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檔案信息是黨和國家的重要資源,檔案信息化建設是政府信息化建設的重要組成部分,根據《全國檔案信息化建設實施綱要》,《*市檔案事業發展"十一五"規劃》和檔案信息化建設新形勢新任務的要求,全市各級各類檔案館(室)要按照"統籌規劃,統一標準,分級建設,安全保密,突出重點,分步實施,注重實效"的指導方針,在"十一五"乃至更長一段時間,跟蹤運用最新的計算機技術,網絡技術和信息技術,進一步加快檔案信息化建設,真正使檔案工作從傳統走向現代,從重管理走向重服務,從封閉走向開放,更好地服務于"創新*","和諧*"的建設.

一,全市檔案信息化建設現狀分析

*年以來,*市檔案信息化建設列入了市,區政府信息化建設規劃,全市檔案部門在市委,市政府的領導和支持下,穩步有序地推進檔案信息化建設,取得了一定成效.主要表現在:檔案信息化基礎設施得以改善;檔案數據庫建設不斷豐富;檔案管理應用系統趨于統一規范;網站功能進一步提升;網上利用工作有新進展;檔案管理自主研發取得新的成果.但從總體來看,全市檔案部門的信息化建設發展還很不平衡,滯后于電子政務信息化建設和社會信息化發展步伐.主要表現在:有些單位對檔案信息化必要性和重要性的認識不足,固守傳統的工作習慣,停滯不前;普遍缺乏長遠的檔案信息化整體規劃;檔案信息化基礎設施薄弱,軟,硬件普遍面臨著升級換代,尤其是檔案數字化加工設備奇缺;檔案管理系統不能與其他業務系統有效鏈接,造成"信息孤島"現象;計算機管理檔案處于檔案目錄信息階段,檔案的全文管理才剛剛起步;電子文件的歸檔管理未引起應用單位的重視,存在文件管理與檔案管理脫節現象,各機關大量產生的電子文件(檔案)有流失的危險;檔案信息化規范標準建設滯后,影響各單位檔案信息化系統的建設;專業人才不足,尤其是缺乏既懂檔案管理,又能熟練掌握計算機技術的綜合性人才.

從目前發展狀況看,我市檔案信息化建設還處在起步和不斷探索階段,相比較落后于國內其它一些同類城市,亟須加大檔案信息化建設力度.全市檔案部門要制定和完善本單位檔案信息化建設的長遠規劃和近期目標,并積極爭取領導的重視和信息部門的支持,以各級政府電子政務建設為契機,把檔案信息化與政務信息化建設緊密結合,促進全市檔案信息化建設再上新臺階.

二,檔案信息化建設的總體目標

以鄧小平理論和"三個代表"重要思想為指導,全面落實科學發展觀,堅持以檔案網絡建設為基礎,以檔案信息資源建設為核心,以開發利用檔案信息資源,促進公共服務為目的,加快檔案資源數字化,信息管理標準化,信息服務網絡化進程,不斷加強檔案信息化標準規范,檔案信息化基礎設施,檔案信息資源,檔案管理應用系統,檔案信息安全保障體系和檔案信息化人才隊伍等六項基礎性建設,著力打造一個網絡支撐體系(含建立全市檔案信息共享交換平臺和檔案門戶網站),三個信息中心(全市檔案目錄中心,全市(區)電子文件中心,市(區)政府公開信息查詢中心),三個檔案信息數據庫(檔案目錄數據庫,檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫),實現全市檔案信息化建設跨越式發展.

到"十一五"末,全市檔案信息化建設的主要目標是:

全市各級各類檔案館(室)應用計算機管理檔案的普及率達100%.

市區兩級國家綜合檔案館全部建成內部局域網,全面推行檔案管理現代化和辦公自動化.

依托*市電子政務建設工程,建立全市電子文件中心和全市檔案目錄中心.

依托公眾信息網,進一步建設和完善市區兩級檔案網站,提供已公開現行文件等政府信息的網上查詢閱覽服務,逐步構建*市檔案信息網.

完成市區永久保存重要紙質檔案數字化建設任務.

市檔案館在建新館時要完成數字檔案館的功能設計.可在條件成熟的單位和區館建立示范性數字檔案館,在全市逐步推進數字檔案館的建設.

三,檔案信息化建設的主要任務

(一)檔案信息化標準規范建設

檔案的信息化建設"標準要先行",從管理,業務,技術三個方面提出并完善檔案信息化標準規范體系.

1,集中力量研究和制定電子文件元數據,電子文件歸檔與管理,檔案信息采集和整理,檔案數據庫建設,現行文件利用,檔案信息公開,檔案信息安全管理,數字檔案館建設,檔案網站建設與管理等方面檔案信息化標準規范.依據國家信息化和檔案信息化建設的有關規范標準,研究制定全市統一的《檔案網站建設架構》,《電子文件管理實施細則》,《目錄數據庫采集標準》等檔案信息化工作技術規范.

