城建檔案的作用與特點
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摘要：城建檔案是城市建設的重要產物，也是城市建設發展的見證者。它是城市建設管理工作的重要依據，為城市維護、改建、擴建提供支持，是城市建設編研資料來源之一，服務于社會各界。城建檔案作為一項基礎性工作，它滿足當前城市規劃、建設、管理、維護的需要，滿足城市的改建、擴建和發展的需要，滿足城市受災后恢復、重建的需要。
檔案工作是城市發展的產物，是城市建設的一項基礎性工作，是城市建設不可缺少的一部分。在20世紀80年代，“城市建設檔案”一詞在我國才被確立。與此同時，城建檔案館也在全國各地如雨后春筍般建立起來，城建檔案工作就此快速發展，這也是改革開放和城市建設的飛速發展為城建檔案工作提供了難得的發展機遇。由于城市建設的綜合性、復雜性，決定了城建檔案工作涉及面廣、工作量大，所以在工作中總會出現各種矛盾和問題，也無法回避在前進道路上會遇到各種困境，但無論什么困難和問題都無法阻擋城建檔案工作持續發展的步伐。它是城市建設發展的需要，是現代城市科學管理的需要，是城建檔案管理本身的需要，是優秀城市文化的重要組成部分。城建檔案工作從來不是可有可無的，它是城市建設管理工作的一個重要組成部分，是為城市規劃和建設服務的。沒有完整的城建檔案，城市建設改造工作就不能順利進行；沒有完整、準確的城建檔案資料是一大隱患，會造成損失和浪費；沒有完整的城建檔案資料，會給地下管線改造造成困難。國家檔案局第一任局長曾三說過：“要管好這么巨大的現代化城市，只靠幾個知情人，不靠檔案資料的科學管理工作，是不行的。”由此可見，城建檔案工作不論是在城市發展初期還是在高樓林立的今日都是十分重要的。沒有城建檔案，城市建設改造就會浪費人力和物力，必然也會給城市建設造成混亂。尤其是地下管線和隱蔽工程，如果沒有城建檔案，只憑人的大腦記憶，靠某些人所謂的“活檔案”，顯然是不科學的，也是靠不住的。只有合理利用城建檔案，才能夠促進城市建設的健康發展。
一、城建檔案在城市建設中的作用
城建檔案是城市規劃、建設、管理等活動的歷史記錄，也是真實記錄，是城市建設的信息來源。它貫穿城市建設的各個時期，涵蓋了城市建設的各個領域，所以它具有廣泛的社會作用和社會價值。城建檔案的作用是多方面的，主要體現在城市建設管理、城市維護、改建及擴建、城市建設資料的編研、利用服務等方面。
（一）城建檔案是城市建設管理的重要依據
有了城市，就必然有與之相應的城市規劃和建設，城建檔案也就隨城市建設而產生。城市化進程的不斷加快，城市數量迅速增加，城市功能不斷完善，城市規劃、建設和管理已邁上新的臺階，作為城市建設活動直接和真實的反映，城建檔案起到了經驗積累的作用。城市中林立的高樓、縱橫交錯的道路、密如蛛網的地下管線、復雜的軌道交通等，要保證這些城市設施的正常運行，須加強城市的科學管理，而城建檔案為城市的科學管理提供了信息支撐。城建檔案在城市建設中產生，服務于城市建設管理，只有科學運用城建檔案，才能更好地對城市進行科學管理，避免造成浪費和損失。因此說城建檔案為城市建設提供保障，是提高城市管理水平的重要依據之一。
（二）城建檔案為城市維護、改建、擴建提供必要支持
