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科學(xué)技術(shù)的進步促進了社會和經(jīng)濟的發(fā)展，使人民的生活和生產(chǎn)方式發(fā)生了變化。科學(xué)技術(shù)已經(jīng)逐步融入人類的生產(chǎn)和生活中，并成為人類社會發(fā)展中不可或缺的力量。特別是在電腦技術(shù)日益普及和應(yīng)用的今天，它已經(jīng)成為一個國家的重要指標。人事檔案管理工作是醫(yī)療單位人力資源的基礎(chǔ)，其經(jīng)營得好壞將直接關(guān)系到醫(yī)療機構(gòu)能否持續(xù)發(fā)展。因此，在新形勢下，要加強人事檔案的管理，必須利用電腦技術(shù)，在人事檔案的工作中取得新的進展。本文從檔案管理的意義、信息化背景下檔案管理面臨的問題及對策等角度出發(fā)，就新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的狀況進行了剖析。隨著時代的不斷進步，我國的經(jīng)濟、政治、文化等各方面都有了新的發(fā)展機會與前景。在新時期的社會背景下，構(gòu)建科學(xué)化、完備的人才檔案，已經(jīng)成為醫(yī)院的一項重要工作，并逐步向信息化的方向發(fā)展。健全的人事檔案管理制度，既能推進醫(yī)院內(nèi)部的人才策略的實行，又能對不同類型的醫(yī)務(wù)人員進行發(fā)掘和選拔，從而提高醫(yī)療人員的檔案管理質(zhì)量。但是，由于我國人力資源管理工作起步較晚，缺乏相應(yīng)的工作實踐，不可避免地會出現(xiàn)一些漏洞和問題，從而對檔案的管理工作發(fā)展產(chǎn)生了一定的制約作用。因此，各相關(guān)單位和工作人員必須在不斷加強自我意識的基礎(chǔ)上，通過摸索和改革，確保人事檔案的管理工作平穩(wěn)、持續(xù)地向前發(fā)展。

一、信息化背景下人事檔案管理意義

隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展與智能手機的廣泛使用，網(wǎng)絡(luò)上的資料迅速增加，使人事檔案管理受到資訊科技的沖擊，尤其是醫(yī)療人員的檔案處理，更是如此。在此背景下，如何做好醫(yī)療人員檔案的信息化工作，已成為當(dāng)前社會普遍關(guān)心的問題。在此項研究中，我們的工作人員在參考相關(guān)文獻的基礎(chǔ)上，查找出一些有關(guān)專家和學(xué)者關(guān)于對校本教學(xué)的意見和建議。侯文娟（2021）指出，在中國，個人的檔案是記錄生命歷程的一個主要基礎(chǔ)，它在人們的工作、生活中發(fā)揮著舉足輕重的作用。但是，在社會發(fā)展的過程中，由于人口規(guī)模的擴大，經(jīng)濟體制的轉(zhuǎn)型，生活方式的不斷變化，人員流動加劇，用人機制的變化，由此帶來的檔案管理問題也逐漸凸顯，例如多頭管理、人檔分離。同時，史明星（2020）也指出，隨著世界信息化進程的加快，信息技術(shù)已廣泛地滲透到各個領(lǐng)域。檔案是原始資料的一種，而檔案的經(jīng)營則是一種特定的資訊，人事檔案則是個人資料的一種。韓凈、刁紅梅（2020）對我國醫(yī)療機構(gòu)的公共健康檔案進行了調(diào)查：當(dāng)前我國典型的檔案管理體系主要是以“面向服務(wù)”的方式進行管理，既能實現(xiàn)檔案的自動化管理，又能根據(jù)企業(yè)的特點，滿足檔案管理的需要。本文對我國目前的文獻資料進行了梳理，筆者認為在大數(shù)據(jù)時代背景下，云儲存檔案管理的應(yīng)用還很少，而在網(wǎng)絡(luò)化與跨平臺方面，特別是與之相適應(yīng)的問題。從上個世紀90年代起，歐美國家已普遍采用了文件儲存制度，90%以上的文件都是通過電子信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)儲存的，使我國的檔案制度更加規(guī)范合理。歐美各國在大數(shù)據(jù)信息化的背景下，提出了基于云計算的文檔管理體系。數(shù)據(jù)標準化、統(tǒng)一，增強了檔案的安全，防范了網(wǎng)絡(luò)入侵，避免了重大的經(jīng)濟損失。

