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[摘要]在經濟和科技的推動下，事業單位加快了改革的腳步，其人事檔案管理工作也迎來了新的發展契機。這是事業單位管理工作中最重要的工作之一，可以為人力資源管理工作提供數據支持。因此，事業單位必須高度重視人事檔案管理工作。本文從人事檔案管理的內涵著手，分析事業單位人事檔案管理的現狀，并提出優化其人事檔案管理的多元路徑。

[關鍵詞]事業單位；人事檔案管理；現狀；優化路徑

一、引言

在事業單位的各項工作中，人事檔案具有重要作用，可以通過其了解人才的個人經歷和教育背景等信息，增強人才選拔工作的科學性和合理性。所以事業單位需要積極革新人事制度，創新管理理念和管理模式，解決當前工作中存在的問題，強化人事檔案管理工作，為事業單位管理工作的開展提供助益。

二、人事檔案管理的內涵以及重要性

（一）人事檔案管理的內涵

人事檔案是指記錄個人主要情況的材料，如教育背景、政治面貌以及工作經驗等，其是工作調整的主要依據，也在職稱申報中起著重要的參考作用。人事檔案具有較強的法律效力，具有真實性和機密性等特點，是重要的歷史材料，在事業單位的招聘和考核中發揮著重要作用。人事檔案管理主要包含保管制度和利用制度，前者是指材料的歸檔和保密等制度，后者主要包括借閱手續和相關證明手續。人事檔案管理對單位人事工作的開展具有重要影響，有助于人員考核，以及進一步優化改進管理制度。對于事業單位來說，要想充分發揮人才資源的優勢作用，就要做好人事檔案管理工作，合理對人員結構進行調整。

（二）人事檔案管理的重要性

一方面可以改善人事結構。在事業單位人事檔案中，主要包含人員的教育信息、家庭信息和政治面貌等，在招聘人才的過程中，會對這些檔案信息進行嚴格的審核。但為了保障人才招聘的公平，事業單位還需進一步優化自身的人事管理結構。在對檔案進行管理時，通過利用管理系統，可以實現對檔案資料的匯總，簡化管理內容。但同時，相關單位還應根據實際情況，對管理工作進行合理安排，發現素質較低的人員，嚴格進行懲戒，保障單位內部的有序運營。另一方面，可以增強內部管制。當前很多事業單位將財務和人事等工作結合在一起，卻沒有合理評估其有效性。如事業單位人事管理是否具有完整的規劃，能否實現其社會職能[1]。同時，在事業單位開展內部管理工作時，其中的關鍵因素是人員，這樣通過優化人事管理制度，可以強化人事管理成效，并通過增強內部管理，調動工作人員的工作積極性。

三、事業單位人事檔案管理的現狀

（一）忽略人事檔案管理工作

很多人認為人事檔案管理工作比較簡單，只需要保管一些檔案資料，避免其出現損壞或者丟失等意外情況，能夠提供相應的查閱服務，就能完成自身的工作任務。這樣的觀點是片面化的，并沒有真正認識到人事檔案管理工作的價值，不利于人事檔案管理工作的開展。并且從事該項工作的人員也不會取得重大的成就，受到領導的重視。并且部分單位將工作重點放到了業務上，相關高層人員只知道檔案管理的大概情況，缺少對其實質性內容的了解，導致相關工作人員不能端正自己的工作態度，管理質量難以提升[2]。

（二）缺少完善的基礎設施

事業單位人事檔案主要有紙質資料和電子檔案資料這兩種形式的呈現。但在很多事業單位中，仍然采用傳統的硬件設施，缺少完善的基礎設施，沒有配備相應的檔案錄用電子設備，掃描儀和網絡等相關設備也不齊全，嚴重影響了人事檔案管理工作的信息化發展。同時，相關檔案管理人員不夠穩定，經常發生人員流動，并且已經呈現老齡化的趨勢，很多人員不能適應信息化發展的需要。（三）管理制度不健全現階段，事業單位在開展人事檔案管理工作的過程中，管理制度不夠健全，缺少明確的管理標準，嚴重影響了人事檔案管理的質量。各個部門之間各有其檔案標準，缺少溝通合作，沒有統一對檔案管理工作進行分析，制定相應的統一標準，加大了人事檔案管理工作的難度，不能實現相關信息的共享，不利于人事檔案管理工作水平的提升。

