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摘要：數字化的飛速發展為我國各領域提供了莫大幫助，不但有益于各單位提高工作效率，還緩解了諸多工作上的困擾，降低了人力資源的消耗?，F今，數字化管理已經與事業單位檔案管理工作有效融合，使其擁有了更廣泛的應用空間，利用數字化管理，事業單位能夠充分明確單位檔案狀況。然而，由于數字化管理還處于發展初級階段，在應用過程中仍存在不足，需要進一步優化和完善，本文即圍繞此類問題對數字化檔案管理進行探討。

關鍵詞：機關事業單位；數字化；檔案管理；工作探究

引言

事業單位檔案是自機關創建以來就存在的，包括數據資料、規章制度以及其他內容。伴隨機關事業單位持續壯大，其檔案內容也會逐漸更改、擴充。在機關事業單位發展歷程中，檔案管理起到了重要推動作用，可以為機關事業單位決策過程提供準確參考依據。數字化檔案實質是通過掃描、多媒體等技術將傳統檔案轉化為數字化檔案，并以電子方式進行歸檔，實現信息網絡共享和管理。數字化檔案由專業軟件設備設施進行管理，相關人員可隨時調用、查閱。對機關事業單位來說，數字化檔案建設可以有效提高檔案管理效率，管理人員應充分重視檔案數字化建設，積極提高檔案管理能力，確保檔案安全，最大限度地發揮檔案價值。

一、檔案數字化的內涵

借助對多媒體技術、掃描技術、數字存儲技術及數字攝影技術等新興技術的合理利用，檔案數字化可以實現把不同形式的傳統檔案向數字化信息檔案轉換，并通過專業的軟件設備設施及現代網絡技術對信息檔案進行有效管理，致力于創建有序的檔案信息數據庫，實現檔案信息資源及時共享。數字化信息保存形式對涉及檔案相關業務的服務水平及工作效率有著明顯提升，不管是機關事業單位的內部檔案管理工作，還是對社會群體提供的服務，都可以獲得更高的質量及更好的效果。

二、機關事業單位檔案數字化管理的優勢

1.有利于新型的檔案管理和服務機制的革新

檔案信息對事業單位的工作安排具有十分重要的作用，在對單位人員進行任命與提升的決策中，檔案信息記錄的業務信息及績效考核將成為重要的參考資料。但是，一些單位因為員工數量龐大，且各類信息復雜，很難對其進行管理，傳統紙質記錄方法有許多缺點，不利于工作的開展。與之相比，數字化管理可以借助計算機技術，通過對網絡數據的記錄保存，可以便捷地對相關信息進行搜索、調取，有效提高工作效率。此外，由于計算機技術強大的存儲能力，信息資料可以實現長時間的保存，不用擔心信息丟失及磨損情況的發生，這是事業單位檔案管理的重大突破。隨著數字化應用和普及，將數據保存在計算機上，能夠有效保證企業信息的完整性及安全性。

2.保障事業單位檔案信息安全

事業單位對檔案信息的準確性及時效性具有十分嚴格的要求，重要信息必須真實、保密及可靠，這在一些特殊性質的企業單位尤其如此，而傳統的紙質檔案保存方式無法完全滿足上述要求。基于數字化管理模式，檔案管理流程更加嚴格，數字化信息管理可以有效解決檔案真實性的難題。另外，數字化管理模式在對文檔加密的情況下，并非每個人都可以隨心所欲地訪問文件信息。因此，人員檔案信息安全性得到了保障。

3.有助于事業單位檔案信息日常更新和維護

周期性的維護及更新是保障檔案信息安全性及完整性的有效措施。在傳統模式下，紙質檔案的維護管理工序頗為復雜，需要大量人員對檔案的信息進行轉錄與謄寫，耗費大量時間及人力。同時，在抄錄的過程中難免出現錯誤。而建立數字化檔案管理方法，可以通過計算機大數據技術，更新人員檔案上信息，確保信息真實性和有效性。此外，在人員工作安排及調動方面，數字化管理可以快速提取人員信息，有效保證工作效率的同時，也可以讓工作安排的合理性最大化。

4.提高檔案管理效率

紙質檔案管理模式中，員工只能根據紙質數據手動檢索數據庫，耗時較長，檔案數字化管理可以大大提高工作效率。一般情況下，管理檔案時會借助網絡信息技術提高檔案信息輸入頻率。在完整的數據庫支持下，工作人員可以通過關鍵詞檢索的方式輕松地對所需資料進行調取。另外，隨著效率的提高，事業單位不需要設置太多檔案管理崗位，有效減少工作事故的發生頻率。

