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摘要：合同管理是高校基建項目管理中的重要組成部分，完善的合同管理能夠充分保障高校基建項目合同雙方的利益，減少因建設工程合同而產生的糾紛，加強高校的基礎設施建設。基于此，本文簡單闡述了基建項目合同管理的意義，探究了高校基建合同管理的問題，并提出了健全合同管理團隊、完善合同管理機制、精細化管控合同專用條款、加強合同履行過程管理、重視合同后評價、加快推進合同信息化和協同化管理等方面的合同管理對策，以期提高高校基建合同管理水平。

關鍵詞：高校基建；合同管理；信息化建設；協同化管控

隨著高校基建規模日益擴大,基建項目逐漸增多,發包方和承包方之間因建設工程合同而產生的糾紛也越來越多,許多發包方和承包方因協商不成而走上訴訟程序。這雖然在一定程度上折射出發包方和承包方的維權意識的不斷增強,但同時也暴露出高校基建合同管理方面存在諸多問題。不少學者和基建管理部門同行都對高校基建合同管理進行了研究,大部分研究結果強調從基建管理人員素養、組織架構、日常管理等方面加強合同管理[1],實現建設項目合同有效管控。筆者結合自己在基建部門從事多年項目管理的實踐和積累的經驗,從合同管理團隊、合同管理機制、合同管理過程、合同專用條款等方面,開展高校基建項目合同管理策略的探討。

1基建項目合同管理的意義

基建項目合同是發包方依據國家現行的相關法律法規,為完成特定的建設工程,以書面協議形式將建設工程發包給承包方,并明確相互之間的權利和義務關系的協議,書面協議包括協議書、通用條款和專用條款三部分。合同管理除了要對承發包雙方簽訂的施工合同內容策劃、簽訂、履行、變更、解除、終止、爭議解決等開展有效管控外,還包括對合同登記、備案、歸檔及合同執行效果評價等實行全過程管理。建設工程合同明確了建設項目的質量標準、工期目標、造價成本和安全控制等重要指標,是承發包雙方順利開展工程建設、如期實現建設項目既定目標和解決爭議的法理依據。因此,合同管理是基建項目管理的重要組成部分。

2高校基建合同管理問題

2.1合同管理崗位缺失,復合型人才不足

當前,隨著“雙一流”高校創建的不斷深入,部分高校的教學科研設施遠不能滿足學科發展的需求,因此許多新增校園基建項目正陸續推進。雖然近幾年我國基建管理工作在項目施工質量和進度控制方面取得了一定成績,但在合同管理方面還存在一定的不足,具體表現為以下兩點。一方面,基建項目涉及的工程類相關專業較多,對應的基建合同專業性較強[2],而高校給予基建管理部門的人員編制少,沒有設置專職合同管理崗位,更沒有懂專業技術同時精通合同法方面的復合型人才。另一方面,在日常工作中,高校很少組織相關專業技術人員參加合同法律法規層面的知識培訓,缺少與同行在合同法律法規和訴訟爭端方面的交流學習,合同管理能力和管理水平難以適應現代項目管理需求。

2.2合同管理機制不完善

基建項目有大有小,有新建、改擴建還有維修項目等。各項目情況不同,合同形式、內容不同,合同風險也不盡相同,這就需要完善的合同管理機制的支持。維護學校合法權益,防范與控制合同風險,是高校基建合同管理的核心。盡管學校層面制定了合同管理辦法,但各基層單位在合同管理方面的實施細則和部門規章制度有待進一步完善,如合同策劃、起草、會審、審批、簽訂、履行監督、歸檔和評價等方面缺少具體實施細則和規章制度。

2.3缺乏對招標文件合同專用條款的深入研究

大部分高校基建工程項目是通過公開招標采購來確定承包商的,招標文件中有合同協議書、通用條款和專用條款。無論建設工程施工合同,還是總承包合同,通常都引用國家通用合同格式,如住建部最新版的《工程總承包合同（示范文本）》。《工程總承包合同（示范文本）》由合同協議書、通用合同條款和專用合同條款三部分組成,其中通用條款和專用條款是一一對應的。但在項目采購過程中,高校僅僅依靠招標代理機構提供樣稿,對專用條款中的具體內容缺少研究分析,有的條款空白,有的條款簡單空洞；尤其是關于合同承包范圍、具體項目風險識別、驗收質量標準、材料質控細節和日常管理要求等方面缺乏認真分析,以致專用條款表述模糊,難以發揮實際效用。比如在總承包合同中,對總承包提供的設計文件是否需要發包方復核建筑功能后再提交施工圖審查、開工前哪些申報工作由發包方辦理、哪些工作由總承包辦理都未做具體說明,以及不可抗力方面的范圍寬泛、風險等級界定不明確、合同的專用條款與通用條款序號不符、約定內容不明晰等。因此,高校基建部門的合同管理人員要加強對招標文件合同專用條款的深入研究,避免專用條款表述模糊而造成后續施工中發生索賠事件。

2.4對合同履行過程的監管不力

《中華人民共和國合同法》規定,合同當事人應當按照約定全面履行自己的義務。合同履行是合同管理中非常關鍵的一項工作,但在高校基建工程項目開展過程中,質量缺陷、工期延誤、造價爭議、設備型號規格不符、材料品牌不符合招標要求等問題時有發生。這一系列問題都反映出合同管理人員對合同履行過程的監管不力。

2.5忽視合同后評價

合同后評價是指合同管理人員對項目合同簽訂情況、履行中執行情況和管理效果進行的綜合分析評判。但在實際工作中,對于施工企業來說,項目完工往往就意味著一切任務的結束,因此,合同后評價常常遭到忽視,成功的經驗和失敗的教訓往往被束之高閣,難以對后續項目合同管理起到助力作用。

