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各鄉鎮（場）黨委，縣委各部門，縣各委辦局、縣各直屬單位、縣各群眾團體黨組織：

黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄，是非常重要的原始檔案資料，具有執行依據、文件基礎、日后查考和史料價值等作用。根據省委組織部蘇組通59號文件精神，現就規范黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄的有關事項通知如下：

一、黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄必須全面完整

黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄包括會議組織情況、會議內容和結尾三個部分。

1、會議組織情況。包括開會時間、地點、主持人、出席人、列席人、記錄人等。人員要寫清楚姓名、職務，缺席者應注明缺席原因。

2、會議內容。即會議記錄的主體部分。包括會議議題，主持人講話內容，匯報人姓名、職務及匯報內容，與會人員發言、討論情況，決議事項等。

3、結尾。在會議內容后面另起一行空兩格寫“本次會議結束”字樣。在本次會議記錄右下方，由會議主持人、記錄人簽名。

二、黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄必須真實準確

黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄必須實事求是，真實準確地反映黨委（黨組）討論干部任免會議的內容和過程。要盡可能記下發言者的原話，忠實于發言者的愿意，客觀地記載會議情況。記錄要表達準確，層次清楚，語句通順，字跡工整，對沒有聽清楚或發言者表達不清楚的，不能主觀推斷，應找有關人員和發言者本人進行核實。

對組織（人事）部門向會議提交的有關材料的名稱和主要內容，應記錄清楚。對討論對象的姓名、現任職務、擬任職務應準確記錄。對討論對象的考察情況、任免理由等，要擇其主要內容記錄。對會議討論發言、討論過程、形成的決議以及形成決議的表決情況等，必須詳細、真實地記錄。對有爭議的問題、存在的分歧意見，也要作詳細記錄。

三、要指定專門記錄人員和使用專用的會議記錄本

黨委（黨組）討論決定干部任免的會議，應確定專門人員負責記錄。負責記錄的人員要求思想政治素質好，組織紀律性強，熟悉干部工作，有做好會議記錄的能力。討論決定干部任免會議的記錄人員要自覺履行職責，嚴格按照通知要求，一絲不茍地做好記錄工作，并對會議記錄的真實和完整承擔責任。記錄人員一經確定，不得隨便更換或臨時指定。

黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄，統一使用專用的會議記錄本。專用會議記錄本由縣委組織部統一印制。自2003年4月起，各黨委（黨組）討論決定干部任免會議必須使用統一的記錄本。

四、妥善管理黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄

討論決定干部任免會議記錄，是黨委（黨組）研究干部任免情況的重要文字依據，必須妥善管理。會議結束后，可以在保持原意的基礎上對會議記錄進行整理，形成會議紀要，整理人、審核人要簽名。會議記錄和會議紀要形成之后，任何人不得隨便涂改、增刪，更不能隨意銷毀。會議記錄和形成的會議紀要應統一編碼，及時歸檔。黨委（黨組）采用投票表決方式作出任免決定的，投票表決的原始資料也應一并存檔備查。黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄，是干部人事工作的機密材料和重要檔案，要專人保管，嚴格保密，任何無關人員和未經允許不得閱看。記錄人員更換時，應辦理嚴格的交接手續，確保萬無一失。

五、嚴格監督檢查黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄情況

各黨委（黨組）要對討論決定干部任免會議的記錄情況負全面責任，督促會議記錄人員認真做好記錄工作，對不能履行或不能正確履行職責的記錄人員，要及時進行調整。集體討論決定干部任免是《黨政領導干部選拔任用工作條例》規定的重要內容。組織部門在檢查《條例》貫徹執行情況時，將把對討論決定干部任免會議記錄及相關的投票表決原始資料等進行嚴格的監督檢查，發現問題及時糾正，并予以通報批評。對會議記錄發生丟失、毀損、泄密等情況的，要嚴肅追究有關人員的責任。