的入侵。另外，還要完善電子檔案管理的相關法律法規，通過確保網絡環境的安全才能確保電子檔案的安全以減少不必要的損失。

（二）注重對檔案管理人員技能的培訓和專業水平的提高

要提升立卷人員計算機技能，進行定期的學習和培訓，提升其專業素質。電腦的良好使用，人依然是決定因素。檔案管理人員專業素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案電子化信息化的關鍵所在，這就要求每位立卷人員要在當前的電子管理形勢下，提升自身的專業素養，加強對計算機的認識及軟件的學習，掌握現代信息管理技術，從而提高電子檔案管理工作的質量和效果。

（三）以完善的管理制度做權限約束和監督

加強對檔案管理人員權限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。不僅如此，還要加強對內部人員的監督，普及《檔案法》等法規制度，強化管理意識和安全保密意識，使一切電子檔案管理工作有法可依，井井有條。

電子檔案管理的優勢范文第5篇

關鍵詞：科技檔案；管理規范化；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-01-00-01

一、探究檔案管理的現狀

（一）方式較為傳統，無法實現信息資源的共享：目前，眾多企業在管理檔案方面仍采之前的管理方式，忽視了現階段電子檔案管理的環境與發展趨勢，其不注重信息之間的交流與共享，各個部門之間對于檔案管理方式以及經驗較為保留，這在一定程度上影響了檔案管理特有建設屬性的充分發揮，導致高校電子檔案管理仍處在不受重視的地位以及尋求合理方式的階段，使對信息資源的利用不合理，容易發生二次存檔現象。

（二）技術落后，各個部門之間的檔案管理方式差異巨大：由于不同企業的領導對檔案管理的重視程度存在一定差異，某些企業由于資金充足，技術先進，可憑借此優勢直接與社會企業、單位等建立良好的檔案管理交流機制，及時完善自身的管理方式管理效果，而缺乏資金與技術支持的少數企業卻無法實現此種局面，由此可見，要想提升高校檔案管理的水平必須輔以先進的技術支持與資金投入，加強企業之間的信息交流，分享電子檔案管理方式以及管理經驗等，逐步縮小企業之間的管理差距，提升整個企業的電子檔案管理水平。

（三）分離管理，違背社會需求目標：據相關資料顯示，目前，企業的領導及員工出國進行深造、評職稱、被舉薦等，各個方面，都需要其所在企業出具相應的檔案資料進證明，保證其所說完全屬實。但企業在檔案管理過程中，信息資源的浪費，管理較為分散，各個部門之間信息交流緩慢等直接影響檔案的及時填充，盡管現階段企業檔案管理已逐步實現電子信息化，但依然不能完全滿足其客戶的社會需求。比如，企業每位員工的檔案資料，是否屬實以及對其價值進行合理估量，這種方式已經得到普遍應用。

二、利用信息技術，優化企業檔案管理水平

（一）建立并逐步完善檔案調控管理機構，推動電子檔案管理的迅速發展：如何實現電子檔案的整合管理，最重要的便是建立各個企業之間的檔案調控機構，逐步達到檔案管理的社會化，為眾多員工以及領導今后的發展提供及時、有效的檔案支持。對此，需要相關部門的大力支持，憑借其權力親自指定某一機構為檔案調控管理機構，負責制定相應的檔案管理政策、及時調配信息資源、調控各個企業之間的關系等，當然，這需要各個企業的主動參與，由其組建檔案調控管理機構，實現企業之間的電子檔案一體化以及優質的網絡服務水平。企業中有檔案管理專業的可以實時進行檔案管理培訓工作，條件允許的話，可承接檔案調控機構會議的召開工作，從而逐步調動其他企業對此的重視，主動參與檔案調控機構的組建活動，為實現電子檔案的整合管理做好準備工作。