（四）人事檔案記錄不夠全面

在個別單位進行人事檔案管理的過程中，存在記錄不夠全面的問題，導致檔案殘缺，影響其使用，也不利于管理工作的開展。同時，一些管理人員工作態度不夠認真，在錄入檔案時，錄入一些虛假資料信息，導致人事檔案失真，影響管理和考核等工作的開展[3]。并且在更新檔案信息時，沒有記錄最新的資料，還需要進一步完善。

（五）信息化管理水平較低

在傳統的人事檔案管理工作中，在對相應檔案資料進行管理時，往往采用紙質的形式，不僅不能保障檔案資料的安全，影響其使用效率，也在一定程度上阻礙了其管理信息化的發展。一些事業單位雖然引進了信息化管理系統，卻并沒有將信息化管理落實，仍然存在傳統紙質管理的現象。使用紙質化的記錄方式對員工信息進行記錄，這樣在查閱相應資料時，需要分別從管理系統和紙質文件中進行查找，不僅加大了工作難度，也難以保障工作質量。

（六）工作人員專業性有待提升

人事檔案管理人員的專業水平和職業素養直接影響著實際管理效果，主要由于該項工作涉及的內容比較全面。但一些事業單位的人事檔案工作經常是由其他崗位的人員兼職，而不是專職人員。這些兼職人員還需要完成其他的工作任務，不能將所有時間放到檔案管理工作上，并且本身也不是相關專業畢業，難以保障管理效果。并且一些事業單位不能對人員進行合理調配，使得檔案管理人員頻繁發生流動，降低了檔案管理質量。將負責檔案管理的人員調離，新的職員還需要一段時間適應工作崗位，這樣必然會對管理工作產生負面影響。另外，由于事業單位沒有給予這些人員合理的晉升渠道，相關激勵措施也不充足，導致一些檔案管理人員不能認真對待自身工作，不利于管理水平的提升。

四、優化事業單位人事檔案管理的多元路徑

（一）加強對人事檔案管理工作的重視

事業單位的高層人員應認識到人事檔案管理工作對發展的積極影響，加強對其重要性的宣傳，幫助所有工作人員正確認識該項工作，轉變落后思想，并將相關工作落實到日常工作內容中，在適當優化的基礎上，加大管理力度，為單位的進一步發展創造有利的條件。相關決策人員應加大資金投入，對于表現突出的檔案管理人員給予相應獎勵，以激發員工的工作熱情，提高管理效率。同時，相關檔案管理人員要深刻認識到本職工作的重要性，端正工作態度，提高管理質量。

（二）完善基礎設施

只有具備完善的基礎設施，事業單位才能推動人事檔案管理工作的信息化發展。因此，事業單位要根據人事檔案工作的實際需求，加大資金投入，購進相應基礎設施，如計算機和掃描儀等。在這個過程中，還需建立信息化管理系統，增強人事檔案管理工作的統一性，并加強規范化建設，安排專門的人員負責檔案管理工作，并將檔案單獨進行儲存，采用電子檔案的形式，提高管理效率，也能實現信息共享。在信息化時代下，對于事業單位來說，要實現進一步的發展，就要緊跟時代趨勢，重視人事檔案的電子化，完善基礎設施，降低檔案管理人員的工作壓力，也能節省人工成本，提高管理效率和質量[4]。另外，在實現電子化檔案管理的過程中，也不能忽視安全防護工作，以免出現信息泄露的情況，造成不良影響。同時，相關檔案管理人員應在提升自身工作能力的基礎上，不斷強化信息化意識，能夠熟練應用計算機，提高整體信息化管理水平，進而保障事業單位的可持續發展。