三、事業單位檔案數字化管理面臨的問題

1.事業單位對檔案信息管理缺少重視

組織的重視和工作自身附帶的價值及意義是從業者做好本職工作的關鍵。在檔案管理工作中，投入一定的資金及人力，是調動管理人員積極性的有效方法。而相反，缺少專項負責人、不給予相應的重視或者崗位變動頻繁、工作交接時信息傳遞和問題繁多的安排，會使得檔案管理工作變得枯燥而費時，導致很多員工并不愿意耗費精力在工作上。另外，部分單位由于不規范的操作或者采用的制度缺乏科學性，導致檔案管理工作頻繁地出現錯誤，比如：信息泄露、丟失，資料保存不全等，給后續工作帶來很大的困難，同時也失去了對其他部門工作信息支持的重要功能。

2.單位缺少成熟的管理技術

檔案管理工作的特點具有較強的復雜性，從業人員需要把龐大的資料數據進行歸類整理，防止系統信息混亂，為企業提供及時、準確的資料，也正是因為繁重的工作性質，導致崗位員工流動性較大，難以形成有效的職業沉淀，以至于資深的檔案管理人才較為稀缺。在信息的時效性方面，工作人員需要定期對檔案資料更新，由于缺乏先進的技術，經常出現原有信息被覆蓋的情況，導致檔案信息出現紕漏，形成隱患。另外，在對一些圖像的錄入中，需要圖轉文字的操作，當技術不達標時，容易出現識別、錄入錯誤或者工作無法開展的情況，影響檔案的準確性及工作的效率。最后，歸檔資料需要系統的維護，缺乏有效的技術支持，維護工作也將成為工作人員及企業的工作負擔。

3.補充材料工作不到位

檔案存儲工作方面的缺失或錯誤將會導致單位對歷史檔案的整合或調取操作面臨較大困難，材料補充不及時往往會造成其他工作被延誤。比如，在原黨支部搬遷或者撤銷后，補辦的入黨資料上交時便會變得無比困難；一些院校倒閉后，已經畢業的學員想要補辦或補充學籍則無處申請；退伍軍人在對以往的工作存檔時，一些機密性的任務因為沒有記錄而無法入檔；或者一些學員在分配工作的交接上，由于缺乏經驗，在前期沒有獲取完善的入職資料，加上后續沒有明確的工作時間記錄，導致在后續工作中頻繁出現交接不上的問題，在薪資計算上也容易形成糾紛，且在檔案缺失的情況下難以得到妥善解決。

4.工作人員專業性不達標

數字化檔案管理工作對高素質專業人才有極大需求。然而，許多單位對檔案管理不夠重視，導致招聘專業檔案管理人員過于草率?，F階段，部分事業單位檔案管理人員的工作跟不上時代步伐，缺乏專業知識，甚至有些單位為了減少開支，聘用非專業人員，將檔案管理工作設置為兼職，導致因為缺乏基礎檔案管理工作經驗，非專業人員工作失誤頻發，嚴重影響檔案管理工作的質量，對后續工作造成不良影響。

5.設備設施建設不到位

在檔案管理工作中，軟硬件設備設施是不可缺少的物質基礎，其決定著數字化檔案管理工作的順利開展。目前，部分機關事業單位不重視檔案管理工作，對軟件硬件設備設施等方面投入資金不足，甚至將其他部門將淘汰的設備設施用于檔案管理部門，設備設施故障頻繁發生，導致其不能滿足現代化檔案管理實際需要。另外，由于檔案管理成本投入不足，一些單位檔案管理部門無法及時更新、升級工作系統，對檔案數字化建設形成了阻礙。

四、加強檔案管理數字化建設的有效對策

1.培養數字化檔案管理意識

為確保數字化檔案管理工作全面發展，機關事業單位管理部門必須對數字化檔案保管工作予以充分重視，在檔案管理工作中實行全面數字化管理，進一步增強全體人員數字化管理意識，轉變原有檔案保管思想，不斷掌握新技能、新知識，對傳統的檔案管理方法加以創新。另外，機關事業單位還要做到結合自身的實際情況，制定一套完善的檔案管理制度，確保檔案工作的嚴謹性與準確性，加強檔案保密機制協調發展。最后，為確保數字化檔案管理工作的有序進行，可以組織相關培訓，提高檔案管理人員的職業素養，建立一支高素質的檔案管理團隊，確保事業單位檔案管理朝著數字化方向發展。