1.促進管理的近代化。當(dāng)前社會是一個充斥著信息化的社會，信息資源日益豐富，人力資源的價值日益突出，急需加快人力資源的開發(fā)和信息化的建設(shè)。所以，在檔案管理工作中要與時俱進，從實物化管理過渡到信息化，提高人力資源管理的工作效能，而人事檔案是人在社會當(dāng)中成長、發(fā)展的歷史記錄，隨著信息時代的到來，人事檔案的管理信息化已經(jīng)成為必然趨勢；采用電腦進行數(shù)據(jù)信息的處理，可保證人員資料的真實、全面，防止資料遺失的情況發(fā)生。

2.促進實現(xiàn)信息資源的分享。在信息化的今天，信息技術(shù)已經(jīng)成為社會和時代發(fā)展的重要內(nèi)容，加強人才檔案的管理，有利于資源共享，服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)，間接或直接推動我國經(jīng)濟與社會發(fā)展、進步，更快實現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興。

3.方便獲取人員資料。在信息化時代背景下，人事檔案的信息化可以概括為：人事部門利用電腦技術(shù)對人員信息進行數(shù)據(jù)采集和處理，然后對其進行數(shù)字化處理，從而為人民群眾查閱人事檔案資料提供方便，更好地發(fā)揮其利用價值。醫(yī)療機構(gòu)要盡快掌握隊員的身體狀況和專業(yè)技能，合理調(diào)整醫(yī)療團隊的人員構(gòu)成，掌握隊員的家庭狀況，做好后勤保障。所有的工作，都要做到“迅速、準確、有效”，沒有絲毫的耽擱和失誤。這就需要收集、篩選、整理和數(shù)據(jù)上報，相比于手工操作，干部人事信息系統(tǒng)可以快速完成海量的數(shù)據(jù)處理，大大提升了工作的效率和精確度。

4.促進文獻資料的開發(fā)和使用。人力資源管理的目的和價值，在于為人才工作提供有效的服務(wù)，需要建立和發(fā)展多方位、多層面、多維度的信息資源管理模塊，以滿足信息社會對檔案管理工作的諸類需求。在人力資源管理中應(yīng)用電腦技術(shù)，可以創(chuàng)造一種全新的檔案資源管理方式，即信息化，它可以極大地提高檔案資源的使用效率，為社會和經(jīng)濟發(fā)展作出巨大的貢獻。

二、理論價值及實際應(yīng)用價值

1.在原理上的重要性。論文、研究報告等形式，為其他研究者的深入研究提供了依據(jù)。運用現(xiàn)代科技的方法，將人力檔案資料以數(shù)碼方式存儲、傳遞、使用、共享，在這些方面具有無可取代的優(yōu)勢。

2.實用的意義。在此研究中，團隊人員利用目前醫(yī)院公共健康人力資源庫的相關(guān)數(shù)據(jù)、一手資料等，運用相關(guān)的理論和實際操作方法，給出了相應(yīng)的可行方案，為其他相關(guān)科研人員提供了參考。其能夠有效地降低人事部門在進行人力資源管理和利用工作中出現(xiàn)的無謂損失，滿足了人事檔案管理工作中越來越突出的新需求。隨著時代的發(fā)展，電子檔案館的建設(shè)，可以使檔案信息的檢索過程變得簡單、方便、快速、直觀。目前，我國高校畢業(yè)生的求職渠道日益拓寬、人員流動日益加劇，高校畢業(yè)生的“人檔分離”“死檔”“棄檔”等問題層出不窮，而檔案意識薄弱、舊的管理方法日益僵化，不能滿足相應(yīng)的社會需要，也是產(chǎn)生以上現(xiàn)象的重要原因。

