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摘要：干部人事檔案管理是行政事業單位人事部門的重要工作，隨著各類新技術的涌現，檔案管理理念不斷革新，信息化政務管理的提出使得干部人事檔案信息化管理成為現實，加強干部人事檔案的創新管理，正確處理傳統檔案管理與信息化檔案管理的關系是干部人事檔案信息化建設的重中之重。基于此，本文分析信息化背景下干部人事檔案建設的重要性，分析信息化背景下干部人事檔案管理的現狀，最后闡述信息化背景下干部人事檔案建設的優化策略，以供參考。

關鍵詞：干部人事檔案；檔案管理；信息化管理

0前言

隨著科技的發展，智慧政府、智能辦公體系的構建改變了行政事業單位傳統的辦公模式，相應的干部人事檔案管理也進入新的發展階段。對行政事業單位來說，要給予干部人事檔案信息化建設足夠的重視，以現代信息技術的發展為契機，創新管理為手段，構建以紙質檔案為基礎，以電子檔案為核心的檔案管理系統，對干部人事檔案進行動態管理，提高干部人事檔案管理水平[1]。

1信息化背景下干部人事檔案建設的重要性

1.1有利于檔案查詢

相較于傳統檔案管理，信息化背景下的干部人事檔案管理更便利、更智能。紙質檔案體積較大，占用的庫房面積也大，且分類手段單調，在查詢檔案時需在浩如煙海的檔案中一一查找[2-3]；信息化的干部人事檔案管理，檔案由紙質轉變成電子，將干部人事檔案信息輸入檔案管理系統，查詢時只需使用計算機等現代設備，輸入關鍵字即可快速查找到所需信息，大大提高檔案查詢速度，并且檔案管理系統還支持多重查詢，檔案查詢更方便、快捷[4-5]；

1.2檔案管理更規范

傳統的紙質檔案管理，對書寫規范、紙張大小、裝訂標準等都有不同的要求，導致檔案管理標準不統一，而利用電子技術代替傳統檔案管理，能揚長避短，有效避免干部人事檔案管理的弊端，使檔案管理標準更規范。第一，信息化檔案管理對電子資料的輸入有嚴格規范，統一檔案內容、字體和格式標準，在錄入時就能避免錄入失誤；第二，檔案管理人員要根據技術要求，定時更新系統內的數據信息，并根據需要做好數據遷移工作，使干部人事檔案管理更加規范化；

1.3檔案保管更安全

紙質檔案的保管對保管環境的要求極高，一旦發生水、火等災難，就會使檔案遭受毀滅性損失，而且檔案被污染、刪改后也很難復原，紙質檔案還存在信息被盜竊的危險。而用電子檔案替代紙質檔案，把干部人事檔案信息存儲于單位檔案信息管理系統內，并對專用資料加密保管，能使干部人事檔案信息存儲更安全。工作人員只需定期對檔案數據庫進行維護、系統升級，并利用信息技術手段把檔案信息存儲到云端，就可永久保存檔案信息。當前，多數行政事業單位的干部人事檔案管理采取紙質檔案與電子檔案雙重保管的方式存儲，使檔案保管更安全。

2信息化背景下干部人事檔案管理現狀

2.1管理方式落后，專業人才缺乏

近年來，行政事業單位對信息化檔案管理有一定的認識，部分行政事業單位嘗試實行干部人事檔案信息化管理，但也僅限于檔案的目錄打印，尚未與干部人事信息采集及任免、養老及醫療保險等信息采集、工資系統等數據進行對接；另外，檔案管理涉及個人隱私，對檔案管理人員的政治敏感度、政治素養以及職業技術等的要求較高，部分檔案管理人員年齡偏大，或由其它單位轉崗而來，檔案管理水平有待提高，并且部分行政事業單位檔案管理工作只有1-2名檔案管理人員，只能應付傳統檔案管理的日常工作，若遇干部任免、檔案信息歸檔等工作量大的工作時，檔案管理人員明顯不夠；最后，當前各行政事業單位的檔案管理人員的培養多采取干中學、學中干、傳、幫、帶的培養模式，導致檔案管理人員工作缺乏系統性，既懂檔案管理業務，又精通信息技術且管理經驗豐富的檔案管理人才少之又少；

