前言：本站為你精心整理了信息時代下加強學(xué)院檔案管理研究范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

摘要：信息化是我國檔案管理體制改革的重要指導(dǎo)思想，也是一大主流發(fā)展方向。對于技師學(xué)院檔案管理工作來說，也不無例外。近些年來，即便大部分技師學(xué)院擴大了對檔案管理工作的重視程度，但是在檔案信息化建設(shè)工作開展期間，仍存在較多的問題，比如：檔案管理信息化建設(shè)滯后、歸檔文件整理及利用機制有待完善等。為了解決這些問題，本文以檔案管理信息化的概念為切入點，進一步分析信息時代下學(xué)院檔案管理工作革新的意義，并結(jié)合現(xiàn)狀問題，提出相關(guān)管理措施，希望以此全面提升學(xué)院檔案管理工作質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：信息時代；學(xué)院檔案；意義；現(xiàn)狀問題；管理措施

學(xué)院檔案，作為技師學(xué)院從事教學(xué)、科研、管理活動形成的極具有保存價值的歷史記錄，在檔案類型方面相對豐富多樣，包括文書檔案、圖片檔案、音視頻檔案等，并且學(xué)院檔案對社會服務(wù)、人事管理、學(xué)科建設(shè)等工作均具有顯著的利用價值及權(quán)威性。同時，信息化是我國檔案管理體制改革的核心指導(dǎo)思想，技師學(xué)院檔案管理工作也不例外。然而，即便檔案管理工作得到技師學(xué)院的關(guān)注及重視，但在具體管理工作開展期間仍存在一些有待解決的問題。相關(guān)問題在未能得到有效解決的情況下，會在很大程度上影響學(xué)院檔案管理工作的整體成效，難以挖掘?qū)W院檔案信息資源潛在的價值。由此可見，為了全面提升學(xué)院檔案管理工作的質(zhì)量水平，本文圍繞“信息時代下加強學(xué)院檔案管理”進行分析研究，具有重要的價值意義。

一、檔案管理信息化的概念簡述

首先，檔案信息化，通常指的是國家檔案管理部門同意組織及規(guī)劃，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展檔案管理活動，進一步對信息資源進行有效管理及處置的一項工作。基于概念層面分析，檔案信息化并非割裂的概念，“檔案”與“信息化”之間關(guān)系密切，而現(xiàn)代信息技術(shù)，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機技術(shù)等，為檔案實現(xiàn)信息化目標的有效媒介及橋梁。此外，檔案管理信息化，則是在檔案管理工作中滲透信息化要素，包括上述提到的大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機技術(shù)等，還包括檔案信息化管理系統(tǒng)平臺，該平臺進一步在防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)等支持下，可以保證檔案信息資源從采集、分析整理、存儲管理，到后期開發(fā)利用全過程的質(zhì)量及安全性。由此可見，檔案管理信息化目標的實現(xiàn)，是檔案管理工作的一大主流發(fā)展趨勢。以技師學(xué)院為例，傳統(tǒng)模式下采取的是紙質(zhì)檔案管理方式，但是隨著互聯(lián)網(wǎng)的逐步發(fā)展，信息時代特征越來越明顯。在此背景下，學(xué)院檔案管理工作逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理朝向電子化、信息化、智能化方向發(fā)展。因此，需在了解檔案管理信息化的特點優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，及時革新現(xiàn)有管理方式方法，使學(xué)院檔案管理信息化工作質(zhì)量水平能夠得到全面提高。

二、信息時代下學(xué)院檔案管理革新的意義分析

學(xué)院檔案管理是一項系統(tǒng)性的工作，且涉及檔案信息資源類型繁多，而在信息時代背景下，對學(xué)院檔案管理工作的革新提出了越來越高的要求，并且此項管理工作革新的意義重大。具體而言，其意義主要體現(xiàn)在以下方面：

