高校檔案信息化管理模式問題

傳統的高校檔案管理，主要是將計算機運用于手工操作，它是以檔案信息載體為核心，以紙張、塑膠和線等為材料，以計算機為輔助工具，服務于檔案部門，適用于檔案編目，幫助檔案人員實現內部管理檔案的實體，應用于檢索的地方不多，更不是針對具體的檔案信息，計算機所具備的資源共享與信息交流作用得不到開發，高校內部與高校之間的檔案資源共享網絡不暢通，更難以實現檔案信息資源的交流與共享。更為突出的是，由于各級各類高校的主管部門不同、隸屬關系各異，其檔案建設及其管理也就自行其是、各搞一套，帶有很大的隨意性和盲目性。各高校多根據自身條件與喜好選購設備，所購置的機型各不相同。其數據庫管理系統也多用Dbase、Fox-BASE、FoxPro等編寫，難以建立覆蓋全校各類信息集成的MIS系統。目前，各高校普遍缺少全文數據庫和多媒體數據庫，而條目數據庫已無法滿足用戶日益增長的各類需求，所研制的應用軟件功能單一、數據不完整、大多無主題標引、共享性差，與國際通用的統一規范與標準相距太遠。同時，高校檔案工作標準中采用國際標準的還不多，仍以傳統檔案管理為主要內容。而且目前高校檔案整理中相近文件的重復與立卷組合的情況很多。高校應該注重校園網的建設，使高校檔案館信息數據庫與各學院及各系、部、處、中心數據庫實現資源共享，使計算機從輔助性的工具很快發展成為信息傳播的主體。檔案部門可以及時地對檔案的數量需求做出統計、分析，便于準確掌握檔案信息的利用規律，及時了解用戶對檔案信息的需求，滿足用戶需要。各系、部、處也可以在網上查詢自己所需要的材料，同時可以打印，以方便廣大師生。校園網絡能夠使位于不同地點的師生自由地交流、傳遞有關檔案的信息并協同工作，從而實現資源共享，為學校檔案工作再上臺階創造良好的環境。在建設好校園網的基礎上，可以考慮建立與其他高校和政府部門的檔案信息資源共享平臺，立足于檔案局域網建設，以館內、館際之間互聯互通的檔案網絡為基礎，滿足檔案信息化管理需要和服務需求，更廣泛地發揮信息技術在高校檔案管理中的作用，提升高校檔案的地位。軟件的質量和數據庫的建設也是影響高校檔案信息化的重要因素。各高校購置軟件時，應按照國家檔案局編制的《計算機檔案管理軟件測評標準》，著重測查和檢核其功能度、兼容性、速度、易用性、容錯性等8個方面的質量。應選擇適用于多種操作系統、多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網絡環境下運行，具有客戶機、服務器結構的數據庫管理系統。比如，選擇ORA-CLE新版本數據庫，不僅可以降低應用成本，提供實時應用集群(RAC)技術，還能實現數據的完全備份、增量備份、數據恢復和容災等功能，從而有效地保障檔案信息的安全、數據的高可用性及系統的穩定性。各高校檔案部門應結合自身實際，加強相關規范、制度和標準的研制。首先，應參照國際標準;其次，應考慮采用國家、行業及地方標準;再次，應結合高校檔案信息化過程中積累的寶貴經驗，制定切合實際的規范標準。標準一經制定，檔案部門和各學院、部門都應遵照執行。只有以檔案標準化建設為依托，檔案信息化建設才有保障。應按照“整體規劃、統一管理”的要求，建立高校范圍內統一的檔案管理體系(包括管理架構、管理流程和標準規范)和統一的檔案管理平臺，實現各學院、部門的統一檔案管理，構建起二級和三級單位的檔案信息化管理網絡，達到館、學院、部門之間的無縫連接。