2.2信息化檔案管理基礎工作多、建設進程慢

隨著干部任免數據信息采集程序、工資管理系統及養老、醫療保險信息采集等系統的相繼出現，檔案利用人員對干部人事檔案的查詢和檢索等工作需求日益增加，但由于干部人事檔案信息化管理工作千頭萬緒，基礎工作量大，需耗費大量的時間等因素，導致多數行政事業單位干部人事檔案信息化進程滯后。例如，將原始檔案錄入信息系統需逐頁掃描，且單位所有人員的基本信息需手動錄入，工作流程復雜、繁瑣，要花費大量的人力成本和時間成本，在短時間內難以完成，影響單位干部人事檔案管理的信息化進程；

2.3資金投入不足，管理設施配備不齊全

受限于檔案庫房面積，多數行政事業單位未設置單獨的閱檔室，多數單位仍使用傳統的檔案存儲柜，僅以計算機輔助進行干部人事檔案信息的采集、整理、匯總及歸檔等工作。行政事業單位也沒有建立人事信息檔案管理系統，究其原因是行政事業單位對干部人事檔案信息化管理不夠重視，盡管領導愿在干部選拔和人員考核等工作中付出大量的人力、財力、物力等成本，但不愿對檔案信息化管理投入資金；二是有些行政事業單位對人事檔案信息化管理有清醒的認識，但本單位資金有限，導致檔案信息化建設滯后，甚至連基本的除濕儀等檔案維護設備也不齊全，影響干部人事檔案信息化進程的推進；

2.4檔案管理質量不高

傳統的干部人事檔案管理以手工錄入為主，致使案卷質量不高。一是檔案管理人員在干部人事檔案的收集、整理等過程中，相關資料未完全收集起來，例如，干部任免表或個人履歷表等表格中的家庭主要關系填寫不全，或黨、團關系等證明材料缺失等，而檔案管理人員把關不嚴，未要求工作人員及時補齊；二是部分工作人員對干部人事檔案信息未及時更新，例如，干部任免表、年度考核表、職稱評審、人員獎、懲信息等表格涉及單位全體人員，工作量大、工作繁瑣，加之檔案管理人員較少等原因，導致檔案不能及時歸檔，也使得個人檔案資料存在遺失的風險；三是干部人事檔案信息鑒別工作不到位，例如，部分檔案存在弄虛作假行為，檔案真實度差，而檔案管理人員在歸檔時未認真審核學歷造假或黨員身份造假等問題，影響干部人事檔案信息的真實性；四是對歸檔檔案未及時做到轉、退、留、毀等處理。

3信息化背景下干部人事檔案建設的優化策略

3.1加強檔案管理人才隊伍建設

提高行政事業單位的干部人事檔案管理水平，不僅要創新檔案管理方法，還要打造一支專業素質過硬、且熟悉檔案信息化建設的方針和政策、具有較強的政治敏感性、政治素質過硬的檔案管理隊伍，每一名檔案管理者都要作風正、黨性強、熱愛本職工作、忠于職守，并具有較強的學習能力，可快速熟悉干部人事信息化理念，熟練使用信息化管理設備。行政事業單位要為檔案管理人員學習搭建平臺，通過請進來、走出去的方式加強檔案管理人員的培訓，邀請檔案管理專家到本單位授課或現場指導干部人事檔案信息化工作；同時，應鼓勵檔案管理人員積極參加干部人事檔案信息化培訓，用心學習信息化干部人事檔案管理程序，同時學習國家下發的相關電子檔案的形成與歸檔規范、制度及標準，將思想轉變與國家規范標準相結合，確保電子檔案的真實、可靠。提高檔案管理人員的業務能力，實現干部人事檔案重點信息的審核、歸檔，進行高效、科學的分類，實現快速掃描、錄入及人員新增等工作，并確保干部人事檔案信息的及時歸檔存儲，熟練掌握干部人事檔案的智能柜分區，從而為行政事業單位干部人事檔案信息系統提供人力支持；

