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[摘要]事業(yè)單位干部人事檔案是開展事業(yè)單位干部隊(duì)伍建設(shè)的重要參考資料，人事檔案管理的質(zhì)量與效率對(duì)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展起著重要作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，將數(shù)字信息技術(shù)應(yīng)用于干部人事檔案管理工作中已成為人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文從基本概念出發(fā)，簡述了事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化的意義、內(nèi)容，并對(duì)數(shù)字化工作開展中應(yīng)注意的問題進(jìn)行簡單分析。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；干部；人事檔案；數(shù)字化

事業(yè)單位干部人事檔案記載了干部個(gè)人政治、品德、作風(fēng)素質(zhì)和成長經(jīng)歷、工作履歷等重要信息，是組織人事部門對(duì)干部進(jìn)行教育培養(yǎng)、選拔任用以及管理監(jiān)督與評(píng)鑒的重要參考資料。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和大數(shù)據(jù)時(shí)代的快速發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要，影響著組織人事工作的效率。推動(dòng)事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，探索適應(yīng)時(shí)代變化的檔案管理模式，進(jìn)一步提升干部人事檔案的利用效能，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步，是新時(shí)代事業(yè)單位干部人事檔案工作的必然要求。

一、干部人事檔案的概念和特點(diǎn)

（一）干部人事檔案的概念

2018制定的《干部人事檔案工作條例》中界定，干部人事檔案形成于各級(jí)組織人事部門在開展組織建設(shè)工作、人事管理工作和人才服務(wù)工作等的過程中，是能夠反映干部個(gè)人政治道德素質(zhì)、學(xué)習(xí)成長經(jīng)歷、現(xiàn)實(shí)工作業(yè)績和家庭社會(huì)關(guān)系等情況的歷史性記錄材料。與此同時(shí)，對(duì)干部人事檔案的地位和作用進(jìn)行明確定位，指出其作為黨的重要執(zhí)政資源的重要地位，在黨和國家建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍中起著重要作用，在維護(hù)干部合法權(quán)益和社會(huì)信用體系方面也有相應(yīng)價(jià)值。

（二）干部人事檔案的特點(diǎn)

真實(shí)性。真實(shí)性是干部人事檔案的基礎(chǔ)和前提，是組織人事部門在進(jìn)行干部管理工作過程中所形成的真實(shí)全面反映干部整體情況的材料，內(nèi)容必須真實(shí)可靠完整。真實(shí)完整可靠的干部人事檔案可以直接應(yīng)用于干部隊(duì)伍建設(shè)中，是培養(yǎng)、任用和監(jiān)督管理干部的重要基礎(chǔ)性參考資料。政治性。政治性是檔案工作的根本屬性。干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，要做好干部人事檔案工作，堅(jiān)持全面從嚴(yán)治黨，服務(wù)黨的建設(shè)，為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)培養(yǎng)評(píng)鑒人才，服務(wù)單位的創(chuàng)新發(fā)展，服務(wù)地區(qū)的高質(zhì)量發(fā)展，服務(wù)國家偉大事業(yè)發(fā)展。動(dòng)態(tài)性。干部人事檔案形成后，需要進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。隨著時(shí)間推移，干部工作履歷發(fā)生變化，要及時(shí)補(bǔ)充反映干部現(xiàn)實(shí)情況的新材料，保證人事檔案管理的時(shí)效性。與此同時(shí)，一旦干部人事關(guān)系發(fā)生變化，人事檔案也要及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，堅(jiān)持“檔隨人走”。機(jī)密性。干部人事檔案不僅關(guān)乎個(gè)人隱私，也可能包含國家秘密、工作秘密，對(duì)涉及個(gè)人隱私的信息按照國家有關(guān)法律進(jìn)行管理，對(duì)黨和國家的秘密事項(xiàng)要嚴(yán)格保密。干部人事檔案的機(jī)密性也對(duì)其管理有著嚴(yán)格要求，例如檔案管理查閱回避、機(jī)要或?qū)Ｈ巳∷偷霓D(zhuǎn)遞程序。服務(wù)性。干部人事檔案工作的目的在于推動(dòng)國家建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍，所以科學(xué)規(guī)范的干部人事檔案管理工作是為了更好地對(duì)各級(jí)組織人事部門提供服務(wù)，提高組織人事工作的質(zhì)量和效率。