高校檔案信息化服務水平問題

高校檔案信息化的建設不是一項局域性的技術工程，而是涉及所有環節的系統工程。檔案工作人員既要敬業愛崗，更要精通業務，掌握充分足夠的檔案信息化管理相關知識，這樣才能做好檔案的服務工作，發揮檔案信息化功能。然而，目前很多高校人事部門為了引進人才，把一些根本不具備檔案管理素質的家屬分配到檔案部門工作，把一些無法安排的快要退休的非檔案專業的干部分配到檔案部門工作，作為其退休前的中轉站。而高校各學院和部門安排的絕大多數是兼職檔案員，這些檔案工作人員身兼數職，難以全身心投入到檔案管理工作中。在這種缺乏有效建設機制的情況下，高校檔案工作隊伍的整體素質薄弱。信息化進程之所以緩慢，在很大程度上歸結于目前高校檔案人員的整體素質不高，人才因素已嚴重影響了高校檔案信息化工作的發展。因此，高校人事部門要重視檔案工作隊伍的專業建設，可以采用檔案工作人員職業準入考試制度，對想進入檔案部門工作的人員進行崗前培訓和上崗資格考試。特別應參照律師、教師、醫生等行業、專業所采取的資格準入辦法，由國家制定統一考試標準，各省市自治區統一組織本省各高校檔案人員的專業考試，既作為從事檔案工作的入門條件，又作為職稱、職務晉升的必要條件和資格。一考多用，促進檔案人員的專業發展，加速高校檔案工作隊伍的專業化建設。對既精通計算機，同時又非常了解檔案專業的人才要加大引進力度，實施優惠政策，加強對其的吸引力。高校應加強檔案工作人員的培訓交流，將培訓情況列入考績、評審的范圍，積極探索推行并不斷完善檔案信息化知識的考核制度。同時，部門應該為檔案工作人員積極搭建各種工作交流平臺，特別要與檔案信息化建設較好的高校多聯系。開展形式多樣、生動活潑、效果顯著的交流、合作與研討，資源共享、信息共享，共同進步、共同提高。高校檔案工作人員也應自我加壓、努力進取，提升自身高校檔案工作的信息化素質，提高信息化背景下的檔案服務工作質量，從而為高校的教育教學、科學研究、人才培養、社會服務等工作提供良好的安全信息系統保障。上述四個方面是當前我國信息技術應用于高校檔案管理過程中亟需解決的問題。信息技術為高校的檔案管理帶來了生機和活力，也帶來了一系列的困惑和問題。讓信息技術在高校檔案管理中發揮更大的作用，提高高校檔案的管理效率，這是我們每一位檔案管理工作人員應有的責任和義務。

本文作者：黃寶春作者單位：浙江師范大學

1信息技術對于高校檔案管理的意義

高校檔案管理類目繁多、復雜，檔案容量較大，傳統的檔案管理方式在當前的檔案管理工作中顯得很混亂，信息技術的引進，使得各項檔案管理工作都變得更加輕松，人們只需要借助于檔案管理的計算機平臺，就可實現的檔案的檢索和提取，并快速、準確的找到對應的紙質檔案。從管理手段上來講，現在的計算機錄入和手工抄錄相比，有著絕對優勢，且保密度和安全度更高。從人事管理上來講，信息技術的使用，克服了人工管理的缺陷，革新了檔案管理人員的工作方式，極大減輕了大檔案館的工作強度。工作強度的降低和工作方式的革新，提升了人員的工作積極性。

2高校檔案管理中存在的問題

2.1檔案信息化管理改革不徹底

很多高校在實現信息化檔案管理的道路上，始終無法實現全面的信息化管理，由于資金和人事方面的原因，高校信息化檔案管理改革始終是進程緩慢。比如，很多高校在進行信息化檔案管理改革時，隨著信息化管理程度的加深，由于人工依賴程度的降低，必定會涉及人事調動或裁員問題，但很多從事檔案管理的人員或高校退休教師，對學校有過貢獻，或有過勞動合同的人員，他們既自己不愿意調動離開，學校對此事也難以出面處理，給高校的信息化檔案管理改革造成了較大的阻礙。

2.2信息化檔案管理改革還未開始

【摘要】隨著現代社會節奏的加快，原先紙質的檔案管理方式已經無法與現代化需求相容。就醫療保險而言，由于其工作內容本身具有一定的繁雜性，并且其價值較高，因此在進行醫療保險的檔案管理時，可以通過應用計算機技術以簡化原先繁瑣的檔案管理流程，降低工作量，從而實現醫保檔案的管理信息化與現代化。本文通過對計算機信息技術在醫療保險檔案管理中的應用進行調查分析，以促進我國醫保管理體系的完善。

【關鍵詞】醫保檔案管理計算機信息技術應用分析

前言：

自計算機問世以來，其信息技術的發展對各個行業都起著良好的催化和助推作用，使整個社會在生產與生活上迎來了新一輪的變革和發展。因此將計算機信息技術應用于醫保檔案的管理中也是符合時展要求的必然結果，通過應用計算機信息技術以提升檔案管理的效率，有助于檔案管理工作向科學化與信息化轉變。

一、醫保檔案借助計算機信息技術進行管理的必然性

近幾年以來，隨著計算機信息技術在各行業各領域中的應用和普及，社會節奏逐漸加快，使得醫保檔案在進行管理時難以適應現代化發展的要求，并且隨著國家醫保事業不斷地發展，醫保服務對象與內容也在日趨增多，資料和信息的查閱儲存工作也更加繁瑣。為了能夠有效提高我國醫保方面檔案管理的工作效率，必須要將計算機信息技術應用于日常的檔案管理中。

