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各鎮政府(街道辦事處)、逕口華僑經濟區管委會、區直局以上單位：

為認真貫徹實施《中華人民共和國檔案法》和《廣東省檔案管理規定》，進一步規范我區檔案工作，提高全區檔案工作的整體水平，我局今年繼續推行區直單位檔案年檢制度，并于9月6日至9日對區直有關單位*年度文件材料歸檔工作進行檢查。現將年檢情況通報如下：

一、基本情況

這次年檢由我局監督指導股、檔案管理股以及從外單位市級檔案評審員中抽調人員組成2個檢查組，先后對區直35個單位進行了檢查。年檢內容包括*年度文件材料收集、整理情況，檔案的保護和開發利用情況等10項內容。為強化檔案工作管理，在檢查過程中，我們把年檢與指導有機地結合起來。檢查小組嚴格按照《*年度文件材料歸檔年檢標準》，對被檢單位檔案的收集、整理、保管和開發利用等環節進行檢查及評定打分，發現問題及時指出，并進行現場指導。通過年檢，有效地提高了相關單位檔案人員的業務素質和檔案管理水平。經考核評定，檢查結果為：年檢合格單位34個，占總數的97％，其中優秀單位8個，良好單位8個；不合格單位1個，占總數3％。對不合格單位已發出限期整改通知書，并實行跟蹤落實，定期復查。

二、主要成績

從檢查情況來看，我區區直單位年度文件歸檔工作得到較好落實，檔案管理工作的整體水平與往年相比，無論是文件的規范整理、軟硬件的投入以及信息化建設等方面均有了明顯的提高，主要體現在：

(一)領導重視，制度健全。多數單位的領導檔案意識較強，有分管領導，切實把檔案工作擺上了議事日程，對檔案管理工作有明確要求，配備了兼職檔案員，健全了檔案管理各項制度，落實了崗位責任制。在檢查過程中，許多單位的分管領導十分重視和支持檔案工作，能親自匯報本單位檔案工作情況并與檢查組人員交流開展檔案工作的做法和經驗。同時，大部分單位的檔案人員責任心較強，如區紀委、區審計局、區水利局、區農業局、區交通局、區氣象局、區電信局等單位的檔案員，在工作任務較重的情況下，仍堅持自己獨立按質完成年度文件材料歸檔工作。

(二)基礎業務工作水平有較大提高。一是黨政工團類文件材料收集較齊全。各被檢單位對本單位的黨委會議記錄、年度工作總結、干部黨員名冊、本單位制發的職能文件材料基本上收集齊全、完整。二是歸檔文件整理質量較好。各單位能做到歸檔文件分類科學，整理有序；檔案編號、裝盒均合理、規范；卷內目錄填寫字跡清晰、美觀，整理質量符合規范要求。三是全面完成文件歸檔改革工作。*年初，我局根據國家檔案局制定的《歸檔文件整理規則》和省、市檔案局關于文件材料歸檔方法改革的文件精神，在全區開展文件材料歸檔方法改革。區直單位經過兩年的實踐，各單位已基本掌握了新的歸檔方法。這次檢查，各被檢單位均全部按新的組卷方法進行歸檔(文書部分)。四是檢索工具完備。各單位從檔案的立卷說明到檢索工具都能按標準、按要求完成，做到內容豐富，可查性強，使檔案更好地為本單位的各項工作服務。

(三)檔案保管條件明顯改善。從檢查情況看，除小部分單位受辦公場所限制，確實無法配備獨立的檔案室外，大部分單位都想辦法根據本單位實際，設立適用、獨立的檔案室，配置標準的檔案柜，落實檔案室的“八防”措施，使檔案有了較好的保管環境，尤其是一些辦公樓新建的單位，如區氣象局等，對檔案庫房、保管設施配備力求與檔案工作發展同步，確保檔案安全保管。目前，35個被檢單位中有28個單位設立了檔案室，其中室庫設施較好的有：區氣象局、區審計局、區檢察院、區法院、區地稅局、區國稅局、區交通局、區發展和改革局、區電信局等。

(四)檔案信息化水平不斷提高。多數單位領導都十分重視檔案信息化建設，檔案室配備計算機，使用檔案管理軟件輔助檔案管理，進行電子文件歸檔等，檔案管理逐步向現代化軌道邁進。35個被檢單位中已有32個單位使用我區推廣的“DARMS”檔案管理軟件進行檔案管理。其中，區國稅局、區地稅局等單位對檔案資料進行全文數字化管理，大大地提高了檢索效率。檔案管理軟件的使用，為我區建立電子目錄數據中心打下了堅實的基礎。另外，隨著辦公自動化的推廣，電子公文的不斷增加，大部分單位已注意收集本單位工作中形成的各類電子文檔，并采取措施做好備份工作，其中做得較好的單位有區地稅局、區交通局、區氣象局、區電信局、區經貿局、區水利局等。

