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為了更好地讓同事們在工作中順利完成上級領導給予的任務，更快地適應工作，并在日常工作中有所突破和發展，下面我以這七年來在行政工作上的積累的一些經驗和看法和各位同事做一個分享：

一、網絡的維護與管理

(一)桌面維護

電腦的桌面就像我們的形象一樣，電腦桌面的整潔與否，直接反映了我們是不是一個做事有條理有步驟的人。電腦是我們現在工作中必備的辦公電器，平時的使用頻率也很高，因此一個干凈整潔、有條有理的桌面可以提高我們的工作效率，也便于我們需要資料時的查找。對于電腦桌面的維護，我有一個原則，那就是“不需要的不亂放，同一類的歸類放”。也就是桌面的文件如果是不需要的，我們要及時刪除，以免發生在時間比較急的情況下在查找文件上浪費時間，如果是同一類的文件，我們要歸類整理好，以提高查找的效率，而且盡量不要把太多文件放在桌面來影響桌面美觀，但是我們可以多設置幾個快捷方式，這樣就會比較容易快捷地找到需要文件了。

(二)局域網管理

我們利用局域網中的“網上鄰居”功能可以實現資源共享，從而可以提高的辦公的效率。為了保持較高的局域網工作效率，我們除了對網絡進行管理還要對局域網設備進行維護。我們經常會使用局域網來打印材料和訪問文件，要保持訪問的速度，我們要正確地配置好局域網中服務器的硬盤，在設置好參數后就不要隨便更改，同時，要經常檢查路由器的參數，以免參數的錯誤導致網絡不能正常訪問，還要在置網絡設備參數時，一定要參考服務器或者其他工作站上的網絡設備參數，盡量能使其與交換機匹配，因為我們用的局域網設備是不同的牌子，因為牌子的不一致，在參數設置上如果不能互相匹配，就不能實現局域網的正確連接，從而導致相關工作的停滯，這個是十分嚴重的問題，所以我們一定要特別注意。再補充一點，因為設備的接頭比較多，所以我們也要時不時地檢查接頭是否插穩，這個也是我們容易忽略的問題。

(三)電話程控交換機管理

電話程控交換機需要我們經常進行調試，記得曾經有位同事因為沒有對電話程控交換機進行調試就直接連線，結果犯下了大錯誤，這是我們最不希望看到的。其實電話程控交換機的管理是比較簡單的，只要在我們調試好后，注意外線、內線等連線的正確就可以了，只要我們搞清楚連線，基本都不會有什么問題的。但是我們還是要注意，設備類的接口都比較多，要養成習慣地檢查接頭是否插穩，以免做重復工，浪費時間。

(四)機房的管理

機房是設備和線路最多的地方，如果管理不當，會造成整個網絡的癱瘓，以致延誤了正常的辦公。機房最為重要的就是線路的布置。在我還沒有接手管理前，聽以前的同事說經常會因為不明原因導致網絡的不正常。后來我查找了很多資料才發現，原來是線路的布置不合理。經過改造后，線路拓撲清晰、管理便利，之前出現的問題也很少出現了。此外，我們一定要注意機房的衛生問題，不能帶食品進入機房，以防蛇蟲鼠蟻對機房設備線路的破壞，我們還要經常打掃機房，讓設備保持干凈，使設備能夠正常運行。

二、固定資產的管理和采購

對于固定資產的管理和采購，我們要有原則有計劃的進行。對于一些辦公用品的使用，我們要秉著“公有財產，善借善還”的原則。使用時，注意簽收，注意小心使用，不要因為不是自己的東西就隨意的擺放任意地濫用，也要保護好所用的辦公用品，如果有了損壞要及時的報備，用完后也要記得放好，如復印機使用完畢要記得按下電源，防止不必要的開機對辦公設備的損耗。以前很多同事在采購辦公用品時，沒有計劃性想買什么就買什么，導致了一些辦公用品的閑置，無形中增加了辦公成本，形成了不必要的開支浪費。對此我采購辦公用品時會遵守一個原則就是“買有所需”，有計劃地進行采購，只買辦公時需要用到的，用不上的或者很少用的就要十分慎重的考慮后才會采購。這樣，我們就能夠節省很多不必要的開支，也提高了辦公用品的使用率，避免了浪費。有一點也值得我們注意的，就是在采購時一定要索取正規的發票，不然就會造成上報時的麻煩，也會延誤正常的工作。

