明確檔案管理基礎工作重要性，提高檔案管理基礎工作水平在現代檔案管理中，提高檔案管理基礎工作水平非常重要，檔案管理基礎工作直接影響著檔案管理的標準化和規范化，因此，我們要明確檔案管理基礎工作的重要性，利用現代化管理手段進行有效管理，不斷規范檔案管理基礎工作標準，提高檔案管理基礎工作水平。

檔案管理要實現標準化、規范化管理檔案管理要實現標準化、規范化管理，首先要全面普查案卷，去糟取精，將案卷進行重新組合，實現檔案管理規范化。由于一些綜合性檔案管理部門多年來未做全面的清查，不可避免地存在一些無查考價值以及保管期限不準的文件，因此，我們要剔除這些無用的文件，以提高檔案管理的工作效率。另外，還要將案卷進行重新組合，實現檔案管理規范化。對于那些內容混雜組卷過厚案卷，要按照類別重新進行組合，在重組案卷的時候，要重新加工填寫對無卷內目錄、無頁碼、無案卷標題以及標題不夠明確的案卷，確保案卷的規范化管理。對于案卷進行重組，不僅能夠方便查找。規范化管理，而且能夠提高檔案的利用效率。

做好檔案管理基礎工作，可以保證檢索的查全率和查準率做好檔案管理基礎工作，可以保證檢索的查全率和查準率。計算機檢索的優勢就是能夠快速滿足使用者的檢索需求。我們在檔案分類過程中，為了保證檢索的完整性，應加強校審力度，避免在文件分類過程中產生錯誤。同時，按照《中國檔案分類法》進行分類，具體細則可以根據具體情況制定，根據文件具體特征，我們可以對文件輔以關鍵詞標識加以區分。這樣有利于通過關鍵詞查找到全部的檔案。在明確清晰的分類號下，我們可以查找到全部的檔案，但是，查找的準確率卻很難保證，因此，我們還必須規范案卷的標題名稱，以便于又快又準的查找文件。規范案卷的標題名稱，盡量采用簡潔明了的關鍵詞，這樣有利于提高查找的準確率。

加快數據準備，促進檔案管理的現代化進程做好檔案管理基礎工作，就是為了提高檔案的利用率。因此，我們在整理檔案的時候，要分清輕重緩急，循序漸進，優先加工整理那些利用率較高、價值較大的檔案，這樣可以提高檔案的利用率。我們在整理檔案的時候，還應該充分利用檔案原基礎。對那些具備全引目錄并且案卷基礎較好的案卷，在全引目錄上面可以直接分類標引，對那些“房檔”、“案件”等特殊形式的檔案，可用計算機統一給出分類號，利用人名、地址、時間通過計算機程序編制成案卷目錄直接錄入。另外，在檔案的錄入中，采用宗卷的關鍵詞替代“主題詞”可以有效地提高查找效率，簡化查找時間。

隨著社會的不斷發展，人們越來越重視檔案管理對于社會的積極作用。在現代科技的推動下，計算機技術已經廣泛應用于檔案管理工作。因此，檔案管理工作要想提高工作效率，必須不斷改革工作方式，認清檔案管理基礎工作的重要性，不斷規范檔案管理基礎工作標準，提高檔案管理基礎工作水平。

作者：周宇飛單位：河北省兒童醫院

一、目前醫院文書檔案管理的特點

（一）文書檔案主要是以紙質或其他載體

記錄發生的事件、過程記載、物品存檔、關鍵文件為管理對象文書檔案的管理重點主要在于收集和保存資料。分門別類的存放，此階段的工作重心應放在收集、管理、編目編冊、保存等方面。

（二）文書檔案載體的多樣性

文書檔案涉及方面眾多，是單位發展進程中的真實反映和記錄，行政管理、科技檔案、新設備檔案、會計檔案等都是文書檔案所涉及的內容。由于文檔內容豐富多樣。所以文書檔案的保存載體也具有多樣性。例如：照片、錄音、錄像、協議、合同、責任書各類文件以及各種電子檔案等等。

（三）文書工作與文書檔案之間的聯系

一、醫院干部人事檔案的問題

（一）干部人事檔案的保管方法不完備

目前醫院人事檔案的管理方法陳舊、滯后。因受客觀條件的限制，醫院對人事檔案管理工作經費投入不足，檔案用房狹小，管理設備陳舊、現代化管理手段還沒有引進人事檔案管理系統，人事檔案的信息利用停留在最直接、最簡單的程度，缺乏深度開發和利用。管理人員一直采用手工編輯、檢索，方法繁瑣，不易操作，反應較慢，現代化管理水平不高，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。