城建檔案內容涵蓋廣泛，涉及市政工程、房屋建筑工程、地下管線工程、園林綠化工程等等。由于城市建設活動不斷增加、城市現代化進程不斷加快，城建檔案的數量也迅速增長。城建檔案是對國家和社會具有保存價值的各種載體的文件材料，是對城市進行維護、改建、擴建的重要依據和憑證；它對城市預防自然災害的破壞及破壞后的恢復、重建工作有著重要作用，完整準確的城建檔案是預防自然災害、減少損失的重要信息資源。如果忽略城建檔案的作用，就會給工程的建設和管理造成麻煩，甚至給城市建設造成麻煩和損失。總之，城建檔案是城市規劃、建設、管理和維護工作的需要，是城市維護、改建、擴建和發展的需要，是城市受災后恢復、重建工作的需要。
（三）城建檔案是城市建設編研資料的重要來源
城建檔案作為城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的歷史記錄文件資料，它是未經任何人改動的原稿本，客觀記錄了城市建設、工程項目施工、重要業務活動、重要過程及結果，具有高度的原始性和最大的可靠性。因此，在進行城市建設編研工作時必然是重要資料來源之一，它能為編研人員提供原始性強、可靠性高的歷史參考。并且城建檔案也是技術發展和技術交流的重要手段，城建檔案還承載著城市文化，是城市文化建設的重要資源，城建檔案編研成果是文化產品，對城市文化的傳承、發揚起著重要的促進作用。
（四）城建檔案為社會各界提供利用服務
城建檔案產生于城市建設的各項工作中，因此，為城市建設各項工作服務是它的本質。它服務于城市建設、服務于社會各界、服務于人民群眾。城建檔案是重要的城建信息來源，是真實的歷史記錄，它能為人民群眾提供法律憑證及依據材料，切實維護廣大人民群眾的切身利益，同時為社會各界檔案利用者節省時間、提高工作效率、節約經費。近年來，城建檔案信息化不斷加強，各地城建檔案館加快了城建檔案信息提取，建立了城建檔案數據庫，實現了信息共享，為城市建設提供了必要數據、為有需要的人民群眾解決了實際需求，明顯提高了服務水平和服務質量，合理利用了城建檔案資源，提高了城建檔案利用工作的效率和水平。
二、城建檔案的特點
城建檔案作為專門檔案的一種，與其他檔案相比，有其自身的特點。城建檔案的特點是多樣性的，多樣性是由于城建檔案的定義與接收范圍決定的。科學地管理城建檔案，積極地開發城建檔案信息資源，及時、準確地提供城建檔案利用，為城市規劃、建設、管理服務是對它的基本要求，也是衡量城建檔案工作的重要標準。同其他檔案相比，城建檔案具有綜合性、成套性、動態性、專業性等特點。
（一）城建檔案的綜合性
城建檔案具有綜合性的特點。城建檔案是城市建設的產物，與城市規劃、建設、管理工作密不可分。雖然城建檔案屬于科技檔案中的一個門類，但接收范圍涉及市政工程、交通工程、水利工程、房屋建筑工程、園林綠化工程、工業建筑工程、地下管線工程等，涉及城市建設發展的各個方面。由此可見，城建檔案是由不同部門、不同專業、不同環節、不同內容在不同階段形成的多種文件材料組合在一起的結合體。城建檔案管理機構負責把分散在各個部門和單位的城建檔案歸集起來，進行統一管理，便于后期開發和利用。
（二）城建檔案的成套性
城建檔案具有成套性的特點。城建檔案的產生具有連續性，保證資料的完整性是城建檔案的基本要求。每一個項目的工程資料都是有著密切聯系的，在整理立卷歸檔時，要維持工程資料的連續性，比如報告與批復、正本與副本、文件與文件之間都有關聯性。城建檔案的成套性是由建設工程的整體性決定的，一項工程對應一套完整的建設檔案，城建檔案立卷歸檔必須遵守文件資料之間的連續性和系統性，才能滿足后期利用與服務需求。
（三）城建檔案的動態性