1.有助于學(xué)院檔案管理質(zhì)量水平的全面提高

在信息時代背景下，信息技術(shù)得到快速的進步及發(fā)展，并為技師學(xué)院創(chuàng)新現(xiàn)行的檔案管理模式提供了強有力的技術(shù)支持。同時，隨著技師學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的持續(xù)擴大，使相關(guān)部門及單位對學(xué)院日常運營管理工作也提出越來越嚴格的要求。在此背景下，過去常規(guī)的檔案管理模式方法則已不再適應(yīng)當下學(xué)院檔案管理工作的需求。因此，在信息時代下革新技師學(xué)院的檔案管理模式，符合時代進步的要求，有助于加快技師學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)的進程，促進學(xué)院檔案管理模式逐步向科學(xué)化、規(guī)范化方向轉(zhuǎn)變，進一步提升學(xué)院檔案管理的總體質(zhì)量水平。

2.有助于促進學(xué)院日常管理工作的高效運轉(zhuǎn)

在技師學(xué)院開展教學(xué)、科研、管理各項工作期間，會形成諸多圖片、文字、音視頻等相關(guān)工作記錄信息資料，而上述工作記錄信息資料，不僅是各項工作的歷史性檔案信息，而且還具有衡量工作完成情況的作用，因此可作為今后開展類似工作的有效參照依據(jù)。在此背景下，做好技師學(xué)院檔案管理工作，融入信息技術(shù)，能改變原有的檔案管理模式，對技師學(xué)院檔案管理正常運轉(zhuǎn)具有顯著的價值作用。此外，學(xué)院檔案管理工作質(zhì)量水平，比如是否科學(xué)規(guī)范、是否能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展目標等，能夠檢驗檔案資料的利用價值。所以，為了促進學(xué)院日常管理工作高效運轉(zhuǎn)，在信息時代下做好學(xué)院檔案管理革新工作至關(guān)重要。

3.有助于學(xué)院實現(xiàn)可持續(xù)生存發(fā)展的目標

技師學(xué)院作為職業(yè)教育的主要組成部分，普遍存在辦學(xué)起步晚、辦學(xué)基礎(chǔ)差等現(xiàn)實問題。同時，面對日趨激烈的教育競爭形勢，相關(guān)技師學(xué)院為實現(xiàn)生存發(fā)展的目標，需做好各項基礎(chǔ)性管理工作。值得注意的是，檔案管理是技師學(xué)院基礎(chǔ)性管理工作的一大主體內(nèi)容，此項管理工作是否規(guī)范、科學(xué)，對學(xué)院檔案資源的利用效率影響較大。例如：是否能夠出具對外展示學(xué)校辦學(xué)實力的資料信息等，不僅會影響對外宣傳工作的開展，而且還會影響校企合作、招生就業(yè)等工作成效。綜合分析，從某種角度來看，做好技師學(xué)院檔案管理工作，有助于校企合作、招生就業(yè)等工作成效的提升，進一步為技師學(xué)院可持續(xù)生存發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

三、信息時代下學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀問題分析

雖然信息時代下學(xué)院檔案管理工作革新的意義顯著，但是從現(xiàn)狀來看，此項管理工作仍存在一些有待解決的問題。總結(jié)起來，具體現(xiàn)狀問題如下：

1.檔案管理信息化建設(shè)滯后

從目前我國技師學(xué)院檔案管理工作來看，普遍存在信息化建設(shè)進程滯后的問題，且集中體現(xiàn)在多個方面。比如，進入信息化時代，技師學(xué)院在教育教學(xué)方面，相繼廣泛開展信息化建設(shè)工作。但是在檔案管理工作中，信息化建設(shè)僅停留在利用計算機取代人工操作的階段，新興技術(shù)的引進相對緩慢，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等。顯然，這與檔案管理事業(yè)全面信息化發(fā)展目標相脫離。與此同時，部分技師學(xué)院對檔案管理工作的重視程度尚且有待提升，在檔案管理信息化建設(shè)方面的投入較為不足，使檔案管理信息化建設(shè)進程相對滯后。此外，部分技師學(xué)院雖引進了信息技術(shù)方法，并搭建了合理科學(xué)的檔案信息化管理平臺，但是受檔案管理人員信息化技術(shù)能力水平存在局限性的影響，難以充分發(fā)揮出檔案信息化管理平臺的作用。