（二）干部人事檔案的管理觀念落后

由于人們對人事檔案的開發利用認識不明確或對其重要性認識不足，甚至存在重醫療檔案輕人事檔案的觀念，使得人事檔案工作得不到應有的重視。目前醫院人事檔案的管理理念還相當保守，局限于對檔案實體的管理，“看堆式”的管理，重管理，輕服務，沒有了解檔案管理更重要的是通過管理反映出檔案當事人的自然情況，從而為挖掘人才、利用人才，發揮其所長服務。人事檔案服務開發意識差，造成合理利用上的諸多障礙。

二、完善醫院干部人事檔案收集整理保管和利用的措施

摘要：良好的德育品質是大學生的立身之本，也是大學生走向社會、造福社會的基礎。從2013年6月號召全國各族少年兒童愛學習、愛勞動、愛祖國，到2013年11月，“三愛”教育被寫進十八屆三中全會，充分說明黨和國家對“三愛”教育的高度重視。如何培養大學生愛學習、愛勞動、愛祖國的德育品質，有效地進行德育檔案的建設管理，成為高校德育工作中的重要內容，同時對高校學生管理工作也具有積極的促進意義。

關鍵詞：三愛教育；大學生；德育檔案；管理德育

教育是我國大學教育中的重要內容，但與專業教育相比，仍然沒有得到足夠的重視，造成了我國大學生德育教育水平不夠高的現狀。在2013年6月，就曾發出號召：“少年兒童從小就要立志向、有夢想，愛學習、愛勞動、愛祖國，德智體美全面發展，長大后做對祖國建設有用的人才。”2013年9月，教育部又了《關于在全國各級各類學校深入開展“愛學習、愛勞動、愛祖國”教育的意見》。2013年11月，“三愛”教育被寫進十八屆三中全會《關于全面深化改革若干重大問題的決定》。由此可見黨和國家對我國廣大青少年德育教育工作的高度重視，同時也為加強德育教育管理工作提出了新的視角和要求。如何培養大學生愛學習、愛勞動、愛祖國的德育品質，有效地進行德育檔案的建設管理，成為高校德育工作中的重要內容，同時對高校學生管理工作也具有積極的促進意義。

一、“三愛”教育視角下大學生德育檔案建設及管理的現狀

社會的進步對國民的道德水平提出了新的標準。在提高我國全民道德水平的過程中，有針對性地對處于學生期間的公民，尤其是作為即將進入到社會的大學生進行德育教育和管理，是促進我國德育建設長足發展的有力措施。現階段我國大部分高校已經逐漸將德育教育作為大學生教育管理中的重要內容，學生德育測評是各校對學生德育檔案建設和管理的主要形式，也是綜合評價學生表現的重要內容。以德育測評為基礎形式的學生德育檔案管理多運用記錄的形式激勵、約束以及培養大學生的德育行為以及德育觀念，雖然有所成效，但因更多偏重學生對各項校園活動參與的積極性，缺少對學生品德素質的具體評價指標，并且在學生就業時也沒有體現出學生德育檔案對用人單位選拔人才的作用，這都使學生德育檔案的建設和管理顯得不夠完善。“三愛”教育是指對大學生開展“愛學習、愛勞動、愛祖國”的教育，是對學生開展全方位德育教育的具體體現。雖然已有一些研究成果對大學生德育檔案的建設和管理進行了理論研究，同時也對現階段進行“三愛”教育的價值進行了探討，但以“三愛”教育為視角加強大學生德育檔案管理的研究還是一個新的內容。

二、“三愛”教育視角下加強大學生德育檔案管理的意義

一、電子檔案的特點

（1）電子檔案的內容、結構和儲存系統有著明顯的可分離性特點，電子檔案的內容一般都是以數碼列的加以儲存管理的，需要還原顯示時，必須借助電子計算機軟件及硬件平臺。

（2）軟件和硬件設備之間有著一定程度的依賴性，這種依賴性主要表現在電子文檔內容的形成以及處理都需要在計算機設備的支持下完成，如果沒有計算機等設備，電子檔案就無從形成和保存，更難以達到資源共享。

（3）不穩定性，電子文件都是以計算數字設備進行生成的。因此，工作人員制作、處理和傳輸過程中，每一個操作環節出現失誤或者是軟硬件出現問題，都會使電子文件受到損壞和丟失的現象發生。電子文檔修改過的電子檔案很難識別被更改的痕跡。

二、提高電子檔案管理水平的有效措施

1、加強對電子文件的收集電子文檔的收集工作是諸多環節中的第一項，也是做好電子檔案管理的的基礎環節。電子檔案的收集、積累以及各種要求與紙張檔案的管理有著明顯的差異，比如：草稿文件因其不具備正式文檔的資格，通常情況下是不做保留的。然而正是的電子文檔擁有全文信息內容自動檢索功能，有時需要保留修改過程中的信息，這也是一種收集過程。我們不僅要收集正式文件，還應該及時的和搜集整理具有輔助作用的文件，并標明文檔之間相應的關系，對此類電子文件應該加強管理。在收集和積累文件的過程中應該拷貝，以此來防止和避免當計算機系統發生意外情況時造成電子文檔的丟失。