三、各公司的證照管理（6家公司：工商執照、企業代碼證、統計證的年審和使用管理

公司的證照是十分重要的證件，因此，我們在管理時要十分小心。按照我的做法是，會準備一本記錄本，記錄證照的相關信息，如名稱，辦證時間，到期時間等。特別是要注意證照的到期時間，一定要在到期前去相關部門申請辦理審核或年審手續，以免造成因證照過期影響工作展開的情況。如果證照有所變更，還要在本子上特別注明，并安排時間做相應的更新。需要注意的是，證照的保存要放在陰涼通風的地方，注意蟲蛀和霉變影響證照的使用。

四、車輛的管理

工作目標：對公司車輛進行系統性的管理；合理調度車輛提高使用效率。

首先是知識的準備：了解車輛的性能、結構；熟悉道路交通的法律法規

然后是設置車輛管理檔案：

1.車輛的檔案要登記車輛的來源、購買日期、原值、基本裝備、技術性能、定期行駛里程等

2.凡車輛調動、牌照變更、停駛、封存、維修、改裝、改造、車損等，必須記入檔案

接著是車輛使用管理：

1.車輛使用管理根據公司的具體情況，制定車輛管理制度

2.需要使用車輛的人員提前做好車輛預約（申請人填寫用車單，交各級領導審批。合理調度車輛提高使用率）對于不能安排車輛或變更出車時間等情況，要做好解釋和說明，避免因誤會而耽誤工作

3.車輛維護保養，為了及時恢復車輛的技術性能，保證使用的可靠性，減少油料和器材的消耗，必須對車輛及時保養和維修

4.定期車檢年審，新車二年一檢，六年車齡以上的一年一檢查

最后是車輛日常費用統計

1.車輛油耗控制，公司兩臺車都申請了中石化油卡，優點：可以加密，綁定車號（中石化內部規定：用油卡加油時必須核對車號，中石化網站可以查詢加油信息，并且可以導出作校對和備份）

2.車輛費用分攤，對車輛費用做出合理的分攤，最好進行每月向上申報一次，并作出車輛使用預算

值得注意的是對于公司車輛的管理，我們比較容易忽視的是車輛的檢修和保養方面。為了保持車輛良好的性能和能夠安全使用，要定期安排司機到車行進行檢修，特別是剎車、車燈和輪胎等容易忽視的地方，千萬不能有疏漏，因為關系到人身安全，所以一定要仔細檢修。如果發現車輛有需要更換零部件的，要及時地做好記錄，并上報待批。車輛也要做到經常進行清洗、打蠟和加潤滑油等保養工作。值得注意的是，車內的衛生也要做到位，要經常清潔整理，保持車內環境的干凈整潔。幾年來，我負責的車輛（別克君威2.5和別克GL8商務車）還是保養得比較好的，經常受到公司老板的稱贊。

五、市場活動的后勤服務管理

案例回顧：接待文新集團、津報集團等近20家媒體的社長、總編、技術主管參加工作會議

案例分析：

(一)前期準備：前期準備分三塊：

1、人員安排

在人員安排方面要“人人有事做，事事有人管”，無空白點，也無交叉點。誰負責與客戶的溝通？誰負責文案寫作？誰負責現場管理？誰負責禮品發放？誰負責顧客投訴？要各個環節都考慮清楚，否則就會臨陣出麻煩，顧此失彼。

2、物資準備

在物資準備方面，要事無巨細，大到車輛，小到螺絲釘，都要羅列出來，然后按單清點，確保萬無一失，否則必然導致現場的忙亂。如：（1）按照市場部的要求，尋找會議酒店；

酒店會議現場環境、格調、大小，是否符合會議需求；網絡環境測試、背景板尺寸測量、簽到臺位置確認、投影儀租用，等等。（2）市場部提供樣稿；制作會場背景板、易拉寶、X展架。（3）由于與會客戶層次較高，他們都是來自文新集團、津報集團等近20家媒體的社長、總編、技術主管參加了會議。接站工作就顯得尤為重要。在公司現有2輛車的基礎上，協調銷售的私家車；客戶的航班分別在虹橋、浦東機場、高鐵車站，只有租用車輛應對。車輛按照制作接站牌，并且編號（幾號車）便于調度，接站牌按照會場背景板縮小制作，便于客戶識別。

3、試驗方案

尤為重要的是，由于活動方案是在經驗的基礎上確定，因此有必要進行必要的試驗來判斷活動內容的選擇是完善，后期服務程度是否合適，現有的途徑是否理想。試驗方式可以是公司員工在特定地點進行試行方案等。

(二)中期操作：中期操作主要是活動紀律和現場控制。

紀律是戰斗力的保證，是方案得到完美執行的先決條件，在方案中對應對參與活動人員各方面紀律作出細致的規定。現場控制主要是把各個環節安排清楚，要做到忙而不亂，有條有理。