2,切實加強對已有標準規范的貫徹落實.認真執行國家檔案局8號令和《電子文件歸檔與管理規范》,《CAD電子文件光盤存貯,歸檔與檔案管理要求》,《紙質檔案數字化技術規范》以及等一系列技術標準,確保數字檔案資源格式統一,數據規范,便于轉換,可實現共享.

(二)檔案信息化基礎設施建設

1,加強全市檔案系統硬件設施建設.各區檔案(局)館,市直機關,企事業單位檔案信息化建設要與各區政府,各部門電子政務,各行業信息化建設同步發展,配備相應的計算機硬件設備,逐步實現文檔一體化管理模式.

(1)計算機設備.計算機設備配置應滿足海量數據存貯,大型檔案數據庫建設,海量數據快速檢索利用的要求.各區檔案館應根據本單位需求和市場情況合理配置計算機設備.

(2)存儲及備份設備.大型檔案數據庫建設必須具備完備的存儲和備份系統,以確保重要數據的安全.同時存貯備份系統網絡架構應具備一定的前瞻性,以滿足系統平滑升級的要求.數據量在80GB以上的檔案館必須配備相應的存儲備份設備磁盤陣列和磁帶機.

(3)音,視頻數字化設備.除進行紙質檔案數字化加工外,還應加大視頻檔案,音頻檔案,多媒體檔案數字化的力度,有條件的單位可配備非線性編輯系統等相關設備.

2,繼續統一全市檔案管理軟件.市檔案館要根據實際和用戶需求,不斷完善和提升文檔管理軟件的功能和水平,進一步推廣網絡版,各區應做好這方面檔案管理軟件的升級換代工作.到"十一五"末,全市所有檔案館(室)要全部使用KW-20*文檔綜合信息管理系列軟件,保證將來全市檔案信息的鏈接,為實現檔案信息資源共享創造條件.

各單位應根據KW-20*檔案管理軟件各版本的適用范圍,聯系本單位的實際情況,選擇合適的版本,配備相應的設備.

單機版,小型網絡版記錄數不超過12萬條,大型網絡版無記錄數限制,為保障檔案數據安全,建議目錄數據量5萬條以上使用大型網絡版.系統服務器最低配置:15個客戶端以內為P42.8G512M內存,20個客戶端以上為P43G1G內存,同時可根據系統需求合理配置客戶機.采用黑白二值模式掃描的圖像文件較小,對客戶機配置要求不高;采用連續色調模式(灰度,彩色)掃描的圖像文件較大,圖像瀏覽速度相對較慢,所以對計算機配置要求也就相對較高,最低配置P42.6G512MB內存.各區可根據電子檔案多元化的要求和計算機技術的發展,配置更高性能的計算機設備.

軟件升級時,各單位要注意做好數據轉換工作.單機版,小型網絡版后臺數據庫為SQLAnywhere,大型網絡版后臺數據庫為SQLServer,在軟件升級時,要保證檔案數據安全地導入導出.

3,加強全市檔案系統基礎網絡建設.加強和完善市區綜合檔案館局域網建設,并實現與市電子政務網聯通,以政務網為主干資源,建設為黨政機關服務的檔案政務信息服務網絡;繼續完善以因特網為主干資源建立的檔案公眾信息平臺,充分利用檔案網絡資源,實現檔案服務網絡化,提高公眾服務管理水平.

(1)市檔案館要結合新館的建設,做好新館局域網的選點,布線設計工作.新館建成前,本著節約,效能原則,制定市檔案館局域網建設的過渡方案.

(2)所有區級檔案館都要建成內部局域網,并與政務網聯通,建立擁有一級域名或二級域名的區級檔案網站.已完成局域網建設的區館要進一步完善和優化局域網功能結構.

(3)依托全市電子政務平臺及外網,建立與全市13個區局館的聯系,實現全市檔案局(館)系統的聯網,建立以市檔案局館為中心網站,各區檔案局館為分站點的全市檔案信息網,實現館際資源共享和互動.

(三)檔案信息資源建設

1,目錄數據庫建設:

(1)在現階段已有的目錄數據庫基礎上,各級各類檔案館(室)要配合全市檔案目錄中心建立,有計劃,有步驟地不斷充實目錄數據庫,要求各區檔案館目錄數據庫(包括案卷級,文件級目錄)年增量10萬條.

(2)規范目錄數據,建立目錄數據檢查審核制度.市區檔案行政管理部門要根據《檔案著錄規則》(DA/T18)標準,對各區館和各立檔單位目錄數據進行定期質量檢查,保證錄入數據的規范.