二、干部人事檔案數(shù)字化概說

按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》定義，“干部人事檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對(duì)干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲(chǔ)在磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并能夠被計(jì)算機(jī)識(shí)別，數(shù)字方式可信、可取和可用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程”。簡單來說，干部人事檔案數(shù)字化就是將現(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)有效應(yīng)用在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理中，將傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，以實(shí)現(xiàn)用數(shù)字化對(duì)干部人事檔案材料進(jìn)行管理和利用。

三、事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化工作的重要意義

（一）有助于實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的現(xiàn)代化管理

事業(yè)單位干部人事檔案是組織人事部門開展干部管理工作中必不可少的關(guān)鍵參考，例如職稱評(píng)定、崗位調(diào)動(dòng)、任免以及薪資調(diào)整的過程中，都需要以人事檔案信息為參考資料。將數(shù)字信息技術(shù)融入檔案管理得到電子化檔案，方便存儲(chǔ)與查詢，提高資料信息的去差異化，同時(shí)檔案管理的安全性更高，便于開展業(yè)務(wù)工作。因此，事業(yè)單位干部人事檔案的數(shù)字化管理，有利于實(shí)現(xiàn)干部人事檔案使用價(jià)值的有效發(fā)揮，有助于加快干部管理工作的現(xiàn)代化步伐。

（二）有助于保證干部人事檔案的完整性與準(zhǔn)確性

事業(yè)單位傳統(tǒng)干部人事檔案都是以紙質(zhì)件保存管理，每一次翻閱和查詢都有損壞原始檔案的風(fēng)險(xiǎn)，紙質(zhì)檔案也不利于長期保存。同時(shí)，檔案在流轉(zhuǎn)過程中易出現(xiàn)偽造、涂改，造成檔案內(nèi)容不真實(shí)情況，形成問題檔案，給檔案信息的真實(shí)性和可靠性造成偏差。應(yīng)用數(shù)字信息技術(shù)對(duì)事業(yè)單位干部人事檔案進(jìn)行管理，能減少人員對(duì)紙質(zhì)檔案的直接接觸，有效預(yù)防原始檔案的損毀、丟失和人為涂改，便于檔案長期保存，同時(shí)提高干部人事檔案的完整性與準(zhǔn)確性。

（三）有助于提高干部人事檔案管理工作的效率

事業(yè)單位傳統(tǒng)人事檔案管理以紙質(zhì)檔案為工作媒介，需要工作人員手工完成檔案的收集整理、保管鑒定以及統(tǒng)計(jì)分析等工作，人力成本高、工作效率低，傳統(tǒng)的檢索和查詢方式也存在耗時(shí)長和準(zhǔn)確度低的問題。與此同時(shí)，隨著事業(yè)單位干部隊(duì)伍不斷擴(kuò)大，人才流動(dòng)的幅度也在增加，簡單的檔案管理遠(yuǎn)不能滿足人事部門工作的需求。數(shù)字信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，讓計(jì)算機(jī)替代人工完成繁雜的基礎(chǔ)性工作，數(shù)字化的檔案也更便于查詢、比對(duì)和分析，有利于人事檔案管理工作，既減少人力資本投入，又提高了人事檔案管理的工作效率。

四、事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化工作的主要內(nèi)容

（一）事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化采集部分

在進(jìn)行干部人事檔案采集時(shí)，要嚴(yán)格遵循《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和地方組織部門關(guān)于檔案報(bào)送的要求，做好信息表維護(hù)、目錄錄入、原文掃描、高清轉(zhuǎn)換、圖像處理、檔案審核以及數(shù)據(jù)的錄入導(dǎo)出等數(shù)字檔案采集具體工作，完成數(shù)字檔案的采集制作，把傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案。