3.2明確干部人事檔案信息化管理目標

當前，行政事業單位人事檔案信息化管理的目標是加強現有紙質檔案電子化與信息化建設。這就需要先把紙質檔案資料進行電子轉化，由檔案管理人員以紙質檔案錄入為起點，把圖片、文本等檔案信息有機結合，做好分類，明確檔案索引查詢方式，根據管理層級、管理權限、工作方向等創建干部人事檔案信息管理網絡，結合現代網絡技術和電子設備進行高速處理，整合零散數據信息，做好干部人事檔案的信息化建設；

3.3加強資金投入，配齊檔案管理設施

信息化背景下，行政事業單位應給予干部人事檔案管理更多的資金支持。在每年編制單位年度預算時，可設置檔案管理專項經費，確保檔案建設所需資金充足，用于改善檔案管理的軟、硬件設施。檔案建設所需硬件設施包括：檔案室、辦公室及閱檔室等，基礎設施要各自獨立，確保檔案信息安全；同時應配備智能、安全、易操作的溫、濕度調控系統，盡量延緩紙質檔案的老化時間，延長紙質檔案壽命；還要配備齊全計算機、打印機、掃描儀以及碎紙機等檔案信息化建設所需的硬件設備，確保檔案信息系統投入使用后，可確保檔案信息的安全，并實現快速歸檔；此外，還要與軟件開發公司積極溝通，開發符合單位干部人事檔案管理所需的信息化管理平臺；

3.4構建干部人事檔案電子管理系統

構建干部人事檔案電子管理系統，要對單位的干部任免、工資管理等與干部人事檔案管理相關的模塊進行整體架構分析，同時兼顧全局性與干部人事檔案管理的專業性，根據干部人事檔案管理的實際需求做好系統化設計。信息化檔案管理系統要涵蓋干部人事檔案信息、報表統計及輸出、數據維護、干部任免等模塊，確保管理系統的全面、方便、快捷、實用、易于操作。一是干部人事檔案信息模塊，包括單位全體干部的基本信息、檔案資料的查詢、借閱及返還等內容。其中，在錄入全體干部基本信息時，有條件的單位可在工資等相關系統內整理、匯總后由模板批量導入即可，從而提高干部人事檔案系統建設效率，或逐一新增錄入；檔案資料需利用掃描儀等設備把紙質檔案掃描到管理系統內，進行電子化存儲；檔案信息查詢、借閱以及返還登記要在系統內記錄干部人事檔案信息的查詢、借出以及返還等信息；二是報表統計和輸出模塊，該模塊能查詢單位全體干部的政治面貌、三齡兩歷、職稱、職務等內容，并根據檢索條件自動生成符合要求的干部人事報表；此外，該模塊還可對干部人事檔案的目錄名冊等內容自動生成報表并打印輸出。行政事業單位往往存在人員調入、調出或退休等情況，信息輸出模塊可為干部人事檔案移交提供便利，例如，干部退休后需將其人事信息移交到社會保障部門管理，在信息輸出模塊可將此人信息輸出并轉交到社保部門；三是數據維護模塊，能實現干部人事檔案的新增、修改、刪除等人員信息的變動處理，并能適時查詢檔案更新情況，還能進行干部人事信息的備份與恢復；四是干部任免模塊，該模塊下設現任干部、擬提拔干部及免職干部等子模塊，用于記錄干部的組織選拔、提拔作用等具體過程。干部提拔時，利用電子人事檔案管理系統可快速把擬提拔的干部的人事信息調出，快速完成擬提拔干部的審查工作；