(3)各單位向檔案館移交檔案時,要同時移交符合全市目錄數據庫采集標準的機讀目錄.

2,全文數據庫建設:

全市各級各類檔案館應通過積極推進存量檔案數字化和增量檔案接收電子化方式,加快建設檔案全文數據庫,開發全文檢索系統和多媒體信息檢索系統.全文數據庫結構設計應符合檢索優先原則,能夠以DBF文件格式或通過XML及其它通用格式文檔進行數據交換.推薦的通用文件格式為:文字型數據采用XML文檔和RTF,TXT格式;掃描圖像數據采用JPEG,TIFF格式.探索海量數據高速,高效的檢索方法,開發基于概念的信息檢索系統,超文本信息檢索系統,多媒體信息檢索系統,如通過關鍵字查詢,可視化查詢,語義查詢,做到基于內容的圖像檢索,視頻檢索和音頻檢索,使之具備完備的檢索與查詢功能.

(1)存量檔案的數字化以實際需要為前提,首先做好館藏珍貴,重要,易損和利用率高的檔案數字化加工和轉換工作.在"十一五"期間,市檔案館完成館藏歷史檔案重要全宗和現行文件的全文錄入.中心城區綜合檔案館50%以上全宗單位的永久保存檔案實現全文錄入,遠城區的重要全宗檔案實現全文錄入.全市各機關,團體,各派和具有管理職能的事業單位永久保存文書檔案60%以上完成全文錄入.

加強監督檢查,確保檔案數字化建設質量.根據《紙質檔案數字化技術規范》(中華人民共和國行業標準DA/T312005)要求對全文數據進行定期質量檢查,抽檢合格率要求達到95%以上.

(2)增量檔案的電子化

①繼續加強電子文件歸檔管理.市區檔案行政管理部門應加強對列入接收進館范圍的機關,團體,企事業單位檔案電子文件歸檔和電子檔案管理的監督和指導,督促各單位及時做好對本單位電子文件積累,鑒定,著錄,歸檔等工作,逐步實現電子文件實時歸檔,保證各單位產生的有保存價值的電子文件的真實性,完整性和有效性,以免電子文件的流失和檔案館重復進行數字化加工.

②堅持紙質檔案和電子檔案同時保管的"雙軌制",并作為以后檔案接收進館的一個硬性條件.有條件的單位要探索依托政務網,行業網,建立電子文件,電子檔案在線接收系統,實現電子文檔的在線接收和利用;條件不具備的單位,也要采用脫機存儲的方式,實時備份和保存已形成的電子文檔.到"十一五"末,全市各單位要在紙質文件歸檔時,將同版本的電子文件一并歸檔;市級機關和區級重要機關向市,區綜合檔案館移交紙質檔案時,應按照檔案館要求的數據格式同時移交同版本的電子檔案.

3.多媒體數據庫建設:

(1)"十一五"期間,全市各級各類檔案館要完成館藏珍貴,重要的音像,照片檔案數字化處理工作,搶救和保護檔案原件,逐步建立照片檔案數據庫,音頻檔案數據庫,視頻檔案數據庫.市檔案館對館藏全部照片,館藏80%的錄音,錄像檔案實現數字化.

(2)各機關,團體,企事業單位檔案室也要建立能滿足照片,錄音,錄像等各種載體檔案檢索的多媒體數據庫.

(3)建立全市統一的多媒體檔案采集標準.視頻數據采用MPEG,AVI格式;音頻數據采用MP3,WAV等格式.建立一個完整的多媒體平臺,包括媒體服務應用軟件,集中分布式視頻系統,視頻業務管理媒體系統,視頻采集制作端系統,媒體內容檢索系統,數字版權管理(DRM),媒體存儲系統,客戶端系統等重要組成部分.

(四)檔案管理應用系統建設

1,建立全市檔案目錄中心

各級各類檔案館(室)要在積極推廣使用KW-20*檔案管理軟件基礎上,不斷壯大和擴展自身的檔案目錄數據庫.在此基礎上,建立全市檔案目錄中心,實現館際資源的共享,并對可開放的檔案目錄提供網上查詢服務.

市檔案館完成全部館藏檔案案卷級目錄和開放檔案90%以上的文件級目錄錄入,全市各級黨政機關,人民團體,各派和具有管理職能的事業單位室藏檔案100%完成文件級目錄錄入,中心城區綜合檔案館完成館藏開放檔案100%的文件級目錄錄入,遠城區綜合檔案館完成館藏開放檔案80%以上文件級目錄錄入.企事業單位可參照執行.