城建檔案具有動態性的特點。城市建設是經常性的，城市發展也不會停歇，永遠處于動態變化中。這樣，城市功能不斷完善，城市面貌日新月異。城建檔案是歷史的真實記錄，真實地反映城市的歷史和現狀。因此，隨著城市的擴張、地下管線工程的完善、軌道交通的發展、園林綠化的豐富、城市道路的擴寬等變化，城建檔案也跟隨建設發展不斷更新及補充，使城建檔案及時、準確、全面、完整地反映城市地上、地下建筑、隱蔽工程等的真實狀態，以滿足城市規劃、建設、管理、維護、資料編研的需要。
（四）城建檔案的專業性
城建檔案具有專業性的特點。城建檔案的專業性從它接收內容、形成單位、形成過程不難看出。涉及的專業包括土建工程、裝飾裝修工程、安裝工程、園林綠化工程、給排水工程等多個專業；城建檔案形成單位也多是專業性較強的部門和單位；其形成過程是由這些專業性較強的部門和單位所進行的專業活動，包括對城市進行新建、改造、維修、擴建，是各個專業活動的真實的歷史記錄，反映了各個專業活動的過程和結果。
三、豐富館藏內容完善館藏結構
隨著城建檔案在城市化建設中作出自己應有的貢獻，使得城建檔案越來越重要，城建檔案工作的地位也不斷得到提升，它的價值得到了充分體現，也得到了社會的認可。近年來，城市數量不斷增加，城市規模逐步擴大，城市建設的項目和內容日漸繁多，城建檔案的數量迅速增長，加之檔案的載體和形式發生了巨大變化，城建檔案的范圍和內容也應更豐富。為了充分發揮城建檔案的作用，充分體現其社會價值和歷史價值，城建檔案人應該加強、加大對城建檔案的收集，不斷豐富館藏、完善館藏結構。俗話說“巧婦難為無米之炊”，沒有豐富的館藏作為基礎，城建檔案工作就難以開展。館藏是城建檔案館存在和發展的重要條件，數量的多少和質量的高低直接影響城建檔案工作的其他環節，影響整個城建檔案工作的水平和質量。只有豐富的館藏、完善的館藏結構才能滿足社會對城建檔案的需求，才能使城建檔案管理機構真正成為保存重要城建檔案資料的基地和開發利用城建檔案信息的中心，才能真正體現城建檔案工作的重要價值。也只有城建檔案館藏不斷豐富，檔案資料的開發利用才能取得顯著經濟效益與社會效益。
四、引進專業人才
城建檔案在發展過程中，也迎來了信息化。信息技術的發展使檔案載體由傳統的紙張形式逐漸被電子文件所取代，形成新的文件載體。電子文件作為一種新的載體形式，也同樣給城建檔案工作者提出了一系列新的要求，城建檔案工作不僅需要城市建設有關專業的技術人員，也需要城建檔案信息化、數字化建設工作人員，需要計算機管理、信息技術、軟件開發等專業技術人員，還需要有一定研究能力和較強文字功底的編輯人員和具有聲像拍攝、制作等技術知識的專業技術人員。為適應電子檔案管理迅猛發展的需要，應招聘具有相關專業的人才，并對他們進行檔案管理基本理論、管理環節、管理原則、管理方法及保護技術等知識培訓，以適應電子檔案管理的需要。在新形勢下，城建檔案事業面臨著新機遇和挑戰，城建檔案管理機構應該加強與其他管理部門的聯系和溝通，只有這樣，城建檔案管理機構才能及時把握城市建設信息，取得工作上的主動，為城市建設提供更有效地服務。也只有這樣，城建檔案管理機構才能有更好的發展前景，人力、物力才能得到更好的保障。城建檔案管理機構應該把城建檔案事業發展納入規劃，并需與城市建設同步協調發展，這樣才能保證城建案事業積極健康發展。城建檔案也要順應現代化和信息化的發展，只有這樣才能加快城建檔案信息資源開發，才能提高檔案管理和利用水平。同時也要加強人才培養與引進，不斷提高人員素質。在新形勢下，城建檔案工作者還必須不斷解放思想，打破傳統觀念，開拓新的服務方式，為城市建設各項工作提供優質高效服務。
作者:郭芳 單位:常德市城建檔案館