2.歸檔文件整理及利用機制有待完善

由于受各方面因素的影響，技師學(xué)院目前在檔案管理機制方面存在一定的缺陷，特別是歸檔文件整理及利用機制，尚且有待完善。與此同時，技師學(xué)院一些檔案管理人員的檔案管理意識相對薄弱，尚未將科研、教學(xué)等相關(guān)活動中形成的資料進行歸檔處理，使相關(guān)檔案材料呈分散存儲的狀態(tài)，難以保證檔案資料內(nèi)容的完整性。甚至，部分教師考慮到自身使用檔案的便利，將原本需要及時歸檔處理的檔案資料隨意放置在辦公室或資料室內(nèi)，在未能及時配合檔案管理人員開展歸檔處理工作的情況下，便會影響相關(guān)檔案信息資源的時效性、真實性及安全性。此外，需認識到的是，上述問題產(chǎn)生的原因相對復(fù)雜，但與技師學(xué)院目前的立卷歸檔及使用機制不夠完善存在密切關(guān)系。因此，完善學(xué)院檔案立卷歸檔及使用機制至關(guān)重要。

3.檔案管理人員素質(zhì)水平有待提高

檔案管理究其本質(zhì)是一項兼顧系統(tǒng)性與復(fù)雜性的工作，對管理人員綜合素質(zhì)水平的要求相對嚴格。然而，從目前我國技師學(xué)院檔案管理情況來看，大部分檔案管理人員的綜合素質(zhì)尚且有待提升。同時，部分技師學(xué)院檔案管理崗位傾向采取面向社會公開招聘的形式，具有雙向選擇性的特點，這會在很大程度上增加崗位人員的流動性。并且，受技師學(xué)院自身辦學(xué)規(guī)模限制的影響，存在縮減人員崗位編制數(shù)量的情況，使一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象相對常見，加上各院系、部門辦公室缺少專職的檔案管理崗位及專業(yè)人才，通常交由各部門行政管理人員兼任檔案管理工作任務(wù)。在工作壓力過大，或工作量過多的情況下，在崗檔案管理人員便缺少與時俱進加強檔案知識學(xué)習(xí)的時間及機會平臺等，這樣便難以使檔案管理人員的素質(zhì)水平得到持續(xù)提升，進而使學(xué)院檔案管理質(zhì)量水平難以得到有效提升。

四、時代下學(xué)院檔案管理優(yōu)化措施分析

為解決學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀存在的一些問題，有必要落實有效的優(yōu)化措施。結(jié)合實際工作經(jīng)驗來看，主要優(yōu)化措施如下：

1.搭建完善的信息化檔案管理機制

針對技師學(xué)院檔案管理工作中歸檔與檔案使用機制層面的缺陷，相關(guān)學(xué)院可通過參考其他高校檔案管理工作流程的方法加以完善，即根據(jù)技師學(xué)院的實際辦學(xué)情況，及時搭建完善的檔案管理機制，規(guī)范檔案管理工作流程。具體而言，有必要及時引進檔案資料搜集機制，將檔案搜集工作范圍拓展至各部門、各教職工，明確詳細規(guī)定檔案資料的搜集范圍、搜集途徑、搜集流程、獎懲流程等，確保檔案管理部門與其他部門、教職工之間有效配合，提高檔案資源搜集工作的效率。與此同時，主動理順學(xué)院各部門之間的管理關(guān)系，合理劃分檔案管理崗位人員的工作職責，使檔案管理職責細化至個人。并且，需要合理劃分檔案管理各環(huán)節(jié)的工作任務(wù)，包括文件歸檔、檔案收集、檔案整理、檔案利用等，形成統(tǒng)一系統(tǒng)的制度，積極開展各項檔案管理工作，進一步實現(xiàn)全方位協(xié)調(diào)管理檔案資源的目標。此外，需保證任務(wù)下達與文件材料提出之間同步歸檔為前提，做好計劃進度、文件材料是否同步的檢查工作，即驗收鑒定成果與驗收鑒定檔案是否同步、上報登記及評審成果與檔案檢查歸檔情況是否同步，使檔案管理工作全方位滲透技師學(xué)院各項工作進程當中，深入挖掘檔案資料的使用價值，大幅度提高檔案管理的總體工作效率，為加快信息化建設(shè)進程提供強有力的支持。

