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檔案工作省一級復查驗收組:

*區人大常委會機關檔案工作在市人大常委會辦公室和市、區檔案局的關心指導下,認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》及有關規定,加強領導,健全治理體制,完善基礎設施,狠抓業務建設,突出編研工作,做了大量卓有成效的工作。根據川辦函103號要求,經對照《*省檔案工作規范化治理標準》,認真進行了自查,目前已完成了各項工作,現將自查情況報告如下:

一、基本情況

本機關自從200*年*月檔案治理達省一級標準以來,一直非常注重鞏固升級成果,對檔案升級中提出的不足,加以認真改進,不斷完善,逐步健全了與本機關工作相適應的檔案工作體制,明確了辦公室主任負總責,確定一名辦公室副主任具體分管,秘書股股長具體抓,配備了政治可靠、勝任工作并相對穩定的專職檔案職員1名具體負責檔案日常業務工作。按照《*省機關檔案工作規范化治理標準》的要求,對每年天生的文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案進行了認真整理,并錄進微機治理。其中*年錄進文書檔案共*件(其中永久*件、長期*件、短期*件),會計檔案*盒(其中永久*盒,長期*4盒);*年錄進文書檔案共*件(永久*件,長期*件、短期*件),會計檔案*盒(其中永久*盒,長期*盒);200*年錄進文件檔案共*件(其中永久*件、長期*件、短期*件);*年錄進文件檔案共*件(其中永久*件、定期30年*件、定期10年*件),實物檔案*件(永久);*年錄進文件檔案共*件(其中永久*件、定期30年*件、定期10年*件)。200*年至200*8年錄制聲像光盤*張(永久),照片檔案*張(永久)。

二、主要做法

(一)領導重視,責任落實

常委會和辦公室領導十分重視機關檔案工作,充分熟悉到開展檔案省一級復查工作,它不僅有利于整體進步機關檔案的科學治理水平,更好地為機關工作和領導決策服務,而且有利于促進文秘工作上檔次、上水平,有利于促進人大機關工作的進一步科學化、規范化、制度化。為此,把做好檔案工作作為了辦公室工作的基本任務之一,常抓不懈。今年年初,區人大常委會領導就明確提出了把機關檔案省一級標準復查作為今年工作的重點列進議事日程,納進了辦公室職能目標任務考核。為了保證檔案省一級復查順利完成,成立了由區人大常委會辦公室主任*任組長,辦公室副主任*為副組長,相關職員為成員的檔案復查工作領導小組,負責同一領導和組織指揮機關的檔案復查工作。領導小組組長、副組長多次聽取匯報,經常督促檢查布置各項目標任務,協調解決職員、經費等題目,并親身撰寫有關材料和參與一些具體工作。

(二)進步熟悉、規范治理

一方面為了把這次檔案復查規范化建設工作搞得細致、扎實,召開了全體職工動員大會、專題培訓會,認真學習貫徹《檔案法》、《*省檔案工作規范化治理標準》和相關檔案法律法規,使全體職工對檔案工作有了比較全面、系統、深進的了解,進步了大家對檔案工作重要性的熟悉,明確了規范化建設檔案工作目的和意義。另一方面為了使檔案工作逐步向專業化、規范化、科學化、信息化邁進,重點抓了檔案治理制度化建設和信息化建設,結合檔案工作的有關要求,不斷完善了我機關檔案工作的治理制度,新建立了《電子文檔治理辦法》、《電子文檔治理制度》《專門檔案治理制度》和《重大活動檔案治理工作》等適應現在新要求的相關制度,使檔案工作步進了法制化建設發展軌道。加大了信息化建設力度,庫存檔案全部輸進電腦進行治理,查閱資料均在電腦中完成,并實行了二套制,較好地為機關工作提供了服務。

(三)堅持標準,務求質量

在這次迎接檔案復查中,我們針對上次檢查中存在的題目以及針對現在檔案的新標準,結合我機關檔案工作實情,捉住薄弱環節,進行了補充完善。一是狠抓檔案治理的現代化建設,實現了庫存的*年以來形成的檔案全部錄進計算機進行治理。二是狠抓檔案規范化治理,將財會檔案、照片檔案、聲像檔案全部錄進微機治理。三是抓業務檔案和實物檔案的收集,全面反映全機關干部職工的精神風采。四是在檔案的整理補充過程中,我們嚴格按照新標準逐項檢查、逐項規范,查漏補缺,形成有檔案《專題概要》*份。

(四)加大投進,完善設施設備

為了進一步加強基礎設施建設,達到新標準要求,我機關特購置了數碼攝像機、復印機、吸塵器、掃描儀、移動硬盤,更新了計算機,辦公室人人配置了U盤;添加了防蟲藥,堅持庫內溫濕度計測試記載,定期完成“十防”記錄,全面實現電子文檔一體化治理,步進了檔案辦公治理自動化軌道。

(五)加強編研,提供服務

為了方便檔案的科學治理和公道利用,更好地為機關工作服務,根據我機關檔案工作特點,在原有基礎上,繼續編制了“全宗先容”、“大事記”、“機關榮譽一覽表”、“組織機構沿革”及各類檔案目錄檢索工具,特別是繼續堅持了借查閱登記制度,編有檔案利用效果實例并有定期分析材料*篇。

三、取得的成果

這次檔案復查工作,對我機關檔案治理工作又是一次大的促進,而且也是對機關文秘工作水平的又一次檢驗和進步,主要表現在:

一是進一步增強了全體機關干部的檔案意識。通過參與整理檔案,使每一位同道對檔案的重要意義和歷史意義有了更深刻的了解,充分熟悉到檔案是人們實踐的真實記錄,是歷史的折射和縮影,對每一個單位來說,要維護好歷史的真實性,讓后人了解它的歷史和發展過程,靠的是大量的圖文材料,那就是檔案資料。做好檔案工作,不僅僅是為當前工作服務,更重要的是為歷史負責。在整體檔案工作復查過程中,進一步強化全員《檔案法》法律法規意識,高度重視檔案治理規范工作,加強了檔案的規范化治理。

二是進一步進步了機關文秘工作質量。在檔案的收集清理過程中,所有的檔案材料,文秘職員和領導都嚴格執行公文的行文規則、審核、簽發制度、文電處理辦法等一系列制度,促進了文秘工作的規范性,也使檔案治理的質量得到進步,更重要的是進步了公文的辦文質量。

三是進一步進步了工作效率。將室躲檔案卷內文件錄進計算機,制作出檢索目錄,實現文檔一體化治理,方便了檔案查閱,進步了工作效率。通過編制《大事記》、《全宗先容》、《組織機構沿革》、《全引目錄》、《專題概要》等編研資料,為制訂規劃,完善制度,科學決策,依法行權等提供可靠資料和參考依據。

四、存在的題目及今后的打算

通過開展檔案復查工作,再次進步了機關檔案工作水平。但是,對照新標準要求,我們深感尚還存在一些不足,主要是:

1、攝像器材添置遲,形成的聲像檔案較少,照片檔案的收集還不夠。

2、檔案信息資源的開發利用還薄弱。

今后的打算和措施:

1、進一步完善聲像、照片檔案的收集、制作、收躲,要制訂相應的辦法,落實職員。

2、進一步進步公文處理的質量和水平,促進檔案治理的質量不斷進步。

3、繼續作好檔案的編研工作。

4、落實專職檔案工作職員的崗位職責,檔案收集回檔在次年全面完成上年度的全部工作。