（二）事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理部分

在對(duì)干部人事數(shù)字檔案進(jìn)行日常管理中，需要做好檔案接收、檔案入庫、檔案?jìng)鬟f、檔案查詢、安全控制、系統(tǒng)維護(hù)等工作。要對(duì)干部人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，對(duì)任免表、工資變動(dòng)等內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行維護(hù)更新，對(duì)人員狀態(tài)變化做好檔案?jìng)鬟f，及時(shí)做好數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的安全維護(hù)。

（三）事業(yè)單位干部人事數(shù)字檔案利用部分

干部人事檔案的利用主要包含檔案查借閱、統(tǒng)計(jì)、檢索以及分析等內(nèi)容。檔案的利用離不開查借閱，在此要在系統(tǒng)中設(shè)定角色，明確權(quán)限。與此同時(shí)，對(duì)檔案信息的有效全文檢索和統(tǒng)計(jì)分析能夠進(jìn)一步提升人事檔案利用效率。

五、開展事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化工作應(yīng)注意的問題

（一）增強(qiáng)對(duì)干部人事檔案數(shù)字化工作的認(rèn)知

干部人事檔案數(shù)字化是新事物，因其缺乏顯性工作業(yè)績，在一些單位沒有得到重視。2017年起，各級(jí)組織人事部門開始逐步推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化工作，也明確了檔案報(bào)送標(biāo)準(zhǔn)等信息。2018年制定的《干部人事檔案工作條例》中，針對(duì)干部人事數(shù)字檔案的制作和管理也提出相應(yīng)要求。事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化，需要本級(jí)組織重視該項(xiàng)工作，全體人員提升對(duì)檔案管理數(shù)字化的認(rèn)識(shí)，明確數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)和任務(wù)。要保障人、財(cái)、物三方面投入，完成軟硬件設(shè)施設(shè)備配套，做好檔案數(shù)字化的準(zhǔn)備工作。數(shù)字化建設(shè)的具體實(shí)施過程中，要制定長期規(guī)劃和短期實(shí)施細(xì)則，建立安全且高效的干部人事檔案數(shù)字化管理體系。

（二）強(qiáng)化干部人事檔案數(shù)字化工作的制度保障

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)和管理，離不開規(guī)章制度的保障。干部人事檔案的數(shù)字化管理作為事業(yè)單位干部隊(duì)伍建設(shè)的常態(tài)化工作，要將數(shù)字人事檔案管理制度納入單位內(nèi)控體系建設(shè)中。結(jié)合《干部人事檔案工作條例》《檔案法》、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案不同特性以及單位實(shí)際情況，探索建立與時(shí)俱進(jìn)的干部人事檔案管理工作制度，將紙質(zhì)檔案管理和數(shù)字檔案管理結(jié)合，形成貫穿干部人事檔案管理全流程的制度體系，涵蓋檔案的采集、審核、保管、借閱、傳遞和利用等環(huán)節(jié)。通過健全和完善新形勢(shì)下檔案管理的體制機(jī)制，明確檔案管理的職責(zé)和工作內(nèi)容，不斷促進(jìn)數(shù)字化人事檔案管理工作有章可循。同時(shí)，要強(qiáng)化制度的執(zhí)行落實(shí)，確保檔案管理工作更加科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

（三）增強(qiáng)干部人事檔案數(shù)字化工作的規(guī)范化程度

標(biāo)準(zhǔn)化是開展干部人事檔案數(shù)字化管理的基本要求，有利于實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的有效性與可用性。為確保數(shù)字檔案的存儲(chǔ)與傳遞有效，事業(yè)單位應(yīng)盡可能采用地方認(rèn)可的規(guī)范和通用標(biāo)準(zhǔn)制作數(shù)字化人事檔案，避免因存儲(chǔ)格式和管理平臺(tái)的不同造成數(shù)據(jù)沖突、不兼容等問題，降低信息存儲(chǔ)與傳輸?shù)男?，要推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化工作規(guī)范開展。同時(shí)，注重干部人事檔案基礎(chǔ)性管理的規(guī)范化，要特別重視檔案接收、采集與專審等環(huán)節(jié)，做好甄別歸檔，確保紙質(zhì)檔案的質(zhì)量，防止問題檔案入檔，保障原始檔案質(zhì)量；要按照要求設(shè)置規(guī)范化檔案室，從硬件角度保障原始檔案安全，為檔案的數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)，從而更加有效地發(fā)揮干部人事檔案在人力資源管理中的作用。