3.5搭建互聯網+檔案利用平臺

3.5.1便捷化、移動化的檔案利用平臺。可通過手機雜志、手機報的形式創建手機媒介，聯合通信公司來搭建一個信息傳播平臺，通過向手機發送人事檔案管理服務的信息，讓檔案利用者充分了解人事檔案管理信息，有效拓寬人事檔案信息的傳播途徑，在確保安全性與隱私性的前提下，通過查詢人事檔案信息進行完整反饋，這樣不僅可大幅度提高用戶查詢信息的自主程度，還可充分體現優質人事檔案服務理念；3.5.2創建人事檔案微信公眾號。隨著信息技術的發展，微信已成為人們最常用的社交通訊軟件之一，以此將”互聯網+人事檔案”的平臺搭建到微信中，不僅可提供常用的檔案查詢服務、推送服務，還可以微信公眾號的形式提供人事檔案信息查詢服務。可借助微信的各類驗證功能對使用者的身份進行嚴格驗證，再進行查閱與其它相關服務；此外，可將檔案資料以二維碼的形式進行查看，通過掃一掃的形式快速查詢檔案信息；3.5.3創建人事檔案手機客戶端。通過創建人事檔案手機客戶端，進行人事檔案管理服務，隨著智能手機的普及率越來越高，手機客戶端也逐漸被接受，將手機客戶端與人事檔案管理工作進行充分的融合，不僅可在手機上直接為用戶提供檔案信息與單位信息等，還能在網絡上進行事項的預約辦理和職稱的查閱等服務。手機客戶端需有充分的安全檢驗模塊，如通過指紋或人臉等方式進行人物識別，進行身份驗證；

3.6完善檔案安全管理標準

傳統的紙質人事檔案向信息化檔案轉化需檔案管理部門和檔案管理人員在多個層面更新應對策略，確保人事檔案信息化管理的穩步推進，尤其是在檔案安全管理方面，進行信息化檔案管理也標志著安全管理重心的轉移。第一，檔案管理人員要熟悉國家檔案管理相關法律、法規，在法律層面確保本單位的干部人事檔案信息安全；第二，檔案管理人員要樹立檔案信息安全意識，對已錄入系統的檔案資料，要按紙質檔案管理標準保管好原件；同時加強信息系統的物理環境、數據應用、網絡管理、移動介質及終端安全等方面的安全防護，并在軟件開發階段要求軟件公司利用技術手段確保電子檔案的信息安全；再者，做好電子檔案的備份工作，采取一套使用、一套封存、一套異地保管的多備份制度，并定期做好備份數據的檢查工作，確保干部人事檔案的數據安全；第三，傳統的紙質檔案資料與信息化檔案信息的安全管理重心存在明顯差異，前者更側重于日常保養和實體資料的存儲安全，而后者側重于智能化信息管理，要做好防泄密工作，避免數據信息泄露，可采取指紋或密碼等識別方法加強管理；最后，健全信息化檔案安全管理制度，做好信息化檔案制度的更新工作，確保支撐與框架同步協調發展，推進干部人事檔案管理的數據網絡安全管理；

3.7規范信息管理，優化人事管理制度

在人事檔案信息化管理中，優化管理制度也是巨大的推進與創新，改革創新必然要完善并創新傳統管理制度，及時彌補傳統管理制度的不足，撤銷不合理的人事管理制度，并且合理調整人員編制。第一，新型人事信息網絡的構建需正確處理創新與繼承的關系，在引入新的管理制度的基礎上做好對傳統制度的完善與繼承，實現新、舊制度的有機結合，而非推倒重來；第二，重視體系策劃，尤其強調相關部門的工作能力策劃，做好整體工作體系策劃，在制度創新的基礎上做好工作進度調整，使信息化建設在各階段都保持活力，并把干部人事檔案信息化建設當作一種追求，為國家現代化建設、同級行政以及上級組織服務。

4結語

信息化背景下，隨著干部隊伍數量的增加和干部人事檔案管理制度改革的推進，行政事業單位要把智慧政務建設和干部人事檔案信息化建設相結合，加強檔案管理人才隊伍建設，探索構建干部人事檔案管理系統，真正解決傳統檔案管理的信息利用率低、重復性工作多等弊端，提高干部人事檔案管理質量與效率。

作者:夏文青 單位:青島市市南區教育和體育局