三、存在問題

在取得成績的同時，我們也發現了在檔案管理上仍存在著一些問題，主要表現在：

(一)檔案工作發展不平衡。在檢查中，我們發現區直單位檔案工作發展很不平衡。檔案工作好的單位，檔案室建設比較標準規范，檔案目標管理己實現省級以上標準。35個被檢單位中已有10個單位實現檔案目標管理。檔案工作較薄弱的單位，還沒有設置專門檔案室庫；*年文件材料未能及時整理歸檔，或還有積存文件現象；檔案整理不規范，各種門類的檔案沒有集中統一管理等等，總的來說檔案工作比較被動。

(二)對聲像資料收集未到位。在檢查中，除部分已實現檔案目標管理的單位外，多數單位只注重對文書檔案和部門專業檔案的收集，對聲像檔案的重視程度不夠，意識不強，大多數聲像材料保存在形成部門或個人手中，誰拍攝誰保管，或只管拍攝而事后不按檔案的規范標準進行整理，更不向檔案部門移交，致使大多數反映本單位重要活動的聲像資料未能完整地保留下來，造成不該有的遺憾和損失。

(三)檔案資源開發利用工作比較薄弱。檔案是一種信息載體，包含著豐富的信息資源，如何有效地提供利用，為領導決策、工作研究提供依據是當前做好檔案工作的重點之一。這次被檢單位中，僅有部分單位，如區檢察院、區發改局、區地稅局、區國稅局、區經貿局等編寫了檔案編研資料，如文件匯編、大事記等。而大部分單位只注重檔案的收集、整理、立卷、保管等環節，而忽視了對檔案資源的開發利用。一些單位雖然編寫了編研材料，但只重在匯編材料，而深層次的加工材料偏少，未能更有效地充分發揮檔案資源的作用。

(四)檔案人員業務素質有待提高。區直單位檔案人員普遍存在兼職過多，任務繁重，從事檔案工作時間有限的現象。如：部分單位年度歸檔工作是請有關人員協助進行整理的。雖然，多數單位的檔案人員都接受過一定的檔案業務知識培訓，但對一些業務知識認識仍較模糊。具體表現在對文件保管期限劃分時存在“一刀切”的現象，沒有真正按照文件的價值去確定保管期限。還有，在檔案管理中有些地方未注意做好，或有所忽略，如檔案箱柜無標簽，檔案備考表的填寫、文件原稿使用了紅墨水筆等等。

四、幾點意見

根據我區區直單位檔案工作存在的問題，為進一步搞好區直機關檔案工作，提高檔案管理水平，更好地為社會發展提供有效服務，特提出如下幾點意見。

(一)提高認識，加強領導，把檔案工作納入目標管理。開展機關檔案目標管理是提高機關檔案工作整體水平的行之有效的方法。未開展這一活動的區直單位必須提高認識，根據本單位的實際，積極開展目標管理工作，并把它作為提高本單位檔案工作水平的重要手段來抓，制定目標，有計劃、有步驟地組織實施，實現檔案工作新的飛躍。

(二)抓好聲像檔案的收集與規范整理。聲像檔案能將鮮活的現實原貌保存下來，它較之其他載體材料的檔案更顯現出自己的優勢。各單位應結合工作實際，制定出聲像檔案的收集制度、歸檔制度，以及聲像檔案管理標準和有關人員崗位職責。檔案人員要直接參與聲像檔案內容的拍攝和制作，使聲像檔案工作更加制度化、標準化。同時，要注意照片檔案的保存，包括紙質和光盤等多種方式保存。

(三)加強檔案開發利用，建立檔案服務機制。開發利用是檔案工作的立足點和出發點。檔案工作人員必須把深化開發利用檔案信息資源作為一項重要工作來抓，并主動、及時地為利用者提供準確、有效的檔案信息服務。各單位檔案人員要切實轉變工作作風，增強服務意識，變被動服務為主動服務，建立檔案信息開發制度。要根據工作實際，主動將檔案利用事例、資料匯編、大事記、基礎數字匯編以及各類專題性資料等發送給有關領導以及各職能股室提供參考利用。

(四)加強檔案人員隊伍建設。加強檔案人員隊伍建設是做好檔案工作的基礎。各單位要選配好檔案人員，并積極創造條件提高他們的業務知識水平和實際操作技能，特別是要讓他們具備一定的計算機應用能力和信息處理能力。檔案人員要相對穩定，并要保證必要的檔案工作時間。對檔案數量較多的大單位，建議應配備專職檔案員；兼職檔案員不宜兼職太多，以確保檔案工作質量。

檔案年檢是依法治檔的重要手段，也是對一個單位檔案管理水平的檢驗。我們希望通過年檢工作，不斷增強廣大干部員工依法治檔的觀念，進一步加強區直單位檔案基礎業務建設，不斷提高檔案管理的工作水平，促使我區檔案工作向規范化、標準化、現代化的方向邁進。