2.推進數字化文字歸檔

在信息技術的普及下，現階段，檔案管理人員的日常工作具有明顯的即時性，通過計算機對相關檔案登記錄入，并發往其他部門確認，進入嚴格的審核階段，一般情況下，工序中會設置相應的督促時間。然而，單位內的審核確認工作經常出現延誤情況，即使有催告信息的提醒，也無法實現完整的工作閉環，對后續工作造成不良影響。這種情況下，數字化檔案管理對文件的預處理功能便可以發揮重要的作用，通過預處理，計算機技術可以解決大部分的格式審核工作，審核人員僅需審核重點內容，大幅度減少審核工作的任務量，且有效提升了文件的處理效率，這無疑對機關事業單位是非常有益的。

3.創建檔案管理電子系統

所有崗位工作都較為復雜，每天會產生大量文本、文件檔案信息。檔案管理員需要及時儲存和收錄這部分信息，在傳統檔案管理的模式下，這一部分的工作任務量十分繁重，管理人員需要耗費大量的精力來處理。而在數字化檔案管理模式中，不僅可以通過電子檔案系統對文件進行掃描摘錄，還可以通過查詢系統對相關信息進行調取，并通過網絡信息技術進行傳輸共享。在完善的系統設置下，電子檔案系統還可以細分為操作系統管理、公共系統環境管理、分類單元管理、卷夾管理等不同部分或等級，從根本上對機關事業單位信息共享能力進行提升，保證檔案的利用效率。

4.加強管理系統與辦公系統連接

現階段，隨著我國各類技術飛速發展，以信息技術為首的科學技術在各行業都得到了推廣。機關單位在開展科學的數字化檔案管理過程中，首先，應將信息技術與辦公系統有效融合，從多個角度實現機關單位數字化檔案管理的綜合發展；其次，必須構建電子文件安全管理體系，在對檔案進行管理時，由于檔案管理普遍具有特殊性，應提高機關事業單位檔案信息安全性，最大限度地激發檔案信息基本價值，促進數字化檔案與檔案制度化有效結合；最后，事業單位在對軟硬件系統進行管理時，必須交給專業人士，例如：按時更迭數據庫信息、在系統內安裝殺毒軟件，設置用戶訪問權限等，就算發生意外情況也不會致使數據缺失。除此之外，機關事業單位在對軟硬件更新時，應及時維護與監測，找尋影響系統運行穩定的外界因素，增強檔案利用率，為檔案創建安全的使用環境。同時，在數字化管理過程中，也不能徹底拋棄傳統檔案管理工作，應加強雙層保護，為數字化檔案管理進一步發展夯實基礎。

5.利用RFID技術進行智能檔案管理

現今，可利用RFID技術對檔案管理進行智能管理，由智能系統對檔案進行數字化分類。RFID技術對檔案管理系統結構如下圖。圖1　RFID技術的智能檔案管理系統結構組成示意圖利用RFID技術的檔案管理，相關管理員可以快速準確地找到需要訪問的文件，并自動完成文件調用記錄、訪問信息、出庫等操作。同時，機密檔案可以將防盜信息添加到RFID中，在使用入口處和出口處的固定RFID讀卡器防止其離開。此外，RFID技術的檔案管理系統是其智能化與數字化技術相結合，并能在檔案未歸還到位時發出警報，從而提高檔案數字化管理水平，提升檔案管理的質量水平。

6.多方向加強人才培養

培養全面復合型人才不僅是當務之急，也是當今時代檔案管理的新要求。第一，通過繼續教育加強檔案管理人員專業知識培訓，結合檔案管理新標準和要求，使培訓適應發展需要，培養基本技能，同時還應對計算機硬件設備操作等基礎能力加以培訓。第二，可以優先選擇專門從事計算機領域的工作人員作為檔案管理人員，并且在入崗之前進行有關檔案管理培訓。這樣，檔案管理人員不僅可以熟練地使用計算機設備管理檔案，還可以有效解決數字化檔案管理中可能出現的問題，對推進檔案數字化建設具有重要意義。第三，機關事業單位還可對外招募全能復合型管理人才。同時，對檔案管理人員實行檔案管理制度，建立激勵機制，提高薪資水平及晉升空間，充分調動檔案管理人員的工作積極性，提高數字化檔案管理水平。

五、總結

信息技術的發展促進了社會各領域發展與創新，對機關事業單位檔案管理工作也產生了深遠影響。尤其是檔案工作開展數字化建設是社會未來發展主流趨勢，機關事業單位檔案管理工作應當深化數字化建設，合理利用互聯網思維推動其管理方式創新與管理工作簡化，使其早日實現科學化管理，繼而推動檔案管理和數據有效融合，實現檔案管理效益最大化，提升檔案管理水平。

作者:劉璐