3提升高校基建項目合同管理水平的對策

3.1健全合同管理團隊,提升合同管理水平

隨著“雙一流”高校建設項目的陸續開展,高校基建項目逐漸增多,合同管理難度也隨之增大,建設一支專業相對齊全、人員穩定、執行能力強、技術水平高、合同管理意識強的合同管理團隊勢在必行。因此,高校基建管理部門應高度重視合同管理部門管理崗位的設置和人員的配置,在特殊情況下,可采用外聘方式引入合同管理人員。高校基建管理部門要保證合同管理人員熟練掌握和運用建筑行業相關法律法規,精通合同業務,熟悉工程技術、造價和財務、審計等相關業務知識。同時,高校基建部門要加大對合同管理人員的綜合能力培訓,如建筑業相關法律法規、合同管理理論知識、合同風險管控等方面的業務培訓,與兄弟院校基建部門開展校際交流,取長補短,進而有效提升合同管理水平,保證項目合同管理工作的高效運行。[3]

3.2完善合同管理機制

除了打造專業的基建合同管理團隊,建立相應的合同管理機制也是進一步規范合同管理、防范合同風險、維護學校利益必不可少的一項工作。高校基建管理部門要結合本單位基建項目管理的實際,制定項目合同管理實施細則、合同管理流程和相應規章制度。合同管理部門要重點做好以下工作：明確合同管理崗位職責；把合同起草、聯合會審、審批、簽訂、履行、糾紛處理等方面的管理制度上墻,保證合同管理人員依章辦事；建立重大合同巡查制度和責任追究制度；積極開展內部合同管理績效評估,必要時邀請審計、財務等部門人員參與評估工作,接受審計部門的監督。

3.3精細化管控合同專用條款

建設工程施工承包合同專用條款內容較多,包括發包人與承包人條款,工程名稱和范圍、施工準備條款,施工組織設計和工期、工程質量和檢驗條款,價款及支付方式、材料及設備供應、竣工驗收與結算條款,違約責任、保修責任條款等。專用條款內容是承發包雙方合同洽談及簽訂的重要基礎,也是指導后期施工、解決雙方糾紛的法理依據。合同管理部門需要對專用條款進行審查和認定,確保條款符合相關法律法規,明確承發包雙方的權利、義務、責任[4]；必要時逐條斟酌、認真研究,在通用條款基礎上進行細化,力求專用條款表述清晰、沒有歧義。同時,合同管理部門要根據合同金額大小,分級組織聯合會審,“三重一大”項目必須報送學校層面組織法務評審。

3.4加大對合同履行過程的監管

合同履行過程的監管屬于動態管理。[5]合同管理部門要深入施工現場,做好合同交底工作,并將合同管理制度、重點內容、風險內容以書面形式分發給相關單位,讓合同承包方了解高校在合同管理方面的要求,從而認真履行合同。合同管理人員要加強對合同履行過程的實時監控,根據具體項目制定合同監管信息登記表,按照一份合同一張表的原則收集和整理各類施工資料及數據,全面登記合同履行中的糾紛及處理情況,詳細記錄項目合同履行中的突發事件,及時向校方上報重大合同糾紛事件,切實做好合同履行和監控工作。

3.5及時做好合同后評價工作

項目完成后,合同管理部門要及時開展合同后評價,全方位地評價合同簽訂情況、執行情況和管理成效,認真分析合同履行中遇到的糾紛問題,對積累的經驗進行總結。基建管理部門應組織高校采購中心、財務、審計等相關單位人員參加合同后評價工作,評價內容主要包括合同項目概況、質量、工期、造價、文明施工和安全、環境保護和水土保持、項目單位履責情況、存在的合同糾紛類型、處理過程與結果等方面。相關單位應采用定性和定量方式對評價內容進行分析總結,為下一步在合同管理過程中制訂有針對性的解決方案、降低合同風險等積累經驗。

3.6推進合同信息化管理

合同管理是一系列與合同有關的管理工作,包括從合同談判、簽訂、履行至合同終結的全過程形成的所有資料的管理,如合同文本、補充協議、可行性研究報告、承包人資質材料、會議紀要、驗收文件、往來函件、數據電文、合同糾紛處理裁定判決、合同登記備案歸檔等與合同有關的材料。面對如此龐大的信息資料,高校合同管理部門必須采取信息化管理手段,建立以合同管理為樞紐,連接立項報批、投資控制、進度管理、洽商變更、招標采購、財務決算等節點的一體化智能業務平臺[6],打造基建項目管理信息系統,加快智慧校園建設,推進合同信息化管理平臺的搭建。

3.7推進合同協同化管理

基建項目合同管理是一個復雜的綜合過程,涵蓋技術、經濟和法律法規等方面的內容。盡管項目合同管理任務主要由基建部門承擔,但造價審計和資金支付等關鍵工作卻由學校其他職能部門承擔,多部門的聯動、協同是不可避免的。因此,基建管理部門應在校內推進基于校園網絡平臺的多部門協同化管理,實現合同管理的全方位、全過程協同。

4結語

綜上所述,為確保基建項目順利實施,有效降低合同風險,實現預期投資目標,為“雙一流”高校的建設提供充分保障,高校基建管理部門必須充分認識到合同管理的重要性,不斷健全合同管理組織架構,完善合同管理機制,加強合同全過程動態管控,積極做好項目合同后評價。同時,高校基建管理部門要加快合同管理信息化、協同化管理平臺建設,進一步推進合同管理現代化。

作者:沈清平 單位:安徽理工大學校園基本建設處