（三）健全管理制度

在事業單位各項管理工作中，人事檔案管理工作具有較強的復雜性和綜合性，需要多個部門合作，才能提高檔案管理質量。在實際操作的過程中，一般采用分工協作的方式，合理對檔案資料進行收集和處理。所以要健全管理制度，對相關人員職責進行劃分，保障分工的科學性，形成檔案的系統化管理，完善管理網絡。在這個過程中，事業單位也需要基于效率提升原則，合理對人事檔案管理工作進行優化[5]。另外，為了避免人員流動影響管理工作，降低人事檔案管理效率，需要將人事檔案管理模式進行轉變，形成社會化的管理模式，集中管理人事檔案，避免資源浪費。所以事業單位應積極健全管理制度，提高人事檔案管理質量，為相關運營決策工作的開展提供數據支持。

（四）保障檔案管理的全面性

在實際開展人事檔案管理工作的過程中，主要的工作內容就是有效保存人才的基本信息，并將其作為后續相應工作的開展的依據。所以必須保障檔案信息的全面性和真實性，才能真正發揮管理的價值。相關檔案管理人員在開展工作時，要具有高度責任意識，掌握人員的相關信息，及時對其進行整理，確保信息的真實性和有效性，杜絕出現檔案造假的情況。另外，相關管理人員要全面掌握員工信息，完善相關資料，這樣才能提升檔案的實際使用效果，確保考核和評職稱等工作的合理進行。

（五）促進管理信息化發展

現階段，互聯網信息技術高速發展，在各個行業得到了廣泛應用，具有較強的實用性。所以事業單位人事檔案管理工作也要積極使用信息技術手段，建立信息化管理系統，并有效落實信息化管理。通過這樣的方式，能夠直接對所需資料進行提取，大幅提升工作效率，也能保障檔案管理質量。但要注意避免出現形式化管理，確保相應管理措施的有效落實，并做好信息保密工作，保障電子檔案資料的安全。同時，事業單位要加強向其他先進單位的學習，引進新型信息技術管理理念，積極培養技術型人才，實現信息化管理模式，提升整體管理質量，為相關工作的開展提供數據支持。

（六）提升工作人員的專業性

事業單位應加強對人事檔案管理崗位的標準化要求，在引進人才的過程中，保障其公開性和公平性，杜絕任何不正當手段，確保每一個職員都符合崗位標準要求。同時，事業單位應定期開展培訓活動，或者組織相應的知識講座，提高人員的專業能力，確保其掌握過硬的專業技能，強化其責任意識，促進管理人員綜合素質的提升。同時，人事檔案管理人員還需積極學習先進的管理經驗，事業單位可以邀請優秀團隊舉辦講座，分享相關工作經驗，進而培養管理人員的專業能力。并且聘請專家，引進先進技術，幫助人事檔案管理人員學會先進的管理技術，實現信息化的檔案管理模式，保障管理效果的優化。建立完善的人才激勵制度，及時對優秀員工進行獎勵，激發員工的工作熱情，避免人員頻繁流動[6]。另外，在進行人事檔案管理人員調配時，應根據實際情況，合理進行人員配置，確保相關人員能夠在崗位上充分發揮自身優勢。

五、結語

事業單位要真正認識到人事檔案管理工作的重要性，對于當前存在的忽視人事檔案管理，缺乏完善的基礎設施，管理制度不健全，檔案記錄不夠全面以及工作人員專業性有待提升等問題，需要事業單位加強對人事檔案管理的重視，完善相應基礎設施，健全管理制度，保障檔案記錄的全面性以及提升工作人員的專業性，加強人才培養等，促進人事檔案管理工作質量和效率的提升，進而保障事業單位的長遠穩定發展。

參考文獻：

[1]阿日古娜,張慧榮.事業單位人事檔案規范化管理的重要性分析[J].蘭臺內外,2022(04):22-24.

[2]黃小玫.淺議大數據背景下事業單位人事檔案管理工作[J].文化產業,2021(36):145-147.

[3]楊麗麗.新時代事業單位人事檔案規范化管理建設探討[J].大眾標準化,2021(23):206-208.

[4]孫波.新時代事業單位人事檔案管理工作探析[J].黑龍江檔案,2021(05):150-151.

[5]吳凡.關于做好事業單位人事檔案管理工作的思考[J].辦公室業務,2021(20):152-153.

[6]趙越.數據化在事業單位人事檔案管理中的實踐[J].辦公室業務,2021(20):67-68.

作者:黃桂楨 單位:泉州市西北洋滯洪排澇中心