同時，在實施方案過程中，應及時對活動范圍、強度、額度和重點進行調整，保持對活動方案的控制。

(三)后期延續：活動意外的防范。

每次活動都有可能出現一些意外。比如活動人員的到位、軟硬件設施的故障、甚至是因為不可抗力如停電等導致活動無法繼續進行等等。所以必須對各個可能出現的意外事件作必要的人力、物力、財力方面的準備。

案例給我們的經驗教訓及對今后工作的啟示：

在市場活動后勤服務這塊，我們要盡量做到滿足領導和客戶的要求，秉著“想領導、客戶所想”的辦事原則，來提高后勤服務效率。在活動開始前，我們務必要先做好前期工作，要提前預定酒店和對會場進行布置。酒店預定一定要提前一周預定，因為酒店入住率的不穩定，如果不提早預定，會造成因訂不到房而使得領導、客戶沒有房間可住，這會嚴重影響公司的形象，導致工作開展不順利。會場的布置，我們需要提前進行場地勘察，并根據場地的實際情況進行布置，千萬不能出現因為勘察不到位造成的會場太過緊密或太過空曠，同時軟硬件設備都要準備齊全，需要用到食品的，要準備充足，做到全方位的服務。在對場地勘察后，及時報告上級，做好引路的工作，方便領導、客戶順利到達會場。提醒一下，在酒店會場預定方面，我們可以找幾家酒店進行長期定點合作，這樣可以有效提高后勤服務效率，同時也能減少一些經費支出。

六、協助公司法務工作

我們還要做好公司法務協助工作，對應收案件的立案、開庭等資料要準備妥當。對案件所需要的資料分類進行整理，以便于需要時的查找方便。如果是已經立案、開庭或結案的資料，也要分幾個位置進行分類存放，并用易事貼注明相應的基礎資料。在前期的咨詢階段，我們要先了解好案件類型，并為之準備好相應的資料和文件，不要等領導或客戶需要時才匆忙去找，這個是需要注意的。

我們該如何做好仲裁開庭前的準備？

當事人在進入仲裁程序至首次開庭前的這段時間被稱作開庭前的準備期間。由于仲裁過程中當事人所享有的相當大一部分仲裁權利均發生于此段期間，因此當事人應當對此給予足夠的重視。開庭前的準備工作主要是二個方面：

(一)程序方面的準備

1、研究把握仲裁規則和相應通知書。當事人在仲裁協議中選定了仲裁機構，一般情況下即視為雙方均同意按照該機構仲裁規則進行仲裁，而仲裁規則是指導整個仲裁程序的規范性文件。仲裁機構受理案件后，一般會向雙方當事人分別發送仲裁規則、受理通知書及仲裁通知書，這些文書對指導當事人正確參與仲裁活動具有很大幫助，值得當事人認真研究，并按照規定正確行使相應的仲裁權利。

2、按時選好仲裁員。仲裁和訴訟的一大區別就是仲裁當事人可以有選擇自己信賴的仲裁員仲裁案件的權利，而訴訟中審判庭的組成則是法定的。選擇仲裁員，是仲裁制度賦予當事人的重要權利。行使好此項權利，應注意以下三點：(1)在規定期限內行使選定權。(2)當事人選擇仲裁員時應看清仲裁員名冊中的相關信息。(3)根據適用程序確定的仲裁庭人數行使選定權。適用簡易程序的案件由雙方當事人共同選定一名仲裁員;適用一般程序的，由雙方當事人按規定選定三名仲裁員組成仲裁庭。當事人未選定的，由仲裁委主任指定。案件有兩個或者兩個以上申請人或者被申請人的，仲裁員的選定或者委托指定，應當分別由全部申請人或者全部被申請人協商一致。未能協商一致的，則由仲裁委主任指定。

3、有權提出異議。依據仲裁法和仲裁規則的規定，當事人在進入仲裁程序后，對仲裁協議效力或者對仲裁委員會受理案件有異議的，應當在首次開庭前提出。仲裁案件書面審理的，應當在規定的答辯期間提出。當事人提出上述異議時，應當符合法律規定，并附有相應的事實和法律依據。

(二)實體方面的準備

1、提交證據。當事人對自己提出的仲裁請求所依據的事實或者反駁對方仲裁請求所依據的事實有責任提供證據加以證明。沒有證據或者證據不足以證明當事人的事實主張的，負有舉證責任的當事人將承擔敗訴的法律后果。因此，當事人在首次開庭前，就應當按照規定準備好證據材料提交給仲裁庭。