自改革開放以來，我國人事檔案管理發生了許多變遷，人們對檔案管理的認識也產生了一些根本變化。《檔案法》的頒布實施，既為檔案管理工作提供了法律保證，又為檔案管理工作提出了新的要求。

一、人事檔案管理理念的不適應

1、缺乏人事檔案的知情權。近年來，由于人事檔案的不透明、知情權不落實而造成的問題越來越多。有的因原單位在當事人的人事檔案中記錄了不實之詞，甚至塞進了缺乏事實根據的材料，造成了對當事人的傷害；有的因長期無法了解個人檔案致使檔案丟失而無從知曉。因此，由人事檔案丟失而引發的糾紛、訴訟頻頻出現。

2.人事檔案保管權的局限。按國家規定，目前我國只有機關、事業單位和國有企業才有人事檔案保管權，而隨著我國經濟建設的發展，外資企業、民營企業等經濟成分在經濟發展中占有越來越大的比例，這些單位按國家規定沒有人事檔案保管權，只能把檔案寄放在人才交流中心并向它們交納一定的管理費用。這種做法，由于用人單位與人才交流中心不存在行政權約束，因此，不能有效地對人事檔案進行管理。

二、人事檔案管理方法的不適應

1、“檔隨人走”的傳統管理方法受到挑戰。改革開放以來，特別是隨著市場經濟體制逐步推進，人員流動現象日益增加，人檔分離現象越來越普遍，盡管《干部檔案工作條例》、《企業職工檔案工作規定》對流動人員的人事檔案作了規定，但實際操作中管理部門與流動人員之間的權益和管理矛盾日益顯露。有的單位為了防止人才流失，以檔案為關卡，造成了“棄檔”現象日益嚴重，淡化人事檔案的呼聲越來越高。

摘要:城建檔案是城市建設過程的完整記錄,對于指導城市未來發展具有重要意義。本文在分析各地城建檔案管理系統建設現狀的基礎上,提出了基于GIS的城建檔案信息化管理體系建設的總體思路,通過建設標準規范、數據庫及管理系統和三維展示系統實現城建檔案的一體化管理與應用,為城建檔案信息化建設實踐提供前期技術支撐。

關鍵詞:城建檔案;GIS;信息化管理

0引言

城建檔案中包含了豐富的信息資源,涉及城市規劃、城市勘測、建筑工程等城市建設相關基礎資料,不僅是城市發展建設過程的完整記錄,還是指導城市規劃與未來發展的參考依據[1]。在城市信息模型(CIM)平臺建設過程中,空間化的城建檔案可以實現城市發展過程的動態模擬,為城市動態發展推演提供基礎支撐。加強城建檔案信息化體系建設,提升城建檔案智慧化管理水平,對城市建設和發展有著極其重要的作用。考慮到城建檔案資料大都與地理位置相關,需要與空間信息關聯。本文研究的重點就是探索依靠時空大數據技術與GIS技術,實現規劃建設等城建檔案中地理空間信息及屬性信息采集、入庫、分析、檢索、可視化及有效管理,逐步形成城建檔案信息化管理體系。

1研究現狀

城建檔案信息化管理與GIS技術相結合,為解決檔案中空間信息的管理提供了可能性。自2004年《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》中提出城建檔案信息化建設目標以來,各地紛紛開展基于GIS技術的城建檔案信息化建設實踐工作[2-8]。佳木斯市基于天地圖構建城建檔案管理信息系統,實現了城建檔案數據以專題圖的形式在天地圖平臺上的展示和查詢[9]。煙臺市基于Web-GIS技術、工作流技術和FTP技術構建了數字城建檔案管理平臺,實現了城建檔案的存儲、使用、管理與共享[10]。基于GIS的城建檔案管理系統,發揮了GIS技術特點,利用GIS圖形數據之間的空間關系,使原本毫無聯系的城建檔案數據建立聯系,但同時基于GIS建設的城建檔案管理系統往往存在以下缺陷:1)實現海量城建檔案空間信息的提取,任務量大,耗費大,缺乏經濟性;2)缺乏動態更新機制,難以保證數據的時效性;3)部分系統為節約成本,只提取城建項目的點位信息,或僅僅是將部分檔案空間化,導致空間化效果不佳,難以挖掘空間數據的真正價值;4)仍以檔案存儲展示為主,缺乏空間統計分析功能,難以實現城建檔案的深層次服務與利用;5)檔案數據利用程度低,空間可視化以二維展示為主,空間可視化效果一般,未充分利用檔案中數據的空間屬性信息。