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各中小學校（含中等專業學校）在教學管理和教學研究中形成了各種載體的檔案材料，這是學校工作的真實記錄，是考察教學工作、研究教學歷史的依據和必要條件，也是科學管理學校的基礎。收集、整理、保管好學校檔案是各學校的重要任務，是教學工作中一個必不可少的環節，加強學校檔案工作，具有十分重要的意義。根據《中華人民共和國檔案法》和國家有關檔案工作的規定，結合我市的實際情況，對全市中小學校檔案工作提出以下意見：

一、加強領導，理順體制

（一）各學校領導都應把檔案工作提到議事日程，明確一名校長分管檔案工作，經常幫助研究解決工作的實際問題。并把文件材料的形成、積累和立卷、歸檔工作，納入學校和有關人員的職責范圍，在安排教學計劃，進行教學科研的同時，應當把有關材料的形成、歸檔工作，列入下達，在檢查工作的同時檢查檔案的管理情況，使其做到經常化、制度化。

（二）學校檔案是國家檔案的重要組成部分，要按照集中統一管理檔案的基本原則，建立健全學校檔案工作，達到完整、系統、安全和便于利用的要求。

（三）為了搞好學校檔案的管理工作，全市各級中小學校都應建立綜合檔案室，由學校辦公室或教導（務）處領導，條件好的，規模較大的的學校可設校屬檔案科（處），鎮村小學建立綜合檔案室條件不具備的，也要在辦公室或教導（務）處設立檔案專櫥，由專人管理。

（四）各學校要根據工作量大小，配備適應檔案工作需要的專兼職檔案人員，并保持相對穩定。檔案工作人員調動工作時，要先配后調，并嚴格辦理交接手續。學校各處、室、教研（教學）組，要配備兼職人員負責本科室檔案材料的收集整理和歸檔工作。檔案管理人員享受專業技術管理人員待遇，按教育專業技術人員或檔案專業技術職務評聘。

（五）各級教育主管部門要認真履行國家規定的管理體制，加強對所屬學校檔案工作的領導，研究解決好學校檔案工作體制、領導關系、機構設置、人員配備、經費開支等問題；各級檔案行政管理部門要協助各級教育主管部門搞好學校檔案工作的指導、監督和檢查。并與各教育主管部門共同做好檔案干部的崗位培訓、業務研究工作。

二、檔案室的職責和任務

各學校綜合檔案室要認真貫徹執行檔案工作的法律、法規和方針政策，做好本職工作。

（一）建立健全各種檔案的收集、立卷、保管、利用、統計、鑒定等規章制度。

（二）負責對學校各類文件材料的形成和歸檔進行指導、監督和檢查。

（三）對接收入室的檔案，進行分別類，系統整理、編目、排列，切實做好技術保護工作。根據各類檔案的保管期限，組織并參與對檔案的定期鑒定與銷毀工作。

三、文件材料的收集與歸檔要求

（一）學校在日常教學管理活動和對外社會活動中形成的具有查考利用職權價值的文件材料及音像等，均應收集整理歸檔，任何單位和個人均不得將立卷歸檔的材料據為己有或者不予歸檔。

（二）學校檔案室及管理人員對收集的各類檔案材料，應按分類綱目加以整理，并按規定要求于次年第二季度前立卷歸檔。

（三）納入歸檔范圍的圖文材料，應是油印件，亦可以鋼筆或毛筆用藍色或碳素墨水書寫；用純蘭墨水、紅墨水、鉛筆書寫或復印件、色帶打出件等不耐久材料，需經復制后方可歸檔。應歸檔管理的音像制品，要保證聲音清楚，圖像清晰。

四、檔案的保管與利用

（一）檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。對學校有長遠利用價值的檔案列為永久保管；對學校在較長時間內有查考利用價值的列為長期保管，保管期限為十六至五十年；對學校在較短時間內有查考利用價值的檔案列為短期保管，保管期限為十五年以下。

（二）各學校應根據實際需要設立專用檔案庫房，配備專用鐵質檔案箱。檔案庫房要設置防火、防盜、防高溫、防有害氣體和有害生物等設施，配備去濕機、吸塵器、溫濕度記錄儀器等設備，切實做到檔案的安全保管。

（三）學校檔案部門及其管理人員，應對庫存檔案經常檢查、發現問題及時解決。并根據教育工作的需要，編制適用的檢索工具，編研參考資料，及時準確地為教學管理和其他各項工作提供高效優質服務。對保密檔案，必須嚴格按《中華人民共和國保守國家秘密法》及國家其他有關法律、法規的規定辦理。凡到學校利用檔案者要愛護檔案，不準私自拆卷、摘錄、翻印，不得圈注和涂改，否則按有關規定處理。對重要檔案的查閱利用，須經學校分管領導批準。

（四）根據檔案的鑒定原則和檔案保管期限，對經過按規定程序鑒定后確認已失去保存和利用價值的檔案，應列出銷毀清冊。檔案銷毀必須在指定地點由二人以上在場監銷，并在銷毀清冊上簽字。