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各科、室、隊、四通養護公司：

為爭創省二級檔案室，根據《關于在全市公路系統開展檔案管理推進年活動的實施意見》（公路〔〕308號），結合我段實際，決定在全段開展“檔案管理推進年”活動，現就有關事項通知如下：

一、提高認識、成立機構

開展檔案管理推進年活動，目的是為了進一步加強和規范我段檔案管理，推進依法治檔，提高檔案管理現代化水平，更好地為公路事業服務。各部門要充分認識開展檔案管理推進年活動重要意義，認真組織配合，開展好此項活動。

為加強對開展檔案管理推進年活動的領導，段里特成立專項工作領導小組，組長張會國，副組長蔣林鳳，成員姚紅兵、徐永強、徐旦。

二、講究質量、力求規范

（一）堅持集中統一管理原則。建立段綜合檔案室，各類檔案須定期移交，實現檔案的標準化管理，便于領導決策、部門協調和提供綜合利用服務。

（二）堅持“誰形成誰立卷”原則。各業務科室形成的專業性比較強的文件材料，應根據各類業務檔案的編制方法在規定的時間內完成立卷。檔案整理可采取定期集中或分散立卷的方式進行。

（三）堅持規范化管理原則。按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，結合單位實際，制定《縣公路管理段文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》；根據《省交通系統檔案工作目標管理認定標準》（檔〔〕26號附件1），做到有檔必歸、有檔必管，歸檔嚴謹，對文書檔案、專業檔案、科技檔案、會計檔案和聲像檔案（照片、錄音、錄像、磁帶、光盤檔案等）進行規范化整理。

三、健全制度、加強管理

（一）各部門負責人應把檔案工作納入本部門重要議事日程，并對本部門的檔案整理歸檔進行監督和指導，為開展“檔案管理推進年”活動創造良好的氛圍。

（二）制定綜合檔案室收集、鑒定、統計、保密、防護、庫房管理、借閱利用、銷毀等檔案管理制度和具體實施細則，落實崗位職責，通過制度把檔案工作逐步納入規范化軌道，做到工作有章可循。檔案的歸檔范圍、分類、排列、保管期限要始終按照本單位的檔案管理辦法，保持前后一致，做到有條不紊。

（三）嚴把業務關，既要強化文件前期控制，做好文件材料的收集、積累、整理各個環節的工作，又要按照本單位制訂的《文件材料歸檔與不歸檔范圍》、《保管期限表》等制度要求，按時接收各部門直接形成的全部檔案，重要文件應實行雙套制。切實做好檔案鑒定工作，認真編制本單位全宗介紹、大事記、組織沿革等材料。

（四）加大硬件投入，改善保管條件。在現有基礎上逐步添置有關設備和常用工具，以達到保管檔案的“六防”（防火、防水、防盜、防光、防塵、防有害氣體）、“三室”（庫房、閱檔室、辦公室）要求。

（五）著眼社會需求，推進檔案信息化。將電子文件歸檔管理納入電子政務和辦公自動化建設的總體規劃，整體設計，同步實施，實現文檔管理一體化。

四、實施步驟、工作安排

第一階段：1～3月，前期準備階段。組織人員參加市處動員會暨業務培訓、赴檔案管理先進單位參觀學習；制定檔案創建目標，上報縣檔案局，并抄送市處和縣交通局；按照縣檔案局要求，開展自查。

第二階段：4～6月，全面整理階段。按標準要求對原有檔案進行重新整理，編研全宗介紹、組織沿革、年鑒等材料。

第三階段：7月，自查申報階段。對照標準逐一核查整理后的檔案，并撰寫自查報告。

第四階段：8月，預檢完善階段。根據市公路處及市檔案局有關人員的預檢結果，查漏補缺，做好完善工作。

第五階段：9～10月，達標驗收階段。積極配合上級有關部門做好達標驗收。

第六階段：11～12月，總結表彰階段。認真總結本單位在“檔案管理推進年”中的成績和經驗，為進一步推進檔案工作奠定基礎。