三、信息化背景下醫(yī)療人事檔案管理存在問題

1.觀念滯后，關(guān)注不夠。在信息時代，人事檔案的管理需要在特定的基礎(chǔ)設(shè)施和支持下進行，需要借助網(wǎng)絡(luò)、計算機和掃描器等硬件支持，才能保證人員的檔案文件能夠準確傳送。傳統(tǒng)的社會組織因受行政制約，對一般的衛(wèi)生保健機構(gòu)都缺乏足夠的關(guān)注，成為制約其發(fā)展的主要障礙。當(dāng)前，許多醫(yī)院的人事檔案都是以人事部門或上級管理部門代為辦理，缺少專門的人力資源管理團隊，因而造成人事檔案的歸檔不完整、不準確，造成人事檔案的遺失，從而在某種意義上對人事檔案的管理造成影響。

2.缺乏有效使用情況。檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)工作具有系統(tǒng)性和復(fù)雜性等特點，往往牽涉到多個單位、多個工作崗位，因此，在信息化條件下，檔案管理工作的順利與否與整個檔案管理工作的完整性有著密切的關(guān)系。當(dāng)前，醫(yī)院的人事檔案管理仍然是以人工或計算機方式進行，而且大部分醫(yī)院都沒有相關(guān)配置，因此需要構(gòu)建專門的人事檔案管理系統(tǒng)，以適應(yīng)不同區(qū)域的需求，對其進行信息化改造。很多醫(yī)院的行政人員缺乏對檔案的管理與有效的使用，大多都是從個人的利益出發(fā)，沒有管理的統(tǒng)一標準，導(dǎo)致檔案信息傳播的網(wǎng)絡(luò)不暢通，對于檔案管理的發(fā)展缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，致使人事檔案利用度降低，檔案資源共享難以實現(xiàn)，繼而導(dǎo)致檔案的管理意義難以全面體現(xiàn)。

3.檔案管理工作的總體質(zhì)量不高。在人才庫的管理工作中，人是進行該管理的主體，因此，人才庫的管理效能取決于管理者自身的能力和職業(yè)水平。但由于管理中缺乏高水平的管理人才，無法適應(yīng)信息時代的人力資源管理需求，造成人力資源管理的問題，且有一些管理者存在疑似操作或粗心情形，且長時間面對枯燥乏味的管理工作，易導(dǎo)致懶散或懈怠情緒發(fā)生，因此，造成了文件材料管理不當(dāng)和失真現(xiàn)象，加大了人力資源利用的難度。

四、信息化背景下醫(yī)療人事檔案管理建設(shè)對策

1.技術(shù)裝備配備的改進。在信息化條件下，檔案材料的管理技術(shù)和裝備是人力資源的重要組成部分。因此，在信息化條件下，人事檔案資料的管理需要加大裝備投資，引進和采購先進的儀器和技術(shù)，根據(jù)形勢發(fā)展及時主動進行更新，建立完善的信息管理網(wǎng)絡(luò)體系，提高信息化背景下人事檔案資料管理效率，有效實現(xiàn)人事檔案的信息化管理。另外，在進行信息化系統(tǒng)的設(shè)計和發(fā)展過程中，還要與使用者進行更多的協(xié)調(diào)與交流，確保各個模塊之間的工作聯(lián)系，防止發(fā)生脫節(jié)現(xiàn)象，提高軟件開發(fā)的可操作性和有效性。信息化的一個重要特點，就是使人們的日常工作越來越方便，這也是醫(yī)院人力資源管理工作所必需的。在新的歷史條件下，要想進一步完善醫(yī)院的人事檔案工作，就必須充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的優(yōu)秀成績，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案工作有機地融合起來。在具體實現(xiàn)方面，可以在醫(yī)療機構(gòu)中，構(gòu)建一個本地的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，采用先進的電子技術(shù)和專用的電子設(shè)備對個人的檔案數(shù)據(jù)進行加工處理，使個人的文件數(shù)據(jù)電子化。