2,建立全市(區)電子文件中心

國家檔案局規定各級國家檔案館要"以建設電子文件中心為突破口,全面建立有中國特色的電子文件管理體系".市區各級綜合檔案館要抓住這個契機,力爭把電子文件中心建設項目列入各級政府信息化發展規劃,在規劃政府電子政務辦公系統建設時,同步規劃建設市(區)電子文件中心,使電子文件中心的硬件建設同政府網絡辦公系統的硬件建設同步完成.在政府電子公文交換系統正式運行后,依托市信息中心,區信息中心數據交換平臺,在線采集,接收電子文件,在政務網上為各政府部門決策服務.

市檔案局要做好現有檔案管理軟件與機關辦公自動化和電子政務系統的技術銜接工作,開發相應的接口程序,以保證將來系統間的無縫連接,依托政務網構建*市檔案信息共享平臺,整合各級各類檔案館,機關檔案室的電子文件,檔案信息資源,真正實現全市政務網內檔案信息資源的共享.

各區局館,各機關,企事業單位要積極參與到各政府,各部門,各單位的辦公自動化系統和電子政務系統的建設中去,事先提出檔案管理方面的需求,及時提出為檔案管理軟件預留接口的建議,建立文檔一體化管理系統.

3,建立市(區)政府公開信息查詢中心

在現有的"已公開現行文件中心"的基礎上,市區檔案局(館)應遵照《中華人民共和國政府信息公開條例》(國務院492號令)的要求,積極收集政府及各部門可公開的政策性,法規性,公益性文件,尤其是與老百姓利益切身相關,公眾關心的政府信息,建立"市(區)政府公開信息查詢中心",配備電子信息屏等現代化設施,設備,加強檔案網站建設,通過現場查閱和互聯網,為社會各界提供政府公開信息和開放檔案信息.

4,做好"*檔案"檔案信息門戶網站的建設

(1)依托全市電子政務平臺及外網,建立以市檔案局館為中心網站,各區檔案局館為分站點的全國性,分布式公開檔案信息的平臺.把"*檔案"網站辦成本地檔案信息門戶網站.要在現有基礎上,按照中心網站要求,增加設備,擴大容量,優化功能結構,辦出*特色.

(2)建好各區檔案網站,為社會公眾服務.不斷完善網站功能,及時更新網站內容,在檔案公眾網平臺上定期公開與公益性的專題檔案數據庫,主動提供公益性信息服務,最大限度地實現檔案信息的社會共享.擬在"十一五"期間對各區檔案網站建設開展一次評比活動.

(3)制定檔案信息上網審核程序,確保檔案信息安全.

(五)檔案信息安全保障體系建設

組織建立檔案信息安全保障體系框架,逐步完善檔案信息安全管理體制.

1,全市各級檔案部門建立檔案信息安全制度,加強對計算機檔案系統的管理,確保檔案數據庫安全.

2,加強對電子文件歸檔工作的監督和指導,保證歸檔電子文件的真實,完整,有效.

3,檔案部門的內部局域網要切實與一切外網實行物理隔離,加強身份認證和密鑰管理,確保檔案信息網絡傳輸的安全,非公開的檔案信息一律不得上外網.

4,在進行檔案數字化加工時,全市各級檔案部門也要注重檔案信息資源的安全,建立嚴格的檔案交接制度和安全保障措施,嚴防檔案數字化加工過程中失密,泄密事件的發生.

5,為保證檔案信息化建設可持續發展,全市各級檔案部門要積極探索數據備份策略和方法,嘗試建立數據備份基地和容災系統,確保檔案信息數據的安全,將檔案館建設成為安全和永久保存國家檔案信息資源的數據備份基地.

(六)檔案信息化人才隊伍建設

1,加強檔案業務人員的培訓工作.要把檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識,數字化技術知識,網絡技術知識,現代管理技術知識等作為培訓的重要內容,提高檔案業務人員現代化水平.

2,加強檔案信息化建設相關技術培訓課程與教材的建設和管理.市檔案局將組織有關人員統一編寫《*市檔案信息化建設培訓教材》,以確保培訓工作取得實效.

3,要重視計算機人才的配備.全市各區檔案局館和專門,部門,企業檔案館,要配備1至2名具有專科以上學歷的計算機專業人才,努力培養既懂檔案管理又懂計算機應用的復合型人才.

(七)開展各區檔案信息化建設發展綜合水平評估

市檔案局每年對各區檔案館目錄數據,全文數據進行質量檢查,以建立完整,規范的目錄數據庫和全文數據庫."十一五"期末,結合檔案館功能建設,擬對全市13個國家綜合檔案館(含市館,12個區館)信息化建設情況進行一次綜合評估,將對各區檔案信息化建設的軟硬件設施,內外部環境及成果,實效進行測評,通過該項活動,切實加強和促進*市檔案信息化建設工作,提高檔案管理現代化服務水平.