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高等學校是知識、人才和科技高度密集的重要的教學和科研基地，高等學校檔案管理是高校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它不僅如實地記錄了學校的歷史，還蘊含著豐富的信息資源，其信息具有非常高的應用價值。

從管理模式來說，高校檔案管理可以分為綜合管理與分類管理。高校檔案綜合管理是將學校的各類檔案集中起來進行管理的方式，相較于分類管理，它有獨特的優勢，是目前較為普遍的一種管理模式。鑒于筆者單位也對檔案采用綜合管理，因此，困于目前高校檔案管理存在的一系列問題，制約和束縛了其檔案信息的開發利用的現狀，本文將對檔案綜合管理中的問題作一剖析，并對如何開發利用檔案信息提出相應建議。

一、綜合檔案管理及其功用

近幾年來，高等學校普遍加大了檔案工作力度，改革了舊的檔案分級管理模式，成立了綜合檔案室，實現了高校檔案的集中統一。高校檔案綜合管理就是將高校的文書檔案、教學檔案、科技檔案、房產檔案、聲像檔案、照片檔案等作為一個整體實行集中統一管理。

高校檔案管理綜合檔案管理可以統籌安排各門類的檔案工作，有利于高校檔案管理的發展。它將各業務部門的資料文獻進行集中，形成立檔單位各種檔案資料的信息中心，實現檔案信息資源共享，方便了查找與使用，擴大檔案的利用面。同時，實行綜合管理，使學校可以將其作為一個專門部門，配備具有專業素質的專門人員進行工作與管理，為查找利用檔案提供了方便條件。

二、高校綜合檔案管理的問題

高校綜合檔案室的建立以及高校檔案的綜合管理，使高校檔案工作在學校體制改革、教學、科學研究、評定職稱、落實政策和編史修志等方面的作用越來越突出，成為學校管理工作中不可缺少的重要環節。但也應當看到目前高校綜合檔案室建設還存在一些問題和不足,無論是檔案意識、服務觀念上還是人員素質、環境建設等方面，都不能滿足新形勢下的檔案工作需要，也越來越不適應知識經濟時代的發展和現實的需要。

1.領導重視不足

由于檔案的價值不能立即顯現，具有滯后性，使得“檔案工作說起來重要，做起來次要，忙起來不要”成了目前一部分高校領導對高校檔案工作的態度，這反映了領導層對學校檔案工作的重要性認識不足，普遍將高校檔案工作附屬化、淡化、甚至置之不理，沒有真正認識到做好檔案工作會更好地促進全校各項工作，致使學校的檔案工作長期以來進展緩慢，資金、設備不足，如辦公條件得不到改善，檔案現代化及檔案保護設備配置不全。這嚴重影響了檔案管理、保護及服務工作的正常開展，制約著檔案價值的體現。

2.工作人員自身觀念保守，重管輕用。

目前高校檔案信息資源的開發和利用還處在一種封閉和半封閉狀態，檔案利用范圍主要局限于高校內部，這很大程度上是由于傳統的重保管、輕利用的觀念的體現。這種長期以來封閉保守、墨守成規的保守觀念，造成了檔案部門只注重于檔案的收集、歸檔、保管，過分強調保密，束縛了檔案工作者的開拓和創新精神，抑制了檔案信息資源的流通。

3.人員整體素質不高

知識經濟時代對檔案工作者的素質提出了較高的要求，而在現階段的檔案工作者中，還有相當一部分人在工作素質上不能適應檔案事業發展的要求，檔案人員綜合素質低下，將嚴重影響檔案管理工作的水平。這主要表現在：不少檔案人員缺乏專業知識的理論功底，在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率；整理時顛倒卷內文件的先后順序；案卷標題擬寫不準確；案卷之間問題交叉等等；缺乏研究能力，對學術成果與史料無法進行深加工；缺乏運用現代技術手段進行檔案管理的能力，等等。檔案人員的理論水平、業務水平亟待提高。