2.個人信息的數(shù)據(jù)化。在對醫(yī)院進行人事檔案的信息處理時，應(yīng)根據(jù)其工作的特點和性質(zhì)，對其進行改進，包括：學(xué)歷、社會任職、專業(yè)方向、進修狀況、獲獎情況等，可以根據(jù)病史資料，全面掌握其學(xué)歷、成長經(jīng)歷或?qū)I(yè)技能，從而為醫(yī)療機構(gòu)在招聘過程中及時發(fā)掘和選擇合適的人才。由于人事檔案信息可以分為電子文件和紙質(zhì)文件兩類，所以在進行檔案信息的處理時，必須嚴格審查、鑒別和核對，并根據(jù)人員信息的最新情況，需要進行深入的核查，如有證明材料，必須提交原件或副本，并簽字確認，以確保信息數(shù)據(jù)化、規(guī)范化、標準化。基于此工作重點，需要形成統(tǒng)一、標準化且科學(xué)管理的人事檔案資料信息化管理系統(tǒng)，并利用資料信息的維護系統(tǒng)，記錄原始檔案資料與信息，最終形成全國性統(tǒng)一使用的人事檔案資料數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將人事檔案資源數(shù)據(jù)化落實，促進信息共享的方便快捷。

3.確保人員檔案數(shù)據(jù)的安全和及時處理。在信息化的大環(huán)境下，實行信息資源的共享，必須重視對個人信息的保護，避免因個人信息的泄漏而導(dǎo)致無法彌補的負面影響。要做到這一點，必須強化檔案的安全防范，并要遵守相關(guān)法規(guī)，確保檔案信息的真實性。首先，應(yīng)強化管理人員管理、政治思想和電腦操作能力的訓(xùn)練，并適時備份人員檔案，落實檔案管理人員的權(quán)力，并按照制定的規(guī)章制度進行各項工作，確保人員檔案資料的安全。其次，在建立人事檔案后，應(yīng)立即厘清具體的人員檔案移交程序，并確保人員檔案能隨時進行更新，以達到動態(tài)管理的目的，更好地保障人事檔案的正確性和及時性。最后，信息化的檔案信息系統(tǒng)充分體現(xiàn)了信息技術(shù)、計算機技術(shù)和通信技術(shù)，為信息的處理與存儲創(chuàng)造了良好的環(huán)境。

4.提高對人事檔案數(shù)據(jù)的管理能力。優(yōu)化醫(yī)院人事檔案工作是適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代所必需的技能。提高有關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)出高素質(zhì)的人才檔案管理隊伍，對整個醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。在信息時代，人事檔案的管理工作歸根到底是通過人力進行的，所以在實施過程中要注意提高員工的能力和質(zhì)量。人力資源管理工作的目標在于為人民群眾在利用其所需之時，方便他們查閱，因此必須提高其服務(wù)水準，對醫(yī)院的人員檔案進行定期的收集、梳理和完善，對醫(yī)院人員的具體情況進行補充，為臨床各個專業(yè)的人員選拔工作奠定堅實的基礎(chǔ)，從而推動醫(yī)院各個專業(yè)的發(fā)展和提高。此外，人資資料可以作為醫(yī)院發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和甄選人才的主要資源，通過建立健康機構(gòu)對人才的認知資料、成長特點進行定期的觀測與研究，拓展人才的多樣化職業(yè)發(fā)展路徑，進一步促進其匹配精準工作、快速成長，同時還可提升管理人事檔案的服務(wù)水平。在新的醫(yī)療改革浪潮中，人事檔案的信息化、智能化的特點日益突出，對電腦的運用已是每個人事部門的基本素質(zhì)。為此，有關(guān)部門要在開展人事檔案工作時，經(jīng)常組織有關(guān)人員進行職業(yè)技術(shù)訓(xùn)練和專題講座，以形成一個良好的教學(xué)環(huán)境。另外，與其他醫(yī)療衛(wèi)生組織相比，它也有著自己的特殊性。所以，在醫(yī)院的人事檔案管理工作中，要掌握基本的醫(yī)學(xué)知識，才能與有關(guān)部門進行有效的交流，提高工作的整體效能。

五、結(jié)語

總之，在信息時代，人才庫的使用不但可以改善人力資源的使用效果，而且可以改善醫(yī)務(wù)人員的工作效能，增強人力資源管理工作的正確性和安全性，是一種符合現(xiàn)代管理理念的、實用的管理方式。總之，人事檔案的開發(fā)和運用，不但會對檔案管理工作的改革和發(fā)展產(chǎn)生深刻的影響，而且會對醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生積極的推動作用。

作者:戚霽 趙金幣 琚理 單位:北理工大學(xué)附屬醫(yī)院