（四）保障干部人事檔案數(shù)字化工作的安全性

在推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)與管理中，伴隨數(shù)字信息技術(shù)與之而來的還有安全方面的風(fēng)險(xiǎn)和隱患，要做好安全防范預(yù)案與措施，保障干部人事檔案信息安全。第一，完善檔案管理工作的安全保密制度，嚴(yán)格按制度辦事，保證檔案管理規(guī)范。第二，注重強(qiáng)化檔案管理工作人員的保密意識(shí)，提升自身素質(zhì)和職業(yè)道德，降低安全隱患。第三，通過設(shè)置訪問權(quán)限，實(shí)行分層管理，嚴(yán)格確定查閱和修改權(quán)限，保證信息安全。第四，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)硬件和軟件設(shè)備的技術(shù)保障，完善計(jì)算機(jī)加密技術(shù)和密級(jí)管理，定期開展安全檢測(cè)維護(hù)，為干部人事檔案信息的安全提供可靠技術(shù)保障。第五，定期檢查數(shù)據(jù)庫并做好備份，避免數(shù)據(jù)安全隱患發(fā)生。數(shù)字檔案安全性的保障是一個(gè)常態(tài)化的工作，檔案管理工作人員要持續(xù)做好這項(xiàng)工作，為檔案數(shù)字化管理的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（五）建設(shè)高素質(zhì)事業(yè)單位干部人事檔案管理隊(duì)伍

事業(yè)單位干部人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)與現(xiàn)代化管理都離不開一支政治素質(zhì)、文化水平、業(yè)務(wù)能力突出的管理人才隊(duì)伍。隨著干部人事檔案數(shù)字化的應(yīng)用，要更加重視檔案管理人員素質(zhì)的提升。一是要強(qiáng)化管檔人員政治能力。干部人事檔案具有鮮明的政治性特征，檔案管理工作人員要保持正確的政治方向，堅(jiān)持學(xué)習(xí)黨和國家的路線、方針、政策以及《干部人事檔案工作條例》《檔案法》等法律規(guī)章，強(qiáng)化黨性教育，提高政治能力，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。二是要提高管檔人員職業(yè)道德素養(yǎng)。檔案管理工作需要較高的責(zé)任心和良好的服務(wù)意識(shí)，要加強(qiáng)管檔人員職業(yè)道德的培養(yǎng)，樹立正確的三觀，增強(qiáng)紀(jì)律意識(shí)的規(guī)矩意識(shí)，堅(jiān)持原則，做好檔案工作。三是要加強(qiáng)管檔人員業(yè)務(wù)能力建設(shè)。數(shù)字檔案管理工作具有一定的專業(yè)性，要從檔案管理業(yè)務(wù)能力以及數(shù)字信息技術(shù)水平兩方面開展針對(duì)性培訓(xùn)，提高綜合業(yè)務(wù)能力與水平，培養(yǎng)適應(yīng)干部人事檔案管理工作不斷發(fā)展的復(fù)合型人才。綜上所述，事業(yè)單位干部人事檔案管理事關(guān)干部隊(duì)伍建設(shè)與單位的創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字信息技術(shù)與干部人事檔案管理的結(jié)合，是檔案管理順應(yīng)社會(huì)和時(shí)代進(jìn)步的必然趨勢(shì)。事業(yè)單位要積極推動(dòng)干部人事數(shù)字化建設(shè)與管理，用現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的方式做好新時(shí)期檔案管理工作，提高人事檔案管理效率，為事業(yè)單位干部隊(duì)伍建設(shè)提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，推進(jìn)事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展。□

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作者:王靜 單位:陜西省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究院