4.管理手段落后，對檔案信息開發利用率低下。

由于經費不足、人員素質低等原因，檔案管理中對于現代技術手段的運用程度顯低。計算機在現代社會已成為信息傳遞的主要載體，但檔案部門對計算機的利用方面，在很大程度上仍只是用于目錄的存儲與檢索，部分的管理工作還是傳統的手工操作。

目錄的存儲與檢索在目前來看，是一種對檔案信息資源低層次開發。社會發展需要我們把目光放到更高層次的信息開發上，對檔案館（室）藏的科技成果、教學成果、人才檔案等資源進行創造性的加工與濃縮，這需要充分運用現代技術手段，改善檔案管理手段落后的局面。

三、高校綜合檔案管理的開發利用

1.更新思想，轉變觀念，樹立主動服務的意識

更新思想，轉變觀念，是目前檔案工作者首先要解決的問題。這是對檔案的開發利用提出新方案、新舉措的前提和保障。從學校領導層面來說，要充分認識視檔案工作的重要性，轉變過去認為檔案工作可有可無的思想，將檔案工作納入學校整體管理的必要組成部分，在觀念與行動上雙雙進行落實，這是檔案管理得以發展的關鍵。從檔案管理者層面來說，要改變過去消極被動等待的思想，轉變重保管輕利用的思想，樹立主動服務的意識，切實加強檔案的開發利用，發揮檔案的應有作用與價值。

2.提高檔案人員的素質

要使檔案最大程度地得到開發利用，人是其中最不可或缺的因素。隨著科學技術的發展和檔案管理工作向深層次發展的要求，檔案工作人員只具有單一的業務知識已遠遠不能適應發展的需要。傳統檔案管理一般是對資料的收集、歸檔以及保管，而對檔案的開發利用，則要求將檔案資料看成一種活的信息，不僅需要檔案人員進行檔案信息的采集、組織和儲存，而且要求檔案管理人員有市場經濟環境下所具備的觀念與能力，能對檔案信息進行研究、開發與運營，對檔案人員的工作要求非常高。簡言之就是既要求檔案管理者有過硬專業素質，又要會運用現代科學技術工具，既要有分析與研究能力，還要有敏銳的市場判斷力。因此，作為新時期的檔案工作人員，就要積極調整知識結構，不斷更新觀念，學習新知識，提高自身素質，這樣才能更好地發掘檔案的價值，更好地為高校的教學、科研、管理等工作和社會發展服務。而從學校層面來說，也要重視檔案人員的配備，真正選用專業扎實，業務精湛的人員來從事檔案管理工作。

3.運用現代技術手段，做好檔案開發，提高利用率。

要發揮檔案的作用，開發檔案信息資源，就要善于運用現代技術手段。對于計算機的應用，不能只滿足于單機的信息存貯與查尋，要充分發揮網絡的優勢，擴大檔案的應用價值。

計算機技術的發展為檔案信息事業奠定了必要的技術基礎，我們可以用支持檔案信息共享的網絡體系建立高校檔案網絡。在網絡技術、特色服務、網上檔案資源開發、網上檔案室形象等方面實實在在下工夫。通過擴大上網檔案資料的數量，建立一個統一的全國高校檔案網絡，充分利用高校資源優勢，全面實現資源共享，為高校及社會提供優質高效的檔案服務。

4.完善檔案管理制度，引入競爭機制，為檔案開發利用提供保障

檔案管理狀況與檔案管理制度密切相關。從完善制度入手，引入競爭機制，是檔案工作改革和發展的催化劑。在檔案管理中引入競爭機制，把崗位職責、工作實績與經濟利益結合起來，改變干與不干一個樣、干好干壞一個樣的傳統管理體制，代之以競爭上崗、能者多得的激勵機制，從而充分調動每一個人的工作積極性，促使人員想方設法提高服務意識，增加服務熱情，提高檔案的開發利用率，促進檔案部門服務高校與社會的效益

高校檔案管理中問題的解決與提高檔案的開發利用率，是現代社會對高校檔案工作提出的必然要求，但這是一個系統工程，需要學校在意識與行動層面均將檔案管理納入學校管理之中。

參考文獻：

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[2]孫麗英，關于檔案信息資源開發與利用的幾點思，檔案現代化管理，2002年第3期

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