2.合理科學(xué)引進現(xiàn)代化信息技術(shù)

在信息時代背景下，信息化建設(shè)已成為各行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展的一大主流趨勢，特別是在擁有海量檔案信息資源的情況下，若難以滿足充分利用的要求，則可能造成資源嚴重浪費問題的發(fā)生。因此，相關(guān)技師學(xué)院需嚴格貫徹實事求是的工作原則，充分重視檔案管理工作的開展，從根源上認識到自身檔案管理信息化建設(shè)的滯后性，投入充足的建設(shè)資金，積極主動引進多元化的信息技術(shù)，進而達到強化學(xué)院檔案管理質(zhì)量水平的目標。具體而言，技師學(xué)院需要主動引進云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)，以現(xiàn)階段我國開放的檔案信息資源共享平臺為依托，充分發(fā)揮新興信息化技術(shù)的作用，搭建極具學(xué)院特色的檔案信息化管理平臺，逐步完善檔案信息化管理平臺的服務(wù)功能。此外，為加快檔案管理信息化建設(shè)的進程，技師學(xué)院可通過嘗試性與社會企業(yè)之間形成深度合作關(guān)系的方式，充分利用企業(yè)信息化建設(shè)的實踐經(jīng)驗及技術(shù)方法，進一步提升學(xué)院檔案信息化管理工作質(zhì)量水平。

3.加強培養(yǎng)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

在學(xué)院檔案管理工作開展過程中，技師學(xué)院方面需要組織形式多元的崗位培訓(xùn)教育活動，以現(xiàn)行的檔案管理崗位培訓(xùn)模式為基礎(chǔ)，融入在職培訓(xùn)方法，并通過邀請國內(nèi)外知名檔案管理專家、信息技術(shù)專家的方式，向在崗檔案管理人員普及學(xué)院檔案管理相關(guān)理論知識。并利用委培方式，使優(yōu)秀的檔案管理人才進入高層次學(xué)府進行深造交流。與此同時，注意培訓(xùn)內(nèi)容主次分明，并拓展培訓(xùn)內(nèi)容覆蓋面，尤其是進入信息化時代以來，檔案管理理論知識更新速度快，加上檔案管理工作流程日趨復(fù)雜。因此，需將檔案管理崗位培訓(xùn)內(nèi)容向法律、信息技術(shù)管理等方向延伸，嚴格遵循主次分明的原則，突出培訓(xùn)活動的針對性與目的性。此外，各技師學(xué)院主動與高等院校之間相互交流，必要時可引進專業(yè)的檔案管理人才，提升學(xué)院目前檔案管理水平，并在相互學(xué)習(xí)、相互交流過程中，促進檔案管理團隊人員綜合素質(zhì)水平的全面提升。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案在技師學(xué)院中占據(jù)非常重要的地位及作用，作為原始憑證信息資源，學(xué)院檔案見證了技師學(xué)院的發(fā)展歷程。同時，受近些年來我國高等教育事業(yè)快速發(fā)展的影響，技師學(xué)院檔案信息資源的數(shù)量逐漸增多。在此情況下，技師學(xué)院方面需嚴格貫徹“具體問題、具體分析”的工作原則，加大對檔案管理工作的重視程度，從根源上認識到組織學(xué)院檔案管理工作的重要性及必要性，全面分析學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀存在的問題，完善信息化檔案管理機制，靈活運用信息化技術(shù)，引進全新的管理理念模式，并加強檔案管理人員教育培訓(xùn)，以此全面提升檔案管理工作效率，并深入挖掘檔案資源的內(nèi)在價值，進一步促進技師學(xué)院未來可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

作者:李燕霞