當事人向仲裁庭提供證據，應當提供原件或者原物。確有困難的，可以提供經核對無異的復制件或者復制品，但開庭時必須攜原件出庭以供質證。

當事人提供外文書證或者外文說明材料，應當附有中文譯本。

當事人提供證據時，應當對證據進行分類，編上頁碼，制作證據目錄，并對證據材料的來源、證明對象和內容作簡要說明。

2、提出答辯或反請求。被申請人應當在答辯期屆滿前提出書面答辯，對申請人的仲裁請求及請求所依據的事實和理由闡明意見。此舉有利于仲裁庭在開庭前了解雙方的爭議焦點，從而在開庭時有針對性的進行審理。答辯僅是反駁或者抵銷申請人的仲裁請求，如果被申請人就同一個爭議事實反過來要向申請人主張權利，并且希望在同一個案件中合并審理，則需在規定期限內向仲裁委員會提出仲裁反請求。被申請人提出反請求的仲裁事項，應限于仲裁協議范圍之內;被反請求人必須是仲裁案件的申請人。普通程序提出反請求的期限為收到仲裁通知書之日起30日內;涉外程序為45日。被申請人未在規定期限內提出反請求，則視為其放棄行使此項權利。

七、行政事務工作

案例回顧：平臺辦公區域裝修與改造，“VI標志”整體切換。

4月初開工至6月底交付，歷時三個月。(要求:不影響辦公，裝修時間在非工作時間及周六\日)

案例分析：工程分為三期實施：

第一期工程涉及：辦公區域的墻體拆除、吊頂更新、網絡電話布線、地毯更換；

1.辦公區間劃分、辦公隔斷安裝-驗收合格

2.吊頂安裝改造及墻面、門套油漆-驗收合格

3.弱電、及網絡點增加-未驗收

原因：有三條網絡線路不穩定，不能正常上網，弱電回路圖未能提供驗收。

4.新增大金空調兩臺-驗收合格（解決了中央空調效能不高的問題）

第二期涉及：前臺區域的背景板、新VI的LOGO的切換，前臺的重新制作、安裝門禁系統。

1.VI的LOGO的切換-已完成

第三期涉及：辦公區域所有墻面刷白、辦公室門、門套、踢腳線油漆、會議室的裝修。

1.辦公大廳及各辦公室墻面、門套油漆-驗收合格((盡管使用了環保油漆,還是有味道,員工反映強烈.解決辦法:1.群發郵件公示選擇的油漆品牌,及相關參數;2.購買能吸附異味的植物,菠蘿等,達到清除異味的目的)

2.大、小會議室改造-驗收合格

3.大會議室投影VGA線路未予驗收。

改造后的效果：

1、各公司辦公區域分配更為合理。

原先是兩家公司合用大廳辦公區域的,為了最大限度的滿足普通員工的工位需求,滿足會議室的需求,拆除總監的小辦公室,保留兩位分總的辦公室.最大限度的利用辦公空間,節省裝修費用.

2、前臺VI標志醒目，增強視覺感受沖擊。

問題:LOGO顏色很難把空

處理:參照兄弟公司的樣板完成了制作.

3、門禁系統更好的保證了出入安全,健全考勤數據的參照.

4、大會室的改造、投影架和幕布安裝后，較之前更現代和實用。

案例給我們的經驗教訓及對今后工作的啟示：

1.公司裝修

裝修工作是比較需要耐心和技巧的。在裝修前，我們應該合理規劃好裝修區域和辦公區域。把辦公和裝修區域分開，可以避免因裝修造成的工作阻滯，裝修時也盡量選擇人少的時候進行，如上班前或下班后，以減少對工作的影響。同時，我們還要注意裝修時的隔離，防止裝修過程中出現的灰塵和廢料造成對走道或環境的破壞。有一點我們也要注意一下，就是在裝修前多向有裝修經驗的人取經，多考察。在選擇裝修公司的時候，規模大小并不重要，重要的是一定得靠得住。事先把自己的所有要求落實在書面上，簽訂合同，如果對裝修公司還是有些懷疑的話，就要留一些尾款，待過一段時間后再給他們，但這些要在合同中體現。還有就是在監工方面一定得把握好一個度，不能太緊也不能太松。

2.公司VI的更換

公司的門面很重要，門面中最重要的就是前臺和公司LOGO。前臺的背景布置要考慮到以后更換的情況，不能布置時完全不留一點更換的空間，背景布置也要簡潔明了，不應太過復雜花哨，要突出公司的特色。公司LOGO的更換應選擇在非辦公時間，同時不能影響前臺工作。公司前臺和公司的LOGO是直接體現公司形象的標志，所以我們在做相關工作時也要在保持公司形象的情況下開展。

如果有什么更好的建議歡迎踴躍地提出來，我也會在今后的工作中不斷改進，力求做得更好，請大家多多指教，謝謝！